Alinéa 19.03b) — Promotion professionnelle – Perfectionnement professionnel

De nombreux ministères et organismes ont depuis longtemps pour pratique d’envoyer dans d’autres établissements de recherche au Canada ou à l’étranger des membres établis du groupe RE dans le cadre de collaborations ou de formations avancées, qui s’apparentent au «congé sabbatique» que l’on retrouve dans le contexte universitaire. Notre employeur parle d’une certaine combinaison de «transfert de travail», d’«affectation», de «détachement» ou d’«affectation à l’étranger». Dans le présent document, nous utiliserons le terme «affectation». Comme nous en discuterons dans le présent article, ces affectations sont actuellement abordées à l’alinéa 19.03b) «Perfectionnement professionnel» de notre convention collective, qui fait partie de l’Article 19 «Promotion professionnelle».

Dans notre dernier sondage sur les négociations, les membres ont indiqué que de telles affectations étaient une priorité. Nous avons proposé un libellé pour la convention collective qui rendrait ces affectations plus régulières, à l’instar d’un congé sabbatique, mais ce libellé a été rejeté. Un des contre-arguments présentés est que peu de demandes de telles affectations ont été rejetées, ce qui suppose que le libellé actuel est adéquat. Nous croyons que si ces affectations sont si rarement approuvées ou rejetées c’est que les membres ont cessé d’en faire la demande. Nous souhaitons donc vous donner de l’information sur la manière de présenter une telle demande en vertu des modalités actuelles de notre convention.

Le présent article vise à rappeler aux membres qu’ils et elles ont le droit de demander des périodes d’affectation pour mener des recherches ailleurs. Il est précisé dans notre convention collective que «Les parties reconnaissent qu’afin de développer leurs connaissances professionnelles, les employés, de temps à autre, doivent avoir la chance d’assister ou de participer aux activités de promotion professionnelle» comme «de mener des recherches ou d’exécuter des travaux se rattachant à leur programme de recherche normal dans des établissements ou des endroits autres que leur lieu de travail normal, y compris dans les lieux situés à l’extérieur de la fonction publique».

Nous encourageons fortement les membres à présenter de telles demandes à leur employeur. Les membres du groupe RE sont embauchés à partir du même bassin de chercheurs que celui des universités et leurs congés sabbatiques. Les affectations constituent une partie nécessaire de notre travail de chercheur et nous permettent de maintenir les normes professionnelles élevées dont nous avons besoin pour donner les meilleurs conseils possibles au gouvernement. La renaissance de cette culture sera bénéfique pour nos milieux de travail, les rendant plus productifs, et capables d’attirer et d’enthousiasmer les candidats et le personnel les plus brillants. Cela permettra également de mettre en valeur et de renforcer la réputation internationale du gouvernement canadien en matière de recherche, ce qui constitue un élément important dans la poursuite des objectifs diplomatiques du gouvernement sur la scène internationale.

De nombreuses demandes d’affectations peuvent créer une situation concurrentielle dans laquelle l’employeur peut, même involontairement, faire preuve d’un certain parti pris. De plus, comme nous le savons tous, il est difficile de demander quelque chose sans savoir sur quelle base la décision sera prise. Pour cette raison, le libellé révisé suivant est inclus dans notre convention collective, dans le but d’obliger l’Employeur à créer et à communiquer des critères de sélections clairs : «L’employeur doit déterminer les normes de sélection d’attribution des congés en vertu des paragraphes 19.02 et 19.03. L’employé qui en fait la demande et le représentant de l’Institut (…) recevront un exemplaire de ces normes.» Nous vous encourageons à demander à l’Employeur ses critères, car la plupart des ministères et organismes ne les ont pas encore créés malgré ce libellé révisé. Par ailleurs, d’autres groupes de l’Institut ont apporté une révision similaire, mais seuls les critères applicables à la participation aux conférences sont visés étant donné que leurs articles sur la promotion professionnelle sont plus courts et que l’Employeur pourrait tendre à se concentrer sur ce seul aspect.  Même si la participation aux conférences est également une question importante pour les membres RE, nous avons d’autres éléments dans notre article pour lesquels l’Employeur est maintenant tenu de créer des critères (dont le congé d’études).

À la fin du présent article se trouvent tous les articles pertinents de notre convention collective. Nous avons insisté sur les points les plus importants selon nous, mais n’hésitez pas à nous demander plus d’informations. Tout d’abord, nous vous donnons quelques suggestions, à partir des expériences vécues par des membres affectés à d’autres laboratoires.

