Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Lieu : Delta, Saint John, N.-B. — 29 mars 2025

PRÉSIDENT :
Mark Bellefleur

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF :
Christine LeDrew, secrétaire
Lori Rowe
Carolyn Hynes
Tony Chubbs
Tamara Critch
Mike Pauley
Kimberley Keats
Paul Hubley
Scott McConaghy

ABSENCES :
Gerald Hill

Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le directeur

Mark ouvre la séance à 9 h 06. Mark procède à une reconnaissance territoriale.

Suivi : Donna retirera la déclaration d’équité de l’ordre du jour des réunions à venir.

Activité brise-glace

Mark anime une activité légère et amusante pour briser la glace. Gerald se porte volontaire, par courriel, pour animer l’activité brise-glace de la réunion de mai.

3. Ordre du jour

Mark demande aux membres s’ils souhaitent faire des ajouts à l’ordre du jour. Christine ajoute le point 13 « Tour de table ». Mike ajoute le point 12.G « Bureau de Fredericton ». Scott ajoute le point 12.H « Planification de la réunion du Conseil régional de l’Atlantique ». Carolyn supprime les points 12.E et F. On fait remarquer que la numérotation des points contenus dans le document versé dans le lecteur Google ne correspond pas aux numéros des points de l’ordre du jour.

Motion n^o 1 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Tamara Critch, l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

Suivi : Donna modifiera les documents versés dans le lecteur partagé afin que les numéros correspondent à ceux des points de l’ordre du jour.

Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

Mark demande aux membres s’ils souhaitent faire des ajouts au procès-verbal de la réunion du 25 janvier 2025. Tony fait remarquer qu’au point 9, le quatrième point centré comporte une coquille.

Suivi : Christine corrigera la coquille.

Motion n^o 2 Lori Rowe propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, l’approbation du procès-verbal tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

Une discussion a ensuite lieu sur le procès-verbal refait de la réunion du 29 novembre 2024. Il est décidé que lorsque des acronymes sont utilisés, ils doivent être écrits au long à la première occurrence, et qu’il faut utiliser le nom complet des personnes qui ne font pas partie de l’exécutif régional ou le titre du poste qu’elles occupent au sein de l’Institut.

Motion n^o 3 Tony Chubbs propose, avec l’appui de Mike Pauley, l’approbation du procès-verbal de la réunion du 29 novembre 2024 tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Une discussion a ensuite lieu sur le procès-verbal de l’appel virtuel du 3 décembre 2024.

Motion n^o 4 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Kim Keats, l’approbation du procès-verbal de l’appel virtuel du 3 décembre 2024 tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Une discussion a lieu sur le procès-verbal de l’appel virtuel du 17 décembre 2024.

Motion n^o 5 Kim Keats propose, avec l’appui de Tamara Critch, l’approbation du procès-verbal de l’appel virtuel du 17 décembre 2024 tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Examen des points de suivi

Mark passe en revue les points de suivi, et le document est mis à jour en conséquence. La prochaine prise de contact avec les délégués syndicaux virtuelle doit avoir lieu 22 avril. Le délégué syndical national (DSN) sera invité à y participer. Il est souligné que Pete’s Frutique n’a pas trouvé la commande, et que personne n’a reçu de facture. Une discussion s’ensuit sur les trésoriers. Mark déclare qu’il présentera la question au Conseil d’administration, et lui proposera d’organiser une rencontre entre tous les trésoriers des exécutifs régionaux et John Purdie et le directeur des finances. Carolyn fait remarquer que lorsqu’elle a présenté l’idée de ne pas imprimer les dossiers pour le Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat (CAFM), la Section de la formation a dit qu’elle étudierait l’idée. On fait remarquer que l’Institut ne souhaite pas imprimer les calendriers, mais qu’il imprimera les porte-noms. Il est suggéré d’offrir aux membres lors de l’inscription l’option de recevoir leur dossier sur papier ou par voie électronique, et de n’imprimer que le nombre d’exemplaires requis. Une discussion plus approfondie a lieu sur les éventuels problèmes techniques qui pourraient survenir. Paul souligne qu’il a reçu le procès-verbal de la réunion du Conseil régional de 2024, et qu’il a présenté une demande d’allocation annuelle. Une discussion a lieu sur le fait qu’il faut poser plus de questions lors de l’inscription en ce qui a trait à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation (chaises, aides visuelles, etc.).

