RÉUNION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES
Le 29 avril 2024
sur Zoom
De 13 h à 17 h (HNE).
PROCÈS-VERBAL
(Traduit de l’anglais)
Personnes présentes : Manny Costain (président), Mandy Chan (Ontario), Michael P. Kenny (RCN), Mike Chow (C.-B. et Yukon), Scott McConaghy (Atlantique), Renaud Guiard (Québec)
Personnel : Tony Goddard
Personnes absentes : Nicki Ezechinedu (Prairies et T.N.-O.)
Tour de table et présentations
Reconnaissance territoriale (Î.-P.-É.)
1) Adoption de l’ordre du jour
Motion proposée par : Michael Kenny Avec l’appui de : Mike Chow
LA MOTION EST ADOPTÉE.
2) Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 mars 2024
Motion proposée par : Scott McConaghy Avec l’appui de : Mandy Chan
LA MOTION EST ADOPTÉE.
Le président souligne que les membres du comité n’ont pas encore reçu le procès-verbal de la réunion du 18 septembre 2023.
3) Nouvelles du CA (Manny)
Manny fait une brève mise à jour sur les approbations du CA et note qu’elles sont indiquées dans le point 5 de l’ordre du jour d’aujourd’hui.
Note du secrétaire : Le procès-verbal de la réunion du 16 décembre 2023 a été traduit et affiché sur le site Web.
4) Points permanents et prioritaires
a. Politique de soutien financier à la participation des membres (réunion du CA de janvier) : Le libellé révisé sur les voyages internationaux, comme il a été extrait de la motion du CA, est intégré dans la politique en tant qu’article 5. Voyages internationaux. Les autres articles de la politique sont renumérotés en conséquence. (à envoyer pour approbation au CA)
b. Politique relative au/à la président·e — Conditions (décision du CA) : Le libellé de la motion du CA visant à nommer un·e président·e par intérim lorsque le/la président·e se trouve à l’extérieur des frontières du Canada est intégré en tant qu’article 7.2. Les articles suivants sont renumérotés. (à envoyer pour approbation au CA)
c. Politique d’accès aux fonds généraux de l’Institut (financement des groupes d’employeurs distincts) : Après avoir consulté Jonathan Fitzpatrick, représentant du groupe GED du CC, le libellé est modifié dans l’annexe A de la politique afin de mieux financer les groupes d’employeurs distincts pour leurs réunions d’exécutif et leurs AGA de groupe. (à envoyer pour approbation au CA)
d. Politique sur la conduite : La déclaration d’équité complète est ajoutée à la politique en tant qu’article 3. Déclaration d’équité : Les articles suivants sont renumérotés. (à envoyer pour approbation au CA)
e. Politique de financement Bien mieux ensemble : La politique révisée est soumise par Candace Jazvac (membre du personnel) pour examen et recommandation au CA. Aucun problème n’ayant été soulevé, la politique est transmise au CA pour approbation finale. (à envoyer pour approbation au CA)
f. Politique sur l’allocation des organismes constituants : Révision de l’article 6. Utilisation des fonds, point 1. Elle est mise à jour pour indiquer que les dons sont effectués par l’organisme constituant et que les reçus à des fins fiscales ne peuvent pas être utilisés à des fins personnelles. (à envoyer pour approbation au CA)
g. Politique relative au personnel de l’Institut (préliminaire) : La politique est révisée par Tony Goddard, le secrétaire général Jean-François Prégent, le vice-président Sean O’Reilly et la directrice générale Tania Lafrenière et modifiée pour refléter l’état actuel de l’Institut avec une mise à jour des titres de postes. La prochaine étape consistera en un examen superficiel par le CA durant sa réunion de mai. Puis, il y aura des révisions finales et, espérons-le, en une approbation durant la réunion du CA de juin. (à envoyer pour examen au CA)
h. MAGE : Les révisions soumises par le groupe MAGE sont examinées et approuvées par le CSP. (à envoyer pour approbation au CA)
5) Résultats et approbations des réunions précédentes du CA
- Chapitre d’Halifax (publié)
- Politique sur l’accès au matériel informatique (publiée)
- Motion du CA : P-1 — Réinstallation des vice-président·es à plein temps (publiée — entre en vigueur le 1er janvier 2025)
- Politique relative au/à la président·e (publiée — entre en vigueur le 1er janvier 2025)
- Politique relative aux vice-président·es (publiée — entre en vigueur le 1er janvier 2025)
6) Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
a. Statuts du groupe ONÉ — Scott M. fait un bilan et indique qu’il attend que le groupe ratifie les changements. Après avoir discuté avec le groupe, il a déterminé que l’exigence de quorum n’était pas un problème. Un examen complet sera effectué d’ici la prochaine réunion.
b. Modification des statuts du groupe de la Chambre des communes : Michael K. indique que la version finale, y compris le formulaire de procuration, est maintenant prête à être approuvée par le CA. (à envoyer pour approbation au CA)
c. Groupe GEPCR : Michael K attend que le groupe ratifie les changements proposés.
d. Article 17.4 - Comité d’appel en matière d’élections : Le CAE décide de maintenir le libellé actuel et le réexaminera lorsqu’il aura acquis plus d’expérience dans l’application de l’article actuel des statuts.
e. Membres à la retraite : Scott McConaghy travaille toujours sur ce point.
f. Sous-groupe NR Place de Ville : Envoyé à la traduction et sera transmis au CA une fois la traduction terminée.
