CSP — PROCÈS-VERBAL
18 septembre 2023
BUREAU DE L’IPFPC — SALON C/D
Personnes présentes :
Scott McConaghy, Région de l’Atl. et président par intérim
Manny Costain, directeur de l’Atl. et liaison avec le Conseil d’administration
Michael Kenny, RCN
Mandy Chan, Région de l’Ontario
Mike Chow, Région de la Colombie-Britannique et du Yukon
Christine Freeman, Région des Prairies et des T. N.-O.
Ann Gregory, ressource en personnel
Absent : Luc Denis
(Traduit de l’anglais)
Le président présente Ann Gregory aux membres du CSP. Michael Kenny procède à la
reconnaissance territoriale.
1. Approbation de l’ordre du jour du CSP
Il est proposé par Michael Kenny, avec l’appui de Mike Chow, d’adopter
l’ordre du jour tel que présenté.
La motion est adoptée à l’unanimité.
2. Approbation du projet de procès-verbal du CSP du 14 juillet 2023
Il est proposé avec appui (Kenny/Freeman) d’approuver le procès-verbal du
14 juillet 2023 tel que présenté.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Point de suivi : Ann Gregory enverra la liste des points approuvés après chaque
réunion du Conseil.
3. Questions découlant de la réunion du 14 juillet
a) Sous-groupe SP de Scarborough Midland-Queen - Moion du CE - Approuvée lors
de la réunion du Conseil d’administration de mai
a. Mandy Chan confirme que le nom du sous-groupe SP Midland-Queen a été
remplacé par « sous-groupe SP Scarborough-Queen ». Le site Web a été
mis à jour, à l’exception du lien vers l’exécutif, qui a été demandé aux TI.
b) NR St-Hubert — Montérégie
a. Luc Denis fera le point lors de la réunion d’octobre.
c) Modifications des statuts de la C.-B./Yukon
a. Mike Chow a envoyé les extraits avec les modifications, ainsi que les statuts
complets avec les modifications. La région de la Colombie-Britannique a
approuvé les changements et le document a été envoyé à Nathalie pour la
traduction et l’approbation par le Conseil d’administration.
Point de suivi : Ann Gregory inscrira les modifications des statuts de la C.-B./Yukon à
l’ordre du jour de la réunion du Conseil d’administration de septembre et les
enverra au service de traduction (mais en supprimant le préambule).
d) Modification aux statuts du sous-groupe TI d’Ottawa-Métro
a. Michael Kenny indique que les corrections lui avaient été envoyées, mais
qu’il n’avait pas encore reçu de réponse. Il a corrigé le tout conformément au
modèle de statuts.
e) Statuts du chapitre de Lethbridge
a. Christine note qu’elle les a envoyés à Nathalie lors de la dernière
réunion du CSP, mais qu’ils n’ont pas été transmis au Conseil
d’administration.
Point de suivi : Ann Gregory va l’inscrire à l’ordre du jour de la réunion du Conseil
d’administration de septembre.
f) Statuts modèles
a. Scott indique qu’il s’agit du mot « audit » et non « examen » dans la version
française et que cela a été corrigé dans cette version. Le mot français était
correct.
g) Statuts du groupe NEB
a. Scott s’est entretenu avec le groupe de la Régie de l’énergie du Canada
(REC) et il est prévu que le projet soit soumis à l’Assemblée générale
annuelle en septembre. La question principale est celle du quorum, et ils
n’ont pas voulu adopter la règle du 50 % plus 1 pour les présences. Ils ont
préféré 10 % de l’ensemble des membres. Ils se sentent capables d’atteindre
10 %. Cette question est en suspens.
h) Statuts du groupe CP
a. Scott a parlé à Lyne Larocque (QC), a transformé les règlements en
politiques, a modifié l’article 6.2 (« Composition »), et les statuts ont été
adoptés lors de l’AGA de cet été. Le français est la langue source de cet
article.
