Politique sur la relocalisation des administrateurs élus à temps plein

Partie A - Administration

1. Interprétation

Un sous-comité du Comité des statuts et politique est chargé de l'interprétation de la présente politique et de l'exercice des pouvoirs discriminatoires qu'elle décrit. Le Sous-comité se compose du président du Comité de la rémunération des cadres, du président du Comité des Statuts et politiques, et d’une troisième personne qui est membre du Comité des statuts et politiques, mais qui n’est pas membre du Conseil d’administration. Les décisions du Sous-comité peuvent faire l'objet d'un appel auprès du Conseil d'administration.

2. Entrée en vigueur

SUPPRIMÉ.

3. Objet et portée

1. La présente politique s’applique à tous les administrateurs élus à temps plein (AÉTP) qui, en raison de leur élection, doivent résider dans la région de la capitale nationale (RCN).
2. Lors d’une relocalisation, il faut viser à réinstaller les AÉTP de la façon la plus efficace possible, c.-à-d. au coût le plus raisonnable tout en causant le moins d'ennuis possible à l’employé muté et à sa famille.
3. La relocalisation d'un AÉTP élu se fait dans la région de la capitale nationale. La relocalisation d'un AÉTP sortant se fait habituellement à son lieu de résidence précédent. Les limites dont il est fait état dans la présente politique s'appliquent à la relocalisation dans la RCN et à l'extérieur de celle-ci séparément.
4. La présente politique ne s’applique pas à un administrateur à temps plein réélu pour un autre mandat à moins que, de l’avis du sous-comité, des circonstances inhabituelles en nécessitent l’application en tout ou en partie. Voici des exemples :
   1. un AÉTP élu de manière provisoire pour combler un poste d’un court mandat peut occuper ce poste et voyager, mais se réinstaller uniquement s’il est réélu à temps plein;
   2. un AÉTP peut louer son ancienne résidence pendant un mandat, ce qui entraîne des dépenses mineures pour l’Institut. S’il est réélu pour un deuxième mandat, il peut alors décider de disposer de sa résidence.

4. Limites générales

1. À la fin d’un ou plusieurs mandats consécutifs, l’application de la politique à un AÉTP sortant est limitée à une période maximale d’un (1) an à la suite de son départ.
2. L'approbation du Conseil d'administration est requise pour le paiement des dépenses de relocalisation qui ne sont pas prévues dans la présente politique.
3. Les dépenses engagées suite à une mauvaise interprétation ou à des erreurs ne sont pas remboursées.
4. Le taux de remboursement des repas, de l'hébergement et des faux frais sont les mêmes que ceux qui s'appliquent aux directeurs voyageant par affaires pour l'Institut, sauf en cas d'indication contraire.
5. Toutes les dépenses réclamées doivent être raisonnables, compte tenu des circonstances, et être accompagnées de reçus ou autres documents appropriés (sauf si ces dépenses étaient acceptées si elles étaient réclamées, sans pièce justificative, par un directeur voyageant pour les affaires de l'Institut).
6. Les réclamations de dépenses doivent être soumises de manière convenable et elles sont sujettes aux mêmes restrictions de temps qui s'appliquent à un directeur qui engage des dépenses pour les affaires de l'Institut. La forme et le contenu de la réclamation doivent être conformes aux exigences de l'Institut et inclure une déclaration signée par l’AÉTP attestant que tous les montants réclamés sont des dépenses permises.

