RÉUNION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES
Le 16 mars 2024
Salon A/B de l’IPFPC ou sur Zoom
de 9 h à 17 h
(Traduit de l’anglais)
PROCÈS-VERBAL
Personnes présentes : Manny Costain (président), Mandy Chan (Ontario), Michael P. Kenny (RCN), Mike Chow (C.-B. et Yukon), Scott McConaghy (Atlantique), Nicki Ezechinedu (Prairies et T.N.-O.), Renaud Guiard (Québec)
Personnel : Tony Goddard
Tour de table et présentations
Les participants se présentent, et le président souhaite la bienvenue aux nouveaux membres.
1) Adoption de l’ordre du jour
Proposée par : Mandy Chan avec l’appui de : Renaud Guiard
MOTION ADOPTÉE.
2) Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 décembre 2023
Proposée par : Scott McConaghy avec l’appui de : Michael Kenny
MOTION ADOPTÉE.
Le président souligne que les membres du Comité n’ont pas encore reçu le procès-verbal de la réunion du 18 septembre 2023.
3) Nouvelles du Conseil d’administration (Manny)
Manny souligne que le Conseil d’administration s’est réuni deux fois depuis la dernière réunion du Comité, en décembre 2023. Il résume les points pertinents des réunions du Conseil d’administration et informe les membres que les points de la réunion du Comité des statuts et politiques (CSP) envoyés au Conseil d’administration pour la réunion de février ont été reportés à la réunion du Conseil d’administration qui aura lieu en mars, soit mardi et mercredi prochains, en raison de contraintes de temps.
a. Calendrier des réunions du CSP pour 2024
1. Le samedi 16 mars 2024
2. Le lundi 29 avril (de 11 h à 16 h HNE) réunion virtuelle
3. Le lundi 8 juillet 2024 (de 11 h à 16 h HNE) réunion virtuelle
4. Le jeudi 22 août 2024 — la réunion pourrait durer deux jours, au besoin
(1) Réunion du Sous-comité des motions, le vendredi 23 août 2024
5. Le samedi 5 octobre 2024
6. Le samedi 7 décembre 2024
Pour les nouveaux membres du Comité, nous avons pris le temps de leur expliquer comment présenter une demande de « congé 641 » et où trouver le formulaire d’autorisation.
Note du secrétaire : Les procès-verbaux des réunions du 14 juillet 2023 et du 23 octobre 2023 ont été traduits et affichés sur le site Web.
4) Points permanents et prioritaires
a. Politique sur l’aide financière à la participation des membres (réunion de janvier du Conseil d’administration) Le libellé révisé de l’article concernant le remboursement des frais de téléphonie et d’Internet a été intégré à la Politique sur l’allocation des organismes constituants et à la Politique sur la consultation, puis supprimé de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres. Les membres prévoient que cela permettra de préciser l’intention du Conseil d’administration. Les politiques ont été approuvées par le Conseil d’administration lors de sa réunion de janvier, et elles sont affichées sur le site Web de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC).
b. Motion de l’AGA : F-6 — Politique sur la garde et les soins de personnes à charge (réunion de janvier du Conseil d’administration) La Politique sur la garde et les soins de personnes à charge a été mise à jour par l’intégration du libellé de la motion à l’AGA (F-6), qui a été approuvée par le Conseil d’administration lors de sa réunion de janvier, et elle a été affichée sur le site Web de l’IPFPC.
c. Motion de l’AGA : P-10 — Réunions des comités du Conseil d’administration (réunion de janvier du Conseil d’administration) Les nouvelles exigences relatives au nombre maximal de réunions que doivent tenir les comités du Conseil d’administration, comme elles ont été adoptées au cours de l’AGA (motion P-10), ont été intégrées à la Politique sur les comités du Conseil d’administration, et elles ont été approuvées par le Conseil d’administration et affichées sur le site Web de l’IPFPC.
d. Motion du CA : Déplacements à l’étranger (Chris) Cette révision de la politique du Conseil d’administration a, à l’origine, été confiée à Christine Freeman, qui ne fait plus partie du Comité. Manny et Tony se portent volontaires pour terminer cet examen et modifier le libellé de la politique. Ils doivent présenter la politique modifiée aux membres du CSP au plus tard à la réunion d’avril. Si l’examen est achevé avant cette date, le libellé peut être communiqué aux membres et être approuvé hors séance.
