1. Introduction
Le présent code de conduite pour les élections de l’exécutif national s’applique à tous les membres du groupe, pour toutes les élections de son exécutif national, et vise à compléter et non à limiter les règles de conduite actuelles de l’IPFPC.
2. Comité des élections du groupe
Selon l’article 7.1 des statuts du groupe, le Comité des élections du groupe est responsable de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du groupe et de conduire les élections, conformément aux statuts et règlements de l’Institut. Il établit aussi les procédures administratives nécessaires à la tenue des élections. Le Comité des élections est également chargé de :
1. vérifier dans les limites du possible l’exactitude des notes biographiques de tous les candidats, le non-recours à une campagne négative et la conformité au Code de conduite pour les élections du groupe;
et
2. mener une enquête complète et statuer sur le caractère approprié des activités des candidats ou de ceux qui agissent en leur nom. S’il détermine qu’une activité est irrégulière ou non appropriée, le Comité prend les mesures correctives qu’il juge nécessaires. Les mesures correctives comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :
(i) déclarer nulle l’élection ou une candidature à cette élection;
(ii) retirer le droit de voter à cette élection.
3. Plaintes relatives aux élections du groupe
Les plaignants doivent présenter leur plainte au Comité des élections dans les quarante-huit (48) heures suivant le moment où le problème a été porté à leur attention. Dans le cas des notes biographiques, la plainte doit être déposée dans les quarante-huit (48) heures suivant la publication desdites notes. En aucun cas les plaintes seront-elles acceptées plus de trente (30) jours après la fin de la période de scrutin.
Le Comité des élections accuse réception de la plainte dans un délai de soixante-douze (72) heures. Tous les membres du Comité des élections doivent prendre part aux délibérations et à la décision, sauf en cas de conflit d’intérêts.
Le Comité des élections mène l’enquête appropriée et rend sa décision dans les sept (7) jours suivant la réception de la plainte. Les plaignants et les répondants ont le droit de présenter leur cause devant le Comité des élections par voie électronique.
Celui-ci transmettra la décision au plaignant et au répondant.
Sa décision peut être portée en appel devant le Comité d’appel en matière d’élections, tel qu’indiqué ci-dessous.
4. Appels en matière d’élections
Dans les quarante-huit (48) heures suivant la réception de la décision du Comité des élections du groupe, la partie directement touchée par la plainte peut en appeler de la décision auprès du Comité d’appel en matière d’élections de l’Institut pour vérifier si la décision relevait du Comité des élections.
Le Comité d’appel en matière d’élections de l’Institut accuse réception de l’appel dans un délai de soixante-douze (72) heures. Tous les membres du Comité d’appel doivent prendre part aux délibérations et à la décision, sauf en cas de conflit d’intérêts.
Le Comité d’appel de l’Institut mène l’enquête nécessaire et rend sa décision dans les sept (7) jours suivant la réception de l’appel. L’auteur de la plainte a le droit de présenter ses arguments au Comité d’appel par voie électronique. La décision du Comité d’appel est finale et exécutoire. Il la transmet à l’auteur de la plainte et en informe le Comité des élections du groupe, qui y donne suite, le cas échéant.
5. Notes biographiques
Les candidats sont priés de joindre à leur formulaire de candidature une brève note biographique dans le format électronique demandé, décrivant leurs expériences et leurs objectifs (maximum de 200 mots dans l’une ou l’autre des langues officielles). Les notes biographiques ne doivent contenir ni de déclarations contre la personne d’un autre candidat, ni d’affirmations qui sont, de l’avis du Comité des élections, fausses, trompeuses ou sans fondement au sujet d’un candidat, de l’IPFPC ou de l’un de ses organismes constituants, ses délégués syndicaux, ses employés, ses membres d’exécutif ou ses autres représentants. Les candidats sont seuls responsables de la révision de leur note avant qu’elle ne soit envoyée et après qu’elle soit affichée.
Les notes biographiques seront modifiées dans les seules conditions suivantes :
- les modifications sont reçues avant la date et l’heure fixées pour la réception des mises en candidature;
- la modification a été apportée par le Comité des élections relativement à l’exactitude, au non-recours à une campagne négative et à la conformité au Code de conduite pour les élections du groupe.
Les notes ne seront pas modifiées aux motifs suivants :
- corriger une faute de grammaire;
- ajouter ou supprimer des renseignements, à moins que la modification n’ait été faite par le Comité des élections.
Sauf dans les cas mentionnés ci-dessus, les notes biographiques seront affichées telles que présentées par les candidats. Il est à noter que :
- seuls les titres peuvent être mis en caractères gras, en italiques ou soulignés;
- si le candidat mentionne qu’il a siégé à un comité de l’Institut, à l’exécutif d’un organisme constituant ou à un groupe de travail, il doit préciser le titre du poste occupé et les dates de début et de fin du mandat.
