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Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique - 25 janvier 2025



Lieu : Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.) 

 

PRÉSIDENT :

Mark Bellefleur

 

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF :

Christine LeDrew, secrétaire  
                             
Lori Rowe

Carolyn Hynes  
         
Tony Chubbs

Tamara Critch  
         
Mike Pauley

Gerald Hill  
                         
Kimberley Keats

Scott McConaghy (virtuellement)    
       
Paul Hubley


 

ABSENCES :
Personne n’est absent.


 

  1. Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le directeur

Mark ouvre la séance à 9 h 04. Mark procède à une reconnaissance territoriale et lit la déclaration d’équité.


Activité brise-glace

Paul anime une activité légère et amusante pour briser la glace. Mark se porte volontaire pour animer l’activité brise-glace de la réunion de mars. 


 

3.   Ordre du jour

Mark propose de reporter les points « Rencontre sociale » et « Activité sociale des Fêtes » à la prochaine réunion, de faire du point « Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique (CJPA) » un point permanent et non un point qui figure sous « Affaires nouvelles ». Il demande aux membres s’ils souhaitent ajouter un point à l’ordre du jour, il est demandé de supprimer le point « Cvent ». 

 

Motion no 1 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Mike Pauley, d’adopter l’ordre du jour dans sa forme modifiée.  MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Donna inscrira les points « Activité sociale des Fêtes » et « Rencontre sociale » à l’ordre du jour de la réunion de mars. 

Suivi : Donna inscrira les noms des membres de l’exécutif au point de l’ordre du jour.

Suivi : Donna mettra le point « CJPA » comme point permanent et non sous le point « Affaires nouvelles ».


 

  1. Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

Le point de l’ordre du jour concernant les procès-verbaux des réunions est discuté maintenant. (12. E)

 

Motion no 2 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Tony Chubbs, que l’adoption du procès-verbal soit reportée à la prochaine réunion.  MOTION ADOPTÉE.

 

Une discussion a lieu sur les procès-verbaux et leur format, qui devraient être davantage un compte rendu de décisions sous forme de puces, sans points de suivi. 

 

Motion n° 3 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, que le secrétaire rédige le présent procès-verbal et les procès-verbaux des deux dernières réunions dans un format qui se rapproche de celui d’une décision sous forme de puces.  MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Christine préparera les procès-verbaux des deux dernières réunions en tant que décisions sous forme de puces. 

 

  1. Examen des points de suivi

Mark passe en revue les points de suivi, et le document est mis à jour en conséquence. 

 

Suivi : Mark présentera les chiffres réels au Conseil d’administration. 

Suivi : Mark se renseignera sur ce que font les autres régions avec le budget de leur conseil des délégués syndicaux. 

Suivi : Donna informera l’exécutif si les membres autochtones reçoivent des honoraires de conférencier invité. 

Suivi : Paul et Mark communiqueront avec Manny au sujet du magasin Pete’s Boutique. 

Suivi : Tony enverra un projet de motion à l’exécutif. 

Suivi : Mark soumettra au Conseil d’administration une motion visant l’initiative Bien mieux ensemble, et si aucune décision n’est prise, nous soumettrons une motion au Conseil régional de l’Atlantique (CRA). 

 

  1. Calendrier des activités

Mark passe en revue le calendrier des activités pour 2025 et 2026. 
 

Les membres discutent de la possibilité de ne pas tenir l’école de formation et la réunion du CRA si près l’une de l’autre. Avec les vacances du mois de mars, il serait plus difficile d’organiser une école de formation. Une discussion s’ensuit sur la possibilité de ne pas imprimer les dossiers à l’avenir, et de les envoyer par voie électronique aux participants avant la tenue de la réunion. 
 

Il est discuté des dates et des lieux de la réunion du Comité de formation, de celle de planification stratégique et de celle de l’exécutif régional, soit de les tenir en août ou en septembre 2026. 

 

Motion no 4 Tamara Critch propose, avec l’appui de Christine LeDrew, que les réunions du Comité de formation, de planification stratégique et de l’exécutif régional aient lieu les 14 et 15 août 2026 à l’hôtel Marriott de Moncton.  MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Carolyn informera les membres du personnel de ne pas imprimer les dossiers relatifs aux activités. 

Suivi : Donna ajoutera les lieux de réunion pour 2027 à l’ordre du jour de la réunion de mars. 

Suivi : Donna doit obtenir un devis pour la réservation de salles à Moncton dans un hôtel Marriott, ou, si cela n’est pas possible, dans un hôtel Hilton afin d’y tenir la réunion de l’exécutif des 14 et 15 août 2026. 

