Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique - le 2 décembre 2022

           

         L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax (Nouvelle-Écosse), le 2 décembre 2022

PRÉSIDENT : Manny Costain

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF : 

Jennifer Cantwell

Cathy Hébert

Carolyn Hynes

Gerald Hill

Kimberley Keats

Christine LeDrew 

Kelly MacKinnon

Scott McConaghy 

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

PERSONNEL : Donna Davis, secrétaire de séance
 

1. Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le président

Manny souhaite la bienvenue à tout le monde et demande un moment de silence en hommage à l’explosion d’Halifax et aux victimes de la violence contre les femmes. La séance est ensuite ouverte. Manny lit la reconnaissance des territoires traditionnels. 

2. Activité brise-glace

Manny demande si l’exécutif souhaite continuer à faire des activités brise-glace à chaque réunion. Le consensus est de continuer, mais en les limitant à des activités courtes. 

Cathy Hebert anime l’activité brise-glace. Carolyn Hynes animera celle de la réunion du 28 janvier 2023. 

3. Ordre du jour

Ajouter l’activité sociale des fêtes (allocation des fonds) et le bureau de Fredericton sous la rubrique Affaires nouvelles.

Motion n^o 1 : Cathy Hebert propose, avec l’appui de Jennifer Cantwell, l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.
 

4. Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

On examine le procès-verbal de la réunion du 20 octobre 2022. 

Motion n^o 2 : Jennifer Cantwell propose, avec l’appui de Gerald Hill, que le procès-verbal soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

5. Examen des points de suivi

Manny passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

20 octobre 2022, Hôtel Lord Nelson, Halifax (Nouvelle-Écosse)

6. Calendrier des activités

Manny passe en revue le calendrier des activités. 

Point de suivi : Proposer de tenir une réunion Zoom avec l’exécutif nouvellement élu, avant la réunion de l’exécutif et du Comité de formation de septembre, afin de voter pour les postes de l’exécutif et du Comité de formation. 

Point de suivi : Manny doit inviter Phil au souper des directeurs du vendredi soir pour notre réunion de janvier. 

Point de suivi : Donna fera le suivi de la mise au point des réunions de l’exécutif et du Comité de formation de mars et septembre. 
 

7. Rapport du directeur régional

Manny indique qu’il est possible de prendre connaissance de son rapport du directeur ainsi que de son rapport du Conseil d’administration sur Google Drive. En plus de son rapport, Manny a assisté aux réunions de Greenwood, de Lake Melville, du chapitre d’Halifax, du MDN d’Halifax et du chapitre de Fredericton. Il donne quelques faits saillants sur chaque réunion. Le programme Bien mieux ensemble est suspendu et celui des dîners d’information est toujours actif. 

Une lettre a été envoyée concernant la législation sur les droits de négociation au Nouveau-Brunswick et un rassemblement de la Fédération du travail du Nouveau-Brunswick. La législation du Nouveau-Brunswick est une raison pour laquelle nous avons besoin du soutien de l’Institut pour représenter les intérêts du groupe du Nouveau-Brunswick, comme cela a été promis pour un bureau de l’Institut à Fredericton.

L’équipe des communications a perdu quatre personnes. Par conséquent, une lettre a été envoyée par cette équipe à propos de ce qui sera publié en décembre. 

L’avis de vacance de poste pour le système de gestion des cas devrait être affiché prochainement. Le poste d’adjoint administratif pour le bureau de Halifax sera affiché à l’extérieur si Jason postule au poste du système de gestion des cas. 

Point de suivi : Scott doit clarifier le point 11.2.3 concernant les chiffres du chapitre de Lake Melville afin que Manny puisse leur transmettre le message. 

Motion n^o 3 : Manny Costain propose, avec l’appui de Christine LeDrew, l’approbation du rapport du directeur régional de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.

8. Rapport financier

Gerald indique qu’il n’y a pas grand-chose à signaler. Le chèque d’Alice House, en date du 15 novembre, n’a pas été encaissé. Notre situation financière est bonne. 

