Procès-verbal de la réunion de l'éxécutif du groupe SP - 20 janvier 2018

PROCÈS-VERBAL / MINUTES

  Réunion de l’exécutif SP / SP Executive Meeting

20 janvier 2018 / January 20, 2018

Présents / Absents --- Presence / Absence

Daniel Ingram (Prairies et T. N.-O.)	P	Norma Domey (RCN)	P
Elizabeth Ptasznik (Prairies et T. N.-O.)	A	Steven J. Colwell (C.-B. et Yukon)	A
Enzo Barresi (Ontario)	P	Sushil S. Dixit (RCN)	P
Judith Leblanc (Québec)	P	Tarek Salem (RCN)	P
Marcel C. Beaudoin (RCN)	P	Thomas Landry (Atlantique)	P
Michael A. Forbes (Ontario)	P	Suzelle Brosseau (IPFPC)	P
Nicole Deschenes (Prairies et T. N.-O.)	P	Donald Lefebvre (RCN)	P

Nicole participe par téléconférence

Se joint à la réunion le matin, quitte à 11h30

Judith se joint à la réunion par téléconférence à 12h45

Solution de stockage des documents de l’IPFPC

Marcel donne sa présentation

SUIVI — TOUS Présenter à la prochaine réunion de l’exécutif la disposition/organisation des dossiers idéale/préférée pour la solution de stockage en ligne de l’IPFPC.

MARCEL – Prévoir une discussion de 45 minutes

MARCEL et DANIEL — S’assurer que le plan de travail a été mis à jour et que les responsabilités ont été attribuées de manière adéquate.

Aspects financiers (Suite du 19 janvier)

Motion1 — Précision sur une motion pour le remboursement des frais d’Internet

Précision sur une motion visant à rembourser les services Internet
ATTENDU que les fonds des groupes sont la propriété de l’Institut (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),
ATTENDU qu’un groupe est responsable des obligations financières qu’il contracte (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),
ATTENDU que l’exécutif national du groupe a l’obligation de veiller à ce que les fonds qui lui sont alloués soient utilisés et dépensés de façon judicieuse; avec probité; de manière à promouvoir l’intérêt de l’Institut et de ses membres; de manière à résister à l’examen des membres et du grand public (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),
ATTENDU que les membres de l’exécutif national mènent des activités qui nécessitent l’utilisation d’ordinateurs, d’ordinateurs portatifs et d’appareils mobiles qui sont connectés à Internet ou à un forfait de données, et
ATTENDU que le soutien au remboursement des frais d’Internet mensuels est énoncé dans la Politique sur les finances des organismes constituants (Réf.: Exemples d’utilisation acceptable de fonds, Point2 – Les dépenses de télécommunications comme le service Internet, les forfaits de téléphone cellulaire, etc.),
Il est proposé que les membres de l’exécutif national soient remboursés pour les frais d’Internet jusqu’à concurrence de 35$ par mois après présentation d’un reçu au trésorier pour chaque mois, le remboursement étant effectué de la manière décrite par le trésorier en poste.
Nicole (trésorière), avec
l’appui de Donald, propose
d’adopter la motion. Motion adoptée.

Précision sur une motion visant à rembourser des accessoires d’ordinateur

ATTENDU que les fonds des groupes sont la propriété de l’Institut (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU qu’un groupe est responsable des obligations financières qu’il contracte (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU qu’un exécutif national de groupe a l’obligation de veiller à ce que les fonds qui lui sont alloués soient utilisés et dépensés de façon judicieuse; avec probité; de manière à promouvoir l’intérêt de l’Institut et de ses membres; de manière à résister à l’examen des membres et du grand public (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU que les membres de l’exécutif national mènent des activités qui nécessitent l’utilisation d’ordinateurs, d’ordinateurs portatifs et d’appareils mobiles dont les accessoires peuvent briser ou qui demandent l’acquisition d’accessoires additionnels pour répondre aux exigences opérationnelles, et

