Réunion de l’exécutif du groupe TI - le 3 juin 2022

 

Membres du personnel présent(e)s en personne : Jean-Paul Leduc (négociateur) et Josianne Drouin (agente de recherche)

1. Mot de bienvenue : Stan ouvre la séance à 9 h 23.

2. Adoption de l’ordre du jour

Motion proposée par : Tony Goddard               Motion appuyée par : Pierre Touchette

QUE l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

MOTION ADOPTÉE.

 

3. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion

Motion proposée par : Tony Goddard               Motion appuyée par : Deb Butler

QUE le procès-verbal de la réunion du 8 avril 2022 soit approuvé tel que présenté.

MOTION ADOPTÉE.

 

4. Affaires découlant du procès-verbal/Points de suivi

1. Modifier toutes les versions des publications du Groupe, y compris toutes les pages Web et les publications sur les médias sociaux, pour qu’elles indiquent le nouveau nom du Groupe : le « groupe TI ». Coordonner le changement de nom du Groupe avec le personnel de l’IPFPC en ce qui a trait à tous les documents et à toutes les pages Web de l’IPFPC. (Tony) En cours : Stan abordera ce sujet lors de l’AGA — calendrier et prochaines étapes.

 

2. Ajouter le point « Discussion sur la composition de l’équipe de négociation du groupe TI » à l’ordre du jour d’une prochaine Rencontre de planification stratégique. (Tony) Ajouté à l’ordre du jour de la Rencontre de planification stratégique qui se tiendra après les élections.

 

3. Organiser une ou plusieurs rencontres avec les Communications pour cerner les problèmes potentiels et trouver des solutions à ces problèmes dans le cadre des processus de communication avec nos membres. (Stan) EN COURS

 

4. Dresser une liste des articles de visibilité qui sont offerts actuellement et l’envoyer à l’Exécutif. (Pierre) Fait : Courriel envoyé à l’ensemble des membres de l’Exécutif le 11 avril 2022.

 

5. Fournir à Bruno L. un ensemble de directives pour retravailler les logos soumis, notamment les suivantes : (Pierre) Fait
   1. « IT-TI »;
   2. Utiliser une police en majuscules;
   3. Rapetisser le logo de l’IPFPC;
   4. Diverses polices;
   5. Deux couleurs graphiques.

 

6. Faire en sorte que l’ordre du jour de la Rencontre de planification stratégique soit correctement traduit. (JP) Fait
7. S’assurer que les président(e)s présent(e)s sont au courant qu’ils (elles) auront besoin de place dans leurs bagages pour les articles de visibilité. (Lucille) Fait

 

8. Vérifier auprès de Natalie Tessier que le format de réunion hybride est envisageable. (Les participant[e]s virtuel[le]s peuvent se faire envoyer les articles de visibilité par la poste.) (Lucille) Fait

 

1. Soumettre les modifications des statuts du Groupe pour le changement de nom de CS à TI au Comité des statuts et politiques (CSP) et au Conseil d’administration (CA) et coordonner la révision des statuts de tous les sous-groupes. (Tony) Fait

 

10. Demander 10 minutes pour faire une présentation au Comité exécutif (CE) de l’IPFPC. (Yvonne) Envoyé à Fedora et transmis à Sylvie. Yvonne s’occupe de la coordination.

 

11. Faire part de ses commentaires concernant le mandat du CJP à Yvonne au plus tard le 22 avril 2022. (TOUT LE MONDE) Délai expiré.

 

12. Mettre à jour le dépliant pour les nouveaux(-velles) membres et organiser sa distribution à ces membres. (Gordon et Tony) En cours Le (la) nouveau(-velle) coordonnateur(-trice) des membres devra discuter de la « manière » de mobiliser nos membres lors de la Rencontre de planification stratégique.

 

Pierre souligne qu’à l’avenir, nous aurons besoin d’une traduction pour CHAQUE réunion.

POINT DE SUIVI (Tony) : Informer l’AA de la nouvelle exigence de traduction pour toutes les futures réunions.

 

5. Points permanents :
   1. Le point sur les négociations (Rob Scott et JP Leduc)

Il y a eu des problèmes avec le dernier flux de communication (Info-TI) via les services de traduction et de communication : les délais étaient trop longs et il y avait trop d’obstacles à franchir.

 

Nous avons demandé une procédure, avec l’approbation de David Yazbeck, directeur des négociations, puis nous avons envoyé le message, traduit par JP, aux membres. Nous, les membres de l’Exécutif, aborderons cette question avec la vice-présidente de l’IPFPC Eva Henshaw et son comité des communications.

