Procès-verbal de l’AGA de 2016

INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA
PROCÈS-VERBAL DE LA 97^e ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA)
LES 18 ET 19 NOVEMBRE 2016
HÔTEL HILTON LAC‑LEAMY, GATINEAU (QUÉBEC)

La présidente d’assemblée, Marilyn Best, déclare ouverte la 97^e assemblée générale annuelle à 8 h 35. Elle souhaite la bienvenue aux délégués et aux observateurs. Elle présente la table d’honneur, où siègent Debi Daviau (présidente), Dan Jones (conseiller d’assemblée) et Julie Gagnon (coordonnatrice de l’AGA et secrétaire de séance).

Vendredi 18 novembre 2016

Des consignes et d’autres renseignements administratifs sont donnés.

1. Observation d’une minute de silence

L’assemblée commence par une minute de silence à la mémoire des membres décédés au cours de l'année 2016.

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, avec appui, d’adopter l’ordre du jour tel quel. Motion adoptée.

3. Adoption des règles de procédure

Il est proposé, avec appui, d’adopter les règles de procédure de l’assemblée générale annuelle 2016 de l’Institut. Motion adoptée.

4. Approbation du procès-verbal

Il est proposé, avec appui, d’approuver tel quel le procès-verbal de la 96^e assemblée générale annuelle. Motion adoptée.

5. Affaires découlant du procès-verbal

Il n’y a aucune affaire découlant du procès-verbal de l’AGA 2015.

6. Rapport sur les motions adoptées à l’AGA 2015

Le rapport sur les motions adoptées à l’AGA 2015 est approuvé par l’AGA 2016.

7. Suivi des résolutions de l’AGA 2015

Il est proposé, avec appui, que le rapport de suivi des résolutions de l’AGA 2015 soit approuvé par l’AGA 2016. Motion adoptée.

8. Allocution de l’honorable Scott Brison à l’AGA 2016

Le président du Conseil du Trésor, Scott Brison, s’adresse aux délégués à l’AGA 2016 de l’Institut. 

9. Discours d’ouverture de la présidente et rapport de l’Exécutif

La présidente Daviau prend maintenant la parole. 

Elle répond aux questions de l’assemblée.

Q – Un membre se dit déçu que la question de l’augmentation des cotisations ait été abordée dans le discours de la présidente et dans une vidéo.

R– Il est important pour les membres d’entendre l’opinion de la présidente élue sur un sujet aussi important. Cela montre une volonté de cohésion des dirigeants concernant l’augmentation des cotisations et enrichira les discussions à ce sujet quand la motion sera présentée.

Q – L’Institut est-il prêt à souligner l’importance du travail de ses membres, collectivement et individuellement?

R – Comme la présidente l’a mentionné dans son discours, l’Institut continuera à souligner les réussites et ce, par de meilleures communications.

Q – Y a-t-il un plan pour mieux gérer tous les secteurs de l’Institut et éviter de futurs déficits?

R – Une décision délibérée a été prise en 2014 d’investir dans toutes les initiatives visant à éliminer le gouvernement conservateur, ce qui a eu un résultat positif. Nous devons continuer à nous surpasser et à renforcer les capacités de l’organisation. Nous avons pu faire jusqu’à un certain point avec le budget que nous avions, mais si nous voulons vraiment réussir, nous avons besoin d’argent.

Q – Serait-il possible de diffuser l’AGA dans son intégralité pour que tous les membres puissent la voir?

R –C’était une décision stratégique de ne pas diffuser publiquement les affaires de l’AGA. L’Institut envisage de permettre le visionnement de l’AGA dans un site sécurisé, mais n’a pas l’intention de le permettre au grand public. Des options peuvent être discutées plus en détail avec le v.-p. Hindle à titre de dirigeant élu membre de l’équipe de l’AGA.

10. Présentation des prix de Délégué syndical de l’année (RCN, Québec et Atlantique)

Le Prix du délégué syndical de l’année récompense ceux et celles qui se sont dévoués de manière exceptionnelle pour aider les membres et qui ont contribué de façon remarquable aux activités de l’institut. Le Prix du délégué syndical de l’année est présenté aux délégués syndicaux suivants :

Région de l’Atlantique : Patricia « Pat » Loder (RCN-AR/ACR)
Région du Québec : Martine Lacroix (SH) (en l’absence de M^me Lacroix, son prix est accepté par le directeur régional Yvon Brodeur)
Région de la capitale nationale : John Eng (NR)

Il est demandé que la résolution P-4 (Financement régional) de l’AGA 2014 soit discutée, car des membres estiment qu’ils n’ont pas eu la possibilité de poser des questions sur le rapport de suivi des résolutions de 2015 quand il a été présenté.

La présidente Daviau précise que les fonds réservés pour les activités Bien mieux ensemble ont été réaffectés à d’autres activités et qu’un processus détaillé a été établi sur la façon d’avoir accès à ce budget. Les demandes et les recommandations sont envoyées aux directeurs régionaux et à l’unité de négociation, puis soumises au v.-p. Aubry (responsable de ce dossier) et traitées en conséquence. Aucune demande n’est refusée si elle répond aux critères. Le processus est mis en place pour aider les régions à obtenir des fonds.

11. Modifications proposées aux statuts

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

14.1.1 Année financière L'année financière va du 1^er janvier au 31 décembre.

14.1.1 Nouvel exercice financier (NOUVEAU) – À compter du 1^er juillet 2017, l'exercice financier commencera le 1^er juillet et se terminera le 30 juin.

14.1.1.1 Période de transition (NOUVEAU) – Pour la période de transition allant du 1^er janvier 2017 au 30 juin 2017, les états financiers vérifiés seront présentés à l'assemblée générale annuelle de 2017.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Avec la motion présentée par le Conseil d'administration sur le moment de la tenue de l'AGA, cette modification vise à respecter l'alinéa 160(1)b) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL), qui exige la tenue de l'assemblée générale annuelle au plus tard 15 mois après l'assemblée générale annuelle précédente, mais dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier en cours. Après analyse, le Conseil d'administration a décidé qu'il était plus efficace de changer la fin de l'exercice financier pour se conformer à cette disposition.

Le coût d'une vérification pour une année tampon en 2017 serait de 37 000 $. Une année tampon est définie comme une période partielle (habituellement de moins de 12 mois) après la date de la fin de l'exercice financier précédent qui se termine à la nouvelle date de fin d'exercice. Par la suite, la fin de l'exercice financier sera à la date de la fin de l'année tampon. Cela signifie que les vérificateurs externes procéderont à la vérification de l'Institut pour la période se terminant le 31 décembre 2016, puis procéderont à une autre vérification au 30 juin 2017. Par la suite, la fin de l'exercice financier sera toujours le 30 juin de chaque année.

La LCOBNL stipule que l'AGA doit avoir lieu dans les six mois qui suivent la fin de l'exercice financier. Présentement, l’Institut ne respecte pas la LCOBNL et s’est vu accorder des exemptions pour pouvoir continuer à exercer ses activités comme avant. La date de l’AGA pourrait être changée, ce qui pourrait être problématique et faire monter les coûts. Après mûre réflexion, le CA a estimé que c’était la date de l’exercice financier qu’il fallait changer pour le bien de l’organisation.

Des membres se disent contre la motion, car cette option provoquerait des complications et beaucoup de travail pour tous les organismes constituants. Travailler avec l’année civile est beaucoup plus facile et rendrait le changement de dates de l’exercice financier inutile. Des membres pensent que l’Institut devrait simplement continuer à demander des exemptions. L’impact de ce changement sur le budget préoccupe également des membres.

La présidente précise que si la motion B-1 est adoptée, la motion B-2 serait considérée comme irrecevable. L’interprétation de la présidente est contestée et des membres disent que si la motion B-1 est adoptée et que la B-2 est aussi adoptée, cela créerait un autre problème de conformité à la LCOBNL.

Une clarification est demandée, à savoir si cela s’appliquerait à tous les organismes constituants. Il est précisé que la LCOBNL s’applique à l’Institut à titre d’organisation national ainsi qu’au Conseil d’administration. Cette exigence ne s’appliquerait pas aux organismes constituants et n’aurait pas d’impact à ce niveau.

Une question de renseignement est soulevée. Quand l’exemption a été accordée, l’Institut était tenu de fournir les états financiers au deuxième trimestre à l’AGA 2016.

La présidente Daviau précise que l’Institut a demandé et obtenu des exemptions parce qu’il était entendu que ce problème finirait par être réglé. L’option de changer la date de l’AGA au printemps ferait considérablement monter les coûts. Changer l’exercice financier est plus simple et moins cher.

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL) exige que l'AGA ait lieu dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier d'une organisation;

Attendu que l'IPFPC prend toutes les mesures raisonnables pour se conformer aux exigences de la LCOBNL;

Attendu qu'une prolongation a été accordée par Industrie Canada à l'IPFPC pour lui permettre de tenir son AGA en novembre 2016 pour l'exercice financier qui s'est terminé le 31 décembre 2015, aux conditions suivantes :

1. Au plus tard le 30 juin 2016, l'organisme doit se conformer au paragraphe 175 (1) de la LCOBNL en envoyant une copie ou un résumé des documents mentionnés au paragraphe 172(1) de la LCOBNL ou une copie de la publication de l'organisme qui reprend l'information contenue dans les documents ou le résumé à chaque membre qui n'a pas précisé par écrit ne pas vouloir recevoir un tel document. Si l'organisme envoie un résumé à un membre, il doit aussi informer le membre de la façon d'obtenir une copie gratuite des documents;

2. Au plus tard à l'AGA 2016, l'organisme doit remettre aux membres une copie de ses états financiers non vérifiés pour l'exercice financier en cours jusqu'au deuxième trimestre de cet exercice, inclusivement;

3. Les membres de cet organisme doivent appuyer cette exemption en adoptant une motion extraordinaire à leur assemblée annuelle de 2016;

4. L'organisme doit informer ses membres de cette exemption le plus tôt possible et au plus tard le 30 juin 2016;

Et attendu que l'IPFPC s'est conformé aux conditions imposées par Industrie Canada;

Il est proposé que les membres de l'IPFPC appuient l'ordonnance d'exemption rendue par Industrie Canada dans sa décision n^o D 007/16 du 7 juin 2016.

Commentaire du sous-comité des motions : Avec la modification proposée à l'article 14.1 des statuts présentée par le Conseil d'administration, cette motion vise à assurer que nous sommes conformes aux exigences énoncées dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif quant au moment où se tient l'AGA par rapport à la fin de l'exercice financier.

Motion adoptée.

12. Coupe Héritage

Del Dickson, président de la Fondation Héritage, a rappelé aux délégués l’existence du concours de la Coupe Héritage. À l’AGA 2014, l’Institut a lancé une compétition amicale entre les régions de l’Institut pour voir laquelle pourrait recueillir le plus d’argent (moyenne par personne) pour offrir des bourses d’études. La Région gagnante reçoit la Coupe Héritage et une bourse d’études qu’elle peut remettre à un étudiant qui y habite. Le trophée de la Coupe Héritage est remis tous les ans à l’AGA de l’Institut.

Le directeur Dickson présente une courte vidéo où les directeurs régionaux chantent les éloges de leur région respective en affirmant qu’elle aura le dessus sur toutes les autres. Il leur lance un défi : les régions ont 24 heures de plus, soit jusqu’au 19 novembre 2016 à midi, pour amasser plus de fonds en encourageant leurs membres à faire des dons en ligne. Il est prévu que la région gagnante soit annoncée samedi après-midi à l’AGA.

La v.-p. Bittman prend maintenant la parole et demande que les règles de procédure soient suspendues pour permettre la présentation d’une motion d’urgence. La v.-p. Bittman explique qu’il s’agit d’une motion d’urgence, car des parents seuls subissent des obstacles qui les empêchent de participer pleinement à l’AGA, car aucun service de garde d’enfants n’est disponible. La motion d’urgence viserait à mettre en place des services de garde d’enfants, y compris un financement, permettant la pleine participation à l’AGA à tous les délégués, sans égard à leur situation de famille.

Il est proposé, avec appui, de suspendre les règles de procédure pour permettre à l’AGA de régler d’urgence les questions de garde d’enfants. Motion rejetée.

13. Délégués syndicaux de l’année (Prairies et T.-N.-O., Ontario, C.-B. et Yukon)

Le Prix du délégué syndical de l’année est présenté aux délégués syndicaux suivants :

Région de l’Ontario : Judy Chow (CS)
Région des Prairies et des T.N.-O. : Stewart Wong (VFS)
Région de la C.-B. et du Yukon : Tanya Evans (SP)

14. Modifications proposées aux statuts (Suite)

ARTICLE 22 – ÉLECTIONS DES ADMINISTRATEURS ET DIRECTEURS DE L’INSTITUT - article 22.1 – Date d’élection et début du mandat – auteur : exécutif du groupe VFS

Attendu que la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif impose la tenue d'une AGA dans un délai de 6 mois à compter de la fin de l'exercice financier;

Attendu que l'Institut a investi effort et argent pour déplacer l'exercice financier au 31 décembre il n'y a de cela que quelques années;

Et attendu qu'il en coûtera cher à l'Institut et à ses organismes constituants de changer l'exercice financier;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

Article 13.2.2.1 (NOUVEAU) À compter de 2018, l'assemblée générale annuelle se tiendra au mois d'avril ou de mai.

Il est de plus proposé de modifier les statuts comme suit :

Article 22.1 – Date d’élection et début de mandat

À compter de 2019, les dirigeants et les directeurs de l'Institut seront élus tous les trois (3) ans. Le 1^er janvier ou avant cette date, le Conseil fixe la date de l'élection des administrateurs et des directeurs, qui a lieu à l'assemblée générale annuelle. Les administrateurs et directeurs élus entrent en poste le 1^erjuillet suivant leur élection.

Il est de plus proposé que l'article 22.1.1 soit modifié comme suit (libellé de transition) :

Le mandat des membres du Conseil d'administration sera prolongé jusqu'au 30 juin 2019.

Il est de plus proposé que le Conseil d'administration propose les modifications de statuts nécessaires qui découleraient de ce changement de date de l'AGA.

Commentaires du sous-comité des motions : Il y aurait peut-être lieu de changer les dates des AGA des groupes et des Conseils régionaux compte tenu de cette modification. Voir Annexe A.

La motion est retirée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

17.2.3.2 Mandat Toutes les motions proposées à l'assemblée générale annuelle sont présentées par leurs auteurs au Sous-comité des motions qui les étudie. Le Sous-comité peut formuler des recommandations concernant la validité, la légalité et la clarté des motions proposées à l'intention des auteurs, du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale annuelle. Ces recommandations ne lient pas les auteurs de la proposition. Le Sous-comité des motions, en consultation avec l’auteur de la motion, peut reformuler, combiner ou remplacer une motion, l'amalgamer à d'autres motions ou préparer un document d'orientation sur la question, du moment que de telles modifications ne sont pas contraires à l'intention de l'auteur de la proposition.

Toutefois, si le Sous-comité estime qu'une motion va à l'encontre d'une loi, y compris la Loi sur les organisations à but non lucratif et la Loi canadienne sur les droits de la personne, ou de la Politique sur le harcèlement de l'Institut ou de la Loi canadienne sur les droits de la personne, il permettra aux auteurs de la réviser avant de recommander que le Sous-comité des motions recommande au président de la rejeter et d'en informer les auteurs.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Cette modification proposée vise à améliorer l'efficacité de l'AGA en conférant au Sous-comité des motions un mandat plus large et plus clair. Un tel mandat est conforme au processus établi dans des organisations similaires. Une analyse comparative effectuée au printemps de 2016 a révélé ce qui suit :

Des membres estiment que cette motion donnerait trop de pouvoir discrétionnaire au Sous-comité des motions sur le plan de la modification des motions. Les auteurs devraient conserver la responsabilité de rédiger de bonnes motions.

La motion est ainsi modifiée :

17.2.3.2 Mandat Toutes les motions proposées à l'assemblée générale annuelle sont présentées par leurs auteurs au Sous-comité des motions qui les étudie. Le Sous-comité peut formuler des recommandations concernant la validité, la légalité et la clarté des motions proposées à l'intention des auteurs, du Conseil d'administration et de l'assemblée générale annuelle. Le Sous-comité des motions, en consultation avec l’auteur de la motion, avec le consentement de l’auteur, peut reformuler, combiner ou remplacer une motion, l'amalgamer à d'autres motions ou préparer un document d'orientation sur la question, du moment que de telles modifications ne sont pas contraires à l'intention de l'auteur de la proposition.

Des délégués se demandent comment le Sous-comité des motions obtiendrait le consentement des conseils régionaux, ce qui signifie que la proposition ne pourrait s’appliquer qu’aux motions présentées par l’exécutif ou des membres d’organismes constituants. Cela correspond déjà à notre pratique, fondée sur le bon sens, et il n’y a donc pas lieu de l’inscrire dans les statuts.

La modification est rejetée.

On demande le vote sur

la motion originale.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

13.1.4.3.2 L'assemblée générale annuelle traite d'abord des motions présentées conformément à la procédure des présents statuts et des motions non conformes par la suite. Toutefois, l'assemblée générale annuelle peut traiter sur-le-champ une motion urgente. Le Sous-comité des motions reçoit une motion présentée en retard et détermine si elle a un caractère urgent. Une motion urgente est tout d'abord soumise aux délégués avec la recommandation d'en débattre. Si la recommandation est approuvée, la motion est traitée immédiatement.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Avec la proposition de modification à l'article 17 des statuts, présentée par le Conseil d'administration, cette proposition de modification vise à améliorer l'efficacité de l'AGA et à amener l'Institut à traiter les motions tardives d'une manière plus proche de celle utilisée par des organisations similaires.

Une analyse comparative effectuée au printemps de 2016 a révélé ce qui suit :

Le Règlement actuel (R13.1.4.3.2) exige qu'une motion tardive soit reçue une semaine avant l'AGA; qu'elle porte sur une affaire survenue moins de 90 jours avant la tenue de l'AGA; et que la majorité des délégués consentent à la présenter.

Si cette modification est adoptée, on demandera probablement au Conseil d'administration d'abroger le règlement actuel. Cela donnerait alors une certaine latitude au Sous-comité des motions pour déterminer si une motion tardive est une motion urgente. Seules les motions tardives considérées comme urgentes par le Sous-comité des motions seraient présentées aux délégués, qui décideraient au bout du compte de traiter ou non la motion.

