Réunion du Comité des statuts et politiques (CSP)
Samedi 17 septembre 2022
Charlottetown, Î.-P.É.
Présents Stéphanie Fréchette (présidente), Tony Goddard (RCN), Mike Chow (C.-B./Yukon), Scott McConaghy (ATL)
Absents Luc Denis (QC) (vacances)
Fedora Kalenda-Mushiya (personne-ressource de l’Institut) (congé)
Invités John Purdie, directeur régional de l’Ontario
Samah Henein, directrice régionale de PRA-T.N.-O., observatrice
Manny Costain, directeur régional de l’Atlantique, observateur
Tom Yantsis, observateur
Julie Gagnon (remplaçante de la personne-ressource de l’Institut)
- Approbation du procès-verbal
Le procès-verbal de la réunion du 7 mai 2022 est approuvé.
On passe en revue le procès-verbal de la réunion du 30 mai 2022.
- Informations sur les processus du CSP
Voici la suggestion présentée :
Les points transmis au Conseil d'administration doivent être notés en conséquence dans le procès-verbal et non pas être indiqués comme Suivi : tout le monde. Il en va de même pour les actions confiées à un représentant du CSP en particulier.
Créer un document de suivi pour le CSP afin de suivre les points de suivi ou les points en suspens de chaque représentant du Comité (un peu comme le document de suivi du Conseil d'administration).
Certains ont déjà commencé à travailler sur leurs tableaux de suivi régionaux respectifs. Tous ces documents seront téléchargés sur le répertoire partagé du CSP. Il est suggéré d'utiliser le document de suivi du CSP comme point de départ pour alimenter les documents régionaux.
On s’entend sur les points suivants :
Les représentants régionaux du CSP sont responsables de tous les statuts des organismes constituants de leurs régions respectives, ainsi que des statuts des organismes constituants qui sont entièrement contenus dans leur région (SG, chapitre et groupes régionaux).
Le président du CSP est responsable de tous les groupes nationaux.
Les points de suivi touchant les régions de l'Ontario et des Prairies seront communiqués aux directeurs régionaux respectifs, compte tenu des deux postes actuellement vacants au CSP.
Il est suggéré qu’à l’examen de leurs documents régionaux, chaque représentant régional du BLPC pourrait, par courtoisie, contacter son organisme constituant qui n’a pas encore tenu ou prévu une AGA cette année pour lui rappeler de le faire avant la fin de 2022, afin qu'il reçoive son allocation pour l'année prochaine. Suivi : À l’unanimité
Il est également convenu qu'une communication centrale serait envoyée par l’Institut pour rappeler à tous les organismes constituants de planifier et/ou de tenir leur assemblée générale annuelle cette année. Le président du CSP assurera le suivi de cette question avec le secrétaire général par intérim. Suivi : S. Fréchette
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
3.1 Sous-groupe CP South Vancouver Island (proposition)
Ce point sera déplacé vers les points en suspens, en attendant un retour d'information de la part du sous-groupe.
Suivi : Fedora
3.2 Sous-groupe SH MDN du Québec (proposition)
Il s'agit d'un nouveau sous-groupe avec de nouveaux statuts basés sur le modèle du sous-groupe. Son AGA a eu lieu le 4 mai 2022, au cours de laquelle les statuts proposés ont été ratifiés. Une fois traduits, les statuts proposés seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre.
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
3.3 Sous-groupe VFS de Saskatoon (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés à l'AGA du sous-groupe, qui a eu lieu le 23 juin 2022.
Énoncé actuel
3.1 Les membres titulaires du groupe VFS qui travaillent au Bureau des services fiscaux (BSF) de Saskatoon sont des membres titulaires du Sous-groupe.
Modifications proposées
3.1 Les membres titulaires du groupe VFS qui travaillent au lieu de travail de Saskatoon sont des membres titulaires du Sous-groupe.
Justification : Le BSF de Saskatoon n'existe plus.
Des inquiétudes sont exprimées quant au manque de clarté de la référence au « lieu de travail », qui devrait définir plus clairement le lieu de travail, le lieu de déclaration et les centres de responsabilité, c'est-à-dire là où l'on avait l'habitude de travailler et où l'on travaille à présent, etc. - une question qui se pose principalement en raison de la pandémie et du télétravail.
Il est précisé qu'en l'état actuel des choses et conformément à la politique en vigueur, l'Institut utilise les informations de l'employeur (adresse du lieu de travail) pour déterminer à quels organismes constituants les membres appartiennent. Cela dit, il faudra déterminer la structure de l'Institut par rapport à celle de l'employeur.
