Politique sur les régions de l’Institut

1. Date d’entrée en vigueur

Le 26 avril 2019

2. Définitions

statuts : une région est constituée selon des statuts et des règlements, appelés conjointement « les statuts », qui comprennent obligatoirement de l’information sur les chapitres et autres unités organisationnelles qu’elle représente. Ils doivent être compatibles avec les statuts et règlements de l’Institut. Les statuts ainsi que tout changement qui leur est apporté ultérieurement doivent être ratifiés par le conseil régional et approuvés par le Conseil d’administration de l’Institut (article 11.1.4 des statuts de l’Institut).

directeur : le directeur régional élu par et parmi les membres de la région, conformément aux statuts, règlements, politiques et directives de l’Institut.

exécutif : l’exécutif régional élu par et parmi les membres de la région, conformément aux statuts, règlements, politiques et directives de l’Institut.

membres : les membres titulaires et retraités de la région, tels que définis et décrits dans les statuts, règlements, politiques et directives de l’Institut.

région : un organisme constituant de l’Institut dont le territoire est défini dans les statuts de l’Institut (articles 4.2 à 4.2.6). Une région est structurée de manière à compter au moins trois (3) niveaux d’organisation, soit i) le conseil régional, ii) l’exécutif régional, iii) les chapitres.

conseil régional : l’instance dirigeante de la région.

3. Objectif de la politique

Énoncer les rôles, responsabilités et procédures relatives aux régions de l’Institut.

4. Mandat d’une région

• Recommander la création ou la dissolution de chapitres (article 11.2.1 des statuts de l’Institut)
• Superviser les chapitres
• Organiser le conseil régional et le conseil des délégués syndicaux
• Organiser et superviser la formation dans la région
• Aider les groupes à rallier des membres et à les mobiliser dans la région
• Mettre en œuvre les décisions prises par l’Institut

5. Objectifs d’une région

• Aider à la réalisation des buts et objectifs de l’Institut
• S’assurer que les points de vue, les préoccupations et les besoins de ses membres sont représentés au conseil régional, aux assemblées générales annuelles de l’Institut, aux réunions du Conseil d’administration et à celles d’autres organes décisionnels de l’Institut
• Aider à la coordination des activités de ses chapitres

Une région est libre d’ajouter d’autres objectifs dans ses statuts.

6. Composition d’une région

Une région est composée de tous les membres titulaires et retraités de l’Institut se trouvant dans les limites géographiques de la région, conformément aux articles 4.2 à 4.6 des statuts de l’Institut ou aux exceptions prévues aux articles 4.4 et 4.5 de ces statuts.

7. Exécutif régional

L’exécutif régional exerce le pouvoir de la région et agit pour le compte de la région entre les réunions du conseil régional quant aux questions visées par les statuts. Il est le porte-parole de la région auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d’un membre de s’adresser directement à l’Institut.

L’exécutif régional supervise les chapitres de la région et veille à ce qu’ils se réunissent comme prévu et qu’ils utilisent les fonds conformément aux politiques de l’Institut. Il peut recommander au Comité exécutif de l’Institut qu’un chapitre soit dissous en raison de son inactivité ou d’une réorganisation, et que ses fonds soient remis à l’Institut.

Composition

L’exécutif régional est composé du ou des directeurs élus de la région et d’un nombre de membres ne dépassant pas le maximum précisé dans les statuts de l’Institut. Leur mandat ne peut dépasser trois (3) ans. (Article 11.1.6 des statuts). La composition particulière de l’exécutif régional, la durée du mandat de ses membres, les procédures de mise en candidature, les procédures d’élection et les procédures utilisées pour pourvoir les postes vacants sont toutes décrites dans les statuts de la région.

Fonctions

En général, les membres de l’exécutif d’une région ont les fonctions suivantes :

Directeur régional : Le ou les directeurs régionaux présentent un rapport des activités régionales au conseil régional.

Président : Le président convoque et préside toutes les réunions de l’exécutif régional.

Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en son absence.

Secrétaire : Le secrétaire envoie les avis de convocation pour toutes les réunions de la région et de l’exécutif régional. Il dresse les procès-verbaux de ces réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers et la correspondance de la région et de l’exécutif régional, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.

Trésorier : Le trésorier tient les livres comptables de la région conformément aux politiques de l’institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et du conseil régional, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut, et prépare la demande d’allocation annuelle. Le rapport financier doit être accessible à tous les membres de la région.

Membres actifs : Les membres actifs exécutent des tâches qui leur sont confiées par l’exécutif régional.

Les statuts de la région, le conseil régional ou l’exécutif régional peuvent leur prévoir des fonctions supplémentaires.