 

Rob fait le point sur le plan de communication sur les négociations :

Avant la séance

1. Envoyer des invitations Zoom aux exécutifs des groupes et aux président(e)s des sous-groupes en vue de leur transmettre les dernières nouvelles après la séance (agent de négociation).

 

Pendant la séance

1. Prendre des notes détaillées pour faire un compte rendu dans Info-TI (équipe de négociation);
2. Examiner la correspondance pour voir s’il s’y trouve des questions auxquelles nous devons répondre ou dont nous devons rendre compte (agent de négociation et négociateur).

 

Après la séance

1. Rédiger l’ébauche d’un message pour Info-TI et la faire réviser par l’équipe de négociation (agent de négociation);
2. Traduire une ébauche de version française avec DeepL et les membres bilingues de l’équipe (agent de négociation);
3. Envoyer des copies à l’agent de communication (agent de négociation);
4. Prévoir des réunions sur Zoom pour transmettre les dernières nouvelles à l’Exécutif du groupe TI (à 17 h 30 HNE) et aux président(e)s des sous-groupes (à 19 h HNE) (agent de négociation, négociateur et président);
5. Publier une ébauche d’Info-TI avec une traduction non officielle sur le site Web du groupe TI (agent de communication);
6. Partager les liens sur les médias sociaux (agent de communication);
7. Soumettre la version anglaise finale à l’IPFPC à des fins de traduction, puis aux Communications à des fins de publication sur le site Web de l’IPFPC et d’envoi par courriel aux membres du groupe TI (agent de négociation et AA).

 

Entre les séances

1. Répondre aux courriels des membres en envoyant une copie conforme invisible de chaque réponse à l’équipe de négociation (agent de négociation et négociateur);
2. Séances d’information;
3. Transmettre aux membres les dernières nouvelles au sujet des négociations du groupe TI en utilisant la présentation prévue à cette fin (équipe de négociation);
4. Conserver cette présentation au fil du temps (agent de négociation);
5. Séances pendant le dîner;
6. AGA des sous-groupes;

Séances en soirée

 

REMARQUE : Nos Info-TI reprennent toujours les sujets abordés avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), mais en termes généraux.

 

La procédure de la table centrale est encore en cours de détermination. Pour notre représentation à la table centrale, si nécessaire, nos deux choix portent sur les personnes suivantes :

1. Yvonne Snaddon;
2. Matt Vanner.

 

Gordon suggère que nous créions un modèle d’Info-TI qui pointe simplement vers notre site Web. Il suggère également que nous créions une FAQ sur notre site Web, laquelle serait tenue à jour par l’équipe.

 

Enfin, Jean-Paul nous parle d’une nouvelle stratégie mise à l’essai par l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC).

 

2. Le point sur la planification stratégique (Stan)

Nous discuterons des dates provisoires plus tard dans la réunion.

               

3. Élections du groupe TI  (Yvonne)

Les plaintes ont été nombreuses au cours du présent cycle électoral, bien plus que la normale.

Une répartition régionale des votes est fournie, en soulignant le très faible taux de vote (5,5 %). Il s’ensuit une discussion sur ce que nous devons faire pour susciter une mobilisation. On mentionne également que le taux de cotisants Rand est beaucoup trop élevé et qu’il est nécessaire de donner la priorité à la campagne de sensibilisation à leur égard.

Résultats des élections (ils sont confidentiels jusqu’à leur présentation à l’AGA)

Président : [953 bulletins de vote, 24 blancs et 929 comptés]

1. Stan Buday (469) (élu);
2. Stéphane Aubry (460).

 

Membres actifs : [953 bulletins de vote, 16 blancs et 953 comptés]

1. Rob Scott (élu par acclamation pour un mandat de trois ans);
2. Robert Tellier (466) (élu pour un mandat de trois ans);
3. Stéphane Aubry (464) (élu pour un mandat de trois ans);
4. Debbie Butler (438) (élue pour un mandat de trois ans);
5. Patricia Williams (416) (élue pour un mandat de trois ans);
6. Tamara Critch (356) (élue pour un mandat de deux ans);
7. J. Gordon Bulmer (234);
8. Denis Caissy (222);
9. Aleksandra Dukic (210);
10. Shawn Adams (203);
11. Nino Mangione (190);
12. Randy Oomen (179);
13. James Brown (147);
14. James Young (147);
15. Yaamalai Sri Tharan (139);
16. Matthew Waters (136);
17. Alex Stefishen (70).

