PROCÈS-VERBAL
Réunion de l’exécutif du groupe SP
Le 9 juin 2018
Sont présents (P) et absents (A)
Bryan Van Wilgenburg (PRA/T.N.-O.) / P
Norma Domey (RCN) / P
Daniel Ingram (PRA/T.N.-O.) / P
Steven J. Colwell (C.-B. et Yukon) / A
David (IPFPC) / A
Sushil S. Dixit (RCN) / P
Elizabeth Ptasznik (PRA/T.N.-O.) / P
Waheed Khan (RCN) / P
Enzo Barresi (Ontario) / A
Thomas Landry (Atlantique) / P
Judith Leblanc (Québec) / P
Suzelle Brosseau (IPFPC) / P
Marcel C. Beaudoin (RCN) / P
Donald Lefebvre (RCN) / P
Michael A. Forbes (Ontario) / P
Notes - Daniel Ingram est parti à midi.
Shelley Melanson est arrivée à 13 h pour faire une présentation de 45 minutes.
Ouverture de la réunion
Mot d’ouverture
Thomas souhaite la bienvenue aux nouveaux membres de l'Exécutif (Bryan et Waheed) et souligne l'importance d’aller de l’avant.
Ordre du jour
Dan doit partir à midi et met les sujets importants à l’ordre du jour.
Deux points sont ajoutés immédiatement après les élections :
- Discussion des dates des réunions
- Les membres du Comité exécutif manquent des réunions sans avertissement.
Approbation du procès-verbal
Le procès-verbal est approuvé.
Points de suivi
Judith - Ajoutera la présentation de Tarek au lecteur partagé pour que tout le monde puisse la voir.
Certificats relatifs aux statuts par Judith/Daniel - En cours
Élections
On discute de l’ordre dans lequel on procédera aux élections (note du secrétaire – tout le monde décide de suivre l’ordre dans lequel les portefeuilles apparaissent dans le plan de travail) et de la façon dont le gagnant sera choisi.
Motion (Dan, avec l’appui de Bryan) - Le gagnant d’élections doit être élu par une majorité absolue (50 % + 1). S’il n’y a pas de majorité absolue, la personne qui obtient le moins de votes sur le bulletin est exclue et le vote reprend.
Motion adoptée.
Proposition - Limite d’un portefeuille par membre de l’exécutif. (Thomas, avec l’appui de Michael)
Marcel - Pour. Des gens ont demandé pourquoi certains membres actifs n’ont pas de portefeuille et d’autres ont deux portefeuilles.
Bryan – Contre. Quelqu’un pourrait se retrouver à un poste qu’il n’a pas envie d’occuper ou pour lequel il n’a aucune compétence, parce que tout le monde doit avoir un poste.
Waheed - Contre la motion pour les mêmes raisons que Bryan. En tant que bénévoles, les gens devraient pouvoir se porter volontaires pour les postes qu’ils veulent et pas être forcés à occuper un poste qu’ils ne veulent pas.
Dan - Contre la motion. Deux membres de l’Exécutif ne sont pas là; on ne veut pas les forcer à accepter un poste.
Norma - Contre la motion. On ne veut pas forcer les gens à travailler à un poste qui ne les intéresse pas. L’Exécutif en deviendrait beaucoup moins efficace.
Motion rejetée.
Motion (Judith, avec l’appui de Bryan)
On propose de détruire les bulletins de vote après le dépouillement.
Motion adoptée.
Présidente
Elizabeth est élue présidente.
Vice-président
On propose Daniel à ce poste et il accepte.
Élu par acclamation.
Trésorier
Donald. Élu.
Secrétaire
On propose Marcel à ce poste. Il accepte.
Élu par acclamation.
Coordonnateur des délégués syndicaux
On propose Waheed à ce poste. Il accepte.
Adhésion
On propose Michael à ce poste. Il refuse.
On propose Sushil à ce poste. Il refuse.
Élections reportées.
Communications
On propose Judith à ce poste. Elle accepte.
