RÉUNION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES
16 décembre 2023
Salon C/D de l’Institut ou par Zoom
De 9 h à 16 h
PROCÈS-VERBAL
(Traduit de l’anglais)
Présences : Christine Freeman, Mandy Chan, Michael P. Kenny, Mike Chow, Scott McConaghy, Luc Denis, Manny Costain
Personnel : Tony Goddard
Absence : Stéphanie Fréchette
On annonce que la vice-présidente Stéphanie Fréchette a eu un accident de voiture hier soir. Elle espère participer à la réunion plus tard aujourd’hui. Scott McConaghy se propose pour présider la réunion durant son absence.
1) Adoption de l’ordre du jour
Motion proposée par : Michael Kenny Avec l’appui de : Mike Chow
MOTION ADOPTÉE.
2) Approbation des procès-verbaux du 18 septembre 2023 et du 23 octobre 2023
On demande quand le procès-verbal du 18 septembre 2023 sera disponible. Le personnel fera un suivi et nous avisera quand il sera disponible.
Motion présentée par : Christine Freeman Avec l’appui de : Mandy Chan
Que le procès-verbal du 23 octobre 2023 soit accepté tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE.
3) Nouvelles du Conseil d’administration
Le directeur, Manny Costain, nous informe qu’il a été nommé président du CSP pour l’année 2024 par le Conseil d’administration. Puisque la vice-présidente Stéphanie Fréchette n’est pas disponible, Manny fait une mise à jour rapide sur les résultats de la réunion du CA des 14 et 15 décembre 2023. Il précise que beaucoup de points approuvés par le CA figurent à l’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui.
4) Points permanents et prioritaires
a. Statuts modèles (Michael Kenny)
Michael Kenny nous informe que tous les statuts modèles, y compris ceux du sous-groupe VFS, ont été examinés, mis à jour et distribués au comité. Tout le monde est d’accord que les modèles révisés peuvent être envoyés à l’équipe de traduction, puis au CA pour approbation avant d’être publiés sur le site Web.
b. Politique sur l’aide financière à la participation des membres (téléphone cellulaire et Internet)
Notre longue discussion a abouti aux recommandations suivantes :
1) Déplacer les points indiqués à l’article 9 de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres aux deux politiques suivantes pour couvrir approximativement les deux groupes différents (organismes constituants et équipes de consultation) :
a) Politique sur l’allocation des organismes constituants
Article 7 — Limites de l’utilisation acceptable des fonds de l’Institut :
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TÉLÉPHONE CELLULAIRE — Le/la membre de l’IPFPC qui utilise un forfait cellulaire ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions peut recevoir un remboursement mensuel, dont le maximum est déterminé annuellement par le Conseil d’administration durant sa première réunion de l’année. |
Le maximum sera approuvé par le Conseil d’administration durant sa première réunion de l’année. |
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INTERNET — Le/la membre de l’IPFPC qui utilise un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions peut recevoir un remboursement mensuel au maximum déterminé. |
Le maximum sera approuvé par le Conseil d’administration durant sa première réunion de l’année. |
b) Politique sur la consultation : Recommander qu’une formulation semblable soit ajoutée à l’article 10 sur le budget.
2) S’assurer qu’une seule demande est soumise par membre pour toutes les participations à de multiples organismes constituants ou équipes de consultation. Ceci peut être couvert par une formulation comme : « de toutes les sources, à moins que l’excès soit autorisé par le Conseil d’administration ». De plus, il serait possible d’ajouter un point supplémentaire pour dire : « Une seule demande peut être soumise par membre ».
3) Rien n’a été déterminé pour couvrir les forfaits de téléphone cellulaire et d’Internet des membres des exécutifs. Il est nécessaire d’apporter une légère modification à la formulation pour couvrir cet aspect afin que nous n’abordions et n’approuvions pas seulement les forfaits proposés par l’organisme constituant ou l’équipe de consultation.
4) Les dirigeants des organismes constituants et des équipes de consultation devraient approuver l’utilisation des fonds avant que la Section des finances de l’Institut paie. Le/la président·e ou le/la trésorier·ère pourrait veiller à ce qu’une seule demande soit approuvée, sachant que les membres peuvent faire partie de multiples organismes.