 

4. Articles de visibilité (Pierre)
   1. Une boîte d’anciens articles a été envoyée au nouveau sous-groupe de Sydney, en Nouvelle-Écosse.
   2. Nous devons agir rapidement et commander de nouveaux bandanas afin de pouvoir les envoyer à un très grand nombre de membres pour que ces personnes puissent montrer leur soutien à notre équipe de négociation.

 

POINT DE SUIVI (TOUT LE MONDE) : Envoyer ses idées d’articles de visibilité à Pierre.

 

1. 3. Article de visibilité pour les sous-groupes : Tony propose que nous identifiions un article majeur que le Groupe achètera et distribuera à chaque sous-groupe. Voici certaines des suggestions :
      • • Bannière déroulante (debout);
        • Drapeau avec mât;
        • Chemin de table.

 

POINT DE SUIVI (Pierre) : Indiquer les prix des articles de visibilité retenus et en informer l’Exécutif.

 

5. Logo du groupe TI (Tony)

Les résultats du sondage sur le logo sont approuvés par l’exécutif du Groupe et seront présentés lors de l’AGA.

 

6. Réunion des président(e)s des sous-groupes (Lucille) Fait jusqu’en 2023.

 

7. AGA du groupe TI (Gordon)

Gordon discute des leçons que nous avons tirées et indique que la seule tâche qu’il reste à accomplir, avant la réunion, consiste à faire le ménage dans le dossier du Google Drive.

 

POINT DE SUIVI (Tony) : Réorganiser le dossier Google qui est mis à la disposition des délégué(e)s à l’AGA.

 

8. AGA de l’IPFPC (Gordon)

Nous aurons besoin d’un(e) nouveau(-velle) agent(e) des services aux membres « temporaire » pour continuer la coordination de cet appel aux délégué(e)s et poursuivre le travail sur ce portefeuille. Patricia Williams se porte volontaire pour garder le contrôle sur cet événement important.

 

POINT DE SUIVI (Patricia) : Informer Linda R. du nouveau contact sur la lettre de rappel.

6. Affaires nouvelles :

1. Planification stratégique

Dates provisoires : 22, 23 août

 

POINT DE SUIVI (TOUT LE MONDE) : Envoyer des suggestions de sujets pour la Rencontre de planification stratégique à Stan, à Pierre et à Tony.

 

2. Mandat du Comité des élections du groupe TI (Yvonne)
   1. L’élection de cette année a soulevé de nombreux problèmes et de nombreuses questions.
   2. Yvonne est en train de préparer un bilan avec les Communications de l’IPFPC.
   3. Voulons-nous que le Comité des élections de l’IPFPC organise les prochaines élections?
   4. On suggère de constituer un comité afin que celui-ci revoie les statuts ainsi que les règlements qui régissent nos élections.
      • Les volontaires : Stan, Pierre, Yvonne, Patricia et Lucille (Patricia et Lucille se rétractent finalement).

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Yvonne Snaddon                    MOTION APPUYÉE PAR : Gordon Bulmer

QUE nous créions un comité de réforme des élections composé de trois membres et dirigé par le président sortant des élections.

MOTION ADOPTÉE.

 

3. Dîner des membres sortants de l’Exécutif

Nous décidons de choisir une date proche de celle de l’AGA de l’IPFPC pour remercier Gordon, Eva et Stacy.

 

POINT DE SUIVI (Stan) : Faire les réservations pour le dîner des membres sortants de l’Exécutif.

 

4. Mandat du comité en quête d’équité du groupe TI : Passer à la Rencontre de planification stratégique.

 

POINT DE SUIVI (Tony) : Ajouter le mandat du comité en quête d’équité du groupe TI à l’ordre du jour de notre Rencontre de planification stratégique.

 

7. Rapports de l’Exécutif : Tous les rapports sont verbaux.
   1. Président (Stan) :

POINT D’ACTION (Tony et Stan) : Reprogrammer la séance d’information sur les négociations du 30 mai.

 

1. 2. Vice-président (Pierre) : A participé à l’AGA du Québec, au processus de changement d’image de marque et au travail avec le Comité des élections 

 

1. 3. Trésorière (Deb) : Nous avons de l’argent (70 000 $ en banque) et nous n’avons pas encore demandé d’allocation pour 2022.

 

POINT DE SUIVI (Deb) : Demander aux Finances de l’IPFPC quel est le maximum autorisé pour la banque du Groupe (allocation). (1,5 %?)