Cette motion ne fait que clarifier le processus actuel contenu dans les statuts et n’empêcherait pas les motions urgentes d’être présentées à l’AGA.

Certains sont d’avis que c’est l’AGA qui devrait déterminer ce qu’est une motion urgente et non le Sous-comité des motions. Cette motion instaurerait un seuil trop haut pour la présentation de motions tardives ou urgentes, ce que certains considèrent comme antidémocratique. Selon le libellé actuel de cette motion, les motions tardives ne seraient entendues que si elles étaient considérées comme des motions urgentes.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

10.4.4.1 Directeur du CC Seuls les représentants du Conseil consultatif peuvent présenter leur candidature au poste de directeur du CC, élire le directeur du CC et assumer ce poste. Le directeur du CC est élu les années paires conformément aux présents statuts et à l'article 10 des règlements et il est habilité à voter aux réunions du CC.

10.4.4.2 Élection à l'exécutif du CC (à l'exception du directeur du CC) Tous les ans, une élection a lieu pour élire les dirigeants du Conseil consultatif. Les nouveaux dirigeants élus entrent en fonction immédiatement après la réunion à laquelle ils sont élus. Le président, le représentant du Conseil du Trésor et le représentant des organismes du gouvernement fédéral sont normalement élus les années paires; le vice-président et le représentant des employeurs distincts sont normalement élus les années impaires.

10.4.4.3 10.4.4.2.1 (renuméroté) Un avis d'élection accompagne l'ordre du jour de la réunion pendant laquelle l'élection a lieu. Les personnes mises en candidature ne sont pas tenues d'être présentes à la réunion, mais doivent signifier, par écrit, leur volonté de poser leur candidature.

10.4.4.4 10.4.4.2.2 (renuméroté) L'élection est dirigée par un membre du Conseil consultatif qui n'est pas candidat à l'élection. L'élection se fait au vote secret. Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de voix est élu. Les bulletins sont détruits après l'élection.

R10.4.4.1.1 Date de l'élection Le directeur du CC est élu par scrutin secret lors de la dernière réunion régulière du CC les années paires. CA 2006 (a)

R10.4.4.1.2 Éligibilité Aux fins de l'article 10.4.4.1 des statuts, le directeur du CC en poste est considéré comme étant un représentant de groupe au CC et il peut être réélu.

R10.4.4.1.3 Mandat Le directeur du CC demeure en poste pendant deux (2) ans, à compter du 1^er janvier suivant immédiatement son élection. CA 2006 (a)

R10.4.4.3 Candidatures Les mises en candidature au poste de directeur du CC peuvent être soumises par écrit au président du CC ou provenir de l'assemblée. CA 2006 (a)

R22.1.2 Mises en candidature Les candidatures doivent être posées par écrit, signées par au moins cent (100) membres pour un candidat au poste de président, cinquante (50) pour un candidat à un poste de vice‑président et vingt-cinq (25) pour un candidat à un poste de directeur; elles doivent aussi porter le consentement attesté par la signature du candidat. Ces candidatures doivent parvenir au bureau national de l'Institut au plus tard à dix-sept (17) heures le jour fixé pour la clôture des mises en candidature. Les formules originales et les mises en candidature soumises par télécopieur sont officielles. La date fixée pour la clôture des mises en candidature est non moins de dix (10) semaines avant la date fixée pour l'élection.

Commentaires du sous-comité des motions : Cette modification aux statuts répond à l'exigence voulant que l'élection des administrateurs ait lieu à une assemblée générale annuelle, conformément au paragraphe 128(3) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

La modification proposée vise à harmoniser le processus d’élection du directeur du CC avec celle des autres membres du CA en l’ajoutant à son cycle électoral. L’électorat du directeur du CC ne changera pas. Le processus deviendrait ainsi conforme à la LCOBNL. Il s’agit de corriger les lacunes actuelles. Les rajustements administratifs mineurs pourront être effectués ultérieurement.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer la motion B-5 (élection du directeur du CC) au CA

Afin de permettre au CSP d’examiner tous les articles des statuts connexes en vue des élections nationales de 2018.

La motion de renvoi est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé que l'article 12.4 soit modifié comme suit :

Article 12.4 Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président.

Il est de plus proposé de modifier l'article 12.4.2.1 comme suit :

Article 12.4.2.1 Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président.

Il est de plus proposé d'ajouter ce qui suit à l'article 12.5 :

Article 12.5 - Le pouvoir de renouveler le mandat d'un délégué syndical appartient exclusivement au président.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le Conseil d'administration a accepté de mettre en œuvre des changements à la Politique relative aux délégués syndicaux, dont un processus d'appel qui permet à toute demande de candidature ou de renouvellement d'un mandat non approuvée par le président de faire l'objet d'un appel devant un comité indépendant de délégués syndicaux. La Politique relative aux délégués syndicaux se trouve à l'annexe B.

Il est proposé, avec appui, de reporter la motion à plus tard au cours de l’assemblée pour permettre aux délégués de recevoir le libellé complet.

Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que le groupe VFS est le deuxième groupe en importance de l'Institut;

Attendu que l'article 13.6.2 prévoit un (1) délégué pour chaque tranche de deux cents (200) membres;

Attendu que l'article 13.2.4 prévoit une limite pour la taille de l'AGA de l'Institut établie à quatre cents (400) membres;

Attendu qu'en vertu de l'article 13.2.4, le nombre de délégués du groupe VFS est limité à trente-huit (38) au lieu de cinquante-cinq (55);

Et attendu qu'on trouve maintenant à Ottawa des salles pouvant accommoder le nombre normalement convenu de délégués;

Il est proposé de supprimer l'article 13.2.4 des statuts de l'Institut.

13.2.4 Taille de l'assemblée générale annuelle Si le nombre total de délégués initialement déterminé en vertu des alinéas 13.6.2 ou 13.6.3 des statuts dépasse deux cent (200) délégués, ce ratio (200) est la variable permettant de déterminer que le nombre total de délégués en vertu de chacun des alinéas est égal à deux cents (200).

Commentaires du Sous-comité des motions :

Au 31 décembre 2015, compte tenu du nombre de membres par Groupe et Région, nous aurions 532 délégués au lieu des 400 délégués actuellement autorisés.

Salaire compensatoire : 132 nouveaux délégués x 350 $ = 46 200 $

Repas et boissons : 132 x 327 $ = 43 164 $

Déplacement (750 $/membre), hébergement (190 $/membre/nuit) et frais accessoires (17,50 $/membre/jour x 3 jours) = 280 170 $.

L'ajout de 132 délégués représente donc 370 000 $. Ce montant n'inclut pas les coûts additionnels éventuels associés à l'équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.

On souligne que les restrictions passées étaient motivées par l’espace limité, mais ce n’est plus un problème. L’Institut doit tenir compte des changements démographiques des dernières années, que la formule actuelle ne prend pas nécessairement en compte. D’un point de vue démocratique, le représentation à l’AGA devrait être proportionnelle, car elle est l’instance suprême.

Même si cette motion découle d’une bonne intention, le moment est probablement mal choisi pour effectuer ce changement, compte tenu de l’état actuel de nos finances. De plus, adopter cette motion rendrait nécessaire une augmentation des cotisations plus élevée. Il est plus profitable que l’Institut dépense ses fonds pour des campagnes, la représentation de membres et les négociations que pour l’ajout de délégués à l’AGA.

Certains sont d’avis que cette motion donnerait plus de poids aux grands groupes et en enlèverait aux groupes minoritaires ou aux petits groupes. Il serait peut-être temps de repenser la bonne façon d’assurer la représentation de tous les organismes constituants à l’AGA, ce qui exige plus de temps et plus de réflexion.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé de modifier l'article 13.1.4.3.2 comme suit :

13.1.4.3.2 Motions tardives

L'assemblée générale annuelle traite d'abord des motions présentées conformément à la procédure des présents statuts, et des motions non conformes par la suite. Ces dernières doivent être reçues par le Sous-comité des motions au plus tard à 10 h 30 le dernier jour de l'assemblée générale annuelle. Toutefois, l'assemblée générale annuelle peut traiter sur-le-champ une motion urgente.

Commentaires du Sous-comité des motions : Selon l’article actuel R13.1.4.3.2 des règlements, les motions tardives doivent être soumises la semaine qui précède l’AGA.

13.1.4.3.2 Motions tardives Une motion non conforme à la procédure mentionnée dans les statuts sera traitée à l'assemblée générale annuelle aux conditions suivantes :

i) L'affaire traitée dans la motion date de quatre-vingt-dix (90) jours ou moins de la tenue de l'assemblée générale annuelle;

ii) La motion a été reçue par l'Institut au plus tard à 17 h (heure de l'Est) le jeudi de la semaine qui précède l'assemblée générale annuelle;

iii) La majorité des délégués consentent à la présenter. CA – Juin 2016

Règles de procédure des AGA – Suspension des règles Il peut parfois être nécessaire de suspendre les règles, en cas d'urgence, afin de permettre d'accueillir une motion particulière. Mais il ne faut pas encourager cette procédure. Une motion de suspension des règles peut être proposée en tout temps, lorsqu'aucune motion n'est à l'étude ou lorsqu'elle est directement reliée à la motion. Les règles suivantes s'appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; elle doit être remportée par une majorité des deux tiers (2/3) des voix; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant.

Le Règlement actuel (R13.1.4.3.2) exige qu'une motion tardive soit reçue une semaine avant l'AGA; qu'elle porte sur une affaire survenue moins de 90 jours avant la tenue de l'AGA; et que la majorité des délégués consentent à la présenter.

Vous trouverez dans les notes du point B-3 le traitement réservé aux motions tardives par d'autres syndicats.

Cela permettrait l’examen des motions tardives, comme on le faisait avant. Les motions tardives sont essentielles pour assurer la démocratie de l’AGA et donner la latitude requise pour régler les questions au moment où elles sont soulevées à l’AGA.

Motion adoptée.

Il est précisé qu’elle entre en vigueur dès maintenant.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé que les statuts de l'Institut soient modifiés comme suit :

20.3 Vice-président intérimaire Lorsqu'un vice-président est temporairement dans l'impossibilité d'assumer ses fonctions, le Conseil, à sa réunion ordinaire suivante, désigne un vice-président intérimaire parmi les autres membres du Conseil pour la durée de l'absence. L'article 20.2.1 ne s'applique pas à la période d'intérim.

20.4 Advenant la vacance d'un poste de vice-président, le Conseil, à sa réunion ordinaire suivante, nomme un vice-président intérimaire parmi les membres du Conseil qui assume les fonctions du poste jusqu'à ce que celui-ci soit pourvu par voie d'élections. Dans ce cas, l'article 20.2.1 des présents statuts ne s'applique pas seulement pour la durée de l'intérim. S'il reste plus de douze (12) mois au mandat au moment où le poste est déclaré vacant, on doit procéder à une élection extraordinaire.

ARTICLE 21 – DIRECTEURS

21.5 Absence avec motif valable Lorsqu'un directeur élu est absent, pour un motif valable, pendant une période fixe de plus de deux (2) mois, mais qu'il occupera de nouveau son poste avant l'expiration de son mandat, le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation du comité directeur du Conseil consultatif ou de l'exécutif régional en cause, pourvoir le poste par nomination durant la période d'absence du directeur élu. L'article 21.2.1 ne s'applique pas pendant l'absence d'un directeur élu.

21.5.1 Si un directeur est absent, pour un motif valable, pendant une période fixe de plus de deux (2) mois et que son mandat expire pendant son absence, le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation de l'exécutif du Conseil consultatif ou de l'exécutif régional en cause, pourvoir le poste par nomination jusqu'à la fin du mandat, à la condition qu'une élection ordinaire ne soit pas prévue dans les trois (3) mois suivant cette nomination. Dans ce cas, l'article 20.2.1 des présents statuts ne s'applique pas pour la durée de l'intérim. S'il reste plus de douze (12) mois au mandat au moment où le poste est déclaré vacant, on doit procéder à une élection extraordinaire.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Motion adoptée.

15. Prix de l’Institut

Debi Daviau, présidente, remet des prix à quatre membres méritants de l’Institut qui ont fait preuve d’un leadership exemplaire et inspirant; elle remercie également les membres du jury — le président Bert Crossman, Ralph Herman et Nita Saville — d’avoir évalué les candidatures et recommandé ces lauréats.

Le Prix de service de l’Institut récompense un service exceptionnel donné sur une longue durée et qui dépasse de loin ce qu’on attend d’un membre dévoué ayant siégé à de nombreux exécutifs d’organismes constituants. Les récipiendaires de 2016 sont Glen Schjerning (RCN – NR) et Harry Walker (C.‑B. et Yukon – VFS-CS).

Le Prix de la présidente pour réalisations exceptionnelles récompense les membres dont le sens de l’initiative promeut le professionnalisme et les contributions sont exceptionnelles dans des circonstances extraordinaires. La récipiendaire de 2016 est Susan O'Donnell (CNRC-AR/ACR).

Ce prix reconnaît les services exceptionnels et de valeur durable pour l’Institut qui ont été rendus par un membre titulaire ou retraité ayant fait preuve de leadership pendant au moins 10 ans. Le récipiendaire de 2016 est Gordon Bulmer (RCN – CS).

(L’AGA suspend ces travaux à 15 h 35 pour les reprendre le samedi 19 novembre à 8 h 30.)

16. Modifications proposées aux statuts (Suite)

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que l'Institut professionnel est un syndicat progressiste et que la discrimination sous toutes ses formes est contraire à ses valeurs et à celles d'une société démocratique et pluraliste telle que le Canada;

Il est proposé que l'Institut renomme le Comité des droits de la personne en milieu de travail « Comité des droits de la personne et de la diversité » et lui donne le mandat de traiter de tous les types de discrimination et de harcèlement qui existent dans notre société, comme suit :

17.7 Comité des droits de la personne et de la diversité

17.7.1 Composition - Le comité du Conseil appelé Comité des droits de la personne en milieu de travail et de la diversité se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Cette composition est représentative de la diversité des membres.

17.7.2 Mandat – Le Comité des droits de la personne en milieu de travail et de la diversité donne au Conseil des avis et lui fait des recommandations sur la manière de s'attaquer aux préoccupations ou aux problèmes identifiés dans le milieu de travail liés aux droits des membres de l'Institut sur les questions liées aux droits de la personne et à la diversité touchant nos membres. Dans le cadre de son mandat, le Comité :

a) assure le suivi des questions relevant du domaine général des droits de la personne et de la diversité, y compris l'équité en matière d'emploi et la contribution des membres et du personnel de l'Institut à ce domaine notamment les questions relatives au sexe, à la race, à l'ethnicité, à la classe, à la santé mentale et à l'âgisme;

b) coordonne et distribue l'information sur les droits de la personne se porte à la défense des groupes victimes de discrimination et de harcèlement, tels que les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les personnes handicapées et les LGBTQ, grâce à des sous-comités;

c) favorise la poursuite de discussions sur des questions touchant les droits de la personne et l'étude de ces questions coordonne et distribue l'information et les récents développements dans le domaine des droits de la personne et de la diversité.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

On veut changer le nom du comité pour élargir son mandat et lui permettre de traiter les problèmes éprouvés par les membres. Ce changement ne coûterait rien.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que les comités du Conseil d'administration sont les suivants :

Comité des statuts et politiques
Comité des élections
Comité d'appel en matière d'élections
Comité de la rémunération des cadres
Comité des finances
Comité des droits de la personne en milieu de travail
Comité des services aux membres
Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence
Comité consultatif des sciences
Comité des services et projets informatiques

Attendu que le Comité des pensions pour le régime de pensions des employés de l'Institut n'est pas un comité permanent du Conseil d'administration;

Attendu que le fonds du régime de pensions des employés de l'Institut s'élevait à 71 millions de dollars au 31 décembre 2014 et que les charges de l'Institut en matière de pensions étaient de 2,3 millions;

Attendu qu'il s'agit d'une question de gouvernance, que le régime de pensions des employés de l'Institut est enchâssé dans le processus de négociation collective et que le Comité des pensions ne peut y apporter des changements unilatéralement;

Et attendu qu'il est important qu'un Comité qui assure la gérance d'un fonds de 71 millions de dollars soit un comité du Conseil;

Il est proposé que le Comité des pensions soit enchâssé dans les statuts comme étant un comité permanent du Conseil d'administration;

Il est de plus proposé que les membres de ce Comité des pensions proviennent des régions et que la préférence soit accordée à ceux ou celles qui ont une certaine compréhension des complexités des régimes de pensions;

Il est de plus proposé que les statuts soient modifiés comme suit :

17.XX Comité des pensions

17.XX.1 Composition – Le comité du Conseil appelé Comité des finances se compose de cinq (5) à sept (7) membres, choisis de préférence parmi ceux et celles qui ont une certaine compréhension des complexités des régimes de pensions.

17.XX.2 Mandat – Le Comité des pensions sera chargé de toutes les affaires concernant le régime de pensions des employés de l'Institut et de toute disposition afférente aux pensions des employés.

17.XX.3 Rapport au Conseil – Le Comité des pensions fait rapport au Conseil au moins une fois par trimestre.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Le Conseil d'administration est l'administrateur du régime de pensions qui couvre tous les employés de l'Institut. Il existe actuellement un comité des pensions, qui agit comme le mandataire du Conseil d'administration à cet égard. Les obligations juridiques de l'administrateur d'un régime sont complexes et très réglementées.

Le comité existant est composé du président de l'Institut, du président du Comité des finances, de deux membres du Conseil d'administration, de l'administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif, de la conseillère générale aux affaires juridiques et du directeur des Services généraux. Le Comité supervise les opérations quotidiennes du régime et donne des conseils et des recommandations sur les enjeux clés au Conseil d'administration pour l'aider dans ses décisions.

Au printemps de 2016, on a demandé une opinion juridique à Koskie Minsky qui a mis en évidence ce qui suit :

a) Le Comité des pensions existant agit comme mandataire du Conseil d'administration;

b) Aucune exigence particulière relative à la composition ne s'applique à un mandataire employé par l'administrateur du régime.

c) Les mandataires sont assujettis aux mêmes règles en matière de conflits d'intérêts que les administrateurs;

d) Le fait d'être admissible à recevoir des prestations du Régime ne donne pas lieu, en soi, à un conflit d'intérêts, du moment que les membres du Comité agissent dans les meilleurs intérêts du Régime; en fait, la loi envisage la possibilité que les prestataires agissent comme administrateurs du Régime.

