L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

PRÉAMBULE

Les présents statuts et règlements traitent en général de questions liées à la Guilde des membres retraités non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Institut » : L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

« Membres » : Ceux qui répondent aux critères de l’article 3.

ARTICLE 1 NOM

Le nom de l’organisation est la Guilde des membres retraités de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Guilde ».

ARTICLE 2 BUTS DE LA GUILDE

Les buts de la Guilde sont de servir les intérêts de ses membres, de mettre en forme et d’exposer le point de vue de ses membres sur des questions qui les touchent, et de faire valoir les intérêts de la Guilde dans toutes les initiatives de l’Institut et de l’ancien employeur des membres, qui pourraient toucher la Guilde. L’exécutif national de la Guilde est le porte-parole de la Guilde auprès de l’Institut, sans que cela ne porte atteinte au droit des membres de s’adresser directement à l’Institut.

ARTICLE 3 CATÉGORIE DE MEMBRES

Un membre retraité de l’Institut est également un membre de la Guilde.

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif national de la Guilde, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts de la Guilde et voter dans le cadre des affaires internes de la Guilde.

4.2 Les membres peuvent assister aux assemblées générales de la Guilde et y prendre la parole.

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Exercice L’exercice financier de la Guilde correspond à l’année civile.

5.2 Dépenses L’exécutif national de la Guilde engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement de la Guilde.

5.3 Compte bancaire L’exécutif national de la Guilde assure la tenue d’un compte au nom de l’Institut à une institution financière désignée par l‘Institut aux fins du dépôt des fonds de la Guilde.

5.4 Signatures Une opération financière exige la signature de deux membres de l'exécutif national, l’un étant le trésorier ou le substitut qu'il a désigné et l’autre un membre de l’exécutif national.

5.5 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par quiconque(s) désigné(s) par l’Institut.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF DE LA GUILDE

6.1 Composition L’exécutif national de la Guilde est composé de huit (8) membres : trois (3) de la région de la capitale nationale et un (1) de chacune des cinq (5) autres régions de l’Institut. L’exécutif national de la Guilde est composé d’un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier ou un secrétaire trésorier, et des membres actifs dont le nombre peut atteindre huit (8).

6.2 Mandat Les mandats sont de trois (3) ans.

6.3 Réunions L’exécutif national de la Guilde se réunit au plus cinq (5) fois par année, à moins que le Conseil d’administration de l’Institut ne lui demande de se réunir pour une raison spéciale. L’une de ces réunions a lieu le même mois que l’assemblée générale annuelle de l’Institut.

6.3.1 Observateurs Les réunions de l’exécutif national sont ouvertes à tous les membres de la Guilde qui désirent y assister à titre d’observateur. Un observateur peut s’exprimer sur une question précise si une majorité simple des membres présents de l’exécutif national en convient. Les dépenses engagées par un observateur ne sont pas remboursées par la Guilde, à moins qu’il n’y ait entente préalable avec l’exécutif national de la Guilde. Elles peuvent être assumées par une section locale.

6.4 Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres de l’exécutif national de la Guilde.

6.5 Vote Les décisions sont prises par vote majoritaire des membres présents de l’exécutif national.

6.6 Poste vacant Si un poste autre que celui du président devient vacant, les autres membres de l’exécutif nomment à leur réunion suivante un suppléant de la région concernée, lequel assumera les mêmes droits qu’un membre élu, et ce, jusqu’à la fin du mandat initial.

6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe la présidence jusqu’à la fin du mandat initial; le poste de vice-président est ensuite pourvu aux termes des présents statuts.

6.7 Absences Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif national sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.

ARTICLE 7 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DE LA GUILDE

7.1 Président Le président convoque et préside les assemblées de la Guilde et les réunions de l’exécutif national de la Guilde.

7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.

7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées de la Guilde et aux réunions de l’exécutif de la Guilde. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers et la correspondance de la Guilde et de son exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.

7.4 Trésorier Le trésorier tient les livres de la Guilde conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque assemblée générale de la Guilde, soumet des états financiers détaillés à l’Institut au besoin et prépare la demande d’allocation annuelle de la Guilde. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres de la Guilde.

7.5 Membres actifs Les membres actifs assument les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif national.

7.6 Comités L’exécutif national constitue les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont déterminés par l’exécutif. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l'exécutif national.

ARTICLE 8 ÉLECTIONS

8.1 L’exécutif national de la Guilde nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif national de la Guilde et de conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.

8.2 Le comité des élections lance un appel de candidature à tous les membres de la Guilde au moins quatre (4) semaines avant la date limite des mises en candidature telle qu’établie par le comité des élections.

8.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins deux (2) membres de la Guilde et les candidats doivent manifester leur désir d'occuper un poste.

