Réunion de l’exécutif du groupe TI 17 novembre 2022 de 9 h à 17 h (heure de l’Est)

 

1. Sont présents : Stan Buday, Pierre Touchette, Yvonne Snaddon, Tamara Critch, Patricia Williams, Deb Butler, Rob Scott, Tony Goddard, Robert Tellier, Stéphane Aubry, Lucille Shears, Steven Fréchette
2. Sur Zoom : J.-P. Leduc
3. Est absent : Karim Chaggani
4. Observateurs : Clement Chan

1. Mot de bienvenue : Pierre ouvre la séance à 9 h 15.

 

2. Adoption de l’ordre du jour :

Motionnaire : Pierre Touchette                     Comotionnaire : Patricia Williams

QUE l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.                 

MOTION ADOPTÉE.

 

3. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion

Motionnaire : Tony Goddard                         Comotionnaire : Patricia Williams

QUE le procès-verbal de la réunion du 11 octobre 2022 soit approuvé tel quel.     

MOTION ADOPTÉE.

 

4. Affaires découlant du procès-verbal/Points de suivi :

26 JUILLET

1. Envoyer vos idées d’articles de visibilité à Pierre. (Tous) Fait

2. Déterminer le prix des articles de visibilité retenus (bannière déroulante, drapeaux, chemin de table) et en informer l’Exécutif. (Pierre) Fait

3. Faire les réservations pour le souper des membres sortants de l’Exécutif. (Stan) À discuter aujourd’hui

4. Fournir la liste de l’ensemble des membres non affecté(e)s et demander aux membres de l’IPFPC de les affecter à un sous-groupe. Si ces personnes sont en dehors des limites géographiques d’un sous-groupe, les affecter au sous-groupe le plus proche, revoir les limites du sous-groupe et les informer que les réunions seront virtuelles (les frais de transport ne seront pas payés). Une fois cet exercice terminé, passer en revue les membres qui sont toujours « orphelins » et discuter en vue de trouver une solution. (Lucille) En cours

Lucille attend la réponse des membres de l’IPFPC (voir le rapport de l’agent des SG). D’après le dernier rapport, il y a 1 043 membres qui ne sont pas dans un sous-groupe et Lucille a demandé, avec des suggestions, que ces membres soient rattachés à un SG. Il y a aussi 2 137 cotisants Rand; nous avons désespérément besoin de faire une campagne de recrutement auprès d’eux. Ce sont deux bons sujets à aborder lors de la réunion des présidents des SG.

Patricia a organisé des campagnes de recrutement auprès de cotisants Rand et a réussi à inciter 500 membres à signer des cartes d’adhésion. De nombreux membres de la GRC refusent de signer tant qu’ils ne sont pas intégrés.

Yvonne suggère que nous demandions à Gurbinder Dhillon (équipe de négociation) d’entrer en contact avec les membres de la GRC.

Stan a déclaré que de nombreux présidents de SG tendent fréquemment la main aux cotisants Rand, tout comme bien des régions, des chapitres et des équipes de consultation.

 

POINT DE SUIVI (Lucille) : Organiser une séance avec les présidents des SG pour discuter de ces questions.

 

5. Soumettre à JP tous les problèmes liés à Concur ou aux dépenses afin qu’il y donne suite. (TOUS) Complété — Si vous avez encore des problèmes, veuillez les soumettre à JP et à Linda Rochefort.

6. Se réunir pour discuter des informations de l’EAST et des stratégies touchant les salaires. (Rob S. et Yvonne) — En cours

7. Formuler un message et contacter les présidents des sous-groupes pour leur demander leur contribution et leur assurer qu’ils seront officiellement inclus dans les processus de planification stratégique ultérieurs. (Stan et Lucille) — En cours (voir le rapport de l’agent des SG)

Lucille doit inclure ce point à l’ordre du jour de la réunion des PSG.

Stan mentionne que nous devrions également les mettre au courant de nos priorités actuelles.

 

8. Faire le suivi auprès du CSP et du CA pour confirmer que les révisions aux statuts du groupe ont été approuvées et que les changements de nom sont en bonne voie. (Tony) — Fait : Les modifications aux statuts du groupe ont été approuvées par le CA et tous les statuts des SG soumis ont été approuvés. En raison des changements et des pénuries de personnel à l’Institut, nous connaissons des retards dans l’affichage des articles sur le site Web de l’Institut, mais ceux-ci sont maintenant accélérés. 

Robert T. a revu nos statuts actuels et en fera part à Tony et à Pierre, mais ne recommande aucune modification pour le moment.

Stan suggère que nous organisions une réunion d’une demi-journée pour revoir rapidement les statuts (Stan, Pierre, Robert, Tony).        

Yvonne mentionne qu’il y aura des changements possibles de statuts avec tout changement de procédure électorale.

