CONSEIL DES DÉLÉGUÉS SYNDICAUX DE LA RCN 2017
Les 29 et 30 septembre 2017
Le Conseil des délégués syndicaux de la RCN aura lieu les vendredi et samedi les 29 et 30 septembre 2017 à l’hôtel Hilton Lac-Lemay de Gatineau. Le Conseil, qui durera deux (2) jours, commencera vendredi midi, alors que la période d’inscription débutera à 11 h 30. Les délégués syndicaux et leur(s) invité(s) seront conviés à une réception après le souper de vendredi soir. Veuillez prendre note qu’il n’y aura pas de souper officiel servi. Les délégués devront veiller à leur propre souper. L'Institut assumera les frais du souper. L’assemblée se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9 h à 17 h. Aucune activité organisée n’est prévue pour le samedi soir.
Les délégués syndicaux y recevront de la formation en plus de s’informer et de rencontrer d'autres délégués. Le détail de l’ordre du jour sera diffusé dans une note de service à l’approche de la tenue du Conseil.
Nous vous demandons de remplir le formulaire d'inscription en ligne; le lien se trouve au bas de la présente annonce. La période d'inscription prendra fin le 4 août 2017 à l'heure normale de la fermeture des bureaux. Les demandes d’inscription ne seront acceptées ni par téléphone ni par courriel.
VEUILLEZ NOTER QUE NOUS NE POURRONS VOUS GARANTIR UNE CHAMBRE D’HÔTEL SI VOUS NE REMPLISSEZ PAS VOTRE FORMULAIRE AVANT LE 4 AOÛT 2017.
HÉBERGEMENT
Les coordonnées de l’hôtel sont les suivantes :
Hôtel Hilton Lac-Leamy
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Tél. : 819-790-6444 Téléc. : 819-790-6408
Hôtel
Nous avons apporté les changements suivants aux réservations hôtelières pour cet événement. Nous avons réservé un bloc de chambres. Une fois que vous serez inscrits et que vous aurez reçu notre confirmation de votre statut de délégué, vous recevrez un courriel vous invitant à communiquer avec l'hôtel pour faire vos réservations. Ce courriel contiendra le NUMÉRO DE L'ACTIVITÉ; VOUS DEVREZ COMMUNIQUER DIRECTEMENT AVEC L'HÔTEL POUR RÉSERVER VOTRE CHAMBRE Vous devez donner votre numéro de carte de crédit pour réserver votre chambre. Cette mesure vise à couvrir les frais accessoires et autres, qui sont à la charge de l’occupant. Le coût de votre chambre, y compris les taxes, sera porté au compte principal de l'Institut à l'hôtel; le délégué devra par contre assumer tous les autres frais. Tout surclassement nécessite l’approbation préalable du délégué syndical en chef. Le bloc de chambres est réservé jusqu'au 11 septembre 2017; il n'y a donc aucune garantie que les chambres seront disponibles après cette date.
Les délégués qui souhaitent rester à l'hôtel samedi soir doivent y être admissibles conformément à la Balancing Union Activity and Family Life de l'Institut.
L’heure d’arrivée est fixée à 16 h et l’heure départ, à midi. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16 h. Il est possible de rendre la chambre après 12 h, mais avant de vous l’autoriser, l'hôtel doit s'assurer qu’il y a d’autres chambres libres. L’IPFPC ne paiera pas les frais additionnels imposés en cas de départ tardif.
IMPORTANT : Pour annuler votre réservation ou y faire des changements, communiquez directement avec l'hôtel en composant le 819-790-6444. Il vous incombe maintenant d’annuler vous même votre réservation. À défaut de suivre cette directive, vous vous exposeriez à devoir payer vous-même la facture d’hôtel.
La Région de la capitale nationale a apporté plusieurs changements au Conseil des délégués syndicaux :
- Annulation du gala de vendredi soir — Vous serez libre de prendre votre repas où bon vous semble et celui-ci vous sera remboursé sur une base journalière.
- Annulation de l'offre d'un déjeuner pour les délégués inscrits le samedi matin. Vous serez libre de votre temps et votre repas vous sera remboursé sur une base journalière.
Veuillez adresser toute question et tout commentaire à votre directeur régional.
REPAS
Le vendredi 29 septembre, le dîner sera offert aux délégués, mais pas à leurs invités, tandis que le souper ne sera offert NI aux uns NI aux autres. Le samedi 30 septembre, le dîner sera offert aux participants seulement. Selon la Politique sur les voyages de l’Institut, les repas des enfants qui sont sous la supervision d’un gardien ou moniteur sur place ne sont pas payés par l’Institut.
IMPORTANT : Vous devez mentionner dans votre formulaire d’inscription si vous avez une allergie ou des besoins alimentaires particuliers. Même si nous transmettons cette information à l’hôtel, vous devez quand même le préciser au serveur pendant le repas.
La politique de l’hôtel ne permet pas d’emporter de la nourriture à l’extérieur de la salle où les repas sont offerts. N’apportez pas dans votre chambre de la nourriture servie au dîner ou aux pauses. Cette nourriture est destinée exclusivement aux délégués syndicaux, aux membres d’exécutif et au personnel.
Garde d’enfants
L’hôtel offre un service de garde d’enfants. Appelez directement le concierge de l’hôtel au 819-790-6444. Vous payez vous-mêmes le service de garde d’enfant; ces frais vous seront remboursés jusqu’à concurrence de 75 $ à la réception de votre demande de remboursement des frais de voyage. Vous seul êtes responsable des repas de vos enfants; vous ne pouvez pas demander le remboursement de ces dépenses à l’Institut.
TRANSPORT
Si vous devez prendre un taxi pour vous rendre à l’événement, vous devez l’inscrire sur votre page d’inscription, sous la rubrique Exigences spéciales. S’il existe un mode de transport moins coûteux, son utilisation sera envisagée.
STATIONNEMENT
Le stationnement en surface est offert gratuitement aux délégués du Conseil.
INDEMNISATION EN CAS DE CONGÉ
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé pour activité syndicale non payé pour assister au conseil des délégués syndicaux. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Si c’est votre cas, vous devez remplir le formulaire de demande de salaire compensatoire de l’Institut et y joindre un formulaire de demande de congé dûment rempli indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité à une demi-journée (½), soit le vendredi, en plus du temps de déplacement raisonnable.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de votre domicile ou votre lieu de travail à l'endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus directe et sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 12 h (midi). Le personnel de l'hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu'à 16 h.
DIVERS
Les frais de garde de personnes à charge, d’enfants ou d’autres personnes seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, conformément à la Politique de l’Institut sur les voyages.
Tous les autres frais seront remboursés selon la Politique sur les voyages.
Sincères salutations,
Glen Schjerning,
délégué
syndical en chef Membre de l’exécutif de la RCN
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