AUX : Délégué·e·s syndicaux de la Région de la C.-B. et du Yukon
DE : DE : L’Exécutif régional
OBJET : Conseil des délégués syndicaux — 21 et 22 octobre 2022
Bonjour,
Vous êtes invité·e·s à assister au Conseil des délégués syndicaux de la C.-B. et du Yukon, qui
aura lieu les vendredi 21 et samedi 22 octobre 2022 à l’hôtel Delta, Victoria Ocean Pointe
Resort, à Victoria (C.-B.). Le Conseil durera une journée et demie (½) et commencera le
vendredi à 14 h, après la période d’inscription de 13 h à 14 h. Le souper du Conseil des délégués
syndicaux, destiné aux délégué·e·s syndicaux et à leur conjoint·e, aura lieu le vendredi soir. Le
Conseil se poursuivra toute la journée du samedi à compter de 8 h 30 et prendra fin à 17 h. Les
délégué·e·s syndicaux sont tenus d’être présents tout au long de la journée et demie.
Une réunion de l’Exécutif régional se tiendra avant l’événement du Conseil le jeudi 20 octobre,
de 9 h à 17 h.
Le Conseil vise à vous donner une formation et de l’information, de même qu’une occasion de
faire connaissance avec d’autres délégué·e·s. Des ateliers sont prévus pour vous permettre
d’améliorer vos compétences de délégué·e syndical·e et pour encourager la discussion sur les
enjeux actuels. L’ordre du jour détaillé sera communiqué dans un courriel à l’approche de la
tenue du Conseil.
HÉBERGEMENT
Voici les coordonnées de l’hôtel :
Delta Hotels Victoria Ocean Pointe Resort - 100 Harbour Rd, Victoria (C.-B.) V9A 0G1
L’hébergement sera offert conformément à la Politique sur les voyages de l’IPFPC.
Une chambre vous sera réservée dès votre inscription en ligne. Le coût d’une chambre
individuelle sera directement facturé à l’IPFPC. Si vous souhaitez amener des enfants (membres
de la famille immédiate seulement), veuillez nous en informer en le mentionnant sur votre
formulaire d’inscription.
Compte tenu des vols disponibles sur le site Web d’Air Canada, l’hébergement sera offert le
jeudi soir aux délégué·e·s syndicaux du Yukon.
Les délégué·e·s syndicaux ont droit à une chambre le vendredi soir.
(Traduit de l’anglais)
L’hébergement est également fourni le samedi soir pour les personnes qui ne pourraient pas
être de retour à la maison avant 20 h en empruntant un parcours direct et en s’arrêtant une
heure pour souper.
L’hébergement sera également prévu le samedi soir conformément à la Politique sur l’équilibre
entre les activités syndicales et la vie privée, selon laquelle un·e membre qui demande une
chambre d’hôtel le vendredi soir d’un Conseil des délégué·e·s syndicaux et qui est
accompagné·e d’un·e conjoint·e (ou d’autres membres de sa famille immédiate) aura droit à
une chambre le samedi soir pour lui/elle-même et les membres de sa famille immédiate et qui
demeure à plus de 16 km du lieu de l’assemblée.
Les invité·e·s sont tenus de présenter une carte de crédit valide à leur arrivée à l’hôtel aux fins
du traitement de leur réservation, ceci dans le but de couvrir les faux frais liés à l’utilisation de
la chambre, qui sont à leur charge.
Les frais d’hôtel seront payés centralement par l’IPFPC. Les chambres sont garanties en cas
d’arrivée tardive. Veuillez noter que l’Institut sera facturé en totalité pour toute réservation qui
n’aura pas été annulée quatre semaines avant la date d’arrivée prévue (soit au plus tard le
21 septembre), que la chambre ait été occupée ou non. Nous vous demandons d’en tenir
compte au moment de remplir votre formulaire d’inscription.