La référence au terme « responsables » à l'article 7.4.1 a également suscité des inquiétudes. Il est précisé que cela est conforme à l'article 7.3.5 des statuts du groupe VFS. Cette question sera examinée plus en détail dans le cadre du point relatif aux statuts du groupe VFS.
Malgré les préoccupations soulevées, il est convenu que les statuts modifiés et ratifiés seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre, sous réserve que la notion de « lieu de travail » soit clarifiée à l'avenir, compte tenu de son impact sur de nombreux autres organismes constituants.
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
3.4 Sous-groupe VFS de Regina (proposition)
Le président du Sous-groupe n'a donné aucune rétroaction, et la page Web du Sous-groupe ne contient aucune convocation à une assemblée générale annuelle. Ces statuts seront déplacés vers les points en suspens dans l'attente d'un suivi plus approfondi de la part du représentant régional du CSP. Suivi : Fedora – Représentant des Prairies
3.5 Groupe GEPW
Aucun commentaire n'a été reçu de la part de l'exécutif du groupe et aucune convocation à l'AGA n'a été publiée sur sa page Web. Il est souligné que ce groupe n'a pas eu d'AGA depuis longtemps. Ce point sera déplacé vers les points en suspens dans l'attente d'un suivi plus approfondi de la part du représentant régional du CSP.
Suivi : Fedora – Représentant des Prairies
La question du non-respect des statuts de l'Institut en ce qui concerne l'absence d'AGA sera discutée plus en détail avec le secrétaire général par intérim (conformément aux statuts 10.1.6) et dans le cadre de la communication globale de l'Institut. Le président du CSP contactera également le négociateur du groupe WPEG pour l'informer de la non-conformité de ce groupe en ce qui concerne la tenue de son AGA. Suivi : S. Fréchette
On mentionne que certains petits groupes (ou organismes constituants) sont en place, mais qu'ils se concentrent uniquement sur la présence de délégués syndicaux actifs au lieu de travail et sur la participation aux négociations. Certains pensent que ces organismes peuvent être considérés comme inactifs en ce qui concerne la tenue d'assemblées générales, l'élection de dirigeants en bonne et due forme et la fourniture à l'Institut de la documentation requise pour bénéficier d'un financement annuel. Il s'agit d'une discussion plus générale qui devrait être examinée par le Conseil en ce qui concerne l'obligation de se conformer aux statuts de l’IPFPC. Cette question sera également abordée avec le secrétaire général par intérim.
Suivi : S. Fréchette
3.6 Motion de l'AGA 2019 - Modification à l’article 7 (Droits des membres)
Une réponse écrite a été demandée par le Bureau du conseiller général aux affaires juridiques, sans jamais avoir été soumise. Il est suggéré que cette question soit discutée avec le Conseil régional de la RCN (exécutif) afin de déterminer s'il s'agit toujours d'une question à poursuivre. Suivi : Tony Goddard
3.7 Groupe Systèmes d’ordinateurs (CS) et sous-groupes CS – Changement de nom pour devenir « TI »
Les statuts du groupe TI ont été approuvés par le Conseil d'administration et ont été traduits, mais ils n'ont pas encore été publiés sur le site Web. La personne-ressource de l’Institut rattachée au CSP doit assurer le suivi de l'état d'avancement de la dotation.
Suivi : Fedora
Les statuts modifiés du sous-groupe TI ont également été approuvés par le Conseil d'administration et sont en cours de traduction. Une fois cette étape franchie, ils seront envoyés à la personne-ressource de l’Institut pour affichage. Suivi : T. Goddard - Fedora
3.8 Statuts du chapitre du Saguenay Lac-Saint-Jean et de la Côte-Nord (modifiés)
Le modèle a été fourni au Chapitre et a été appliqué aux statuts qu’il a proposés. Son AGA s'est tenue le 10 mai 2022 et ses statuts modifiés ont été ratifiés. Les statuts modifiés seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre. Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
3.9 Mandat du CSP
Le mandat proposé a été transmis au CSP pour information et examen. On mentionne que l'article 4 (Soutien au personnel) devra être revu et modifié pour enlever la mention de l’ACO et refléter la nouvelle structure lorsqu’elle aura été finalisée. Le mandat provisoire sera soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre. Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
3.10 Groupe SH (statuts modifiés)
Les changements proposés seront soumis à l'AGA du groupe le 15 octobre 2022 et seront appliqués à la version de juillet 2021 des statuts (approuvée par le Conseil d'administration), pour ratification. S'ils sont ratifiés, les statuts modifiés seront de nouveau soumis à la Commission pour un examen final et une recommandation d'approbation par le Conseil d'administration.