ATTENDU que le soutien au remboursement des accessoires d’ordinateur est énoncé dans la Politique sur les finances des organismes constituants (Réf.: Exemples d’utilisation acceptable de fonds, Point10 – Achat de biens appartenant à l’Institut comme des ordinateurs portatifs, des projecteurs, des imprimantes, des téléphones intelligents, des tablettes, des magnétophones, etc.),

Il est donc proposé que les membres de l’exécutif national soient remboursés pour les accessoires d’ordinateur sur présentation d’un reçu au trésorier, lesdits accessoires incluant:

1. un article de remplacement pour un élément défectueux (par ex., un fil de charge/adaptateur qui ne fonctionne pas); ou
2. un accessoire additionnel comme une clé USB/lecteur externe, une souris ou une carte mémoire, après avoir fourni au préalable une justification écrite pour un tel achat, dont l’approbation sera décidée par l’exécutif national.

Nicole (trésorière), avec l’appui de Donald,

propose d’adopter la motion.

Nicole

Problème avec 100$ (limites). Il est possible d’avoir à remplacer des accessoires d’une valeur supérieure à 100$ par année.

Il faut s’assurer que ce qui est acheté et ce qui est remboursé est ajouté à l’inventaire des TI de l’exécutif du groupe SP Motion adoptée

Motion3 — Précision sur une motion visant à rembourser des articles consommables

Précision sur une motion visant à rembourser des articles consommables

ATTENDU que les fonds des groupes sont la propriété de l’Institut (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU qu’un groupe est responsable des obligations financières qu’il contracte (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU qu’un exécutif national de groupe a l’obligation de veiller à ce que les fonds qui lui sont alloués soient utilisés et dépensés de façon judicieuse; avec probité; de manière à promouvoir l’intérêt de l’Institut et de ses membres; de manière à résister à l’examen des membres et du grand public (Réf.: Politique sur les finances des organismes constituants),

ATTENDU que les membres de l’exécutif national mènent des activités qui nécessitent l’utilisation d’ordinateurs, d’ordinateurs portatifs et d’appareils mobiles, et que des articles consommables particuliers peuvent devoir être réapprovisionnés ou achetés pour des présentations et autres, et

ATTENDU que le soutien au remboursement des frais d’Internet mensuel est énoncé dans la Politique sur les finances des organismes constituants (Réf.: Exemples d’utilisation acceptable de fonds, Point2 – Les fournitures de bureau et les frais d’administration comme le papier, les stylos, les crayons, les chemises, l’affranchissement, les agrafeuses, les cartouches d’encre, etc.)

Il est proposé que les membres de l’exécutif national soient remboursés pour les articles consommables sur présentation des reçus nécessaires au trésorier. Le remboursement des dépenses rejeté par le trésorier doit être demandé à une réunion ordinaire subséquente de l’exécutif.

Thomas, avec l’appui de Michael,

propose d’adopter la motion.

Nicole

C’est inutile car comme la plus grande partie du travail se fait par ordinateur, il n’est plus nécessaire d’avoir autant d’articles consommables.

Tarek

Bonne politique. Les gens doivent faire attention à ce qu’ils impriment au travail.

Daniel

Se demande si c’est nécessaire avec tout ce qui se fait de manière électronique.

Donald

Il n’y a pas que le travail. On peut avoir besoin d’être remboursé pour des textes imprimés à l’hôtel. Il n’y a pas lieu de s’inquiéter des gens qui dépensent 60$ à la fin de l’année, car les trois premiers « Attendu que » indiquent que l’argent doit être dépensé de manière responsable.

Marcel

Nicole peut toujours user de son pouvoir discrétionnaire pour rembourser les dépenses (ou non selon le cas). A confiance que Nicole usera de discernement pour effectuer les remboursements, tout comme les membres de l’exécutif dans leurs demandes de remboursement.

