Procès-verbal de la réunion annuelle du sous-groupe VFS-AC : 25 juin 2024

Point	Sujet et discussion	Suivi
Ouverture de la séance	Brian Busby ouvre la séance à 17 h 40. Participant·es en personne : Brian Busby, Abraham Garcia, Andra Weis, James Armstrong, Daryl Boychuk, Audrey Wojcik, Art Iwinski, Tabitha Fuller, Michael Patterson, Nitin Chowdary, Louise Lepore Absences : Jyoti Tanotra	Brian Busby
Adoption des points à l’ordre du jour	L’ordre du jour provisoire suivant a été joint à l’invitation à la réunion : Ouverture de la séance et observations préliminaires - Brian Approbation du procès-verbal de la dernière réunion - Daryl Mise à jour de la planification de l’AGA 2024 du sous-groupe VFS-AC - Audrey/Andra Achat et utilisation d’articles promotionnels de l’Institut - Audrey Recrutement de délégué·es syndicaux Bilan des finances et dépenses proposées - James Retour au bureau - Que fait l’Institut? Daryl Boychuk propose d’adopter l’ordre du jour (avec l’appui d’Audrey Wojcik). Motion adoptée.	Daryl Boychuk
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente	Art Iwinski propose d’approuver le procès-verbal de la réunion du 26 mars 2024 de l’exécutif du sous-groupe VFS-AC (avec l’appui de Brian Busby). Motion adoptée.	Art Iwinski
Bienvenue aux nouveaux membres de l’exécutif	Andra souhaite la bienvenue à Michael Patterson pour sa première réunion d’exécutif et fait remarquer que l’autre nouveau membre de l’exécutif, Jyoti Tanotra, ne pouvait pas être présent.	Andra
Articles promotionnels	Audrey indique qu’il y a des articles promotionnels fabriqués au Canada que nous pourrions acheter pour les distribuer durant l’AGA du 24 octobre 2024. L’exécutif accepte de limiter les achats d’articles promotionnels à 2 500 $ et de les compléter avec les articles promotionnels qu’il a encore en stock. Andra propose d’augmenter le budget des articles promotionnels de 2 500 $ + 13 % pour la TVH (avec l’appui de James). Motion adoptée.	Audrey
Rapport financier du trésorier	Le trésorier du sous-groupe, James Armstrong, résume la situation financière du sous-groupe. James indique qu’il n’y a eu ni dépôt ni décaissement sur notre compte bancaire depuis notre dernière réunion, mais il y a eu des intérêts courus. James note également la nécessité d’ajouter un autre signataire au compte bancaire. Des dispositions seront prises pour ajouter un autre membre de l’exécutif en tant que signataire.	James Armstrong
Exigence de présence physique et autres questions - Représentant régional du groupe VFS au bureau national	Abraham Garcia, le représentant régional du groupe VFS au bureau national, a participé à la réunion. Il fait le point sur diverses questions, notamment sur les mesures prises par l’Institut concernant le retour au bureau de l’ARC (obligation de présence physique). Ces mesures comprennent l’organisation de rassemblements et les efforts déployés par les exécutifs de l’Institut pour obtenir une plus grande collaboration de la part de la direction de l’ARC afin de garantir une certaine flexibilité au personnel qui a des difficultés à satisfaire à l’obligation de présence physique de 3 jours par semaine. Abe note également que les séances de formation de gestion syndicale ont été annulées pour le moment en raison du manque de coopération de la direction de l’ARC sur le retour au bureau.	Abraham Garcia
Recrutement	Après nos discussions sur le recrutement, Michael évoque la possibilité d’envoyer un courriel sollicitant l’intérêt des cotisant·es Rand.
Prochaine réunion et levée de la séance :	La date provisoire de la prochaine réunion de l’exécutif du sous-groupe pour discuter des préparatifs de l’AGA a été fixée au jeudi 5 septembre 2024. Audrey propose (avec l’appui de Brian) de lever la séance. Motion adoptée. La séance est levée à 18 h 55.