Coordonnateur des négociations
Bryan est élu.
Coordinateur des délégués
On propose Michael à ce poste. Il accepte.
Coordinateur de sous-groupe
Enzo est élu.
On discute de la procédure à suivre pour voter par procuration et de la façon de la communiquer au reste de l’Exécutif.
SUIVI — MARCEL
Inscrire une discussion de 30 minutes sur les votes par procuration à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Coordonnateur de la mobilisation
On propose Thomas à ce poste. Il refuse.
On propose Norma à ce poste. Elle refuse.
On propose Sushil à ce poste. Il refuse.
On propose Elizabeth à ce poste. Elle refuse.
Une discussion s’ensuit pour savoir si un membre de Bien mieux ensemble peut également être coordinateur de la mobilisation.
Suzelle : Non, cela crée un conflit d’intérêts.
Sushil : Je ne vois pas de conflit d’intérêts.
SUIVI — MARCEL
Inscrire la discussion sur la mobilisation à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Reconnaissance
Sushil est élu par acclamation.
Adhésion
On propose Sushil à ce poste. Il accepte.
Conseiller d’assemblée
On propose Norma à ce poste et elle accepte.
Dates de réunions
Selon la politique de l’Institut, les réunions doivent avoir lieu un lundi, un vendredi ou un samedi. Habituellement, le groupe SP tient sa réunion un jour de semaine et le reste, la fin de semaine. Quant aux réunions des Régions, elles occupent toute une fin de semaine. On préférerait avoir nos réunions le vendredi pour permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. D’autres dates sont suggérées pour alterner entre des réunions des jours de semaine et la fin de semaine.
SUIVI - DANIEL
Créer un Doodle pour la date de septembre.
Membres absents à l’Exécutif
Les membres de l’Exécutif qui manqueront des réunions devraient en informer le reste de l’Exécutif (la présidente, à tout le moins) par écrit. Les votes par procuration éventuels doivent être envoyés à la présidente et aux autres membres du Comité exécutif en copie conforme.
MOTION - (Marcel, Thomas)
Le membre qui sait qu’il va manquer une ou plusieurs réunions doit envoyer un courriel à l’Exécutif le plus tôt possible en expliquant pourquoi il va les manquer.
MOTION ADOPTÉE.
Points permanents
Trésorier
Donald - Communiquera avec Lucie Seguin et Nicole D. pour obtenir les renseignements requis.
Tentera de faire des transferts électroniques avec Lucie.
Compte rendu de négociation
On discute des plans de la prochaine ronde de négociations et du Comité de négociation stratégique.
SUIVI – ELIZABETH
Communiquera avec le Comité directeur du CNS pour obtenir l’autorisation d’assister à la réunion du CNS.
Éléments de visibilité
L’inventaire actuel est consigné. On prévoit apporter des articles à l’AGA de l’Institut et au Conseil des délégués syndicaux.
Sous-groupes
On planifie la réunion des présidents des sous-groupes de 2018.
SUIVI – ELIZABETH
Elle contactera Enzo pour connaître le plan original.
Note du Secrétaire :
Dan est parti à midi pour rentrer chez lui.
Pause dîner
Plan de mobilisation
Shelley Melanson fait une présentation sur la mobilisation et dirige une séance de remue-méninges sur la façon de profiter de notre lancée après la Conférence sur la négociation des 1er et 2 juin. Elle parle notamment de ce qui suit :
- S’assurer que les gens sentent le besoin de faire leur part;
- Il est important de s’assurer que les membres francophones ne se sentent pas laissés pour compte;
- Envisager différents moyens de communiquer, pas seulement par courriel ou par téléconférence;
- Conseils régionaux
- Délégués syndiqués régionaux
SUIVI — MARCEL
Il mettra un tableau dans un Google Doc et le partagera avec l’Exécutif pour que les membres le remplissent.
Points permanents (Suite)
Sous-groupes (Suite)
Communiquera avec les présidents de sous-groupes pour trouver des dates et des sujets. Si on parle de négociations, s’assurer que Suzelle peut venir.