5. Définitions

1. Personne à charge désigne une personne qui habite avec l’AÉTP et qui est, soit son conjoint, soit la personne pour laquelle la personne à charge peut réclamer une exemption personnelle aux termes de la Loi de l'impôt sur le revenu, soit un enfant célibataire, un enfant né d'un mariage antérieur, un enfant adoptif ou sous la tutelle légale de l’AÉTP (ou de son conjoint) qui fréquente une école à plein temps. Aux fins de la présente définition, il existe des liens de conjoint de fait lorsque, pendant une période continue d'au moins un an, l’AÉTP a cohabité avec une personne comme si cette dernière était son conjoint. Un membre de la famille qui réside en permanence avec l’AÉTP, mais qui ne peut être considéré comme personne à charge en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu du fait qu'il reçoit une pension, est également considéré comme une personne à charge en vertu de la présente politique.
2. Voiture de promenade désigne, aux fins de l'expédition, une berline, une voiture sportive ou familiale, une fourgonnette, une camionnette ou un véhicule à traction intégrale d'au plus trois quarts de tonne, immatriculée au nom de l’AÉTP, du conjoint, ou d'une personne à charge, et utilisée principalement pour le transport de la famille. La présente définition exclut les voitures de course et les camionnettes de camping, et les autres véhicules qui ne répondent pas aux critères ci-dessus.
3. Effets mobiliers désignent les meubles, les articles de ménage et les effets personnels de l’AÉTP et des personnes à sa charge, mais n'incluent pas les automobiles, le bétail ni les animaux domestiques.
4. Logement temporaire a trait aux jours où des frais de subsistance sont payés (conformément aux dispositions de la politique sur les voyages), les jours tombant au début ou à la fin du voyage à destination du nouvel endroit, voire les deux.
5. Frais de subsistance désignent les dépenses engagées par l'hébergement et les repas. Ils peuvent également désigner de faux frais tels que l'entretien des vêtements, les services de valet, les pourboires, les appels téléphoniques locaux et le transport local, comme le précise la présente politique.
6. Nouvelle résidence principale désigne l'habitation unifamiliale achetée ou louée au nouveau lieu de travail qui deviendra la résidence principale de l’AÉTP après sa relocalisation.
7. « Administrateur élu à temps plein (AÉTP) » inclut un AÉTP élu de même qu'un AÉTP sortant.
8. Résidence principale désigne l'habitation unifamiliale achetée ou louée par l’AÉTP ou une personne à sa charge demeurant avec lui, ou occupée de façon permanente au moment où sa relocalisation aux frais de l'Institut a été autorisée, et qui correspond à l'adresse permanente inscrite dans le dossier du personnel de l'Institut. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.
9. Habitation unifamiliale désigne un logement conçu pour être habitable toute l'année. L'habitation doit avoir une structure indépendante et posséder une ou plusieurs entrées donnant à l'extérieur de l'immeuble ou dans un couloir, un lobby, un vestibule ou un escalier commun à l'intérieur de l'immeuble.
10. Logement provisoire a trait aux jours où les frais de subsistance sont payés au nouvel endroit lorsque l’AÉTP est incapable d'emménager dans sa nouvelle résidence.
11. Frais de voyage désignent les frais de subsistance et de transport encourus en cours de route vers le nouvel endroit.

6. Autorisation - Commentaires généraux

1. L'admissibilité de l’AÉTP à la relocalisation aux termes de la présente politique n'est régie par aucune distance minimale de déplacement. Toutefois, en général, on ne devrait pas envisager la relocalisation à moins que la nouvelle résidence principale ne soit située à au moins quarante kilomètres plus près du nouveau lieu de travail.
2. Dans tous les cas, les conditions du remboursement sont discutées avec l’AÉTP au moment où la relocalisation est autorisée.
3. Une fois que la relocalisation est autorisée :
   1. l'Institut fournit immédiatement à l’AÉTP une copie de la politique, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne qui, à l'Institut, peut l’aider à interpréter la directive;
   2. on tentera de s'assurer que les dates fixées pour la relocalisation et le voyage relié à cette dernière conviennent à l'Institut et à l’AÉTP. La relocalisation devrait être planifiée de manière à minimiser les bouleversements de la vie familiale.

7. Avances

Au besoin, on accorde à l’AÉTP des avances de fonds pour aider à assumer des dépenses personnelles occasionnées par la relocalisation [p. ex. voyage à la recherche d'un logement (VRL), déplacement et hébergement provisoire].