Contexte et justification

Depuis au moins les années 1950, des collègues de la fonction publique ont profité de la possibilité de développer de nouvelles compétences, des programmes de recherche ou des collaborations qui ont été bénéfiques pour notre Employeur. Il n’était pas rare de le faire à deux reprises dans une longue carrière et pour des périodes allant de trois mois à un an à la fois. On croyait que travailler aux côtés d’un expert de l’extérieur était peut-être le seul moyen dont disposait un expert canadien ou régional pour améliorer ses compétences ou développer de nouvelles collaborations d’une importance cruciale pour sa mission. Ces périodes n’étaient pas accordées comme des congés, mais traitées comme du travail à temps plein, quoique d’un lieu différent.

Cependant, certains gestionnaires (voire des gestionnaires principaux) peuvent considérer une telle période comme un «cadeau» non nécessaire pour un certain nombre de raisons.  Donc, il est peu probable qu’ils «prennent un risque» pour un membre si ce dernier ne présente pas des arguments solides pour le type de travail spécifique, l’endroit et les coûts engendrés. Il lui faut présenter un plan bien conçu, un budget et habituellement un plan d’urgence pour les problèmes éventuels. Par conséquent, une demande doit tenir compte du besoin qu’a la direction de l’activité et de la manière dont celle-ci profitera au plan de travail du scientifique et aux priorités du ministère. L’élaboration de cette stratégie peut demander un temps considérable, habituellement d’un à deux ans.

Les pratiques antérieures

À titre d’exemple, il y avait à Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAAC) de 1987 jusqu’à au moins 2012, des pratiques spécifiques et des lignes directrices pour les frais de voyage; c. à d. un sous-ensemble des Directives nationales du Conseil national mixte sur le service extérieur (DSE). Celles-ci ont été précisées par écrit après discussion et signature par l’Institut et le Conseil du Trésor en 1995. AAAC a également mis à jour un protocole pour la sélection des candidats au sein de la Direction générale de la recherche en 2009. Le concept de transfert de travail/affectation a été bien utilisé par de nombreux membres du personnel d’AAAC des années 50 jusqu’à environ 2005. Un nombre plus restreint de membres du personnel y ont eu recours jusqu’à au moins 2012, mais juste avant la pandémie de COVID-19, on avait enregistré une reprise de telles affectations.

Dans le cadre d’une demande à AAAC, le chercheur était responsable de la présentation d’un budget, qui pouvait inclure des frais de transport aérien pour sa conjointe et sa famille, l’expédition de biens personnels limités et une couverture partielle des frais de subsistance et autres. Avec l’approbation de la haute direction et à l’intérieur d’une enveloppe budgétaire définie, le ministère a alors négocié le budget et les détails du projet avec le scientifique. De façon générale, et du fait que les plans de voyage se faisaient jusqu’à un an à l’avance, le budget n’était que provisoire/en attente et sous réserve d’un financement externe (p. ex., une demande de bourse ou une demande de réunion à un organisme de l’extérieur). Si le plein montant n’était pas reçu, l’employeur était ouvert au réexamen de la demande. Dans des cas récents, les gestionnaires d’AAAC ont exigé que le coût total de l’affectation soit assumé par un financement existant du chercheur ou du projet ou des sources de l’extérieur. Aucun soutien financier supplémentaire n’a été puisé dans un budget de la haute direction, comme c’était le cas jusqu’à au moins 2012.

À RNCan et à AAAC, une telle affectation est devenue de plus en plus difficile après le changement de gouvernement en 2005, et à la suite des modifications apportées aux politiques concernant les voyages et aux autorisations budgétaires en 2010. À notre avis, ce n’est pas tant parce que les gestionnaires ont cessé d’approuver les affectations, mais plutôt parce qu’ils avaient de la difficulté à planifier et à attribuer les voyages à l’aide des nouveaux systèmes informatiques mis en place à l’époque.

En deuxième lieu, l’approbation par un organisme hôte d’une période de travail dans un laboratoire de l’extérieur a commencé à nécessiter une documentation lourde de considérations éthiques associées à la réception d’un financement de l’extérieur ainsi que des approbations additionnelles. Il faut également ajouter les changements subséquents et nombreux de gestionnaires, de budgets, d’autorisations de voyage, de plafonds de voyage et le roulement des chercheurs. Tout cela a mené à la croyance erronée chez de nombreux chercheurs et gestionnaires que de telles affectations ne pouvaient plus se faire. Ainsi, la fréquence des demandes a diminué jusqu’à devenir pratiquement nulle pendant quelques années. Ce n’est que récemment (en 2018-2019) qu’elles ont connu une hausse avant le début de la pandémie actuelle.

