L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

PRÉAMBULE

Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation régionale non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Conseil » : le Conseil d’administration de l’Institut

« Institut » : l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

« membres » : tous les membres titulaires et retraités de l’Institut résidant dans la Région

« Région » : la région géographique des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest, selon la définition qui lui est conférée dans les statuts et règlements de l’Institut

« directeur » : le directeur régional de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest

« Exécutif » : les membres de l’exécutif régional de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest

ARTICLE 1 NOM

Le nom de la Région est la Région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Région ».

ARTICLE 2 OBJECTIFS

2.1 Appuyer et promouvoir les objectifs fondamentaux de l’Institut professionnel tels que prévus dans les Statuts de l’Institut.

2.2 S’assurer que les points de vue des membres de la région sont représentés au Conseil régional, aux réunions du Conseil d’administration, aux assemblées générales annuelles et à d’autres réunions de l’Institut, au besoin.

2.3 Coordonner les activités et les initiatives des organismes régionaux et soumettre leurs propositions et recommandations à l’Institut.

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES

3.1 Un membre qui réside dans la Région et qui est membre titulaire de l’Institut est également membre titulaire de la Région.

3.2 Un membre qui réside dans la Région et qui est membre retraité de l’Institut est également membre retraité de la Région.

ARTICLE 4 ORGANISATION RÉGIONALE

La région des Prairies et des Territoires du Nord‑Ouest comprend trois (3) niveaux d’organisation :

le Conseil régional,

l’Exécutif régional,

les chapitres.

ARTICLE 5 CONSEIL RÉGIONAL

5.1 Fonctions : Le Conseil régional est le corps dirigeant de la Région. Tous les membres ont le droit d’y assister mais seuls les délégués peuvent présenter des motions et voter. Il dirige les programmes et activités dans la Région, contrôle les sorties des fonds régionaux, examine toutes les questions soumises par les chapitres et présente des propositions et des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut. Cependant, la gestion des employés relève exclusivement de l’Institut.

5.2 Assemblée : L’exécutif régional convoque l’assemblée du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre ces assemblées ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné de l’ordre du jour et des propositions de modification des statuts.

5.3 Nombre de délégués : Chaque chapitre nomme parmi ses membres un délégué par cent (100) membres, selon le nombre de ses membres arrondi à la centaine (100) près en date du 31 décembre précédent. Chaque chapitre a droit à un minimum d’un (1) délégué. L’Exécutif régional peut, à sa discrétion, nommer deux (2) délégués supplémentaires. Les membres de l’Exécutif régional sont délégués d’office au Conseil régional.

5.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :

Présentation des membres de l’Exécutif régional

Adoption de l’ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l’assemblée précédente du Conseil régional

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du directeur régional

Rapport financier annuel

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

5.5 Président : pour présider une assemblée, l’exécutif régional nomme normalement le président du chapitre qui l’organise.

5.6 Quorum : Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des délégués autorisés sont présents à l’ouverture de la séance.

5.7 Votes : Tous les membres présents au Conseil régional ont le droit de voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque délégué compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.

5.8 Production de documents : Entre chaque assemblée du Conseil régional et la fin de l’année civile, l’exécutif régional fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte-rendu des élections.

5.9 Assemblée générale extraordinaire

5.9.1 Une assemblée extraordinaire du Conseil régional peut être convoquée par l’Exécutif régional ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres de la Région. L’assemblée a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de la convocation ou de la demande.

5.9.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée extraordinaire figurent à l’ordre du jour.

5.9.3 Les mêmes dispositions que pour le Conseil régional s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF RÉGIONAL

6.1 Rôle : L’Exécutif est responsable de mettre en œuvre des politiques approuvées par le Conseil régional, d’exercer l’autorité du Conseil régional entre les assemblées du Conseil régional, de représenter les intérêts des membres de l’Institut et de promouvoir les intérêts de la Région.

6.2 Composition : L’exécutif régional est normalement composé du directeur, du secrétaire-trésorier, d’un (1) membre actif provenant de chacun des chapitres suivants : Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary, Edmonton, et de deux (2) membres actifs provenant des autres chapitres de la Région. Chaque année, l’Exécutif élit un vice-président parmi ses membres lors de la première réunion de l’Exécutif suivant l’assemblée du Conseil régional.

6.3 Sélection

6.3.1 Le secrétaire-trésorier est élu par le Conseil régional lors d’une année paire pour un mandat de deux (2) ans.

6.3.2 Les membres des chapitres de Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary et Edmonton présents à l’AGA de leurs chapitres respectifs nomment chacun un (1) membre qui représente leur chapitre à l’exécutif régional. Le mandat du représentant à l’exécutif régional commence à la fin de l’AGA du chapitre.

6.3.3 Deux (2) membres supplémentaires de l’Exécutif sont élus parmi les membres des autres chapitres par les délégués qui assistent au Conseil régional et qui sont membres de ces autres chapitres. Une lettre d’appel est envoyée à ces derniers, en même temps que l’avis de convocation au Conseil régional. Ces deux membres sont élus lors d’années impaires et leur mandat est de deux (2) ans.

6.4 Réunions : L’Exécutif tient des réunions aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de quatre (4) fois par année. Si un membre actif ne peut pas assister à une réunion, le chapitre auquel il appartient peut envoyer un autre membre pour le remplacer.

6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’Exécutif sont présents.

6.6 Vote : Les décisions sont prises par vote majoritaire.

6.7 Postes vacants

6.7.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur devient vacant, les membres restants de l’Exécutif recommandent au Conseil d’administration une personne pour l’occuper, conformément aux Statuts de l’Institut.

