Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Rodd Brudenell, Î.-P.-É. – 16 août 2025

PRÉSIDENT :
Mark Bellefleur

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF :
Christine LeDrew, secrétaire
Lori Rowe
Carolyn Hynes
Leslie Hill
Tamara Critch
Mike Pauley
Kimberley Keats (virtuel)
Paul Hubley
Chad Lacoste
Greg Hues

ABSENCES :
S.O.

Mot de bienvenue et d’ouverture

Mark ouvre la séance à 9 h 05 et souhaite la bienvenue à tous les participants et aux nouveaux membres de l’exécutif. Il fait remarquer que les membres de l’exécutif devraient avoir lu tous les rapports avant la réunion afin que le présentateur ne les lise pas à voix haute.

Activité brise-glace

Gerald anime une activité légère et amusante pour briser la glace. Scott se porte volontaire pour animer l’activité brise-glace de la réunion d’octobre.

3. Ordre du jour

Mark demande aux membres s’ils souhaitent faire des ajouts à l’ordre du jour. Mike en a ajouté 13. E - Demande de création d’une nouvelle section.

Motion n^o 1 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Paul Hubley, d’approuver l’ordre du jour dans sa forme modifiée. MOTION ADOPTÉE.

Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

22 mai 2025

Mark demande s’il y a des ajouts ou des corrections au procès-verbal du 22 mai. Aucune modification n’a été nécessaire.

Motion n^o 2 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Lori Rowe, d’approuver le procès-verbal tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

2 juin 2025 - Zoom

Mark demande s’il y a des ajouts ou des corrections au procès-verbal du 2 juin. Aucune modification n’est nécessaire.

Motion n^o 3 Mike Pauley propose, avec l’appui de Tony Chubbs, d’approuver le procès-verbal tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Examen des points de suivi

Mark passe en revue les points de suivi, et le document est mis à jour en conséquence. Il est noté qu’il n’y a pas de séance d’accueil lors du Conseil des délégué·es syndicaux. Le Conseil d’administration participera à notre souper des directeurs et il est noté d’inviter les anciens membres de l’exécutif. Il n’y aura pas de rencontre sociale saisonnière lors de la réunion de novembre, mais une séance d’accueil aura lieu le 27 novembre de 17 h à 19 h. Le calendrier des événements devra être mis à jour pour tenir compte de ce changement. Lors de la réunion de la veille, une discussion a eu lieu sur la possibilité d’une rotation de l’emplacement des organismes de bienfaisance dans les différentes provinces.

Motion n^o 4 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, d’effectuer une rotation des organismes de bienfaisance auxquels nous faisons des dons dans les provinces, au fur et à mesure que nous organisons des événements. MOTION ADOPTÉE.

On discute des mesures d’adaptation pour les membres lors d’événements et on voudrait plus de demandes sur le formulaire d’inscription. Le Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique doit informer le directeur régional du budget et du coût de l’événement. On discute du Conseil des délégué·es syndicaux, et le délégué syndical national est à l’ordre du jour, ainsi que nos prises de contact virtuelles de délégué·es syndicaux. D’autres régions ont commencé à ne pas accepter les conditions relatives à la formation des délégué·es syndicaux. L’exécutif discute des conditions et des modalités de financement temporaire.

Calendrier des activités

Examen du tableur des devis de réunions

Mark passe en revue la feuille de calcul des devis pour les réunions, et cette information ne donne pas assez de détails pour prendre une décision, car toutes les propriétés demandées ne sont pas répertoriées. Une discussion a lieu et nous demandons les autres devis. Mark aimerait que la feuille de calcul soit révisée pour inclure une ventilation du coût des chambres, des espaces de réunion et de la nourriture, ainsi que le total.

Point de suivi : Donna doit fournir le coût total avec les ventilations (chambres, repas, salles de réunion) pour les devis et obtenir les autres propriétés demandées.