Néanmoins, des dispositions dans notre convention collective permettent de telles affectations et, en fait, exigent de l’employeur qu’il accepte de telles demandes et élabore des critères pour leur approbation. Un petit nombre de chercheurs dans quelques ministères ont récemment (2019) réussi à recevoir l’autorisation pour des affectations en Europe et ailleurs. Dans un récent exemple d’un centre de recherche de RNCan, un chercheur a pu obtenir une affectation en Europe à deux reprises depuis 2005, même si les permissions de voyage étaient réduites au minimum.  L’affectation ne devait pas dépasser trois mois et seul le billet d’avion du chercheur était remboursé, pas ceux des membres de sa famille. Il n’y avait aucune allocation d’hébergement.

Pour les employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC), en particulier, une gamme d’options pour travailler à l’interne et pour des organismes de l’extérieur est régulièrement utilisée, dans les deux cas en vertu de l’alinéa 19.3b) et d’autres dispositions. Par exemple, de nombreux employés ont travaillé directement pour divers organismes de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) en tant qu’employés, tout en prenant une ou plusieurs formes de congés non payés de la fonction publique — la marche à suivre est précisée sur l’intranet de RDDC (Nexus). RDDC conserve également des postes à Londres et à Washington, et procède régulièrement à des affectations à l’intérieur des groupes de travail opérationnels en vertu des DSE, mais il ne s’agit pas d’occasions de perfectionnement professionnel en vertu de l’alinéa 19.03b).  Cela dit, même les procédures liées aux congés non payés mentionnées plus haut renvoient à l’existence de l’alinéa 19.03b), qui peut être invoqué pour proposer du travail dans un autre endroit.

Les possibilités relativement bien connues de RDDC qui correspondent le plus aux procédures énoncées à l’alinéa 19.03b) étaient souvent appelées des «échanges» ou des «affectations» aux organisations de recherche pour la défense dans les pays alliés. Au nombre de ces pays, notons les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Australie et la Nouvelle-Zélande. À strictement parler, il ne s’agissait pas d’«échanges» officiels d’une personne pour une autre, mais plutôt d’arrangements relativement communs qui ont existé pendant un certain temps. Les conversations entre les délégués syndicaux de l’Institut et les gestionnaires il y a environ 5 ans ont laissé l’impression que même s’il n’existait pas de «programmes d’échanges» à proprement parler, les employés étaient libres de concevoir et de proposer des projets d’affectation compatibles avec l’alinéa 19.03b). Les gestionnaires améliorent également de plus en plus des propositions de perfectionnement qui correspondent à la description donnée à la disposition 19.03b)(i)(B), en vertu desquelles les chercheurs ne travaillent pas à une installation de l’extérieur, mais disposent de temps pour mener des recherches non directement liées aux projets qu’on leur a confiés.

Maintenant que la convention collective exige des critères pour l’élaboration de tels projets, l’Institut se portera à la défense de la mise en place d’un processus plus normalisé dans chaque ministère.  Cependant, nous compterons sur les délégués syndicaux pour engager la conversation avec la direction sur le sujet, et sur les membres pour déposer des demandes d’affectations. Il est courant que la direction abandonne certains sujets de consultation lorsqu’elle a le sentiment de ne pas avoir reçu de demandes ou de plaintes, donc il est toujours utile que les chercheurs de leur côté s’informent également de la situation de ces processus de demande.

Améliorer le taux de réussite d’une demande

Un chercheur peut invoquer un grand nombre de raisons pour demander une période de travail dans un autre laboratoire. Ses motifs sont souvent professionnels et personnels; p. ex., il pourrait désirer améliorer sa connaissance de la deuxième langue officielle. Quels que soient les motifs sous-jacents ou à long terme d’avancement professionnel, la demande doit sembler répondre à tous les critères nécessaires pour le rôle actuel ou à venir de l’employé et être formulée en ces termes.

Dans certains ministères, il y a des protocoles d’entente officiels avec un ou plusieurs laboratoires de l’extérieur, ou des gouvernements étrangers comme l’Union européenne, et la demande peut être liée à un tel travail. Autrement, les membres peuvent avoir conclu une entente de collaboration officielle, entre pays ou entre laboratoires, et avoir par la suite relié une affectation à de telles ententes.

