Politique sur la liste des membres

Application

La présente politique porte sur l’établissement, la gestion et la distribution de la liste des membres.

Exigences de la politique

La présente politique expose les pratiques adoptées par l’IPFPC relativement à la communication de sa liste de membres afin de respecter les exigences établies par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois provinciales analogues en vigueur dans les provinces de l’Alberta, du Québec et de la Colombie Britannique (les lois provinciales).

Liste des membres

La liste des membres de l’Institut est considérée comme la propriété de ce dernier et l’information qu’elle contient est confidentielle. Cette liste ne peut être utilisée que pour les activités autorisées de l’IPFPC et d’une manière conforme à la LCOBNL et à toutes les autres lois applicables.

Définitions

La liste des membres, telle qu’elle est définie dans la LCOBNL, désigne la liste des noms des membres par ordre alphabétique, accompagnés de leur adresse et de la catégorie ou du groupe auxquels ils appartiennent, le cas échéant ¹

Pour les besoins de la présente politique, le terme dirigeant désigne une personne identifiée comme dirigeant dans les statuts de l'IPFPC ainsi que tout membre de l'IPFPC élu pour siéger à l'exécutif d'un organisme constituant.

Un membre désigne, pour les besoins de la présente politique, une personne faisant partie de n'importe quelle catégorie de membres mentionnée à l'article 6 des statuts et règlements de l'IPFPC.

Date d’entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1 octobre 2016.

Divulgation

Demandes en vertu de la LCOBNL

En vertu de l’article 23 de la LCOBNL, les membres de l’IPFPC ou leur représentant peuvent, une fois par année civile ou avant chaque assemblée extraordinaire des membres à laquelle ils ont été convoqués, demander de voir la liste des membres.

Conformément à la LCOBNL, cette liste ne peut être utilisée par le membre de l’IPFPC qui en fait la demande que pour tenter d’influencer le vote des membres, convoquer une réunion des membres ou prendre une mesure concernant les affaires de l’IPFPC.

Seul le Conseil d’administration peut approuver une demande de liste comprenant les noms de plus de cinquante pour cent (50 %) des membres. Le président ou son remplaçant désigné peut approuver les autres demandes.

L’IPFPC peut décider d’interdire, totalement ou partiellement, l’accès aux dossiers de l’organisation ou de ne pas fournir, en tout ou en partie, la liste des membres demandée s’il estime raisonnablement que la permission d’accéder à l’information demandée pourrait nuire à un membre ou à l’Institut. S’il rejette la demande d’un membre, l’IPFPC doit suivre la procédure précisée dans la LCOBNL.

Demande de dirigeants

Les dirigeants peuvent demander une copie de la liste des membres des organismes constituants qu’ils représentent.

Le Conseil d’administration a lui seul autorité pour approuver une demande de liste comprenant les noms de plus de cinquante pour cent (50 %) des membres. La décision du Conseil est finale et sans appel.

Si la demande concerne moins de 50 % des membres de l’IPFPC, le président ou tout autre représentant désigné peut l’approuver.

L’IPFPC peut décider d’interdire, totalement ou partiellement, l’accès aux dossiers de l’organisation ou de ne pas fournir, en tout ou en partie, la liste des membres demandée s’il estime raisonnablement que la permission d’accéder à l’information demandée pourrait nuire à un membre ou à l’Institut.

Nonobstant la présente politique, les dirigeants sont tenus de communiquer avec les gens qu’ils représentent en suivant les procédures de communication établies par l’IPFPC.

Procédures

Les membres de l’IPFPC qui demandent une copie de la liste des membres doivent respecter les exigences de la LCOBNL et des autres lois pertinentes en matière de protection des renseignements personnels. Par conséquent, une demande d’obtention de la liste des membres doit

1. être présentée par écrit à l’agent de la protection des renseignements personnels;
2. décrire la population visée par la liste;
3. indiquer l’information ou les champs de données demandés pour chaque membre de la liste;
4. indiquer la raison de la demande ainsi que l’utilisation prévue de la liste;
5. déclarer toute intention de divulguer la liste, en tout ou en partie, à quelqu’un d’autre;
6. s’accompagner d’une déclaration solennelle dans laquelle :
7.  
   1. le requérant indique son nom et son adresse; si celui-ci est une personne morale, il indique son adresse aux fins de signification;
   2. le requérant indique que la liste des membres ou l’information contenue dans le registre des membres qu’il a obtenu ne seront utilisées que conformément à la LCOBNL.

Une demande de la liste des membres n’est permise que pour quatre utilisations :

1. influencer le vote des membres;
2. convoquer une réunion des membres;
3. prendre une mesure concernant les affaires internes de l’organisation.
4. Le détenteur de titre de créance qui a obtenu la liste des membres en vertu du présent article ne peut l’utiliser que dans le cadre de démarches visant à influencer le vote des membres de l’organisation sur une question à l’égard de laquelle il a lui-même le droit de vote.

Les dirigeants qui demandent une copie de la liste des membres sont tenus non seulement de se conformer aux procédures expliquées ci-dessus, à l’exception du point 6 b), mais aussi de prouver la bonne foi de leur demande ainsi que l’approbation des membres qu’ils représentent.

Les méthodes utilisées pour remettre la liste se limiteront à celles que l’IPFPC juge appropriées, conformément aux lois applicables, afin d’assurer la sécurité de l’information et la protection des renseignements personnels de tous les membres. Le paiement de droits raisonnables peut être demandé pour l’obtention d’un extrait de la liste.

Délais

Conformément aux règlements d’application de la LCOBNL, l’IPFPC s’efforce de répondre aux demandes des membres dans les 10 jours suivant la réception de la déclaration solennelle.

Références

La présente politique est conforme aux lois ci-dessous.

Lois et règlements pertinents :

1. Personal Information Protection Act de l'Alberta
2. Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique
3. Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif
4. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
5. Code civil du Québec
6. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec

¹ Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral (DORS/2011-223), art.6. La classe ou le groupe d'un membre désigne la catégorie de membres de l'IPFPC établie à l'article 6 des statuts et règlements de l’Institut et non pas son unité de négociation ou son groupe de classifications des employés.