En cas d’annulation ou de modification nécessaire, veuillez communiquer immédiatement avec
Patricia Fung à pfung@pipsc.ca. En cas d’empêchement le vendredi ou le samedi du Conseil,
veuillez téléphoner directement à l’hôtel pour annuler vous-même votre réservation avant
16 h. Envoyez aussi un courriel à pfung@pipsc.ca. Ne laissez pas de message au bureau
régional les jours où le Conseil aura lieu puisque nous serons probablement incapables de les
prendre.
À défaut de vous conformer à ces directives, vous pourriez vous voir facturer les frais
d’hébergement.
REPAS
Le souper du vendredi, le déjeuner chaud et le dîner du samedi seront offerts gratuitement aux
délégué·e·s.
Le souper du Conseil des délégué·e·s est strictement réservé aux délégué·e·s syndicaux inscrits,
leur conjoint·e et leurs enfants. Conformément à la politique de l’Institut, ce privilège n’est pas
transférable. Si vous préférez ne pas venir au souper de vendredi, vous devez nous en aviser
sur le formulaire d’inscription au plus tard à la date limite du 12 septembre 2022, sinon
l’indemnité de repas ne vous sera pas accordée.
TRANSPORT
Les membres peuvent demander à se faire rembourser la moins coûteuse des options
suivantes, soit les kilomètres réellement parcourus en voiture (56,5 ¢/km) ou 700 $ pour le
voyage sur Air Canada plus le transport à l’aéroport. Cette disposition est conforme à l’annexe
A de la Politique sur les voyages en vigueur depuis le 1 er juillet 2022.
Le salaire compensatoire et les repas seront remboursés si le voyage a été fait par avion.
Si vous avez besoin d’un billet d’avion et/ou d’une voiture de location, vous pouvez réserver
votre voyage en ligne après vous être inscrit en cliquant sur « Pour réserver votre vol et votre
voiture de location via Concur Travel, cliquez ici ». Si vous avez de la difficulté à réserver en
ligne, vous pouvez contacter BCD Travel à pipsc@bcdtravel.com ou au 1-866 768-7624, en
mentionnant le Conseil des délégués syndicaux de la C.-B. et du Yukon. Les numéros NAV ne
sont plus nécessaires.
Si vous avez des questions au sujet de la Politique de l’Institut sur les voyages, veuillez les poser
avant de partir. Les frais supplémentaires engendrés par les voyages en voiture plutôt qu’en
avion, comme les repas, le temps manqué au travail et l’hébergement en cours de route,
demeurent à la charge du voyageur. Pour plus de détails, consultez la Politique de l’IPFPC sur
les voyages sur notre site Web au www.ipfpc.ca.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé
annuel, un congé compensatoire ou un congé non payé pour activité syndicale afin d’assister au
Conseil des délégués syndicaux. Les congés utilisés pour aller au Conseil peuvent aussi être
indemnisés. Les participant·e·s doivent remplir une demande de salaire compensatoire de
l’IPFPC (disponible sur le site Web) et y joindre une formule de demande de congé remplie
indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité à une demi-journée le vendredi et à un temps de
déplacement raisonnable, sauf dans le cas des employé·e·s par quarts, qui seront remboursés
en fonction des quarts de travail perdus à cause de leur participation au Conseil. Une exception
est accordée aux délégué·e·s du chapitre du Yukon qui doivent voyager jeudi après-midi et à
certains membres de l’Exécutif régional qui doivent voyager mercredi après-midi ou jeudi
matin.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de
votre domicile ou votre lieu de travail à l’endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus
directe, sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 14 h. Veuillez ne pas
compter ou calculer le temps pour s’enregistrer à l’hôtel, car il n’est pas possible de le faire
avant 16 h à cet hôtel. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à
votre chambre dès votre arrivée, mais vous pourriez devoir attendre jusqu’à 16 h.
AUTRES
Les frais de garde d’enfants ou de personnes à charge et les autres frais de garde seront
remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, selon la Politique sur la garde et les soins de
personnes à charge de l’IPFPC.
Tous les autres frais seront remboursés selon cette politique.
Toute demande non conforme à ces lignes directrices doit être approuvée au préalable.
À bientôt!
L’Exécutif régional
Région de la Colombie-Britannique et du Yukon, IPFPC