76e Conseil régional de l’Atlantique - Statuts et politiques
COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES RAPPORT ANNUEL DE 2018 PRÉSENTÉ AU CONSEIL RÉGIONAL DE L'ATLANTIQUE (CRA)
Auteur: Barry Gerus
Le présent rapport du Comité des statuts et politiques (CSP) au CRA de 2019 porte principalement sur les grands dossiers de la Région de l’Atlantique.
Le CSP s’est réuni cinq fois entre janvier 2018 et novembre 2018.
Le Plan de travail de 2018 comprenait la poursuite de l’examen de tous les statuts de chapitre et de sous-groupe de l’Atlantique pour vérifier leur conformité aux statuts des groupes. Plusieurs statuts de chapitre ou de sous-groupe ne sont plus conformes aux nouveaux statuts dont la modification a été approuvée. Ce travail a déjà commencé et se poursuivra tout au long de 2018 et 2019.
Les statuts de nombreux groupes, sous-groupes et chapitres de l’Atlantique ont été examinés, modifiés ou approuvés au cours de la dernière année:
Groupe SP
Groupe SH
Groupe NR
Groupe ACIA
Groupe VFS
Groupe CS
Sous-groupe AV de St. John’s
Sous-groupe SP de Fredericton
Section locale de la Nouvelle-Écosse de la Guilde des membres retraités
Le CSP a discuté d’une demande de certains groupes intéressés à combiner leurs réunions. À la réunion du CA de janvier 2018, le CSP a été chargé de travailler avec le Comité des finances et la Section des finances pour examiner la pratique voulant que les exécutifs des groupes et des régions tiennent une réunion de planification en même temps qu’une réunion ordinaire de l’exécutif. Le CSP est d’avis que le fait de combiner des réunions ne pose aucun problème. Le CSP trouve qu’il faut tout de même respecter le budget approuvé. Par conséquent, il y aurait une réunion de l’exécutif de moins ou cela compterait pour deux réunions. Nous avons présenté une recommandation au CA quant à la manière d’intégrer cette pratique dans la politique sans augmenter le coût ou le nombre maximal de réunions permises une année donnée. Le CSP est également d’avis que la politique/pratique actuelle fonctionne et que si c’est un problème pour les groupes, les exécutifs de groupe pourraient soumettre une motion au CA ou à l’AGA pour qu’une modification soit apportée à la politique.
Le CSP a examiné une ébauche du nouvel ensemble de politiques, ce qui fait suite aux travaux du Comité d’examen des politiques. Nous procédons également à l’examen triennal des statuts de l’Institut en préparation à l’AGA de 2019.
Nous avons discuté et fait des recommandations sur la motion de l’AGA2017 — P-3 (Limites de la région de la RCN). Les chapitres sont déterminés par les adresses au travail, c’est-à-dire là où les membres se rapportent physiquement pour travailler. Les membres titulaires ont la possibilité de choisir leur Région et une fois leur choix effectué, l’Institut attribue le chapitre et le sous-groupe en conséquence. Cela n’a pas posé de problème lorsque des membres titulaires ont demandé de choisir leur Région.
Nous avons eu une discussion sur les Droits des membres. Certains groupes devaient faire modifier le libellé de leurs statuts pour préciser que tous les membres peuvent assister à leur AGA.
Le CSP a examiné une question touchant la fréquence des réunions du CE et convenu que ces réunions ne devaient avoir lieu qu’au besoin. Le libellé des statuts devrait permettre une certaine latitude pour qu’il puisse y avoir autant ou aussi peu de réunions que nécessaire, selon les besoins. Le CSP a demandé des précisions quant au pouvoir du CE concernant les décisions prises au niveau du CE plutôt qu’au niveau du CA.
Le CSP a discuté des frais de réception et du libellé suivant, à la demande du Comité des finances.
Soumettre toutes les demandes de remboursement dans les cent quatre-vingts (180) jours suivant la date d’engagement des dépenses. Passé le délai prescrit, les montants rajustés et approuvés demandés sont réduits chaque mois de dix pour cent (10%).
Le CSP a appuyé la recommandation du Comité des finances. Personne n’a soulevé de problème relativement au libellé proposé; cependant, la différence entre les demandes de remboursement des dépenses et les dépenses engagées au titre des indemnités devra éventuellement faire l’objet d’une discussion plus approfondie.
Le CSP a participé à l’examen du processus électoral du directeur du CC pour déterminer si des changements devaient être apportés après les élections de 2018.
Une politique modifiée pour traiter des questions de conflit d’intérêts a été préparée par la conseillère générale aux affaires juridiques et soumise à l’examen du CSP. Nous avons discuté de la possibilité de faire signer aux membres du CA une déclaration de compréhension de ce qu’est un conflit d’intérêts.
Le CSP a examiné la politique sur la rédaction sans distinction de genre. Le chef de l’équipe de traduction et un traducteur principal se sont joints au CSP pour cette discussion et pour présenter leurs recommandations touchant l’utilisation d’un libellé sans distinction de genre dans les statuts de l’IPFPC, les statuts modèles et les statuts de groupe, conformément à la motion de l’AGA2017. La mise en œuvre d’un libellé inclusif aura des répercussions sur de nombreuses communications de l’Institut. On a fait des recherches approfondies sur divers sites (gouvernement, presse, etc.) pour voir comment procéder de la manière la plus efficace possible. Le travail est plus facile à accomplir en anglais et sera plus complexe en français en raison de l’absence de consensus sur certains termes. Le travail a été effectué pour les statuts de l’Institut, les statuts des six groupes principaux et les statuts « modèles ». Comme les politiques de l’Institut sont en cours d’examen, le travail sera reporté jusqu’à ce que la nouvelle suite de politiques soit en place.
Une discussion a porté sur la rédaction sans distinction de genre et la présentation à l’AGA. Un grand nombre des gros documents et des statuts des grands groupes ont été modifiés en fonction des nouveaux principes de rédaction sans distinction de genre. D’autres documents seront mis à jour lorsqu’ils seront soumis.
Le CSP a appuyé la recommandation suivante du Comité des finances:
Si un membre du CA souhaite gratifier un membre du CA ou du personnel de l’IPFPC à l’occasion de son départ ou de sa retraite, le cadeau qui lui est remis ne peut dépasser 250$ et doit provenir du budget de réception de ce membre du CA.
Nous sommes également d’avis que toute décision touchant le montant approprié pour les cadeaux devrait être laissée à la discrétion du CA.
Le CSP a recommandé que l’élection de 2018 du directeur du Conseil consultatif se fasse sous la supervision du Comité des élections national et que toute modification aux statuts soit présentée à l’AGA2019.
Ceci met fin à mon rapport annuel du CSP de 2018 au CRA.
Barry Gerus