 

1. 4. Comité directeur/secrétaire (Tony) : Tous les procès-verbaux approuvés de l’Exécutif sont traduits et publiés sur le site Web de l’IPFPC.

 

1. 5. Négociations (Rob) : Voir ci-dessus.

 

1. 6. Comité national d’organisation/Comité régional d’organisation (CNO-CRO) : Mobilisation (Deb et Gordon) : Le 15 juin, l’équipe d’action politique de l’IPFPC nous donnera un aperçu des présentations qui se tiendront les 19, 20 et 21 juillet ou plus tard.

 

POINT DE SUIVI (Gordon et Deb) : Programmer une réunion complète des CNO-CRO pour cet automne (en septembre).

 

Stan annonce que Gordon a accepté de continuer à exercer les fonctions de coprésident du CNO.

 

1. 7. Communications (Tony) : Mises à jour régulières des pages Web, nouvelle page pour les rapports et les photos d’événements.

 

1. 8. Agente des sous-groupes (Lucille) :

Actuellement, 987 membres, dont plus de 600 sont des cotisants Rands, ne font pas partie d’un sous-groupe. Nous devons déterminer comment régler ce problème. Nous devons également nous demander comment inclure les membres isolé(e)s dans un sous-groupe. Un rapport est publié au sujet de l’AGA. Il y a six sous-groupes inactifs en raison de départs à la retraite et pour d’autres raisons.

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Lucille Shears MOTION APPUYÉE PAR : Patricia Williams

QUE nous passions à une séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

 

Consultation de l’IPFPC concernant le sous-groupe d’Ottawa-Ouest.

 

La médiation n’a pas abouti. Elle a rencontré Jenn Carr, qui recommande que quelqu’un préside chaque réunion. Le directeur Mark Muench a été désigné à cette fin, et le président du groupe en a été informé. Si le problème ne se règle pas, un(e) administrateur(-trice) sera nommé(e).

 

Pierre recommande de diviser le sous-groupe d’Ottawa-Ouest, car il est actuellement trop grand.

 

Après discussion, on en vient à la conclusion que, puisque les sous-groupes appartiennent à des groupes, nous devons résoudre ce problème sans impliquer la Région. Lucille soumettra à nouveau cette question à Jenn Carr afin qu’elle y réfléchisse une fois de plus. Toutes nos recommandations devraient être soumises à Jenn Carr, et nous devrions laisser l’IPFPC terminer son processus sans intervenir.

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Pierre Touchette                     MOTION APPUYÉE PAR : Gordon Bulmer

QUE nous mettions fin à la séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

 

Sous-groupes nationaux « non affectés » : Les membres devraient affecter chaque membre du groupe TI  à un sous-groupe. Par exemple, toute la province de Terre-Neuve devrait appartenir au sous-groupe de St Johns et toute personne à l’extérieur du Canada appartient au sous-groupe Ottawa-Métro.

 

POINT DE SUIVI (Lucille) : Fournir la liste de tous les membres non affecté(e)s et demander aux membres de l’IPFPC de les affecter à un sous-groupe. Si ces personnes sont en dehors des frontières d’un sous-groupe, les affecter au sous-groupe le plus proche, revoir les frontières du sous-groupe et les informer que les réunions seront virtuelles (ces membres n’auront aucuns frais de transport à payer). Une fois cet exercice terminé, passer les membres qui sont toujours « orphelin(e)s » en revue et discuter en vue de trouver une solution.

 

Yvonne indique que le Comité consultatif (CC) mène des discussions sur la redéfinition de la structure des sous-groupes et des chapitres, en tenant compte de la nouvelle réalité que représente le retour au bureau.

 

Rob rappelle que le (la) membre éloigné(e) a toujours le droit d’assister aux réunions en personne, MAIS à ses propres frais, ce qui semble injuste.

 

Gord déclare que si l’ensemble des membres d’un sous-groupe y assistaient de manière virtuelle, il n’y aurait pas deux types de membres, mais que si seulement certain(e)s membres y assistaient de manière virtuelle, il y aurait un sentiment d’injustice. Il suggère que ce soit fondé sur le ministère.

 

Stan n’est pas un adepte des sous-groupes ministériaux pour diverses raisons.

 

Tony appuie la constitution de sous-groupes géographiques fondés sur l’endroit où l’on siège (à la maison ou au bureau).

 

1. 1. Agente syndicale de liaison (Patricia) :

Le rythme des démissions a ralenti. Nous devons revoir avec l’IPFPC la façon dont les démissions sont traitées.

