P1. Remise du Prix du membre de l’exécutif de l’année
a. Lorsque le lauréat du Prix du membre de l’exécutif de l’année est présent à la réunion du Conseil régional, le directeur régional ou son représentant lui remet le Prix au cours du souper.
b. Si le lauréat n’est pas présent à la réunion du Conseil régional, le prix lui sera remis lors du souper au Conseil des délégués syndicaux. Si le lauréat ne satisfait pas aux conditions pour assister au Conseil des délégués syndicaux, il sera invité au souper tenu à l’occasion du Conseil des délégués syndicaux, et l’IPFPC assumera à même les fonds régionaux des frais de voyage appropriés conformément à sa Politique sur les voyages, sous réserve des contraintes budgétaires (selon la détermination qu’en fera l’exécutif régional au moment pertinent).
c. Si le Prix ne peut être remis au Conseil régional ou au Conseil des délégués syndicaux, le directeur régional ou son représentant assistera à l’AGA du chapitre du lauréat pour lui remettre le Prix.
d. Si aucune des situations ci-dessus n’est possible, le directeur régional doit prendre contact avec le lauréat par téléphone, le féliciter d’avoir gagné le prix et prendre des dispositions pour le lui envoyer par la poste.
P2. Remise du Prix du délégué syndical de l’année
a. Lorsque le lauréat du Prix du délégué syndical de l’année est présent à la réunion du Conseil des délégués syndicaux, le directeur régional ou son représentant lui remet le Prix au cours du souper.
b. Si le Prix ne peut être remis au Conseil des délégués syndicaux, le directeur régional ou son représentant assistera à l’AGA du chapitre du lauréat pour lui remettre le Prix.
c. Si aucune des situations ci-dessus n’est possible, le directeur régional doit prendre contact avec le lauréat par téléphone, le féliciter d’avoir gagné le prix et prendre des dispositions pour le lui envoyer par la poste.
P3. Présence de l’Exécutif régional au Conseil des délégués syndicaux
a. Normalement, les membres de l’exécutif régional devraient assister au Conseil des délégués syndicaux dans la mesure du possible.
b. Si un membre de l’Exécutif ne satisfait pas aux conditions pour assister au Conseil des délégués syndicaux, il aura tout de même le droit d’assister au Conseil et l’IPFPC assumera à même les fonds régionaux des frais de voyage appropriés, sous réserve des contraintes budgétaires (selon la détermination qu’en fera l’exécutif régional au moment pertinent).
P4. Processus d'attribution des délégués régionaux à l’AGA nationale.
a. En vertu des statuts de l’IPFPC, les Régions sélectionnent leurs délégués à l’Assemblée générale annuelle. Afin d’encourager une participation équitable et diversifiée, la Région puise ses délégués dans plusieurs chapitres selon le processus suivant :
b. Les instances nationales de l'Institut affectent un certain nombre de délégués à la Région en fonction des effectifs calculés au 31 décembre de l’année précédente.
c. La Région divise son effectif par le nombre de délégués qui lui sont alloués pour que chaque délégué représente un nombre fixe de membres.
d. Elle divise ensuite l’effectif de chaque chapitre par ce nombre. Les chapitres dont le résultat est de moins de un auront droit à un délégué, tandis que le nombre de délégués des autres chapitres qui en ont plus d'un sera arrondi à l’unité inférieure.
e. Les chapitres dont le résultat du calcul est la décimale la plus élevée obtiendront les places de délégués restantes, le cas échéant.
f. S’il arrive que le premier calcul donne un nombre de délégués supérieur à ce qui a été attribué à la Région, celle-ci retirera un délégué à chaque chapitre à commencer par le plus nombreux, puis en ordre décroissant, jusqu’à ce que le nombre total de délégués alloués aux chapitres soit égal au nombre de délégués alloué à la Région.
g. Si l’application des mesures ci-dessus aboutit à un résultat absurde, l’exécutif régional se réserve le droit de passer outre à cette politique et d’utiliser une méthode différente pour attribuer les places de délégués de manière plus équitable.
P5. Financement régional pour encourager la participation des membres des chapitres dotés d’un vaste territoire.
a. Afin de faciliter la participation des membres qui vivent et travaillent à une grande distance du lieu de réunion, la Région peut offrir des fonds pour couvrir les frais de déplacement d’un membre qui se rend à l’AGA de son chapitre dans le cadre de cette politique, sous réserve des conditions et limitations suivantes :
b. Le financement sera limité par les ressources financières de la Région au moment de la demande.
c. La Région ne peut financer la participation que d’un seul membre par chapitre.
d. Pour avoir droit à ces fonds, le membre concerné doit se trouver à plus de 100 kilomètres du lieu de la réunion.
e. Le financement régional ne sera accordé que pour couvrir les frais de voyage du membre. La Région ne financera pas le remplacement des salaires.
f. Elle ne financera la participation d’un membre en particulier qu’une fois par période de trois ans.