6.7.2 Si pour quelque raison que ce soit le poste de secrétaire-trésorier devient vacant, les membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre éligible de la Région pour l’occuper jusqu’à la prochaine élection.

6.7.3 Si un autre poste de l’Exécutif devient vacant, le chapitre correspondant choisira un autre membre pour l’occuper.

6.7.4 Un membre de l’Exécutif (à l’exception du directeur) qui, selon l’Exécutif, est absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable cessera d’être un membre de l’Exécutif.

6.8. Fonctions

6.8.1 Directeur : Le directeur est le président de l’Exécutif. Il est responsable de l’ensemble des fonctions de la Région et de ses organismes constituants, comprenant entre autres le développement de la structure de l’Institut dans la Région. Il veille à ce que les statuts de la Région soient respectés et à ce qu’on donne suite aux décisions prises au Conseil régional afin de déterminer si elles peuvent être mises en œuvre. D’autres fonctions consistent, entre autres, à représenter les intérêts de l’Institut auprès des membres de la Région et à rendre compte au Conseil régional des activités de l’Exécutif et des affaires courantes du Conseil d’administration.

6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.

6.8.3 Secrétaire-trésorier : En collaboration avec le bureau régional de l’Institut, le secrétaire-trésorier est tenu d’envoyer les avis de convocation à toutes les assemblées du Conseil régional et de l’Exécutif régional. Il doit tenir des registres précis des réunions, des décisions et de la correspondance, s’assurer que l’information est communiquée dans des délais raisonnables aux personnes ou aux organismes concernés, gérer les finances de la Région, y compris la préparation d’états financiers et de budgets, faire la demande d’allocation annuelle, tenir à jour les renseignements et relevés bancaires, et les conserver conformément aux politiques de l’Institut.

6.8.4 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif et assurent la liaison avec leurs chapitres respectifs, au besoin.

6.9 Comités : L’Exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires et décide de leur composition et de leur mandat. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire-trésorier. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’Exécutif.

6.9.1 Comité de formation régionale : Ce comité assure la liaison avec l’Exécutif régional, le Comité des services aux membres et le personnel régional de l’Institut quant aux initiatives de formation régionale, sollicite l’opinion du Conseil régional, du Conseil des délégués syndicaux et des organismes constituants régionaux sur les programmes de formation de l’Institut et examine les demandes de cours de formation.

6.10 Comités nationaux : L’Exécutif régional fait des recommandations sur la représentation nationale au sein des comités nationaux.

ARTICLE 7 CHAPITRES

Les chapitres sont établis conformément aux Statuts et règlements de l’Institut, et régis conformément à leurs statuts. Les fonctions normales d’un chapitre consistent, entre autres, à servir de tribune pour discuter des activités de l’Institut, à faire des recommandations au Conseil régional, à administrer les fonds qui lui sont alloués et à choisir des délégués pour les assemblées du Conseil régional et les assemblées générales de l’Institut.

ARTICLE 8 ÉLECTIONS

8.1 Président du comité des élections : L’Exécutif nomme un président pour le Comité des élections. Celui-ci choisit deux (2) autres membres pour former son comité. Le Comité reçoit les candidatures pour les postes élus de l’Exécutif régional et organise les élections. Le membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner du Comité.

8.2 Mises en candidature

8.2.1 Les mises en candidature peuvent être soumises avant le Conseil régional ou sur place pendant l’assemblée.

8.2.2 Les candidats doivent confirmer leur volonté d’occuper un poste s’ils sont élus.

8.2.3 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidats et, s’il y a lieu, distribue des bulletins de vote à tous les délégués du Conseil régional aux fins d’élections.

8.3 Scrutin

8.3.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.

8.3.2 Les élections se font par scrutin secret.

8.3.3 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu. Un candidat peut demander le recompte des voix.

8.3.3.1 S’il y a égalité entre trois (3) candidats ou plus, on tient un autre vote pour les départager. S’il y a égalité entre deux candidats, on tient un nouveau vote pour départager les candidats à égalité. S’il y a égalité entre deux (2) candidats, on tire à pile ou face.

8.3.4 Le Comité des élections informe le Conseil régional des résultats des élections.

8.3.5 Les résultats des élections sont définitifs dès qu’une motion pour détruire les bulletins de vote est adoptée par le Conseil régional.

8.3.6 Les nouveaux membres de l’Exécutif entrent en fonction immédiatement après le Conseil régional.

ARTICLE 9 FINANCES

9.1 Exercice financier : L’exercice financier correspond à l’année civile.

9.2 Dépenses : L’Exécutif régional engage les dépenses qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires de la Région.

9.3 Les fonds : Les fonds sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.

9.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) personnes parmi les suivantes : directeur, vice-président et secrétaire-trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.

9.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications sont effectués par des membres de la Région qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds de la Région.

ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux assemblées, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président de l’assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians disponible à la réunion.

ARTICLE 11 STATUTS

11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée du Conseil régional. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.

11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’Exécutif. Tous les membres de la Région peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée du Conseil au cours de laquelle une modification sera étudiée :

a) l’article visé par la modification;

b) le nouveau libellé.

11.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut.

11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par le Conseil régional et approuvés par l’Institut.

ARTICLE 12 RÈGLEMENT

12.1 L’Exécutif peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles aux affaires de la Région et que ceux-ci ne vont pas à l’encontre des présents statuts.

12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l’Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’Exécutif, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.

12.3 Chaque article modifié du règlement est présenté à l’assemblée du Conseil régional suivante, où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions du paragraphe 12.2.

ARTICLE 13 CONTEXTE ET GENRE

Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.

Approuvé par le Conseil d’administration les 23 et 24 juin 2011.

Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 23 mai 2013.

Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 10 mars 2017.

Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 14 octobre 2017.