Point de suivi : Donna doit confirmer pourquoi il y a trois salles de réunion au lieu d’une pour la formation de l’exécutif en novembre.

Calendrier des réunions restantes - Exécutif, novembre 2026, Exécutif/Comité de formation janvier et mars 2027, Conseil régional de l’Atlantique 2027

Mark passe en revue le calendrier des événements à venir, et quelques réunions doivent être déterminées. L’exécutif discute de la formation supplémentaire de novembre 2026, et il est difficile de la déterminer sans connaître la date de l’AGA nationale. L’exécutif va reporter cette sélection à la prochaine réunion. Carolyn note que le Comité de formation a envisagé les dates du 29 et 30 janvier pour les réunions de l’exécutif et du comité de formation de janvier 2027. Les dates des 19 et 20 mars 2027 ont été discutées lors de la réunion du comité de formation pour les réunions de l’exécutif et du Comité de formation. On examine la possibilité d’organiser les réunions dans les locaux de l’Institut et de réserver nos propres hôtels. On reporte ce point à la prochaine réunion afin de déterminer la logistique de l’utilisation de la salle de réunion au bureau de l’Institut.

Point de suivi : Donna inscrira la date de la formation supplémentaire de novembre 2026 à l’ordre du jour du mois d’octobre.

Point de suivi : Mark se penchera sur la logistique de la salle de réunion principale au bureau de Halifax.

Point de suivi : Donna inscrira les dates des réunions de l’exécutif et du Comité de formation pour 2027 à l’ordre du jour du mois d’octobre.

7. Rapport du directeur régional

Mark indique que son rapport du directeur se trouve sur le lecteur partagé et qu’il ne s’est pas passé grand-chose depuis la dernière réunion. Voici certains des points saillants :

L’événement de Corner Brook a eu lieu; c’était un bon groupe vocal.
Participation aux entretiens d’embauche de l’ACO. Un nouvel administrateur en chef des opérations a été embauché. La question a été posée de savoir s’il y aura des contrôles en place pour s’assurer qu’ils agissent en conséquence.
Invitation à participer et confirmation de la participation à la section du nord du N.-B., à la section de St. John’s et à la section de Lake Melville.

Chad demande à Mark s’il va envoyer une mise à jour après chaque réunion du Conseil d’administration, comme le faisait le précédent directeur régional. Il est noté qu’aucun autre directeur régional ne procède de la sorte et que cela ne se fera pas.

Motion n^o 5 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, d’approuver le rapport du directeur régional tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

8. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn déclare que son rapport écrit se trouve sur le lecteur partagé Google. Voici certains des points saillants :

Poursuite des travaux sur les budgets 2026/2027.
Réalisation de la sélection des participants à la formation de base des délégué·es de septembre.
La préparation du Conseil des délégué·es syndicaux se poursuit, le CAFM devant confirmer la disponibilité des modules d’une heure et demie.
Poursuite des recherches d’occasions d’animer des séances, pour les animateurs membres.
Novembre 2025 : la formation supplémentaire est confirmée en tant que formation de l’exécutif et deux animateurs membres seront sélectionnés pour dispenser cette formation. Nous cherchons à avoir un animateur membre expérimenté et un animateur membre plus récent.
Le nouveau guide des délégué·es syndicaux pour Cvent/Concur/la Politique sur les voyages est en attente des commentaires de l’exécutif.
Trois dîners d’information ont été approuvés.

Carolyn fait remarquer que nous devons envisager un sujet différent pour les ART lors du Conseil des délégué·es syndicaux, car ils ne connaissent pas le nouveau cours intitulé « Naviguer dans le changement ». Il est désormais trop tard pour faire appel à un animateur membre pour dispenser un cours, car il ne disposera pas d’assez de temps pour se préparer correctement. Carolyn s’est entretenue avec le bureau de Halifax, qui déterminera le sujet qui convient. Le Comité de formation a décidé de ne pas inviter de conférencier en raison du coût et a accepté d’organiser une table ronde de délégué·es syndicaux. Mike parlera à Glenn pour obtenir un volontaire issu des groupes du N.-B.

