76e Prairies/T.N.-O. - Propositions de modifications aux statuts à présenter au Congrès régional

ARTICLE ACTUEL

ARTICLE PROPOSÉ

JUSTIFICATION

6.2 Composition : L’exécutif régional est normalement composé du directeur, du secrétaire-trésorier, d’un (1) membre actif provenant de chacun des chapitres suivants : Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary, Edmonton, et de deux (2) membres actifs provenant des autres chapitres de la Région. Chaque année, l’Exécutif élit un vice-président parmi ses membres lors de la première réunion de l’Exécutif suivant l’assemblée du Conseil régional.

6.2 Composition : L’Exécutif régional est normalement composé du directeur, du secrétaire, du trésorier, d’un (1) membre actif provenant de chacun des chapitres suivants : Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary, Edmonton, et de deux (2) membres actifs provenant des autres chapitres de la Région. Chaque année, l’Exécutif élit un vice-président parmi ses membres lors de la première réunion de l’Exécutif suivant l’assemblée du Conseil régional.

Une liste détaillée des rôles, des responsabilités, des responsabilités additionnelles et des fonctions comprend, sans s’y limiter, ce qui est énoncé dans la « Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut (numéros 5, 6, 7, 8) et à l’article 6.8.1 des statuts des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest — Directeur. De plus, le président peut attribuer un mandat au directeur. La charge de travail est lourde pour le poste de directeur.

Les rôles de secrétaire et de trésorier peuvent être attribués à des postes distincts, plutôt que de les combiner, comme il est établi à l’article 11.1.7 des statuts et règlements de l’Institut. La séparation de ces rôles donne aux membres de l’Exécutif qui occupent ces deux postes la possibilité d’offrir plus de soutien au directeur et plus de services à la Région. 

Actuellement, l’Exécutif régional des Prairies et des T.N.-O. est composé de neuf (9) membres. Donc, l’ajout d’un poste n’entraînera pas le dépassement de la limite de onze membres prévue à l’article 11.1.7 Exécutif régional des statuts de l’Institut : L’exécutif régional est composé des directeurs(-trices) élu(e)s de la région et d’autres membres jusqu’à concurrence de onze (11) membres.

6.3.1 Le secrétaire-trésorier est élu par le Conseil régional lors d’une année paire pour un mandat de deux (2) ans.

6.3.1 Le secrétaire et le trésorier est sont élus par le Conseil régional lors d’une année paire pour un mandat de deux (2) ans. Le secrétaire est élu les années impaires et le trésorier les années paires.  

Ainsi, les titulaires de ces postes ne sont pas élus la même année.

6.3.2 Le secrétaire et le trésorier ne doivent pas appartenir au même chapitre.

Pour conserver l’intention de la Région d’avoir un Exécutif régional aussi représentatif de la Région que possible.

6.3.2 Les membres des chapitres de Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary et Edmonton présents à l’AGA de leurs chapitres respectifs nomment chacun un (1) membre qui représente leur chapitre à l’exécutif régional. Le mandat du représentant à l’exécutif régional commence à la fin de l’AGA du chapitre.

6.3.2 3 Les membres des chapitres de Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary et Edmonton présents à l’AGA de leurs chapitres respectifs nomment chacun un (1) membre qui représente leur chapitre à l’Exécutif régional. Le mandat du représentant à l’Exécutif régional commence à la fin de l’AGA du chapitre.

Il s’agit seulement de renuméroter.

6.3.3 Deux (2) membres supplémentaires de l’Exécutif sont élus parmi les membres des autres chapitres par les délégués qui assistent au Conseil régional et qui sont membres de ces autres chapitres. Une lettre d’appel est envoyée à ces derniers, en même temps que l’avis de convocation au Conseil régional. Ces deux membres sont élus lors d’années impaires et leur mandat est de deux (2) ans.

6.3.3 4 Deux (2) membres supplémentaires de l’Exécutif sont élus parmi les membres des autres chapitres par les délégués qui assistent au Conseil régional et qui sont membres de ces autres chapitres. Une lettre d’appel est envoyée à ces derniers, en même temps que l’avis de convocation au Conseil régional. Ces deux membres sont élus lors d’années impaires et leur mandat est de deux (2) ans.

Il s’agit seulement de renuméroter.

6.7.2 Si pour quelque raison que ce soit le poste de secrétaire-trésorier devient vacant, les membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre éligible de la Région pour l’occuper jusqu’à la prochaine élection.

6.7.2 Si pour quelque raison que ce soit le poste de secrétaire ou de trésorier devient vacant, les membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre éligible de la Région pour l’occuper jusqu’à la prochaine élection.

Cette modification permet le remplacement du titulaire du poste de secrétaire ou de celui de trésorier.

6.8.3 Secrétaire-trésorier : En collaboration avec le bureau régional de l’Institut, le secrétaire-trésorier est tenu d’envoyer les avis de convocation à toutes les assemblées du Conseil régional et de l’Exécutif régional. Il doit tenir des registres précis des réunions, des décisions et de la correspondance, s’assurer que l’information est communiquée dans des délais raisonnables aux personnes ou aux organismes concernés, gérer les finances de la Région, y compris la préparation d’états financiers et de budgets, faire la demande d’allocation annuelle, tenir à jour les renseignements et relevés bancaires, et les conserver conformément aux politiques de l’Institut. 

6.8.3 Secrétaire-trésorier : En collaboration avec le bureau régional de l’Institut, Le secrétaire-trésorier est tenu d’envoyer les avis de convocation à toutes les assemblées du Conseil régional et réunions de l’Exécutif régional. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance de la Région et de l’exécutif régional, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.