8.4 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le comité des élections. Si le nombre de candidatures est insuffisant pour pourvoir tous les postes vacants, le comité des élections tente d’obtenir suffisamment de noms de candidats aptes et disposés à occuper le reste des postes vacants, à défaut de quoi l'exécutif peut nommer les personnes de son choix à ces postes.

8.5 Le comité des élections s'assure de l'éligibilité des candidats et, s'il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote à tous les membres ayant droit de vote.

8.6 Les bulletins de vote doivent être distribués au moins quatre (4) semaines avant la date limite de renvoi.

8.7 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le comité des élections.

8.8 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.

8.9 Le comité des élections fait en sorte que les membres soient informés dès que possible des résultats de l'élection.

8.10 Les membres nouvellement élus de l’exécutif entrent en fonction le 1er janvier suivant l’annonce des résultats de l’élection.

8.11 L’exécutif de la Guilde choisit les dirigeants parmi ses membres élus, et ce, comme premier point à l’ordre du jour de sa première réunion après le 1er janvier.

ARTICLE 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE LA GUILDE

9.1 Assemblée générale annuelle

9.1.1 L’assemblée générale annuelle de la Guilde se tient le jour précédant l’AGA de l’IPFPC, au même endroit que cette même AGA, et est ouverte à tous les membres de la Guilde qui désirent y assister à leurs propres frais.

9.1.2 L’exécutif national convoque une Assemblée générale annuelle des membres la Guilde au moins une (1) fois par année civile, jamais plus de quinze (15) mois après l'assemblée annuelle précédente. Les membres seront avisés de la réunion ainsi que de tout changement proposé aux présents statuts au moins quatre (4) semaines avant la date de la réunion. L’avis de convocation de la réunion de la Guilde lors de laquelle les amendements seront examinés comprend le libellé actuel de l’article à modifier ainsi que le libellé proposé.

9.2 Ordre du jour L’ordre du jour comprend les points suivants, sans s’y limiter :

  • Appel nominal (membres de l’exécutif de la Guilde)
  • Adoption de l’ordre du jour
  • Approbation du procèsverbal de l’assemblée générale annuelle précédente
  • Questions découlant du procèsverbal de la réunion précédente
  • Rapport du président
  • Rapport financier annuel
  • Affaires nouvelles, y compris les amendements aux statuts

9.3 Vote Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.

ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions de la Guilde, de l'exécutif de la Guilde, ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n'ont pas été prévues. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur les questions de procédure et d'ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, il se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou du Code des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.

ARTICLE 11 STATUTS

11.1 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l'exécutif. Tous les membres de la Guilde peuvent présenter des propositions de modification.

11.2 Les présents statuts et toute modification qui leur est apportée ultérieurement entrent en vigueur dès leur ratification par l’AGA de la Guilde et leur approbation par l'Institut.

ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE

12.1 Dans les présents statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.

ARTICLE 13 SECTIONS LOCALES

13.1 Les membres de toutes les régions peuvent former une section locale, sur approbation de l’exécutif national de la Guilde.

13.2 L’exécutif d’une section locale doit comprendre un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, ou un secrétaire-trésorier si les postes sont fusionnés.

13.3 Une section locale a pour but, entre autres, de faire part à l’exécutif national des questions concernant les membres et de lui suggérer des programmes à mettre sur pied.

13.4 Les coûts des réunions d’une section locale sont assumés par les membres de la section.

13.5 L’exécutif de la section locale tient un compte au nom de « PIPSC RMG » (GMR de l'Institut) et de la section locale dans un établissement financier déterminé par l’Institut pour y déposer les fonds de la section locale.

13.6 Assemblée générale annuelle : Une section locale doit absolument tenir une assemblée générale annuelle.

13.7 L’intervalle entre deux assemblées générales annuelles ne peut dépasser les quinze (15) mois permis par l’IPFPC, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, tel que convenu par l’exécutif national de la Guilde.

13.8 Absences Un membre de l'exécutif de la section locale absent de deux (2) réunions consécutives de l'exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.

ARTICLE 14 PRIX DE RECONNAISSANCE DE LA GUILDE

14.1 Critères Des prix de reconnaissance sont remis à ceux qui rendent des services exceptionnels à la Guilde.

14.2 Éligibilité Ce prix ne peut être décerné qu’à des membres retraités en règle et à des employés de l'Institut.

14.3 Règles Les règles régissant la remise des prix de reconnaissance de la Guilde sont formulées par l’exécutif national de la Guilde et prévues dans les règlements.

ARTICLE 15 RÈGLEMENTS

15.1 L'Exécutif national peut adopter des règlements qu'il juge utiles au fonctionnement de la Guilde et qui ne vont pas à l'encontre des présents statuts.

