Politique sur l’examen des documents financiers des organismes constituants

Responsabilités

Responsabilités de l’exécutif de l’organisme constituant :

• Se conformer à la Politique sur les finances des organismes constituants de l’Institut;
• Offrir son entière coopération aux responsables de l’examen;
• Mettre en œuvre les recommandations exposées dans le rapport d’examen.

Responsabilités du chef de la direction financière :

• Coordonner l’examen des documents financiers liés aux membres ou aux organismes constituants qui font des activités ayant trait à l’Institut;
• Piloter l’examen dans les délais et de façon équitable;
• Interpréter avec cohérence la Politique sur les finances des organismes constituants de l’Institut;
• S’attaquer aux problèmes et aux questions directement avec le membre ou l’exécutif de l’organisme constituant concerné;
• Préparer un rapport complet exposant dans le détail les conclusions et recommandations émanant de l’examen;
• Soulever toute préoccupation majeure découlant de l’examen auprès de l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif ainsi que de la conseillère générale aux affaires juridiques.

Responsabilités de l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif et de la conseillère générale aux affaires juridiques :

• Conseiller le chef de la direction financière à l’égard des sujets de préoccupation relevés dans le cadre de l’examen;
• Porter à l’attention du président ou du Comité exécutif les questions qu’ils jugent appropriées.

Responsabilités du président et du Comité exécutif :

• Prendre en considération les grandes préoccupations portées à leur attention et intervenir de façon appropriée.

Responsabilités du conseil d’administration :

• Prendre en considération les préoccupations majeures portées à leur attention et intervenir de façon appropriée.

Responsabilités des groupes et des Régions :

• Prendre en considération les préoccupations majeures portées à leur attention et faire des recommandations au Conseil d’administration selon ce qu’ils jugent approprié, au besoin.

Responsabilités du Comité des finances :

• Discuter du rapport du chef de la direction financière faisant suite à l’examen des finances des organismes constituants;
• Faire des recommandations au Conseil d’administration à l’égard de toute modification à la Politique sur les finances des organismes constituants, au besoin.

Types d’examens

Examen aléatoire ou à l’initiative discrétionnaire du chef de la direction financière :

• Tous les ans, le chef de la direction financière détermine quels organismes constituants feront l’objet d’un examen.

Examen à l’initiative d’un organisme constituant :

• L’exécutif ou l’assemblée générale annuelle d’un organisme constituant peut demander l’examen de ses propres finances.
• Une Région peut demander l’examen des finances de ses chapitres;
• Un groupe peut demander l’examen des finances de ses sous-groupes.

Examen à l’initiative du Comité exécutif ou du Conseil d’administration :

• Le Comité exécutif ou le Conseil d’administration peut demander l’examen des finances de tout organisme constituant.

L'examen porte sur trois secteurs, sans toutefois s’y limiter

Les processus et activités de contrôle internes, ainsi que la qualité des travaux effectués :

• Les documents sont-ils complets et bien structurés?
• Y a-t-il des mesures de contrôle appropriées aux fins de l’approbation des dépenses?
• Les pièces justificatives demandées ont-elles toutes été transmises et vérifiées?
• Le chèque a-t-il été signé par deux signataires autorisés?

La vraisemblance et la légitimité des dépenses, conformément aux politiques de l'Institut et sous réserve de l'approbation de l'organisme constituant :

• Les dépenses sont-elles conformes aux politiques de l’Institut?
• Les dépenses sont-elles raisonnables et faites dans le respect du budget de l’organisme constituant, ou conformes aux décisions de l’exécutif de l’organisme constituant telles que rapportées dans les procès-verbaux?
• Une vérification croisée des dépenses engagées par un organisme constituant et de celles acquittées directement par l’Institut (ou, au besoin, de celles d’un autre organisme constituant).

L’exactitude et la fidélité de l’information financière communiquée :

• L’information financière constitue-t-elle une juste représentation de la dépense engagée?
• Le lecteur des états financiers peut-il compter sur l’information financière y figurant?

Conclusions et recommandations

Dans son rapport, le chef de la direction financière expose les forces et les faiblesses de la déclaration de l’information financière correspondant à la période visée par l’examen; il formule aussi des recommandations à des fins d’amélioration. Résultats d’examen discutables : À communiquer à l'administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif ainsi qu'à la conseillère générale aux affaires juridiques.

Défaut d’un organisme constituant de se conformer pleinement à un examen

L’Institut se réserve le droit de retenir les fonds alloués à l’organisme constituant ou de geler son compte bancaire dans l’une des situations suivantes :

• Il refuse de respecter les politiques financières de l’Institut;
• Il refuse de fournir ses documents financiers s’il est choisi pour un examen;
• Il refuse de fournir l’information liée à des dépenses particulières sur demande;
• Il est soupçonné de faire une mauvaise utilisation de ses fonds.

Approuvée par le Conseil d’administration
Le 29 janvier 2014