6. Campagnes personnelles lors d’activités de l’IPFPC
Il n’est pas permis aux candidats de faire campagne lors d’activités de l’IPFPC, mais certaines initiatives (discussions personnelles ou distribution de dépliants) pendant les pauses ou les volets sociaux d’une activité (repas ou réception) sont acceptables.
7. Appui d’un candidat
Les règles électorales de l’Institut s’appliquent.
8. Logos et sigles
Les règles électorales de l’Institut s’appliquent.
Note : Il est strictement interdit d’utiliser les logos ou sigles du groupe Science et analyse de l’Agence canadienne d’inspection des aliments ou de l’IPFPC sur des communications ou documents de nature électorale, que ce soit sur papier ou en format électronique. Il est également strictement interdit d’utiliser des images ou des mots qui ressemblent à ces logos ou sigles.
9. Utilisation des ressources ou du système de courriel de l’employeur
L’utilisation du système de courriel ou autres ressources de l’employeur peut aller à l’encontre de la politique de l’ACIA sur les réseaux électroniques et du code d’éthique et de conduite de l’ACIA. Le Comité des élections du groupe interdit l’utilisation du système de courriel ou des ressources de l’employeur aux fins d’élections des membres de l’exécutif national du groupe.
10. Utilisation des listes de membres et des ressources de l’Institut
Il est interdit d’utiliser à des fins électorales les listes de membres, leurs coordonnées ou d’autres ressources appartenant à l’Institut. Il est également interdit d’utiliser les coordonnées des membres, y compris les listes de distribution locale pour la diffusion de courriels non sollicités. Il en va de même d’autres ressources de l’Institut : ses fournitures et services, comme les téléphones cellulaires, les papiers en-tête, les logos, les enveloppes, les cartes professionnelles, les photocopieurs et les salles de réunions. À noter également que le personnel de l’Institut n’est pas autorisé à participer à des campagnes électorales de quelque façon que ce soit.
11. Campagnes négatives
Il faut éviter les campagnes négatives, car celles-ci ne donnent pas d’informations qui aident les électeurs à déterminer quel candidat ils devraient appuyer; de plus, elles compromettent de façon injustifiée la confiance des membres à l’égard de l’Institut et des syndicats en général. De par son mandat, le Comité des élections du groupe doit examiner les campagnes négatives et prendre les mesures qui s’imposent. On entend par campagne négative, entre autres : une déclaration contre la personne d’un candidat, une affirmation qui, de l’avis du Comité des élections, est fausse, trompeuse ou sans fondement au sujet d’un candidat, de l’IPFPC ou de l’un de ses organismes constituants, ses délégués syndicaux, ses employés, ses membres d’exécutif ou ses autres représentants. Les candidats et leurs partisans pourraient avoir l’obligation de présenter des preuves ou des arguments pour se défendre d’une allégation faite dans une campagne négative.
Le Comité des élections détermine si une déclaration représente en fait une campagne négative.
12. Vote électronique
Les membres du groupe peuvent accéder au site Web de l’Institut pour voter à partir de leur bureau (ordinateur de bureau, portable ou kiosque), leur domicile, ou dans des bibliothèques publiques, des cafés Internet, etc. Si un membre n’a pas accès à Internet, il peut se faire aider par un membre du Comité des élections du groupe.
13. Scrutin
Il est inacceptable d’offrir un incitatif pour voter aux élections du groupe. Dès qu’un membre du groupe a voté, il ne peut aucunement annuler son vote ou le modifier. Le décompte de vote par bureau et par région ne sera pas fourni. Les résultats pour chaque candidat seront affichés sur le site Web de l’Institut.
14. Liste d’exclusion
a. L’Institut créera une liste d’exclusion d’adresses électroniques de membres, qu’il tiendra à jour. Un membre de l’Institut ne désirant pas recevoir de matériel de propagande électorale à une certaine adresse électronique doit en aviser le secrétaire exécutif de l’Institut à election@pipsc.ca. Il est interdit aux candidats ou aux personnes agissant en leur nom d’envoyer du matériel de propagande à une adresse électronique figurant dans cette liste.
b. Les membres inscrits dans la « liste d’exclusion » ne recevront aucun document de nature électorale, mais ils continueront de recevoir des avis ou d’autres renseignements de la part du Comité des élections, comme les notes biographiques accompagnant les bulletins de vote.
c. Les membres inscrits dans la « liste d’exclusion » continueront de recevoir l’information que l’Institut leur enverrait normalement, sauf si celle-ci concerne les élections.
d. Les membres peuvent y faire inscrire leur nom en tout temps. Pour le retirer, ils doivent en faire la demande expressément.