Thomas

Il faut arrêter d’accuser les autres de mal agir. Il faut faire confiance à l’exécutif.

Norma

D’accord avec Nicole pour enlever les 60$, car cela peut amener les gens à croire qu’ils doivent dépenser ce montant avant la fin de l’année.

Tarek

Ça existe déjà dans les statuts et politiques de l’IPFPC. Il n’y a pas lieu que ça se retrouve dans les statuts du Groupe SP.

La motion est adoptée dans sa forme modifiée.

Respect des statuts par les membres de l’exécutif SP

Les membres de l’exécutif votent pour permettre à Suzelle de rester pour la discussion portant sur ce sujet.

Tarek

Permettre à Suzelle de rester est contraire aux statuts de l’IPFPC

Michael

Suzelle n’est pas une observatrice, mais bien la représentante de l’IPFPC à l’exécutif

Tarek

Discussion portant sur la mauvaise application présumée de l’article6.1.1 des statuts par Thomas (Note de la secrétaire: Thomas est directement accusé par Tarek)

Thomas

Thomas n’a pris aucune décision. C’est l’exécutif qui a pris la décision. Thomas parle peut-être au nom de l’exécutif, mais il ne prend pas de décisions unilatéralement. Il passe toujours par l’exécutif.

Pour réduire les difficultés de déplacement pour le coordonnateur des sous-groupes et le président, on a décidé de tenir des réunions de présidents de sous-groupe de zone: l’Est, le Centre, l’Ouest. Pour réduire les coûts, on a proposé de tenir une réunion de l’exécutif au Québec afin de permettre aux gens de l’exécutif de participer à l’une des réunions des présidents de sous-groupe tout en essayant d’améliorer l’interaction entre les sous-groupes du Québec et l’exécutif du groupe SP.

L’exécutif a pris une décision permettant aux gens élus dans le bassin national (élus pendant une année de bassin national) de participer à une réunion des présidents de sous-groupe.

La participation n’était jamais liée pendant les statuts (sic).

Tarek

Tarek a rédigé une proposition. Il s’agissait de réduire les coûts. Les membres de l’exécutif devaient assister à une réunion à Québec. Il n’était aucunement fait mention de représentants du bassin national dans la décision. La seule chose mentionnée concernait les représentants régionaux. Il y a eu une téléconférence en juillet pour récapituler le procès-verbal.

Marcel

A lu dans les procès-verbaux des téléconférences de mai et juillet.

Enzo

Thomas a reconnu l’existence du problème et a précisément demandé une téléconférence pour en discuter. Il y a eu un débat et on a décidé de n’envoyer à la réunion du sous-groupe de Toronto que les représentants de la RCN élus au cours de l’année du bassin régional (sic).

Donald

On ne peut s’en tenir qu’au procès-verbal de mai 2017, il faut tenir compte de mai (sic) 2017 et des éclaircissements donnés lors de la téléconférence de juillet 2017. La décision de mai n’était pas claire, ou causait de l’incertitude, donc Thomas a décidé de tenir une téléconférence pour éclaircir la situation.

Norma

Se sent exclue par la décision de n’envoyer que deux représentants de la RCN à la réunion du sous-groupe de Toronto. Le Groupe RE est capable d’envoyer les membres de son exécutif partout au pays. Elle n’a pas pris part à la téléconférence du sous-groupe, car elle croyait la décision déjà prise et ne voyait pas l’utilité d’y participer. Elle se sent victime de discrimination par la décision. Il faut arrêter d’exclure les membres pour des motifs financiers et plutôt essayer d’inclure tout le monde.

Daniel

L’intention n’a jamais été d’exclure quelqu’un. Le problème ne se limite pas aux seuls représentants de la RCN. Les représentants du bassin national partout au pays n’ont pas été invités non plus. Dorénavant, il faudra essayer d’éviter de telles décisions qui donnent à certains l’impression d’être exclus.