Élections

L’exécutif régional nomme un comité d’élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif et de mener les élections. La procédure particulière de mise en candidature et d’élection est définie dans les statuts de la région. Les élections se tiennent au conseil régional.

Comités

L’exécutif régional forme les comités qu’il juge nécessaires et décide de leur mandat et leur composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif. Les comités régionaux sont normalement financés à même l’allocation annuelle de la région.

Dépôt et conservation des documents

Chaque année, après la tenue du conseil régional, l’exécutif régional fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de la réunion du conseil, le rapport financier annuel et le rapport des élections, et ce, avant la fin de l’année civile. Une région qui ne remet pas ces documents n’est plus en règle et ne recevra pas son allocation annuelle tant qu’elle n’aura pas remédié à la situation.

Les procès-verbaux approuvés des réunions de l’exécutif régional et du conseil régional doivent également être remis à l’Institut.

La région conserve les documents financiers détaillés pendant deux (2) ans. Les documents qui datent de plus de deux ans sont envoyés à l’Institut. (Référence : Politique sur les finances des organismes constituants).

8. Réunions de l’exécutif régional

L’exécutif régional se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux (2) fois par an et sans dépasser la fréquence maximale établie par les statuts et politiques de l’Institut. L’Institut finance ces réunions jusqu’à concurrence du budget approuvé. Le droit ne peut être refusé aux régions d’inviter des observateurs à leurs réunions, à leurs propres frais ou aux frais des chapitres ou des membres observateurs.

Pour établir le budget d’une réunion de l’exécutif régional, il faut tenir compte des modalités suivantes :

• le nombre de réunions ne peut dépasser six (6) par an, dont une (1) jumelée au conseil régional et l’autre au conseil des délégués syndicaux;
• L’Exécutif peut tenir une séance de planification stratégique chaque année (jusqu’à un maximum de deux jours), qui compterait pour une réunion de l’exécutif, et toute différence de coût serait assumée par a Région. CA – Avril 2019
• les réunions durent normalement une (1) journée et se tiennent habituellement le vendredi, le samedi ou le lundi;
• les réunions doivent se tenir dans les limites géographiques de la région, à l’endroit le plus économique.

Le budget d’une réunion de l’exécutif régional doit comprendre les coûts estimés suivants :

• les remboursements salariaux;
• les repas, le transport, l’hébergement et les faux frais des membres de l’exécutif régional, conformément à la Politique sur les voyages de l’Institut;
• la location d’une salle de réunion, si celle-ci ne peut avoir lieu dans les bureaux de l’Institut;
• les repas et les services de restauration offerts dans le cadre de la réunion;
• les services audiovisuels;

• les services d’interprétation simultanée, s’il y a lieu;
• les coûts éventuels se rapportant à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.

La date d’une réunion doit être fixée en fonction de la disponibilité des membres de l’exécutif régional et tenir compte de la fréquence des réunions, de l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée, et des fêtes religieuses.

Les réunions de l’exécutif régional, autres que les séances à huis clos, sont ouvertes à tous les membres de la région. Si un membre élu de l’exécutif ne peut assister à une réunion, la région peut inviter un membre ou un délégué syndical à y assister à titre d’observateur. Les fonds prévus pour le membre de l’exécutif absent sont alors utilisés pour couvrir les dépenses de l’observateur, sans coûts additionnels. Les observateurs invités à une réunion n’ont pas le droit de vote. (AGA 2015)

Un procès-verbal doit être dressé pour toutes les réunions ordinaires et extraordinaires. Il doit faire état des motions officielles, des engagements financiers, d’un résumé des discussions qui y ont eu lieu, et des points de suivi. Il n’est pas normalement distribué à des membres autres que ceux de l’exécutif régional jusqu’à ce qu’il soit approuvé à la réunion ordinaire suivante de l’exécutif régional. Toutefois, s’il y a lieu, certaines décisions de l’exécutif régional peuvent être communiquées sans délai aux personnes qu’elles concernent.

Nonobstant ce qui précède, un procès-verbal détaillé ne doit pas être dressé pour une séance à huis clos. Les décisions prises lors d’une séance à huis clos ne sont intégrées au procès-verbal de la séance ouverte correspondante que si l’exécutif régional le juge opportun.

Les services d’interprétation simultanée pendant les réunions sont assurés par l’Institut à la demande de l’exécutif régional.

9. Conseil régional et assemblées générales extraordinaires

Conseil régional

Les régions sont gouvernées par leur conseil régional. Le conseil est normalement composé d’au moins un (1) délégué par deux cents (200) membres, mais sans dépasser un (1) délégué par cinquante (50) membres de la région (article 11.1.5 des statuts de l’Institut), tel que précisé dans les statuts de la région. L’Institut finance les conseils régionaux en fonction du nombre anticipé des délégués qui y prennent part (Référence : motion F-11 de l’AGA 2009).