Suivi : S. Fréchette
3.11 Groupe VFS (statuts modifiés)
L’AGA du groupe a eu lieu le 17 juin 2022, et les modifications proposées ont été ratifiées. Les statuts modifiés seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre, après avoir été incorporés dans la version de juin 2022 des statuts du Groupe (approuvée par le Conseil d'administration).
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
3.12 Groupe ACIA-VM (statuts modifiés)
Comme discuté à la réunion du CSP du 30 mai 2022, on mentionne que les modifications aux statuts du groupe VM de l'ACIA ont été approuvées par le Conseil d'administration le 10 décembre 2021. Les amendements proposés permettraient à un membre retraité de siéger à l’Exécutif sans droit de vote lors de ses réunions ou de l’AGA du Groupe.
Il est dit que le président du Groupe collabore avec le CSP pour trouver un libellé permettant de résoudre ce problème et de présenter les modifications éventuelles à la prochaine AGA du Groupe.
Dans l'intervalle, les statuts approuvés seront traduits et mis en ligne. Suivi : Fedora
3.13 Groupe AR-ACR du CNRC (modifications proposées)
Ce point est reporté à la prochaine réunion, en attendant les commentaires du Groupe.
Suivi : T. Goddard – Fedora
3.14 Région de l’Atlantique (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été approuvés par le Conseil d'administration en juin 2022. Une fois traduits, ils seront publiés sur le site Web. Suivi : Fedora
3.15 Vote en dehors d'une AGA (information et discussion)
Il a été précisé qu'il s'agissait d'une question soulevée par le Comité national des élections.
À la réunion du Conseil d'administration de mars 2022, il a été question du système de vote électronique qui est en cours de mise en œuvre et de la possibilité pour les organismes constituants d'organiser leurs élections avec ce nouveau système. Il est possible que des organismes constituants plus petits en fassent l’essai avant les prochaines élections nationales de 2024.
Le président du Comité du plan stratégique de la technologie de l’information étudie les échéances et la possibilité de fournir plus d’information au Comité des élections (d'un point de vue logiciel et technique).
Le CSP estimait qu'il n'y avait pas lieu de prendre d'autres mesures, car cette question relevait du Comité des élections et du service informatique de l'Institut en termes de capacité (si elle est encore pertinente).
3.16 Interprétation de l’article 10.4.1.1 (Remplaçant·es)
Article 10.4.1.1 concernant les remplaçants nommés par les représentants du CA. Le libellé en question : Le/la représentant·e nommé·e d’un groupe ou d’une équipe nationale de consultation peut désigner un·e remplaçant·e qui assistera aux réunions du Conseil consultatif en son absence.
L'interprétation du CSP a été communiquée à la présidente du Conseil consultatif (CC) le 30 mai 2022. Comme le président du CC n'était pas d'accord avec cette interprétation, la question a été ramenée devant le CSP.
Le CSP est d’avis que cet article est conçu expressément pour n’imposer ni n’impliquer l'application d'un calendrier particulier. Il n'est donc pas nécessaire que le représentant du CC désigne une seule personne pour le remplacer pour la durée de son mandat ou pour une période déterminée.
Par conséquent, selon l'interprétation du CSP, un représentant du CA peut, si nécessaire, nommer différents remplaçants pour des périodes différentes. Par exemple, le représentant du CA peut désigner un remplaçant pour la réunion n° 1, un autre pour la réunion n° 2 et un troisième pour une réunion ultérieure. La seule exigence supplémentaire aux statuts peut être la ou les procédures appliquées par le CA pour assurer une transition harmonieuse et transparente d'une réunion à l'autre (c'est-à-dire informer le président et/ou l'AA afin que le remplaçant désigné puisse avoir un accès approprié à la documentation)
Le président du CC n'est pas d'accord avec l'interprétation du CSP. Sa préoccupation concernant l'interprétation est qu'ils peuvent désigner un remplaçant différent pour chaque réunion et qu'ils désigneraient un seul remplaçant pour eux au cas où ils ne pourraient pas assister aux réunions. C’est basé sur ce passage : « peut désigner un·e remplaçant·e qui assistera aux réunions du Conseil consultatif en son absence. ».
