On vous refuse d’assister à des conférences? Voici ce que vous pouvez faire.

(Traduit de l’anglais)

La participation à des conférences est essentielle, non seulement à l’avancement professionnel des chercheuses et des chercheurs, mais aussi à la qualité du programme de recherche et à la réputation du gouvernement du Canada. Nous devons nous rappeler que la participation à des conférences et aux activités d’une société professionnelle et scientifique ne constitue pas une « formation » ou un « avantage », mais fait plutôt partie intégrante de notre travail.

L’importance de la participation aux conférences est reconnue dans notre convention collective, signée par l’IPFPC et le Conseil du Trésor (article 19.03, non souligné dans l’original) :
 

« Les parties […] reconnaissent que la présence à des conférences, à des symposiums et à des ateliers professionnels ou scientifiques ainsi qu’à d’autres réunions de même nature fait partie intégrante des activités professionnelles de la personne salariée et que la présence et la participation à ces réunions sont considérées comme un élément important en améliorant la créativité relier [sic] à la recherche scientifique ou du perfectionnement professionnel. Dans ce contexte, les parties reconnaissent également l’importance du réseautage avec des collègues canadiennes, canadiens, étrangères et étrangers dans le domaine de la recherche et de la participation active à l’organisation et aux activités de sociétés scientifiques et professionnelles connexes. »

Plus concrètement, l’article 19.03(a)(ii) stipule (non souligné dans l’original) :

« Chaque personne salariée aura l’occasion d’assister à des conférences, des symposiums, des ateliers, ou des réunions semblables qui, à son avis, sont pertinents et utiles au programme de recherche ou à la promotion professionnelle de la personne salariée. L’employeur fait un effort raisonnable pour approuver la demande de la personne salariée sous réserve des nécessités du service. »

Nous apprécions tous et toutes de pouvoir nous connecter virtuellement avec nos collègues, mais les réunions en personne sont un élément essentiel pour accélérer les progrès. Si vous avez déjà assisté à une conférence, vous connaissez la valeur des réunions en personne : le bourdonnement des discussions après un séminaire, suivies par d’autres discussions à l’extérieur et dans les couloirs. L’échange d’idées qui découle des réunions parallèles, planifiées ou non, et des conversations dans les couloirs peut déboucher sur des collaborations fructueuses susceptibles de faire avancer la recherche. 

L’effet tangible de l’apprentissage mutuel sur l’avancement des programmes a été reconnu par notre gouvernement comme une justification solide de notre retour au bureau :

 

« Nous redécouvrons la valeur des expériences partagées en personne qui sont essentielles pour des organisations axées sur la cohésion, la collaboration et le rendement. Travailler ensemble en personne favorise la collaboration, l’esprit d’équipe, l’innovation et une culture d’appartenance. Cela permet aux équipes de bâtir la confiance et d’apprendre les unes des autres. »

La même logique s’applique aux conférences en personne. Travailler avec la communauté des chercheur·ses et lui faire confiance peut permettre de faire progresser la science publique, au bénéfice de la société canadienne. 

Notre convention collective reconnaît que les conférences et le travail en société font partie intégrante de nos tâches. La direction doit faire un effort raisonnable pour approuver la participation à une conférence, que le/la chercheur·se le juge utile à son développement de carrière ou à son programme de recherche (pas nécessairement aux deux). L’article 19.03(a)(ii) confère la responsabilité de déterminer quelles activités sont pertinentes à l’employé·e et non à la direction.

Nous savons que dans la pratique, ce n’est pas ce qui se passe dans de nombreux ministères. Le petit guide suivant vous aidera avec ce qui suit :

• Les facteurs que vous devriez mentionner dans votre demande de participation; 
• Comment répondre à la direction si votre participation est refusée; 
• Comment l’IPFPC peut travailler avec vous pour régler votre problème personnel et certaines difficultés systémiques importantes; et
• Ce qu’il faut faire face aux décisions de gestion qui sont injustes (p. ex., retardées indûment).

 

Quoi inclure dans demande de participation à une conférence

Même si le Conseil du Trésor et les gestionnaires de votre ministère ont le droit d’établir des processus administratifs et des politiques sur l’approbation des voyages et des conférences, ces politiques ne prévalent pas sur les droits que nous confèrent nos conventions collectives. Il est donc important de continuer à mentionner tous les facteurs qui sont importants pour votre perfectionnement professionnel et votre programme de recherche dans votre demande, et pas seulement ceux qui sont demandés par la direction. 