 

Nous devrions soumettre une résolution afin de changer le moment où le (la) délégué(e) syndical(e) obtient sa carte, par exemple, après avoir terminé le cours en ligne.

 

10. Coordonnateur des membres (Gordon) : Tout est prêt pour l’AGA du groupe TI.

 

Les lettres destinées aux membres et aux cotisants Rand sont approuvées par l’Exécutif.

 

POINT DE SUIVI (Gordon) : Envoyer les lettres en tant que coprésident du CNO.

 

11. Agente des relations du travail et de la consultation (Yvonne) : Elle nous parle de la réunion du CC et du CA qui s’est tenue le 1^er juin.

 

12. Agente chargée de la sous-traitance (Yvonne) : L’Équipe d’action sur la sous-traitance (EAST) se réunira la semaine prochaine et sa nouvelle base de données sera mise en place la semaine suivante. Il y aura aussi une réunion sur Zoom avec Lauren Hunter (Secteur du dirigeant principal de l’Information), Yvonne, JP et Rob pour discuter du remplacement de l’annexe I.

 

1. 13. Classification (Karim) : Rien de nouveau à signaler.

 

8. Divers et tour de table :

 

JP nous demande de lui signaler tout problème lié au remboursement des dépenses afin qu’il puisse en informer son directeur.

 

POINT DE SUIVI (TOUT LE MONDE) : Informer JP de tous les problèmes liés à Concur ou aux dépenses afin qu’il y donne suite.

 

9. Prochaine réunion : On décide d’organiser une réunion sur Zoom en juillet ou au début d’août.

POINT DE SUIVI (Stan) : Envoyer un sondage Doodle pour déterminer la date de la prochaine réunion sur Zoom.

 

POINT DE SUIVI (Stan) : Envoyer un sondage Doodle pour déterminer le lieu de la Rencontre de planification stratégique.

10. Levée de la séance :

MOTION PROPOSÉE PAR : Pierre Touchette               MOTION APPUYÉE PAR : Deb Butler

QUE la séance soit levée à 15 h 18.

MOTION ADOPTÉE.

 

Résumé des points de suivi

1. Informer l’AA de la nouvelle exigence de traduction pour toutes les futures réunions. (Tony)
2. Envoyer ses idées d’articles de visibilité à Pierre. (TOUT LE MONDE)
3. Indiquer les prix des articles de visibilité retenus (bannière déroulante, drapeaux, chemin de table) et en informer l’Exécutif. (Pierre)
4. Réorganiser le dossier Google qui est mis à la disposition des délégué(e)s à l’AGA. (Tony)
5. Informer Linda R. du nouveau contact sur la lettre de rappel. (Patricia)
6. Envoyer des suggestions de sujets à Stan, à Pierre et à Tony, pour la Rencontre de planification stratégique. (TOUT LE MONDE)
7. Faire les réservations pour le dîner des membres sortants de l’Exécutif. (Stan)
8. Ajouter le mandat du comité en quête d’équité du groupe TI à l’ordre du jour de notre Rencontre de planification stratégique. (Tony)
9. Reprogrammer la séance d’information sur les négociations du 30 mai. (Stan et Tony)
10. Demander aux Finances de l’IPFPC quel est le maximum autorisé pour la banque du Groupe (allocation). (1,5 %?) (Deb)
11. Programmer une réunion complète des CNO-CRO pour cet automne (en septembre). (Gordon et Deb)
12. Fournir la liste de l’ensemble des membres non affecté(e)s et demander aux membres de l’IPFPC de les affecter à un sous-groupe. Si ces personnes sont en dehors des frontières d’un sous-groupe, les affecter au sous-groupe le plus proche, revoir les frontières du sous-groupe et les informer que les réunions seront virtuelles (ces membres n’auront aucuns frais de transport à payer). Une fois cet exercice terminé, passez en revue les membres qui sont toujours « orphelin(e)s » et discuter en vue de trouver une solution. (Lucille)
13. À titre de coprésident du CNO, envoyer les lettres aux membres et aux cotisants Rand. (Gordon)
14. Soumettre à JP tous les problèmes liés à Concur ou aux dépenses afin qu’il y donne suite. (TOUT LE MONDE)
15. Envoyer un sondage Doodle pour déterminer la date de la prochaine réunion sur Zoom. (Stan)
16. Envoyer un sondage Doodle pour déterminer le lieu de la Rencontre de planification stratégique. (Stan)