Pour établir le budget d’un conseil régional, il faut tenir compte des modalités suivantes :

• les réunions se tiennent au moment et à l’endroit les plus économiques;
• les réunions ne durent pas plus d’une journée et demie (1,5);
• les réunions se tiennent le vendredi et le samedi;
• le nombre de délégués est précisé dans les statuts de la région.

Le budget d’un conseil régional doit comprendre les coûts estimés suivants :

• les remboursements salariaux;
• les repas, le transport, l’hébergement et les faux frais des délégués, conformément à la Politique sur les voyages;
• la location d’une salle de réunion, si celle-ci ne peut avoir lieu dans les bureaux de l’Institut;
• les repas et les services de restauration offerts dans le cadre de la réunion;
• les services audiovisuels;
• les services d’interprétation simultanée;
• les coûts éventuels se rapportant à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée;
• les conférenciers, sous réserve de l’article 11 ci-dessous. (CA – Nov. 2016)

Seuls les délégués au conseil peuvent demander le remboursement de leurs dépenses. Des observateurs peuvent être invités, mais les dépenses ne sont pas remboursées directement par l’Institut. Elles peuvent toutefois être assumées par la région, le chapitre de l’observateur ou l’observateur lui-même.

Les dépenses des invités d’honneur (autres que le président ou l’un des vice-présidents de l’Institut) sont assumées par la région, à moins qu’elles n’aient été préalablement approuvées par l’Institut.

Assemblées générales extraordinaires

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée, pourvu que cette convocation soit conforme aux statuts de la région. Seule la question justifiant la tenue d’une telle assemblée figure à l’ordre du jour.

10. Autres réunions

Conseil des délégués syndicaux

Le conseil des délégués syndicaux est une réunion annuelle d’au plus une journée et demie (1,5) qui permet de donner aux délégués de la région de la formation, des nouvelles, de l’information et la possibilité de réseauter et d’échanger. Tous les délégués syndicaux de la région y sont invités. Les aspirants délégués peuvent participer à un seul (1) conseil des délégués syndicaux avant de prendre le cours de formation de base pour devenir délégué syndical.

Pour établir le budget d’un conseil des délégués syndicaux, il faut tenir compte des mêmes modalités que celles mentionnées à la section 9 (Conseil régional), avec les changements suivants :

• le coût des conférenciers ne peut dépasser 5 000 $;
• le budget est établi en fonction du nombre prévu de participants.

Réunions du comité de formation

Chaque région peut établir un comité de formation. Dans les régions qui comptent dix mille (10 000) membres ou plus, le comité de formation peut avoir jusqu’à six (6) membres, dont deux (2) ou moins qui n’appartiennent pas à l’exécutif régional. Dans les régions qui comptent moins de dix mille (10 000) membres, le comité de formation peut avoir jusqu’à cinq (5) membres, dont deux (2) ou moins qui n’appartiennent pas à l’exécutif régional.

Pour établir le budget d’une réunion du comité de formation, il faut tenir compte des mêmes modalités que celles mentionnées à la section 8 (Réunions de l’exécutif régional), avec les changements suivants :

• les réunions durent tout au plus une demi-journée (0,5);
• le comité ne peut tenir plus de trois (3) réunions par an, sauf dans la Région de la capitale nationale, où le maximum est de six (6);
• les réunions sont normalement jumelées aux réunions de l’exécutif régional.

Réunions des présidents de chapitre

Une région peut tenir une réunion annuelle des présidents de chapitre juste avant son conseil régional. Cette réunion regroupe l’exécutif régional et les présidents (ou leurs remplaçants désignés) de tous les chapitres de la région.

Pour établir le budget d’une réunion des présidents de chapitre, il faut tenir compte des mêmes modalités que celles mentionnées à la section 9 (Conseil régional), avec les changements suivants :

• les réunions durent tout au plus une demi-journée (0,5);
• le nombre de participants est limité aux membres de l’exécutif régional et à une (1) personne par chapitre;
• les frais de déplacement et d’hébergement ainsi que le salaire compensatoire sont acceptés.

11. Conférenciers

Un budget total de 10 000 $ est accordé aux régions pour qu’elles puissent, à leur discrétion, inviter des conférenciers à leur conseil régional et à leur conseil des délégués syndicaux. (CA – Jan. 2019)

12. Communications (renuméroté)

Bulletins

Une région peut publier des bulletins en se prévalant des ressources de l’Institut, conformément à la Politique sur les communications de l’Institut.