Point de suivi : Ann va l’inscrire à l’ordre du jour de la réunion du Conseil
d’administration de septembre.
i) Modification des statuts du groupe de la Chambre des communes — FAIT (voir 5f)
a. Michael a travaillé avec le groupe pour les compléter, mais ils devront être
ratifiés. Désormais combiné avec 5f en raison d’une duplication.
j) Statuts de la région de l’Ontario
a. Mandy indique que les statuts de la Région de l’Ontario ont été adoptés par
le Conseil régional de l’Ontario. Deux nouveaux paragraphes ont été ajoutés
(5.5) selon lesquels, s’ils ne peuvent pas utiliser un siège au Conseil régional
de l’Ontario, l’exécutif peut désigner un autre membre de l’Institut pour y
assister. L’autre était que si un·e délégué·e d’un autre chapitre ne pouvait
pas participer, la place serait attribuée à la personne suivante.
Point de suivi : Ann va l’inscrire à l’ordre du jour de la réunion du Conseil
d’administration de septembre.
k) Groupe GEPCR
a. Michael présente un document qui a été légèrement modifié par le CSP.
Nous attendons la ratification.
4. Affaires nouvelles découlant de la réunion du 14 juillet
a) Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée
Une longue discussion a lieu pour essayer de déterminer ce que le Conseil voulait
voir révisé dans la politique. Il est expliqué que la définition de la zone locale de 16
km était source de disparité et de confusion dans la région de la capitale nationale.
Des questions sont soulevées quant à la fréquence à laquelle chaque situation peut
faire l’objet d’un remboursement, comme décrit dans les sections 2 et 3 de la
politique. L’interprétation du CSP est qu’il peut être demandé plus d’une fois.
L’interprétation du directeur Purdie est qu’il ne peut être réclamé qu’une seule fois.
La section 2, Rémunération pour les réunions qui ont lieu les jours de repos —
pour chaque tranche de deux (2) jours au cours d’une année civile donnée,
concerne les réunions locales. Il indique qu’il est possible d’interpréter la
question de savoir s’il était possible de présenter plusieurs demandes de
remboursement.
Au titre de la section 3, Rémunération pour les réunions qui ont lieu les jours de
repos — 2 jours consécutifs, le membre a droit à un jour de congé pour avoir
renoncé à deux jours de repos pour des réunions.
Point de suivi : Scott rédigera un projet de formulation révisée pour la réunion d’octobre
du CSP. La Section des finances devra indiquer l’incidence financière de la formulation
ou de l’interprétation révisée de la politique.
b) Politique sur les comités du Conseil d’administration — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL
c) Politique en matière de conflits – Annexe A — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
d) Politique en matière de conflits – Annexe B — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
e) Politique en matière de conflits – Annexe C — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
f) Politique sur l’élection des administrateurs(trices) et des directeurs(trices) de l’Institut
— APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
g) **supprimé**
h) Politique relative au Conseil d’administration — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
i) Politique — Accès aux fonds généraux de l’IPFPC — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL
Le directeur Costain fait remarquer que cette question a été traitée. Le changement
de titre d’ACO en directeur général (parce qu’il s’agit d’un poste lié aux finances) a
été effectué. Lors de la réunion du Conseil d’administration, une motion visant à
augmenter le nombre de réunions des présidents de chapitre a été rejetée et
renvoyée à la prochaine réunion des présidents régionaux pour discussion.
j) Politique sur la conduite
Le directeur Costain note que l’intention est d’incorporer la déclaration d’équité dans
la Politique sur la conduite. Cette question ne devrait pas être renvoyée devant le
CSP. La motion du Conseil est présentée ci-dessous :
Il est proposé, avec appui (Roach/McLaren), de demander au service juridique
de l’Institut de revoir la Politique sur la conduite pour s’assurer qu’elle
corresponde avec l’intention du Conseil consultatif en ce qui concerne l’EDI, et
de présenter la Politique pour une discussion plus approfondie lors d’une
réunion en ligne avec le CSP, le SG, le service juridique ainsi qu’avec le
directeur du CC et la présidence.