Point de suivi : L’exécutif doit revoir le guide des délégué·es syndicaux.

Point de suivi : L’exécutif doit fournir à Carolyn les noms des membres de la table ronde des délégué·es syndicaux.

Motion n^o 6 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, d’avoir une table ronde de délégué·es syndicaux chevronnés dans le créneau des conférenciers invités au Conseil des délégué·es syndicaux. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 7 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Chad Lacoste, d’approuver le rapport du président de la formation tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

9. Rapport du Comité des jeunes professionnel·les de l’Atlantique

Christine a indiqué que son rapport se trouve sur le lecteur partagé Google. Voici certains des points saillants :

Tenue d’une réunion indépendante le 11 juillet en après-midi et le 12 juillet en avant-midi.
Organisation d’une activité de quilles ouverte à la famille le 11 juillet
Erika prendra la présidence du comité lors de la réunion d’octobre.
Le comité aimerait organiser une mobilisation des membres jeudi soir au Conseil des délégué·es syndicaux de 17 à 19 heures au Dirty Nellies. Recherche de l’approbation de l’exécutif.
On discute de l’organisation d’une autre séance d’information virtuelle à l’automne.

Motion n^o 8 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Leslie Hill, que le CJPA organise un événement de mobilisation des membres du Conseil des délégué·es syndicaux le jeudi, de 17 à 19 h. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 9 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Greg Hues, d’approuver le rapport du CJPA. MOTION ADOPTÉE.

Rapports financiers
1. Le point sur les finances de l’ERA

Paul note qu’en date du 30 juillet, le solde de l’exécutif de l’Atlantique est très sain. Le compte bancaire est en accord avec l’état des résultats. Il reste encore quelques chèques à régler aujourd’hui.

Motion n^o 10 Paul Hubley propose, avec l’appui de Mark Bellefleur, d’approuver le rapport financier tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 11 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine, que l’exécutif fasse un don à la mémoire du père de Paul. MOTION ADOPTÉE.

Point de suivi : Carolyn fera un don commémoratif à la société du cancer en l’honneur du père de Paul.

Rapports des comités du Conseil d’administration

L’exécutif régional examine les rapports affichés sur le lecteur partagé Google qui ont été soumis.

Comité des statuts et politiques (CSP)

Il est noté qu’il y a eu un changement de statut lors de l’AGA et que l’on a rencontré des problèmes l’année dernière en rapport avec l’approbation des statuts des groupes/sous-groupes. Près de 8 mois plus tard, ils sont revenus dans le mauvais format.

Réseau des jeunes professionnels (RJP)

Mark suggère que le réseau ait une table à l’AGA nationale.

Il est demandé pourquoi il n’y avait pas de rapport du Comité des finances.

Point de suivi : Mark fera le suivi des statuts du groupe NR.

Motion n^o 12 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Tamara Critch, d’approuver les rapports des comités du Conseil d’administration tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.

Conseil des délégué·es syndicaux : Ordre du jour final

Carolyn fait remarquer que ce sujet a été abordé dans son rapport de présidente de formation. Il est noté que le libellé du souper de remise des prix figurant à l’ordre du jour du vendredi soir doit être remplacé par une soirée jeu-questionnaire.

Point de suivi : Donna remplacera à l’ordre du jour le souper de remise des prix par une soirée jeu-questionnaire.

Affaires nouvelles
1. Le point sur le CJPA – Christine LeDrew

Il n’est pas nécessaire de figurer deux fois à l’ordre du jour.

