Procès-verbal de la réunion de l’Exécutif régional de l’Atlantique
Le 18 octobre 2018 à l’hôtel Delta Halifax, Halifax (N.‑É.)
PRÉSIDENTE : Kim Skanes
EXÉCUTIF : Manny Costain
Michael Basque
Carolyn Hynes
Marilyn Best
Marcel Journeay
Scott McConaghy
Christine Newhook
Mike Pauley
Jason Rioux
Phil Wilson
PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance
1. Mot de bienvenue et présentations
Kim ouvre la séance et souhaite la bienvenue à Halifax à l’Exécutif. Elle remercie tout le monde pour le soutien reçu ces derniers mois.
Jason anime une activité brise-glace. Christine se porte volontaire pour en animer une à la réunion de novembre.
SUIVI : Christine animera l’activité brise-glace à la réunion de novembre.
2. Adoption de l'ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :
Point 10 - Affaires nouvelles - Courriel de Craig Bradley
Point 17 - Logistique de l’AGA
Motion no 1 Christine propose, avec l’appui de Phil, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.
3. Approbation du procès-verbal des 28 et 29 septembre 2018
Manny remarque l’orthographe incorrecte de son prénom dans la liste des participants.
Motion no 2 Phil propose, avec l’appui de Carolyn, d’approuver le procès-verbal des 28 et 29 septembre 2018 tel que modifié. MOTION ADOPTÉE
4. Points de suivi
Points de suivi
Exécutif régional de l’Atlantique
Réunion des 28 et 29 septembre 2018
Rodd Miramichi River, N.-B.
Kim passe en revue les points de suivi avec l’Exécutif.
# : Suivi : Point/échéance : Fait/en cours : À reporter
1 : Exécutif : Recueillir des photos et des anecdotes auprès des organismes constituants et les soumettre à Carolyn pour le 100e anniversaire de l’Institut. : EN COURS
2 : Kim : Ajouter une référence à la page Facebook des membres de l’Atlantique sous « Du directeur ». : NOTÉ
3 : Exécutif : Penser aux membres qui méritent un prix de service et envoyer leur nom à Kim. : EN COURS
4 : Catherine : Envoyer à l’Exécutif les coordonnées des délégués syndicaux du chapitre où nous tenons la séance d’accueil. Les membres de l’Exécutif qui résident dans la ville de la réunion doivent communiquer si possible par téléphone avec les délégués syndicaux pour promouvoir cette activité. : EN COURS : À reporter à la réunion de janvier
5 : Catherine : Communiquer avec le Delta Halifax et étudier les options pour tenir les conseils des délégués syndicaux de 2019, 2020 et 2021 à une autre date, une autre fin de semaine. : EN COURS
6 : Jason : Animer l’activité brise-glace pour la réunion d’octobre de l’Exécutif. : FAIT
7 : Catherine : Vérifiez auprès du ministère des Finances pour savoir quel NAV ils aimeraient que le membre utilise pour les jours de congé sous 3A et 3B. : EN COURS
8 : Catherine : Déplacez la section REMARQUE dans le procès-verbal de la réunion du 24 mai pour la mettre à la fin. : FAIT
9 : Catherine : Confirmer que les membres du CJPA assistent au Conseil des délégués syndicaux après leur réunion de vendredi. : FAIT
10 : Christine : Rappeler aux membres du CJPA que lorsque les réunions ont lieu conjointement avec celles du Conseil des délégués syndicaux et des conseils régionaux afin de minimiser les coûts, il faut normalement également assister aux réunions des conseils. : FAIT
11 : Comité des motions : Fournir la liste des motions de l’Atlantique aux délégués de l’Atlantique avant leur réunion de jeudi sur les motions et fournir un lien aux motions de l’AGA sur le site Web de l’Institut. : EN COURS
12 : Catherine : Consulter les notes de la réunion de l’Exécutif de septembre 2017 pour clarifier la puce de la page 3, sous la rubrique Sous-comité de liaison des chapitres et des groupes provinciaux. : EN COURS
13 : Kim : Porter à l’attention du Conseil d'administration les préoccupations de la Région de l’Atlantique concernant la diffusion d’un objet promotionnel déplacé. : EN COURS
14 : Sous-comité des motions : Rédiger une motion pour le CRA afin qu’une partie du budget des communications nationales soit affectée aux régions et ainsi les rendre plus visibles. À reporter à la réunion de janvier. : EN COURS
15 : Catherine : Enlever le nom de Mike Pauley du Sous-comité des prix. : FAIT
16 : Catherine : Reporter la discussion sur le processus de mise en candidature au prix du délégué syndical de l’année et de membre d’exécutif de l’année à la réunion de janvier. : FAIT