Point de suivi : Ann ajoutera cette exigence à la « liste des choses à faire » du SG pour
qu’il agisse.
k) Politique sur l’allocation des organismes constituants — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL
La politique a été approuvée pour les changements mineurs tels que le
remplacement du titre « ACO » par « secrétaire général », mais la partie concernant
les restrictions sur les événements sportifs a été renvoyée au CSP. La présidente
Carr indique que la modification de la Politique a été adoptée, mais sans le montant
de 50 dollars pour les sports et les divertissements. Dans le passé, des groupes
achetaient des billets de saison, qui étaient utilisés par les mêmes personnes. Elle
indique qu’il devrait y avoir des règles à cet égard, et qu’il devrait y avoir un
événement associé et un compte rendu de l’IPFPC; il ne faut pas se contenter de
leur donner un billet.
Elle ajoute qu’elle avait découvert que certaines personnes achetaient des cartes-
cadeaux afin de les avoir en mains pour un événement futur. Il n’y a aucun contrôle
sur l’utilisation des cartes-cadeaux et aucun suivi.
La recommandation actuelle du CSP est de 50 $ x 5 événements par an = 250 $ par
membre (réunion de juillet). L’une des préoccupations était que ce soient toujours les
mêmes qui en bénéficient. L’idéal serait de disposer d’un lieu de rassemblement,
comme une tente, de manière à ce qu’il y ait une composante IPFPC/réseautage. Il
convient de préciser si les 50 dollars peuvent être utilisés pour acheter un billet de
75 dollars. Idéalement, le hockey ou le baseball communautaires constituent un
environnement plus idéal et sont beaucoup moins coûteux. Il devrait également y
avoir une obligation de rendre des comptes afin de s’assurer que les billets ne sont
pas gaspillés. Des inquiétudes ont également été exprimées quant à la possibilité
pour les membres d’empiler d’autres domaines, tels que la formation ou le
réseautage. Il devrait également y avoir une certaine préférence pour les nouveaux
membres. La discussion porte sur le fait que les conjoints ou les personnes à charge
sont autorisés à participer à certains événements, par exemple à une soirée cinéma.
Dans certaines petites communautés, les billets peuvent être des billets d’entrée
générale pour n’importe quel événement sportif, et il n’y a pas de date précise. Il est
noté que le suivi dans une grande région telle que la RCN ou la région du Grand
Toronto génère un pourcentage élevé d’absences.
Il est aussi noté que les politiques sont approuvées par le Conseil d’administration,
mais qu’elles peuvent être annulées par les membres lors de l’Assemblée générale
annuelle. Un résumé des changements aux politiques est généralement fourni aux
membres lors de l’Assemblée générale annuelle.
La présidente Carr fait remarquer que le seul moyen de savoir qui viole la politique
est de procéder à un audit. Le Comité des finances travaille sur un calendrier d’audit,
mais il n’est pas encore en place.
Point de suivi : Michael et Christine vont rédiger des restrictions à la Politique pour la
réunion d’octobre.
l) Politique sur les prix de l’Institut — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
D’ADMINISTRATION EN MAI 2023
Le directeur Costain indique que la Politique a été approuvée par le Conseil
d’administration en mai 2023.
m) Politique sur les prêts aux membres — APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
D’ADMINISTRATION
n) Politique sur les négociations et les conflits de travail — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL D’ADMINISTRATION
o) Politique en matière de protection de la vie privée — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL D’ADMINISTRATION
p) Politique en matière de services de représentation — APPROUVÉE PAR LE
CONSEIL D’ADMINISTRATION
q) Politique sur la relocalisation des administrateurs élus à temps plein —
APPROUVÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (motions de l’AGA)
r) Politique sur le (la) président(e) et les vice-président(e)s (sera scindée) —
APPROUVÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (motions de l’AGA)
1) Président·e
2) Vice-président·e
s) Politique sur les finances des organismes constituants (motion du Conseil
d’administration) — duplication avec k
Le directeur Costain fait remarquer que la Politique sur les finances des organismes
constituants n’existe plus et relève maintenant de la Politique sur l’allocation des
organismes constituants.
