Procès -verbal de la réunion de l'exécutif régional de l'Atlantique 26 mai 2019

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Sheraton Terre-Neuve, St. John’s (T.-N.) – 26 mai 2019

 

PRÉSIDENTE : Kim Skanes

EXÉCUTIF : Manny Costain

Carolyn Hynes

Gerald Hill

Marcel Journeay (au téléphone)

Scott McConaghy

Christine Newhook

Jason Rioux

Phil Wilson

PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance

ABSENTS : Jennifer Cantwell

Mike Pauley

1.  Mot de bienvenue et présentations

Kim ouvre la réunion et souhaite la bienvenue au membre de l’exécutif nouvellement élu Gerald Hill et dit avoir hâte de travailler avec Gerald et Jennifer.   Kim félicite les membres réélus Phil, Marcel et Carolyn.

2. Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté tel que présenté.

3.  Calendrier des activités  

Kim passe en revue le calendrier des activités. Gerald indique qu’il ne sera pas disponible pour la réunion de mars. Kim signale que Catherine s’informera pour reporter la réunion de l’exécutif de janvier à février.

4.  Élections et affectations des sous-comités

Kim passe en revue les postes à doter pendant la présente réunion et revoit le processus électoral.

1.  Examen des descriptions de travail : Kim passe en revue le mandat du Comité de formation et le rôle du président du Comité régional de formation.
2. Élection du Comité de formation : Les membres suivants de l’exécutif donnent leur nom pour faire partie du Comité de formation :

• Carolyn
• Marcel 
• Jason  
• Phil
• Mike
• Christine

Après un vote secret, les membres suivants sont élus pour former le Comité de formation :

• Carolyn
• Jason  
• Phil
• Mike
• Christine

La candidature de Carolyn est proposée pour la présidence du Comité de formation et elle est élue par acclamation.

Jason Rioux est nommé comme remplaçant de Carolyn au Comité national d’apprentissage et de formation.

SUIVI : Catherine mettra à jour le site Web de l’IPFPC en y ajoutant les nouveaux membres élus du Comité de formation.

3. Exécutif régional de l’Atlantique

Kim passe en revue les rôles et responsabilités de l’exécutif régional de l’Atlantique.

Deux candidatures sont proposées pour les postes de vice-présidents.

• Christine propose la candidature de Marcel
• Jason propose la candidature de Manny

Les deux candidats acceptent leur candidature et chacun prononce quelques mots. 

À la suite d’un vote au scrutin secret, Marcel est élu vice-président.

Christine Newhook est élue secrétaire par acclamation.

Phil Wilson est élu trésorier par acclamation.

SUIVI : Catherine mettra à jour le site Web de l’Institut, la liste des membres de l’exécutif, le classeur virtuel de l’exécutif et le groupe de courriel avec le nouvel exécutif régional de l’Atlantique.

4.  Sous-comités

Les membres des sous-comités sont choisis, les responsables étant indiqués en caractères gras.

Motions : Scott, Marcel, Christine, Manny, Gerald.

Élections : Le comité sera mis sur pied à la réunion de janvier.

Prix : Carolyn, Jason, Mike Pauley et Jennifer

Communications : Manny, Christine, Carolyn, Gerald

Sous-comité de liaison des chapitres et des groupes provinciaux : Mike Pauley, Marcel Journeay, Christine, Jennifer, Jason.

SUIVI : Catherine ajoute l’examen du mandat du Sous-comité des élections à l’ordre du jour de la réunion de l’exécutif de janvier 2020.

SUIVI : Catherine mettra à jour la liste des sous-comités et affichera les mises à jour dans le classeur virtuel de l’exécutif régional de l’Atlantique.

5.  AGA de l’IPFPC

 Siège de délégué à l’AGA non attribué : Une discussion suit sur le siège non attribué de la Région pour l’AGA de l’IPFPC. Kim demande qui, au sein de l’exécutif régional, n’a pas de siège de délégué. Jason et peut-être Jennifer n’ont pas de sièges de délégués. L’exécutif discute de la possibilité de choisir parmi les remplaçants, le CJPA et l’exécutif, mais en raison de contraintes de temps et d’information, il est décidé que le 24^e siège sera occupé par quelqu’un de l’exécutif pour cette année.