15.2 Ces règlements sont présentés à l’assemblée générale annuelle de la Guilde aux fins d'approbation. Ils entreront en vigueur à une date déterminée par l’Exécutif national, mais pas avant leur approbation par l’Institut.

15.3 Chaque règlement et tout amendement proposé sera présenté à la prochaine assemblée générale de la Guilde lors de laquelle ils pourront être rejetés ou amendés. Ceci constitue un amendement aux règlements et est assujetti aux provisions de l’article 15.2.

R5 FINANCEMENT DES SECTIONS LOCALES

R5.2 Allocation annuelle Les sections locales reçoivent une allocation de la part de l’exécutif national de la Guilde et sont structurées comme suit :

R5.2.1 Nouvelles sections locales Une section locale nouvellement proposée reçoit de l’exécutif national de la Guilde, par l'entremise de son représentant régional, des fonds de démarrage tels qu’établis par l’exécutif de la Guilde.

R5.2.2 Chaque section locale reçoit une allocation annuelle établie par l’Exécutif, sur présentation à l’exécutif national de la Guilde, par l’entremise de son représentant régional, des renseignements suivants :

a) les états financiers de l’exercice financier

b) les budgets et montants actuels de cet exercice

c) une copie du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle

d) le budget prévu pour le nouvel exercice

R5.2.3 Les sections locales reçoivent l’allocation annuelle qui leur est établie ou une partie de celle-ci, en vue d’augmenter leur encaisse jusqu’au montant maximal permis par l’IPFPC.

R.5.2.4 Une section locale peut demander au cours de l’année civile des fonds supplémentaires pour des projets spéciaux, en présentant à l’exécutif national de la Guilde, par l’entremise de son représentant régional, un plan d’activités valable.

R6 PRÉSENCE AUX RÉUNIONS DE L’EXÉCUTIF NATIONAL DE LA GUILDE

R6.1 Un membre de l’exécutif national de la Guilde qui ne peut assister à une réunion de l’Exécutif peut, avec l’approbation de l’Exécutif national, se faire remplacer par un autre membre de sa région.

R7 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DE LA GUILDE

R7.1 FONCTIONS DU DIRIGEANT DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL

Exercer un rôle de direction auprès des sections locales et des membres, et veiller à une excellente organisation au sein de la région;

Faire connaître les préoccupations et les positions régionales aux réunions de l’exécutif de la Guilde;

Dans les limites budgétaires, assister aux réunions de sections, et informer les membres des développements nationaux et régionaux;

Assurer la liaison entre les sections locales de la région;

Assurer une liaison permanente entre l'exécutif de la Guilde et les sections locales de la région.

R8 ÉLECTIONS

R8.5 R8.5 (En concertation avec le personnel de l’Institut) le comité des élections détermine le mode de scrutin.

R14 PRIX DE RECONNAISSANCE

R14.1 Prix Le prix de reconnaissance consiste en un certificat de reconnaissance de la Guilde signé par le président de la Guilde, à moins que l’exécutif national ne choisisse un autre prix.

R14.2 Règles Les règles sont disponibles sur le site Web de l’Institut, à la section de la Guilde, et sont publiées régulièrement.

R14.3 Nombre de prix Un nombre illimité de prix peuvent être décernés dans une même année.

R14.4 Nomination Au moins deux (2) membres en règle peuvent proposer un membre ou un employé éligible.

R14.5 Procédure de nomination Pour proposer un candidat, il faut remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir :

a) les détails du service rendu par cette personne à la Guilde et aux membres retraités

b) un abrégé pour rendre hommage au candidat lors de la présentation du prix

R14.5.1 Les nominations doivent parvenir à l’exécutif national de la Guilde par l’entremise du représentant régional pertinent.

R14.6 Présentation Les prix sont normalement présentés à l'assemblée générale annuelle de la Guilde.

R14.7 Jury de sélection L’exécutif national de la Guilde forme un jury de sélection composé de trois (3) membres retraités. Celui-ci donne ses recommandations au président de la Guilde. Si une candidature est rejetée, le motif du rejet est communiqué aux proposants du candidat. Pour ses recommandations, le jury se fonde sur les critères les plus récents approuvés par l’exécutif national de la Guilde ainsi que sur les articles des statuts et règlements applicables.

R14.8 Un prix n’est pas décerné si le jury de sélection estime qu’aucun candidat ne le mérite.

Approuvé par le Conseil d’administration
le 14 mai 2011

Approuvé par le Conseil d’Administration
le 20 avril 2013

Approuvé par le Conseil d’Administration
le 21 février 2016

Approuvé par le Conseil d’Administration
le 7 décember 2018