t) Statuts de l’Atlantique - Modifications – APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
u) Statuts du groupe RE - Modifications – APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
v) Chapitre de Lake Melville - Modifications – APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
w) Statuts du sous-groupe CP du Labrador – Nouveau modèle – APPROUVÉ PAR LE
CONSEIL
x) Chapitre TI de St. John’s - Nouveau modèle – APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
y) Sous-groupe TI St. John’s - Nouveau modèle – APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
z) Sous-groupe VFS de Windsor - Modification – APPROUVÉE PAR LE CONSEIL
aa) Groupe SH — Modification
Scott indique qu’une modification des statuts concernant la définition d’une infirmière
du Nord. Les infirmières du Nord se rendent dans des endroits où elles sont
extrêmement isolées. Il y a un groupe au Manitoba qui est isolé, mais pas autant que
les « infirmières du Nord ». Joanne Bouchard, infirmière manitobaine et présidente
du groupe, s’est impliquée. Elle estime que les infirmières du Manitoba ne pourraient
poser leur candidature nulle part.
Scott a rencontré Selina (Atlantique) et Lynn (la présidente du groupe) au sujet de ce
qui s’est passé. Joanne Bouchard a demandé un avis juridique; sa demande a été
renvoyée au CSP.
Il existe cinq catégories différentes de personnel infirmier, et personne ne peut se
présenter dans plus de deux catégories : infirmière praticienne, NU-EMA (évaluatrice
médicale), SPC, infirmière du Nord, et une infirmière d’un autre ministère
(« Autres »). Les infirmières du Nord ne peuvent pas se présenter sous la rubrique
« Autres », mais celles du Manitoba peuvent le faire (voir 6.2.3). Lors de la prochaine
AGA en 2025, la nouvelle formulation (en gras) pourra être modifiée afin de clarifier
la politique.
Ils ont organisé une élection pour le poste d’infirmière du Nord et ont laissé
l’infirmière du Manitoba se présenter (alors qu’elle n’aurait pas dû se qualifier), mais
ils n’ont pas réussi. Les infirmières du Nord du Manitoba sont incluses dans la
rubrique « Autres » et non dans celle des infirmières du Nord.
Suivi : Le CSP collaborera avec les infirmières du Nord pour s’assurer qu’elles inscrivent
toutes les personnes sous la rubrique Autres, plutôt que de les mettre dans etc. Il a été
suggéré de supprimer « etc. » et d’ajouter « Autres ministères, y compris SAC, mais à
l’exclusion des infirmières du Nord » 4aa1 doit être envoyé au Conseil.
5. Affaires nouvelles
a) Statuts du groupe RE - APPROUVÉ PAR LE CONSEIL
Une modification du mandat de deux à trois ans a été acceptée par le Conseil
d’administration. Il n’y a pas d’élections échelonnées. Les membres retraités ne
peuvent pas se présenter aux élections, mais ils peuvent être nommés à un poste
vacant.
b) Chapitre de l’ARC de Toronto-Nord
Ce projet a été approuvé par le CSP en décembre 2016.
Suivi : Remplacer « audit » par « examen » et remplacer « règlements » par
« politiques » la première fois, puis envoyer au Conseil. Le terme « règlements » reste
inchangé pour la deuxième référence car les organismes constituants et les régions sont
autorisés à avoir des règlements. L’Institut n’a plus de règlements. Le point 6.8.3 doit
également être remplacé par « Statuts, politiques et règlements ».
Après approbation par le Conseil d’administration, demander au chapitre de l’ARC
de Toronto-Nord de comparer les nouveaux statuts modèles à la version actuelle
afin d’y apporter d’autres modifications.
c) Zone géographique
Michael fait remarquer que les Services aux membres disposent d’une définition,
mais qu’elle provient des statuts du chapitre du Centre-ville d’Ottawa qui définissent
les limites du chapitre au sein d’une région. L’Institut ne dispose actuellement
d’aucune définition des zones géographiques. Il faut transmettre le tout à l’exécutif
régional de la RCN afin de déterminer les zones géographiques. Les chapitres sont
des organismes constituants des régions. Centre-ville d’Ottawa, Ottawa-Sud et
Ottawa-Ouest. Michael est le président du comité des statuts de la RCN. C’est
considéré comme achevé par le CSP.