Motion n^o 1 : Marcel propose, avec l’appui de Phil, que le siège non attribué soit occupé par Jason.   Motion adoptée

Kim explique que cette décision serait normalement prise au moment de l’approbation des délégués de chapitre. A l’avenir, nous attribuerons ce siège plus tôt. 

L’exécutif discute de l’envoi d’un membre du CJPA à titre d’observateur, étant donné que le budget prévoit trois participants. Kim suggère que l’exécutif parraine un observateur du CJPA. 

L’exécutif accepte pour une fois. Cette année l’exécutif parrainera un membre du CJPA à titre d’observateur à l’AGA de l’Institut. On demandera au CJPA de soumettre les noms des intéressés à Kim et l’exécutif décidera par courriel. 

SUIVI : Kim enverra un courriel au CJPA pour demander si quelqu’un est intéressé à assister à l’AGA de l’Institut à titre d’observateur parrainé par l’exécutif régional de l’Atlantique.

Gerald suggère qu’il serait bénéfique pour les observateurs qu’un mentor leur soit affecté. D’après son expérience, cela serait utile pour leur assurer une première expérience positive.

Phil suggère qu’à l’avenir l’exécutif devrait élaborer un processus pour l’attribution du 24^e siège à l’AGA. Il est convenu d’ajouter cette question à l’ordre du jour de notre réunion de septembre.

SUIVI : Catherine ajoutera le processus de sélection pour le 24^esiège de l’AGA à l’ordre du jour de septembre.

1.  Suite de réception de l’Atlantique à l’AGA : L’exécutif convient qu’il est important que la Région ait sa suite de réception à l’AGA. Gerald se porte volontaire pour doter la suite de réception. 

SUIVI : Kim fera savoir à Julie que l’Atlantique aura besoin d’une suite de réception et que Gerald sera l’organisateur de la suite.

SUIVI : Gerald s’occupera de la suite de réception de la Région de l’Atlantique à l’AGA de l’IPFPC.

6. Affaires nouvelles

Kim passe en revue les principes de conduite de l’exécutif régional de l’Atlantique et les fait circuler pour signature.

SUIVI : Catherine distribuera les Principes de conduite à ceux qui ne sont pas présents pour signature et en fournira des exemplaires aux membres de l’exécutif à la réunion de septembre.

Phil, à la demande de Tony Purchase, dépose la suggestion voulant que la Région de l’Atlantique finance une deuxième bourse d’études. Une discussion sur la suggestion a cours. Carolyn explique que cela enlèverait de l’importance à la bourse d’études du 100^e anniversaire. Il est décidé que l’exécutif en discutera pour les années à venir.

SUIVI : Catherine ajoutera l’ajout d’une bourse d’études régionale financée par l’exécutif régional de l’Atlantique à l’ordre du jour de septembre pour discussion.

Manny confirme qu’il a toujours l’intention d’assister à l’AGA du chapitre de Saint John en juin au nom de Kim. 

Carolyn sera la représentante du Comité de formation à la formation de base de septembre à St. John’s.   

Motion n^o 2 : Phil propose, avec l’appui de Jason, de détruire les bulletins de vote des élections de l’exécutif/Comité de formation. Motion adoptée

7. Levée de la séance

Kim remercie l’exécutif et lève la séance.

Pouvons-nous indiquer que nous avons discuté de la possibilité de choisir parmi les remplaçants, le CJPA et l’exécutif, mais qu’en raison de contraintes de temps et d’information, il est décidé que le 24^e siège sera occupé par quelqu’un de l’exécutif cette année. Nous en avons parlé plus tard, mais ça devrait figurer dans la discussion principale sur l’attribution du siège de délégué. Dernier mot.

a. Siège de délégué non attribué à l’AGA : Une discussion suit sur le siège non attribué de la Région pour l’AGA de l’IPFPC. Kim demande qui, au sein de l’exécutif régional, n’a pas de siège de délégué. Jason et peut-être Jennifer n’ont pas de sièges de délégués.