Tout le monde est d’accord que Manny examinera les politiques indiquées politiques et en présentera une version révisée durant la prochaine réunion du CSP.
c. Motion de l’AGA : F-6 — Politique sur la garde et les soins de personnes à charge
Tout le monde est d’accord que la motion est claire et que la formulation approuvée devrait simplement être ajoutée à la politique. Tony est d’accord et souhaite ajouter la formulation entre les paragraphes 1 et 2 de l’article 2. Il enverra la politique révisée à tous les membres du CSP pour approbation hors séance. Une fois approuvée par le comité, elle peut être envoyée au Conseil d’administration pour approbation (la traduction est déjà prête).
d. Motion de l’AGA : P-10 — Réunions des comités du Conseil d’administration
Tout le monde est d’accord pour ajouter à la politique la formulation indiquée dans la motion et de l’envoyer aux membres du comité pour approbation hors séance. Une fois approuvée par le comité, elle peut être envoyée au Conseil d’administration pour approbation (la traduction est déjà prête).
e. Motion du CA : Déplacements à l’étranger
Le comité est d’accord qu’un cas d’un membre qui s’est déplacé du Canada vers l’étranger a été bien compris. Il y a des questions à propos de l’intention du CA pour les membres qui travaillent à l’étranger et pourraient devoir revenir au Canada pour des affaires liées à l’Institut. Le CA veut-il approuver ces déplacements au cas par cas, les approuver inconditionnellement ou ne pas les approuver du tout? Christine Freeman accepte de travailler sur la formulation révisée de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres et de la présenter au CSP pour examen.
f. Motion du CA : Président·e par intérim durant les déplacements à l’étranger
Il y a entente sur le fait que cette révision devrait être ajoutée à la Politique sur les conditions de travail de la présidente ou du président et des vice-président·es. Scott McConaghy est d’accord que la formulation requise devrait être ajoutée à un nouvel article (5) et que le comité l’examine.
g. Motion du CA : P-1 — Réinstallation des vice-président·es à plein temps
La formulation de la motion a été approuvée durant la réunion du Conseil d’administration du 15 décembre 2023. Tony accepte de mettre à jour la formulation de la politique et de l’envoyer à tous les membres du CSP pour examen avant de l’envoyer à l’équipe de traduction et au CA pour approbation.
5) Résultats/approbations des réunions précédentes du CA (à titre d’information SEULEMENT)
- Statuts du groupe JCC — À publier quand la traduction sera prête
- Statuts de la Région de la C.-B. et du Yukon (Mike Chow) — Approuvés CA, 14 déc. — Publiés
- Statuts du chapitre de Lethbridge (Christine Freeman)— Approuvés CA, 14 déc. — Publiés
- Statuts du groupe CP — Publiés
- Constitution et statuts de la Région de l’Ontario (Mandy Chan) — Publiés
- Chapitre de Toronto-Nord de l’ARC (Mandy Chan) — À publier quand la traduction sera prête
- Statuts du groupe TI - Publiés
- Statuts du sous-groupe TI de la Montérégie (Luc Denis) — Publiés
- Chapitre de Simcoe-Grey (Mandy Chan) — À publier quand la traduction sera prête
- Groupe SH — Approuvés CA, 14 déc. — Publiés
- Sous-groupe VFS de Toronto-Est (Mandy Chan) - Approuvés CA, 14 déc. — À publier
- Chapitre de Toronto-Est (Mandy Chan) — Approuvés CA, 14 déc. — À publier
- Modifications à l’article des statuts du chapitre du centre-ville d’Ottawa (Michael Kenny) — Approuvées CA, 14 déc. — Publiées
6) Questions découlant du procès-verbal
a. Sous-groupe NR de la Montérégie (document PDF) — Changement de nom effectué et affiché sur le site Web. Cet organisme constituant n’a pas de statuts. Par conséquent, il est régi par les statuts modèles. (Luc)
b. Statuts du groupe ONÉ (Scott McConaghy) — Statuts soumis; aucun surlignement des changements. Les statuts ont été ratifiés à l’AGA du groupe ONÉ. Scott communiquera avec le groupe ONÉ pour discuter du raisonnement derrière le quorum élevé requis dans ses statuts.
c. Statuts modifiés du groupe C des C (Michael Kenny, en attente de la ratification par le groupe)
d. GEPCR (Michael K., en attente de ratification par le groupe)
e. Article des statuts 17.4 — Comité d’appel en matière d’élections Scott McConaghy recommande que cette décision soit transférée au comité de 2024 pour la finalisation. La recommandation émise durant cette réunion est de revoir la structure et les exigences pour refléter le panel de pairs.
f. Modifications à l’article des statuts du chapitre d’Edmonton (Christine Freeman) — Christine n’a pas eu de nouvelles de ce chapitre.