Selon lui, le mot clé est « réunions », ce qui laisse penser que c'est un seul remplaçant qui est chargé de faire les remplacements, comme un vice-président le fait pour un président. Cela ne devrait pas être un remplacement par alternance. L'objectif n'est pas seulement d'assurer une représentation, mais aussi de garantir la stabilité. Le président du CC était d'avis que cela devrait être interprété comme le Comité l’a fait s'il avait dit « réunion » et non « réunions », mais ce n'est pas le cas.
On informera le président du CC du maintien de l'interprétation du CSP et de la nécessité de modifier l’article 10.4.1.1 pour atteindre le résultat souhaité. Suivi : S. Fréchette
3.17 Processus de l'AGA 2022
Les membres du Sous-comité des motions (SCM) seront présents à l'AGA et superviseront la soumission de toute motion tardive émanant de l'assemblée. Les membres du CSP présents à l'AGA (en tant que délégués ou observateurs) sont invités à siéger au SCM pour l'assister.
Certains sont d'avis que tous les membres du CSP devraient assister à l'AGA de cette année afin d'observer, d'apprendre et de comprendre le fonctionnement de cette assemblée.
En substance, le SCM est l’organisme de planification qui prépare les affaires de l'AGA (motions) et les membres du CSP devraient être présents à l'AGA pour aider la table d'honneur ainsi qu’aux débats de l'assemblée sur l'interprétation des statuts ou des politiques.
Cette question sera soumise à l'examen du groupe de travail sur l'AGA. Le président du CSP demandera également au président d'autoriser les représentants du CSP de la C.-B./Yukon et du Québec à assister à l'AGA de cette année. Il est précisé que des fonds seront disponibles à cet effet. Suivi : S. Fréchette
3.18 Sous-groupe TI de Vancouver (statuts modifiés)
L'AGA du Sous-groupe est prévue pour décembre 2022, date à laquelle les statuts modifiés seront soumis à la ratification. Suivi : M. Chow
3.19 Sous-groupe VFS du Sud de l’Alberta (Calgary et Red Deer) (statuts modifiés)
Le Sous-groupe n'a pas proposé de modifications à ses statuts à l’AGA 2022, car la plupart des modifications concernaient le vote avant l’AGA, ce qui a changé depuis que les membres télétravaillent. Le Sous-groupe attend de voir quels sont les moyens électroniques proposés par l'Institut pour voter en dehors d'une AGA et verra alors s'il y a lieu de modifier ses statuts.
Pour l'instant, ces points sont reportés.
3.20 Politique sur les pourboires
Le CSP a appris que la politique sur les pourboires avait été approuvée par le Conseil d'administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.21 Politique sur les l’utilisation des cellulaires
Le CSP a appris que la politique sur l'utilisation des cellulaires a été approuvée par le Conseil d'administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.22 Politique sur l’utilisation d’Internet
Le CSP a appris que la politique sur l'utilisation d'Internet avait été approuvée par le Conseil d'administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.23 Proposition de politique sur les appels relatifs aux finances
Le CSP a appris que la politique sur les appels relatifs aux finances a été approuvée par le Conseil d'administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.24 Politique sur l’aide financière à la participation des membres – Allocation journalière pour les réunions virtuelles
Le CSP a appris que les indemnités journalières prévues dans la Politique sur l’aide financière à la participation des membres concernant les indemnités journalières en cas de participation à des réunions virtuelles ont été approuvées par le Conseil d'administration à sa réunion de septembre 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.25 Frais de réception du Conseil
Le CSP a appris que le Conseil d'administration a créé un groupe de travail pour traiter cette question, avec la participation du Comité des finances et du CSP.
Le président du Comité des finances a indiqué que le Comité est d'avis qu'il n’est pas nécessaire d'inscrire cette question dans la politique. Cette question a été transmise à un groupe de travail à des fins d’examen. Le CSP n'a pas d'autres commentaires à formuler pour l'instant.
3.26 Voyages à l’extérieur de la Région
Des discussions sont en cours à ce sujet.
Le Conseil d'administration est d'accord pour renforcer ce qui est actuellement en place (articles 4.5 et 11.1.12 des statuts), soit la résidence dans la région A et la participation dans la région B. Cela dit, le Conseil d'administration a également augmenté le plafond de 700 à 900 dollars pour les voyages dans une autre région au nom de l'institut.