Jennifer demande à quel moment le service des finances estimera notre allocation pour l’année. Gerald indique que cela sera fait lorsque le décompte final des membres sera publié en février, car notre allocation dépend du nombre de membres que nous avons dans notre région. 

Motion n^o 4 : Gerald Hill propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du rapport financier. MOTION ADOPTÉE.
 

9. Rapport de la présidente du Comité de formation

Motion n^o 5 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine Hynes, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE. 

Motion n^o 6 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kelly MacKinnon, de mettre fin à la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur Google Drive. En plus de son rapport, Carolyn mentionne que les discussions lors de la rencontre des délégué·es syndicaux·les ont surtout porté sur l’assemblée générale annuelle de l’Institut. Certains délégués syndicaux n’étant pas satisfaits, il a été suggéré qu’après la prochaine assemblée générale annuelle, nous organisions un débriefing sur Zoom pour toutes les personnes présentes. 

Le processus pour le programme de dîners d’information est à l’ordre du jour pour plus tard. Les dépenses doivent désormais être soumises dans Concur. Il n’y a plus de feuilles de calcul Excel. 

Point de suivi : Donna ajoutera un petit texte dans Cvent pour expliquer en quoi consiste la rencontre des délégué·es syndicaux·les.

Point de suivi : Manny enverra un courriel pour obtenir des éclaircissements sur la question de savoir si les dépenses peuvent faire l’objet d’une demande d’indemnité par le biais de Concur pour le dîner d’information, ou si une feuille de calcul doit être émise pour que les fonds soient remboursés.

Motion n^o 7 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, l’approbation du rapport de la présidente du Comité de formation. MOTION ADOPTÉE.

10. Rapports des Comités du Conseil d’administration
11. Comité des services et projets de TI : 14 octobre 2022
12. Comité consultatif des sciences : 24 octobre 2022
13. Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence 
14. Comité des statuts et politiques
15. Comité des droits de la personne et de la diversité 

Manny passe en revue les rapports du Comité des services et projets de TI et du Comité consultatif des sciences sur Google Drive. Scott McConaghy fait une mise à jour verbale pour le comité des statuts et politiques : il indique que les organismes constituants qui n’ont pas de statuts recevront un lien vers le modèle qui sera adopté comme le leur. Scott déclare qu’il a une feuille de calcul pour le comité des statuts avec les organismes constituants et un lien vers leurs statuts respectifs. 

Manny fait une mise à jour verbale pour le Comité des droits de la personne et de la diversité : une réunion supplémentaire de l’AGA a eu lieu, où plus de 40 personnes supplémentaires se sont inscrites et ont été informées par la suite qu’elles ne pouvaient pas participer. Le comité va rédiger le mandat et le placer dans un cartable, ainsi que les tâches supplémentaires à accomplir, dont un membre du comité est en possession.

Motion n^o 8 : Cathy Hebert propose, avec l’appui de Kelly MacKinnon, l’adoption des rapports des comités du Conseil d’administration tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.

11. Affaires nouvelles

1. Recommandation sur la sélection des comités du conseil d’administration : une liste a été présentée et des membres représentant notre région ont été sélectionnés. 
2. Ouverture autochtone : En consultation avec un membre qui avait déclaré que notre ouverture n’était pas à jour, Manny a fait quelques recherches et a téléchargé les ouvertures mises à jour pour la Nouvelle-Écosse et Terre-Neuve sur le site Web. 
3. Débriefing du Conseil des délégués syndicaux : La présidente du comité de formation commence par exprimer sa déception, car Craig et Chris ont dû effectuer un revirement car leur présentation était similaire à celle de Chery et Simon, ce qui a mis beaucoup de pression sur eux. Ce n’est pas l’un de nos meilleurs conseils des délégués syndicaux. Une copie des cas de Max avant sa présentation aurait été formidable ou un lien vers les cas que nous aurions pu envoyer aux participants après la présentation. Certains ont fait l’éloge du Conseil. Kelly MacKinnon a entendu quelques commentaires concernant le fait qu’il n’y avait pas de tickets de boisson la demi-heure précédant le souper du vendredi soir, qu’il n’y avait pas d’eau au dîner, que certains n’étaient pas satisfaits de la présentation de Chris et Craig, que les délégués syndicaux 2020 et 2021 n’ont pas été reconnus et que le groupe était horrible. 
4. Articles promotionnels du CRA : Nous en parlerons dans la section h. ci-dessous. 
5. Mise à jour de la politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée (EASVP) et de l’aide-mémoire : À rappeler à la réunion de janvier.