Une demande a plus de chance d’être approuvée si un cofinancement est disponible en dehors du budget du ministère. Voici quelques exemples : hébergement offert aux chercheurs en visite à faible coût ou gratuitement dans les logements universitaires; exemption des «frais indirects de recherche» à l’établissement d’accueil; ou accès gratuit à l’équipement ou aux services normalement payés par les utilisateurs de l’extérieur.

Pour demander un financement de l’extérieur, démarche qui doit habituellement être sanctionnée par un gestionnaire, il est préférable d’avoir soulevé en principe le concept d’une affectation un ou deux ans à l’avance. Il convient de soulever la question dans le cadre du processus d’évaluation annuelle et de mettre tout par écrit.

Il serait avantageux, même si ce n’est pas requis, d’avoir une bourse d’études de l’extérieur, comme celle octroyée par l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), un gouvernement étranger comme l’Office allemand d’échanges universitaires (DAAD) en Allemagne, ou un financement quelconque d’une organisation des Nations Unies (NU), etc. Ces aides financières incitent fortement la direction à accepter une demande, car le candidat ou l’idée a déjà été approuvé ou avalisé à l’extérieur.

Il est très utile de discuter en profondeur de la possibilité d’une affectation en personne avec les hôtes du candidat, souvent à l’occasion d’une réunion scientifique. Si la demande vise une longue période, il est préférable de visiter l’établissement hôte au préalable, et de passer en revue la plupart des questions liées à la recherche et aux besoins personnels. Un visa de travail est habituellement requis, ainsi qu’une invitation écrite du scientifique qui reçoit le chercheur. Dans la mesure du possible, une approbation écrite du titulaire du poste le plus élevé de l’établissement d’accueil, ou du chef de la recherche, donne à croire que les problèmes seront résolus si jamais le responsable n’est pas disponible en personne [Si par exemple un hôte n’est pas disponible en raison d’une maladie, d’une mutation ou d’une promotion, etc.]. Pour les chercheurs de RDDC, une note technique est disponible dans la base de données des publications internes documentant l’expérience de l’affectation d’un chercheur en Australie il y a une quinzaine d’années.

Coûts — financiers et personnels

Toute période dans un autre laboratoire peut entraîner des dépenses personnelles qui ne peuvent être remboursées. Ces dépenses sont habituellement compensées par des gains, sur les plans professionnel et personnel, dont le visiteur profitera pendant quelques années, voire pendant le reste de sa carrière. Du point de vue de l’employeur, il s’agit d’affectations faites à la demande des employés. Par conséquent, il s’assure qu’il existe un certain soutien afin de limiter les coûts, et n’offre qu’un budget minimal au besoin (le libellé dans notre convention fait état du remboursement des dépenses que l’employeur «juge appropriées». L’Institut (dans l’exemple de l’entente de 1995 entre AAAC et le Conseil du Trésor) a accepté le fait que l’employeur ou une agence de financement de l’extérieur ne peut couvrir complètement les coûts, mais a négocié un certain soutien. La situation est différente si l’employé accepte une affectation professionnelle à l’étranger à la demande de l’employeur, dans lequel cas tout ce qui est prévu dans les DSE du CNM s’applique.

À titre d’exemple, l’entente conclue entre AAAC, l’IPFPC et le Conseil du Trésor (1995-) prévoyait le soutien suivant, à négocier à partir des lignes directrices des DSE. Cette entente était encore utilisée au moins en 2012. Comme minimum : le transport de l’employé et les frais de subsistance et d’hébergement pendant le transport, les frais de voyage des personnes à charge de l’employé et les frais de soutien à la recherche. De plus, les parties négociées (jusqu’à concurrence d’un montant limite convenu) de la directive sur la réinstallation à court terme des DSE, comme l’hébergement et les repas, l’allocation de blanchissage, les faux frais de réinstallation, l’entreposage et l’expédition des effets mobiliers.

Finalement, les considérations et le soutien familiaux, ou l’absence de ceux-ci, sont également des facteurs très importants. Il y a eu de nombreux exemples de projets qui n’ont pas pu se dérouler comme prévu, et pour lesquels des résultats plutôt différents ont été obtenus. Il faut compter sur une souplesse personnelle et familiale considérable, souvent sans beaucoup de soutien de la part de l’employeur. À mesure que les ministères et les organismes officialiseront leurs critères pour ces affectations, nous suggérons aux chercheurs de poser des questions à leurs gestionnaires et de documenter soigneusement toutes les réponses obtenues.