Partie B - Voyage à la recherche d’un logement

1. L’AÉTP et/ou son conjoint sont autorisés à faire un voyage à la recherche d'un logement (VRL) au nouvel endroit selon les conditions suivantes :
   1. La durée totale du déplacement ne dépassera pas deux jours, sauf si les distances et/ou les liaisons ne permettent pas de faire tout le voyage aller- retour par le moyen de transport commercial le plus prudent dans la période susmentionnée; on autorisera alors une prolongation suffisante de la durée du déplacement.
   2. Normalement, la durée maximale d'un voyage sera de sept (7) jours consécutifs [et jusqu'à huit (8) nuits].
   3. Le sous-comité peut autoriser plus d'un voyage; cependant, ni les coûts ni la durée de ces voyages ne dépasseront le temps d'un VRL ordinaire, c'est-à-dire que les dépenses de l’AÉTP, du conjoint, ou des deux, [sept (7) jours au nouvel endroit, plus la durée totale du déplacement] n’excéderont pas le total d'un seul voyage aller-retour.
2. Lorsque l'ancien et le nouvel endroit se trouvent près l'un de l'autre, l’AÉTP peut effectuer plus d'un voyage à la recherche d'une maison. Par exemple, l’AÉTP qui déménage de Cornwall dans la RCN (environ 100 kilomètres) peut y venir en voiture tous les jours, cependant, les coûts ne peuvent dépasser et la durée ne peut dépasser ceux d'un seul VRL. Toutefois, le total de temps et des coûts ne doit pas dépasser celui d'un voyage normal à la recherche d'un logement. Les frais de transport encourus au cours des voyages multiples sont compensés par l'absence de frais d’hébergement, de déjeuner ou de dîner.
3. Dans des circonstances exceptionnelles, l'Institut peut approuver un deuxième VRL sans égard aux restrictions imposées ci-dessus. Les dispositions qui s'appliqueront alors seront celles qui ont trait au premier VRL. Voici des exemples de ces situations :
   • lorsque le vendeur résilie l'entente;
   • lorsque l'avocat juge que les titres de propriété ne sont pas incontestables;
   • lorsque l’AÉTP et son conjoint doivent retourner à la zone d'affectation en raison d'une maladie ou d'un accident, ou en raison d'une urgence familiale (p. ex. en cas de maladie) lorsque, de l'avis de l'Institut ou du médecin traitant, ils devraient rentrer chez eux.
4. On rembourse les dépenses admissibles pour les frais de garderie, de transport, d’hébergement, de repas et les frais occasionnés pour un VRL comme si l’AÉTP et/ou son conjoint étaient en situation de voyage pour l'Institut.
5. On fournit pendant sept (7) jours une aide pour le transport local, c.-à-d. le remboursement :
   • du coût de location d'une voiture compacte,
   • du taux par kilomètre prévu pour l'utilisation d'une voiture particulière, ou
   • des frais de transport en commun jusqu'à concurrence des frais de location de voiture.
6. L'utilisation d'un véhicule particulier n’est pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir par la route excède 500 kilomètres, à moins qu'il ne soit prouvé que les déplacements dans un véhicule particulier sont moins coûteux que le transport commercial ou la location d'une voiture. Les frais de traversier, de stationnement et de paysage sont également remboursés s'il y a lieu. Lorsque le transport est effectué en véhicule particulier, les frais de location de voiture ou d'autres moyens de déplacement ne sont pas remboursés.
7. Les appels téléphoniques quotidiens au domicile de l’AÉTP, de numéro à numéro, d’une durée maximale de quinze (15) minutes sont remboursés.
8. L’AÉTP qui choisit d'amener ses enfants avec lui au cours d'un voyage à la recherche d'un logement a droit au remboursement des frais de transport commercial jusqu'à concurrence du montant auquel il a droit pour les frais de garderie.

Partie C - Indemnité pour l’occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)

1. Intention

L'aide financière accordée vise à compenser pour les frais rattachés à la deuxième résidence. Habituellement, cela s'appliquerait lorsque :

1. L'ancienne résidence est occupée par le conjoint ou les personnes à charge qui seront relocalisées plus tard.
2. L'ancienne résidence est mise en vente ou louée.
3. Une ou plusieurs personnes à charge précèdent l’AÉTP au nouvel endroit, ou les conditions du marché nécessitent l'achat d'une nouvelle résidence avant la date de relocalisation.
4. Cette disposition ne s'applique pas lorsque l’AÉTP est en situation de voyage, conformément aux autres dispositions de la présente politique.

2. Limites

1. Les dépenses totales permises en vertu de l'IOTDR ne dépassent pas 20 000 $. CA - juin 2004
2. L’AÉTP continue d'assumer les frais rattachés à une résidence.
3. L'IOTDR ne sera pas payé lorsque l’AÉTP reporte la date de transfert d'une propriété qu'il achète ou vend pour des raisons indépendantes de la situation du marché, p. ex. pour réaliser un gain de capital, pour des raisons de commodité ou pour pouvoir choisir un logement (p. ex. s'il achète une maison en construction).

3. Aide offerte

1. L'aide accordée sera équivalente aux coûts réels d'un hébergement raisonnable au nouvel endroit. L'aide n'inclut pas les dépenses d’hébergement raisonnable au nouvel endroit telles que les repas ou d'autres frais de subsistance, mais elle peut inclure :
   1. la location de meubles pour la résidence temporaire;
   2. les frais de deux appels interurbains hebdomadaires de dix minutes, de numéro à numéro à tarifs réduits de fin de semaine, qui ont été faits aux personnes à charge résidant au domicile.

4. Aide pour le transport quotidien

Lorsqu'il est possible de parcourir chaque jour la distance entre l'ancien et le nouvel endroit, le sous-comité peut approuver le versement d'une indemnité pour le transport quotidien entre le domicile à l'ancien et au nouvel endroit. Cette indemnité est versée aux mêmes conditions que celles établies pour l'IOTDR; elle est considérée comme faisant partie de l'IOTDR, même si une seule résidence est maintenue.

Partie D - Voyage à l’ancien endroit lorsqu’il y a versement de l’IOTDR

1. Lorsqu'il y a versement d'une indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences, l’AÉTP a droit à des dépenses de transport, y compris le transport terrestre, pour un voyage aller-retour à l'ancien endroit, à chaque trois semaines que l'IOTDR est versée. Les voyages en avion se font avec le tarif excursion ou à des taux comparables.
2. Les déplacements additionnels à l'ancien endroit peuvent être autorisés dans les situations urgentes.
3. À des fins de précision, les déplacements dont il est fait mention dans la présente partie ne sont pas inclus dans les limites générales imposées à la partie C, paragraphe 2.

