Rôles et responsabilités des dirigeants élus

• Le président est responsable du fonctionnement de l’organisme constituant dans son ensemble.
• Le président est le porte-parole officiel de l’organisme constituant.
• Le président convoque et préside toutes les réunions.
• Le président prépare l’ordre du jour des réunions de l’exécutif et, ce faisant, est informé de toutes les questions avant la réunion et sait quelles personnes sont capables de traiter certaines questions.
• Le président s’assure que les réunions sont dirigées de façon convenable et que tous ont amplement l’occasion d’exprimer leurs opinions, après quoi des décisions sont prises conformément aux souhaits de la majorité.
• Le président s’assure que des postes de délégué sont attribués à l’organisme constituant, s’il y a lieu, et que des représentants de l’organisme constituant occupent ces postes.
• Le président peut déléguer certaines tâches à d’autres membres de l’exécutif.
• Le président veille à ce que les motions adoptées soient mises en œuvre rapidement ou transmises à l’organisme approprié pour examen.
• Le président est au courant des fonds disponibles et autres questions financières.
• Le président possède une liste à jour des membres de son organisme constituant. 
• Le président s’assure que tous les dirigeants de son exécutif s’acquittent de leurs responsabilités et de leurs fonctions et que les statuts de l’organisme constituant sont respectés en tout temps. Des exemplaires des statuts des organismes constituants sont disponibles au bureau national de l’Institut.

Responsabilités du vice-président

• Le vice-président travaille en étroite collaboration avec le président de façon à pouvoir l’aider ou le remplacer à tout moment.
• Le vice-président assume les responsabilités qu’on lui délègue.
• On s’attend à ce que le vice-président assume les fonctions de président jusqu’à la fin du mandat ou jusqu’à l’élection subséquente si le poste devient vacant. (mai 2018)

Responsabilités du secrétaire

• Le secrétaire est chargé de conserver les dossiers de l’organisme constituant et de dresser des comptes rendus exacts de toutes ses réunions. 
• Le secrétaire s’assure que toutes les motions ainsi que le nom de l’auteur et de l’appuyeur sont consignés avec exactitude dans les procès-verbaux.
• Le secrétaire veille à ce que les motions adoptées soient transmises rapidement à l’organisme approprié. En règle générale, les chapitres envoient les motions aux conseils régionaux, et les sous-groupes les envoient à leur propre groupe ou conseil régional. Cependant, un membre ou un organisme constituant peut envoyer directement des motions à l’AGA en les adressant au secrétaire exécutif, au bureau national. Les motions adoptées aux assemblées générales de l’exécutif et du groupe ou aux réunions de l’exécutif régional et du conseil régional qui portent sur des questions devant être traitées à l’AGA de l’Institut sont transmises rapidement au secrétaire exécutif, au bureau national. Les motions de modification aux statuts de l’Institut doivent être reçues au moins douze (12) semaines avant la tenue de l’AGA de l’Institut. Toutes les autres motions doivent être reçues au moins douze (12) semaines avant l’AGA de l’Institut.
• Le secrétaire prépare l’ordre du jour des réunions sous la direction du président.
• Le secrétaire s’assure que tous les membres de l’exécutif reçoivent un avis de convocation et un ordre du jour bien avant la tenue de l’AGA.
• Le secrétaire reçoit la correspondance et en informe le président.
• Le secrétaire s’assure que les noms des délégués et observateurs au conseil régional et à l’AGA sont envoyés à l’administrateur du bureau de la région concernée.
• Le secrétaire tient à jour une liste des adresses et numéros de téléphone de tous les membres de l’exécutif.
• Le secrétaire tient à jour une liste des membres. (Voir la Politique d’accès aux listes des membres.)

Responsabilités du trésorier

• Le trésorier doit tenir des registres à jour de toutes les sommes reçues et des dépenses effectuées.
• Le trésorier prépare les prévisions budgétaires de l’année suivante et une demande d’allocation annuelle sur le formulaire approprié, et envoie ces documents au bureau national de l’Institut.
• Le trésorier prépare et présente un état financier à jour à chaque réunion de l’exécutif, ainsi qu’à l’assemblée générale annuelle de l’organisme constituant.
• Le trésorier a le pouvoir de signer les chèques, mais une deuxième signature est requise.