Logos

Un logo ou identificateur de région peut être utilisé aux conditions suivantes :

• il doit être soumis au Comité exécutif et approuvé;
• il ne peut remplacer ou altérer le logo ou l’adresse de l’Institut;
• l’emplacement de l’identificateur doit être conforme aux règlements postaux.

Site Web de l’Institut

L’Institut conserve les droits rédactionnels des textes publiés sur son site Web. Ces droits sont exercés par la section des communications, sous la direction du président de l’Institut ou de son remplaçant désigné.

Les documents soumis pour publication peuvent être révisés, reformatés ou rejetés en raison de contraintes inhérentes au site Web, de considérations techniques ou de coût.

Les régions sont encouragées à soumettre leurs documents dans un format compatible à celui utilisé par l’Institut, et à communiquer avec la Section des communications ou la Section de l’informatique afin de déterminer les formats préférés.

13. Fonds des régions (renuméroté)

Les régions mènent leurs activités dans le respect des politiques financières de l’Institut telles que précisées dans la Politique sur les finances des organismes constituants.

Une région peut être tenue responsable de toute dépense excédant son budget.

Les fonds des régions demeurent la propriété de l’Institut et sont remis à l’Institut en cas de dissolution d’une région.

14. Frais de déplacement et salaire compensatoire (renuméroté)

Les frais de déplacement et le salaire compensatoire sont payés aux membres de la région dont la participation aux réunions de la région est approuvée, conformément aux politiques de l’Institut. Ils peuvent également leur être payés lorsqu’ils participent à d’autres activités officielles de la région, pourvu que ces activités soient autorisées par l’exécutif régional. Ces dépenses sont remboursées à même l’allocation annuelle de la région.

Même si dans ces cas le salaire compensatoire est imputé à l’allocation annuelle de la région, le traitement de ce salaire doit être effectué par la Section des finances de l’Institut pour que les retenues à la source, comme l’impôt sur le revenu, l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada ou Régime des rentes du Québec, soient effectuées correctement.

15. Soutien des employés de l’Institut (renuméroté)

Des employés de l’Institut peuvent être affectés aux régions, au besoin, pour leur fonctionnement efficace. Ils apportent de l’aide sous forme de soutien administratif, de soutien technique et de formation, entre autres. Le type et le niveau des ressources affectées sont déterminés par l’administrateur en chef des opérations.

16. Fusions et transferts régionaux (renuméroté)

Conséquences sur les exécutifs régionaux

Les régions impliquées dans une fusion sont encouragées à négocier une entente à l’amiable sur les conditions de la fusion, y compris la composition d’un nouvel exécutif régional avec des statuts régionaux communs. Elles se font aider par l’Institut, s’il y a lieu. Dans la période qui précède la fusion, elles sont encouragées à former un comité exécutif ou un comité directeur intérimaire et à lui donner le pouvoir d’agir au nom des membres de l’entité fusionnée pour les questions d’intérêt commun, jusqu’à ce qu’un processus officiel soit engagé pour la création d’un nouvel exécutif régional.

Si les régions impliquées ne peuvent conclure une entente à l’amiable ou établir des statuts, le Conseil d’administration, ou le Comité exécutif agissant en son nom, doit dans les trente (30) premiers jours suivant la fusion officielle :

• établir de nouveaux statuts qui s’appliquent à la région;
• déclencher des élections pour former un nouvel exécutif régional, conformément à ces statuts; et
• nommer un exécutif intérimaire, s’il y a lieu.

Si une fusion a lieu, certains chapitres peuvent cesser d’exister ou de nouveaux peuvent être créés. Les chapitres seront recomposés, conformément aux articles pertinents des statuts de l’Institut.

Conséquences sur les finances de la région

L’exécutif intérimaire éventuellement formé à la suite d’une fusion ou d’un transfert a le droit de demander une subvention spéciale en vertu des articles pertinents des statuts de l’Institut.

Si des régions sont fusionnées dans leur intégralité, les fonds qu’elles détenaient auparavant doivent être transférés à la nouvelle région.

Lorsqu’une région est fragmentée dans le cadre d’une fusion ou d’un transfert, les fonds qu’elle détient doivent être distribués de l’une des manières suivantes :

(i) selon une formule convenue à l’avance par toutes les parties concernées, ou, en l’absence d’une telle formule,

(ii) au pro rata du nombre de membres réaffectés à chacune des nouvelles régions, selon les données démographiques à la date de la fusion.

Les chapitres et leur financement doivent également être réexaminés et des décisions prises au cas où des changements devraient leur être apportés.

17. Contexte et genre (renuméroté)

Dans la présente politique, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être utilisées pour rendre le sens véritable du texte.