Nous nous référerons à plusieurs reprises à la décision Outridge c. Conseil du Trésor (ministère des Ressources naturelles) de 2015 de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral, qui a établi des précédents importants à cet égard. Nous vous suggérons d’inclure dans votre demande :

• Les liens vers votre cadre d’avancement professionnel, y compris les exigences de publication, pour être reconnu·e par vos pairs et participer aux affaires et au fonctionnement des sociétés professionnelles scientifiques;
• Les séances que vous présidez ou coprésidez;
• Les activités que vous faites ou que vous prévoyez faire, celles où vous participez ou faites du réseautage, celles où vous êtes juge ou celles qui sont des occasions de réseautage;
• Toute réunion de travail à laquelle vous participez dans le cadre de la conférence;
• Toute présentation par des étudiant·es ou des personnes que vous supervisez; 
  • L’arbitre dans l’affaire Outridge a conclu que : « La direction appuie le travail du fonctionnaire en lui permettant d’assumer le rôle de superviseur d’un étudiant. Il doit s’ensuivre que le superviseur de l’étudiant devrait assister à sa présentation. »
• Toute participation régulière ou passée à la conférence. 
  • Nous comprenons que de nombreux gestionnaires demandent expressément que cette information soit retirée, mais l’arbitre dans l’affaire Outridge a conclu qu’il était « naturel » pour un·e chercheur·se de s’attendre à continuer d’assister régulièrement aux conférences d’une société professionnelle dont il/elle est membre actif.

Bien que nous comprenions que votre direction puisse vous demander de supprimer des facteurs, en tout ou en partie, de votre demande, il est important de les inclure au moins dans votre demande initiale. Cela indique à votre gestionnaire que vous prenez votre carrière au sérieux, que vous comprenez vos droits et qu’il/elle ne peut pas prétendre ensuite qu’il/elle n’a pas compris tous les motifs de votre demande de participation. Si la direction vous menace ou vous impose des mesures disciplinaires pour avoir « incorrectement » rempli votre demande en mentionnant ces facteurs, veuillez communiquer immédiatement avec votre délégué·e syndical·e de l’IPFPC ou votre bureau régional, car leurs actions constitueraient probablement des contraventions à notre convention collective.
 

Que faire si votre demande est refusée ou n’est pas approuvée dans un délai raisonnable

Nous savons que trop souvent, les décisions de la direction concernant la participation aux réunions sont simplement retardées jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour s’inscrire à une conférence, soumettre un article ou obtenir un vol à prix abordable. Ne pas avoir d’approbation au moment où vous devez commencer à prendre des dispositions équivaut fonctionnellement à un refus et, en fait, jusqu’à ce que votre demande soit « approuvée », elle est « non approuvée ». Vous pouvez donc prendre ces mesures, qu’on ait explicitement refusé votre demande ou que la réponse ne soit pas arrivée à temps :

Connaître les critères de votre ministère en matière de participation aux conférences

En 2019, votre équipe de négociation collective a négocié pour plus de clarté et de structure concernant la participation aux conférences. En vertu de l’article 19.04, votre ministère est tenu d’établir des critères pour la participation à des conférences et d’autres formes de développement professionnel, ainsi que de les fournir à tout·e employé·e qui en fait la demande. Nous savons que la plupart des ministères doivent encore appliquer cet article négocié en 2019. Nous vous encourageons à demander les critères à tout moment et à en discuter avec votre délégué·e syndical·e si vous estimez qu’ils ne sont pas raisonnables.

Découvrir pourquoi votre demande a été refusée dans les meilleurs délais

La première étape consiste à comprendre pourquoi la réponse a été trop tardive ou pourquoi votre demande n’a pas été approuvée. L’article 19.03(a)(iii) de notre convention collective impose à la direction de fournir une réponse dans des délais raisonnables. Si vous avez soumis votre demande « au moins quatre-vingt-dix (90) jours civils avant la date limite d’inscription de la conférence ou la date limite de soumission du résumé », la direction est tenue de donner son approbation ou son refus au moins 14 jours avant ces mêmes dates limites. Le motif du refus doit être communiqué par écrit à la demande de l’employé·e, selon l’article 19.03(a)(iv). N’oubliez pas que l’absence de réponse équivaut à un refus. Demandez donc la décision et les raisons qui l’ont motivée une fois le délai de 14 jours écoulé. Nous encourageons l’ensemble des membres à demander les raisons du refus et à les communiquer à leur délégué·e syndical·e local·e.