Thomas

L’exclusion n’est jamais un objectif. La décision a été prise dans un souci de responsabilité financière. Nous avons demandé au CA non seulement une réunion de l’exécutif à l’extérieur d’Ottawa, mais également à l’extérieur du «triangle d’or». Le choix des participants aux réunions des présidents de sous-groupe du Centre s’est fait dans le souci de nous montrer financièrement responsables. Dorénavant, il faudra débattre de la responsabilité financière et de la justice à l’avance et ne pas débattre de l’interprétation d’un article des statuts. Cela n’avait rien de personnel. Ce n’était pas l’intention d’exclure quelqu’un. La décision a été prise pour que le CA approuve les réunions de zone à un coût raisonnable.

Michael

Les gens ne devraient pas se priver de participer à une téléconférence parce qu’ils ont l’impression que la décision est déjà prise.

Tarek

Ce n’est pas qu’une impression. La réunion de la zone du Centre incluait la RCN, mais deux des représentants régionaux de la RCN n’ont pas été invités. Il faut enlever les termes bassin national/bassin régional des statuts. On peut être financièrement responsable sans exclure des gens.

AGA SP

Daniel

Garder la date envoyée.

L’AGA aura lieu à l’hôtel Hilton Lac-Leamy.

Un préavis sera envoyé afin de permettre aux MT de prendre les dispositions pour leurs postes.

L’invitation officielle ne sera pas envoyée tant que les modifications aux statuts ne seront pas prêtes pour publication.

Rapports à l’AGA à remettre à Daniel/Brigitte pour le 6 mars afin de laisser du temps pour la traduction.

SUIVI — TOUS envoyer les rapports à l’AGA à Brigitte avec c. c. à Dan.

SUIVI — TOUS — envoyer les demandes pour l’AGA (prises de courant, places assises, etc.) à Dan.

Tarek

Demander une salle particulière.

Thomas

Ça devient coûteux, car il faut acheter les repas et les boissons à l’hôtel.

Conférencier à l’AGA SP

Judith

A demandé au bureau de la présidente de l’IPFPC de contacter le conseiller scientifique en chef pour lui demander de faire une allocution à l’AGA SP.

Judith trouvera un remplaçant si ce n’est pas possible.

SUIVI —TOUS — Envoyer des suggestions de conférencier à Judith

Statuts SP

Daniel

Ce serait bien de prévoir une mini-conférence sur la négociation.

SUIVI — Marcel travaillera avec Enzo et Suzelle pour remanier l’ordre du jour afin de prévoir du temps pour une mini-conférence sur la négociation.

Thomas

Aucune présentation orale des rapports. Permettre seulement aux membres d’en faire lecture.

Donald

Faire un rapport verbal très résumé (de 2 à 5 minutes), puis passer à une séance de questions.

Tarek

2 diapos (3 à 5 minutes) pour signaler les faits saillants.

Daniel

On ne peut enlever tous les rapports, il faut en parler pour présenter les faits saillants.

Thomas

2 diapos (3 minutes), pas une présentation complète qui reprend simplement le rapport. En venir rapidement au fait, passer à la séance de questions et aux commentaires très rapidement.

Donald

Arriver préparé et avoir pratiqué, sachant que le temps est très limité.

Tarek

De 3 à 5 minutes

Norma

S’applique également au rapport du président.

Thomas

Je serai très heureux de m’en tenir à de 3 à 5 minutes.

Daniel

Je donnerai une introduction générale à tous les membres, indiquant le format. Les membres pourront poser des questions à la fin de chaque présentation et il y aura également une séance de questions générales à l’exécutif à la fin.

Judith

Trois minutes, c’est trop court; de 3 à 5 minutes, car c’est l’unique moment de l’année où nous rencontrons tous nos membres et leur parlons directement.