17 : Catherine : Transmettre la recommandation de 5 $ par personne, de coupons de consommation et de nourriture commandée pour le CJPA. : FAIT
18 : Catherinev Renseignez-vous pour savoir si Games Room peut nous faire une facture pour les dépenses associées à l’activité. : FAIT
19 : Catherine : Demander à l’IPFPC pourquoi BCD Travel doit supprimer les profils des membres s’ils ne sont pas utilisés dans l’année. : EN COURS
20 : Carolyn et Christine : Préparer un diorama sur le thème de l’Atlantique avec une corde à linge à laquelle seront suspendues les cartes-cadeau pour le tirage à l’AGA. : EN COURS
21 : Christine : Achetez 5 cartes-cadeaux de 100 $ de Best Buy pour le tirage à l’AGA. : FAIT
22 : Catherine : Reporter la discussion sur les motions à l’AGA à la réunion de l’Exécutif de janvier : FAIT
23 : Catherine : Apporter les chemises et les housses de chaises de l’AGA à la réunion de l’Exécutif d’octobre et les remettre à Scott : FAIT
24 : Catherine : Expédier la coupe Legacy au bureau national : FAIT
25 : Sous-comité de liaison avec les chapitres : Demander à un représentant de la Nouvelle-Écosse à participer au 100e anniversaire de l’Institut : EN COURS
26 : Catherine : Envoyer les photos de la Région à Laureen Allen pour le centenaire de l’Institut. : EN COURS
27 : Jason : Présenter le compte à rebours du centenaire à la prochaine réunion du CSPI. : EN COURS
28 : Catherine : Rédiger quatre objectifs pour l’Exécutif et les présenter pour examen à la réunion d'octobre : FAIT
29 : Mike : Obtenir deux devis d’un actuaire du Nouveau-Brunswick et les présenter à l’Exécutif : EN COURS
30 : Marcel : En sa qualité de responsable du Comité de liaison avec les chapitres, préparer le calendrier des réunions de l’Exécutif et déterminer quels ministères se trouvent à proximité. : RÉAFFECTÉ
31 : Mike : Rédiger un feuillet d’information d’une page sur les pensions au Nouveau-Brunswick et l’envoyer à Catherine : FAIT
32 : Catherine : Faire traduire le feuillet d’information d’une page sur les pensions au N.-B. et en obtenir des copies pour le Conseil des délégués syndicaux et l’AGA : FAIT
33 : Catherine : Préparer un courriel d’invitation pour un observateur à la réunion de l’Exécutif de janvier Demander à l’Informatique d’envoyer des courriels aux membres de 40 ans et moins leur demandant de RSVP auprès de Catherine et du responsable de la liaison avec les chapitres. : EN COURS
34 : Sous-comité des motions : Travailler avec Mike à la préparation d’une motion à l’AGA sur les questions relatives au régime de pension du N.-B. : RETIRÉ
35 : Exécutif : Préparer des questions et réponses pour Steve Hindle sur les pensions au N.-B. en prévision des questions posées sur place au Conseil des délégués syndicaux : FAIT
36 : Catherine : Vérifier si Kim peut assister à la formation de novembre de l’organisme constituant : EN COURS
37 : Exécutif : Examiner les critères de sélection et le processus d’approbation de la formation des délégués syndicaux de l’IPFPC et donner des commentaires à Carolyn d’ici vendredi : FAIT
38 : Catherine : Reporter à janvier l’examen de la composition et de l’ordre du jour du CRA. Envisager de déplacer la présentation des rapports des chapitres et des groupes provinciaux : FAIT
39 : Catherine : Communiquer avec Avalon pour que quelqu’un reçoive le don au Conseil des délégués syndicaux : FAIT
40 : Carolyn : Acheter une montre Apple pour le tirage du Conseil des délégués syndicaux : FAIT
41 : Mike : Au nom de l’Exécutif, demander à Marion MacEachern d’assister au Conseil des délégués syndicaux et de faire parvenir une copie conforme à Kim et à Paul : FAIT
Point no 5 Catherine fait savoir que 2019 ne pourra pas être changé, mais qu'elle rencontrera les représentants de l’hôtel et
pensera à d'autres dates pour 2020 et 2021. Catherine signale qu’à compter du 16 janvier 2018, le Delta Halifax ne sera plus géré comme un hôtel Marriott, exploité par Marriott International inc. ou ses filiales. Les propriétaires actuels de l’hôtel, SilverBirch Hotels, prendront en charge la gestion directe de l’hôtel et l’exploiteront en tant qu’hôtel indépendant sous le nom d’hôtel Halifax et hôtel Barrington. Une discussion s’ensuit sur ce que les gens préfèrent : rester dans un hôtel indépendant ou chercher d’autres options.