L'opinion a permis d'établir également que le type d'arrangement actuellement en place est assez fréquent dans les régimes privés et qu'il tend à favoriser une prise de décision et une gestion du risque responsables à long terme en prenant à la fois en compte le point de vue des participants au régime et celui des employeurs.

La composition proposée du comité des pensions fait que l'Institut risque d'avoir à nommer de nouveaux membres du comité ayant peu ou pas la formation ou l'expérience spécialisée pour s'acquitter des obligations juridiques d'un administrateur de régime. La motion proposée ne dit rien sur la manière dont le travail du comité des pensions peut être touché par les négociations collectives en cours avec l'un des deux syndicats d'employés de l'Institut;

Le mandat proposé dans la motion va au-delà du rôle du comité des pensions actuel en ajoutant « et de toute disposition afférente aux pensions des employés ». Toutes les dispositions existantes en dehors du régime de pension agréé sont régies par les contrats d'emploi individuels dont la supervision relève actuellement du Comité de la rémunération des cadres.

Répercussions financières

En se fondant sur la composition actuelle du comité des pensions, le coût annuel est d'environ 18 000 $.

Voici les coûts associés à la motion proposée :

Salaire compensatoire : 7 membres x 1,5 jours x 350 $/jour x 5 réunions = 18 375 $.

Déplacement : 7 membres x 5 réunions x 750 $ = 26 250 $.

L'hébergement, les repas et les frais accessoires pour tous les membres sauf un de la RCN : 6 membres x (190 $/nuit + 96,30 $ + 96,30 $ pour les repas et les frais accessoires) x 5 réunions = 11 478 $

Estimation totale des coûts de la motion proposée : 56 100 $.

L’auteur explique sa motion en disant que le Comité des pensions existant est un comité spécial dont on renouvelle le mandat chaque année. Elle a pour but de faire du comité des pensions un comité permanent du Conseil d’administration. À son avis, il est préférable que les membres du comité des pensions ne participent pas au régime et ce n’est pas une bonne pratique d’avoir des administrateurs du régime comme membres du comité. Le comité devrait être formé de membres (comptables, actuaires, etc.). L’Institut compte plus que le nombre suffisant de membres qualifiés pour gérer le régime de pensions.

Certains sont d’avis que c’est de la gouvernance à outrance des affaires de l’Institut. Le régime de pensions fait partie du processus de négociation du personnel, et ce serait problématique si le régime de pensions était géré par les membres. À titre d’administrateur ultime du régime, le CA s’assure de la solidité du régime de pensions. Cela produirait des conflits dans la gouvernance et cela n’a pas sa place dans une organisation politique. Nous devrions continuer à suivre le processus actuel, qui est efficace.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que selon l'interprétation des statuts faite par le Conseil d'administration en mars 2016, les non-membres peuvent déposer une plainte contre un membre en vertu de nos statuts;

Attendu que si une situation habituelle se produit, des non-membres peuvent déposer des plaintes contre des membres en vertu des statuts, mais les membres ne peuvent pas déposer de plaintes contre des non-membres;

Attendu que cela permettrait à l'employeur de déposer des plaintes en vertu des statuts de l'Institut contre les délégués syndicaux et d'autres membres;

Attendu que le fait d'autoriser des non-membres à déposer des plaintes contre les membres pourrait créer un important risque financier pour l'Institut relativement au traitement et à la gestion des plaintes;

Attendu que la lecture complète des statuts et politiques porterait à croire que les membres souhaitent que seuls les membres titulaires et retraités aient le droit de participer aux affaires de l'Institut à moins d'indication contraire :

l'objectif fondamental de l'Institut est de servir ses membres – Article 2.1

seuls les membres titulaires et retraités ont le droit de participer aux affaires de l'Institut – Article 7.1

La Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires s’applique au …..règlement des différends entre membres.

Attendu que dans certains cas, pour maintenir l'image et la réputation de l'Institut, une plainte contre un membre doit être traitée en fonction d'informations fournies par des non-membres. Par ailleurs, les non-membres disposent actuellement d'un mécanisme pour déposer une plainte : n'importe quel membre, le CA ou le président peut déposer une plainte en leur nom;

Et attendu que les membres ont choisi de donner aux employés de l'Institut le droit de déposer une plainte contre des membres seulement dans les cas de harcèlement. En vertu de la Politique sur le harcèlement, s'il est allégué qu'un membre a harcelé un employé de l'Institut, le CA, le Comité exécutif ou le président déposera une plainte au nom de l'employé;

Il est proposé d'ajouter aux statuts l'article suivant :

24.1.2 (NOUVEAU) Seuls les membres titulaires ou retraités, ou le CA agissant au nom de l'Institut, peuvent déposer une plainte d'inconduite contre un autre membre de l'Institut en vertu de l'article 24.1 des statuts et de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires de l'Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Le Sous-comité des motions est préoccupé par l'exactitude du dernier « Attendu que », qui cite mal la Politique de l'Institut sur le harcèlement. Actuellement, les membres du CA ne déposent pas de plaintes de harcèlement au nom des employés.

La Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD) actuelle permet à quiconque de déposer une plainte, et une telle interprétation a été confirmée par le Conseil d'administration lors d'une réunion spéciale tenue le 22 mars 2016. De plus, les plaintes sont filtrées par le bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques afin de rejeter sommairement les plaintes jugées frivoles, vexatoires ou non fondées. À titre d’information, environ le tiers des plaintes reçues sont rejetées de façon sommaire.

La Politique sur le harcèlement de l’Institut, en vigueur depuis le 11 août 2007, prévoit le dépôt de plaintes de harcèlement conformément à la PRDMD; il n'est pas question du dépôt de plaintes au nom des employés par le Conseil d'administration, le Comité exécutif ou le président.

En sa qualité d'employeur, par l'entremise du Comité de gestion, l'IPFPC a le devoir d'offrir un milieu de travail exempt de harcèlement. À au moins une occasion, l'administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif a dû recourir à la PRDMD pour traiter des allégations de harcèlement faites par un membre et un employé contre un membre, ce qui a entraîné des mesures disciplinaires contre le membre.

Les conventions collectives de la section locale 3011 d'UNIFOR et du CERIP contiennent des processus établis pour assurer un milieu de travail libre de harcèlement pour le personnel de l'Institut. Une motion adoptée pour modifier ce processus rendrait les processus existants de négociation des conventions collectives du personnel de l'Institut vides de sens et constituerait probablement une contravention aux conventions collectives existantes.

Cette motion vise à faire savoir à l’Institut que seuls les membres peuvent porter plainte contre d’autres membres et à enchâsser ce fait dans les statuts.

Des membres s’opposent à cette motion en disant qu’un mécanisme de recours interne permettant le traitement des plaintes est nécessaire. Cela dit, l’Institut ne devrait pas s’isoler des plaintes potentielles venant de l’extérieur. On fait remarquer que si la motion est adoptée, elle enfreindrait les dispositions relatives au milieu de travail exempt de harcèlement des contrats conclus entre l’Institut et son personnel.

La v.-p. Bittman précise que l’intention de cette motion n’empêcherait personne de porter plainte. La motion dit que si une plainte est déposée par une personne de l’extérieur de l’Institut ou par un de ses employés, c’est le Conseil d’administration qui prendrait toutes les décisions à l’égard de la plainte. Cela assurerait la mise en place d’un bon équilibre des pouvoirs pour garantir que la plainte est justifiée. Il est également précisé que le personnel ne serait pas touché par cette motion, car elle ne s’appliquerait qu’aux personnes de l’extérieur ou aux cotisants Rand qui portent plainte contre des membres.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu qu'un des comités du Conseil d'administration est connu sous le nom de Comité des services aux membres;

Attendu qu'il a pour principal mandat de veiller à l'apprentissage et à la formation des délégués syndicaux de l'Institut;

Attendu que le Comité est formé des présidents des comités de formation régionaux;

Et attendu que les questions des membres concernant les services aux membres sont acheminées à la Division des services aux membres de l'Institut et non au Comité des services aux membres, créant ainsi de la confusion chez les membres;

Il est proposé de donner au Comité des services aux membres le nouveau nom de Comité d'apprentissage et de formation;

Il est de plus proposé que les statuts de l'Institut soient modifiés comme suit :

17.8 Comité des services aux membres d'apprentissage et de formation

17.8.1 Composition Le comité du Conseil appelé Comité d'apprentissage et de formation se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Le président du Comité de formation de chaque région est désigné pour siéger à ce comité. Chaque région doit désigner un remplaçant au cas où son président du Comité de formation ne peut pas assister à la réunion.

17.8.2 Mandat Le Comité des services aux membres d'apprentissage et de formation donne au Conseil d'administration des avis, des conseils et lui fait des recommandations sur les questions touchant le recrutement, l'apprentissage et la formation des délégués syndicaux et des membres ainsi que la prestation des services aux membres. Il lui formule des suggestions concernant notamment le programme de formation de l'Institut. ,le recrutement des délégués syndicaux et leur formation.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Cette motion vise à clarifier le mandat du Comité des services aux membres et sa façon de fonctionner. Le nom du comité devrait correspondre à ce qu’il fait.

Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que l'imputation d'une faute ou l'imposition d'une mesure disciplinaire peut avoir des conséquences lourdes et incalculables sur la réputation et la carrière d'une personne;

Attendu que les décisions disciplinaires sont souvent révisées à la suite d'un appel;

Attendu que la légitimité du processus de plainte repose sur son intégrité et son équité;

Et attendu que les principes de justice fondamentale prévoient que tant et aussi longtemps que les mécanismes internes d'appel n'ont pas été menés à terme, l'intimé doit être protégé par la confidentialité, et la présomption de non-culpabilité prévaut;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

24.2 Appels

24.2 Appels Une décision entraînant la destitution, la suspension ou le retrait d'un membre peut être portée en appel par le membre sanctionné, conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

Un membre peut appeler d'une décision prévoyant une mesure disciplinaire conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

24.2.1 Appels (NOUVEAU)

Des mesures disciplinaires ne seront pas mises en vigueur ou communiquées par l'Institut jusqu'à la date la plus éloignée entre la date limite pour déposer un appel en vertu de la politique de l'Institut et la date à laquelle la décision disciplinaire est confirmée à la suite d'un appel.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Droit d'appel (24.2) : Actuellement, la Partie E de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD) confère un droit d'appel contre les décisions disciplinaires touchant le retrait d'un poste auquel le membre a été élu ou nommé, ou sa suspension ou son expulsion comme membre. La PRDMD exige que de tels appels soient effectués par des tiers neutres.

Depuis la mise en œuvre de la PRDMD actuelle en 2014, 67 plaintes ont été déposées; 5 ont donné lieu à des droits d'appel; 3 ont effectivement fait l'objet d'un appel. Le coût moyen pour charger un tiers neutre de traiter les appels est d'environ 6000 $.

La modification proposée nécessiterait une modification corrélative de la Partie E de la PRDMD.

Mise en vigueur et communication d'une décision disciplinaire (24.2.1) : En vertu de la PRDMD actuelle, les décisions disciplinaires prennent effet immédiatement à la date de la décision du Panel des pairs. La décision est immédiatement communiquée seulement aux personnes qui doivent être mises au courant (Section des services aux membres, organismes constituants touchés et Conseil d'administration) jusqu'à ce qu'un appel soit interjeté ou que le délai pour le faire soit expiré. Après cela, le résumé est affiché sur le site Web (sans données d'identification).

L'effet immédiat d'une décision et de son maintien en attendant un appel est le même que pour les autres organismes disciplinaires et vise à prévenir le risque pour d'autres membres et l'organisation s'il est déterminé qu'il y a eu inconduite. Par exemple, les professionnels de la santé, les comptables, les avocats et les ingénieurs sont tous assujettis à la mise en œuvre immédiate de décisions disciplinaires, même lorsque les appels sont interjetés. De même, les décisions des tribunaux et les ordonnances de la cour prennent effet immédiatement, même lorsque les appels sont interjetés.

L’auteur dit que sa motion vise à donner un niveau de protection supplémentaire aux membres et à éviter les situations embarrassantes et les répercussions possibles au lieu de travail. Dans l’état actuel des choses, des mesures disciplinaires sont immédiatement invoquées une fois la décision rendue. Elle retarderait la communication et l’application des mesures disciplinaires jusqu’à ce que les membres exercent leur droit d’appel (auprès d’un tiers neutre). Dans le cas où des plaintes seraient déposées par des personnes de l’extérieur de l’Institut, il faut se doter d’un mécanisme qui protège les membres.

Il est souligné que cette proposition de modification préoccupait des membres du bassin de membres admissibles aux panels des pairs de l’Institut, car les membres seraient autorisés à rester en poste en attendant leur appel, ce qui pourrait causer d’autres problèmes. Il faut mettre fin au comportement des personnes qui en harcèlent d’autres ou salissent le nom de l’Institut par leurs actions, et ce, le plus tôt possible, sans devoir subir des retards. De plus, la première partie de la modification (autoriser les appels de décision) proposée pourrait être assez dispendieuse.

Il est précisé que des membres ont eu du succès en appel et obtenu une réduction des mesures disciplinaires imposées contre eux. Cependant, les mesures disciplinaires n’ont jamais été complètement annulées et le dossier n’a jamais été effacé non plus.

L’auteur de la motion clôt le débat en soutenant qu’elle n’entraînerait pas de retards importants, car il y aurait une période d’appel de deux semaines et que l’Institut serait tenu d’embaucher très rapidement un tiers neutre pour traiter l’affaire. C’est l’Institut qui garderait le contrôle du processus en s’assurant qu’il se déroule le plus rapidement possible. Il faut se doter d’un processus juste, respectueux de la justice naturelle pour tous les membres.

Motion adoptée.

Attendu que l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (l'Institut) est constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

Et attendu que les statuts de l'Institut doivent être conformes à la LCOBNL;

Il est proposé de modifier l'article 22.2 comme suit :

22.2 Éligibilité Tous les membres, sauf indication contraire dans les statuts, et sous réserve de l'article 126 de la LCOBNL, sont éligibles aux élections du Conseil.

Commentaires du Sous-comité des motions :

La modification proposée n'est pas nécessaire, car la LCOBNL établit déjà qu'une organisation doit se conformer en tout temps à la Loi et à ses clauses de prorogation. Il est bien établi en droit que les statuts n'ont pas préséance sur la loi et que toute interprétation de ces statuts doit être faite à la lumière de la loi et des clauses de prorogation applicables.

Le paragraphe 126(1) de la LCOBNL établit les qualités qu'une personne doit avoir pour occuper un poste d'administrateur dans une organisation; on n'y aborde pas la question de l'éligibilité. Il se lit comme suit :

Inhabilité

126 (1) Ne peuvent être administrateurs :

a) les personnes physiques de moins de dix-huit ans;

b) les personnes physiques qui ont été déclarées incapables par un tribunal, au Canada ou à l'étranger;

c) les personnes autres que les personnes physiques;

d) les personnes qui ont le statut de failli.

L'Institut est actuellement assujetti au paragraphe 126(1) de la LCOBNL même si ces exigences ne sont pas répétées dans les statuts. Des recherches de faillite sont effectuées pour les membres du Conseil d'administration au moment de leur élection et au moins une fois l'an par la suite.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que l'Institut est une organisation financée par des membres et que ceux-ci sont en droit de connaître la probité financière et la prudence avec lesquelles les fonds sont gérés;

Attendu que l'Institut doit maintenir la transparence dans toutes les activités financières concernant les membres;

Et attendu que l'Institut a évité de divulguer ses finances, jusqu'au point de ne pas en rendre compte à son instance suprême (AGA), en invoquant la confidentialité des conditions d'emploi pour éluder des questions financières;

Il est proposé d'ajouter un article aux règlements de l'Institut, comme suit :

Article 14.1.11 (Nouveau) Divulgation financière – La rémunération intégrale de tous les employés et des dirigeants élus touchant plus de 100 000 $ doit être affichée dans le portail financier de l'Institut, sauf celle des employés dont le contrat comporte une clause de confidentialité, auquel cas seul leur nom est affiché.

Article 14.1.11.1 (Nouveau) Dorénavant l'Institut ne négocie pas de contrats d'emploi comportant des clauses de confidentialité, ou n'envisage aucune entente d'emploi qui pourrait cacher ou dissimuler les conditions d'emploi.

Commentaires du sous-comité des motions : Les échelles salariales sont déjà affichées dans le portail financier. Les salaires et conditions d'emploi des dirigeants élus à temps plein sont également publiés dans le cadre des appels de candidatures.

Le Sous-comité des motions s'interroge sur l'exactitude du dernier « Attendu que », notant la différence entre éviter la divulgation financière et respecter les pratiques d'emploi normales acceptées touchant la vie privée et la confidentialité des contrats des employés.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (l'Institut) est constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

Et attendu que les statuts de l'Institut doivent être conformes à la LCOBNL;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

Article 3.3 (NOUVEAU) – En cas d'ambiguïté des statuts et politiques de l'Institut vis-à-vis des exigences de la LCOBNL, ou si les statuts et politiques de l'Institut ne prévoient aucune disposition ou vont à l'encontre des exigences de la LCOBNL, les dispositions de la LCOBNL prévalent quelles que soient les circonstances et sans exception.

Commentaires du Sous-comité des motions : La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif établit déjà qu'une organisation doit se conformer en tout temps à la Loi et à ses clauses de prorogation. Il est bien établi en droit que les statuts n'ont pas préséance sur la loi et que toute interprétation de ces statuts doit être faite à la lumière de la loi et des clauses de prorogation applicables.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que le Conseil d'administration se fie considérablement aux recommandations de ses comités permanents;

Attendu que l'Institut est financièrement mal en point, ayant subi une perte de 3,9 M$ en 2015 et prévu un déficit budgétaire de 1,5 M$ en 2016 et de 3,6 M$ en 2017;

Attendu que le Comité des finances assure un certain contrôle indépendant des activités de l'Institut et des actions et des dépenses du Conseil d'administration;

Attendu qu'il est d'une importance capitale que le Comité des finances ait une bonne compréhension des principes comptables généralement reconnus pour qu'il puisse donner des recommandations judicieuses au Conseil;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

17.6.1 Composition - Le comité du Conseil appelé Comité des finances se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Le Comité se compose normalement de personnes possédant un diplôme d'établissements d'enseignement postsecondaire reconnus, avec spécialisation acceptable en comptabilité, en administration des affaires, en commerce ou en finances, ou admissibilité à un titre de comptable reconnu. Le président du Comité n'est pas un signataire autorisé de l'Institut.