Suivi : Christine doit mettre à jour le point de suivi afin qu’il énonce que la prise de contact doit avoir lieu tous les trois mois.

Suivi : Mark invitera le DSN à la prise de contact virtuelle avec les délégués syndicaux.

Suivi : Mark enverra le prix au gagnant de la prise de contact avec les délégués syndicaux tenue en janvier.

Suivi : Donna s’assurera que les noms sont ajoutés aux points de l’ordre du jour de la réunion de l’exécutif régional.

Suivi : Mark enverra à Christine et à Donna une présentation sur les ouvertures autochtones.

Suivi : Mark organisera une réunion avec les trésoriers régionaux et avec les présidents des comités de formation afin d’établir les données financières.

Suivi : Mark soumettra au Conseil d’administration les questions relatives à l’impression de documents.

Suivi : Carolyn s’entretiendra à nouveau avec Cheryl au sujet de l’impression des documents.

Suivi : Mark discutera avec Cheryl et Donna du procès-verbal de la réunion du Conseil régional qui doit être achevé avant la date de la réunion de planification stratégique.

Suivi : Mark doit obtenir un numéro d’autorisation de voyage (NAV) pour l’activité qui aura lieu à Corner Brook.

Calendrier des activités

Mark passe en revue le calendrier des activités pour 2025 et 2026, car nous disposons d’un calendrier à jour. On fait remarquer qu’il serait bien de l’afficher dans le calendrier Google pour qu’il puisse être consulté par les membres de l’exécutif de l’Atlantique.

Une discussion a lieu sur le message anonyme publié sur Facebook à propos de la réunion tenue à l’Île-du-Prince-Édouard. Il est souligné que la Section des finances n’approuvera pas le remboursement des frais de réservation de chambres d’hôtel s’ils dépassent le montant prévu dans la politique.

Suivi : Donna ajoutera le calendrier des activités dans le calendrier Google.

7. Rapport du directeur régional

Mark dit aux membres que le rapport du directeur se trouve sur le lecteur partagé. Les points focaux sont les suivants :

Réunion extraordinaire du Conseil d’administration tenue le 18 février 2025
Programme d’apprentissage mixte — Atelier organisé par le Comité de consultation syndicale-patronale
Participation à la réunion des présidents de la zone de l’Est des sous-groupes SP
Confirmation de sa participation aux assemblées générales annuelles (AGA) des sections de Moncton et de Greenwood.

Une discussion a lieu sur les motions adoptées lors de l’AGA qui ont été transmises au Conseil consultatif.

Motion n^o 6 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Christine LeDrew, l’approbation du rapport du directeur régional tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

8. Rapports financiers

Mark propose que Paul indique à Donna l’ordre dans lequel les documents doivent être déposés dans le lecteur partagé.

Version provisoire des états financiers

Paul souligne qu’il n’y a pas eu beaucoup de mises à jour depuis la dernière réunion, mais qu’il continuera de présenter ce document à toutes les réunions. On fait remarquer qu’un tableau des opérations figure à la fin du rapport. Quelques paiements ont été effectués. Carolyn fournit à Paul les renseignements sur l’événement de réseautage organisé dans le cadre de la formation de base des délégués syndicaux tenue le 12 février. On discute de l’état des flux de trésorerie.

Proposition de budget de 2026 pour l’exécutif régional de l’Atlantique dans le cadre de la réunion du Conseil régional de l’Atlantique (CRA)

Paul fait remarquer que le budget précédent était fondé sur des fonds excédentaires et que certains de ces fonds ont été réduits tandis que d’autres l’avaient déjà été dans le cadre du budget de 2025. Gerald formule des commentaires par courriel sur certains sujets. Une discussion a lieu sur les raisons pour lesquelles certains postes ont été budgétés à un niveau inférieur cette année. Scott fait remarquer que les frais d’hébergement pour l’AGA devraient être plus élevés, Christine propose donc de déplacer les frais d’hébergement de la réunion du Conseil des délégués syndicaux vers les frais d’hébergement de l’AGA. Les membres de l’exécutif discutent d’autres points. Il est proposé de déplacer le point relatif à la réunion supplémentaire de l’exécutif régional au point « Divers ». Une discussion plus approfondie a lieu sur le point concernant les communications et les fournitures de bureau, lequel doit être déplacé au point « Divers ».