SUIVI : Catherine cherchera d’autres options pour le Conseil des délégués syndicaux à Halifax.
SUIVI : Catherine va demander si l’hôtel Halifax et l’hôtel Barrington seront syndiqués.
SUIVI : Catherine va demander au Mariott Harbour Front et à tout autre hôtel d’Halifax qui pourrait accueillir le Conseil des délégués syndicaux en 2020 et en 2021 de nous faire un prix.
SUIVI : Vérifier le calendrier des réunions de 2019 de l’Exécutif et voir si on peut trouver un bureau à proximité des lieux de la réunion où une activité de mobilisation/visibilité pourrait être organisée.
Une discussion s’ensuit sur le régime de pension au N.-B. et sur ce que l’Exécutif devrait faire. Le sujet du recrutement au N.-B. est également abordé. Marilyn dit que l’IPFPC devrait envisager d’élaborer une stratégie pour déterminer quand les parties intéressées demandent à être recrutées à l’IPFPC et comment elles seraient intégrées à la structure de l’IPFPC.
SUIVI : Kim fait savoir au Conseil que l’Institut devrait envisager d’élaborer une stratégie pour déterminer quand les parties intéressées demandent à être recrutées et déterminer comment elles pourraient s'intégrer à sa structure.
5. Calendrier des activités
Kim dépose le calendrier des activités en précisant qu’il n’y a aucun changement.
6. Sujets d’actualité
Il n’y a pas de motion à l’heure actuelle.
7. Examen du Conseil des délégués syndicaux de l’Atlantique
Kim passe en revue les trousses de réunion, l’ordre du jour de l’animateur et les rôles assignés pour le Conseil.
8. Affaires nouvelles
La discussion sur le courriel de Craig concernant le Conseil des délégués syndicaux est reportée. Kim passe en revue l’ordre du jour et signale que la présentation de Vicky Smallman, CTC, porte sur la violence et le harcèlement sexuels en milieu de travail et non sur un aperçu du CTC. Elle ajoute qu’il y a de nombreux autres sujets éducatifs à l’ordre du jour pour nos délégués syndicaux.
Marilyn dit qu’elle estime que la demande d’E. Gillis de prendre du temps à l’ordre du jour du Conseil des délégués syndicaux aurait dû être soumise à l’Exécutif régional pour discussion avant qu’une décision soit prise.
9. Examen des objectifs
À la réunion de septembre, les quatre objectifs suivants ont été établis pour la période 2018-2019. L'Exécutif les examine et convient d’adopter les objectifs ci-dessous.
- Renforcer la pratique actuelle de l’Exécutif d’inviter des observateurs à ses réunions dans l'intérêt de la planification de la relève. Avant la réunion de l’Exécutif, demander qu’un message soit envoyé à tous les membres de moins de 40 ans, avec RSVP à Catherine et au responsable de liaison avec les chapitres.
- Si l’Exécutif se réunit dans une ville, l’un de ses membres peut visiter le lieu de travail du ministère. Ce serait l'occasion de discuter avec les membres en milieu de travail qui ne participent peut-être pas à des activités après les heures normales de travail. Visiter les ministères où travaillent nos membres de l’Exécutif pour y avoir accès - par exemple, Marcel visitant d’autres sites du MDN. Rallonger l’heure de dîner. Les gens de Terre-Neuve doivent venir un jour plus tôt. Prendre l’après-midi de la veille si le voyage n’est pas trop long.
- Appuyer les contestations relatives aux pensions au Nouveau-Brunswick. Obtenir les données, les diffuser les données et récupérer l’argent. Élaborer notre propre stratégie de communication. Préparer un document pour l’AGA et le Conseil des délégués syndicaux et publier un article dans l’infolettre de novembre de l’Atlantique.
- Compte tenu de tous les problèmes de la Région pour obtenir un bon article promotionnel pour les activités pertinentes, fixer des échéances nous permettant de prendre les dispositions nécessaires pour obtenir les articles appropriés en temps opportun. Le Sous-comité des communications coordonnera cette démarche avec la personne-ressource du personnel. Les articles promotionnels seront envoyés aux présidents de chapitre bien avant leurs activités respectives. Nous devrons également penser à des options de financement.
Pour le point b). Kim dit que nous pourrions peut-être organiser un dîner d’information à la pause-repas de la réunion de l’Exécutif si nous prolongeons cette pause. Nous pourrions penser à la possibilité de l’offrir à notre réunion de janvier.
