Procès-verbal de la réunion du sous-groupe VFS-AC du 26 mars 2024

Point	Sujet et discussion	Suivi
Ouverture de la séance	Il est convenu que le quorum de l’exécutif du sous-groupe est atteint et Andra ouvre la réunion à 17 h 40. Participant·es en personne : Abraham Garcia, Andra Weis, James Armstrong, Daryl Boychuk, Audrey Wojcik, Art Iwinski, Tabitha Fuller Absences : Brian Busby, Louise Lepore, Nitin Chowdhary Un ordre du jour provisoire a été diffusé électroniquement avant la réunion.	Andra Weis
Adoption des points à l’ordre du jour	L’ordre du jour provisoire suivant a été joint à l’invitation à la réunion envoyée par courriel le 25 mars 2024 : Rapport financier AGA Discussion sur la sensibilisation — éventuellement en juin Séances de l’ASP — recherche de volontaires Vêtements Poste de secrétaire Art Iwinski propose d’approuver l’ordre du jour. La proposition est avec l’appui de Audrey Wojcik. Motion adoptée.	Art Iwinski
Procès-verbal de la réunion précédente	Art Iwinski propose d’approuver le procès-verbal de la réunion du 23 janvier 2024 de l’exécutif du sous-groupe (avec l’appui de Tabitha Fuller). Motion adoptée.	Art Iwinski
Poste de secrétaire	Andra Weis note que depuis la démission de Patrick McIver, le poste de secrétaire est vacant. Elle demande si un membre de l’exécutif est disposé à assurer le secrétariat du sous-groupe jusqu’à la prochaine élection. Audrey Wojcik propose la nomination de Daryl Boychuk au poste de secrétaire, avec l’appui d’Andra Weis. Motion adoptée. Daryl Boychuk accepte formellement l’invitation à assumer le poste de secrétaire.	Andra Weis
Rapport financier du trésorier	Le trésorier du sous-groupe, James Armstrong, résume la situation financière du sous-groupe. James indique qu’il n’y a eu ni dépôt ni décaissement sur notre compte bancaire depuis notre dernière réunion. Des intérêts se sont accumulés sur le compte. Le sous-groupe VFS est en bonne santé financière pour couvrir les dépenses prévues à court terme. James propose, avec l’appui d’Art Iwinski, d’approuver les états financiers de 2023. Motion adoptée. James soumettra à l’Institut les états financiers du sous-groupe VFS pour 2023, ainsi que le procès-verbal de la présente réunion approuvant les états financiers de 2023. L’Institut devrait nous accorder notre allocation pour 2024.	James Armstrong
Représentant régional VFS de l’Administration centrale — Remarques	Abraham Garcia, représentant régional VFS de l’AC, assiste à la réunion et fait le point sur diverses questions, notamment la nécessité d’attirer de nouveaux délégués syndicaux et membres actifs du syndicat. Il nous rappelle qu’il serait heureux de nous aider à encourager les fonctionnaires de l’IPFPC à participer aux activités de sensibilisation du sous-groupe. Les membres de l’exécutif du sous-groupe conviennent que nous devrions travailler ensemble pour recruter de nouveaux délégués syndicaux. Nous pensons qu’il devrait y avoir un délégué syndical pour 10 employés syndiqués et les chiffres sont loin d’être à la hauteur. En outre, nous avons besoin d’un plus grand nombre de délégués capables de communiquer dans les deux langues officielles. L’une des options discutées par l’exécutif du sous-groupe était d’approcher directement d’autres membres et collègues du syndicat pour discuter des avantages de devenir délégué syndical.	Abraham Garcia
Sessions de l’ASP	Andra dirige une discussion sur les sessions de l’ASP qui ont été présentées en janvier et février. Elle indique qu’il faut des animateurs qui parlent couramment le français. Elle fait remarquer que tout délégué syndical (nouveau ou ancien) qui n’a pas suivi la formation est tenu d’assister à l’une de ces sessions. Une fois qu’un délégué syndical a suivi le cours, il peut agir en tant qu’animateur.	Andra Weis
Planification de l’AGA 2024	Audrey Wojcik confirme que le lieu de l’AGA du sous-groupe 2024 a été réservé; il s’agit du restaurant Prescott, sur l’avenue Preston. La date de l’AGA est fixée au jeudi 24 octobre 2024. Le Prescott peut accueillir jusqu’à 75 personnes. Pour les prochaines élections, le sous-groupe a convenu de ce qui suit : l’avis de convocation à l’AGA sera publié par l’intermédiaire de l’Institut avant la fin du mois d’août 2024; l’avis de convocation à l’AGA indiquera la liste des postes vacants et leur mandat (un ou deux ans); le comité électoral ne comprendra pas de membres actuels de l’exécutif, de sorte que l’exécutif du sous-groupe recrutera des volontaires parmi les membres actuels et retraités afin de garantir l’impartialité; et il prendra contact avec Jennie Esnard de l’Institut pour s’assurer que l’élection répond aux normes de l’organisation.	Audrey Wojcik
Membres de l’exécutif	L’exécutif du sous-groupe parle de la possibilité de pourvoir les postes vacants. Actuellement, le sous-groupe compte deux membres de moins que le maximum autorisé. Le recrutement a fait l’objet d’une discussion. Diverses options sont envisagées, notamment des activités de sensibilisation.
Tour de table	Les problèmes auxquels les employé·es sont confrontés dans le cadre du mandat de retour au travail de l’ARC sont abordés afin que les préoccupations des employé·es puissent être portées à l’attention de la direction lors des réunions entre le syndicat et la direction. Discussion sur les chandails à l’effigie de l’Institut et sur d’autres articles qui ont été commandés : Audrey indique qu’ils devraient être livrés cette semaine.
Levée de la séance	La date de la prochaine réunion de l’exécutif du sous-groupe n’a pas été fixée. Nous attendrons le retour de notre président, Brian Busby, avant de fixer une date. Le groupe préfère utiliser les bureaux du siège de l’Institut, situé au 250 chemin Tremblay. La séance est levée à 18 h 50.