e. Motion du CA : Président·e par intérim durant les déplacements à l’étranger (Scott) Tout comme pour le point ci-dessus, cette révision de la politique sera intégrée par Manny et par Tony, et elle pourra être approuvée hors séance avant la tenue de la prochaine réunion du CSP.
f. Financement du Groupe des employeurs distincts (Manny)
Message de Chris Roach, directeur du Conseil consultatif :
[Traduction] J’ai passé la matinée d’hier avec le groupe des employeurs distincts et nous avons poursuivi la discussion sur l’un de leurs plus grands enjeux, le financement de l’AGA pour leurs petits groupes. La réalité est que la politique actuelle ne tient pas compte de nos petits groupes qui peuvent tenir leur AGA à l’échelon local après les heures de travail. Les membres n’ont donc pas besoin de voyager pour y assister et il n’est pas nécessaire de leur verser un salaire compensatoire. Le point positif, c’est qu’ils obtiennent un taux élevé de représentation. En règle générale, plus de 70 % des membres assistent à l’AGA.
La politique actuelle permet à un membre de l’exécutif plus un représentant pour 200 membres, soit dans bien des cas un nombre maximal de quatre personnes. Les fonds discrétionnaires dont ils disposent ne leur permettent pas d’avoir beaucoup de souplesse. Hier, j’ai mis les membres du groupe au défi de commencer à trouver une solution et de ne pas simplement demander au CSP et au Comité des finances d’élaborer une solution qui ne répondra probablement pas à leurs besoins.
Certaines personnes m’ont demandé de vous faire part de ce qui suit aux fins de commentaires et d’examen avant la prochaine réunion du Conseil d’administration. Je leur ai également proposé d’organiser une rencontre avec Jonathan Fitzpatrick avant la tenue de la prochaine réunion du Conseil d’administration pour lui faire part de nos commentaires.
Il s’agit-là d’un point de départ. Je serai heureux d’en discuter avec vous à tout moment qui vous conviendra. Je souhaite vous rappeler que cela ne s’appliquerait qu’aux membres des groupes des employeurs distincts.
Nouveau libellé proposé pour la politique sur le financement de l’AGA du Groupe des employeurs distincts
Pour les groupes qui sont définis comme des employeurs distincts et dont deux participants ou moins présentent une demande de remboursement de frais de déplacement et de salaire, la formule de calcul du financement de l’AGA du groupe équivaudra au remboursement d’un dîner par participant, pour le nombre de membres du groupe, jusqu’à concurrence de 100 participants, plus les coûts d’obtention d’un lieu de taille approprié pour tenir la réunion, jusqu’à concurrence de 1 500 $.
La réunion aura lieu à l’heure, à la date et au lieu les plus rentables pour le groupe et ne durera pas plus d’une journée.
Les groupes incluront le budget de l’AGA du groupe lors de la présentation du budget annuel à l’IPFPC.
Il y a consensus en faveur de la proposition. Pour mieux comprendre quels sont les coûts habituels pour les petits groupes, il est proposé de communiquer avec les Finances de l’IPFPC et de leur demander de nous fournir le budget d’avant la COVID et les chiffres réels.
g. Nouvel examen des modifications des statuts du sous-groupe TI d’Ottawa Métro — Manny et Tony expliquent les circonstances entourant le renvoi des statuts du sous-groupe des TI d’Ottawa-Métro au CSP. Juste avant l’examen par le Conseil d’administration des statuts déjà approuvés par le CSP pour ce sous-groupe, nous nous sommes rendu compte que la version qui nous a été fournie lors de notre réunion de décembre n’était PAS la même que celle qui a été approuvée au cours de l’AGA du sous-groupe. Une version différente des statuts nous a été fournie aux fins d’examen. Michael K vérifiera si cette autre version est bien celle qui a été approuvée au cours de l’AGA du sous-groupe, et nous procéderons ensuite à son examen.
5) Résultats et approbations des réunions précédentes du Conseil d’administration
- Politique sur l’accès à l’équipement des TI – Ce point a été reporté à la réunion du Conseil d’administration de mars en raison du manque de temps lors de la réunion du Conseil d’administration de février.
