RÉUNION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES
22 août 2024
250, chemin Tremblay, Ottawa (Ontario)
Code de réunion : H9NXGHTXZTN
DE 9 H à 17 H
(TRADUIT DE L’ANGLAIS)
PROCÈS-VERBAL
Présences : Manny Costain (président), Scott McConaghy (Atlantique), Renaud Guiard (Québec),
Nicki Ezechinedu (Prairies et T.N.-O.), Mike Chow (C.-B. et Yukon)
Présence virtuelle : Michael Kenny (RCN)
Personnel : Tony Goddard
Absences : Mandy Chan (Ontario)
Reconnaissance territoriale (Manny Costain)
1) Adoption de l’ordre du jour
Motion proposée par : Mike Chow Avec l’appui de : Nicki Ezechinedu
ADOPTÉE à l’unanimité.
2) Approbation du procès-verbal de la réunion du 8 juillet 2022
Motion proposée par : Scott McConaghy Avec l’appui de : Michael Kenny
ADOPTÉE à l’unanimité.
3) Nouvelles du CA (Manny Costain)
4) INFO : Résultats/approbations des réunions du Conseil d’administration
a. Groupe VFS (approuvé par la réunion du CA d’août)
b. Groupe CP (approuvé par la réunion du CA d’août)
c. Chapitre de l’ARC de Hamilton (approuvé par la réunion du CA d’août)
5) Points permanents et prioritaires
a. Politique sur le personnel de l’Institut
Il y a une recommandation visant à remplacer le terme « membre du personnel » par
« ressource du personnel » afin d’éviter toute confusion entre les membres et le personnel. Le
comité convient que cette politique est prête à être envoyée au CA pour approbation.
SUIVI : Envoyer la politique pour traduction, puis au CA pour approbation (Tony).
b. Politique environnementale
Une longue discussion a lieu sur le bien-fondé de la nécessité pour l’Institut de se doter d’une
politique environnementale. On estime que, l’Institut n’étant pas une organisation
environnementale, il ne devait pas dicter sa politique. Le consensus est que cette politique
devrait, tout au plus, être annexée à une autre politique et intitulée « ligne directrice ».
SUIVI : Recommander au CA d’inclure ce point dans une autre politique en tant que ligne
directrice (Manny).
c. Politique de financement « Bien mieux ensemble » (approuvé par la réunion du CA de
mars)
Un examen complet de la politique est effectué par le CSP. De nombreuses révisions
recommandées sont notées et seront transmises à l’équipe Bien mieux ensemble pour examen
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avant que cette politique ne soit révisée.
● On s’inquiète également du fait qu’il n’y avait pas d’indication d’un contrôle sur les
demandes de fonds multiples (c’est-à-dire les allocations annuelles, les demandes
auprès d’une région ou d’un groupe, le programme Bien mieux ensemble, etc.).
● Comment les membres peuvent-ils demander une ventilation de l’utilisation des fonds?
● D’avis général, les directeur·rices régionaux doivent participer au processus
d’approbation.
● Les frais de garde d’enfants (4-II-D) sont couverts par une police distincte.
SUIVI : Transmettre les recommandations sur la politique à l’équipe Bien mieux ensemble pour
examen. Tony
d. Politique sur les élections d’administrateur·rices et de directeur·rices de l’Institut
Il est convenu qu’étant donné que tout changement ne sera effectif qu’après le 1er janvier
2025 pour les élections au CA de 2027, une révision complète de la politique devrait être
achevée d’ici le prochain CSP. Un consensus se dégage sur le fait que le libellé révisé de
l’article 6 est acceptable :
6. Bulletins de vote et enregistrements électroniques - Distribution des bulletins
de vote
Au plus tard vingt et un (21) jours avant la date fixée pour la fin du scrutin, une liste de
toutes les candidatures par poste à pourvoir, accompagnée des notices biographiques
appropriées, de toutes les plaintes fondées, des mesures disciplinaires prises et du
nom des contrevenant·es, est publiée. Chaque membre habilité·e à voter est informé·e
de l’ouverture du vote.