SUIVI - THOMAS, ENZO, ELIZABETH
Élaborer une analyse de rentabilisation pour une réunion des présidents de sous-groupes nationaux avec une date provisoire du 24 novembre, probablement à Vancouver. Cela rendra les changements moins chers et donc plus faciles à accepter. Organiser une réunion extraordinaire de mobilisation de l’Exécutif la veille de la réunion des présidents de sous-groupes. Le lieu et la date peuvent être modifiés en fonction de la réponse de l’Institut. Inviter les deux membres de l’équipe de négociation de l'exécutif qui ne sont pas des membres du groupe SP à la réunion des présidents du 24. Aucun suppléant (membres de l’Exécutif qui sont également présidents de sous-groupes) ne sera invité, par souci d’économie.
Adhésion
Sushil – Le délégué syndical en chef (ou coordonnateur des sous-groupes ou coordonnateur de l’adhésion) va élaborer des moyens de communiquer avec les cotisants Rand. Le coordonnateur de l’adhésion a présentement la liste des cotisants Rand.
Délégués
Bryan - Il faut trouver un moyen de communiquer avec les membres de la conférence sur la négociation.
SUIVI - MICHAEL
Dresser la liste (avec les coordonnées) des membres qui étaient à la conférence sur la négociation et qui ne font pas partie de l’équipe de négociation ou de l’Exécutif.
Informatique
SUIVI - TOUS
Fournir des suggestions sur la façon de structurer le disque partagé.
SUIVI — MARCEL
Contactez l'informatique, obtenez l'accès aux nouveaux cadres supérieurs
Motion (Thomas, Marcel) - Utiliser une méthode d’amortissement linéaire (diviser le coût d’achat par le nombre d’années utiles) avec l’amortissement calculé sur la durée de vie prévue de l’article pour la valeur de l’équipement électronique pour la valeur de remplacement.
Motion adoptée.
Délégués syndicaux
Elizabeth - 2 nouvelles candidatures de délégués syndicaux
SUIVI – ELIZABETH
Elle transmettra les demandes des délégués syndicaux à Waheed.
Communications
Le plan de communication proposé est en cours d’examen par le coordonnateur des communications.
Le groupe SP est maintenant sur Instagram.
SUIVI - JUDITH
Voir comment lier des pages FB et IG à la page Web du groupe SP de l’Institut.
Judith – Elle veut relancer l’infolettre du groupe SP.
SUIVI
Elizabeth – Elle y mettra de l’information sur le groupe PC et sur le congé d’études des PC.
Voyages des membres de l’Exécutif
Thomas a été invité à titre de président SP à assister au Conseil régional de l’Ontario, car le groupe SP compte le pourcentage le plus élevé de membres de l’Ontario. Le directeur régional de l’Ontario, qui prévoit renouveler l’expérience, a trouvé très utile de faire participer le président du groupe SP.
CCS
Norma - Rien de nouveau depuis l’AGA.
Comité des statuts
Norma - Rien de nouveau depuis l’AGA.
Elle résume le processus de formation et de fonctionnement du Comité des statuts.
Il faut remettre en forme les nouveaux statuts pour les présenter au CA. Ça devrait prendre un mois.
SUIVI - Comité des statuts, avec l’aide de Judith pour la mise en forme.
Formuler les statuts de manière à les présenter au CA.
Plan de travail
Donald - Jusqu'à la version 3.1.
Il parle des mises à jour/modifications qui ont été faites ainsi que des mises à jour prévues.
SUIVI - TOUS (DATE LIMITE : Début décembre)
Passer en revue les descriptions de travail (pour les portefeuilles) et fournir une rétroaction à Donald.
Examiner les descriptions de travail et les emplois des comités et fournir une rétroaction à Donald.
SUIVI — DONALD
Il écrira à l'Exécutif pour lui demander ce qu'il aimerait que ses membres examinent.