Donald

Il faut fusionner les divers délais

Appel d’intérêt pour l’équipe de négociation

Discussion des dates des divers appels pour l’élection de l’exécutif SP, la sélection de l’équipe de négociation, les avis de convocation à l’AGA, etc.

Enzo

Il ne dira rien aux présidents de sous-groupe tant qu’une date n’aura pas été fixée pour l’envoi du sondage.

Suzelle

La réunion avec l’ancienne équipe de négociation se tiendra probablement dans les deux premières semaines de février.

Première réunion après les élections

Daniel

Samedi 9 juin?

Norma

Vendredi 8 juin?

Judith

En faisant la réunion le vendredi, les gens qui se déplacent doivent s’absenter deux jours du travail.

Tarek

Pour encourager de nouvelles personnes à venir, il est peut-être préférable de tenir la réunion un vendredi afin de réduire l’impact sur le travail.

Daniel

Même impact le vendredi ou le samedi

Vote tenu sur la réunion de l’exécutif de juin

5 pour le 9 juin

2 pour le 8 juin

1 abstention

Thomas

Dorénavant, nous essaierons d’alterner les réunions du samedi avec les réunions de l’exécutif du vendredi/lundi.

Proposition de formation des membres de l’exécutif

Norma

Donne une présentation sur l’intelligence émotionnelle (voir l’annexe)

Encourage l’exécutif à se réunion avant/après les réunions de l’exécutif pour faire cet exercice pour constructivement commencer à résoudre les problèmes.

Tarek

Le président de la réunion ne devrait pas rabrouer les gens ou leur demander de se tenir tranquilles. Il y a lieu d’utiliser un langage plus approprié et plus respectueux.

Suzelle

L’IPFPC est en train de préparer des trousses de formation pour les membres des exécutifs. On a dit à l’IPFPC que le groupe SP voulait être le premier en ligne pour la formation. Voulons-nous (exécutif SP) demander à l’IPFPC si la formation désirée est bien offerte par l’IPFPC, ou si la formation de l’IPFPC pourrait être modifiée pour répondre aux attentes de l’exécutif SP?

Norma

A compris que le point à l’ordre du jour devait porter sur la formation en soi, pas sur un autre plan.

Est-ce que la formation offerte par l’IPFPC convient à nos besoins.

Suzelle

Suzelle a envoyé le courriel précédant de Donald sur la question au groupe de la formation alors qu’il était à mettre sur pied le programme de formation.

Donald

Après la formation sur l’AE, Donald a discuté du fait que le point de suivi consistait à fournir une proposition ou un aperçu de la formation. Même si on n’en a pas discuté à la réunion, un courriel a été envoyé à tous les membres de l’exécutif pendant la réunion avec ladite proposition, celle-ci sera remise au personnel de l’IPFPC qui est à élaborer une trousse de formation.

SUIVI — SUZELLE – Doit contacter le service de formation pour voir où ils en sont avec le module de formation des membres d’exécutif sur lequel ils travaillent, et pour voir s’il va dans le sens indiqué précédemment (par le comité de l’exécutif SP à Suzelle) comme nécessaire pour l’exécutif SP.

Donald

Que certains membres de l’exécutif SP (ou tous ses membres) participent au cours pilote afin de donner leurs commentaires pour aider à guider et planifier l’élaboration du cours.

Daniel

Si la formation a lieu entre la fin des résultats des élections et la première réunion avec les nouveaux membres de l’exécutif, inviter tous ceux qui peuvent y participer.

PLAN DE TRAVAIL

Donald

C’est un dossier en évolution.

Motion (Thomas, avec l’appui de Michael)

L’exécutif SP assumera la responsabilité financière de trois jours de salaire compensatoire pour Donald afin de lui permettre de terminer le plan de travail.

Daniel

Les membres sont très en faveur d’élargir le plan de travail.

Motion adoptée.