Il est de plus proposé d'ajouter les articles suivants :

17.6.2.1 (Nouveau) Le Comité des financiers doit recevoir les pièces justificatives qu'il juge nécessaires pour s'acquitter de ses fonctions, notamment les bilans de vérification sommaires, les feuilles maîtresses et les tableaux de regroupement qui concordent avec les postes des états financiers.

17.6.2.2 (Nouveau) Des états financiers trimestriels sont présentés au Comité des finances aux fins d'examen et au Conseil aux fins d'approbation au plus tard trente (30) jours après la fin de chaque trimestre.

Commentaires du sous-comité des motions : L'article 17.6.2.1 proposé (Nouveau) nécessiterait l'embauche de ressources additionnelles à la Section des finances pour le travail supplémentaire requis. Le coût estimé pour un nouvel employé de niveau G3 plus les avantages est de 88 400 $.

La modification aux statuts restreindrait de manière générale la participation des membres du Comité des finances à un groupe professionnel.

Des délégués pensent que le Comité des finances devrait être composé de membres qui ont une compréhension et des connaissances fondamentales des principes comptables et des affaires juridiques pour s’assurer que l’Institut est bien servi.

Certains se disent contre la motion parce que les connaissances générales et le gros bon sens peuvent être utiles au comité des finances, même s’ils ne sont pas complètement liés aux principes comptables et financiers. L’Institut compte beaucoup de membres instruits et talentueux qui ne devraient pas être empêchés de participer et de contribuer au Comité des finances.

L’assemblée demande le vote et vote en faveur du vote. Quelqu’un s’oppose à ce résultat, car certains estiment que la deuxième partie de la motion n’a pas été discutée. La présidente soutient que puisque l’assemblée a voté en faveur du vote sur la motion, le vote sur la motion aura lieu.

La contestation est jugée irrecevable. On vote sur la motion B-18.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu qu'un membre élu sortant est presque toujours réélu;

Attendu qu'il est essentiel que la composition du Conseil d'administration soit représentative de l'ensemble de nos membres, pour qu'elle représente les enjeux de tous les membres;

Attendu qu'il est d'une importance capitale que le Conseil d'administration se renouvelle pour que l'Institut puisse bénéficier de nouvelles idées;

Et attendu que pour planifier la relève et encourager nos meilleurs délégués syndicaux à s'efforcer d'occuper des postes de leadership, il est essentiel qu'ils pensent qu'il y a des perspectives d'avenir aux échelons supérieurs de l'Institut.

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

19.1.1 (Nouveau) Le président ne peut avoir plus de trois (3) mandats complets (ou l'équivalent) consécutifs.

20.1.1 (Nouveau) Les vice-présidents ne peuvent avoir plus de trois (3) mandats complets (ou l'équivalent) consécutifs.

21.1.2 (Nouveau) Les directeurs ne peuvent avoir plus de trois (3) mandats complets (ou l'équivalent) consécutifs.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Cette motion vise à encourager de nouveaux membres à participer et à apporter de nouvelles idées, ce qui favoriserait le roulement. Elle n’empêcherait pas les membres de se représenter aux élections, mais seulement de le faire après trois mandats consécutifs. Elle pourrait favoriser l’arrivée de membres de groupes visés par l’équité.

Certains pensent qu’il faudrait faire confiance aux membres pour décider si les élus devraient s’en aller ou être réélus.

La motion est rejetée.

12.1 Définition Le délégué syndical devient un représentant officiel de l'Institut lorsqu'il est nommé par celui-ci. L'Institut en informe l’employeur. Seuls les membres titulaires peuvent être des délégués syndicaux.

12.2 Fonctions et responsabilités - Les fonctions et responsabilités du délégué syndical sont prévues dans les règlements.

12.3 Nomination – La durée de la nomination des délégués syndicaux est prévue dans les règlements.

12.4 Méthodes de sélection – Les délégués syndicaux sont choisis comme suit Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président :

12.4.1 Voie électorale – Élection du délégué syndical par les membres de sa zone de responsabilités.

12.4.2.1 Nomination – Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président.

12.4.2.1 Les exécutifs de sous-groupe, de chapitre, de région peuvent recommander la nomination d'un délégué syndical à l'exécutif de groupe en cause qui, en retour, peut recommander la nomination au président de l'Institut.

12.4.2.2 Un exécutif de groupe peut recommander la nomination d'un délégué syndical au président de l'Institut.

12.4.3 Conseil d'administration – Un membre peut être nommé délégué syndical en sa qualité de membre titulaire et membre du Conseil d'administration. AGA 2005 (a)

12.5 Nouvelle nomination d'un délégué syndical – Le pouvoir de renouveler le mandat d'un délégué syndical appartient exclusivement au président. Au terme de son mandat, un délégué syndical peut être nommé de nouveau, comme suit :

12.5.1 Voie électorale – S'il est réélu par les membres de sa zone de responsabilités.

12.5.2 Renouvellement de la nomination – Sous réserve de la recommandation de l'exécutif de groupe en cause, on peut décider de renouveler son mandat, sauf si le membre perd une élection au poste de délégué syndical.

Une modification est proposée pour remplacer toutes les mentions « président » par « Conseil d’administration », comme suit :

12.4 Méthodes de sélection – Les délégués syndicaux sont choisis comme suit Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président Conseil d’administration :

12.4.2 Nomination – Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président Conseil d’administration.

12.5 Nouvelle nomination d'un délégué syndical Le pouvoir de renouveler le mandat d'un délégué syndical appartient exclusivement au président Conseil d’administration. Au terme de son mandat, un délégué syndical peut être nommé de nouveau, comme suit :

L’auteur de la modification dit que la modification qu’il propose vise à alléger les responsabilités du président relatives au processus de renouvellement du mandat des délégués syndicaux. Le Conseil serait le mieux placé pour faire ce renouvellement.

La présidente Daviau explique que ce processus ne prend pas beaucoup de temps, car les renouvellements problématiques sont rares. Comme la présidente reçoit toutes les plaintes, elle a l’information nécessaire pour prendre une décision quant aux renouvellements. Cette motion ne fait que clarifier et codifier le processus actuellement établi dans les statuts. Ceux-ci stipulent clairement que seul le président ou la présidente a le pouvoir de nommer des délégués syndicaux, mais il faut les clarifier en ce qui concerne le renouvellement du mandat des délégués syndicaux. La présidente doit conserver le pouvoir de le faire, car la responsabilité de toute l’organisation incombe à son échelon. Par ailleurs, comme le Conseil d’administration, formé de directeurs régionaux, participe déjà au processus, le pouvoir ultime devrait revenir à la présidente. Il existe encore des mécanismes pour interjeter appel de la décision de la présidente.

Certains sont d’avis que cette motion devrait être irrecevable, car elle aurait une incidence sur d’autres articles de statuts et les modifications de statuts doivent être présentées avant l’AGA. La présidente d’assemblée n’est pas d’accord et autorise la poursuite du débat.

Il est souligné qu’en cas d’appel, la présidente ne devrait pas revoir ses propres décisions; c’est le Conseil d’administration qui devrait le faire.

On demande le vote sur la modification.

La modification est rejetée.

À propos de la motion originale,

Des délégués pensent qu’une seule personne devrait approuver les mandats de délégués syndicaux et être tenue responsable à cet égard. La présidente prend ses décisions en consultation avec les directeurs régionaux et en tenant compte des commentaires des organismes constituants de tous les niveaux. Elle ne le fait pas arbitrairement ni toute seule. Cette motion respecte la structure de l’Institut. Il est souligné que quelquefois la présidente doit aller à l’encontre de la recommandation des organismes, mais c’est rare.

Des membres s’opposent à la modification, qui accorde le pouvoir ultime à la présidente et lui permet de passer outre aux recommandations des groupes. Selon les pratiques antérieures, les présidents de chapitre et de sous-groupe pouvaient donner leur avis sur le renouvellement du mandat des délégués syndicaux. Ce n’est plus le cas maintenant, et cette pratique devrait être restaurée.

Motion adoptée.

17. De 11 h à 12 h, un panel exclusif sur la précarité d’emploi dans la fonction publique a lieu. Il est modéré par Gloria Galloway, journaliste réputée du Globe and Mail. La présidente Debi Daviau accueille les panélistes Trish Hennessy, directrice fondatrice du bureau de Toronto du Centre canadien de politiques alternatives (CCPA), et Andrew Cash, ancien député fédéral et cofondateur du projet Urban Worker. Les membres du panel tiennent une discussion animée sur les services publics dont dépendent les Canadiens, sur le recours croissant à la sous-traitance et à la privatisation et sur l’impact de la précarité de l’emploi dans la fonction publique sur les travailleurs. Le panel est diffusé en direct dans le site Web de l’Institut et aussi enregistré pour visionnement ultérieur au www.ipfpc.ca.

Il est proposé, avec appui, de reporter les discussions sur les autres motions de modification des statuts au moment où toutes les motions financières auront été traitées. La motion est adoptée.

18. Motions financières

Le président du Comité des finances et le directeur des Services généraux s’installent à la table d’honneur pour parler des motions financières.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé que l'AGA 2016 approuve les états financiers vérifiés pour l'exercice financier se terminant le 31 décembre 2015.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé que la société BDO Canada soit désignée comme firme de vérification comptable de l’IPFPC et de ses entités affiliées pour l’exercice financier de 2017.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve le budget pour la période allant du 1^er janvier 2017 au 31 décembre 2017.

Il est proposé, avec appui, que la discussion sur la motion F-3 Budget soit reportée au moment où toutes les motions budgétaires auront été traitées.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Depuis que l’AGA a approuvé le changement de date d’exercice financier, des membres veulent savoir si le budget devrait porter sur la période qui se termine le 30 juin 2017.

Il est précisé que l’exercice financier raccourci peut se produire au début ou à la fin, mais pour ne pas présumer de la décision de l’AGA, il est décidé de le traiter à la fin, avec un budget pour la moitié de l’année.

La motion de report est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que les cotisations des membres n'ont pas suivi le rythme de l'inflation;

Attendu que le déficit d'exploitation de l'IPFPC aura épuisé les réserves de l'organisation d'ici la fin de 2017;

Attendu que les cotisations des membres de l'IPFPC sont inférieures à la moyenne des cotisations des membres des autres syndicats du CNM;

Attendu qu'une augmentation juste des cotisations syndicales est essentielle pour assurer la pérennité de l'IPFPC et le maintien des campagnes, initiatives et services existants;

Attendu que l'IPFPC doit investir dans des secteurs stratégiques comme les relations gouvernementales, les communications et la mobilisation;

Et attendu que l'IPFPC, en tant que principal porte-parole du professionnalisme dans la fonction publique, a pour but de représenter ses membres selon les normes les plus élevées, et de « programmer la réussite »;

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017.

Commentaires du Sous-comité des motions : Vous trouverez plus de détails sur cette motion à l'ANNEXE A.

Il est proposé, avec appui, de reporter cette motion au moment où toutes les motions budgétaires auront été traitées (avant la motion F3). La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que la motion F-5 sur le financement des organismes constituants en région éloignée présentée à l'AGA 2015 de l'IPFPC a été adoptée;

Attendu que la motion F-5 ne visait que le Nunavut, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest, et non toutes les régions nordiques et éloignées du Canada;

Et attendu que le paragraphe 110.7 (1) de la Loi de l'impôt sur le revenu reconnaît le caractère distinct des régions nordiques et éloignées du Canada;

Il est proposé que l'allocation annuelle des organismes constituants qui sont situés dans des régions définies au paragraphe 110.7 (1) de la Loi de l'impôt sur le revenu et dans la Directive du Conseil national mixte sur les postes isolés et les logements de l’État soit augmentée comme suit pour rendre compte des différences de coûts dans les régions éloignées :

Toutes les régions non reconnues en vertu de la motion F-5 de l'AGA de 2015 de l'IPFPC : 120 %.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Organismes constituants touchés

Chapitre de Lake Melville (T.-N.) – 14 membres
14 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 28 $

Sous-groupe AR-ACR de la Région de l'Atlantique – 107 membres
107 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 214 $

Chapitre du Nord du Manitoba de Santé Canada – 196 membres
196 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 388 $

Chapitre du Nord-Est de l'Alberta – 48 membres
48 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 96 $

Chapitre du Nord de la C.-B. – 79 membres
79 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 158 $

Sous-groupe AV du Nord de l'Ontario – 40 membres
40 X 2 $ (20 % de plus que 10 $) = 80 $

Coût additionnel total 28 $ + 214 $ + 388 $ + 96 $ + 158 $ + 80 $

Le coût de mise en œuvre de cette motion est de 964 $.

Il est souligné que comme la résolution de l’AGA 2015 ne portait pas sur toutes les régions éloignées du pays, cette motion vise à corriger cette lacune. On précise qu’elle engloberait le chapitre de Sioux Lookout.

Motion adoptée.

Attendu que la politique de mobilisation de l'Institut repose sur une coopération permanente avec ses organismes constituants et son réseau de militants;

Attendu que la stratégie mise sur une « participation active », surtout en ce qui concerne la campagne Bien mieux ensemble;

Attendu qu'il faut améliorer les pratiques de communication entre les structures de l'Institut afin que cette participation active soit efficace;

Et attendu que la Politique sur les régions de l'Institut prévoit déjà une réunion annuelle des présidents de chapitre;

Il est proposé que la Politique sur les régions de l'Institut soit modifiée afin de permettre aux régions de tenir deux réunions annuelles des présidents de chapitre, soit juste avant le Conseil régional et le Conseil des délégués syndicaux.

Il est de plus proposé que ce changement de politique entre en vigueur suivant son adoption à l'assemblée générale annuelle.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le coût additionnel pour tenir deux réunions de présidents de chapitre chaque année serait de 65 000 $ par réunion.

La motion est retirée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que le contrat de la boutique électronique devait expirer en octobre 2016;

Attendu que ce contrat a été reconduit pour une autre année en juillet 2016 et qu'il expirera en octobre 2017;

Et attendu que les membres sont généralement insatisfaits de la sélection, de la qualité, des prix et de la disponibilité des articles offerts à la boutique électronique;

Il est proposé que le contrat actuel de la boutique électronique ne soit pas reconduit.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le contrat de la boutique virtuelle a été prolongé d'un an pour nous donner le temps de le réexaminer au complet, ce qui comprend la consultation interne et des « demandes de proposition » auprès d'autres fournisseurs qualifiés. La boutique virtuelle est conforme à la Politique de l'Institut sur l'achat d'articles de promotion et de visibilité, et respecte les lignes directrices sur les achats qui ont été établies à l'AGA de 2011, selon lesquelles la priorité est donnée aux articles :

• de fabrication syndicale canadienne;
• de fabrication canadienne;
• de fabrication syndicale, ou
• certifiés équitables, si possible.

Les prix des articles de promotion qui satisfont ces critères sont plus élevés que ceux provenant de sources non syndicales et de l'étranger qui n'ont pas d'égard aux pratiques équitables.

Cette motion vise à donner aux organismes constituants la flexibilité d’acheter leurs articles promotionnels ailleurs qu’à la boutique électronique de l’Institut, car les articles de cette boutique sont parfois plus chers, ce qui empêche des organismes constituants d’acheter des articles de visibilité. On fait remarquer que même si le fournisseur actuel est syndiqué, certains des produits qu’il vend sont fabriqués dans le tiers-monde. Des délégués estiment aussi que l’Institut devrait être plus inclusif et ne pas tout acheter d’une seule entreprise.

Des membres s’opposent à la motion en disant que des organismes constituants n’ont aucun problème avec la boutique électronique, qui assure un bon service aux membres. L’Institut doit favoriser les produits de fabrication syndicale et canadienne. Le fournisseur de la boutique électronique est une entreprise autochtone, qui devrait avoir l’appui de l’Institut.

On demande le vote.

Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que les membres des exécutifs, et tout particulièrement les présidents et les trésoriers, des organismes constituants, incluant les chapitres, les conseils régionaux, les groupes et les comités, sont tenus d'être financièrement responsables et transparents dans leur manière d'administrer et de dépenser la part des cotisations des membres qui leur est attribuée;

Attendu que l'IPFPC a élaboré des outils et des pratiques pour assurer la tenue de registres financiers;

Et attendu que l'IPFPC a la capacité de former les membres des exécutifs d'organismes constituants;

Il est proposé que l'IPFPC offre une formation approfondie sur la préparation de rapports financiers à tous les présidents et trésoriers d'organismes constituants dans les 12 mois suivant leur entrée en fonction.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Le coût dépendra de la méthode de formation des 720 membres concernés (360 organismes constituants x 2 membres). Méthodes possibles : 1) Webex, 2) en ligne, et 3) en personne. Les trois méthodes requièrent l'élaboration d'un module de formation qui coûterait environ 30 000 $.

1) Webex : Pas de compensation salariale, 6 cours sur Webex : 40 000 $ (y compris le coût d'élaboration du module de formation);

2) En ligne : L'administration des utilisateurs alourdira la charge de travail interne, avec probablement des heures supplémentaires à faire : 40 000 $ (y compris le coût d'élaboration du module de formation);

3) En personne : De par le passé, environ 30 % des membres des exécutifs d'organismes constituants changent chaque année. Par conséquent, il faut prévoir environ 108 voyages en personne (soit 30 % des 360 organismes constituants).

Coût total de la motion proposée si les cours sont donnés en personne : 111 920 $ plus les coûts de location de salles de conférence et d'équipement audiovisuel (s'il y a lieu).

Il est mentionné qu’une formation d’une journée pour les membres d’exécutif a été élaboré pour la Région du Québec. Quand le cours aura été mis à l’essai et éprouvé, il pourra être suivi sans frais par d’autres organismes constituants du pays. La trousse de formation de la RCN est elle aussi mise à l’essai et pourrait être lancée dans l’ensemble du pays.

On souligne que les nouveaux membres et les nouveaux organismes constituants ont parfois du mal à obtenir de l’information et des ressources et que c’est ce qui motive la présentation de cette motion.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette question au Conseil d’administration.

Il est mentionné que l’AGA devrait prendre une décision à cet égard maintenant et ne pas la reporter à plus tard.

La motion de renvoi est rejetée.