Le Conseil d'administration a également créé un groupe de travail (GT) chargé d'examiner cette question plus en détail, conformément à la Politique sur l’aide financière à la participation des membres. Le GT est composé d'un membre du Conseil consultatif (à identifier), de quatre membres du Conseil d’administration, soit John Purdie, directeur régional de l’Ontario); Mark Muench, directeur régional de la RCN; Emmanuel Costain, directeur régional de l’Atlantique; et Stéphanie Fréchette, vice-présidente, et il travaillera en collaboration avec les Services généraux pour définir et déterminer la question du « lieu de travail ».
Les instructions suivantes ont également été fournies au GT par le Conseil :
- Comparer la base de données du Répertoire des membres de l’Institut professionnel (RMIP) et la base de données GCannuaire (de l’employeur) et examiner comment le « lieu de travail » est déterminé.
- Tenir compte de la mobilisation des membres (en mettant l'accent sur les membres).
- Faire un rapport au Conseil d'administration et inclure plusieurs options en termes de couverture des coûts.
Le GT se réunira une fois que le représentant du CA aura été identifié.
3.27 Politique sur l’aide financière à la participation des membres (Repas)
Le CSP a appris que la section sur les repas de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres a été approuvée par le Conseil d'administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.28 Politique sur l’aide financière à la participation des membres (Voyages)
Le CSP a appris que la section sur les voyages de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres a été approuvée par le Conseil d’administration à sa réunion de juin 2022.
La Politique sera modifiée en conséquence, publiée sur le site Web et incluse dans le rapport présenté à l'AGA 2022. Suivi : Fedora
3.29 Achat d'équipements techniques
Le CSP a appris qu’à sa réunion de juin 2022, le Conseil d'administration a approuvé une politique permettant à tous les organismes constituants et aux présidents des équipes de consultation de recevoir un ordinateur portable, acheté et suivi par l'Institut. La politique prévoit également des exceptions qui doivent être approuvées par le Conseil d'administration.
Le Conseil d'administration a également créé un groupe de travail chargé d'élaborer un processus de supervision, d'administration et de mise en œuvre de cette nouvelle politique.
Il est de plus noté qu'à l'avenir, tous les biens des organismes constituants (attribués ou réattribués) seront désormais suivis par l'Institut.
3.30 Sous-groupe RE du Centre de l’Île de Vancouver (statuts modifiés)
La personne-ressource du CSP doit fournir un historique de ce point au représentant du CSP de la C.-B./Yukon pour l'aider à prendre les mesures de suivi nécessaires en ce qui concerne ces statuts. Suivi : Fedora
3.31 Sous-groupe NR RNCan (statuts modifiés)
Ces statuts de sous-groupes ont été approuvés à la réunion du Conseil d'administration de juin 2022. Un suivi doit être effectué sur l'état d’avancement de la traduction et de l'affichage. Suivi : Fedora
3.31 Calendrier des réunions du CSP
Une entente a été conclue sur les dates suivantes pour les prochaines réunions du CSP :
17 octobre 2022 (lundi) (peut-être les 17 et 18 - à confirmer par le président)
9-10 décembre 2022 (vendredi et samedi)
- Affaires nouvelles
4.1 Groupe ONÉ (statuts modifiés)
L’AGA du Groupe se tiendra le 28 septembre 2022, date à laquelle les statuts modifiés seront soumis à ratification.
Article 8.1.3 (Quorum) - Des préoccupations sont exprimées concernant les modifications proposées et les implications potentielles, car il pourrait être difficile d'atteindre ce nombre de délégués. Un suivi sera effectué avec le Groupe afin de clarifier son intention relativement à la modification proposée.
Quorum Le quorum est constitué par cinquante (50) membres ou dix pour cent (10 %) des membres titulaires, le nombre le moins élevé étant retenu.
Préambule - La référence au « règlement de l'Institut » doit être remplacée par « politiques de l'Institut ».
Article 5.8 - Remplacer « vérification » par « examen ».
Article 8.1.5 - Le Groupe sera également informé que le vote par courrier électronique n'est pas sécurisé et peut comporter des risques. Une autre solution pourrait être préférable.
De plus, il faut clarifier la référence au « président du comité des élections » en ce qui concerne le vote sur les motions à l'AGA.
« La participation virtuelle sera autorisée, et ces participants pourront voter par courrier électronique adressé au président du comité des élections ».
Le Groupe sera informé des préoccupations du CSP avant son assemblée générale annuelle. Suivi : S. Fréchette
4.2 Groupe SP (statuts modifiés)
Les statuts modifiés du Groupe ont été ratifiés le 4 juin 2022.
