Procès-verbal de la réunion du Comité de formation régionale de l’Atlantique - 11 septembre 2023

Procès-verbal de la réunion du Comité de formation régionale de l’Atlantique - 11 septembre 2023

 

Où : Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.) 

 

PRÉSIDENTE :

Carolyn Hynes

 

COMITÉ :

Manny Costain

Christine LeDrew, secrétaire 

Gerald Hill

Kimberley Keats

Lori Rowe

 

 

1. Mot de bienvenue et mot d’ouverture

Carolyn ouvre la séance à 9 h 03. Elle souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion du Comité de formation et à Lori, qui assiste à sa première réunion du Comité. Manny Costain procède à une reconnaissance territoriale : 

 

« J’aimerais commencer par reconnaître que nous sommes sur le territoire ancestral et non cédé du peuple mi’kmaq (qui se prononce mic-mac). Ce territoire est couvert par les traités de paix et d’amitié que les peuples mi’kmaq, wəlastəkwiyik (qui se prononce woul-ah-sto-key-ick) et passamaquoddy (qui se prononce pas-samaquod-dy) ont signés pour la première fois avec la Couronne britannique en 1726. Ces traités ne reconnaissaient pas la cession des terres et des ressources, mais plutôt les titres des Mi’kmaq et des Wəlastəkwiyik, et ils établissaient les règles de ce qui devait devenir une relation permanente entre les nations. » 

 

Une discussion a cours sur la reconnaissance territoriale pour le Conseil des délégués syndicaux. Manny suggère d’avoir une vidéo d’une personne autochtone de la région. Christine demandera à Donna de trouver une telle personne pour créer une vidéo sur la reconnaissance territoriale pour le Conseil des délégués syndicaux. Kim suggère le bureau de négociation KMK. 

 

Suivi : Trouver une personne autochtone de la région pour créer une vidéo sur la reconnaissance territoriale.

 

2. Adoption de l’ordre du jour

Suivi : Ajouter la reconnaissance territoriale à l’ordre du jour dorénavant. 

 

Carolyn ajoute à l’ordre du jour la planification du Conseil des délégués syndicaux.  

 

Motion n^o 1 Lori Rowe propose, avec l’appui de Kim Keats, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. ADOPTÉE

 

3. Procès-verbal et points de suivi — 24 mars 2023

Motion n^o 2 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Gerald Hill, d’approuver le procès-verbal tel que présenté. ADOPTÉE

 

1. Examen des points de suivi

Points de suivi

Inscrits par le Comité de formation régionale de l’Atlantique

24 mars 2023, The Hilton Garden Inn, Moncton, N.-B.

 

On discute des points de suivi. N^o 1 Carolyn a envoyé un courriel à Cheryl concernant la disponibilité et l’intérêt des ART concernant leur participation à une séance de formation virtuelle. En raison de leur charge de travail importante, il n’y a pas d’intérêt pour le moment. Au n^o 4, on a remplacé Kelly par Kim, car c’est elle qui prend habituellement des notes pendant les prises de contact. Au n^o 5, Carolyn fait remarquer que Lori sera la représentante de la formation lors de la séance de septembre. Donna ajoutera le lien vers la vidéo Concur dans l’invitation aux participants. Au n^o 6, Carolyn note que Joanna a déclaré que le module Concur est maintenant intégré dans la portion formation en ligne des délégués syndicaux. Au n^o 7, les réservations sont faites au Old Orchard Inn pour l’École de formation de 2025. Christine fournit une mise à jour de Donna concernant l’endroit où se tiendra le Conseil des délégués syndicaux de 2024. Une discussion s’ensuit sur les endroits possibles et sur un éventuel changement de date. Manny suggère The Sutton, le Halifax Convention Center, avec des blocs de chambres dans les hôtels à proximité. Christine demandera à Donna de se renseigner sur The Sutton et le Convention Center. Au n^o 10, Carolyn signale qu’elle a parlé avec la Formation au sujet de la plateforme Canvas. Les participants recevront un rappel les invitant à compléter la portion en ligne de la formation. Ils doivent suivre la formation en ligne, faute de quoi ils ne deviendront pas délégués syndicaux. Canvas envoie également des rappels aux participants. Au n^o 14, Gerald et Manny ont discuté. Manny va aborder la question lors de la prochaine réunion du conseil d’administration et Carolyn en a parlé lors de la réunion du CAFM. C’est en cours. Il s’agit de faciliter l’établissement du budget futur des activités et de vérifier si le budget est réellement dépensé. Au n^o 17, Manny a confirmé que les vice-présidents Sean O’Reilly et Eva Henshaw ainsi que la déléguée syndicale nationale Judith Leblanc seront présents en tant que conférenciers invités à notre Conseil des délégués syndicaux. Christine demandera à Donna d’envoyer des invitations Cvent à nos conférenciers. Au n^o 21, la politique de formation et les demandes spéciales font toujours l’objet d’un examen au sein du CAFM.  