Suivi : Christine doit confirmer auprès de Donna que la réunion de planification stratégique ne figure pas dans le calendrier des activités d’août 2025. 

Suivi : Christine doit confirmer auprès de Donna la date de la réunion du CRA dans le calendrier des activités pour 2026. 

 

7.  Rapport du directeur régional

Mark dit aux membres que la version du rapport du directeur régional qui se trouve sur le lecteur partagé n’est pas la bonne. Il présente un compte rendu verbal.
 

  • Il a participé, avant Noël, en tant qu’observateur aux réunions du Conseil d’administration et à celles des directeurs régionaux. 
  • Il a aussi suivi, avant Noël, une formation de deux jours organisée par le Conseil d’administration. 
  • La première réunion officielle du Conseil d’administration a eu lieu il y a quelques semaines. 
  • Le Conseil d’administration n’a plus recours aux services d’un traiteur lors des réunions du Conseil d’administration tenues au bureau de l’IPFPC. 

 

Le dernier rapport du directeur régional présenté par Manny a été publié sur le lecteur Google. 

Une discussion a lieu sur la façon de tenir l’exécutif régional informé des réunions du Conseil d’administration. 

 

Motion no 5 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, que le rapport du directeur régional soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

 

8. Rapports financiers

Paul fait le point sur les états financiers de la fin de l’année 2024. Il est souligné qu’après avoir reçu une copie de la version provisoire du procès-verbal de la réunion du CRA de 2024, nous pourrons présenter une demande d’allocation. 
 

Les membres de l’exécutif discutent de la différence et de la confusion qui existent entre l’année civile et l’exercice de l’IPFPC. Il est souligné que cette question est examinée par la Section des finances. 

 

Motion no 6 Paul Hubley propose, avec l’appui de Lori Rowe, que les états financiers de la fin de l’année 2024 soient approuvés tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.

 

Paul présente le budget de 2026. Une discussion plus approfondie a lieu et des précisions sont données sur les montants figurant dans le budget de 2025 qui ont été approuvés précédemment pour ce qui est des activités de réseautage organisées dans le cadre des événements de formation.  

 

Une discussion a lieu sur les états financiers en ce qui concerne les événements et les réunions — les budgets approuvés et les chiffres réels. Nous avons fait face à des problèmes pour faire approuver les réunions par la Section des finances, et nous pourrions perdre le contrat que nous avons passé avec les hôtels. On fait remarquer que nous devons procéder à des compressions budgétaires en fonction des chiffres réels, mais que ceux-ci ne nous sont pas fournis. Une réunion est prévue avec John et le directeur des finances. 

 

Suivi : Paul assurera le suivi auprès de Donna en ce qui a trait au procès-verbal de la réunion du CRA de 2024.  

Suivi : Paul présentera le budget de 2026 lors de la prochaine réunion, aux fins d’approbation. 

Suivi : Carolyn informera Cheryl que les cours de l’école de formation restent inchangés. 

Suivi : Mark discutera des préoccupations de la région de l’Atlantique sur la formation relative au réaménagement des effectifs lors de la réunion du Conseil consultatif.

 

9. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn dit aux membres que son rapport se trouve sur Google Drive. Les points reportés de la réunion du Comité de formation du 24 janvier sont les suivants :
 

  • Certains employés qui doivent participer à la formation de base des délégué·es syndicaux en février sont des employés à contrat à durée déterminée. Le Comité de formation propose de suspendre la participation des employés à contrat à durée déterminée à la formation des délégués syndicaux si leur mandat expire au cours de l’année civile. 
  • Le Comité de formation propose de s’efforcer d’utiliser des membres formateurs pour animer les événements de formation. Le Comité de formation recommande d’organiser le vendredi après-midi, pendant la réunion du CRA, une activité de formation. Le Comité de formation devrait préparer un dîner d’information sur le réaménagement des effectifs. Les membres animateurs peuvent animer ce dîner à la réunion du CRA.
  • Une discussion a lieu sur les évaluations de la formation et sur la constatation qu’il est nécessaire de structurer davantage certaines sections à la réunion du Conseil des délégué·es syndicaux. Le Comité de formation dit avoir l’idée d’organiser une séance de questions et réponses avec Max au cours de laquelle un appel à questions peut être fait. Une discussion plus approfondie a lieu sur le fait que ces évaluations devraient être affichées afin d’être consultées par tous les membres de l’exécutif. 
  • Une discussion a lieu au sein du Comité de formation concernant le souper de remise des prix. Le Comité de formation réexaminera le point de la remise des prix de 14 h 30 à 15 h (bourses, épinglettes, et délégué syndical de l’année). 
  • Le directeur régional a un conflit d’horaire en ce qui concerne le calendrier et l’école de formation. Mike Pauley, en tant que vice-président, le remplacera. 
  • Une discussion a lieu sur l’aide-mémoire concernant l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée (EASVP) créé par Mike. 