Motion n^o 7 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Scott McConaghy, de déplacer le point relatif à l’hébergement des membres du Conseil des délégués syndicaux au point concernant l’hébergement pour l’AGA. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 8 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Tony Chubbs, de déplacer le point supplémentaire du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional au point « Divers ». MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 9 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Mark Bellefleur, de déplacer le point concernant les communications et les fournitures de bureau au point « Divers ». MOTION ADOPTÉE.

Tous les budgets régionaux pour 2026-2027

On souligne que les budgets doivent être approuvés et soumis au président du Comité des finances au début du mois de mai. Une discussion a lieu sur le nouveau format, car la Section des finances souhaite que les budgets soient plus précis, mais elle souhaite regrouper les postes. Il est suggéré d’utiliser le montant standard pour établir le prix de l’hébergement, car nous ne sommes pas sûrs du prix payé au cours de ces années. Une discussion a lieu sur les discussions en petits groupes qui ont lieu pendant les réunions.

Motion n^o 10 Paul Hubley propose, avec l’appui de Scott McConaghy, d’utiliser cette feuille de calcul pour établir notre budget pour 2026-2027. MOTION ADOPTÉE.

Budget de l’exécutif régional de l’Atlantique approuvé pour 2025

Une discussion a lieu sur le budget qui a été approuvé pour 2025.

Le rapport financier annuel de 2024 est présenté au CRA, aux fins d’approbation.

Une discussion s’ensuit, car cette question a également été présentée lors de la dernière réunion. L’exécutif dit avoir fait déduire le coût de la salle de réception pour l’AGA. Une discussion a lieu sur le dépassement de budget pour l’achat d’articles promotionnels. Paul fournira une explication lors de la présentation au CRA. On fait également remarquer que le montant des prix destinés au tirage dépassait le montant prévu dans la politique.

Le budget proposé pour 2026 est présenté au CRA, aux fins d’approbation.

Motion n^o 11 Paul Hubley propose, avec l’appui de Kim Keats, l’approbation des états financiers modifiés. MOTION ADOPTÉE.

Suivi : Paul transmettra à Donna l’ordre dans lequel les documents doivent être affichés.

Suivi : Paul modifiera les montants destinés à l’hébergement pour la réunion du Conseil des délégués syndicaux et pour l’AGA.

Suivi : Paul mettra à jour le budget adopté lors des réunions de l’exécutif régional de l’Atlantique.

Suivi : Paul mettra à jour le poste budgétaire « Divers ».

Suivi : Paul s’entretiendra avec Christine au sujet du poste budgétaire relatif aux articles destinés au tirage.

Suivi : Paul inclura des renseignements détaillés sur les articles promotionnels dans son discours au CRA.

Motion n^o 12 Tony Chubbs propose, avec l’appui de Tamara Critch, l’approbation du rapport financier. MOTION ADOPTÉE.

9. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn déclare que son rapport se trouve sur le lecteur Google. Une discussion a lieu sur les problèmes liés au budget de formation. La Section des finances a approuvé les deux séances de la formation de base des délégués syndicaux, mais l’école de formation de 2026 et la séance supplémentaire de 2025 restent en suspens. Carolyn a soumis une demande spéciale au Conseil d’administration pour qu’il approuve cette formation. Les points de la réunion du Comité de formation du 28 mars qui ont été reportés sont :