8.1.3.2 (NOUVEAU) L’assemblée générale annuelle (AGA) traite d’abord des motions présentées conformément à la procédure des présents statuts et des motions non conformes par la suite. Les motions tardives doivent être soumises dans les deux langues officielles par leur motionnaire et doivent être reçues par l’Exécutif au plus tard 48 heures avant l’heure d’ouverture de l’AGA. Cependant, l’AGA peut quand même accepter une motion comme étant urgente et la traiter immédiatement.
Les statuts modifiés du Groupe seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre. La modification proposée sera reflétée dans les derniers statuts de groupe approuvés (version de septembre 2018).
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
4.3 Chapitre de l’ARC de Toronto-Centre (propositions)
On souligne que les propositions de modification des statuts présentées sont basées sur le modèle. Ce chapitre étant actuellement sous tutelle, les statuts proposés seront soumis au Conseil d'administration pour information et approbation, en octobre. Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
4.4 Chapitre de Prince Albert (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés à l'AGA du Chapitre, le 14 septembre 2022. La version la plus récente du modèle a été appliquée à la version 2007 des statuts du Chapitre. Les statuts modifiés seront soumis à l'approbation du Conseil d'administration en octobre. Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
4.5 Examen du libellé du modèle
Comme l'ont indiqué et recommandé le directeur des finances et le Comité des finances, toutes les références à la « vérification » dans les statuts, les politiques et les mandats de l'Institut qui ne mentionnent pas spécifiquement les vérificateurs externes de l'Institut ou les sociétés de l'Institut devraient être remplacées par « examen ».
Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en octobre. Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
Un examen complet de tous les modèles de statuts sera effectué lors d'une prochaine réunion, y compris les statuts relatifs à l'élection des exécutifs d’organismes constituants. Suivi : Fedora
4.6 Bloc de chambres d'hôtel
À la demande du Comité exécutif, un message a été envoyé par l'Institut à tous les membres indiquant que dans le cadre du processus de planification de l'AGA nationale, un bloc de chambres d'hôtel a été réservé à un prix réduit et que l'Institut ne remboursera pas les membres qui réservent des chambres d'hôtel pour l'AGA, que ce soit par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers ou directement auprès de l'hôtel, pour la période du 14 novembre au 22 novembre. Toute réservation effectuée par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers ou directement auprès de l'hôtel doit être annulée et les chambres doivent être réservées par l'intermédiaire du portail de réservation de l'Institut.
Cette question sera examinée plus en détail à la prochaine réunion, en fonction de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres - Section 4 - Réservations de voyages et de la discussion approfondie que le Conseil d'administration a tenue à ce sujet à sa réunion de septembre 2022. Suivi : Fedora
4.7 Politique sur la consultation et Politique sur l’allocation des organismes constituants
D'autres discussions auront lieu à la prochaine réunion concernant les sections 6, 7, 8 et 9 de la Politique sur l’allocation des organismes constituants, qui seront copiées dans la Politique sur la consultation.
Suivi : Fedora
- Points reportés
Les points suivants resteront à l'ordre du jour, sous les points reportés, et tous les autres seront supprimés.
- Groupe du BSIF (statuts modifiés) (en attendant les commentaires du Groupe) – Garder à l'ordre du jour
- Sous-groupe NR du MDN Louis St-Laurent (statuts modifiés) – Garder à l'ordre du jour (T. Goddard)
- Sous-groupe NR MDN RCN (statuts proposés) – Garder à l'ordre du jour
- Sous-groupe VFS Saguenay (S. Fréchette) – Garder à l'ordre du jour
- Sous-groupe VFS BSFIO (propositions de modifications) (AGA en 2020) – Garder à l'ordre du jour
- VFS Sud de l’Alberta (Calgary et Red Deer) Sous-groupe (statuts modifiés) – Garder à l'ordre du jour
- Chapitre de Vancouver (statuts modifiés) – Toujours en suspens – Garder à l'ordre du jour
- Chapitre du Haut Richelieu (S. Fréchette) – Toujours en attente – Garder à l'ordre du jour
- SCC Montréal et Rive-Nord (S. Fréchette) (Date de l'AGA à confirmer) – Garder à l'ordre du jour
- Levée de la séance et prochaine réunion
La séance est levée à 17 h 50. La prochaine réunion aura lieu le 17 octobre 2022. Suivi : S. Fréchette