15. Politique sur l’utilisation des médias sociaux
a. L’ensemble des statuts, règlements et politiques de l’IPFPC qui concernent l’éthique et le comportement professionnel attendu de ses membres s’applique également aux utilisateurs des médias sociaux. Il est très important que les candidats fassent preuve d’éthique professionnelle dans les campagnes électorales.
b. L’Institut s’attend à ce que les membres aient des échanges respectueux dans les médias sociaux et adoptent un comportement conforme à la Politique sur l’utilisation des médias sociaux. Pour plus de détails, consultez cette politique.
c. La création d’un compte dans les médias sociaux qui peut raisonnablement donner l’impression d’être géré par l’Institut ou en son nom est interdite, à moins d’être explicitement autorisée par l’Institut.
d. L’Institut se réserve le droit de contrôler et de modifier ou de retirer, au besoin, tout contenu affiché en lien avec ses comptes.
e. Un mauvais usage des plateformes de médias sociaux peut, dans certains cas, constituer une infraction criminelle, donner lieu à des poursuites judiciaires intentées contre des membres ou l’Institut, mener à des enquêtes ou à des mesures disciplinaires au travail, ou être considéré comme une inconduite selon la définition des statuts de l’Institut.
f. Les membres de l’Institut peuvent utiliser les médias sociaux pour exercer leur liberté d’expression. Toutefois, ce faisant, ils doivent toujours être conscients de leur obligation de respecter autrui et de leur devoir de loyauté envers l’employeur.
g. Les consignes suivantes visent à donner aux candidats, à leurs partisans et à tous les membres de l’Institut un aperçu de la meilleure façon d’utiliser les médias sociaux de façon professionnelle sans violer l’éthique professionnelle.
i. Extraits de la politique de l’IPFPC :
1. Aucun message publié ne doit violer une loi ni encourager ou suggérer des activités illégales;
2. Conformez-vous aux conditions d’utilisation établies par les diverses plateformes de médias sociaux que vous utilisez;
3. Ne publiez pas de messages qui peuvent être considérés comme racistes, haineux, sexistes, homophobes, diffamatoires, abusifs, menaçants, humiliants ou dégradants;
4. Faites preuve d’honnêteté et d’ouverture, mais pensez à l’effet que votre contribution pourrait avoir sur la façon dont les gens perçoivent l’Institut;
5. Ne dévoilez jamais de renseignements confidentiels, privés ou de nature délicate dans les médias sociaux;
6. Faites tout ce qui est possible pour assurer l’exactitude de l’information que vous publiez;
7. Ne publiez pas et ne faites pas suivre un lien menant à une chaîne de courriels ou à du pourriel et ne relayez pas le pollupostage;
8. Utilisez les médias sociaux dans vos temps libres et avec vos propres ressources et non pas avec celles de l’employeur;
9. Ne publiez pas de propos agressifs, grossiers, violents, obscènes ou pornographiques;
10. Assurez-vous d’avoir l’autorisation de l’Institut avant d’utiliser de l’information qui lui appartient (logos, slogans, dessins graphiques, etc.);
11. À moins d’avoir l’autorisation de l’Institut, n’utilisez pas les médias sociaux à des fins de publicité ou de sollicitation visant un but lucratif.
ii. Autres directives du Comité des élections :
1. Demeurez toujours respectueux, poli et bienveillant lorsqu’un autre membre, candidat ou non, émet des idées ou des propositions avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord;
2. Inspirez toujours vos actions des principes professionnels : intégrité, objectivité, professionnalisme, compétence, diligence et confidentialité;
3. Ne publiez pas de photos ou de vidéos qui pourraient être interprétées comme étant un appui de l’IPFPC;
4. Ne publiez pas de messages et n’engagez pas la conversation sur des enjeux électoraux de façon anonyme ou en utilisant le nom d’un autre utilisateur;
5. Ne publiez pas de renseignements privés ou personnels internes qui concernent un membre en particulier;
6. N’incluez pas vos coordonnées ni celle d’autrui, dans vos publications à moins d’en avoir la permission;
7. Ne publiez pas de propos qui font la promotion ou la publicité d’un produit commercial, qui sollicitent la clientèle ou qui demandent un soutien financier en vue d’une campagne électorale;
8. Ne permettez à personne, membre de l’IPFPC ou non, d’utiliser votre identité.
h. Le Comité des élections du groupe s’attend à ce que les membres de l’Institut et les utilisateurs des médias sociaux respectent les plus hautes normes professionnelles et agissent conformément à l’éthique, y compris pendant une campagne électorale. Si vous n’êtes pas certain de l’éthique de certains écrits, ne les publiez pas. Agissez avec professionnalisme.