La formation animée par des membres formateurs à la réunion du CRA sera un atelier sur les motions.
La préparation de la réunion du Conseil des délégués syndicaux : Max organisera une séance de questions et réponses, le samedi matin, sur le thème de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, et le samedi après-midi sur le thème de la gestion des situations difficiles auxquelles font face les délégués syndicaux. Le DSN doit participer aux réunions de tous les conseils en vue de faire une présentation sur le portail des délégués syndicaux. Mark discutera du portail à la réunion du Conseil d’administration. L’organisation d’une activité sociale, comme une soirée casino ou un bingo. Une discussion a lieu sur la tenue d’un bingo à dix cents.
Les membres discutent du lieu et des dates de l’événement de formation devant avoir lieu en 2026. Une formation de base des délégués syndicaux en septembre à Halifax, une formation supplémentaire en novembre à Halifax, une formation de base des délégués syndicaux en février 2027 à Halifax, l’École de formation 2027 à Halifax, une formation de base des délégués syndicaux en septembre à Halifax. Nous étudions la possibilité de les tenir dans un hôtel Marriott.
À l’avenir, les candidatures des délégués syndicaux comporteront une date de début et une date de fin de mandat.

On fait remarquer que l’exécutif régional devrait faire tout ce qui est en son pouvoir pour conserver la séance de formation supplémentaire. On suggère également de tenir virtuellement la formation destinée aux exécutifs.

Motion n^o 13 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Mark Bellefleur, d’animer l’atelier sur les motions à la réunion du CRA. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 14 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Scott McConaghy, l’approbation des points de la réunion du Conseil des délégués syndicaux. MOTION ADOPTÉE.

Suivi : Mark demandera des renseignements au Conseil d’administration sur la présentation du DSN.

Suivi : Carolyn demandera au CAFM s’il est possible d’organiser une formation virtuelle pour les cadres.

Motion n° 15 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kim Keats, l’approbation du rapport de la présidente du Comité de formation tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Rapport du Comité des jeunes professionnels de la région de l’Atlantique (CJPA)

Christine fait remarquer que son rapport se trouve sur le lecteur Google. Le Comité organisera une séance d’information virtuelle le 2 avril. Une discussion a lieu sur le fait que les membres du CJPA assistent aux réunions du CRA à titre d’observateurs, mais qu’ils ont des problèmes et que nous devons gérer les risques que présentent les observateurs du CJPA. Mark fera le suivi auprès du bureau, et il obtiendra le nombre d’observateurs qui participeront à la réunion. Christine fournit des devis pour trois lieux pour la tenue de la réunion autonome de juillet : le Delta Dartmouth, le Delta Charlottetown et le Delta St. John’s. Le Delta Dartmouth représente l’option la moins dispendieuse.

Motion n^o 16 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, de tenir la réunion autonome au Delta Dartmouth, les 18 et 19 juillet. MOTION ADOPTÉE.

Suivi : Mark demandera à Donna la liste des observateurs devant participer à la réunion du CRA.

Motion n^o 17 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Tamara Critch, l’approbation du rapport de la présidente du CJPA. MOTION ADOPTÉE.

Rapports des comités du Conseil d’administration

L’exécutif régional examine les rapports affichés sur le lecteur Google et ayant été soumis.

Comité des statuts et politiques (CSP)
Comité d’appels en matière d’élections
Élections
Rémunération des cadres
Finances
Comité des droits de la personne et de la diversité (CDPD)
CSPI
Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence (CRPTC)
Comité consultatif des sciences (CCS)
CAFM
Réseau des jeunes professionnels (RJP)

Christine fait remarquer que le comité régional des jeunes de l’Ontario a présenté une motion à la réunion de son Conseil régional afin que deux postes de membres actifs soient réservés à des membres âgés de moins de 40 ans, et que cette motion a été rejetée.

Suivi : Mark doit assurer le suivi lorsque des personnes ne soumettent pas de rapports.

Motion n^o 18 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Lori Rowe, l’approbation des rapports des comités du Conseil d’administration tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.

Affaires nouvelles
1. Évaluations des prises de contact avec les délégués syndicaux — janvier

Une discussion a lieu sur l’évaluation et sur la sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD). Il est proposé de présenter les membres de l’exécutif régional.

Activité sociale des Fêtes

Mark déclare qu’il faut déplacer la ligne 87 à la ligne 70, car nous inviterons le personnel au souper des directeurs du Conseil des délégués syndicaux. Les lignes 86 et 88 doivent être déplacées au point 3 « Rencontre sociale ». Un nouvel agent des relations du travail (ART) a été embauché, et il faut changer la ligne 515 pour la ligne 7. Une discussion a lieu sur la possibilité de reporter la réunion qui devait avoir lieu le vendredi au samedi en raison de l’annulation de l’activité sociale des Fêtes. Cette année, nous avons déjà prévu une activité sociale à Halifax.

