76e Conseil régional de l’Ontario - 22 et 23 octobre 2021
Veuillez noter que la preuve de votre vaccination complète contre la COVID-19 est requise pour assister en personne à cet événement. Si vous voulez y assister, veuillez vous assurer d’avoir votre preuve de vaccination avec vous et d’accepter de la montrer à la personne désignée qui vous la demandera.
Au nom de l’exécutif de la Région de l’Ontario, nous vous souhaitons la bienvenue au 76e Conseil régional de l’Ontario (hybride) qui aura lieu le vendredi 22 octobre de 13 h à 16 h 30 et le samedi 23 octobre de 9 h à 17 h au JW Marriott Muskoka, situé au 1050 Paignton House Road, à Minett. Le numéro de téléphone de l’hôtel est le 1-705-765-1900. Vous trouverez de plus amples informations sur cet hôtel de villégiature sur son site Web (https://www.marriott.fr/hotels/travel/yqajw-jw-marriott-the-rosseau-muskoka-resort-and-spa).
Affectation des délégués
Conformément à l’article 5.5 des statuts de la Région de l’Ontario, le Conseil régional de l’Ontario comprend un minimum d’un (1) délégué pour chaque 100 membres et un maximum d’un (1) délégué par 50 membres au 31 décembre de l’année précédente, arrondi à la centaine (100) près. Dans la mesure du possible, chaque chapitre est représenté par au moins deux (2) délégués. Les membres de l’Exécutif régional sont délégués d’office au Conseil régional. Les autres délégués sont attribués proportionnellement au nombre de membres des chapitres.
Modifications aux statuts
Toute modification proposée aux statuts de la Région de l’Ontario doit être soumise au bureau de Toronto au moins quatre (4) semaines avant la date de la réunion ou pas plus tard que le vendredi 24 septembre 2021.
Motions
Les motions (le cas échéant) doivent être tapées et envoyées à hkohli@pipsc.ca en format Word au plus tard le vendredi 8 octobre 2021 afin qu’il y ait assez de temps pour les examiner et les afficher dans le cartable virtuel.
Nous nous occuperons des motions dans l’ordre où nous les aurons reçues au bureau de Toronto, puis des motions proposées sur place.
Candidatures à l’exécutif régional
Les mises en candidature sont acceptées pour cinq (5) postes dotés de mandats de deux (2) ans, postes qui doivent être pourvus par élection pendant la réunion du Conseil. Un formulaire de mise en candidature peut être envoyé à l’avance au Comité des élections ou à la réunion du Conseil les 22 ou 23 octobre 2021, avant les élections.
Formulaire de candidature pour la Région de l’Ontario
Remplaçants
Si un délégué est dans l’impossibilité d’assister à la réunion, un remplaçant est nommé par le chapitre concerné. S’il n’y a pas de remplaçant désigné, la place demeurera vacante.
Observateurs
Les observateurs sont les bienvenus, mais leurs frais ne leur seront pas remboursés. Ils peuvent être parrainés par un chapitre ou financer eux-mêmes leur participation. Si l’observateur parrainé par un chapitre a besoin d’hébergement, l’Institut facturera le chapitre. Nous devons recevoir le nom de chaque observateur d’ici le mercredi 22 septembre 2021 afin que nous puissions prévoir suffisamment d’espace et de sièges. Les observateurs peuvent être appelés à devenir délégués si des places se libèrent. Les observateurs devront s’occuper de leurs déplacements et réservations d’hôtel.
Cartable virtuel
Les informations seront ajoutées au cartable virtuel sur la page Web de CVENT dès qu’elles seront disponibles.
Saviez-vous que l’Institut utilise désormais une nouvelle plateforme de réunion appelée CVENT pour toutes ses activités? Tous les courriels, les invitations, les confirmations et les rappels liés à une activité donnée seront envoyés par le biais de CVENT à l’avenir. Si vous n’avez pas encore reçu un courriel que vous attendiez concernant une activité, vérifiez votre dossier de pourriels ou contactez-moi directement.
En outre, tous les documents liés à l’événement figureront maintenant sur la page Web de CVENT. Il est important que vous vous familiarisiez avec cette page Web afin de rester informé de l’ordre du jour (au cas où il serait modifié) et d’avoir accès aux documents de l’activité (ajoutés avant et après celle-ci), aux politiques de l’Institut, aux formulaires de congé, etc. Il n’y aura plus de cartables à la disposition des participants. Si vous souhaitez avoir des documents avec vous lors de l’activité, veuillez les imprimer avant de vous rendre au Conseil.
Si vous participez à une réunion virtuelle, vous recevrez un courriel d’inscription Zoom environ une semaine avant le Conseil. Vous devrez vous inscrire pour obtenir votre lien sécurisé.
Pour réserver des vols et des voitures de location, il suffit d’accéder à votre courriel de confirmation de CVENT, de sélectionner « Visualiser ou modifier votre inscription » au bas du courriel, d’entrer votre numéro de confirmation noté et de sélectionner « Cliquez ici » pour Concur. Si vous devez faire des réservations de train ou de voiture, veuillez appeler BCD Travel au 1-866-768-7624 et indiquer à l’agent le nom de la réunion à laquelle vous participez (c’est-à-dire le Conseil régional de l’Ontario) et mentionner le code d’identification de la réunion figurant dans votre courriel de confirmation. Veuillez noter que le code change pour chaque réunion.
Par ailleurs, si vous devez modifier votre vol ou ajouter une voiture de location, veuillez suivre les étapes ci-dessus pour passer par Concur.
Si vous devez annuler votre participation, vous pouvez le faire par le biais de votre courriel de confirmation.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour utiliser cette nouvelle plateforme, veuillez m’envoyer un courriel directement ou utiliser le bouton « Contactez-nous » dans CVENT.
Cordialement,
Heather Kohli
Administratrice de bureau
Bureau de l’IPFPC à Toronto