Partie E - Logement

1. Intention

L'Institut a pour politique d'accroître la mobilité de l’AÉTP en l'aidant à disposer, le plus rapidement possible, de sa résidence principale louée ou possédée à l'ancien endroit et à en acquérir une au nouvel endroit. De plus, si le AÉTP désire demeurer propriétaire de l'ancienne résidence, la présente partie inclut des dispositions pour l'aider à louer la propriété.

2. Limites

1. L'ensemble des dépenses permises en vertu de la présente partie sont limitées à 20 000 $.
2. Les dépenses liées à la disposition de la résidence à l’ancien endroit et de l'acquisition d'une résidence au nouvel endroit doivent être réclamées dans un délai de deux (2) ans à partir de la date à laquelle l’AÉTP et/ou les personnes à sa charge quittent la résidence à l'ancien endroit. L’AÉTP peut être exempté de cette limite par le sous-comité s'il peut démontrer son incapacité à vendre sa résidence à l'ancien endroit pour des raisons indépendantes de sa volonté.
3. Les dépenses au titre de l'acquisition d'une résidence doivent être liées à un engagement légal d'acheter une résidence pris au cours des deux (2) ans qui ont précédé la date à laquelle l’AÉTP et/ou les personnes à sa charge ont quitté la résidence de l'ancien endroit; la résidence achetée doit être occupée par l’AÉTP ou une personne à charge demeurant avec lui et être sa propriété.

3. Disposition du logement à louer

Lorsque sa résidence principale est un logement loué et, qu'en vertu d'un bail ou d'une autre entente officielle, l’AÉTP est tenu d'indemniser son propriétaire pour résilier son bail, on lui rembourse le montant versé sur présentation de la preuve de ce montant déboursé et des conditions du bail. S'il faut payer plus de trois (3) mois de loyer pour résilier le bail, l’AÉTP doit obtenir l'approbation avant de faire un paiement, de manière à évaluer l'obligation de l’AÉTP et la possibilité de conclure un arrangement moins onéreux.

4. Acquisition d'un logement loué

1. Lorsque l’AÉTP a recours aux services d'une agence de location pour trouver un logement, les frais demandé par cette agence peuvent être remboursés.
2. Les frais juridiques encourus pour faire reconnaître la forme et la légalité d'un bail sont remboursés.
3. Lorsque l’AÉTP trouve un logement à louer à son nouvel endroit mais doit, pour le réserver, verser un loyer avant de se présenter à son nouveau travail, on peut lui rembourser jusqu'à deux (2) mois de loyer pourvu que l'Institut soit convaincu que les dispositions prises sont raisonnables et justifiables dans les circonstances.

5. Vente de maison - Conditions d'aide

Lorsque l’AÉTP vend sa résidence principale à l'ancien endroit, on lui rembourse certains frais liés à la vente de la maison, si les conditions suivantes sont remplies :

1. Au moment où il reçoit l'avis de relocalisation, l’AÉTP occupe cette résidence principale.
2. La résidence principale se trouve sur un terrain d'une grandeur appropriée à l'endroit où il se trouve.
3. La résidence principale est inscrite sur la liste d'un agent immobilier accrédité le jour ou la veille du jour où l’AÉTP ou les personnes à sa charge quittent l'ancien endroit. (L'inscription doit être continue sauf pendant une courte période, par exemple, en cas de changement d'agence immobilière).
4. Il y a une entente d'achat et de vente qui est devenue irrévocable dans les deux (2) années suivant le départ de l’AÉTP et/ou des personnes à sa charge, de l'ancien endroit.
5. S'il vend une terre ou une superficie supplémentaire avec une résidence principale, on rembourse seulement la partie des coûts qui résulterait de la vente de la résidence et d'un terrain (maximum d'un acre ou toute dimension précisée dans un règlement de zonage) sur lequel la résidence est située à l'AÉTP.
6. Si l’AÉTP possède un immeuble à plusieurs unités d'habitation dont chacune est indépendante (p. ex. un duplex, un immeuble d’appartements) et qu'il occupe une de ces unités en tant que résidence principale, s'il vend l'immeuble lors de sa relocalisation, le remboursement ne doit porter que sur la partie des coûts à laquelle correspond son unité. À des fins de calcul, on peut utiliser la surface de plancher ou une autre modalité de calcul acceptable en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
7. Si l’AÉTP est propriétaire d'un immeuble qui lui rapporte des revenus, (p. ex. un petit magasin ou une épicerie) qui lui tient lieu de résidence, et s'il le vend lors de la relocalisation, le remboursement ne porte que sur la partie des coûts à laquelle correspond sa résidence par rapport à l'ensemble de l'immeuble.
8. Si une ou plusieurs des personnes autres que le conjoint ou des personnes à charge de l’AÉTP sont co-propriétaires de la résidence, seule la portion des dépenses qui est directement proportionnelle à la part de l’AÉTP est remboursée.

