Politique régissant les conflits d'intérêts

1. Date d’entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 14 septembre 2018.

2. Objectif de la politique et devoirs fiduciaires

Orienter la démarche des membres du Conseil d’administration advenant un conflit d’intérêts.

Chaque membre du Conseil a le devoir d’agir dans l’intérêt supérieur de l’Institut. La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif stipule en effet que chaque membre d’un conseil d’administration a la responsabilité d’agir dans l’exercice de ses fonctions :  

a)   avec intégrité et de bonne foi, au mieux des intérêts de l’organisation,

b) ainsi qu’avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne prudente.

L’un des devoirs fiduciaires des membres du Conseil consiste à éviter toute situation où leurs intérêts personnels entreraient ou paraîtraient entrer en conflit avec les intérêts de l’Institut.

3. Définition de conflit d’intérêts

Il y a conflit d’intérêts lorsqu’un membre du Conseil d’administration de l’Institut a un intérêt important à l’extérieur de l’Institut qui pourrait influencer ou paraître influencer sa conduite d’une manière contraire aux intérêts supérieurs de l’Institut.

 Un conflit d’intérêts comprend une situation où un avantage est reconnu, de l’avis du Conseil d’administration :

a) que l’avantage soit pécuniaire ou non;

b) que l’avantage ait été obtenu ou qu’il le sera;

c) que l’avantage ait été accordé au membre du Conseil d’administration, à un membre de sa famille (l’expression famille englobe dans la présente politique tout partenaire, enfant, parent, frère et sœur, ou conjoint de tout enfant ou, encore, tout parent du conjoint qui vit sous le même toit ou qui subvient au besoin ou qui dépend financièrement du membre du Conseil), ou à un associé;

d) que l’avantage privilégie ou paraisse privilégier son intérêt personnel au détriment de l’intérêt supérieur de l’Institut;

e) que l’avantage ait été obtenu intentionnellement ou non.

Les situations susceptibles d’être qualifiées de conflits d’intérêts par le Conseil d’administration sont les suivantes :

a)          le membre du Conseil, tout membre de sa famille, tout ami personnel, tout partenaire d’affaires ou tout collaborateur a un intérêt financier direct ou indirect dans une autre société avec laquelle ledit membre du Conseil mène des affaires;   

b)          le membre du Conseil se trouve en concurrence avec l’Institut en raison des services qu’il offre;

c) le membre du Conseil est administrateur, dirigeant ou employé dans une organisation et les obligations qu’il a envers cette organisation et envers l’Institut sont contradictoires;

d) le membre du Conseil fait l’objet d’allégations d’inconduite officielles en vertu de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires et, pour ces motifs, le Conseil examine la possibilité de prendre des sanctions à son endroit, ou, encore, un autre membre du Conseil formule des allégations d’inconduite officielles à l’endroit du membre du Conseil qui fait l’objet dudit examen susceptible de mener à des sanctions;

e) le membre du Conseil a un intérêt privé ou personnel, ou commet ou a commis certains gestes, ayant pour effet de nuire à sa capacité d’agir dans l’intérêt supérieur de l’Institut ou de remplir adéquatement son mandat de membre du Conseil.

Sous réserve d’un examen de la situation et à la seule discrétion du Conseil d’administration, les situations suivantes ne constituent généralement pas un conflit d’intérêts :

a) le membre du Conseil a un intérêt de nature si éloignée ou si négligeable que cet intérêt ne peut être raisonnablement considéré comme susceptible de l’influencer en tant que membre du Conseil d’administration, ou d’un intérêt pécuniaire qu’il partage avec un grand groupe dont fait partie le membre du Conseil;

b) la question est considérée comme information générale ou publique;

c) la question concerne le membre du conseil au même titre que tous les membres de l’Institut.