Point de suivi : Scott et Donna vont créer un nouvel aide-mémoire à partir de la nouvelle politique. 

6. Processus des dîners d’information : Nous avons besoin d’un processus mis en place pour les dîners d’information. Toutes les demandes d’indemnisation passeront-elles par Concur? Lorsque nous faisons des demandes d’indemnisation dans Concur, nous avons besoin d’un ID de réunion. D’où vient-il? Est-il possible d’omettre l’ID de la réunion en mettant S.O. dans cette section? Nous avons besoin d’un processus formel pour les trésoriers. 

Motion n^o 9 : Manny Costain propose, avec l’appui de Christine LeDrew, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 10 : Mike Pauley propose, avec l’appui de Scott McConaghy, de mettre fin à la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE. 

7. Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique : Le nouveau comité s’est réuni pour décider de la date et de l’horaire de sa réunion autonome. Il a été décidé de tenir la réunion le 17 février 2023 de 13 h à 17 h et le 18 février 2023 de 9 h à 12 h. L’événement social aura lieu le 17 au soir.

Le Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique (CJPA) aimerait commander du matériel promotionnel une fois que l’exécutif l’aura approuvé. 

Motion n^o 11 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, d’approuver l’achat d’articles promotionnels par le Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique. 

Point de suivi : Donna doit réserver la réunion autonome du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique pour les 17 et 18 février 2023, au Lord Nelson à Halifax (Nouvelle-Écosse). 

8. Dépense des fonds

1. Donation à la banque alimentaire : Selon les directives de l’Institut.
2. Chandails à capuchon de l’AGA : Plus aucun chandail de l’AGA ne sera acheté.
3. Prix de présence pour les événements : On fait des suggestions pour les prix de présence pour l’école de formation et le Conseil régional de l’Atlantique.
4. Articles promotionnels pour les événements : Nous aurons besoin d’articles promotionnels pour notre Conseil régional de l’Atlantique et notre Conseil des délégués syndicaux. On suggère des T-shirts ou des tasses. Le plafond par personne est décidé. 
5. Gilets pour l’exécutif : On suggère de réfléchir à un élément permettant de distinguer les membres de l’exécutif. 

Point de suivi : Christine et Gerald examineront et proposeront des articles promotionnels pour le Conseil régional de l’Atlantique et le Conseil des délégués syndicaux.

Point de suivi : Cathy doit examiner et suggérer des éléments permettant de distinguer les membres de l’exécutif. 

9. Discussion sur le budget 2024

1. Exécutif régional de l’Atlantique
2. Réunions et événements

Ce point est reporté à la réunion de janvier. 

10. Renouvellement des délégués syndicaux : La liste de renouvellement des délégués syndicaux est présentée, et tous sont approuvés par l’exécutif.

Point de suivi : Manny doit envoyer un courriel aux chapitres avec leur liste de non-renouvellement pour leur demander d’encourager le renouvellement. 

11. Principes directeurs CRA/AGA : Ce point est reporté à la réunion de janvier. 

12.  Tour de table

Scott répète que nous devons passer par le processus des principes directeurs CRA/AGA lors de la réunion de janvier avec les chiffres réels s’ils sont disponibles. Mike estime que nous avons couvert beaucoup de sujets pendant cette réunion. Yvonne déclare être heureuse d’être de retour. Kim relaie les commentaires de Bryan Van Wilgenburg sur le Conseil des délégués syndicaux. Il a trouvé que c’était amusant et que les discussions étaient bonnes. Gerald sera un conférencier invité à la réunion d’un sous-groupe VFS où il présentera un aperçu de la structure de l’IPFPC. Il a préparé une présentation. Si quelqu’un a des contributions, il peut les lui envoyer. 

Motion n^o 12 : Cathy Hebert propose la levée de la séance à 17 h 30.