Il doit tenir des registres précis des réunions, des décisions et de la correspondance, s’assurer que l’information est communiquée dans des délais raisonnables aux personnes ou aux organismes concernés, gérer les finances de la Région, y compris la préparation d’états financiers et de budgets, faire la demande d’allocation annuelle, tenir à jour les renseignements et relevés bancaires, et les conserver conformément aux politiques de l’Institut. 

En séparant les rôles de secrétaire et de trésorier, les membres de l’exécutif élus à ces postes seront en mesure d’assumer leurs portions respectives des fonctions administratives et financières du rôle auparavant combiné de manière à offrir un soutien additionnel au directeur dans l’exécution de ses fonctions et de ce que l’on attend de lui. Cela permet également de mettre à jour le libellé en fonction des statuts modèles.

6.8.4 Secrétaire-Trésorier : En collaboration avec le bureau régional de l’Institut, le secrétaire-trésorier est tenu d’envoyer les avis de convocation à toutes les assemblées du Conseil régional et de l’Exécutif régional. Il doit tenir des registres précis des réunions, des décisions et de la correspondance, s’assurer que l’information est communiquée dans des délais raisonnables aux personnes ou aux organismes concernés, gérer les finances de la Région, et tenir les les dossiers financiers de la Région conformément à la politique de l’Institut.

Le trésorier tient les livres de la Région conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’Exécutif régional et du Conseil régional, produit les états financiers détaillés requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle de la Région. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres de la Région.

Nouvelle section pour définir le rôle du trésorier. Il a été mis à jour en fonction du libellé des statuts modèles.

6.8.4 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif et assurent la liaison avec leurs chapitres respectifs, au besoin.

6.8.4 5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif et assurent la liaison avec leurs chapitres respectifs, au besoin.

Il s’agit seulement de renuméroter.

9.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) personnes parmi les suivantes : directeur, vice-président et secrétaire-trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.

9.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) personnes parmi les suivantes : directeur, vice-président et secrétaire-trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.

Les postes de secrétaire et de trésorier sont maintenant séparés avec l’adoption de l’article 6.2 des statuts.

2. Modifications proposées aux statuts relativement aux fonctions du vice-président

Auteur : Exécutif régional

6.7.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur devient vacant, les membres restants de l’Exécutif recommandent au Conseil d’administration une personne pour l’occuper, conformément aux Statuts de l’Institut.

6.7.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur devient vacant, les membres restants de l’Exécutif recommandent au Conseil d’administration une le vice-président personne pour l’occuper, conformément aux Statuts de l’Institut.

Lié au changement apporté à l’article 6.8.2 des statuts comme quoi le vice-président doit également remplacer le directeur.

6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.

6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier. Le vice-président assiste le directeur dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions de directeur en l’absence de ce dernier;

Le vice-président est élu chaque année par les membres de l’Exécutif régional conformément à l’article 6.2 des statuts de la Région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest. La sélection du vice-président se fait à la suite d’un examen attentif des candidats et d’un vote pour le candidat le plus qualifié. Comme cet exercice est effectué au début de l’année, il n’y a donc pas lieu de tenir des élections additionnelles tout au long de l’année.

3. Modification proposée aux statuts pour mettre à jour le nom d’un comité.

Auteur : Exécutif régional.

6.9.1 Comité de formation régionale : Ce comité assure la liaison avec l’Exécutif régional, le Comité des services aux membres et le personnel régional de l’Institut quant aux initiatives de formation régionale, sollicite l’opinion du Conseil régional, du Conseil des délégués syndicaux et des organismes constituants régionaux sur les programmes de formation de l’Institut et examine les demandes de cours de formation.

6.9.1 Comité de formation régionale : Ce comité assure la liaison avec l’Exécutif régional, le Comité des services aux membres d’apprentissage et de formation et le personnel régional de l’Institut quant aux initiatives de formation régionale, sollicite l’opinion du Conseil régional, du Conseil des délégués syndicaux et des organismes constituants régionaux sur les programmes de formation de l’Institut et examine les demandes de cours de formation.

Le Comité des services aux membres a changé de nom pour Comité d’apprentissage et de formation.

4. Modification proposée aux statuts pour changer les personnes à aviser de l’ordre du jour du Conseil régional et des modifications proposées aux statuts.

Auteur : Exécutif régional

5.2 Assemblée : L’exécutif régional convoque l’assemblée du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre ces assemblées ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné de l’ordre du jour et des propositions de modification des statuts.

5.2 Assemblée : L’exécutif régional convoque l’assemblée du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre ces assemblées ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres. L’ordre du jour est envoyé aux délégués au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné de l’ordre du jour et des propositions de modification des statuts.

Actuellement, les membres sont avisés de la réunion, de l’ordre du jour et des modifications proposées aux statuts. Ce changement permet toujours aux membres d’être avisés de la réunion, mais seuls les délégués seront informés de l’ordre du jour et des modifications aux statuts. Les membres auraient encore accès au cartable virtuel où ils peuvent voir l’ordre du jour et les détails sur les différents points à l’ordre du jour. 

5. Modification proposée aux statuts pour que les éléments requis soient intégrés à l’ordre du jour.

Auteur : Exécutif régional

5.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :

Présentation des membres de l’Exécutif régional

Adoption de l’ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l’assemblée précédente du Conseil régional

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du directeur régional

Rapport financier annuel

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

5.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :

Présentation des membres de l’Exécutif régional

Adoption de l’ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l’assemblée précédente du Conseil régional

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du directeur régional

Rapport financier annuel

Approbation du budget

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

Ajouter l’approbation du budget à l’ordre du jour de la réunion, car c’est exigé en vertu des nouveaux statuts modèles.