Suivi : Michael présentera le tout à l’exécutif régional de la RCN. Fait par le CSP.
d) Statuts modèles
Le CSP examinera les statuts modèles pour les groupes, les sous-groupes et les
chapitres. Les mêmes changements pourraient être reflétés dans le modèle destiné
aux chapitres. Dans le préambule, la deuxième phrase devrait se lire « Statuts,
règlements et politiques ».
Suivi : Ann enverra à Tony des statuts modèles pour les groupes, les sous-groupes et
les chapitres. Des changements similaires pourraient être apportés pour le chapitre. Il
faudrait ensuite envoyer un courriel formel à partir de l’adresse électronique du CSP.
e) Statuts du groupe TI
Deux points financiers ont été ajoutés (finances du groupe et examen des sections),
et des changements mineurs ont été apportés pour assurer la cohérence avec le
modèle et la capitalisation, et ont été effectués en mode « suivi des modifications ».
Les deux mentions des « règlements » doivent être remplacées par le mot
« politiques ».
Suivi : Ann l’inscrira à l’ordre du jour de la réunion du Conseil d’administration de
septembre. Les mêmes changements doivent être apportés en anglais.
f) Statuts de la C des C — procuration
Michael leur a envoyé la procuration et ils l’ont approuvée. 5fe a remplacé Proxyform
par PROXY FORM.
Suivi : Michael l’enverra au groupe C des C en notant que la référence à PROXYFORM
a été remplacée par PROXY FORM.
g) Statuts du sous-groupe TI de la Montérégie
Tony a fourni le document et des modifications mineures ont été apportées, telles
que le remplacement de deux ans par trois ans. La première mention des
« règlements » devrait être remplacée par le terme « politiques ». La deuxième
mention concerne les statuts, les règlements et les politiques, conformément au
modèle. La durée du mandat a également été modifiée, passant de deux à trois ans.
En français, le mot anglais « audit » est « vérification », ce qui ne change rien à la
version française. Cependant, il faut remplacer la traduction de « policies » par celle
de « regulations »).
Suivi : Ann va l’inscrire à l’ordre du jour de la réunion du Conseil d’administration de
septembre.
h) Statuts du chapitre de Simcoe Grey
Mandy indique qu’ils ont été approuvés et qu’ils sont basés sur les statuts modèles.
Changements mineurs (remplacement de « audit » par « examen ») pour l’aligner
sur le modèle. Il est noté que les définitions sont classées par ordre alphabétique.
Dans les règles de procédure, les nouveaux manuels de procédure ont été ajoutés à
partir du modèle, et le mot « politique » a été remplacé par « politiques ».
Suivi : Ann l’inscrira à l’ordre du jour de la réunion du Conseil d’administration de
septembre et apportera les modifications en français.
i) Sous-groupe VFS de Toronto-Est
Mandy fait remarquer qu’il n’y avait pas de statuts auparavant et qu’ils sont donc
basés sur le modèle. Ils ont choisi d’élire tous les postes la même année, à
l’exception de l’échelonnement des élections. Ils doivent être ratifiés lors de
l’assemblée générale d’automne et restent donc en suspens. Il faudra les traduire
après l’approbation des statuts par Toronto-Est lors de son AGA à l’automne.
j) Chapitre de Toronto-Est
Mandy a fait remarquer que le chapitre doit les ratifier lors de l’assemblée générale
d’automne, et qu’ils restent donc en suspens. Il faudra les traduire après
l’approbation des statuts par le chapitre Toronto-Est lors de son AGA à l’automne.
Des modifications mineures ont été apportées, comme le remplacement du mot
« audit » par « révision ».
k) Statuts proposés pour la GMR
Scott indique que l’assemblée annuelle de la GMR aura lieu en octobre. Les
modifications proposées sont soulignées. Il y avait quelques divergences avec le
modèle. Des changements assez importants ont été apportés. Le CSP s’est
interrogé sur la raison des séjours supplémentaires à l’hôtel pour les rencontres avec
les principaux dirigeants avant chaque réunion du Conseil d’administration, ce qui
donne lieu à une réunion de deux jours et à des frais d’hôtel importants. Il n’est pas
non plus précisé qui sont les invités ou les observateurs lors des réunions de
l’exécutif. La justification de ces réunions semble discutable.