6. Frais remboursables à la vente de la maison

On rembourse à l’AÉTP, qui satisfait aux conditions précédentes, les frais suivants :

1. La commission d'un agent immobilier, incluant les services d'inscription multiple (SIM) selon l'échelle de la région; les honoraires majorés de l'agent immobilier ne seront pas remboursés.
2. Les honoraires d'avocat ou de notaire versés au moment de la vente pour fournir un titre de propriété en bonne et due forme et ce, au taux établi par le barreau de la province.
3. Les frais au titre du remboursement de la première hypothèque de la résidence principale de l’AÉTP afin de fournir un titre libre de toute charge. (S'il n'y a pas de dépenses au titre d'une première hypothèque, les dépenses relatives à une deuxième hypothèque peuvent être remboursées aux mêmes conditions).
4. L'amende pour le remboursement de la première hypothèque, ne dépassant pas un intérêt hypothécaire de six mois, sans compter les frais de remboursement d’une hypothèque décrit à la Section 7 - Frais de remboursement d’une hypothèque.
5. Les frais d'évaluation professionnelle à l'égard d'une seule évaluation de la résidence, à l'ancien endroit.
6. La TPS imposée sur les frais juridiques et les honoraires d'agent immobilier.
7. Les frais d'inspection de la structure (jusqu'à concurrence de 300 $) qui est effectuée par un inspecteur qualifié avant d'acheter une résidence qui a déjà appartenu à quelqu'un ou une résidence neuve qui n'est pas protégée par une garantie au moment de la prise de possession.
8. Si l’AÉTP décidait de vendre lui-même sa résidence principale, ce qui le forcerait à engager des dépenses pour faire évaluer la maison, l'annoncer dans les journaux locaux et acheter ou fabriquer des écriteaux portant les mots à vendre, on lui rembourse ces dépenses qui remplacent les frais des services d'inscription multiple (SIM), mais sans les dépasser.

7. Frais de remboursements d'un hypothèque

Lorsque le taux d'intérêt sur la première hypothèque de l’AÉTP est supérieur aux taux courants, le créancier peut exiger des frais spéciaux en compensation des intérêts perdus. Ces « frais de remboursements » supplémentaires ne sont pas remboursables à l’AÉTP, car il aurait dû les payer, qu'il est ou non mis fin prématurément à son hypothèque. Le seul préjudice rattaché à ces frais est qu'ils doivent être payés en un seul versement au lieu d'être étalés sur la période de remboursement de l'hypothèque.

8. Location de l'ancienne résidence

Un AÉTP qui est relocalisé dans la RCN et qui désire demeurer propriétaire de l'ancienne résidence, tout en minimisant les dépenses en louant la résidence, a droit à un montant égal à la perte nette de la location. (La perte nette de la location est calculée au moins chaque année d'une manière permise d'après la Loi de l'impôt sur le revenu, mais sans aucune réclamation pour les déductions pour amortissement ou les pertes d'immobilisations)

9. Achat d'une maison - Frais remboursables

Les dépenses suivantes sont remboursées :

1. Les honoraires d'avocat ou de notaire versés pour obtenir un titre de propriété en bonne et due forme et ce, au taux établi par le barreau de la province.
2. Les autres dépenses de nature juridique nécessaires pour fournir un titre de propriété en bonne et due forme, p. ex. honoraires du shérif, taxes de transfert, frais d'arpentage nécessaires à l'authentification de la description d'une propriété achetée, des taxes provinciales et municipales sur le transfert de la propriété.
3. Les dépenses engagées pour obtenir une première hypothèque, s'il faut obtenir un titre de propriété en bonne et due forme. (S'il n'y a pas de dépenses liées à une première hypothèque, les dépenses relatives à une deuxième hypothèque peuvent être remboursées).
4. L'intérêt couru sur le prêt provisoire utilisé pour l'achat d'une résidence principale au nouvel endroit alors que l'ancienne résidence principale demeure invendue, aux taux bancaires courants, de même que les frais juridiques et administratifs nécessaires rattachés à l'obtention du prêt.
5. Une prime d'assurance contre le défaut de paiement et pour les frais de traitement.
6. Si l'intérêt hypothécaire sur la résidence de l’AÉTP au nouvel endroit est supérieur à l'intérêt hypothécaire sur la résidence à l'ancien endroit, on rembourse à l’AÉTP l'écart des frais d'intérêt entre les deux hypothèques, d’après le montant de l’hypothèque et la période non expirée de l’hypothèque à l’ancien endroit pendant une période maximale de cinq (5) ans, et jusqu'à concurrence de 5 000 $. Si le capital de la nouvelle hypothèque est inférieur à celui de l'ancienne, il servira au calcul de la différence;
7. Lorsque l’AÉTP construit une résidence principale au nouvel endroit, on lui rembourse les dépenses liées à l'achat d'un terrain et la construction de la maison qu'on lui aurait remboursées s'il avait acheté une maison.