 

Suivi : Donna doit envoyer les devis des activités au trésorier et au directeur régional

Suivi : Donna doit obtenir des devis du The Sutton et du Halifax Convention Center pour le Conseil des délégués syndicaux de 2024. 

Suivi : Donna doit envoyer une invitation Cvent à Sean, Judith et Eva. 

 

Donna fait le point et dit que l’Hotel Halifax a de la place pour octobre 2024. Une discussion s’ensuit sur le lieu. Le Comité convient que cet emplacement n’est pas une option et il soumettra la question à l’exécutif pour une discussion plus approfondie. 

 

Motion n^o 3 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kim Keats, de ne pas tenir le Conseil des délégués syndicaux 2024 à l’Hotel Halifax. ADOPTÉE

 

4. Calendrier des événements

Carolyn passe en revue le calendrier des événements en notant les lieux confirmés depuis notre dernière réunion. Une discussion s’ensuit sur la possibilité de déplacer les réunions de l’exécutif pour favoriser l’engagement des membres. Cette question sera examinée plus en détail lors de la réunion de planification stratégique de l’exécutif de la région de l’Atlantique, qui se tiendra dans l’après-midi. Gerald fait remarquer que le déplacement de quelques réunions avec des rencontres sociales pour les membres a été approuvé dans nos budgets au CRA. 

 

5. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn passe en revue le rapport de la présidente du Comité de formation sur le lecteur Google partagé. Lori demande des éclaircissements sur ce qu’est le CAFM. Carolyn explique que c’est l’acronyme pour le Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat Carolyn indique qu’une réunion s’est tenue le 7 septembre et en donne un compte rendu verbal. De nombreux travaux sont encore en cours sur la formation par les pairs et sur le modèle des délégués syndicaux.  

 

Motion n^o 4 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Gerald Hill, d’approuver le rapport de la présidente du Comité de formation. MOTION ADOPTÉE

 

6. Rapport sur les activités des délégués syndicaux de l’Atlantique

Le Comité de formation examine le rapport sur les activités des délégués syndicaux de l’Atlantique.  La liste des délégués syndicaux en attente s’est allongée de façon exponentielle depuis le printemps. Cependant, comme 19 d’entre eux sont confirmés pour la formation de base de septembre, nous devons poursuivre le recrutement. 

 

Suivi : Donna doit retirer ou contacter Rayelene Stacey, car elle est en congé prolongé. 

Suivi : Le bureau de Halifax doit envoyer à Carolyn la liste des participants à la séance de formation

 

7. Planification du Conseil des délégués syndicaux 

Carolyn signale que tout est prêt pour notre thème « À bout de force ». Carolyn confirme qu’Elissa et Simon feront une présentation et que Max animera sa séance sur la jurisprudence et les tendances. Manny mentionne la présentation sur la Fondation Héritage et une discussion s’ensuit. L’exécutif régional recevra une biographie écrite des lauréats, dont on fera lecture lors du Conseil des délégués syndicaux. 

 

Carolyn rappelle au Comité qu’il n’y aura pas de Marche à l’aube et qu’il y aura un souper de remise des prix et une soirée dansante avec un DJ le vendredi soir. 

 

Elle mentionne que, puisque le thème est « À bout de force », il serait bon d’organiser quelques séances de 5 à 10 minutes de yoga sur chaise et de méditation pendant toute la durée du Conseil des délégués syndicaux. 

 

Elle présentera le projet à l’exécutif et demandera à Jenn de s’occuper du yoga sur chaise et à Yvonne d’animer les séances de méditation. 

 

Animation du yoga sur chaise le vendredi après-midi après l’accueil. 

 

Samedi : De 14 h 30 à 14 h 40 Lecture Héritage

  De 14 h 40 à 14 h 50 Yoga sur chaise

  De 14 h 50 à 15 h Méditation

 

Suivi : Donna corrige une erreur d’orthographe et ajoute Judith à l’ordre du jour

Suivi : Donna ajoute à l’ordre du jour les séances de yoga sur chaise et de méditation. 

 

Carolyn mentionne le prix du tirage et l’organisation caritative locale. Le Comité discute de diverses œuvres de bienfaisance et du prix à offrir. On discutera de cette question plus en détail avec l’exécutif régional. 

 

8. Évaluations des activités des délégués syndicaux

On note qu’un commentaire a été fait sur la nécessité d’informer les gens à l’avance des activités. Une discussion s’ensuit et Christine fait remarquer qu’il s’agit d’une activité destinée aux participants à la séance de formation. Le Comité de formation discute des autres commentaires résultant de différentes séances. 

 

9. Budget de formation du CAFM

Carolyn fait remarquer qu’ils ont consacré une journée entière au budget à la réunion du CAFM. Certaines régions estiment que cette responsabilité incombe à la présidente de la formation. John Purdie déclare que c’est la responsabilité de l’AB. Auparavant, l’AB et le trésorier de Halifax se réunissaient pour établir le budget. Récemment, Donna et Gerald ont travaillé ensemble au budget. 