COVID et directive sur les voyages

Même si les voyages aériens sont actuellement suspendus pratiquement à l’échelle du gouvernement, rien n’indique que la politique sur les voyages a changé, et en fait la directive sur les voyages ne peut être modifiée que dans le cadre du processus conjoint syndical-patronal du CNM.  N’acceptez pas un refus de la direction motivé par des «changements à la politique sur les voyages». Il faudra compter un temps considérable pour organiser une affectation lorsque les voyages d’affaires normaux reprendront, peut-être à compter de 2022. Par conséquent, vous devriez commencer les discussions avec votre gestionnaire lorsque VOUS le jugerez nécessaire pour vos objectifs à long terme sur les plans professionnel et personnel. 

**Article 19: promotion professionnelle

19.01 Généralités

Les parties reconnaissent qu’afin de développer leurs connaissances professionnelles, les employés, de temps à autre, doivent avoir la chance d’assister ou de participer aux activités de promotion professionnelle décrites dans le présent article.

19.03 Conférences et perfectionnement professionnel

Les parties à la présente convention reconnaissent que la présence à des conférences, à des symposiums et à des ateliers professionnels ou scientifiques ainsi qu’à d’autres réunions de même nature fait partie intégrante des activités professionnelles de l’employé et que la présence et la participation à ces réunions sont considérées comme un élément important en améliorant la créativité relier à la recherche scientifique ou du perfectionnement professionnel. Dans ce contexte, les parties reconnaissent également l’importance du réseautage avec des collègues canadiens et étrangers dans le domaine de la recherche et de la participation active à l’organisation et aux activités de sociétés scientifiques et professionnelles connexes.

B. 18.04 Perfectionnement professionnel

1. Les parties reconnaissent qu’il est souhaitable d’améliorer les normes professionnelles en donnant aux employés l’occasion :
   1. de mener des recherches ou d’exécuter des travaux se rattachant à leur programme de recherche normal dans des établissements ou des endroits autres que leur lieu de travail normal, y compris dans les lieux situés à l’extérieur de la fonction publique;
      ou
   2. de mener, dans leur domaine de spécialisation, des recherches qui n’ont pas directement trait aux projets qu’on leur a confiés si, de l’avis de l’employeur, ces recherches permettront aux employés de mieux s’acquitter de leur rôle.
2. L’employé, de concert avec l’employeur, peut faire, n’importe quand, une demande relative au perfectionnement professionnel, en vertu du présent paragraphe, et l’employeur fait tout effort raisonnable pour accorder ces affectations professionnelles, sous réserve des nécessités du service.
3. En vertu du présent paragraphe, l’employeur peut choisir un employé pour une affectation de perfectionnement; dans ce cas, l’employeur consulte l’employé avant de déterminer l’endroit et la durée du programme de travail ou d’études à entreprendre.
4. L’employé choisi pour participer à un programme de perfectionnement professionnel en vertu du présent paragraphe continue de recevoir sa rémunération normale, y compris toute augmentation à laquelle il peut avoir droit.

5. L’employé qui suit un programme de perfectionnement professionnel, en vertu du présent paragraphe, peut se voir rembourser ses dépenses raisonnables de voyage et autres dépenses que l’employeur juge appropriées. Lorsque le perfectionnement professionnel a lieu à l’extérieur du Canada, les dispositions des Directives sur le service extérieur peuvent s’appliquer conformément à la DSE 3 - Application.

19.04 Normes de sélection

1. L’employeur doit déterminer les normes de sélection d’attribution des congés en vertu des paragraphes 19.02 et 19.03. L’employé qui en fait la demande et le représentant de l’Institut auprès du Comité consultatif ministériel sur la promotion professionnelle recevront un exemplaire de ces normes. Sur demande, l’employeur procédera à des consultations avec le représentant de l’Institut membre du Comité au sujet des normes de sélection.

2. Toutes les demandes de congé formulées en vertu des paragraphes 19.02 et 19.03 seront revues par l’employeur. L’employeur fournira au représentant de l’Institut membre du Comité consultatif ministériel sur la promotion professionnelle une liste des personnes qui ont demandé un congé en vertu des paragraphes 19.02 et 19.03.