10. Frais non remboursables

1. Les dépenses relatives aux autres ententes financières découlant de la disposition ou de l'acquisition d’une résidence principale, p. ex. la commission des agents d'hypothèques, les règlements de départ comme les taxes municipales, ne sont pas essentielles à l'obtention d'un titre de propriété en bonne et due forme. Il s'agit de dispositions prises par l’AÉTP qui ne sont pas remboursables.
2. La TPS sur les maisons nouvellement construites n'est pas remboursée.

Partie F - Expédition des effets

1. Commentaires généraux

1. Lors de la relocalisation, et sous réserve de certaines restrictions décrites ci-dessous, l'Institut organise et paie pour l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de déménagement et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets personnels et du mobilier de la résidence principale de l’AÉTP.
2. Les frais encourus pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d'un endroit autre que la résidence principale, ou l'endroit d'entreposage lorsque l'Institut rembourse une partie des coûts ou tous les coûts d'entreposage, ne sont pas payés.
3. L’AÉTP a recours aux services d'une entreprise de déménagement cautionné choisie d'après les estimations obtenues auprès d'au moins trois (3) entreprises du genre. Toutefois, lorsque la quantité et le poids des effets personnels sont peu élevés. (p. ex. lorsque l’AÉTP quitte un petit appartement), il peut choisir de louer une remorque ou un petit camion et de déménager lui-même ses meubles et effets personnels; on lui rembourse alors les frais raisonnables d'un tel déménagement, y compris les frais d'une assurance sur les effets personnels.

2. Effets exclus

Les effets suivants ne sont pas déménagés aux frais de l'Institut :

1. les articles qui, en vertu d'une loi ou d'un tarif, ne peuvent êtres déménagés avec les effets mobiliers;
2. les biens exigeant une température contrôlée;
3. les matériaux de construction, pierres pour patio, blocs de ciment, barbecues (en brique, en ciment ou en pierre);
4. les embarcations [sauf celles mesurant 3,7 mètres (12 pieds) de longueur et moins si le transporteur accepte de les transporter sur la base de leur poids], pièces d'embarcation (sauf les moteurs hors-bord portatifs si le transporteur accepte de les transporter sur la base de leur poids lorsqu'ils sont préparés adéquatement pour le transport);
5. les aéronefs et leurs pièces;
6. les remorques;
7. le bétail;
8. les matières combustibles (solide ou liquide);
9. les constructions transportables (sauf certaines remises de jardin que le déménageur peut accepter de transporter sur la base de leur poids);
10. les explosifs;
11. l’équipement ou matériel agricole ou de construction.

3. Faux frais

1. Pour tout déménagement d'effets mobiliers, il faudra s'en remettre à l'expérience professionnelle du déménageur pour ce qui est des soins et des préparatifs spéciaux à prendre avec les articles à déménager. S’il n'est pas qualifié pour rendre certains des services nécessaires, il peut prendre des dispositions à cette fin ou recommander un tiers qualifié. Les frais encourus pour obtenir ces services sont considérés comme des faux frais. Voici une liste représentative mais non complète de ces services :
   • l’homologation des appareils mécaniques ou des appareils qui nécessitent une source d'alimentation lorsque cette homologation constitue une condition de leur utilisation ou de leur exploitation;
   • le débranchement, le branchement et la conversion électrique des appareils ménagers et la préparation à leur expédition;
   • l’enlèvement et la réinstallation des moquettes, tapis de couloir, etc.;
   • l’enlèvement et l’installation des boîtes de cantonnière, tringles à rideau, crochets muraux, horloges, etc.;
   • le démontage et l’assemblage des meubles de jardin ou de patio, et autres installations du genre.
2. Les frais encourus pour faire nettoyer professionnellement l'ancienne résidence après que les effets ont été chargés sont remboursés, jusqu'à concurrence de 100 $.
3. On ne rembourse pas les dépenses engagées pour les motifs suivants :
   • l’enlèvement et la livraison additionnels d'effets mobiliers;
   • les frais d'accès aux effets entreposés;
   • le nettoyage, la fumigation ou le traitement antimite;
   • la réparation, la rénovation ou la modification d'une résidence, de meubles ou d'articles;
   • les frais de démontage et de réassemblage de piscines et d'antennes de télévision paraboliques

4. Expédition des automobiles

1. L’AÉTP possédant deux véhicules peut choisir de les conduire jusqu'au nouvel endroit ou d'en conduire un et d'expédier l'autre.
2. Lors de l’expédition d'une automobile, l'Institut autorise au préalable le moyen de transport à utiliser, lequel sera le plus économique et le plus raisonnable en fonction de la disponibilité des services adéquats entre les points de départ et d'arrivée. Les dépenses permises incluront les coûts additionnels pour une assurance appropriée et les dépenses d'entreposage nécessaire de l'automobile (jusqu'à un maximum de dix jours). Les coûts de location d'une automobile sont remboursables pour la période au cours de laquelle l'automobile de l’AÉTP est expédiée.