g. Nominations aux comités du CCT : Ce point est renvoyé au directeur Mark Muench et relèvera du personnel à l’avenir.
h. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta : Reporté à la prochaine réunion.
i. Modifications du chapitre des T.N.-O. : Point reporté à la prochaine réunion.
j. Sous-groupe TI d’Ottawa Metro : La version finale (correcte) est soumise, révisée et est prête à être traduite. (à envoyer à la traduction et pour approbation du CA)
k. Chapitre du Grand Vancouver : Mike C. assure la liaison avec Rob MacDonald, et ils ont travaillé sur le libellé final, qui est conforme au modèle des statuts. Toutes les révisions sont acceptées par le CSP et les statuts seront envoyés à la traduction, puis au CA pour approbation.
l. Congé autorisé pour les directeur·rices (article 21.5 des statuts) : Ce point fait l’objet d’une longue discussion. Exemples : 1) Il y a des inquiétudes par rapport au fait que le directeur est en poste depuis deux mois et qu’il a besoin de 18 mois de congé pour assumer des responsabilités parentales (ou peut-être un traitement contre le cancer). 2) Peut-on définir ce qu’est un « motif valable »? 3) Si une élection est organisée pour pourvoir un poste vacant, que se passera-t-il lorsque le/la titulaire reviendra? Les membres conviennent de revoir cette politique, l’intention et la correction potentielle de libellé durant la prochaine réunion.
m. Chapitre ECCC de Toronto : Toutes les révisions sont acceptables. (à envoyer pour approbation au CA)
n. Groupe AR-ACR du CNRC : Les modifications d’article des statuts sont approuvées par le CSP et envoyées à la traduction. (à envoyer pour approbation au CA)
7) Affaires nouvelles
a. Chapitre de l’ARC de Toronto-Nord : Des inquiétudes sont soulevées quant au libellé de la procédure d’élection. L’intention est d’organiser tous les deux (2) ans une élection, à scrutin secret, pour l’ensemble de l’exécutif. Mandy a confirmé avec le président de l’organisme constituant que c’était bien l’intention. (à envoyer pour approbation au CA)
b. Sous-groupe VFS de Toronto-Nord : Voir le point 7.a ci-dessus [même exécutif]. (à envoyer pour approbation au CA)
c. Politique environnementale : La politique environnementale recommandée par le CA est présentée aux membres et fait l’objet d’une longue discussion. Plusieurs inquiétudes sont exprimées quant à la rigueur des orientations données. Un membre du comité trouve la politique personnellement offensante, car il n’est pas d’accord avec le fait qu’on lui dise comment être respectueux de l’environnement. Un libellé plus souple est recommandé. Des inquiétudes sont également soulevées concernant le gaspillage de nourriture durant les réunions. Devrions-nous envisager de ne pas servir de nourriture pendant les pauses et de ne proposer que des boissons?
Il est convenu que cette politique devait être reformatée dans le format standard de l’Institut et qu’une discussion approfondie et un examen par le comité pourraient ensuite avoir lieu durant la prochaine réunion du CSP.
d. Contexte et genre : On suggère que, si un organisme constituant demande de modifier l’article 12 des statuts (Contexte et genre), il serait préférable qu’il demande une version non genrée des statuts ou qu’il utilise la version modèle.
e. MAGE — Voir le point 4.h.
f. Région de l’Ontario : Quelques corrections mineures aux statuts sont nécessaires. Ensuite, ils pourront être transmis pour traduction et approbation. (à revoir durant la prochaine réunion du CSP)
g. Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée : La Section des finances soulève quelques préoccupations concernant le libellé de la politique. Les allocations sont spécifiquement mentionnées pour les réunions du CC, mais pas pour celles du GTC. Dans la version anglaise seulement, on fait toujours référence aux « Subgroup Chairs » plutôt qu’aux « Subgroup Presidents ». Tony accepte de revoir la politique pour s’assurer qu’elle est complète et de mettre à jour le libellé pour qu’il corresponde à ce qui est actuellement utilisé dans d’autres politiques. (à revoir durant la prochaine réunion du CSP)
h. Chapitre de Winnipeg et du Sud du Manitoba : Reporté à la prochaine réunion.
Manny félicite le comité pour tout le travail accompli aujourd’hui et pour avoir achevé un ordre du jour très long en un temps record.
8) Document de suivi : Tony reprend le document de suivi auparavant tenu à jour par Julie Gagnon. Tony dit qu’il a numérisé les procès-verbaux des réunions du CSP et du Conseil d’administration, et qu’il a modifié les entrées en conséquence, mais comme le document de suivi n’est pas mis à jour de façon régulière depuis janvier 2021, il pourrait contenir des erreurs ou des omissions. Si vous constatez que des corrections doivent y être apportées, veuillez le signaler à la personne-ressource du CSP afin qu’elle mette le document à jour.
9) Points reportés
Groupes
a) Greffiers législatifs du Sénat (statuts modifiés)
Sous-groupes
b) Sous-groupe TI/CS de Vancouver (Mike C.)
Chapitres/sections locales
Calendrier des réunions du CSP pour 2024
1. Samedi 16 mars 2024
2. Lundi 29 avril (de 11 h à 16 h HNE), réunion virtuelle
3. Lundi 8 juillet 2024 (13 h à 17 h HNE), réunion virtuelle
4. Jeudi 22 août 2024 : la réunion pourrait durer deux jours, au besoin
(1) Vendredi 23 août 2024 : réunion du Sous-comité des motions
5. Samedi 5 octobre 2024
6. Samedi 7 décembre 2024