- Modifications aux statuts du groupe VFS 2023 — Publiées sur le site Web de l’IPFPC.
- Groupe ASPNCB – Les statuts ont été publiés sur le site Web de l’IPFPC.
- Motion du CA : P-1 — Réinstallation des vice-présidents à temps plein — Ce point a été reporté à la réunion du Conseil d’administration de mars en raison du manque de temps lors de la réunion du Conseil d’administration de février.
6) Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
a. Statuts du groupe ONÉ — Scott fera rapport à la réunion d’avril, le groupe expliquera pourquoi il exige qu’un quorum aussi élevé soit atteint.
b. Statuts groupe C des C modifiés — Michael K attend la ratification des statuts par le Groupe lors de l’AGA qui aura lieu à la fin du mois de mars 2024.
c. GEPCR – Michael K examine le procès-verbal de l’AGA du 23 janvier 2024. Parmi les modifications proposées, mentionnons le fait d’intégrer de nouveau la version française des Règles de procédures dans les statuts et la nécessité de soulever notre préoccupation quant au fait d’énoncer une valeur fixe de « 3 » membres au lieu de la « majorité » des membres de l’exécutif pour que le quorum soit atteint.
d. Article des statuts 17.4 — Comité d’appel en matière d’élections — Puisque les membres de ce comité seront nommés à la réunion du Conseil d’administration de mars, nous donnerons au nouveau président l’occasion d’examiner cet article et de formuler des recommandations avant de nous prononcer sur le sujet.
e. Statuts du chapitre d’Edmonton — Nicki a assisté à l’AGA du chapitre et elle souligne que les modifications aux statuts qui avaient été apportées précédemment ont été annulées par les membres à l’AGA.
f. Membres à la retraite — Demande de précisions de la part du Conseil d’administration — Scott McConaghy travaille toujours sur ce point.
g. Sous-groupe NR Place de Ville — Michael K — Les statuts sont toujours en cours d’examen, une AGA a eu lieu le 30 novembre 2023 et des modifications mineures ont été demandées. (« examen au lieu de vérification », « approbation du budget ») Michael assurera la liaison avec Yves Cousineau, et ils approuveront les statuts hors séance et soumettront la version finale pour examen. Les statuts seront probablement présentés au Conseil d’administration en mai, aux fins d’approbation.
PAUSE-REPAS
h. Nominations au comité du Conseil du travail du Canada (CTC) — Tony examinera le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration afin de déterminer quelle est la portée de cette demande, et inclura les commentaires des OES en vue de la prochaine réunion du CSP.
i. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta — Tony communiquera avec Chris Freeman pour obtenir tout renseignement qu’elle pourrait posséder à propos des statuts. Il transmettra ensuite ces renseignements à Nicki, la nouvelle représentante des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest.
j. Modifications des statuts du chapitre des Territoires du Nord-Ouest — Tony communiquera avec Chris Freeman pour obtenir tout renseignement qu’elle pourrait posséder à propos des statuts. Il transmettra ensuite ces renseignements à Nicki, la nouvelle représentante des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest.
7) Affaires nouvelles
a. Chapitre du Grand Vancouver — Mike C demandera des précisions au chapitre de Vancouver en ce qui à tait à la procédure électorale.
b. Groupe AR-ACR de la RCN — Tony préparera ces statuts et les présentera à la réunion du Conseil d’administration qui aura lieu en mai.
c. Congés autorisés pour les administrateurs (article 21.5 des statuts) Le Comité de la rémunération des cadres (CRC) a soulevé des préoccupations au sujet des articles 21.5 et 21.5.1 des statuts. Plus précisément, le libellé suivant : « S’il reste plus de douze (12) mois au mandat au moment où le poste est déclaré vacant, on doit procéder à une élection extraordinaire. » L’interprétation présentée permet à un administrateur de l’IPFPC de prendre un congé « avec motif valable » pour une période de plus de deux mois. Toutefois, s’il reste plus de 12 mois à son mandat, le poste DOIT être pourvu au moyen d’une élection.
Exemple : Neuf (9) mois après son entrée en fonction, un administrateur annonce qu’il prend un congé de maternité ou un congé parental. Le reste du mandat de trois ans est de 25 mois. Selon cette disposition de l’article 21.5.1 des statuts, l’administrateur ne peut reprendre son poste après la fin du congé de maternité ou du congé parental.