Votre délégué·e syndical·e vous aidera à remplir un formulaire de présentation d’un grief. Les griefs permettent à votre équipe de négociation collective de surveiller le nombre de demandes retardées ou refusées et de communiquer avec l’employeur en cas de problèmes communs. Dans le passé, l’employeur a souligné qu’il ne pouvait pas s’attaquer à un problème s’il n’y avait pas de preuve qu’il en existe un.

Vous pouvez déposer un grief si la direction refuse de vous donner des raisons écrites, mais si elle ne vous donne qu’une rétroaction verbale, vous pouvez envoyer un courriel décrivant les points essentiels de cette conversation à votre gestionnaire, et le conserver pour référence ultérieure.

Voici quelques-unes des raisons que la direction peut invoquer pour refuser la participation à une conférence, et si elles sont valables

Si, dans certains cas, les fonds sont tout simplement insuffisants pour permettre à l’ensemble des participant·es d’assister à toutes les conférences qu’ils/elles demandent, ce n’est souvent pas la seule raison, ni même une partie de la raison. N’oubliez pas que la direction doit « faire un effort raisonnable pour approuver la demande de l’employé·e » qui n’est assujetti·e qu’aux nécessités du service. Selon la décision Outridge, il est clair que si la direction dispose d’un pouvoir discrétionnaire, celui-ci n’est pas illimité et doit être exercé de manière raisonnable. Examinez si un effort a été fait et proposez certaines de ces réfutations :

•  « Trop de monde veut assister à la même conférence » ou « Ça fait plus de monde que l’an dernier » 

– Il n’y a rien de mal, fondamentalement, à ce qu’un grand nombre d’employé·es assistent à la même conférence. En fait, s’il s’agit de la conférence la plus pertinente et la plus utile dans le domaine; c’est normal qu’elle puisse intéresser autant de chercheur·ses. De nombreux domaines tiennent également de multiples conférences au même endroit simultanément afin d’optimiser les chances de réseautage pour les participant·es. Il n’est pas logique d’obliger des chercheur·ses qui font une demande à choisir une autre conférence de moindre qualité simplement parce que le nombre total de participant·es préoccupe la direction. Cette question a été brièvement traitée dans la décision Outridge, où l’arbitre a noté que ses motifs étaient « au moins aussi raisonnables » que ceux des autres participant·es. C’est particulièrement absurde lorsque la participation ne coûte rien au ministère et cela devrait être contesté.

 

• « Nous réduisons les effectifs pour maintenir le coût global à moins de 25 000 $ ou 50 000 $ pour réduire le niveau d’approbation » ou « Ça coûte trop cher » 

– Rappelez-vous encore une fois que l’employeur doit « faire un effort raisonnable » pour approuver votre participation. Le fait d’exclure des personnes d’une conférence simplement pour éviter d’avoir à demander l’approbation à un échelon supérieur montre que le/la gestionnaire refuse de faire un effort en votre nom. S’il y a des fonds disponibles au budget et que la conférence est un choix raisonnable, il n’est pas raisonnable de refuser votre participation simplement pour le choix administratif de limiter le coût total (surtout si la seule raison du refus, c’est d’éviter d’avoir à demander l’approbation). Le Conseil du Trésor a explicitement indiqué aux ministères que les déplacements des membres du groupe RE pour assister à des conférences n’ont pas besoin d’être soumis dans le cadre d’un processus d’approbation d’un « événement ». Même si d’autres employé·es (par exemple, du groupe SP) se rendent à la même conférence et doivent remplir une demande d’événement, il est explicite que les coûts des membres du groupe RE ne doivent pas être inclus dans le calcul du coût total de cette demande.

 

     

• « La demande n’est pas liée à la lettre de mandat de notre ministre » 

 

– N’oubliez pas que votre participation peut être bénéfique au programme de recherche ou à votre perfectionnement professionnel. Il n’est pas nécessaire que ce soit les deux. De plus, le programme de recherche peut raisonnablement avoir des objectifs à plus long terme que ceux identifiés dans le mandat de cette année.