Processus de sélection du CJPA - Christine LeDrew

Carolyn explique le processus de sélection précédent. Elle fait part de l’idée des membres du CJPA d’en choisir un par province et d’en sélectionner quatre en fonction de la demande. Carolyn pense que nous devrions toujours en avoir deux par province. Si la demande est jugée incomplète, l’exécutif a le pouvoir discrétionnaire d’en sélectionner un autre. L’exécutif veillera à ce que les candidats soient correctement examinés à l’avenir.

Sélection des membres du CJPA

On discute des postes à sélectionner. Carolyn demande s’il y a un entretien de départ sur les raisons pour lesquelles les membres ne se représentent pas. Quels sont les obstacles et pourquoi les gens ne sont-ils pas intéressés? Leslie suggère de présenter un diaporama de 15 minutes au Conseil des délégué·es syndicaux. Greg propose d’en parler lors de la réunion des présidents de section/groupe afin de le faire circuler.

Point de suivi : Christine doit donner à Carolyn un texte pour les présentations au CDS.

Il faut 2 postes de l’Î.-P.-É, 1 de T.-N.-L., 1 du N.-B., et 1 de la N.-É.

Motion n° 13 Lori Rowe propose, avec l’appui de Greg Hues, de sélectionner Alexandra Payne pour le poste de la N.-É.. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 14 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kim Keats, de sélectionner Tiffany Snow pour le poste de T.-N.-L. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 15 Leslie Hill propose, avec l’appui de Paul Hubley, de sélectionner Hallee Hunter pour l’un des postes de l’Î,-P.-É. MOTION ADOPTÉE.

Deux postes sont à pourvoir, l’un pour deux ans au Nouveau-Brunswick et l’autre pour un an à l’Île-du-Prince-Édouard. Leslie et Mike prendront contact avec les jeunes membres dans les régions concernées et informeront Christine dès que possible.

Point de suivi : Christine doit encourager les présidents de section/sous-groupe à inviter de jeunes membres à assister à l’une de leurs réunions.

Point de suivi : Christine doit communiquer avec les membres qui se sont portés candidats et qui n’ont pas été sélectionnés pour qu’ils continuent à s’intéresser à la question.

Point de suivi : Donna enverra à Mark une copie du courriel d’approbation et du refus pour la sélection du CJPA avant d’en informer les membres.

Examen des évaluations par le CRA

L’exécutif discute des évaluations fournies. Il est noté que les délégué·es sont satisfaits du président Sean O’Rielly. Il est noté qu’il y a eu des problèmes de traduction. L’un des points est que tous les délégué·es devaient évaluer toutes les séances, même celles auxquelles ils n’ont pas participé. Carolyn note que les délégué·es ont apprécié l’événement de type « rencontre sociale ». Les documents financiers de Paul font l’objet de nombreux compliments.

Point de suivi : Donna propose de mettre « S.O. » comme option sur les éléments dans les évaluations.

Demande d’ouverture d’une nouvelle section

On note que quelques personnes du MDN Gagetown sont intéressées par la création de leur propre section et que certains membres ne sont pas satisfaits de cette décision et ne savent pas quoi faire à ce sujet. Quelle serait la raison d’être de cette section distincte? Paul propose que les membres qui ne sont pas satisfaits écrivent une lettre aux décideurs pour leur faire part de leur position. Une discussion s’ensuit.

14. Tour de table

Tamara fait remarquer que, du point de vue du groupe, nous ne pouvons pas organiser de caucus le soir précédant l’AGA cette année, car cela doit être terminé à 18 h 30. Elle se demande ce que la région va faire. Mike se demande si les autres délégué·es syndicaux sont aussi très occupés, car il n’arrête pas de travailler ces temps-ci. Une discussion s’ensuit à ce sujet. Mark indique que s’il y a quelque chose à présenter au Conseil d’administration, il ne faut pas hésiter à communiquer avec lui.

Point de suivi : Mark demande si le colloque financier est obligatoire.

Motion n^o 16 Paul Hubbey propose, avec l’appui de Mike Pauley, de lever la séance. MOTION ADOPTÉE.

La séance est levée à 16 h 27.