5. Expédition des embarcations et remorques

L’AÉTP qui possède une embarcation ou une remorque, que le déménageur refuse de transporter, mais qui est remorquable, peut remorquer ces articles avec la voiture de promenade; il peut réclamer pour ce déplacement un montant additionnel équivalent à la moitié du kilométrage permis pour les déplacements des directeurs pour les affaires de l'Institut.

6. Expédition des animaux de compagnie

L’AÉTP peut se faire rembourser, à titre de faux frais de relocalisation, le coût réel de l'expédition des animaux de compagnie. Les frais de chenil nécessaires encourus pendant que l’AÉTP est dans un logement temporaire ou provisoire peuvent être remboursés à titre de faux frais de relocalisation.

7. Entreposage à court terme en cours de déménagement

On peut autoriser, jusqu'à concurrence de soixante (60) jours civils, l'entreposage nécessaire et afférent à l'expédition des effets au nouvel endroit.

8. Entreposage à long terme en cours de déménagement

1. Lorsque l’AÉTP et l'Institut conviennent mutuellement que l'expédition d'une partie des effets mobiliers ou de tous les effets, et/ou des véhicules particuliers, dans la RCN, n'est pas souhaitable, mais que l’AÉTP désire que ces articles soient entreposés à long terme, l'Institut paiera :
   • l'emballage, la mise en caisse et le transport des effets mobiliers de l’AÉTP jusqu'à l'endroit le plus proche où il existe des installations convenables d'entreposage à long terme;
   • l'entreposage des effets mobiliers jusqu'à ce que l’AÉTP, ou l'une des personnes à charge qu'il a désignée, puisse en reprendre possession;
   • l'entreposage de deux véhicules particuliers ou d'une voiture et d'une remorque ou caravane. Le coût total n’excède pas le coût de l'entreposage de deux véhicules particuliers;
   • une somme unique pour des services de mesures préventives comme enlever la batterie, soulever le véhicule, lubrifier certaines pièces d'un véhicule automobile particulier (VAP), etc. en vue de son entreposage commercial.
2. La réclamation maximale permise pour entreposage à long terme est le coût approximatif du déménagement des articles entreposés, dans la RCN et déménagés de cet endroit.

9. Assurances

Lorsque l'Institut rembourse tous les frais de déménagement d'un article ou une partie de ceux-ci, il rembourse également les coûts d'assurance pour le remplacement de l'article.

Partie G - Faux frais de relocalisation

1. Commentaires généraux

L'Institut professionnel remboursera à l’AÉTP un large éventail de faux frais que lui occasionne sa relocalisation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déménagement et vraiment raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas servir de prétexte pour améliorer la situation financière de l’AÉTP.

2. Dépenses admissibles

Les exemples de dépenses admissibles suivants ne constituent pas une liste exhaustive :

1. le branchement et le débranchement d'appareils électriques et la préparation à l'expédition (p. ex. le blocage du tambour d'une laveuse automatique, la fixation du tourne-disque sur un appareil stéréo);
2. le branchement et le débranchement des installations de services publics (p. ex. le téléphone, l'électricité, l'eau, le câble);
3. le paiement des permis locaux, tels les permis de conduire et les plaques d'immatriculation, un certificat attestant qu'une voiture satisfait aux normes de sécurité fondamentales lorsqu'un règlement provincial l'exige avant l’émission d'une plaque d'immatriculation (les frais de réparations nécessaires ne sont pas remboursables);
4. le démontage et l’assemblage des meubles de jardin ou de patio;
5. l’enlèvement et l’installation des boîtes de cantonnière, tringles à rideaux, crochets muraux, horloges et miroirs muraux;
6. l’enlèvement ou la réinstallation de tapis de couloir, etc., la transformation et la réinstallation des rideaux ou tentures, le changement des serrures du nouveau domicile (coût de la main-d'œuvre seulement);
7. l’achat, au nouvel endroit, des livres de classe nécessaires pour suivre le programme de cours normal, qui ne sont pas fournis gratuitement par l'établissement d'enseignement de l'endroit (les dépenses du genre sont remboursables uniquement lorsque la relocalisation a lieu pendant l'année scolaire);
8. la partie proportionnelle non annulable des cotisations concernant des régimes d'assurance, des associations et des clubs locaux;
9. les changements d'adresse postale;
10. l'accordage de piano;
11. la photocopie des dossiers scolaires de l’AÉTP, de son conjoint ou des personnes à sa charge, et la transmission de ces documents;
12. le transport des animaux de compagnie sauf l'achat des cages d'animaux, et l’hébergement provisoire de ces derniers, étant donné les règlements de certains hôtels ou motels, y compris les frais connexes tels que les certificats de santé, mais non les vaccins;
13. les frais supplémentaires de stationnement à l'emplacement de l’hébergement provisoire;
14. les appels téléphoniques interurbains concernant l'achat ou la vente d'une maison;
15. l’assurance supplémentaire pour les effets mobiliers et personnels;
16. le remplacement d'une bonbonne de gaz propane,
17. l’achat et l’installation d'une soupape de sécurité pour les véhicules au propane réinstallée en Ontario;
18. le remboursement de l'assurance supplémentaire (ajout du permis d'inoccupation) contractée par l’AÉTP qui occupe temporairement deux résidences.