À propos de la motion originale,

Elle ne vise pas à imposer une formation à qui que ce soit, mais plutôt à en mettre une à la disposition de ceux qui en veulent une ou qui en ont besoin. La formation sera offerte et lancée une fois le plan finalisé. Des délégués se disent préoccupés par le fait que la motion proposée entraîne des frais alors qu’on fait la même chose gratuitement dans d’autres régions.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que la participation à part entière des femmes dans la société, au travail et au sein de l'IPFPC est limitée par l'absence de services de garde d'enfants fiables et abordables;

Attendu que les femmes sont sous-représentées aux activités de l'IPFPC, dont les AGA, les conseils et les réunions;

Et attendu que la politique de l'IPFPC sur la garde d'enfants prévoit seulement 75 $ par jour, ce qui ne correspond pas aux coûts du marché actuels;

Il est proposé que l'IPFPC augmente l'allocation pour la garde d'enfants à charge et les frais connexes (jusqu'à) 125 $ par jour;

Il est de plus proposé que l'IPFPC prévoie un service de garde d'enfants économique sur place aux activités de l'IPFPC, dont les AGA, les conseils et les réunions;

Il est de plus proposé que l'IPFPC fasse l'essai d'un service de garde sur place à des activités pertinentes de l'IPFPC durant l'exercice financier 2017-2018;

Il est de plus proposé que l'IPFPC prévoie un service de garde d'enfants économique sur place aux activités de l'IPFPC, dont les AGA, les conseils et les réunions tenus les fins de semaine.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Le Sous-comité des motions a mené une étude comparative des coûts de services de garde dans plusieurs villes du Canada et a déterminé que le coût moyen s'élève approximativement à 45,97 $ par jour. Voir l'ANNEXE B.

L'augmentation de l'allocation de 75 $ à 125 $ coûtera approximativement 50 000 $, selon les remboursements qui se font actuellement pour des services de garde.

Selon les données internes de l'Institut, il y a à peu près 1000 réunions et assemblées par année.

L'Institut serait tenu de retenir les services de professionnels de la garde d'enfants au coût de 300 $ par réunion. Le coût de la mise en œuvre de cette motion s'élèverait donc à environ 300 000 $. Cet estimé ne comprend pas le coût des collations à offrir aux gardiennes et aux enfants, ni la location de salles et les assurances pour donner ces services.

Il est précisé que cette motion n’est pas seulement une question de coûts. C’est un message d’inclusivité pour notre organisation et de facilitation de la participation des jeunes générations aux affaires de l’Institut. C’est une question de droits de la personne et d’adaptation et c’est ce que défend et soutient l’Institut.

Des délégués sont d’avis qu’il faudrait continuer à suivre la politique du CNM, car il a été démontré qu’elle prévoit un montant suffisant pour la garde d’enfants.

Cela pourrait devenir un fardeau financier pour des organismes constituants qui devraient maintenant fournir des services de garde à leurs activités.

L’analyse des coûts est clarifiée : ce chiffre est fondé sur la tenue de 1000 réunions de l’Institut par année multiplié par 300 $ en frais de service de garde professionnels.

Comme le débat est équilibré, on demande le vote.

Une modification est proposée pour scinder la motion.

La décision de la présidente de passer immédiatement au vote pour la motion principale est contestée.

La décision de la présidente est acceptée par l’assemblée. L’assemblée vote sur la motion principale. La modification visant à scinder la motion n’est pas reconnue.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu qu'à l'heure actuelle, seuls les délégués présents physiquement à l'assemblée générale annuelle de l'IPFPC ont le droit de voter sur des motions;

Attendu que tous les membres peuvent maintenant consulter ces motions dans le cartable virtuel et d'en discuter avant la tenue de l'AGA;

Attendu que l'intérêt des membres pour les affaires syndicales pourrait s'améliorer s'ils étaient invités à participer plus directement à la prise des décisions qui touchent tous les membres;

Attendu que les systèmes de vote électronique modernes peuvent être sécuritaires et accessibles;

Et attendu que d'autres élections de l'IPFPC, telles que celles de l'exécutif national, sont tenues virtuellement par des moyens électroniques;

Il est proposé que l'IPFPC étudie la possibilité de permettre à tous les membres ou à une sélection représentative de membres de voter virtuellement sur les motions à l'AGA nationale de l'IPFPC, et de ne pas réserver le vote aux délégués présents physiquement à l'AGA de l'IPFPC;

Il est de plus proposé que l'IPFPC fasse part de ses conclusions à l'assemblée générale annuelle 2017.

Commentaires du sous-comité des motions : Le coût d’une telle étude serait minime.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que l'élaboration, la discussion et l'adoption de motions font partie intégrante de l'évolution et l'amélioration continuelle d'une organisation;

Attendu que les motions stratégiques réfléchies et bien rédigées peuvent déclencher un débat, mobiliser les membres et susciter des changements positifs dans une organisation;

Et attendu que les organismes constituants de l'IPFPC, comme les chapitres, les groupes et les conseils régionaux ne profitent pas pleinement de l'occasion de présenter des motions à leurs assemblées générales annuelles, ni à l'AGA nationale de l'IPFPC;

Il est proposé que l'IPFPC entreprenne d'offrir une formation aux organismes constituants sur la façon de préparer des motions et de les présenter;

Il est de plus proposé que l'IPFPC encourage activement l'élaboration de motions réfléchies et pertinentes par les organismes constituants, et ce, à tous les niveaux.

Commentaires du Sous-comité des motions : L’élaboration d’un module de formation coûterait approximativement 30 000 $. La prestation de la formation serait beaucoup plus dispendieuse, selon les moyens utilisés et le nombre de membres participants par organisme constituant. L'Institut compte actuellement 360 organismes constituants.

L’auteure de la motion soutient que cette formation sur la rédaction de motions aiderait les membres à préparer des motions claires et concises, ce qui faciliterait la tâche du Sous-comité des motions dans ses préparatifs de l’AGA et encouragerait de nouveaux membres à participer aux affaires de l’Institut.

Il est mentionné qu’un livret sur la rédaction de motions est disponible en version électronique dans le site Web de l’Institut ainsi qu'en copie papier. Les membres sont également encouragés à consulter leurs collègues plus expérimentés en rédaction de motions. Certains sont d’avis qu’il ne serait pas nécessaire de dépenser pour ce type de formation ou qu’on pourrait l’offrir à bas prix sous forme de dîner d’information.

La motion est rejetée.

Il est proposé, avec appui, de présenter la motion F-4 sur l’augmentation des cotisations. Motion adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que les cotisations des membres n'ont pas suivi le rythme de l'inflation;

Attendu que le déficit d'exploitation de l'IPFPC aura épuisé les réserves de l'organisation d'ici la fin de 2017;

Attendu que les cotisations des membres de l'IPFPC sont inférieures à la moyenne des cotisations des membres des autres syndicats du CNM;

Attendu qu'une augmentation juste des cotisations syndicales est essentielle pour assurer la pérennité de l'IPFPC et le maintien des campagnes, initiatives et services existants;

Attendu que l'IPFPC doit investir dans des secteurs stratégiques comme les relations gouvernementales, les communications et la mobilisation;

Et attendu que l'IPFPC, en tant que principal porte-parole du professionnalisme dans la fonction publique, a pour but de représenter ses membres selon les normes les plus élevées, et de « programmer la réussite »;

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017.

La modification suivante est proposée :

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ 6 $ par membre par mois à compter du ^1er janvier 2017.

Des délégués pensent que l’augmentation de 10 $ est surestimée et certains ne comprennent pas bien ce que le Conseil prévoit faire avec tout l’argent supplémentaire qu’une augmentation de 10 $ représente. Uner augmentation de 6 $ permettrait de combler le déficit et l’Institut pourrait se débrouiller avec le léger excédent dégagé.

La sous-modification suivante est proposée :

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ 6,50 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017.

Il est mentionné que les membres peuvent contribuer, mais qu’ils s’attendent à ce que le Conseil d’administration réduise ses dépenses et prenne des décisions pour réduire ses dépenses.

Certaines dépenses du budget semblent exagérées, ce qui montre que l’augmentation proposée de 10 $ est peut-être aussi exagérée.

Il est précisé que l’augmentation de 10 $ aiderait l’Institut à se constituer des réserves et à éviter de revenir à l’AGA l’an prochain pour demander une autre augmentation des cotisations. De plus, les cotisations des membres retraités augmenteraient aussi, car ces membres paient un pourcentage des cotisations des membres titulaires.

La sous-modification est rejetée.

Sur la modification originale (de 10 $ à 6 $) :

Des délégués sont d’avis que le montant original de 10 $ est celui qui convient. Après impôt, elle revient à environ 6 $.

Des membres appuient la modification, mais prennent en considération le fait que des membres qui travaillent à temps plein ou occasionnellement auraient du mal à absorber une augmentation des cotisations de 10 $.

La sous-modification suivante est proposée :

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations comme suit : 10 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017

6 $ par mois à compter du 1^er janvier 2017, 2 $ de plus par mois à compter du 1^er janvier 2018 et 2 $ de plus par mois à compter du 1^er janvier 2019.

Ces augmentations permettraient au Conseil d’atteindre ses buts et seraient plus faciles à absorber et à accepter pour les membres. Ce serait un bon compromis entre la demande originale d’augmentation de 10 $ et la nécessité pour l’Institut d’être suffisamment financée.

Certains estiment que les AGA 2017 et 2018 peuvent répondre aux demandes d’augmentation en temps et lieu et qu’il n’est pas nécessaire d’y répondre cette année.

Il est précisé que selon les augmentations proposées, l’Institut serait dans l’impossibilité de faire des investissements ou de se faire des réserves dans l’avenir. Elles permettraient simplement à l’Institut de combler son déficit.

On demande le vote sur le sous-amendement.

La sous-modification est rejetée.

Sur la modification originale (de 10 $ à 6 $) :

Il est mentionné que le vrai problème, c’est le coût immédiat pour l’organisation et la nécessité de commencer à renflouer les coffres. L’AGA doit débattre de la motion du Conseil, recommandée par le comité des finances, au montant original, soit une augmentation des cotisations de 10 $.

Une autre sous-modification est proposée :

Il est proposé que l'AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ 6 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017.

Il est proposé que l’AGA 2016 approuve une augmentation de $10 $6 par membre par mois pour 2017, à compter du 1^er janvier 2017 plus une augmentation de 2,5 % des cotisations chaque année, à compter du 1^er janvier 2018.

Certains sont d’avis que cette sous-modification est la même que la sous-modification qui a déjà été rejetée et qu’elle devrait être considérée comme irrecevable.

Il est précisé que la différence, c’est le concept d’indexation de l’augmentation des cotisations, qui se rattache aux coûts d’exploitation et est conforme au coût de la vie, une notion que les membres connaissent bien. Cette motion nous éviterait d’avoir à débattre des cotisations chaque année. Des délégués estiment qu’il serait difficile de faire accepter l’idée de payer des dettes et de payer l’immeuble aux membres.

On répète que l’Institut a besoin d’être bien financé et d’avoir des réserves, non seulement pour joindre les deux bouts, mais aussi pour surmonter les futures difficultés.

On demande le vote sur le sous-amendement.

La sous-modification est rejetée.

Sur la modification originale (de 10 $ à 6 $) :

Il est proposé que l'AGA 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ 6 $ par membre par mois à compter du 1^er janvier 2017.

Le Comité des finances a travaillé fort pour arriver à recommander une augmentation des cotisations de 10 $, qui est jugée nécessaire pour permettre à l’Institut de continuer à lutter pour défendre les droits de ses membres. L’AGA 2016 devrait traiter d’une augmentation des cotisations suffisante cette année et éviter de futurs débats sur des augmentations additionnelles.

On demande le vote sur la modification.

La modification est rejetée.

Sur la motion originale (augmentation des cotisations de 10 $),

Des délégués pensent que l’Institut existe pour servir les membres et non pour faire des profits. Cela dit, pour servir les membres il faut du personnel, des bureaux un peu partout au pays et un bureau national. Les cotisations n’ont pas augmenté depuis 2012. L’Institut ne devrait pas rogner sur les coûts, mais continuer à financer tous les services à ses membres.

La modification suivante est proposée :

Il est de plus proposé que les livres, états de compte et autres documents comptables qui appuient les montants des postes consolidés consignés dans les états financiers et les notes connexes soient mis à la disposition du Comité des finances et des directeurs et présidents de groupes de l’Institut intéressés à des fins d’examen.

Comme la modification proposée ne se rapporte pas à la motion, elle est déclarée irrecevable.

Des délégués contestent la décision de la présidente d’assemblée. L’assemblée appuie la décision de la présidente.

À propos de la motion originale,

Des délégués sont contre la motion, car ils disent qu’une augmentation de 10 $ représente une augmentation de 15 % tandis que le gouvernement fédéral nous offre actuellement une augmentation salariale de 0,5 %. Cette augmentation est trop importante pour certains membres, qui ne sont pas encore très bien payés et qui n’ont pas eu d’augmentation salariale décente depuis des années.

Ceux qui sont favorables à l’augmentation de 10 $ insistent sur l’importance de se faire des réserves et d’en faire bénéficier les membres. La principale préoccupation des membres, c’est de s’assurer que l’organisation a la capacité de les représenter au travail et de se préparer à des changements et défis importants, tels que les dernières élections fédérales). Le seul moyen d’y arriver, c’est d’appuyer l’augmentation des cotisations. L’impact d’une augmentation de 10 $ est une préoccupation légitime pour certains membres, dont il faut toutefois tenir compte dans l’avenir. Cette augmentation est nécessaire pour renflouer l’Institut.

Des membres pensent que l’Institut et le Conseil doivent mieux gérer leurs dépenses et prendre les décisions nécessaires pour réduire les coûts et les déficits. Le Comité des finances, le Conseil et le forum financier n’ont pas expliqué comment cette augmentation de 10 $ a été calculée et quels sont les plans relativement aux recettes excédentaires.

On demande le vote.

Des voix s’élèvent contre la motion de vote, car les délégués qui sont contre la motion n’ont pas suffisamment eu de temps de parole. La présidente permet alors la poursuite du débat.

La décision de la présidente concernant la poursuite du débat est contestée.

La décision de la présidente concernant la poursuite du débat n’a pas l’appui de l’assemblée. L’assemblée vote pour passer immédiatement au vote sur la motion principale.

La motion initiale est adoptée. (218 – 155)

Il est proposé, avec appui, de présenter la motion F-3.

Il est proposé que l'AGA 2016 approuve le budget pour la période allant du 1^er janvier 2017 au 31 décembre 2017.

Il est précisé que si cette motion est adoptée, les états financiers seront préparés par la période du 1^er janvier 2017 au 30 juin 2017. Elle inspirera les états financiers vérifiés qui seront présentés à l’AGA 2017 ainsi que les états financiers vérifiés de l’exercice 2016. Le reste du budget pour la période du 1^er juillet 2017 à la fin de décembre 2017 orientera les dépenses du Conseil pour cette période et sa préparation du budget pour la période du 1^er juillet 2017 au 30 juin 2018, qui sera présenté à l’AGA 2017. Ce budget est un document d’orientation pour les 12 prochains mois.

Il est mentionné qu’un budget n’est pas un guide et qu’il est nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. L’Institut aurait dû être prêt à préparer un budget pour l’exercice raccourci. Des préoccupations sont soulevées concernant une infraction à l’article 14.1.9.1 des statuts.

Il est précisé que les statuts seront respectés, car les deux budgets seront présentés à l’AGA 2017 et seront affichés et mis à la disposition des délégués dans les 16 semaines qui précèdent l’AGA.

On demande le vote.

Motion adoptée.

19. Résultats d'élections – Directeur, Conseil consultatif

La présidente annonce que Glenn Maxwell a été élu par acclamation et continuera à siéger au Conseil d'administration à titre de directeur du Conseil consultatif. Le Conseil consultatif est formé des présidents des groupes et des équipes de consultation. Son rôle est de donner des conseils et d’atténuer les préoccupations qui lui sont renvoyées par l’AGA, le Conseil d’administration, les exécutifs de groupes et les équipes de consultation.

20. Coupe Héritage

La présidente de l’IPFPC et de la Fondation Héritage, Debi Daviau, remercie les membres de toutes les régions pour la collecte de fonds destinés à la Fondation.

À l’AGA de 2014, l’Institut avait lancé une compétition amicale entre régions pour voir laquelle pourrait recueillir le plus d’argent par personne pour offrir des bourses d’études. La région gagnante reçoit la « Coupe Héritage », en plus d'une bourse supplémentaire à accorder à un étudiant local. Un gros merci aux membres de toutes les régions d’avoir relevé le défi encore une fois et contribué généreusement à cette noble cause. La présidente Daviau et le directeur Del Dickson ont remis la Coupe Héritage de cette année à Rob MacDonald, directeur de la C.-B. et du Yukon.

Au nom de sa Région, Rob MacDonald lance un défi aux autres régions : tenter d'amasser assez de fonds pour reprendre la Coupe à la Région de la C.‑B. et du Yukon à l'AGA 2017.

Il est proposé, avec appui, de présenter les motions B-20 (mandat du Comité des finances), B-21 (équipes de consultation) et B-22 (éligibilité au Conseil d’administration). Motion adoptée.

(Il y a encore quorum à ce moment – 17 h 40)

21. Modifications proposées aux statuts (Suite)

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que l'article 2.3 stipule que l'Institut tente de gérer l'organisation de manière efficace;

Attendu que les membres ont dit vouloir que l'Institut fonctionne de manière économique;

Attendu qu'en 2015 l'Institut a subi une perte de 3 917 415 $;

Attendu que pour 2016 l'Institut a prévu un déficit budgétaire de 1 496 280 $;

Attendu que pour 2017 l'Institut prévoit un déficit budgétaire de 2 845 440 $;

Attendu que les membres sont en droit de s'attendre à ce que le Comité des finances examine toutes les dépenses engagées par l'Institut;

Attendu que dans beaucoup d'organisations semblables, le Comité des finances a une responsabilité de vérification interne, et veille ainsi à ce que l'argent soit dépensé à bon escient;

Et attendu que les statuts prévoient déjà une responsabilité d'examen pour le Comité des finances;

19.3.2 Dépenses - Le Président peut engager des sommes d'argent de l'Institut acceptables pour des dépenses justifiées liées à son poste. Ces dépenses sont soumises mensuellement et sont assujetties à l'examen du Comité des finances, sous la direction du Conseil.

Il est proposé de modifier l'article 17.6.2 pour s'assurer que l'Institut fonctionne de manière économique et que l'argent est dépensé judicieusement, comme suit :

17.6.2 Mandat - Le Comité des finances est responsable de l'examen des budgets, des états financiers, de la gestion de l'actif de l'Institut, des politiques financières, de la vérification financière interne pour s'assurer que l'argent est dépensé judicieusement et des autres questions financières de l'Institut et fait des recommandations au Conseil d'administration.