La discussion sur la limitation du processus de nomination des directeur·rices régionaux aux
membres de la région du/de la candidat·e potentiel·le aboutit à la conclusion que, puisque
seul·es les membres de la région pouvaient voter pour la personne candidate, il importait peu
que le/la ou les proposant·es de la candidature fassent partie de la même région.
e. Politique sur les conflits d’intérêts
Le comité ne voit pas d’inconvénient à la modification proposée. On reconnait qu’il y a de rares
situations où la déclaration d’un conflit pourrait être de nature confidentielle. Tout conflit doit
être reflété dans le procès-verbal du CA afin de s’assurer que les membres sont conscients
que le conflit a été déclaré.
Motion du CA :
Il est proposé, avec appui, que tout conflit d’intérêts soit signalé au secrétaire exécutif
par courriel dès la réception de l’ordre du jour ou de la notification de sa publication
dans le dossier du CA.
Cette question devrait être examinée par l’avocate générale et suivie d’une discussion
approfondie au sein du CSP avant qu’une révision de la politique ne soit adoptée.
SUIVI : Transmettre à l’avocate générale de l’Institut pour commentaires (Tony).
f. Groupe GEPCR
Michael K. passe en revue les statuts présentés et décèle plusieurs changements nécessaires,
tels que l’ajout d’un article 12 (modèle), le remplacement de « audit » par « examen » et la
révision des exigences relatives à la participation des membres à la retraite. Michael accepte
de poursuivre le travail avec le GEPCR pour sa prochaine AGA.
g. Membres à la retraite
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Scott et Manny mènent la conversation sur l’identification et la validation des membres à la
retraite. On suppose qu’un membre est « à la retraite » et qu’il/elle répond à notre définition
lorsqu’il/elle quitte la fonction publique. Nous ne faisons aucune enquête et nous n’avons pas
accès aux informations nécessaires à la validation. Il est suggéré qu’au minimum, les Services
aux membres demandent une attestation au membre nouvellement à la retraite.
h. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta
Nicki examinera la question et présentera un rapport lors de la prochaine réunion du CSP.
i. Modifications du chapitre des T.N.-O
Nicki examinera la question et présentera un rapport lors de la prochaine réunion du CSP.
j. Chapitre de Winnipeg et du Sud du Manitoba
Nicki examinera la question et présentera un rapport durant la prochaine réunion du CSP.
k. Rôle du/de la président·e chargé·e de la communication dans le modèle de statuts
Après délibération, on décide qu’il n’est peut-être pas préférable d’inclure l’exigence d’un·e
président·e chargé·e de la communication dans le modèle des statuts, étant donné qu’il ne
s’agit pas d’une exigence pour tous les chapitres ou sous-groupes. Elle pourrait être incluse
dans les statuts d’un organisme constituant précis si et quand cet organisme l’exige.
l. Sous-groupe NR de Shirley’s Bay
Michael K. indique que ce sous-groupe soumettra ses statuts l’année prochaine, après la
prochaine AGA.
m. Politique sur la consultation
L’ajout de la section 7 relative à la nomination accélérée des président·es d’équipe de
consultation des organisations est examiné et recommandé pour approbation par le CA. Les
autres modifications proposées sont rejetées.
n. Sous-groupe NR de l’île de Vancouver
Mike C. indique que cette soumission doit être approuvée par l’AGA du sous-groupe.
6) Affaires nouvelles
a. Politique sur les délégué·es syndicaux
Les changements de politique sont examinés et on convient de les envoyer au CA pour
approbation.
SUIVI : Envoyer la politique révisée pour traduction puis au CA pour approbation (Tony).
LEVÉE DE LA SÉANCE : La séance est levée à 16 h 17.