Articles de visibilité
On examine des bannières fictives (pour les sous-groupes) On discute de la possibilité de rendre les bannières uniques à chaque sous-groupe par rapport aux logos du groupe SP et de de l'IPFPC.
SUIVI - JUDITH
Elle communiquera avec le chapitre de l’Est du Québec pour connaître le coût et le nom du fournisseur de leur bannière et informera Donald et le reste de l'Exécutif.
SUIVI - DONALD
Obtenez l’estimation du coût de la bannière la plus simple et de la bannière la plus complexe et fournissez-les à l'Exécutif pour l'aider à prendre sa décision.
Commentaires sur l’AGA du groupe SP
SUIVI — MARCEL
Mettez 20 minutes à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’Exécutif.
Intégrité scientifique
Judith
Judith fait partie du Comité avec Maxime Gingras (IPFPC), Michael Urminsky (IPFPC) et Matthew MacLeod (président du groupe RE) sur l’intégrité scientifique au Conseil du Trésor. Il y a actuellement des répétitions entre le Comité et les ministères/organismes dans l'élaboration d'un éventuel modèle de politique.
Le but de la dirigeante principale de la science consiste à étendre l’intégrité scientifique au-delà du groupe SP pour inclure tous les autres employés qui n’ont pas déjà l’intégrité scientifique dans leur CA. La politique modèle doit être acceptée par le SCT, l’IPFPC *et* le Bureau de la dirigeante principale de la science (car nous ne parlons d’organisations et non de personnes).
Appel de délégués à l’AGA 2018 de l’IPFPC
L'appel a été lancé le 16 mai.
Les délégués et observateurs choisis par le coordonnateur délégué, selon le processus expliqué par Michael, sont prêts à être envoyés à Julie Gagnon.
SUIVI – ELIZABETH
Elle demandera à Nicole si elle est toujours membre SP et membre de l'IPFPC.
SUIVI – ELIZABETH
Elle communiquera avec Steven pour savoir s’il assistera à l’AGA de l’IPFPC et en informera Michael pour lui permettre de choisir un remplaçant dès que possible.
SUIVI - MICHAEL
Élaborer un processus qui englobe des critères tels que le genre, la classification, la participation passée à l’AGA, etc., pour le choix des remplaçants à l’AGA.
Proposition (Bryan, Judith) - Accepter la liste des délégués telle qu'elle est présentée par Michael, avec des indemnités pour les remplaçants.
Motion adoptée.
Programme de soutien au mieux-être des employés
Waheed – Il fait une présentation sur le PSME tel qu’il existe actuellement.
Procédure de réunion
Donald – Il passe en revue la vidéo de la formation des membres d’exécutif du 8 juin et explique comment les articles indiqués dans la vidéo s’appliquent (ou non, selon le cas) à la réunion en cours.
SUIVI — MARCEL
Mettre un rappel dans l'ordre du jour pour tenir compte de l’interprétation (parlez plus lentement, ajoutez des pauses quand vous commencez à parler et à discuter pour faciliter l’interprétation) lorsque vous parlez.
SUIVI — MARCEL
Indiquez des points à l’ordre du jour à discuter en français.
Conseils régionaux des délégués syndicaux
Le Comité exécutif est informé des prochains conseils régionaux des délégués syndicaux.
SUIVI – ELIZABETH
Elle se renseignera sur le statut de Steven et demandera à Waheed s'il doit y aller comme délégué syndical en chef.
Tour de table
Marcel – Il nous informe sur la procédure à suivre pour les procès-verbaux après les réunions de l’Exécutif.
Suzelle
Suzelle présente un résumé des solutions aux problèmes qui ont été identifiés aux réunions précédentes (traduction, informatique, etc. ). Elle dit qu’il est important de l’en informer dès qu’un problème survient, sans tarder.
SUIVI — MARCEL
Il inscrira à l’ordre du jour de la prochaine réunion les courriels non sollicités de levées de fonds.
La séance est levée à 16 h 55 samedi.