Commentaires du Sous-comité des motions :

La motion propose que le Comité des finances assume les fonctions d'un Comité de vérification pour effectuer la vérification de l'optimisation des ressources. On croit qu'il faudrait aux membres du Comité au moins trois jours de réunions de plus par année. On estime à 30 000 $ par an l'inclusion de la vérification de l’optimisation des ressources dans le mandat du Comité des finances pour la participation de membres additionnels aux travaux du Comité. Le coût du soutien professionnel interne et externe représenterait environ 90 000 $. Des coûts additionnels seraient également encourus en salaire compensatoire et en dépenses connexes relativement à la participation de membres aux activités que le Comité choisirait d'examiner dans le cadre de la vérification de l'optimisation des ressources.

Mettre en œuvre cette motion coûterait directement et indirectement environ 120 000 $ par année.

L’auteur de la motion explique que celle-ci vise à limiter les coûts et à permettre au Comité des finances de travailler avec le personnel de la Section des finances de l’Institut pour trouver des moyens d’économiser. Avec ces cotisations supplémentaires, les finances de l’Institut devraient être encore plus surveillées. Cette pratique ne coûterait rien et pourrait permettre de faire des économies.

Des délégués ne croient pas que la motion ne coûterait rien, et puisque le budget a déjà été approuvé, l’AGA ne devrait pas traiter de cette question à ce moment-ci, étant donné les coûts potentiels que cela implique. Il y a déjà des processus de surveillance en place dans les politiques et au Conseil d’administration, et l’AGA est l’instance suprême de surveillance. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une vérification interne ni de refaire la vérification de l,optimisation des ressources, qui a coûté très cher pour produire peu de résultats.

Des délégués estiment que le libellé rend la motion trop vague et trop générale et que’elle ne respecte pas le mandat du Comité des finances. De plus, la motion n’est pas conforme aux bonnes pratiques de gouvernance et pourrait ajouter un élément de conflit.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Attendu qu'il est essentiel que les décisions prises par le Conseil d'administration servent au mieux les intérêts de l'ensemble des membres, ce qui peut parfois avoir des répercussions négatives sur une équipe de consultation ou sur la consultation en général à l'Institut;

Attendu que les obligations du Conseil d'administration ont priorité sur toutes les autres affaires et peuvent consommer tout leur temps;

Attendu que les présidents de consultation jouent un rôle crucial et très exigeant à l'Institut;

Et attendu que le fait d'être membre du Conseil d'administration et président d'équipe de consultation en même temps peut mettre une personne en conflit d'intérêts;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

Article 22.2.2.2 Les membres d'une équipe de consultation, de l'exécutif d'un groupe, d'un sous-groupe, d'une région ou d'un chapitre sont éligibles au Conseil; cependant une fois élus, ils doivent immédiatement démissionner du poste qu'ils occupaient, conformément aux articles 19.2.1.1, 20.2.1 et 21.2.1.

Article 20.2.1 - Les vice-présidents ne doivent pas être membres d'une équipe de consultation, de l'exécutif d'un groupe, d'un sous‑groupe, d'une région ou d'un chapitre.

Article 21.2.1 – Les directeurs régionaux ne doivent pas être membres d'une équipe de consultation, de l'exécutif d'un groupe, d'un sous-groupe ou d'un chapitre.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

La motion est retirée.

Attendu que l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (l'Institut) est un syndicat et que par conséquent le Conseil d'administration doit représenter les travailleurs;

Et attendu que les priorités des membres retraités peuvent aller à l'encontre de celle des membres titulaires;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

XX Éligibilité (NOUVEAU)

XX.1 – Tout membre du Conseil d'administration qui prend sa retraite pendant son mandat peut finir son mandat, mais n'est plus en droit d'être réélu.

XX.2 Nonobstant l'article 7.1, seuls les membres titulaires peuvent se porter candidats pour les postes de directeur, vice-président, ou président de l'Institut, sous réserve de l'article 21.2.

Commentaires du Sous-comité des motions : Comme les modifications aux statuts n'ont pas d'effet rétroactif, cette modification, si elle est adoptée, aurait des répercussions sur l'éligibilité à la prochaine élection.

La motion est retirée.

Attendu qu'il est essentiel que le Conseil d'administration soit représentatif des membres de l'Institut;

Attendu que la composition du Conseil prévoit une représentation régionale, mais qu'aucune mesure n'est en place pour encourager ou exiger la représentation des groupes visés par l'équité;

Attendu que le gouvernement fédéral a pris des mesures sans précédent de parité hommes-femmes pour doter des postes clés;

Attendu que l'Institut exige des employeurs qu'ils respectent leurs obligations en matière d'équité;

Attendu que 4 directeurs régionaux, 2 vice-présidents à temps plein, et la présidente proviennent de la Région de la capitale nationale (RCN);

Et attendu que les vice-présidents à temps partiel peuvent également être élus parmi les membres de la RCN, ce qui crée immanquablement un déséquilibre au sein du Conseil, ainsi que des ressources disproportionnées attribuées à la RCN;

Il est proposé de modifier les statuts comme suit :

21.2 Répartition

À compter du 1^er janvier 2019, le Conseil compte quatre (4) deux (2) directeurs de la Région de la capitale nationale, un (1) directeur élu pour chacune des autres régions, deux (2) directeurs des régions autres que la Région de la capitale nationale provenant de groupes visés par l'équité, dont une femme, et un (1) directeur élu par le Conseil consultatif.

Commentaires du Sous-comité des motions : Les deux directeurs des groupes visés par l’équité devraient être élus par l’ensemble de l’électorat.

Cette motion n’a pas de proposeur.

20. Motions politiques

Il est proposé ce qui suit, avec appui :

Attendu que la politique du Conseil du Trésor relative aux garderies en milieu de travail a réussi pendant de nombreuses années à contribuer à la mise en place et au maintien de douze garderies dans des édifices du gouvernement fédéral;

Attendu que le gouvernement fédéral précédent a ébranlé la viabilité financière à long terme des garderies en milieu de travail en éliminant l'enveloppe financière permettant aux ministères de subventionner les loyers de ces garderies;

Et attendu que nous avons déjà assisté à la fermeture de la garderie Tupper Tots à Ottawa et que d'autres garderies en milieu de travail fédéral sont menacées du même sort;

Il est proposé que l'IPFPC continue à collaborer avec les autres agents négociateurs pour faire en sorte que le Conseil du Trésor maintienne sa politique sur les garderies en milieu de travail et que ces lieux d'importance vitale puissent subsister à long terme.

Commentaires du sous-comité des motions : Le financement de cette initiative serait inclus dans le budget actuel.

Des énoncés de politique tels que celui-ci doivent être encouragés pour stimuler la participation des jeunes membres, ce qui est conforme avec la philosophie de « la relève» .

Motion adoptée.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer toutes les motions non budgétaires (politiques) non encore traitées (de P-3 à P-25) au Conseil consultatif (CC) pour qu’il formule des recommandations à cet égard au Conseil d’administration (CA).

Certains estiment que tant qu’il y a quorum, l’assemblée devrait traiter les motions encore inscrites à l’ordre du jour.

Le renvoi des motions au CC soulève des préoccupations, car le CC relève du CA. Certains croient que les motions devraient être renvoyées au CA, qui les renverraient ensuite à l’organisme ou aux organismes appropriés. Une partie des motions – sinon la totalité – devrait être renvoyée au CA pour qu’il les traite sans délai.

On demande le vote.

La motion de renvoi est adoptée.

21. Mot de la fin

La présidente Daviau remercie les délégués d’avoir participé aux débats et de s’intéresser aux affaires de l’Institut. Elle remercie également la présidente de l’AGA, Marilyn Best, et les conseillers d’assemblée qui l’ont si bien assistée, Sean O'Reilly, président du Comité des statuts et politiques, Dan Jones, John Purdie, et Robert Trudeau. De plus, la présidente Daviau souligne les efforts du personnel de l’Institut, qui ont tant contribué au succès de l'événement.

22. Levée de la séance

L’AGA est levée à 18 h 25.

L’AGA renvoie les motions suivantes au CC :

Attendu que la légitimité du système fiscal d'une démocratie avancée repose sur son intégrité et son équité;

Attendu que le gouvernement du Canada a annoncé dans son budget de 2016 de nouvelles dépenses qui devraient générer plus de 1,2 $ de revenu pour chaque dollar investi dans l'Agence du revenu du Canada (ARC);

Et attendu que pour rétablir la foi du public dans l'intégrité du système fiscal, il faut investir suffisamment dans le personnel et la structure de l'ARC pour lui permettre d'attraper les fraudeurs fiscaux internationaux et de percevoir les recettes dont les programmes fédéraux ont grand besoin;

Il est proposé que l'IPFPC demande au gouvernement :

• d'établir une initiative de calibre mondial en matière d'équité fiscale avec un investissement de 600 millions de dollars pour récupérer 6 milliards de recettes;
• d'enquêter sur les cas complexes et de poursuivre les délinquants;
• de cibler les fraudes fiscales des entreprises.

Commentaires du sous-comité des motions : Le financement de cette initiative serait inclus dans le budget actuel ou viendrait d'une proposition structurée distincte présentée au Conseil d'administration.

Attendu que la science publique doit être reconstituée après près de 10 ans de musellement et de compressions sous le gouvernement fédéral précédent;

Et attendu qu'il y a un manque important de scientifiques, d'ingénieurs et de chercheurs pour répondre aux besoins constants de recherche et de réglementation du gouvernement du Canada;

Il est proposé que l'IPFPC incite le gouvernement actuel à soutenir la science publique en investissant dans l'innovation et dans la science au niveau fédéral;

Il est proposé que l'IPFPC demande au gouvernement fédéral d'embaucher de nouveaux scientifiques pour renverser l'impact des compressions dangereuses effectuées au cours des dix années passées et d'augmenter le financement pour la participation à des conférences;

Il est de plus proposé que l'IPFPC milite vigoureusement pour enchâsser l'intégrité scientifique dans les conventions collectives de telle sorte qu'aucun autre gouvernement ne puisse dorénavant museler les scientifiques fédéraux.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le financement de cette initiative serait inclus dans le budget actuel ou viendrait d'une proposition structurée distincte présentée au Conseil d'administration.

Attendu que le lien contractuel entre les fonctionnaires et le gouvernement fédéral se détériore de jour en jour, car de plus en plus de services sont externalisés pour des périodes de plus en plus longues;

Attendu que la sous-traitance des services gouvernementaux ne garantit pas aux Canadiens qu'ils obtiennent la meilleure expertise disponible ni qu'ils l'obtiennent au besoin, plus efficacement ou à un moindre coût;

Et attendu que le gouvernement fédéral dépense actuellement plus de 10 milliards de dollars par année en sous-traitance, soit plus que les budgets de plusieurs ministères fédéraux combinés;

Il est proposé que l'IPFPC demande au gouvernement fédéral de réduire le recours aux services d'informaticiens et d'autres professionnels externes et de réinvestir une partie des économies ainsi réalisées dans la formation afin de renforcer la capacité interne du gouvernement;

Il est de plus proposé que l'Institut élabore une campagne à plusieurs volets pour sensibiliser les membres et le public aux dangers de la sous‑traitance et de l'externalisation et continue d'exercer des pressions sur le gouvernement fédéral pour renverser la tendance au recours excessif aux solutions du secteur privé.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le financement de cette initiative serait inclus dans le budget actuel ou viendrait d'une proposition structurée distincte présentée au Conseil d'administration.

Attendu que la mission de l'Institut est de représenter les membres collectivement et individuellement;

Attendu que l'Institut représente les droits de ses membres;

Attendu que la représentation comprend le dépôt de griefs;

Et attendu que le système actuel de suivi des griefs ne sert pas à consigner ou à suivre tous les griefs d'une façon qui permet de rechercher, dans les rapports pertinents, des informations nécessaires pour appuyer les négociations ou pour suivre l'état d'avancement des griefs importants;

Il est proposé que l'IPFPC adopte un système de suivi des griefs qui est facile à utiliser par le personnel et où les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l'état d'avancement des griefs importants;

Il est de plus proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes et aux régions à leur demande.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le système actuel de suivi permet un certain niveau de suivi des griefs, y compris l'identification des tendances à des fins de négociation. Cependant, la production de rapports est limitée par des considérations liées à la confidentialité et à la protection de la vie privée. Le système est entravé du fait que certains griefs et plaintes déposés par les membres et les délégués syndicaux ne sont pas signalés et donc non inscrits dans le système de suivi des griefs.

Attendu que faire des réservations de voyage et d'hébergement auprès de BCD Travel prend un temps énorme;

Attendu que BCD Travel n'accorde aucune ristourne à l'Institut;

Attendu que BCD Travel ne repasse pas à l'IPFPC les rabais que leur donnent les compagnies aériennes et les hôtels;

Et attendu que les bureaux de BCD Travel ne sont ouverts que de 8 h à 17 h, heure de l'Est;

Il est proposé de demander à l'Institut de trouver des moyens de réduire les délais en passant à une application de voyage en ligne ou un autre agent de voyage offrant des services complets, de mettre cette solution en œuvre et d'en faire rapport à l'AGA 2017.

Il est proposé d’ordonner à l’Institut de chercher des moyens plus efficaces, à l’interne ou à l’extérieur, de réserver des voyages pour réduire les délais en passant à une application de voyage en ligne ou un autre agent de voyage offrant des services complets, de mettre cette solution en œuvre et d’en faire rapport à l’AGA 2017.

Commentaires du sous-comité des motions : L’IPFPC profite de rabais de volume, grâce aux contrats conclus avec BCD Travel, applicables aux voyages par avion, train et voiture et à l’hébergement à l’hôtel. On est à examiner le programme de voyages, ce qui comprend l’examen des services de réservation en ligne.

Les bureaux de BCD sont ouverts de 8 h à 20 h, HNE. En dehors de ces heures, on a accès en tout temps au centre d'appel d'urgence « après les heures d'ouverture ».

Attendu que le système de gestion de l'approbation des voyages des membres de l'IPFPC pour l'obtention d'un NAV est lourd, qu'il gruge le temps de bénévolat des membres et demande souvent jusqu'à deux semaines;

Il est proposé que le président du Groupe soit autorisé à approuver et à émettre les NAV pour les membres de son groupe.

Il est proposé que les présidents de groupe soient autorisés à approuver et à émettre les NAV pour les membres du de leur groupe NR.

Commentaires du Sous-comité des motions : Toutes les demandes de réunions conformes à la politique sont approuvées dans les 48 heures suivant leur présentation. Les réunions non visées par la politique sont réacheminées au Comité exécutif pour examen plus approfondi. Le fait de confier le processus d'approbation des réunions aux présidents de groupe contreviendrait aux protocoles de contrôle interne approuvés par les vérificateurs externes.

Les présidents de groupe devraient alors procéder à l'analyse des budgets et des contrats, tâche actuellement assumée par la Section des finances. L'Institut pourrait également être exposé à des risques si un président de groupe n'avait pas la connaissance nécessaire de la politique sur les voyages et des processus financiers.

Attendu que la mission de l'Institut est de représenter les membres collectivement et individuellement;

Attendu que l'Institut représente les droits de ses membres;

Attendu que la représentation comprend le dépôt de griefs;

Et attendu que le système actuel de suivi des griefs ne sert pas à consigner ou à suivre tous les griefs d'une façon qui permet de rechercher, dans les rapports pertinents, des informations nécessaires pour appuyer les négociations ou pour suivre l'état d'avancement des griefs;

Il est proposé que l'IPFPC revoie la capacité du « système de suivi des griefs » actuel et en détermine les nouveaux besoins en consultant le Conseil consultatif, afin de s'assurer que le système est facile à utiliser par le personnel et que les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l'état d'avancement des griefs;

Il est proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes, aux régions et aux équipes de consultation sur demande;

Il est de plus proposé que le système de suivi des griefs soit mis en place avant le 1^er septembre 2017.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le système actuel de suivi permet un certain niveau de suivi des griefs, y compris l'identification des tendances à des fins de négociation. Cependant, la production de rapports est limitée par des considérations liées à la confidentialité et à la protection de la vie privée. Le système est entravé du fait que certains griefs et plaintes déposés par les membres et les délégués syndicaux ne sont pas signalés et donc non inscrits dans le système de suivi des griefs.

Attendu que les comités nationaux et régionaux doivent prendre des décisions en fonction des fonds qui leur sont attribués à l'assemblée générale annuelle;

Attendu que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux n'ont pas accès aux détails des opérations financières concernant les comités dont ils sont responsables;

Et attendu que les rapports financiers détaillés sont essentiels à la saine gestion des comités nationaux et régionaux;

Il est proposé que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux aient accès une fois par trimestre aux détails des opérations financières ainsi qu'aux états financiers détaillés des comités dont ils sont responsables.

Commentaires du Sous-comité des motions : La Section des finances offre actuellement sur demande des informations financières détaillées aux exécutifs des organismes constituants et aux comités du Conseil d'administration. Certains comités demandent cette information avant chaque réunion, ce que les Finances fournissent alors. De plus, des données financières trimestrielles sont déjà fournies aux comités du Conseil d'administration, aux exécutifs de groupe et aux exécutifs régionaux dans les états financiers internes. Ces états financiers sont affichés dans le portail des finances.

Attendu que notre syndicat représente plus de 50 000 membres;

Attendu que le mouvement syndical est victime d'attaques directes depuis des années;

Attendu que chaque milieu de travail requiert l'adhésion à une mission et à des valeurs précises;

Attendu que les valeurs du mouvement syndical sont nettement différentes de celles que l'on retrouve dans d'autres environnements de travail;

Et attendu que les valeurs de l'Institut sont réalisables et bien connues et comprennent le respect, l'intégrité, la coopération et la responsabilité;

Il est proposé que le processus d'embauche de l'Institut comprenne une évaluation complète et systématique de l'adhésion des candidats aux valeurs syndicales de notre organisation;

Il est de plus proposé que l'adhésion à ces valeurs syndicales soit une priorité dans l'évaluation des candidatures reçues.

Commentaires du Sous-comité des motions : Les pratiques et les processus d'embauche de l'Institut sont fondés sur l'identification des candidats les plus méritoires, ce qui comprend déjà la promotion des valeurs syndicales. Dans son évaluation du mérite, l'Institut tient compte de différents facteurs, dont l'expérience, l'aptitude, les compétences linguistiques et la capacité de fonctionner dans un contexte syndical.