4.  Exigences de la politique

Obligation de divulgation – L’un des principaux moyens de prévenir les conflits d’intérêts potentiels est l’obligation pour les membres du Conseil d’administration de divulguer tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.   Dès lors qu’un membre du Conseil divulgue un renseignement de cette nature, l’Institut est en mesure d’en évaluer les répercussions sur son mandat, ses programmes et ses activités, puis de déterminer s’il est en présence ou non d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel. L’Institut peut en outre déterminer les mesures à prendre pour minimiser le risque que survienne un conflit d’intérêts. Chaque membre du Conseil est tenu de divulguer un conflit d’intérêts réel ou apparent dès qu’il en a connaissance. Il revient à chaque membre du Conseil de respecter cette obligation.

Confirmation — Tout membre du Conseil est tenu, avant son élection au Conseil d’administration, de se conformer à ce qui suit : 1) lire la présente politique sur les conflits d’intérêts, 2) confirmer l’avoir lue et s’engager à s’y conformer advenant son élection en signant le formulaire de confirmation (voir le formulaire à l’annexe _).L’Institut versera dans ses dossiers les déclarations reçues à cet effet.

Formulaire de déclaration initiale — Chaque membre du Conseil est tenu, dans les trente (30) jours suivant son élection, de remplir le formulaire de déclaration initiale (à l’annexe _) et d’y divulguer toute relation, fonction ou situation le concernant qui, à sa connaissance, est susceptible de constituer un conflit d’intérêts.

Formulaire de divulgation annuelle – Par la suite et pour aussi longtemps que le membre du Conseil occupe ses fonctions au Conseil d’administration, il a l’obligation de remplir le formulaire de divulgation annuelle (à l’annexe _) afin de confirmer qu’il continue de se conformer à la présente politique et de divulguer toute relation, fonction ou situation le concernant survenue depuis la signature du formulaire de déclaration initiale qui, à sa connaissance, est susceptible de constituer un conflit d’intérêts.

Divulgation de tout changement important — Advenant un changement important dans la situation du membre du Conseil qui est susceptible de modifier les renseignements fournis sur son formulaire de déclaration initiale ou son formulaire de déclaration annuelle, ledit membre du Conseil est tenu de rapporter un tel changement en remplissant un nouveau formulaire de déclaration en y mettant à jour les renseignements le concernant, puis de transmettre le nouveau formulaire à la conseillère générale aux affaires juridiques de l’Institut.

Enquête – Si un membre du Conseil n’arrive pas à déterminer s’il est en situation de conflit d’intérêts ou si un changement important dans sa situation est susceptible de modifier les renseignements fournis sur son formulaire de déclaration initiale ou son formulaire de déclaration annuelle, il est tenu de déclarer sa situation et de demander conseils et avis au président de l’Institut sur la question. À la demande du Conseil d’administration, le président de l’Institut peut formuler ses recommandations au Conseil d’administration à savoir si un membre du Conseil est en situation de conflit d’intérêts ou non. Cependant, il revient au Conseil d’administration de prendre la décision définitive quant à savoir si un membre du Conseil est en situation de conflit d’intérêts ou non.

Divulgation lors d’une réunion du Conseil d’administration — Tout membre du Conseil qui, directement par l’entremise d’un membre de sa famille ou d’un associé, est ou juge être en situation de conflit d’intérêts en raison d’un contrat, d’une transaction, d’une affaire ou d’une décision de l’Institut, ou à cause de tout autre motif en vertu de la présente politique, est tenu de divulguer la nature et l’étendue du conflit d’intérêts lors d’une réunion du Conseil d’administration. Le secrétaire de séance est tenu d’inscrire au procès-verbal de la séance publique ou à huis clos toute déclaration de conflit d’intérêts. La déclaration de conflit d’intérêts doit être faite lors de la réunion du Conseil d’administration où il est question pour la première fois du contrat, de la transaction, de l’affaire ou la décision. Dans l’éventualité où un membre du Conseil, un membre de sa famille ou un associé, devient titulaire d’un intérêt dans un contrat, une transaction, une affaire ou une décision après la réunion du Conseil à laquelle la question a d’abord été soulevée, ledit membre du Conseil est tenu de divulguer la situation à la réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement le moment où il prend conscience du conflit d’intérêts réel ou potentiel. Après avoir fait une telle déclaration, aucun membre du Conseil titulaire d’un intérêt n’a le droit de vote ou d’être présent lors d’un vote ou durant les discussions, ou d’influencer d’une façon quelconque le vote, au sujet d’un contrat, d’une transaction, d’une affaire ou d’une décision, pas plus que ledit membre du Conseil ne peut compter dans le nombre de membres du Conseil requis pour former le quorum nécessaire pour procéder à un vote. Le secrétaire de séance est tenu d’inscrire au procès-verbal le fait que ledit membre du Conseil quitte la salle. Une fois les discussions du Conseil d’administration terminées au sujet d’un contrat, d’une transaction, d’une affaire ou d’une décision, ledit membre du Conseil reprend sa place dans la salle, et le secrétaire de séance inscrit ce retour à la réunion au procès-verbal.