g. Membres à la retraite — Demande de clarification du Conseil d’administration (Scott McConaghy). Bien qu’il fournisse une orientation claire, l’article des statuts actuel de l’Institut n’est pas appliqué. Il est recommandé d’aborder cette question à la prochaine réunion du CSP pour en discuter longuement.
h. Modifications à l’article des statuts de l’ASPNCB (Mike Chow) — Le problème principal de ce groupe a été résolu. Les modifications demandées à l’article des statuts ont été examinées et quelques changements mineurs sont conformes à nos recommandations. Nous recommandons de les envoyer à l’équipe de traduction, puis au CA pour approbation.
7) Affaires nouvelles
a. Sous-groupe NR Place de Ville (Michael K.) — Michael Kenny examinera les changements proposés et les abordera à la prochaine réunion du CSP. Au besoin, Michael communiquera avec Yves Cousineau pour obtenir des clarifications.
b. Nominations au comité du CTC — Le comité examinera la note d’information préparée par Mark Muench (Tony la copiera dans le dossier de la réunion du CSP d’aujourd’hui), qui concerne la décision d’intégrer la formulation de l’article 17.12.2 des statuts de l’Institut et d’y inclure « communautés d’intérêts ». À discuter en profondeur durant la prochaine réunion du CSP.
c. Changement aux règlements de la RCN — On explique que le CSP et le CA n’ont pas besoin d’approuver les règlements. La RCN a soumis ces changements aux règlements afin de recevoir des avis des autres régions sur les méthodes à employer pour sélectionner les membres des délégations des conseils et des AGA. Il y a consensus que les règlements, tels que présentés, sont acceptables pour toutes les personnes présentes.
d. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta (Christine Freeman) — Chris examinera les révisions et fera un rapport durant la prochaine réunion du CSP.
e. Politique sur l’accès à l’équipement des TI — Un examen approfondi des changements recommandés et une révision appropriée de la politique ont lieu durant la réunion. Elle peut donc être présentée au CA afin qu’il l’examine et l’approuve, s’il y a lieu.
f. Groupe C des C (Michael K.) (voir également le point dupliqué 6.c)
g. Modifications du groupe ONÉ (voir également le point dupliqué 6.b)
h. Sous-groupe TI Ottawa-Métro (Michael Kenny) — Michael a examiné les changements demandés et recommande que les statuts soient envoyés au CA pour approbation. Tony les enverra à l’équipe de traduction, puis au CA.
i. Modifications du groupe VFS 2023 — Les révisions présentées sont une simple substitution dans les statuts du groupe VFS. Tony les enverra à l’équipe de traduction, puis au CA pour approbation.
j. Modifications des statuts du chapitre des Territoires du Nord-Ouest — Christine Freeman les a examinées et recommandera au chapitre que l’article 6.2 soit précisé pour référer aux « membres actifs » et qu’elles soient présentées à la prochaine réunion du CSP.
k. Chapitre d’Halifax — Scott McConaghy a examiné les changements. Le seul changement est la division du poste de secrétaire-trésorier·ère en deux (2) postes séparés. L’article 5.8 devrait aussi être modifié pour refléter la révision avant de l’envoyer au Conseil d’administration pour approbation.
8) Points reportés
Groupes
a) Greffiers législatifs du Sénat (statuts modifiés)
Sous-groupes
b) Sous-groupe TI de Vancouver (Mike C.)
Chapitres / Sections
Légende
GROUPES
SOUS-GROUPES
RÉGIONS
CHAPITRES
Points de suivi
1. Suivi du procès-verbal du 23 septembre 2023 (Tony).
2. Envoyer la version révisée des statuts modèles à l’équipe de traduction, puis au CA pour approbation (Tony).
3. Déplacer les dispositions sur les forfaits de téléphone cellulaire et d’Internet de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres vers la Politique sur l’allocation des organismes constituants et la Politique sur la consultation (Manny).
4. Ajouter la formulation de la motion F-6 à la politique (Tony).
5. Ajouter la formulation de la motion P-10 à la politique (Tony).
6. Formulation de la politique pour les déplacements à l’étranger (Christine).
7. Formulation de la politique pour le/la président·e par intérim durant les déplacements à l’étranger (Scott).
8. Exigence de réinstallation pour les v.-p. à plein temps (Tony).
9. Révisions des statuts de l’ONÉ (Scott).
10. Révisions de l’article des statuts de l’ASPNCB (Tony).