Attendu qu'il est important pour le syndicat d'assurer sa durabilité;

Attendu qu'au cours des prochaines années, une génération de membres prendra sa retraite;

Attendu qu'il est essentiel de préparer la prochaine génération de dirigeants;

Attendu que le Comité des jeunes du Québec semble avoir du succès;

Et attendu que des initiatives semblables devraient être envisagées à l'Institut;

Il est proposé que chacun des directeurs régionaux examine s'il est approprié de trouver un ou plusieurs jeunes militants dans sa région en encourageant la création d'un comité régional des jeunes.

Commentaires du Sous-comité des motions : Les coûts des comités régionaux seraient couverts par les fonds régionaux. Il n'y aurait pas de coûts supplémentaires pour l'IPFPC.

Attendu que l'article 27 des statuts de l'Institut établit le principe d'égalité des deux langues officielles;

Et attendu que l'AGA de l'Institut est habituellement présidée par une personne anglophone unilingue;

Il est proposé qu'à partir de 2017, l'AGA de l'Institut soit présidée par une personne bilingue.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Attendu que pratiquement tous les membres de l'IPFPC possèdent un téléphone cellulaire et le service Internet à domicile;

Et attendu que pratiquement tous les membres de l'IPFPC ont des contrats de services de téléphonie cellulaire et d'Internet à domicile qui leur donnent accès à un service adéquat leur permettant d'utiliser un téléphone cellulaire personnel et un service Internet à domicile pour des activités syndicales sans coût supplémentaire;

Il est proposé que le remboursement des frais de téléphonie cellulaire aux membres des exécutifs des organismes constituants se limite aux coûts différentiels prouvables liés aux activités syndicales;

Il est de plus proposé que le remboursement des frais d'Internet à domicile aux membres des exécutifs des organismes constituants se limite aux coûts différentiels prouvables liés aux activités syndicales.

Commentaires du Sous-comité des motions : Sans une politique détaillée, il serait difficile de déterminer les économies de coûts.

Attendu que l'introduction du Rapport final de la Commission de vérité et de réconciliation se lit comme suit :

« Pendant plus d'un siècle, les objectifs centraux de la politique indienne du Canada étaient les suivants : éliminer les gouvernements autochtones; ignorer les droits des Autochtones; mettre fin aux traités conclus et, au moyen d'un processus d'assimilation, faire en sorte que les peuples autochtones cessent d'exister en tant qu'entités légales, sociales, culturelles, religieuses et raciales au Canada. L'établissement et le fonctionnement des pensionnats ont été un élément central de cette politique, que l'on pourrait qualifier de « génocide culturel ».

Attendu que la Commission de vérité et de réconciliation du Canada a présenté des recommandations détaillées visant à remédier à l'héritage dévastateur du système des pensionnats et à répondre au besoin de réconciliation;

Attendu que le gouvernement doit agir pour sensibiliser les Canadiens de toutes les régions à l'existence du système des pensionnats au Canada; pour augmenter le financement alloué au système d'éducation des Autochtones, à leurs services de santé et à leurs services sociaux; pour transformer les services de protection de l'enfance pour les enfants autochtones et leurs familles; pour sensibiliser la population aux cultures autochtones et pour assurer un contrôle accru aux familles et communautés autochtones;

Et attendu que tous les gouvernements au Canada devraient veiller à la protection des droits de la personne internationaux des peuples autochtones, des droits qui leur sont conférés par des traités, de leurs droits linguistiques et de leurs droits à l'autonomie gouvernementale;

Il est proposé que l'Institut demande aux divers gouvernements au Canada de mettre en œuvre les recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation, en consultation avec les peuples autochtones; qu'il renseigne nos membres sur les pensionnats et la tentative de génocide culturel des peuples autochtones du Canada; qu'il soutienne les militants et les organisations autochtones dans leurs efforts de guérison et de réconciliation; et qu'il encourage le CTC et les autres organismes syndicaux à faire de même.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Attendu que les organismes constituants ont la liberté d'acheter des articles de visibilité et de promotion pour les distribuer aux membres et à d'autres personnes;

Attendu que les articles de visibilité et de promotion peuvent être utiles pour faire connaître l'IPFPC et identifier les délégués syndicaux et les militants au travail;

Et attendu que les articles de visibilité et de promotion peuvent être coûteux;

Il est proposé que l'achat d'articles de visibilité et de promotion respecte les exigences minimales suivantes :

a) rentabilisation pour ce qui est de l'augmentation de la visibilité de l'IPFPC sur la scène publique;

b) rentabilisation pour ce qui est de l'amélioration de la visibilité de l'IPFPC et des délégués syndicaux au travail;

c) rentabilisation pour ce qui est des manifestations de solidarité à l'IPFPC, conformément aux valeurs de l'IPFPC.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Attendu que les organismes constituants doivent être des gestionnaires financiers responsables;

Et attendu que les membres ont droit à des informations détaillées sur la manière dont leurs cotisations sont utilisées;

Il est proposé que les organismes constituants de l'IPFPC, notamment les conseils régionaux, les chapitres, les groupes et les comités, présentent des rapports sur leurs finances à leurs AGA respectives en utilisant des pratiques de comptabilité normalisées, dont un bilan, un état complet des revenus et des dépenses et des informations détaillées sur les dépenses, notamment les coûts défrayés par le bureau central de l'IPFPC au nom de l'organisme constituant.

Commentaires du Sous-comité des motions :

La rubrique « Gouvernance financière et rapports » de la Politique sur les finances des organismes constituants se lit comme suit :

Gouvernance financière et rapports

« Les budgets et les états financiers d'un organisme constituant sont préparés et présentés à son assemblée générale annuelle (ou son conseil régional) aux fins d'approbation. Les états financiers sont normalement présentés dans le format approuvé par l'Institut. Les organismes constituants peuvent utiliser leur propre modèle, à condition qu'il contienne les données de base requises par l'Institut ».

Attendu que l'Institut a des défis énormes à relever pour défendre les droits de ses membres;

Attendu que l'Institut a besoin de faire preuve d'innovation et de créativité pour relever ces défis;

Et attendu que les changements et la croissance font partie intégrante de l'évolution de l'Institut et de sa capacité à relever des défis nouveaux et uniques;

Il est proposé que les membres des exécutifs d'organisme constituant n'aient droit qu'à trois mandats consécutifs au même poste.

Commentaires du Sous-comité des motions : Cela pourrait se faire en changeant les politiques sur les groupes, les régions, les chapitres et les sous-groupes. Il faudrait aussi apporter des modifications aux statuts des organismes constituants.

Attendu que la proportion des femmes siégeant au Conseil d’administration et aux comités de l’IPFPC est inférieure à la proportion des femmes à l’Institut en général;

Attendu que les femmes sont sous-représentées dans les fonctions influentes au gouvernement, dans le milieu des affaires et dans le monde universitaire;

Et attendu que l'IPFPC fait tout son possible pour représenter ses membres de façon juste et équitable;

Il est proposé que le Conseil d'administration, les exécutifs nationaux et régionaux, les comités du Conseil et les exécutifs d'organismes constituants (chapitres, groupes, sous-groupes, conseils, Guilde des membres retraités) s'efforcent d'atteindre la parité hommes-femmes.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire.

Attendu que la représentation des points de vue de tous les membres dans le processus décisionnel est d'une importance cruciale pour le fonctionnement démocratique de l'IPFPC;

Attendu que les membres de l'IPFPC sont répartis inégalement entre des groupes de négociation de diverses tailles;

Attendu que les exécutifs des organismes constituants devraient représenter les membres de tous les groupes de négociation autant que possible;

Et attendu que les délégués aux assemblées générales annuelles et aux conseils régionaux devraient représenter tous les groupes de négociation de manière juste et équitable;

Il est proposé que les exécutifs des conseils régionaux soient composés de membres de tous les groupes de négociation, proportionnellement à la taille de leur groupe dans la région;

Il est de plus proposé que les exécutifs des chapitres soient composés de membres de tous les groupes de négociation, proportionnellement à la taille de leur groupe dans le chapitre;

Il est de plus proposé que le nombre de délégués participant aux conseils régionaux soit proportionnel à la taille de chaque groupe de négociation dans la région;

Il est de plus proposé que le nombre de délégués participant aux assemblées générales annuelles soit proportionnel à la taille de chaque groupe de négociation.

Commentaires du Sous-comité des motions : Adopter cette motion obligerait l’Institut à modifier les politiques sur les chapitres et les régions de l'Institut, ainsi que les statuts des organismes constituants.

Attendu que l'écart entre les riches et les pauvres au Canada est l'un des plus importants parmi les pays développés;

Attendu que le taux d'inégalité du revenu au Canada augmente également à l'un des rythmes les plus rapides parmi les pays développés;

Attendu que les inégalités de revenu à grande échelle causent une instabilité sociale et économique;

Attendu que la plupart des autres syndicats importants ont adopté un barème de droits indexés;

Attendu que l'Institut et les autres syndicats sont des chefs de file du changement social pour le mieux-être de leurs membres et des Canadiens;

Et attendu qu'une nouvelle politique peut appuyer efficacement des changements semblables à grande échelle;

Il est proposé que l'IPFPC fasse sa part pour réduire les inégalités de revenu en mettant en place des droits d'adhésion indexés pour que les membres à plus faible revenu paient des droits légèrement moins élevés et que les membres à revenu plus élevé paient des droits légèrement plus élevés.

Commentaires du Sous-comité des motions : Si cette motion est adoptée, il faudra présenter une nouvelle formule à une assemblée générale annuelle ultérieure.

Attendu que les droits de la personne, les valeurs et la dignité doivent être sauvegardés et protégés dans toutes les affaires liées à l'IPFPC;

Attendu que l'IPFPC a approuvé une Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD) pour favoriser l'application de ces garanties et protections;

Attendu que la PRDMD peut invariablement faire appel à des tiers externes dans le cadre du processus de règlement des différends;

Attendu que les interventions des tiers externes pourraient avoir un impact définitif sur les parties touchées;

Et attendu qu'il n'y a pas de transparence (allant même jusqu'au secret au Conseil d'administration) dans l'élaboration des critères de sélection pour les tiers externes, dans le processus de sélection pour les répertoires de tiers externes ou dans l'attribution des contrats à des tiers à partir des répertoires permanents;

Il est proposé de rendre complètement transparente l'administration des contrats avec des tiers, y compris :

La préparation et la présentation d'une politique sur les tiers externes pour approbation à l'AGA. La politique doit porter, entre autres, sur le processus et les critères de sélection pour l'élaboration de listes permanentes de tiers externes, la période d'éligibilité ou de renouvellement pour toute liste permanente de tiers externes (de manière à ce qu'il n'y ait pas de droit qui se prolonge à perpétuité), et le processus de sélection pour les affectations de travail à partir de la liste permanente des tiers externes;

L'affichage sur le Web en permanence du processus lié aux tiers externes, y compris la politique approuvée, à mettre à jour au besoin en cas de modification au processus ou à la liste permanente des tiers externes. L'affichage sur le Web doit inclure le nombre à jour des attributions de tâches à des tiers externes, ainsi que la valeur en dollars des contrats attribués à ces tiers;

Un processus d'approbation qui concrétise la gouvernance du Conseil d'administration. Le Conseil devrait avoir le pouvoir d'approuver les listes permanentes de tiers externes et la responsabilité de les formuler. Le processus d'examen par le Conseil doit comprendre toute l'information qu'il juge nécessaire pour soutenir le processus d'examen.

Comme les affectations confiées aux tiers externes sont attribuées en vertu de la PRDMD, toutes les parties ont le droit de connaître le mandat d'engagement et de contester les paramètres complets de la portée du travail.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Actuellement, toute partie à un processus mené dans le cadre de la PRDMD qui demande une copie du mandat émis à un tiers neutre par le bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques le reçoit.

Les tarifs des services professionnels ne sont normalement pas publiés, simplement dans le but de garantir des avantages commerciaux : les fournisseurs de services n'offriront pas nécessairement leurs meilleurs tarifs si cela signifie que tous les autres clients ou clients éventuels s'attendront aux mêmes taux, indépendamment du volume ou de la régularité des contrats.

La sélection de tiers neutres pour l'administration de la PRDMD est faite en tenant compte de divers facteurs comme l'expertise, la disponibilité, la langue, la région, l'expérience et les tarifs. Divers autres professionnels et associations sont consultés pour arriver à une liste acceptable.

Même si le préambule est lié à des préoccupations touchant les fournisseurs de service en vertu de la PRDMD, la motion est rédigée pour être générale et inclure tous les fournisseurs de services retenus par l'IPFPC dans la conduite de ses affaires. Le coût pour établir le processus proposé n'est pas déterminé, mais on pourrait avoir besoin de plus de personnel.

L'Institut a actuellement une pratique établie pour l'approvisionnement en biens et services qui requiert différents niveaux d'approbation selon les montants en cause.

Attendu que l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (l'Institut) est constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

Attendu que les statuts de l'Institut doivent être conformes à la LCOBNL, et notamment à l'exigence selon laquelle la conseillère générale aux affaires juridiques de l'Institut doit être une dirigeante de l'Institut;

Attendu qu'un dirigeant de l'Institut a une obligation fiduciaire à l'égard de celui-ci, qui comprend le devoir de loyauté et le devoir de diligence;

Attendu que les obligations et les devoirs d'un dirigeant sont mieux assumés dans une relation hiérarchique directe avec le Conseil d'administration, qui est chargé d'exercer l'autorité de l'Institut entre les assemblées générales annuelles;

Attendu que dans la structure actuelle de l'Institut, la conseillère générale aux affaires juridiques relève directement de l'administrateur en chef des opérations, lui-même un dirigeant de l'Institut et le seul employé qui relève directement du Conseil d'administration en sa capacité de secrétaire exécutif;

Et attendu que dans une structure organisationnelle telle que celle qui existe actuellement, il y a un dirigeant de l'Institut qui ne relève pas directement du Conseil d'administration, ce qui entraîne une situation de loyauté indirecte, sinon de loyauté divisée;

Il est proposé que la Politique de l'Institut relative au Conseil d'administration soit modifiée comme suit.

Pouvoirs du Conseil

Les pouvoirs du Conseil sont tels que définis dans les statuts de l'Institut. Le Conseil peut exercer ses pouvoirs en suivant les directives du Comité exécutif, du président, de la conseillère générale aux affaires juridiques et du secrétaire exécutif de l'Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions :

La conseillère générale aux affaires juridiques est considérée comme une dirigeante dans la section des définitions (art. 2 (1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. C'était également le cas dans toutes les versions précédentes de la loi.

Même si la désignation de dirigeant ne comporte pas une obligation fiduciaire envers l'organisation, la loi n’exige pas que tous les dirigeants se rapportent au Conseil d'administration. Le lien hiérarchique de la conseillère générale aux affaires juridiques relève de la gouvernance, sans égard à la structure en place, et les fonctions associées au poste demeurent les mêmes. Il n'y a pas de conflits d'allégeances, car l'Institut demeure en tout temps l'employeur, sans égard au poste ou à l'organisme dont relève la conseillère générale aux affaires juridiques.

Les intérêts de l'Institut sont également protégés par le fait que, en tant qu'avocate, la conseillère générale aux affaires juridiques est assujettie à des obligations professionnelles et à des normes de conduite professionnelle qui régissent sa relation avec son client : l'Institut.

Attendu qu'il y a une augmentation inquiétante du nombre de plaintes officielles déposées par des dirigeants des plus hauts paliers de l'Institut;

Attendu qu'il y a un manque d'uniformité dans les processus et procédures d'enquête, notamment lorsqu'il s'agit de déterminer si une plainte doit faire l'objet d'une enquête ou non;

Attendu qu'un nombre important de plaignants et d'intimés (et d'autres personnes) estiment que la procédure de règlement des plaintes de l'Institut manque d'équité procédurale;

Attendu qu'il est essentiel de respecter les principes de justice naturelle et d'équité lorsqu'il est justifié de prendre des mesures disciplinaires;

Attendu que la légitimité d'un processus de plainte repose sur son intégrité et son équité;

Et attendu que l'Institut pourrait être tenu responsable des décisions rendues qui sont jugées comme étant arbitraires, discriminatoires ou de mauvaise foi et en subir des répercussions judiciaires et financières considérables;

Il est proposé que les parties D et E de la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires soient modifiées comme suit.

Partie D – Allégations d'inconduite

Les allégations officielles d'inconduite justifiant la prise de mesures disciplinaires précisées à l'article 24 des statuts doivent être clairement énoncées, par écrit, et déposées au bureau du conseiller général aux affaires juridiques. Si le conseiller général juge la plainte frivole, vexatoire ou non fondée, il peut la rejeter sommairement.

Les allégations relatives à des incidents survenus il y a plus de deux ans sont généralement rejetées sommairement à moins qu'elles n'établissent que l'intimé a un comportement qui tend constamment à l'inconduite ou au harcèlement ou qu'il y a un lien direct avec des allégations actuelles.

Si le bien-fondé de la plainte est établi, le conseiller général met sur pied un panel de pairs.

Dans certains cas, la mesure appropriée déterminée par le panel des pairs peut se limiter à une mesure corrective ou à une forme du mode substitutif de règlement des différends. Si le panel des pairs détermine qu'il faut enquêter sur l'inconduite alléguée, un enquêteur est sélectionné dans une liste permanente d'enquêteurs établie et administrée par le Conseil d'administration. L'Institut assume les coûts liés aux services de l'enquêteur.

Aucun membre ne sera suspendu, destitué de ses fonctions ou expulsé comme membre, à moins qu'il n'y ait eu enquête.

Une copie du rapport préliminaire de l'enquêteur est remise aux plaignants et aux intimés, qui ont ensuite la possibilité de commenter ce rapport par écrit. Le plaignant et l'intimé reçoivent une copie du rapport final en même temps que le panel des pairs. Si des mesures disciplinaires sont envisagées, l'intimé a 14 jours pour présenter ses observations concernant les mesures proposées et il a normalement l'occasion de répondre verbalement au panel des pairs.

Le processus d'enquête, y compris le travail du panel des pairs, se déroule conformément aux clauses 24.3 et 24.4 des règlements.

Partie E – Appels

Dans les quatorze (14) jours qui suivent la réception de la décision du panel des pairs d'imposer une mesure disciplinaire, le ou les membres visés peuvent interjeter appel en faisant la demande par écrit au Conseil d'administration. Leurs observations ne doivent pas faire plus de cinq (5) pages à double interligne.