 

Motion n° 7 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kim Keats, de permettre à tous es membres de l’exécutif d’avoir un accès en lecture au lecteur partagé du Comité de formation et à celui de la Section des finances. MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Carolyn communiquera avec les membres animateurs pour connaître leur disponibilité et le sujet dont ils souhaiteraient traiter. 

Suivi : Donna fournira un accès en lecture aux lecteurs partagés du Comité de formation et de la Section des finances à tous les membres de l’exécutif. 

Suivi : Christine publiera l’aide-mémoire sur l’EASVP dans le lecteur partagé du groupe de travail. 

 

Motion no 8 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Lori Rowe, d’approuver le rapport de la présidente du Comité de formation. MOTION ADOPTÉE.

 

  1. Rapports des comités du Conseil d’administration

L’exécutif régional examine les rapports sur le lecteur Google. 

  1. Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat (CAFM)
  2. Comité des droits de la personne et de la diversité (CDPD)

Les rapports sont censés être une mise à jour de ce qui se passe au sein du Comité. 

 

Suivi : Mark établira quel est le rôle des rapports. 

Suivi : Mark fera un suivi auprès des représentants des comités pour savoir ce qu’ils veulent faire à l’échelon régional. 

Suivi : Donna ajoutera le Réseau national des jeunes professionnel·les à la liste des comités du Conseil d’administration. 

 

Motion no 9 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Gerald Hill, que les rapports des comités du Conseil d’administration soient approuvés tels que présentés.  MOTION ADOPTÉE.

 

  1. Évaluations des prises de contact avec les délégués syndicaux
    1. Septembre 2024
    2. Novembre 2024

Une discussion a lieu sur les deux évaluations des prises de contact avec les délégués syndicaux. L’exécutif discute de la possibilité pour les participants d’indiquer leur groupe ou leur ministère dans leur nom d’affichage. En outre, une discussion a lieu sur les évaluations effectuées lors d’événements en personne, comme un code QR, permettant de les achever avant la fin de l’événement. 

 

  1. Affaires nouvelles
  1. Allocation des délégués du CRA

Scott présente une copie actualisée de l’allocation. L’exécutif impose un plafond de 110 délégués à la réunion du CRA, mais le nombre admissible est 135 délégués. Une discussion a lieu sur le nombre de 110 délégués, l’envergure des hôtels et la date limite d’inscription. 
 

  1. Allocation des délégués de l’AGA

Scott présente une formule actualisée sur quatre ans. En fonction du nombre de membres, nous pourrions avoir 35 délégués cette année. Le Comité exécutif régional procède à une discussion plus approfondie de la question. 
 

Il est fait remarquer que le lecteur partagé contient un document qui explique comment l’allocation est calculée pour la réunion du CRA et pour l’AGA. 
 

  1. Réservation des dates et des lieux de réunion jusqu’en mai 2027

Ce point est reporté à la réunion de mars. 
 

  1. Planification du CRA

Il est souligné que le Conseil consultatif souhaite disposer d’un créneau de 30 minutes pour s’adresser à l’assemblée. 
 

  • Conférencier invité le vendredi de 15 h 45 à 17 h : Une discussion a lieu sur le fait d’accorder ce créneau au Conseil consultatif. L’exécutif décide de placer la séance de formation dans ce créneau. 
  • le vendredi de 13 h 30 à 14 h 30 : L’exécutif décide de placer la séance du Conseil consultatif dans ce créneau. 
  • Invitations : Mark invitera le président Sean O’Reilly. 
  • L’exécutif discute de la question de savoir qui recevra l’appel de mise en candidature pour le Prix du membre d’exécutif de l’année. Par le passé, il n’a été envoyé qu’aux présidents des sections, et non pas à tous les membres. 

 

Suivi : Donna modifiera l’ordre du jour de la réunion du CRA afin qu’il reflète les modifications qui ont été apportées.

Suivi : Mark invitera Sean et Chris. 

Suivi : Carolyn obtiendra des diapositives sur le réaménagement des effectifs auprès de l’équipe de formation. 

Suivi : Christine demandera à Donna d’envoyer un courriel à Hashem pour la section « Profil de la section ». 

Suivi : Christine trouvera la liste des personnes qui ont réalisé des profils lors des dernières réunions du CRA. 