 

Manny indique que le nouveau document budgétaire comportait quelques lacunes, mais qu’on y a remédié. Une fois familiarisé avec le document, il est facile de l’utiliser. On note également que John a déclaré qu’il était préférable d’assigner les activités sociales à l’activité concernée (ex : CDS, CRA) en dehors du budget régional. À l’avenir, les activités devraient figurer sur la facture principale de la séance de formation et ne pas faire l’objet d’un poste distinct — il faudra demander des précisions. Carolyn indique que c’était un bon exercice et qu’en tant que présidente de la formation, elle devait être au courant du budget, sans toutefois en être responsable. Le Comité discute du budget de formation. 

 

10. Documents pour la formation des membres d’exécutif de novembre

Carolyn indique que nous avons reçu confirmation pour la tenue d’une formation pour les membres d’exécutif les 17 et 18 novembre à Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard. Le Comité discute pour déterminer qui devrait animer ce cours. On signale que, pour l’instant, seules Carolyn et Christine ont une formation en éducation populaire. Carolyn fait remarquer que Gerald n’a pas de formation officielle en éducation populaire, mais qu’il a coanimé le cours pour les membres d’exécutif avec nous en 2021 en appliquant les principes de l’éducation populaire. En tant que trésorier et en raison de son expérience passée dans le domaine de l’éducation populaire, il est raisonnable qu’il coanime la séance avec nous. Il est décidé que Carolyn, Christine et Gerald seraient les animateurs et que Manny serait présent en tant que représentant de la formation et directeur régional. 

 

11. Affaires nouvelles

1. Remplaçant du Comité de formation

Carolyn déclare qu’il faudrait que quelqu’un du comité soit désigné comme remplaçant si elle ne peut pas assister aux réunions du CAFM. Christine se porte volontaire pour la remplacer. 

 

 

2. Processus des dîners d’information — Demandes des sous-groupes

Carolyn fait remarquer qu’elle reçoit actuellement les demandes de dîners d’information pour approbation. Lorsqu’elle en reçoit de son sous-groupe, elle les envoie à Manny pour approbation, car elle ne pense pas qu’il soit juste qu’elle les approuve elle-même. Manny indique qu’il s’agit d’éviter tout problème avant qu’il ne se produise. Une discussion s’ensuit sur la procédure à suivre pour les demandes de dîners d’information. Carolyn suggère de les envoyer au remplaçant, et Gerald suggère d’envoyer les demandes de dîners d’information du sous-groupe de Carolyn au Comité de formation pour examen. 

 

Motion n^o 5 Gerald Hill propose, avec l’appui de Christine LeDrew, que les demandes de dîners d’information émanant du sous-groupe de Carolyn soient approuvées par l’ensemble du Comité. MOTION ADOPTÉE

 

Suivi : Carolyn ajoute la mise à jour sur l’approbation des dîners d’information à son aide-mémoire pour son sous-groupe

 

3. Guide des dîners d’information et processus de remboursement

John Purdie déclare qu’il faut continuer à utiliser la feuille de calcul Excel et le courrier électronique pour le remboursement des dîners d’information, car cela crée moins de confusion pour l’instant avec Concur. Manny indique qu’il faut envoyer un courriel au service des finances avec copie conforme au président de l’organisme constituant au moment de soumettre la demande de remboursement. Carolyn a rédigé un outil pour les dîners d’information afin d’aider les membres dans le processus d’approbation et de remboursement. Carolyn propose également que lorsqu’elle approuve une demande de dîner d’information reçue de la Formation, d’ajouter le demandeur au courriel d’approbation et d’ajouter une note : Veuillez conserver ce courriel d’approbation pour l’ajouter à votre demande de remboursement. Carolyn finalisera l’ébauche et le transmettra au Comité pour obtenir son avis. 

 

4. École de formation 2024

Carolyn fait remarquer que d’autres écoles régionales ont suivi des cours de formation sur la lutte contre le racisme qui ont été très bien accueillis par les participants. Actuellement, nous sommes l’une des Régions qui n’en a pas encore offerts. Carolyn suggère que nous envisagions d’offrir un tel cours lors de notre école de formation de 2024. Elle s’est entretenue avec Richard de l’Institut après sa présentation au Symposium sur la consultation. Il a déclaré que le cours devrait être donné par quelqu’un qui a vécu ce type d’expérience. Il a également mentionné que si nous ne trouvions personne, il était prêt à venir nous aider pour l’animation. 

 

Suivi : Carolyn enverra un courriel à Cheryl concernant un cours sur la lutte contre le racisme pour l’école de formation.

 

12. Tour de table 

Carolyn remercie tous les participants à la réunion.

 

Motion n° 6 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Lori Rowe, de lever la séance. MOTION ADOPTÉE.

 

Sans plus d’affaires à traiter, la séance est levée à 12 h 03.