Dès la réception d'une demande d'appel, le Conseil d'administration ou son représentant donne le mandat à un tiers neutre de traiter l'appel aussi rapidement que possible. Le tiers doit être choisi dans une liste permanente de tiers neutres établie et administrée par le Conseil d'administration. L'Institut assume les coûts liés aux services de ce tiers neutre.

Le tiers neutre établit le processus à suivre dans chacun des cas, tout en s'assurant de l'équité du processus et en examinant les faits et tous les arguments présentés par les parties. Par exemple, le tiers neutre peut choisir de trancher l'appel sur la foi des observations écrites, d'entendre les arguments ou les témoignages par téléconférence ou vidéoconférence ou de les entendre de vive voix.

Le paiement des frais engagés par un membre relativement à un tel appel n'incombe pas à l'Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions :

Partie D

La politique actuelle prévoit que les allégations liées à des événements survenus plus de deux ans avant la date de la plainte sont normalement rejetées de façon sommaire. C'est déjà une période inhabituellement longue, et la modification proposée prolonge les situations où de tels événements pourraient être pris en compte. Plus la plainte est ancienne, plus il est difficile d'obtenir des preuves fiables et d'assurer une procédure équitable.

Les enquêteurs sont actuellement sélectionnés par le bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques après examen de l'expertise, de la langue, du lieu, de la disponibilité, des engagements antérieurs et des coûts.

Les parties ont actuellement la possibilité de commenter un rapport d'enquête préliminaire et reçoivent le rapport final une fois que le panel des pairs a rendu sa décision, accompagné d'une lettre de décision. Aucune mesure d’équité procédurale n’exige que les parties aient la possibilité de s'adresser directement au panel. Il est acceptable que le décideur se fie à un rapport d'enquête (par exemple, c'est la procédure suivie par la Commission canadienne des droits de la personne pour déterminer si l'affaire est renvoyée au tribunal ou non). Aucune mesure d’équité procédurale ne donne non plus le droit d'être entendu de vice-voix par le décideur.

L'article 24.4 des règlements de l'Institut (même s'il est numéroté R24 dans les règlements consolidés actuels) donne aux membres qui font l'objet d'une recommandation de suspension temporaire par le Conseil d'administration (ou le Comité exécutif) la possibilité de présenter leurs observations au décideur. À l’heure actuelle, il n'y a pas d'article 24.3 dans les règlements.

Partie E

Les modifications à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires qui sont entrées en vigueur en 2014 étaient motivées en grande partie par le désir de retirer les jeux politiques du processus en la soustrayant à l'autorité du Comité exécutif et du Conseil d'administration.

En vertu de la politique actuelle, les appels sont reçus par le bureau de l'administrateur en chef des opérations (ACO) et secrétaire exécutif, qui administre la liste des tiers neutres. Les appelants reçoivent une liste présélectionnée de tiers neutres suggérés en fonction surtout de la Région et de la langue parlée. Les appelants doivent alors aviser l'ACO s'ils sont d'avis que ni l'une ni l'autre des personnes proposées ne peut traiter leur appel d'une manière neutre, avec motifs à l'appui. Ce n'est qu'après cela que l'ACO retient les services d'un tiers neutre.

Depuis la mise en œuvre de la PRDMD actuelle en 2014, 67 plaintes ont été déposées; cinq décisions auraient pu faire l'objet d'appels; trois décisions ont effectivement fait l'objet d'appels. Un appel a été rejeté complètement et dans les deux autres cas, les constatations d'inconduite ont été confirmées et la durée de la suspension est passée de trois à deux ans.

Attendu qu'il y a une augmentation inquiétante du nombre de plaintes officielles déposées par des dirigeants des plus hauts paliers de l'Institut;

Attendu qu'il y a un manque d'uniformité dans les processus et procédures d'enquête, notamment lorsqu'il s'agit de déterminer si une plainte doit faire l'objet d'une enquête ou non;

Attendu qu'un nombre important de plaignants et d'intimés (et d'autres personnes) estiment que la procédure de règlement des plaintes de l'Institut manque d'équité procédurale;

Attendu qu'il est essentiel de respecter les principes de justice naturelle et d'équité lorsqu'il est justifié de prendre des mesures disciplinaires;

Attendu que la légitimité d'une procédure de règlement des plaintes repose sur son intégrité et son équité;

Et attendu que l'Institut pourrait être tenu responsable des décisions rendues qui sont jugées comme étant arbitraires, discriminatoires ou de mauvaise foi et en subir des répercussions judiciaires et financières considérables;

Il est proposé d'ajouter un article aux règlements de l'Institut, comme suit :

Nouvel article de règlements 24.3

Conformément à la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires, les lignes directrices suivantes seront suivies dans le traitement des allégations visant des personnes qui peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires, afin d'assurer l'équité procédurale.

1. Délais

Le processus disciplinaire doit se dérouler promptement et dans des délais appropriés. En règle générale, les plaintes devraient être traitées entièrement dans les six mois suivant la date de réception des premières allégations par le conseiller général aux affaires juridiques.

Lorsqu'une plainte n'est pas entièrement réglée après 12 semaines ou dès que l'on sait qu'une plainte ne sera pas réglée dans un délai de 12 semaines, le conseiller général fournit une mise à jour par écrit au(x) plaignant(s) et à l'intimé (aux intimés) en expliquant les motifs du retard. Une mise à jour semblable doit ensuite être fournie toutes les six semaines.

2. Le processus d'enquête comprend cinq étapes :

2.1 Réception de la plainte

Le conseiller général évalue normalement le bien-fondé de la plainte, sauf lorsqu'il est désigné comme intimé ou autrement dans un conflit d'intérêts ou lorsque la plainte concerne un membre du Conseil d'administration, auquel cas l'Institut retient les services d'un tiers neutre.

Dans les situations où les services d'un tiers neutre sont retenus, le mandat est établi par le Conseil d'administration et communiqué au(x) plaignant(s) et à l'intimé (aux intimés).

Si la plainte est jugée frivole, vexatoire ou non fondée, elle peut être rejetée de façon sommaire par le conseiller général.

Les motifs qui justifient un rejet sommaire de la plainte doivent être fournis par écrit au plaignant, qui peut en appeler de la décision auprès du Conseil d'administration dans les 14 jours suivant la réception de l'avis d'intention de rejeter l'appel.

2.2 Établissement du panel des pairs et évaluation de la plainte

Si le bien-fondé de la plainte est établi, le conseiller général met sur pied un panel de pairs indépendant, sous réserve de l'examen d'éventuelles allégations de conflit d'intérêts ou de craintes de partialité formulées par le plaignant ou par l'intimé. L'intimé a la possibilité de répondre aux allégations portées contre lui dans les 10 jours suivant la réception de la plainte (droit d'être entendu) avant que le panel des pairs ne détermine la mesure à prendre la plus appropriée.

Le panel des pairs doit, dans tous les cas, examiner s'il convient de répondre aux allégations d'inconduite par des mesures correctives telles qu'une formation supplémentaire ou des cours de perfectionnement ou par le mode substitutif de règlement des différends. Pour décider s'il convient de répondre à une allégation par des mesures correctives ou des mesures disciplinaires, le panel des pairs fait une évaluation préliminaire des faits en tenant compte des renseignements donnés par l'intimé et en prenant en considération le sérieux et la nature des allégations.

Si le panel estime qu'une enquête est justifiée, le mandat de l'enquêteur est communiqué au plaignant (aux plaignants) et à l'intimé (aux intimés). Le conseiller général aux affaires juridiques de l'Institut, ou son représentant, doit répondre, par écrit, aux objections préliminaires avant que la plainte ne soit soumise à une enquête.

Pour décider s’il convient de répondre à une allégation par des mesures correctives ou des mesures disciplinaires, le panel des pairs fait une évaluation préliminaire des faits en tenant compte des renseignements donnés par l’intimé et en prenant en considération le sérieux et la nature des allégations.

Si le panel estime qu’une enquête est justifiée, le mandat de l’enquêteur est communiqué au plaignant (aux plaignants) et à l’intimé (aux intimés).

Le conseiller général aux affaires juridiques de l’Institut, ou son représentant, doit répondre, par écrit, aux objections préliminaires avant que la plainte ne soit soumise à une enquête.

L’intimé peut faire appel à l’ombudsman indépendant, constitué de trois à cinq membres du Conseil consultatif, à n’importe quel moment du processus d’enquête, pour des questions liées à l’équité procédurale de l’enquête.

2.3 Enquête et rapport préliminaire

L’enquêteur interroge toutes les personnes désignées comme témoins par le plaignant ou l’intimé et s’il décide de ne pas interroger une personne en particulier, il doit immédiatement en donner les raisons par écrit au plaignant ou à l’intimé.

Un témoin dans une enquête sera, dans tous les cas, jugé comme étant en conflit d’intérêts.

Les allégations ne sont pas prises en considération ni soumises à une enquête à moins qu’elles n’aient été entièrement communiquées à l’intimé.

Les témoins reçoivent une copie des notes de leur interrogatoire et doivent attester que l’information qui y est contenue est exacte et complète. Si un témoin ne confirme pas l’exactitude des notes de l’interrogatoire, l’enquêteur n’utilise pas l’information obtenue dans son rapport préliminaire ou dans son rapport final.

Le plaignant et l’intimé ont la possibilité de répondre au rapport préliminaire et reçoivent une copie certifiée des déclarations des témoins ainsi que de toute correspondance remise à l’enquêteur par n’importe quelle source.

L’enquêteur ne peut s’appuyer sur des renseignements ou des allégations supplémentaires apportés après la publication du rapport préliminaire lorsqu’il formule ses constatations ou recommandations dans le rapport final, à moins que l’intimé n’ait la possibilité de répondre à ces nouvelles informations ou allégations.

2.4 Rapport final de l'enquêteur

Le plaignant et l'intimé reçoivent une copie du rapport final en même temps que le panel des pairs.

Si des mesures disciplinaires sont recommandées, l’intimé est avisé par écrit, dans les sept jours suivant la publication du rapport, des mesures qui sont envisagées.

Si des mesures disciplinaires sont envisagées, l'intimé a 14 jours pour présenter ses observations concernant les mesures proposées et il a normalement l'occasion de répondre verbalement au panel des pairs.

En plus de prendre le rapport de l’enquêteur en considération, le panel des pairs examine s’il y avait des circonstances atténuantes, s’il y avait des politiques et des lignes directrices en place, si celles-ci étaient connues ou appliquées, s’il s’agit d’une première inconduite ou s’il y a une tendance constante à l’inconduite.

Les mesures disciplinaires recommandées sont semblables à celles qui sont appliquées dans des circonstances semblables, à moins qu’elles ne puissent raisonnablement être considérées comme étant progressives.

2.5 Mise en œuvre de la décision finale

La décision finale n’est prise qu’une fois la réponse (orale ou écrite) de l’intimé prise en considération.

Dans toutes les situations où des mesures disciplinaires sont appliquées, l’intimé a le droit d’en appeler de la décision conformément à la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires.

Commentaires du Sous-comité des motions :

La PRDMD actuelle est rédigée de manière à permettre une certaine souplesse, en reconnaissance du fait que l'équité procédurale n'est pas un concept statique, et à protéger en même temps la justice naturelle : le droit de connaître les allégations faites contre soi, le droit d'être entendu et le droit de recevoir les raisons claires et convaincantes d'une décision.

Depuis la mise en place de la nouvelle PRDMD en 2014, 67 plaintes ont été déposées; cinq ont entraîné des suspensions et trois de ces cinq plaintes ont fait l'objet d'appels en vertu de la partie E de la Politique. Tous les appels ont maintenu les constatations d'inconduite du panel et, dans deux décisions sur trois, la durée de la suspension est passée de trois à deux ans. Jusqu'ici, aucune des décisions rendues en vertu de la Politique n'a donné lieu à une plainte devant la Commission du travail.

Le mandat de trois ans du bassin de membres admissibles aux panels des pairs vient à échéance au début de 2017; tous les membres du bassin sont disposés à assurer un autre mandat. Le processus de la PRDMD a récemment été soumis à un avocat de l'extérieur pour examen afin de s'assurer qu'il respecte bien les concepts de justice naturelle, dont l'équité procédurale. L'avocat a conclu que la politique respectait ces deux exigences. La seule amélioration recommandée – donner des raisons plus étayées pour les décisions disciplinaires – a déjà été mise en œuvre par le bassin.

Les enquêtes menées en vertu de la PRDMD sont actuellement assujetties aux Lignes directrices pour les normes d'enquête de l'Institut (http://www.pipsc.ca/portal/page/portal/website/aboutinstitute/governance/conductroster/forms/061620161), qui contiennent par exemple des dispositions pour traiter les déclarations des témoins et les retards dans l'enquête.

1. Délais

Actuellement, tout mandat conclu avec un tiers contient des délais à respecter aux diverses étapes de l'enquête. La capacité de respecter ces délais dépend de la disponibilité des parties et des témoins; les enquêteurs tiers doivent souvent trouver un juste équilibre entre la rapidité d'intervention et la souplesse nécessaire face aux demandes de prolongation des parties, commandée par la justice naturelle. Les parties qui veulent savoir où en sont leurs plaintes reçoivent des réponses en temps opportun.

2.1 Accueil des plaintes

Actuellement, le mandat du tiers chargé de procéder à l’accueil des plaintes est préparé par le bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques. La décision de rejeter une plainte de façon sommaire est toujours accompagnée des motifs détaillés du tiers neutre. Cette pratique a été adoptée volontairement, à la suggestion du bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques, afin d'éviter toute perception de parti pris ou de manque d'impartialité. L'approche proposée est en contradiction avec la raison même de la révision de la PRDMD en 2013, qui était de dépolitiser le processus et de dégager le Conseil d'administration des questions fastidieuses et polémiques soulevées en vertu de la politique. En plus d’introduire la politique dans le processus, cette approche risque de le prolonger, car le Conseil se réunit une dizaine de fois par année avec des ordres du jour qui débordent d'une réunion sur l'autre.

2.2 Établissement du panel des pairs et évaluation des plaintes

La pratique actuelle consiste à demander une réponse aux intimés par écrit et de la remettre au panel des pairs avant que ce dernier ne décide des prochaines étapes qui peuvent ou non comporter une enquête. Dans le cas de contre-plaintes, les intimés peuvent avoir à fournir leur réponse directement à l'enquêteur, afin de ne pas ralentir un processus déjà en cours. Dans un cas comme dans l'autre, la possibilité de donner une réponse est toujours offerte. Cette approche respecte les droits à la justice naturelle des parties. Les panels tiennent toujours compte de toutes les circonstances au moment de déterminer les étapes suivantes et essaient de servir au mieux les intérêts de l'Institut.

Lorsque les parties soulèvent des problèmes d'équité procédurale, actuellement ceux-ci sont renvoyés au panel des pairs; les membres du bassin reçoivent régulièrement de la formation liée à la conduite des enquêtes, à l'établissement des faits et au règlement informel des différends. Elles ont à leur disposition l'expertise professionnelle du bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques et accès, par l'intermédiaire de ce bureau, à l'expertise extérieure au besoin. L'approche suggérée consistant à inclure le Conseil consultatif dans le processus 1) retire des fonctions aux panels des pairs, dont les membres ont été choisis et formés pour assumer ces fonctions; 2) laisse les décisions touchant la justice naturelle entre les mains d'un groupe qui n'a ni la formation, ni l'expertise, ni les moyens directs d'accéder à une telle expertise; 3) favorise la diffusion non nécessaire d'informations confidentielles à un grand groupe de membres; 4) politise le processus; et 5) risque de ralentir les choses en ajoutant des décideurs dans le processus.

Aucune mesure d'équité procédurale n’exige la création d'un processus d'appel du genre au milieu d'une enquête ou avant une enquête. Ces préoccupations sont normalement traitées dans le cours d'une enquête; dans les commentaires des parties indiqués dans le rapport préliminaire et, dans tous les cas, elles sont prises en compte par les panels dans leur décision après réception du rapport. Une autre possibilité est également prévue dans notre politique, en cas de suspension ou d'expulsion d'un membre : celui-ci peut interjeter appel devant un tiers neutre.

2.3 Enquête et rapport préliminaire

L'approche proposée concernant les témoins risque d'augmenter les coûts et la durée des enquêtes et ce n'est pas une exigence de justice naturelle que d'interroger tous les témoins présentés par les parties. Les tribunaux ont reconnu qu'il appartient à l'enquêteur de déterminer si un témoin présenté par le plaignant ou l'intimé doit être interrogé; les enquêteurs n'ont pas non plus à motiver ces décisions.

Les enquêteurs sont tenus de respecter les Lignes directrices pour les normes d'enquête dont on a parlé plus haut, et c'est précisé dans chacun des mandats depuis l'élaboration de ces Lignes directrices. Dans le cadre de ces Lignes directrices, les témoins doivent avoir la possibilité de revoir leur déclaration par écrit et doivent la signer. Si le témoin ne signe pas sa déclaration, on donnera alors peu ou pas de poids à celle-ci.

Les plaignants et les intimés ont la possibilité d'examiner le rapport préliminaire et de soumettre leurs observations par écrit pour examen par l'enquêteur et le panel. Si ces commentaires préliminaires entraînent des changements substantiels au rapport préliminaire, les parties ont la possibilité de donner d'autres commentaires.

2.4 Rapport final de l'enquêteur

L'équité procédurale ne commande pas que l'on donne à l'intimé la possibilité de faire des présentations directement au décideur avant la prise d'une décision; il est approprié que le décideur se fie à une enquête menée de manière adéquate (voir par exemple Bremsak c. IPFPC et al, 2013 CRTFP 22). L'intimé peut, dans ses commentaires sur le rapport préliminaire, formuler des observations dont le panel tiendra compte.

Pour rendre leur décision, les panels tiennent déjà compte du rapport final de l'enquêteur, de la gravité des allégations, des commentaires sur le rapport préliminaire et de tout autre facteur aggravant ou atténuant et des précédents de l'Institut dans le traitement d'affaires de ce genre. Une fois rendue, la décision est communiquée.

2.5 Mise en œuvre de la décision finale

Voir les commentaires donnés en 2.4

De plus, le libellé recommandé pour l'article des règlements concernant les droits d'appel ne correspond pas à la partie E de la PRDMD, qui prévoit que les appels sont possibles seulement dans le contexte des décisions touchant la suspension ou l'expulsion des membres.