Suivi : Mark informera le personnel que nous n’organiserons pas d’activité sociale des Fêtes, et qu’il sera invité au souper qui aura lieu pendant la réunion du Conseil des délégués syndicaux.

Suivi : Paul changera la dénomination d’activité sociale des Fêtes à souper d’appréciation du personnel.

Suivi : Paul modifiera le nombre d’ART pour le porter à 7.

Lieux de rencontre sociale — trois prochaines années

On fait remarquer que la date de novembre 2026 est en suspens jusqu’à la confirmation de la date de l’AGA nationale. Les rencontres sociales sont liées à la réunion de l’exécutif et à son emplacement.

Réservation des dates et des lieux de réunion jusqu’en mai 2027

La réunion du Comité de formation, la réunion de planification stratégique et la réunion de l’exécutif régional auront lieu à Moncton en août 2026. Ces renseignements ne figurent pas dans le calendrier des activités.

La réunion de l’exécutif qui doit avoir lieu en novembre au Delta Dartmouth. Nous attendons de connaître la date de l’AGA nationale avant de choisir une date.

Janvier 2027 — Delta Dartmouth

Conseil des délégués syndicaux
CRA

Bureau de Fredericton

L’exécutif est informé que certains membres du groupe du N.-B. se sont réunis et ont rassemblé certains points en ce qui concerne la personne-ressource pour le bureau de Fredericton, comme l’avait demandé le Conseil consultatif. Les représentants provinciaux doivent rencontrer le président de l’Institut, le directeur régional et le président du Conseil consultatif au sujet de la personne-ressource.

Par ailleurs, le bureau de l’Atlantique a embauché un nouvel ART qui entrera en poste en mai.

Organisation d’activités pour le CRA

Une discussion a lieu quant à l’activité organisée le vendredi soir. Parmi les suggestions, il y a un hypnotiseur, un bingo ordinaire, un jeu de poches et une soirée casino. Une discussion a lieu sur le tirage du CRA. Ce tirage est tenu au profit d’un organisme de bienfaisance.

Motion n^o 19 Lori Rowe propose, avec l’appui de Tony Chubbs, de désigner Greener Village comme organisme de bienfaisance devant recevoir l’argent recueilli dans le cadre du tirage du CRA. MOTION ADOPTÉE.

Suivi : Mark achètera les cartes-cadeaux qui seront données comme prix. 10 cartes de XX $, 1 carte de XX $, 1 carte de XX $

Suivi : Mark achètera des cartes et un grand jeu de cartes.

Suivi : Christine discutera avec Donna de la possibilité d’offrir des boissons et des amuse-gueules durant l’activité du vendredi soir.

13. Tour de table

Carolyn fait remarquer que nous n’avons pas de cadeau pour les participants aux formations. Une discussion a lieu sur la possibilité d’acheter des carnets de notes.

Motion n^o 20 Mark Bellefleur propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, d’acheter 100 carnets de notes vert forêt. MOTION ADOPTÉE.

Une discussion a lieu sur l’organisation d’une activité dans le cadre de la réunion du Conseil des délégués syndicaux puisqu’un bingo à 10 cents est organisé dans le cadre de la réunion du CRA. Les membres de l’exécutif décident d’organiser une soirée jeu-questionnaire.

Mark remercie tout le monde pour cette belle réunion. Il fait remarquer que nous disposons d’un budget pour les articles de visibilité et que tous les autres exécutifs régionaux disposent de certains articles.

Suivi : Lori achètera 100 carnets de notes vert forêt.

Suivi : Donna obtiendra un devis pour qu’une personne anime une soirée jeu-questionnaire dans le cadre de la réunion du Conseil des délégués syndicaux.

Suivi : Mark doit obtenir le prix d’une veste ou d’un chandail pour les membres de l’exécutif.

Motion n^o 21 Kim Keats propose, avec l’appui de Mike Pauley, la levée de la séance. MOTION ADOPTÉE.

La séance est levée à 16 h 16.