3. Dépenses non admissibles

Cette liste n'est pas complète :

1. l’achat de biens neufs, tels que meubles, tapis, rideaux et appareils ménagers, ou l'amélioration et la réparation des biens que l’AÉTP possède déjà;
2. les modifications ou les réparations apportées aux résidences exception faite de ce qui figure dans la présente politique;
3. les dépenses qui régissent des dispositions précises (y compris les restrictions) qui figurent ailleurs dans la présente politique.

4. Indemnités

L'Institut versera une indemnité de 1 000 $ non soumise à une justification à l’AÉTP pour les dépenses suivantes :

1. la perte d'aliments qui ne peuvent être expédiés (p. ex. des aliments congelés);
2. la perte de produits d'entretien qui ne peuvent pas être expédiés;
3. la perte de plantes intérieures;
4. les autres menus frais.

Partie H - Voyage au nouvel endroit

1. Généralités

1. Dans le cas d'une relocalisation, un AÉTP et/ou sa famille sont considérés comme étant en voyage à partir du jour civil où le transporteur termine le changement des effets mobiliers ou personnels expédiés ou, si aucun effet n'est expédié, le jour civil du départ de l’AÉTP pour son nouvel endroit.
2. L'Institut accordera à l’AÉTP une période de congé raisonnable payée pour effectuer un voyage à son nouvel endroit.
3. Aux fins de remboursement des repas et de l’hébergement, les parties de journée passées nécessairement en voyage sont considérées comme des journées entières de voyage.
4. L’AÉTP qui a des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins habitant à sa résidence principale peut recevoir un remboursement de frais de garde d'enfants pour une période de quatre (4) jours pendant laquelle les effets sont emballés ou chargés, puis déchargés ou déballés.
5. On rembourse également le coût raisonnable d'une assurance prise pour les effets personnels que l’AÉTP et/ou sa famille emportent avec eux au moment de se rendre au nouvel endroit par des moyens de transport commerciaux, ou d'occuper un logement temporaire ou provisoire.

2. Transport, hébergement et indemnités quotidiennes

1. Lorsqu'il est en situation de voyage, l’AÉTP et chacune des personnes à sa charge ont droit aux frais de transport et d'hébergement, et aux indemnités quotidiennes au même titre que ce qui est accordé à un directeur de l'Institut lorsqu'il est en voyage d'affaires pour l'Institut.
2. L’AÉTP et/ou sa famille reçoivent, en plus d'une indemnité de voyage, le remboursement de frais de subsistance encourus pendant quatre (4) jours civils complets de résidence dans un logement temporaire. Ce remboursement lui permet de couvrir les dépenses entraînées par la nécessité de passer la nuit et de prendre leurs repas dans un logement au début et/ou à la fin de leur voyage pendant que leurs effets sont emballés ou déballés, chargés ou déchargés. Cette période est étendue jusqu'à sept (7) jours supplémentaires si la nouvelle résidence n'est pas habitable pour des raisons indépendantes de la volonté de l’AÉTP, par exemple un retard dans l'arrivée des meubles.

Partie I - Cas spéciaux

1. Aide à l'emploi du conjoint

L’AÉTP peut réclamer jusqu’à 1 000 $ pour son conjoint qui travaille afin de l'aider à se trouver un emploi convenable, par exemple la préparation professionnelle d'un curriculum vitae.

2. Relocalisation d'une personne handicapée d'une manière permanente

L'Institut rembourse les dépenses supplémentaires relatives à la relocalisation d'une personne handicapée d'une manière permanente ou pour la construction d'installations appropriées à la nouvelle résidence, jusqu'à un maximum de 1 000 $.

3. Relocalisation de l’AÉTP sortant - Option

Habituellement, l’AÉTP sortant sera relocalisé à l'endroit de sa résidence précédente. Toutefois, s'il le désire ainsi, l’AÉTP peut être relocalisé dans un endroit différent. Dans ce cas, les dépenses de relocalisation sont limitées au montant le plus bas entre les dépenses réelles et le coût approximatif de la relocalisation à l'ancien lieu de résidence.

4. Relocalisation a l'etranger ou en provenance de l'etranger

Si Ia relocalisation se fait a l'etranger ou en provenance de l'etranger, chaque depense de voyage et d'expedition permise est le montant le mains eleve entre a) Ia depense reelle et b) le coOt approximatif d'une telle depense si le demenagement se faisait de Ia RCN a Victoria.