Procédure du Conseil d’administration – Si un membre du Conseil est d’avis qu’un autre membre du Conseil est en situation de conflit d’intérêts en raison d’un contrat, d’une transaction, d’une affaire ou d’une décision faite par l’Institut ou en vertu de la présente politique, il est tenu d’en faire mention, et le secrétaire de séance est tenu d’inscrire cette préoccupation au procès-verbal. Après quoi, le membre du Conseil qui fait l’objet de l’allégation d’un conflit d’intérêts a le droit d’entretenir le Conseil d’administration de la teneur de l’allégation en question. Ensuite, le membre du Conseil visé par l’allégation quitte la salle puis, à la demande du membre du Conseil ayant soulevé une préoccupation, le Conseil d’administration procède au vote à savoir si, de l’avis du Conseil, le membre visé par l’allégation de conflit d’intérêts est dans les faits en situation de conflit d’intérêts ou non. Dans l’éventualité où le Conseil d’administration détermine que le membre du Conseil visé par l’allégation de conflits d’intérêts est dans les faits réellement en situation de conflit d’intérêts, ledit membre est tenu de quitter la salle durant toute discussion ou tout scrutin touchant la source du conflit d’intérêts. La question de savoir si un membre du Conseil est en situation de conflit d’intérêts ou non nécessite un vote à la majorité simple, et la décision est définitive. Si jamais le Conseil d’administration déterminait qu’il ne s’agit pas d’une situation de conflit d’intérêts pour le membre du Conseil visé par l’allégation, il procède tout de même au vote au sujet du contrat, de la transaction, de l’affaire ou de la décision, et le vote de chaque membre est inscrit au procès-verbal.

Violation de la Politique – Une violation de la présente politique par un membre du Conseil consiste en ce qui suit, sans s’y limiter :

a) négliger de remplir et de soumettre le formulaire de déclaration initiale ou le formulaire de déclaration annuelle;

b) omettre des renseignements ou avoir donné des renseignements erronés ou trompeurs de façon intentionnelle sur le formulaire de déclaration initiale ou le formulaire de déclaration annuelle;

c) négliger de rapporter un changement important aux renseignements fournis sur le formulaire de déclaration initiale ou le formulaire de déclaration annuelle en conformité avec la présente politique;

d) ne pas se conformer à l’une ou à l’autre des exigences énoncées dans la présente politique;

e) négliger de divulguer un conflit d’intérêts réel ou potentiel en conformité avec la présente politique;

f) Ne pas se conformer de quelque autre façon à la présente politique.

Conséquences d’un manquement à la présente politique — Dès lors qu’un membre du Conseil ne respecte pas les modalités d’application de la présente politique, sous réserve que le Conseil d’administration décide que le manquement résulte d’une erreur de jugement de bonne foi de la part dudit membre, le Conseil d’administration peut :

a) lui adresser une réprimande verbale;

b) lui adresser une réprimande écrite;

c) Convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de considérer la possibilité de suspendre ou d’expulser le membre fautif du Conseil d’administration conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires;  

d) lui imposer, à sa seule discrétion, toute autre sanction qu’il juge pertinente.

Tout renseignement reçu par l’Institut concernant les intérêts personnels de membres du Conseil d’administration est traité de manière strictement confidentielle. Les documents comportant de tels renseignements sont versés dans des dossiers séparés et conservés en lieu sûr, tout comme pour les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, conformément aux modalités énoncées dans la Politique de confidentialité en vigueur à l’Institut.