RÉUNION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES
8 juillet 2024
sur Zoom
De 13 h à 15 h 30
PROCÈS-VERBAL
Présences : Manny Costain (président), Mandy Chan (Ontario), Michael P. Kenny (RCN), Mike Chow (C.-B. et Yukon), Scott McConaghy (Atlantique), Renaud Guiard (Québec), Nicki Ezechinedu (T.N.-O.)
Personnel : Tony Goddard
Tour de table et présentations
Reconnaissance territoriale (Î.-P.-É.)
Bienvenue à la troisième réunion du CSP de l’année.
1) Adoption de l’ordre du jour
Motion proposée par : Michael Kenny Avec l’appui de : Renaud Guiard
ADOPTÉE à l’unanimité.
2) Approbation du procès-verbal du 18 septembre 2023
Motion proposée par : Scott McConaghy Avec l’appui de : Michael Kenny
ADOPTÉE à l’unanimité.
Approbation du procès-verbal du 29 avril 2024
Motion proposée par : Michael Kenny Avec l’appui de : Mike Chow
ADOPTÉE à l’unanimité.
3) Nouvelles du CA (Manny)
Une réunion du CA étant prévue cet après-midi, la réunion se terminera à 15 h 30. Nous traiterons les points prioritaires de l’ordre du jour et certains points pourront être reportés à la prochaine réunion, au mois d’août. Le point 4 ci-dessous énumère les approbations du CA lors des deux (2) dernières réunions du CA.
4) INFO : Résultats/approbations des réunions du CA
a. Politique sur la conduite — Déclaration d’équité (CA de mai)
b. Politique sur l’allocation des organismes constituants — Reçus officiels (CA de mai)
c. Politique sur l’aide financière à la participation des membres — Voyages internationaux (CA de juin)
d. Politique sur la présidente — Présidente par intérim pendant les voyages internationaux (CA de juin)
e. Politique sur l’accès aux fonds généraux de l’IPFPC — Financement des groupes d’employeurs distincts (CA de juin)
f. Politique sur le personnel de l’Institut (présentée au CA de mai — Un examen plus approfondi est nécessaire.)
g. Statuts du groupe MAGE (CA de mai)
h. Statuts du groupe Chambre des communes (CA de mai)
i. Groupe AR-ACR de la RCN (CA de mai)
j. Sous-groupe NR Place de Ville (CA de mai)
k. Chapitre ECCC de Toronto (CA de mai)
l. Chapitre ARC de Toronto-Nord (CA de mai)
m. Sous-groupe VFS de Toronto-Nord (CA de mai)
n. Région de l’Ontario (CA de juin)
o. Chapitre du Grand Vancouver (CA de juin)
p. Sous-groupe TI d’Ottawa-Métro (CA de juin)
5) Points permanents et prioritaires
a. Politique sur le personnel de l’Institut
Les révisions de la politique sont examinées, y compris les suggestions du directeur John Purdie. Tony préparera une version propre et nous pourrons procéder à un examen final durant la réunion du CSP du mois d’août.
b. Politique environnementale (Manny) Reporté à la réunion du CSP du mois d’août.
c. Congé autorisé (article 21.5) (Manny) Déplacé vers les points reportés.
d. Sélection des membres du CSM pour l’AGA 2024 (Manny)
17.2.3.1 Composition Le Sous-comité des motions est présidé par le (la) président(e) du Comité des statuts et politiques, et il est composé de cinq (5) à sept (7) membres. Il inclut à tout le moins les représentant(e)s désigné(e)s du Comité des statuts et politiques, du Comité des finances et du Conseil consultatif.
Nous avons deux (2) noms du Comité des finances et du CC. Le CSP délibère et décide d’inclure Renaud Guiard et Mike Chow. Manny présidera le SCM.
e. Comités et exercice financier (Manny)
Lorsque l’AGA a approuvé le passage de l’exercice financier de janvier-décembre à juillet-juin, elle n’a pas modifié l’exercice financier des comités (ni des organismes constituants), ce qui a eu des répercussions sur certains comités. Les comités font désormais le lien entre deux exercices financiers distincts, et un comité peut potentiellement dépenser la totalité du budget, de sorte que le comité suivant commence une année sans fonds disponibles jusqu’à ce que le nouvel exercice commence. Durant la réunion du CA, on a recommandé de modifier le processus de sélection des comités afin de l’aligner sur l’exercice financier. Pour certains comités, cela pourrait fonctionner, mais pour le CSP, cela signifierait que le CSM devrait être constitué immédiatement puisque la date limite pour les motions serait le mois suivant. En outre, le Comité des finances ne disposerait alors que d’un mois ou deux pour élaborer un document budgétaire en vue de l’AGA. On suggère que les budgets soient « divisés » par la Section des finances. On mentionne aussi que les président·es de comité doivent faire preuve d’une plus grande responsabilité fiscale et planifier les exercices financiers. Le consensus est qu’il n’est pas nécessaire de modifier les statuts et les politiques et les président·es des comités doivent travailler dans le cadre des paramètres actuels.
f. Politique de financement Bien mieux ensemble (approuvée par la réunion du CA de mars) (Manny) Reporté à la réunion du CSP du mois d’août.
6) Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion Reporté à la réunion du CSP du mois d’août.
a. Statuts du groupe ONÉ (Scott M., en attente de la ratification du groupe) *
b. GEPCR (Michael K., en attente de ratification par le groupe)
c. Membres retraité·es — Demande de clarification de la part du CA (Scott) *
d. Chapitre du Nord-Est de l’Alberta (Nicki) *
e. Modifications du chapitre des T.N.-O. (Nicki) *
f. Chapitre de Winnipeg et du Sud du Manitoba (Nicki) *
g. Modèle de statuts — Règlements et politiques (Mike C.)
7) Affaires nouvelles
a. Politique sur les élections d’administrateurs(-trices) et de directeurs(-trices) de l’Institut
Cette politique ne pourra pas être mise en œuvre avant l’entrée en fonction du prochain Conseil d’administration — Reporté à la réunion du CSP du mois d’août.
b. Chapitre ARC de Hamilton (Mandy)
Mise à jour selon le nouveau libellé des modèles — Modification de l’article 5.8 pour remplacer « audit » par « révision », puis envoi au CA.
c. Rôle du/de la président·e chargé de la communication dans les modèles de statuts (Michael K.) Michael préparera les informations dont il a besoin pour discuter de ce point et nous les présenterons durant la prochaine réunion. Reporté à la réunion du CSP du mois d’août.
d. Politique sur la consultation (Manny) Un examen des articles mentionnés par C. Bradley sera effectué et une réponse sera rédigée. La modification de l’article 23.2 n’a pas été acceptée par le CSP car certaines régions ont un·e président·e qui n’est pas directeur·rice.
e. Groupe CP (Manny) Les changements ont été adoptés durant l’AGA du groupe CP et se situent dans des paramètres acceptables. Transmettre les modifications au Conseil d’administration pour approbation.
f. Sous-groupe NR de Shirley’s Bay (Michael K.) La plupart des changements sont acceptables. Il doit ajouter l’article 10.5 et supprimer l’article 12. Michael K. prendra contact avec le sous-groupe pour corriger les statuts avant la réunion du CSP en août.
g. Groupe VFS (Manny) Les changements apportent des précisions sur la région des CS de la RCN et mettent à jour le libellé épicène. On convient de l’envoyer au CA pour approbation.
h. Sous-groupe TI de la Ville de Québec (Renaud) Les changements de nom du sous-groupe et de zonage doivent d’abord être approuvés par le CE. Le reste des changements est acceptable. Tony indique qu’il a déjà envoyé ces changements à la section des Services aux membres et que celle-ci les recommandera au CE après avoir communiqué avec la région du Québec. EN ATTENTE Le suivi de la section des Services aux membres pourrait ne pas être prêt pour la réunion d’août. Dans le cas contraire, nous l’enverrons au CA pour la réunion d’août.
i. Sous-groupe NR de l’île de Vancouver (Mike C.) Il s’agit d’une mise à jour générale des statuts approuvés en 2006. Mike Chow passe en revue les changements proposés et fait beaucoup d’autres suggestions. Il contactera le sous-groupe et tentera de les faire approuver durant sa prochaine AGA. Mike les soumettra à l’approbation du CSP quand ils seront prêts.
j. Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée (Nicki) Une longue discussion a lieu sur la façon dont la politique est appliquée par notre Section des finances et sur les documents disponibles auprès de l’employeur. Une présentation complète de la manière dont la politique peut être appliquée et de ce qui est exigé par l’Institut a lieu. Beaucoup de suggestions sont faites et, en fin de compte, aucune modification de la politique n’est nécessaire.
k. Procès-verbaux des organismes constituants — Production ou publication (Mandy) Nous allons faire un suivi avec l’avocate générale pour déterminer si les procès-verbaux des réunions des exécutifs des organismes constituants doivent être publiés sur le site Web. À propos de la confidentialité, on souligne que toute information confidentielle, y compris les informations sur les griefs ou sur des membres précis, devrait être discutée dans une séance à huis clos. Par conséquent, les discussions ne figureraient pas dans les procès-verbaux publiés.