Suivi : Kim communiquera avec Donna pour qu’elle envoie à tous les membres l’appel de mise en candidature pour le Prix du membre d’exécutif. 

 

  1. Format du procès-verbal de la réunion

Ce point a fait l’objet d’une discussion plus tôt au cours de la réunion. 
 

  1. Le point sur le CJPA

Aucune réunion n’a eu lieu depuis la dernière réunion de l’exécutif. Christine présente un compte rendu verbal et dit qu’une réunion Zoom aura lieu la semaine prochaine. Le CJPA prévoit organiser une séance d’information virtuelle dans les prochains mois.

 

Motion no 10 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, que le rapport du CJPA soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

 

  1. Ouverture autochtone pour les événements

Une discussion s’ensuit. Christine dit qu’elle créera un document de procédure pour s’assurer que nous respectons les statuts de l’IPFPC et les exigences culturelles. Une discussion plus approfondie a lieu sur les événements précédents. Certains conférenciers ne souhaitent pas recevoir leurs honoraires en public, d’autres exigent un cadeau tel que du tabac, une œuvre d’art, etc. Il est fait remarquer que l’exécutif doit être tenu au courant de ce que les conférenciers reçoivent et de la manière dont ils sont payés. Si les conférenciers ne souhaitent pas recevoir de l’argent, nous leur proposerons des honoraires. 

 

Suivi : Christine créera une fiche de procédure pour les conférenciers autochtones. 

Suivi : Mark se renseignera auprès de son ministère pour connaître les normes culturelles.  

 

  1. Mise à jour sur la section de Corner Brook

Christine fait le point sur la situation et dit qu’il ne se passe pas grand-chose en raison du nombre de membres et du calendrier. Il est souligné que ce problème se pose également dans d’autres régions. L’exécutif discute d’autres options. Mark propose de participer à un événement à Corner Brook, et de l’organiser. L’exécutif décide que si les membres ne confirment pas leur présence à l’événement organisé par Mark et Christine, celui-ci sera annulé. 

 

Suivi : Christine communiquera avec Pat pour que Mark et moi-même participions à une rencontre sociale. 

Suivi : Christine doit obtenir la liste des membres de l’organisme constituant auprès du président de Gander.  

 

  1. Lieux de rencontre sociale — trois prochaines années

Une discussion a lieu sur la tenue d’une rencontre sociale à Saint John, au Nouveau-Brunswick, en mars. Le point portant sur la tenue des autres rencontres sociale est reporté à la prochaine réunion. Une discussion plus approfondie a lieu sur l’emplacement et sur le budget. 

 

Suivi : Lori doit réserver une salle pour le vendredi soir, de 17 h à 19 h, sans montant minimal au titre des dépenses.

Suivi : Lori communiquera avec Donna pour qu’elle envoie un avis aux membres de Saint John. 

 

  1. Activité sociale des Fêtes

Point reporté à la prochaine réunion. 
 

  1. Mesures d’adaptation pendant les réunions

Une discussion a lieu sur les membres handicapés et sur le fait que certains d’entre eux n’ont pas bénéficié de mesures d’adaptation lors d’événements. Il est discuté du fait que ces renseignements doivent figurer dans le profil Cvent des membres. L’exécutif se demande quelles sont les options pour les différents types de mesures d’adaptation et ce que fait le bureau national de l’IPFPC en matière de mesures d’adaptation. 

 

Suivi : Lori s’adressera à un membre pour lui demander ce que nous pouvons faire pour l’aider.

Suivi : Carolyn demandera à Donna les détails de l’inscription. 

Suivi : Mark communiquera avec le bureau national afin d’obtenir des renseignements sur les mesures d’adaptation. 

 

  1. La façon dont Cvent est utilisé

Ce point est biffé, car le sujet n’est pas clair. 
 

  1. Activité sociale — École de formation

Carolyn fait le point sur les activités qui ont été organisées par le passé. Une discussion a lieu sur l’activité de l’école de formation de 2025, et il est décidé qu’elle aurait lieu un soir. Quelques idées : un spectacle du « mentaliste », un barbecue à The Barn, un conférencier invité. 

 

Suivi : Donna se renseignera pour vérifier si The Barn est ouvert et fera la réservation.  

 

12. Tour de table

Mark remercie tout le monde pour cette belle réunion. 

 

Motion no 11 Mike Pauley propose, avec l’appui de Paul Hubley, que la séance soit levée. MOTION ADOPTÉE.

 

La séance est levée à 16 h 20.

 

 

Date de publication : 7 juillet 2025