Suivi : Scott renvoie les modifications à la GMR et renvoie éventuellement la politique
au service juridique de l’Institut par l’intermédiaire du bureau du secrétaire général pour
qu’il examine la légitimité des réunions de l’exécutif.
Les statuts sont en attente de ratification des changements lors de l’assemblée
générale annuelle.
l) Statuts du groupe JCC
Il s’agit d’un doublon avec les points reportés 6b. Mandy fait remarquer qu’il s’agit
d’un groupe provincial et qu’il était censé être approuvé en 2014, mais qu’il n’a
jamais été publié sur le site Web. Le directeur Costain confirme que le 22 novembre
2014, Sean Gillis a été informé de cette question dans ses notes sur le CSP et
qu’elle est en cours.
Il faut remplacer « règlements » par « politiques » et « audit » par « examen ». Ils
souhaitent que le document soit mis à jour et envoyé au Conseil d’administration
pour approbation.
Suivi : Mandy verra si elle peut demander une version MS Word. Ann Gregory
apportera les modifications nécessaires et les enverra au Conseil d’administration pour
approbation.
m) Note d’information sur la participation au GTC
La motion suivante a été adoptée à la réunion de février 2023 du Conseil
d’administration.
Motion proposée avec appui (Roach/McLaren) : Que le Conseil d’administration
demande au CSP de faire le nécessaire pour que les politiques de l’Institut
obligent les président·es d’équipes de consultation à participer au GTC, et
indiquent qu’en cas d’impossibilité de participer, ils ou elles peuvent désigner leur
remplaçant·e, qui devra être identifié·e chaque année. Ces exigences entreront
en vigueur à la réunion d’août 2023. Motion adoptée à
l’unanimité.
Le Groupe de travail sur la consultation n’a pu compter que sur huit participants alors
qu’il devrait en compter une cinquantaine. Il s’agit d’une réunion obligatoire pour les
présidents d’équipes de consultation.
Dans la Politique de consultation (voir Relations de travail), voir la section 7, ajouter
ce qui suit après le 11 e point :
participer obligatoirement à toutes les réunions du Groupe de travail sur la
consultation et, en cas d’empêchement, envoyer une personne remplaçante.
Cette personne remplaçante doit être identifiée chaque année.
Suivi : Faire traduire la formulation révisée proposée et l’envoyer au Conseil
d’administration pour examen lors de la réunion de novembre ou de décembre.
n) Article 17.4 des statuts — Comité d’appel en matière d’élections
Il s’agit d’une modification à l’article des statuts, et il est trop tard pour la modifier
pour cette AGA. Manny présente le contexte de la question avec le Comité d’appel
en matière d’élections cette année, mais aucune instruction claire n’a été donnée par
le Conseil d’administration. Scott décrit la structure du groupe de pairs et suggère
que quelque chose de similaire soit mis en place pour ce comité.
Nous avons besoin de plus d’informations de la part du Conseil d’administration et
ce point est donc reporté à la prochaine réunion du Conseil.
o) CDPD : Modification de la politique d’achat d’articles de promotion et de visibilité
Ce point a été reçu de Stacy McLaren.
Le Comité des droits de la personne et de la diversité demande au Conseil
d’administration de recommander de changer la politique d’achat et
d’approvisionnement.
Si cette recommandation est adoptée, le Conseil d’administration mandatera
alors la Direction des politiques et des communications pour que celle-ci
recherche et élabore les critères requis afin d’évaluer les entreprises auxquelles
l’IPFPC fera appel pour l’achat d’articles de promotion et de visibilité.
Il faut prendre en considération les éléments suivants :
● L’entreprise a-t-elle une politique d’achat éthique?
● L’entreprise offre-t-elle des conditions salariales et de
travail éthiques?
● L’entreprise est-elle détenue par des personnes
appartenant à des membres de ce groupe en quête
d’équité?
La motion est
adoptée.
Le consensus est de reporter cette question à la prochaine réunion du Comité,
lorsque nous disposerons de plus d’informations.
Prochaine réunion : Lundi 23 octobre 2023, à Ottawa (9 h à 17 h)
La séance est levée à 16 h 38.