SUIVI : Le responsable de la liaison avec les chapitres va communiquer avec les présidents des chapitres de Halifax et du MDN pour savoir si quelqu’un est intéressé à participer à un dîner d’information en janvier. Notez qu’il devra être organisé quatre semaines d’avance ou plus tôt.
SUIVI : Mike P. écrira un article sur les régimes de pension dans l’infolettre de novembre.
10. Rapport du gestionnaire régional
Kim reporte la présentation du rapport de Paul. Marilyn demande s’il serait possible d’obtenir plus d’information sur les problèmes des grands ministères. ARC, MDN et MPO.
SUIVI : Catherine demande à Paul si dans son rapport nous pourrions savoir comment se répartissent les griefs énumérés à l’ARC, au MDN et au MPO.
Motion no 3 Christine propose, avec l’appui de Phil, que le rapport du directeur régional soit approuvé tel quel. MOTION ADOPTÉE
11. Finances régionales
Phil dépose son rapport sur les états de compte en soulignant les parties noircies. Il dit qu’à l’avenir il fera plutôt un double soulignement. Il signale qu’il y aura des fonds supplémentaires si l’Exécutif a besoin d’articles promotionnels et que nous pourrons en discuter à notre réunion de novembre.
SUIVI : Catherine va vérifier si la facture des chemises de l’AGA a été payée et si elle a été débitée à l’Exécutif.
Phil fait savoir qu’il y a de la confusion concernant les budgets des activités (ARC, Conseil des délégués syndicaux et formation). Lucie devait essayer d’arranger ça, mais elle est partie. Les budgets des activités sont établis en fonction de la fin de l’exercice de l’Institut et non de la fin de l’exercice de l’Exécutif. Jusqu'à présent, nous avons les chiffres réels à partir de juillet. Pour l’exercice en cours, nous n’avons utilisé qu’une petite partie de notre budget de dîner d’information.
Motion no 4 Phil propose, avec l’appui de Marcel, d’approuver les états de compte de l’Exécutif régional tels quels. MOTION ADOPTÉE
Scott soulève la question de la formule de calcul du nombre de délégués au CRA et dit que nous devrions examiner la formule avant la date limite pour l’envoyer aux présidents d’organismes constituants de l’Atlantique.
SUIVI : Catherine va reporter la discussion sur la formule de calcul du nombre de délégués au CRA à la réunion de l’Exécutif de novembre.
12. Jeunes professionnels de l’Atlantique
Kim présente le rapport du CJPA. Elle annonce que l’Institut organisera un autre Symposium des jeunes, mais que sa date n’a pas encore été fixée. Une personne de chaque région siégera au comité de planification - Marcus Peck est le représentant de l’Atlantique.
Tous les mandats des membres du CJPA prendront fin cette année. Les membres du comité inaugural avaient un mandat de deux ans. Kim renvoie l’Exécutif à l’extrait du procès-verbal de la réunion du CJPA, inclus dans la trousse de réunion. Kim indique que chaque région a droit à 6 à 8 membres siégeant à son comité des jeunes professionnels. Comme il n’y avait pas de représentant de l’Î.-P.-E. au comité actuel, nous devions maintenant recruter un membre de l'Île. Carolyn fait remarquer que nous devrions être prêts à penser à une stratégie si nous n’avons toujours pas de représentant d’une des provinces de l’Atlantique. Scott fait remarquer que nous devrions essayer d’en avoir deux par province, mais que nous ne devrions pas nous en tenir à cela, compte tenu de la distribution de la population.
Les appels de candidatures devraient être lancés en janvier.
SUIVI : Catherine va apporter une ébauche de l’appel de candidatures au CJPA à la réunion de novembre de l’Exécutif.
13. Sous-comité des motions
SUIVI : Catherine va reporter la discussion du Comité des motions sur la motion au CRA relative au budget affecté aux communications de la Région de l’Atlantique.
14. Logistique de l’AGA
Jason s’occupe de la suite de réception. Le budget de l’accueil est de 1000 $. Scott a les housses de chaises et les placera sur les sièges des délégués de l’Atlantique jeudi.
15. Motions
Kim passe en revue les motions à l’AGA avec l’Exécutif.
SUIVI : Manny prépare le document sur la position de l’Atlantique relativement aux motions à l’AGA et le fera traduire.
16. Tour de table et levée de séance
Kim rappelle à l’Exécutif que durant le Conseil des délégués syndicaux, aucune campagne électorale ne doit être menée dans la salle de réunion.
La séance est levée à 16 h 30.