PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des sections locales non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Guilde des membres retraité(e)s, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« membres » Personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membres)
« président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence de la section locale
« vice-président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence de la section locale
ARTICLE 1 NOM
Le nom de la section locale est la section locale de la région d'Edmonton de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé la « section locale ».
ARTICLE 2 BUTS DE LA SECTION LOCALE
La section locale a pour buts de faire valoir les intérêts de ses membres, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l’Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de formuler des recommandations à la Guilde des membres retraité(e)s et à l’Institut s’inscrivant dans les objectifs de l’Institut.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
Les membres à la retraite se trouvant sur le territoire de la section locale tel qu’il a été défini par l’Institut sont membres de la section locale.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Les membres de la section locale peuvent occuper des postes à l’exécutif de la section locale, proposer des candidatures à ces postes, suggérer des modifications aux statuts de la section locale et voter dans le cadre des affaires de la section locale.
4.2 Les membres peuvent assister aux assemblées générales de la section locale et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L’exercice financier de la section locale correspond à l’année civile.
5.2 Dépenses : L’exécutif de la section locale engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement de la section locale.
5.3 Fonds de la section locale : Les fonds de la section locale sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) des dirigeants suivants : le (la) président(e), le (la) vice-président(e) ou le (la) secrétaire-trésorier(-ière) de la section locale. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de la section locale qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds de la section locale.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Rôle : L’exécutif de la section locale exerce l’autorité et agit pour le compte de la section locale dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : Il se compose d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e) secrétaire-trésorier(-ière) et de membres actifs(-ives) et compte le nombre de membres maximum autorisé par les statuts de l’Institut.
6.3 Durée du mandat : La durée des mandats est de trois (3) ans. Le président et le (la) secrétaire-trésorier(-ière) sont élu(e)s les années précédant les années divisibles par trois (3). Le (la) vice-président(e) et les membres actifs(-ives) sont élu(e)s les années divisibles par trois (3). Il n’y a pas d’élections les années suivant les années divisibles par trois (3).
6.4 Réunions : L’exécutif de la section locale tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif de la section locale est présente.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire des personnes présentes.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si la présidence devient vacante, le (la) vice-président(e) en assume les fonctions jusqu’à la prochaine élection.
6.7.2 Si un poste autre que la présidence devient vacant, les autres membres de l’exécutif peuvent choisir une personne éligible de la section locale pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Les membres qui manquent deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable sont réputé(e)s avoir démissionné de leur poste à l’exécutif.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président(e) : Le (la) président(e) convoque et préside les réunions de la section locale et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités de la section locale à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence.
6.8.3 Secrétaire-trésorier(-ière) : Le (la) secrétaire-trésorier(-ière) envoie les avis de convocation aux réunions de la section locale et de l’exécutif. Il (elle) dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance de la section locale et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut. Le (la) secrétaire-trésorier(-ière) est également chargé(e) de présenter les rapports exigés en vertu des statuts et règlements de l’Institut et de la Région. Le (la) trésorier(-ière) tient les livres de la section locale conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale de la section locale, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle de la section locale. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres de la section locale.
6.8.4 Membres actifs(-ives) : Les membres actifs(-ives) exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif.
6.8.5 Comités : L’exécutif peut former les comités qu’il juge nécessaires, et le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au (à la) secrétaire de la section locale. Les comités sont dissous par un vote à la majorité des membres de l’organisme qui les a créés.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif de la section locale et conduire les élections. Les membres du comité des élections qui posent leur candidature à une élection doivent démissionner de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidatures à des postes de l’exécutif de la section locale à pourvoir par voie d’élection accompagne l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle de la section locale.
7.2.3 Le comité des élections s’assure que les candidat(e)s sont éligibles et disposé(e)s à occuper un poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité des élections agissent à titre de directeurs(-trices) du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.
7.3.2 Le (la) candidat(e) qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré(e) élu(e).
7.3.3 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle de la section locale, puis diffusés.
7.3.4 Les membres nouvellement élu(e)s à l’exécutif de la section locale entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle de la section locale.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle de la section locale en est le corps dirigeant. Les membres de la section locale ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif de la section locale convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présent(e)s à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif de la section locale)
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du (de la) président(e)
Rapport financier annuel
Présentation et approbation du budget
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.5 Vote sur les motions : Les membres présent(e)s à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif de la section locale sont élu(e)s par scrutin secret. Autrement, le vote se fait normalement à main levée. Chaque membre a une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote à la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif de la section locale fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ive) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif de la section locale ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres de la section locale et a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions de la section locale ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres qui y participent permet de régler les questions de procédure non prévues. Le (la) président(e) d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale de la section locale. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif de la section locale. Les membres de la section locale peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir en 8.1.2)
10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional pertinent aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres de la section locale et approuvés par l’Institut.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif de la section locale peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement de la section locale et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif de la section locale, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante de la section locale, où ils peuvent être rejetés ou modifiés. Ces mesures constituent des changements aux règlements et sont assujetties à l’article 11.2.
Approuvés par le Conseil d’administration
le 5 novembre 2017