Dîners d’informations: guide
Qu’est-ce qu’un dîner d’information?
Un dîner d’information est une activité approuvée par l’Institut en vue d’informer, de mieux faire connaître le syndicat, de rencontrer les nouveaux membres ou de donner aux membres de l’Institut de l’information sur certaines questions.
Pour réduire les coûts au maximum, ces séances se tiennent généralement au lieu de travail, pendant l’heure du dîner et, dans certains cas, tout de suite après le travail, si cela n’entraîne pas de frais de déplacement ou de remboursement du salaire compensatoire.
Qui peut organiser un dîner d’information?
Tout membre, délégué syndical ou organisme constituant de l’IPFPC peut en organiser un à son lieu de travail ou ailleurs. Les membres du personnel régional peuvent aussi en suggérer la tenue.
Quels sont les frais admissibles?
On peut se faire rembourser les frais de location d’une salle et ce qu’il en coûte pour servir à boire et à manger aux participants, comme des sandwiches ou de la pizza, des boissons alcoolisées.
De quoi peut-on parler pendant un dîner d’information?
Un dîner d’information sert par définition à former ou à informer. On y transmet de l’information aux membres sur une question pendant une heure. Les sujets abordés peuvent être très variés :
- Présentation « L’Institut et vous » destinée aux nouveaux membres;
- Information sur les pensions;
- Explication du site Web de l’Institut;
- Explication des dispositions de la Politique sur le réaménagement des effectifs;
- Explication d’articles de la convention collective;
- Intimidation;
- Nécessité des délégués syndicaux en milieu de travail (campagnes de recrutement des délégués syndicaux).
Voici toutefois des exemples d'activités qui seraient jugées inappropriées pour un dîner d'information :
- Une réunion ou une AGA d’un organisme constituant;
- Des thèmes de nature politique, comme un débat sur les candidats à une élection de l’Institut;
- Des comptes rendus des négociations collectives.
Quelle est la différence entre un dîner d’information et une séance d’information sur les négociations?
Les dîners d’information sont organisés par les membres, les délégués syndicaux ou les organismes constituants de l’Institut; ils servent à rencontrer les nouveaux membres, à communiquer de l’information, à conseiller les membres sur divers sujets et à accroître la visibilité de l’Institut. Les sujets traités concernent généralement les membres de tous les groupes de négociation.
Les séances d’information sur les négociations peuvent être organisées par le groupe ou les équipes de négociation (en collaboration avec les sous‑groupes) et traiter particulièrement des enjeux des négociations collectives en cours qui sont propres au groupe (notamment les revendications, les rapports d’étape et des séances d’information sur les ententes de principe. Les séances d’information sur les négociations sont sous l’autorité des Négociations, et les coordonnateurs régionaux de la formation ne devraient pas approuver les dîners d’information qui traitent des négociations.
Quelle est la procédure à suivre pour faire approuver un dîner d’information?
Des fonds limités sont disponibles dans chacun des budgets de formation régionaux pour aider à couvrir les dépenses qu’occasionnent ces activités.
- L’organisme constituant, le personnel régional, un délégué syndical ou un membre doit en faire la demande au préalable au président du Comité de formation régional à l’aide du formulaire approuvé de l’Institut (lien ci‑dessous).
Remarque : Par souci de clarté, les frais de déplacement et le salaire compensatoire ne seront pas remboursés.
- Il vaut mieux en faire la demande par courriel en mettant le formulaire normalisé de demande d’approbation pour un dîner d’information en pièce jointe et l’envoyer au président du Comité de formation régionale.
- Le président du Comité de formation régional examinera la demande et y répondra (approbation ou rejet) par courriel.
- Une fois l’approbation du dîner d’information reçue, le délégué syndical peut organiser l’activité (réservation de salles de réunion, invitation aux conférenciers et aux membres, etc.). Veuillez vous assurer de garder les reçus liés à vos dépenses.
- Notez que les demandes de remboursement transmises à l’Institut pour des activités qui n’auront pas été préalablement autorisées par le Comité de formation régional pourraient être refusées.
Comment se fait le remboursement des dépenses engagées pour un dîner d’information?
Il faudrait utiliser un formulaire de demande de remboursement normalisé et y joindre les reçus des dépenses identifiées. On peut télécharger ce formulaire dans le site web de l’Institut.
Il faut télécharger le formulaire de demande de remboursement (avec reçus) et y inscrire les dépenses engagées pour le dîner d’information.
- Ensuite, on envoie ce formulaire, l’approbation du président du Comité de formation et les reçus par courriel ou télécopieur à la Section des finances à la personne‑ressource identifiée dans le formulaire de demande d’indemnité de déplacement.
- Enfin, après avoir donné le dîner d’information, il faut en faire un bref compte rendu qui mentionne le nombre de participants et l’envoyer au président du comité de formation régional.