 

•  « Ce n’était pas mentionné dans votre entente de rendement » 

 

– Nous encourageons les membres à mentionner au préalable la participation à la conférence dans leur entente de rendement dans la mesure du possible, mais des opportunités peuvent se présenter sans qu’elles aient été prévues. La direction doit quand même faire un effort raisonnable et exercer son pouvoir discrétionnaire de façon raisonnable. Répondre non sans étudier votre demande peut ne pas être raisonnable. De même, le fait de refuser d’examiner une demande parce qu’elle a été présentée en dehors d’un délai interne arbitraire ne constitue pas nécessairement un « effort raisonnable » de la part de la direction. Rappelez à l’employeur que les ententes de rendement sont conçues pour être mises à jour au cours de l’année, en fonction des opportunités qui se présentent et des circonstances qui évoluent. N’oubliez pas non plus que la participation à des conférences et à une société professionnelle fait partie intégrante de notre travail; envisagez de l’inclure dans vos objectifs de travail plutôt que dans vos objectifs de formation/perfectionnement.

 

• « Il y a des nécessités du service qui vous empêchent d’y aller » ou « Il n’y a plus d’argent pour les voyages »

 

 – C’est peut-être vrai dans certaines circonstances, mais le terme « nécessités du service » a un sens très précis qui a été interprété dans des décisions juridiques. Notamment, l’employeur ne peut établir unilatéralement des politiques pour des raisons financières si elles ont pour effet de priver les employé·es de leurs droits en vertu des conventions collectives. Nous comprenons que le Parlement a établi un budget qui limite le montant que les ministères peuvent dépenser pour les voyages, mais ce budget ne peut pas prévaloir sur notre convention collective.

Prochaines étapes si vous estimez toujours que la réponse de la direction n’a pas été raisonnable 

À ce stade, si vous pensez toujours que les motifs du refus sont déraisonnables, nous vous recommandons de demander à rencontrer votre gestionnaire avec un·e délégué·e syndical·e de l’IPFPC en citant l’article 35.05(c) de la convention collective. Cette demande met sur pause l’écoulement de l’échéance de 25 jours ouvrables pour déposer un grief, ce qui protège vos options. Ces rencontres ne sont généralement pas conflictuelles et montrent simplement que vos recherches et votre carrière vous tiennent à cœur. Idéalement, votre gestionnaire cherchera à trouver une solution raisonnable.

Si les motifs du refus continuent d’être déraisonnables et qu’aucune solution acceptable n’est proposée, vous pouvez déposer un grief. Consultez les guides et formulaires relatifs aux griefs et contactez votre délégué·e syndical·e local·e ou un·e membre de l’exécutif du groupe RE pour relecture et signature du grief. Plus le grief est déposé tôt, plus grandes sont les chances de règlement du problème. Le grief doit être déposé dans les 25 jours ouvrables suivant la décision définitive de rejet de votre demande. Une date d’audition du grief sera fixée pour discuter de la situation.

Si l’on vous a refusé à maintes reprises la participation à des conférences et à des réunions de votre société professionnelle, ou si vous avez simplement arrêté d’essayer, notez l’impact de ce refus à l’annexe H de votre entente de gestion du rendement et dans toute présentation en vertu de votre cadre de gestion de l’avancement professionnel. Il est important pour votre direction et pour les personnes qui évaluent votre avancement professionnel de comprendre quand vos possibilités de progression de carrière ont été limitées. Si les refus deviennent continuels ou semblent vous viser en particulier, parlez à votre délégué·e syndical·e pour connaître d’autres recours possibles.

N’oubliez pas :

• Documentez toutes les étapes du processus d’approbation;
• Conservez tous les courriels relatifs à votre demande;
• Si l’approbation se trouve à l’intérieur d’un outil logiciel qui ne permet pas une sauvegarde, prenez une capture d’écran de votre demande et des réponses;
• Si votre demande est « non approuvée » ou « refusée », indiquez le temps informel (planification et recherche) et formel (réunions) que vous avez consacré aux tâches suivantes :
  1. Réunion avec la direction avant le dépôt d’un grief; et 
  2. Dépôt d’un grief.
• Gardez une trace des échéances et assurez un suivi dès qu’elles ne sont pas respectées;
• Ne renoncez jamais à votre carrière.