Les membres tiennent ensuite une discussion approfondie sur la question. Le président demande à tous les membres d’examiner cette interprétation et de rédiger un libellé révisé qui serait éventuellement inclus dans une motion de l’AGA visant à modifier cet article des statuts. Le président déclare qu’il serait probablement le premier à tenter de modifier le libellé. La discussion se poursuivra à la réunion du CSP qui aura lieu en avril.
Note du secrétaire : Le libellé restrictif se trouve également dans les articles portant sur la vacance des postes de président (19.5.1) et de vice-présidents (20.4).
d. Chapitre ECCC de Toronto — Mandy comparera la version présentée au modèle, assurera, au besoin, la liaison avec le chapitre ECCC de Toronto et formulera une recommandation qu’elle présentera à la réunion du CSP qui aura lieu en avril.
e. Déplacement des membres de l’exécutif des organismes constituants – Le président du Comité des finances soulève une préoccupation, soit celle que les membres de l’exécutif des organismes constitutifs appliquent les politiques pour présenter une demande de remboursement des frais de déplacement (remboursement des kilomètres parcourus) pour participer aux réunions de l’exécutif ainsi qu’à d’autres réunions de l’organisme constitutif, en particulier les membres de l’exécutif des chapitres et des sous-groupes. Les membres du Comité discutent de la question en profondeur et concluent que, comme seul un petit nombre de membres de l’exécutif d’organisme constitutif présentent une telle demande, il ne devrait pas y avoir de problème et, par conséquent, il n’est pas nécessaire de modifier la politique existante. Manny en discutera avec le président du Comité des finances.
f. Approbation conditionnelle de la Chambre des communes — Michael K explique que le groupe de la Chambre des communes envisage d’ajouter de nouveaux membres (pages du Parlement) à son groupe, et qu’il aimerait intégré le libellé approprié dans ses statuts à l’avance. Il est recommandé d’attendre que les nouveaux membres soient officiellement intégrés au Groupe avant de modifier le libellé.
8) Document de suivi — Tony a repris le document de suivi auparavant tenu à jour par Julie Gagnon. Tony dit qu’il a numérisé les procès-verbaux des réunions du CSP et du Conseil d’administration, et qu’il a modifié les entrées en conséquence, mais comme le document de suivi n’est pas mis à jour de façon régulière depuis janvier 2021, il pourrait contenir des erreurs ou des omissions. Si vous constatez que des corrections doivent y être apportées, veuillez le signaler au personnel-ressource du CSP afin qu’il mette le document à jour.
9) Points reportés
Groupes
a) Greffiers législatifs du Sénat (modifié)
Sous-groupes
b) Sous-groupe TI/CS de Vancouver (Mike C)
Chapitres/sections
Points de suivi
16 décembre 2023 :
1. Suivi du procès-verbal de la réunion du 23 septembre 2023 — Tony fera de nouveau un suivi auprès d’Ann.
2. Formulation de la politique pour les déplacements à l’étranger (Christine) > (Tony et Manny).
3. Formulation de la politique pour le président ou la présidente par intérim pendant les déplacements à l’étranger (Scott) > (Tony et Manny).
4. Exigence de réinstallation pour les vice-présidents à plein temps (Tony) doit être présentée à la réunion du Conseil d’administration qui aura lieu en mars.
5. Révisions des statuts de l’ONÉ (Scott).
16 mars 2024 :
1. Il faut demander à la Section des finances de fournir les renseignements sur le financement du Groupe des employeurs distincts, soit le budget d’avant la COVID et les chiffres réels — Tony
2. Sous-groupe des TI d’Ottawa-Métro — Michael K
3. GEPCR – Michael K
4. Membres à la retraite — Scott
5. Sous-groupe NR Place de Ville — Michael K
6. Nominations au comité du CTC — Tony
7. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta et des T.N.-O. — Tony
8. Chapitre du Grand Vancouver — Mike C
9. Groupe AR-ACRde la RCN — Tony préparera les statuts à l’intention du Conseil d’administration.
10. Congés autorisés pour les administrateurs — Manny
11. Chapitre ECCC de Toronto — Mandy
12. Déplacements des membres des organismes constituants — Manny parlera à John Purdie