Plan de mobilisation2018

Tarek

Considérant qu’il est nécessaire de réécrire le Plan de mobilisation et sachant qu’il faut mobiliser les membres pour soutenir l’équipe de négociation, il faut remplir le sondage sur la négociation.

Thomas

En quoi est-ce différent de la communication?

Tarek

Les communications sont à sens unique, de l’exécutif vers les membres. Un plan de mobilisation permettra un dialogue entre les membres et l’exécutif et les divers comités de l’exécutif.

Thomas

Il me semble que l’engagement et la mobilisation, c’est la même chose.

Tarek

Nous comprenons les besoins de nos membres surtout grâce aux délégués syndicaux et aux sous-groupes. Nous avons besoin de trouver un moyen d’organiser les communications requises pour la transmission de l’information entre les membres et l’exécutif grâce aux divers canaux/groupes/comités.

Donald

Le plan de communication (distribué à la dernière réunion) donne également les détails de tout cela.

Tarek

Ce n’est pas à Tarek (ou à la personne responsable) de faire la communication, mais de la préparer ou d’organiser la personne ou le groupe applicable qui donnera la présentation.

Judith

Judith n’a pas entendu parler d’information à envoyer aux membres. Elle aimerait participer davantage à l’élaboration du plan de communication, étant la personne responsable des communications.

Donald

Ce n’est pas l’intention d’exclure Judith. Tous les principaux intervenants ont été identifiés par le Comité d’examen de la documentation, auquel le plan des communications a été distribué pour commentaires (mai 2017). Le Plan de communication s’est probablement perdu dans les communications. À la demande de Judith, le plan de communication lui a été envoyé pour qu’elle puisse poursuivre l’élaboration du document et le terminer.

SUIVI — TAREK

Réunira tous les points et suggestions donnés aujourd’hui en vue de l’élaboration d’un plan de mobilisation à remettre à l’exécutif SP.

Thomas

Il faut respecter les piliers à l’IPFPC. Tout ce qui est d’ordre général (Phénix, etc.) doit être confié au pilier régional. Tout ce qui est lié à la convention collective doit passer par les canaux propres à chaque groupe.

On discute longuement afin de préciser s’il est nécessaire que l’équipe de mobilisation se concentre sur des points particuliers à certains groupes et non sur les enjeux régionaux ou autres.

AFFAIRES NOUVELLES

Marcel

Inviter Rajiv à l’AGA SP (à titre d’observateur afin de lui remettre une médaille de reconnaissance.) Le 50 Victoria assumera les coûts de sa participation comme observateur.

Aussi Lisa Kelly (note de la secrétaire — Lisa Kelly a exprimé par courriel ses remerciements, mais a décliné toute manifestation de reconnaissance de la part du groupe SP.)

Thomas

Quiconque veut offrir une manifestation de reconnaissance à quelqu’un doit également le faire savoir à Steven.

Appel d’intérêt pour l’équipe de négociation SP

Lecture de l’ébauche de l’appel d’intérêt.

SUIVI — SUZELLE, MARCEL et ENZO examineront l’ébauche de la lettre afin de la retravailler

Tour de table

Daniel

Il y a encore des gens qui envoient des courriels aux v.-p. de l’IPFPC, en dehors des comités, sans passer d’abord par les canaux internes.

SUIVI — MARCEL enverra un courriel à tous les membres sur la gouvernance pour les communications appropriées par courriel

Marcel

Tout le monde doit aider Judith en envoyant des informations à communiquer.

Suzelle

Le Groupe SP représentera les membres civils de la GRC dans les prochains mois. Nous tiendrons les gens au courant de l’évolution des choses.

Thomas

Bonne réunion. On avance bien dans les projets et les plans pour laisser les choses en ordre pour le nouvel exécutif qui entrera en fonction. La participation d’Elizabeth, de Nicole et de Judith par téléconférence est grandement appréciée.

La séance est levée à 15h55.