Les membres du Comité des élections et les personnes-ressources de l’Institut se sont engagés à travailler de concert dans l’intérêt supérieur de l’Institut afin d’accomplir les tâches pour lesquelles ils ont été mandatés.
Voici les principes à respecter :
- Agir honnêtement, avec éthique, intégrité, prudence, diligence et compétence, et assumer ses responsabilités au mieux de ses capacités;
- Agir dans l’intérêt supérieur de l’organisation, éviter les conflits d’intérêts et travailler à établir un consensus;
- Respecter les décisions du Comité, appuyer ses recommandations et tendre vers ses objectifs;
- Agir avec courtoisie et civilité, écouter en adoptant une attitude juste et ouverte et respecter les points de vue de chacun;
- Respecter le caractère confidentiel et sensible des documents examinés et des questions débattues; Pour plus de clarté, les membres du Comité doivent veiller à ne rendre de comptes qu’au Conseil d’administration (pas à des membres particuliers du Conseil, mais au Conseil dans son ensemble et pas aux conseils régionaux); Ils ne devraient pas divulguer d’information obtenue dans le cours des travaux et délibérations, sauf si le Conseil d’administration le demande; Toute violation de la confidentialité peut entraîner le renvoi immédiat du Comité et l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à l’expulsion, conformément aux statuts de l’Institut;
- Consacrer le temps et l’effort nécessaire pour être suffisamment préparé pour les réunions et demeurer attentif et coopératif pendant les discussions et les prises de décision;
- Le président est tenu d’assurer la bonne tenue des réunions et la communication de l’information pertinente à tous les membres de l’Exécutif et de veiller à ce que les points de vue de tous les membres soient entendus;
Les préoccupations relatives aux actions qui ne sont pas conformes à ces principes devraient être discutées en temps utile avec le membre en cause, le président ou l’ensemble de l’Exécutif. Tout doit être fait pour résoudre les problèmes dans l’intérêt supérieur du Comité et de l’Institut.
On rappelle également l’article 17.3.1.1 des statuts aux membres du Comité des élections :
Article 17.3.1.1 - Membres inéligibles aux élections de l'Institut
En acceptant une nomination au Comité des élections, un membre renonce irrévocablement au droit de se porter candidat à l’élection que le Comité est chargé de conduire ou d’occuper un poste d’administrateur ou de directeur de l’Institut jusqu’à ce que cette élection ait eu lieu. AGA 2006 (a).