Les droits des membres du groupe RE en matière de participation à des conférences ont été réaffirmés et sont protégés

En 2017, la Directive fédérale sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements demandait aux ministères de limiter le nombre de fonctionnaires autorisé·es à assister à une conférence en fonction d’un montant nécessaire à l’atteinte de l’objectif ministériel. Le groupe RE a fait valoir avec succès que la réalisation de l’objectif ministériel était en conflit avec l’article 19.03(a)(ii) de la convention collective du groupe RE. En 2019, le gouvernement fédéral a clarifié la relation entre la directive et la participation aux conférences : 

« Comme la participation à des conférences fait partie intégrante des activités professionnelles des employés du groupe RE, les ministères qui embauchent des chercheurs peuvent envisager la présence de ces employés à des conférences dans l’atteinte de leurs objectifs ministériels. »

En outre, la décision Outridge signifie que le processus d’approbation doit prendre en considération les exemples suivants de justifications des chercheur·ses pour la participation à des conférences d’une manière raisonnable et non arbitraire :

• Présenter le travail de l’employé·e;
• Participer à une discussion en groupe;
• Présider ou coprésider des séances;
• Participer de façon continue aux activités de planification de la société organisatrice de la conférence;
• Superviser les étudiant·es qui présentent un exposé lors d’une conférence;
• Juger les présentations des autres participant·es à la conférence.

Au cours de la procédure d’approbation, il est important que votre gestionnaire prenne raisonnablement en considération tous les facteurs pertinents lorsque vous demandez à participer à une conférence, et qu’il/elle ne fonde pas sa décision sur un nombre limité de facteurs sélectionnés de manière arbitraire. Sur la base des exemples de facteurs énumérés ci-dessus et de leur relation avec les activités opérationnelles ou de formation, la participation à une conférence des membres du groupe RE n’a pas besoin d’être soumise dans le cadre d’un processus d’approbation d’un événement.

Si vous pensez que la procédure de votre ministère concernant la directive peut être en contradiction avec notre entente, nous vous demandons de faire des copies de ces procédures et de les envoyer aux personnes suivantes :

• Le président du groupe RE (Eric Hortop ehortop@pipsc.ca) et
• Le/la président·e de votre équipe de consultation ministérielle
   

Dernières réflexions

Les dernières années ont été frustrantes, mais vous n’êtes pas seul·e. D’autres membres sont dans la même situation, et il est de notre devoir, en tant que fonctionnaires, de soutenir les agences scientifiques publiques, en particulier dans ce qui ressemble à une ère d’austérité. En unissant nos voix, nous pouvons être fort·es. Nous vous encourageons à communiquer avec nous et à vous tenir au courant des derniers développements à ce sujet. Votre délégué·e syndical·e, votre exécutif et le personnel de l’IPFPC sont là pour vous aider.

Veuillez également noter que notre nouvelle convention collective contient cette disposition très importante (article 6.02) :

« Les personnes salariées pourront s’exprimer sur la science et leurs recherches, tout en respectant le Code de valeurs et d’éthique du secteur public adopté le 2 avril 2012, sans nécessairement être désignées comme porte-parole officielles auprès des médias. »

Par conséquent, personne ne peut vous empêcher de parler publiquement, y compris aux médias, de la science et de vos recherches. À condition de ne pas commenter les décisions politiques gouvernementales, vous n’avez pas besoin de l’approbation de votre gestionnaire pour présenter vos résultats. Nous ne vous encourageons pas à assumer financièrement vos voyages ou dépenses. Cependant, surtout lorsque vos dépenses sont couvertes par une autre organisation, rien ne vous empêche de prendre un congé personnel pour y assister si vous pensez que la réunion est cruciale pour votre carrière. C’est particulièrement vrai dans les cas des réunions locales, qui ne vous obligent pas à voyager, bien que vous deviez toujours obtenir une autorisation pour participer à une conférence. La participation aux conférences est essentielle à votre carrière, à votre recherche et à l’avancement de la science publique canadienne sur la scène internationale. Elle est trop importante pour que vous ne défendiez pas vos droits. Vous n’êtes pas seul·e, l’IPFPC peut vous aider.