 

1. Faire un suivi auprès du service des finances de l’Institut pour déterminer quel processus, le cas échéant, est nécessaire pour que chaque sous-groupe mette à jour ses informations financières. (Tony) — Fait

Tony a envoyé un courriel au service des finances de l’Institut (Sherri et Didier) le 2022-08-03 — Le service des finances examinera la question plus en détail et donnera son avis, mais pour le moment, nous continuons à utiliser les chèques et les comptes du groupe CS.

 

10. Rédiger un rapport et le publier dans le dossier Google Drive du Groupe. (Stan) — Fait

 

11. Publier tout document ou renseignement fourni sur la nouvelle initiative de remobilisation des membres. (Robert T.) — En cours Robert contactera Denis Caissy.

12. Rédiger un rapport et le publier dans le dossier Google Drive du Groupe. (Yvonne) — Fait : Rapport publié sur le site Web.

11 OCT

13. Envoyer vos suggestions d’articles de visibilité à Pierre dès que possible. (TOUS) En cours

14. Comparer la liste des délégués avec celle des membres de notre CNO/CRO, interroger ces personnes à l’événement du 14 octobre, puis décider si le CNO/CRO doit se réunir après l’AGA de l’Institut. (Stan) Fait lors de la réunion du 14 octobre du CNO-CRO.

•  Créer et afficher la feuille de calcul des bénévoles de l’Exécutif. (Patricia) Fait — Sur Google Disque.

5. Points permanents

MOTIONNAIRE : Robert Tellier       COMOTIONNAIRE : Stéphane Aubry

Il est proposé de passer à une séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

1. Le point sur les négociations (Rob et JP)
2. Rapport de l’EAST (Yvonne)

MOTIONNAIRE : Tamara Critch      COMOTIONNAIRE : Tony Goddard

Il est proposé de mettre fin à la séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

Pause-santé

1. 3. Le point sur la planification stratégique (Stan)

Stan indique qu’une équipe s’est réunie pour accomplir ses tâches. Il demande aux deux autres équipes de terminer leur travail et de faire rapport à l’exécutif lors de la prochaine réunion.

Yvonne demande à l’exécutif de bien vouloir revoir les échéances dans les feuilles de calcul et de les ajuster au besoin.

Yvonne indique qu’elle a remis à Karim une lettre d’appel pour les jeunes professionnels.

 

1. 4. Articles de visibilité (Pierre)

Pierre indique qu’il a envoyé un courriel à l’exécutif hier, dans lequel il décrit les articles déjà reçus et ceux qu’il distribuera aux membres et aux sous-groupes lors de l’AGA de l’Institut.

6. Affaires nouvelles
   1. Terminer l’examen des motions destinées à l’AGA (Tous) — Terminé à la réunion : 10 novembre 2022

1. 2. Base de données de mobilisation des membres du groupe TI (Stéphane) Voir le rapport : Proposition de système de mobilisation du groupe CS

Stéphane nous propose de prendre le contrôle de notre propre liste de mobilisation afin de mieux savoir qui est mobilisé pour nos causes, etc. Nous pouvons utiliser Nation Builder pour mobiliser nos membres.

Lucille affirme que préparer une liste séparée pourrait être en violation de la LCOBNL. Lucille fournira l’article.

Pierre indique que cette question a été traitée il y a plusieurs années et que le CNO/CRO était considéré comme un outil pour mobiliser les membres. Le grand problème actuel est la communication avec nos membres. Nous ne disposons pas d’une liste « toujours fraîche » de nos membres et de leur emplacement.

Robert demande comment tenir à jour ces nouveaux outils. Devons-nous le faire par nous-mêmes, ou collaborer avec le nouveau CA et le personnel réaffecté? Nous devons nous asseoir avec le CA et déterminer ce que nous pouvons faire AVEC le service de communications de l’Institut. Nous devons aborder ces questions avec le bureau de la présidente et prendre le contrôle de notre Section des communications pour faire passer nos messages.

Yvonne déclare que nous devons fixer et maintenir des échéances fermes. Nous devons également revoir la LCOBNL et peut-être obtenir des conseils du service juridique afin de pouvoir obtenir des adresses électroniques personnelles. L’un des objectifs de notre site Web était d’obtenir les adresses de nos membres. Si Nation Builder est éliminé progressivement à l’Institut, pouvons-nous être impliqués dans le choix des outils de remplacement? Nous devons également documenter tous nos processus.

Stan suggère à Eva que le groupe de travail sur la communication nécessite également un ou deux membres du CA pour relayer les expériences des groupes, etc. Stan déclare qu’il n’est pas d’accord avec le nouveau nom de la section de la mobilisation, « Action politique et mobilisation », car il implique une concentration sur l’action politique par opposition à la mobilisation. Il aime l’idée de pouvoir mieux cibler nos militants et de maintenir ces listes.

JP affirme que nous devrions nous assurer que tous nos besoins et désirs sont mis sur papier afin que nous puissions formellement faire une demande à l’Institut et lui demander de corriger ce que nous considérons comme des problèmes qui nous freinent.

Patricia ajoute que nos listes de membres sont très difficiles à tenir à jour, car nous comptons sur les ministères pour nous envoyer des informations.

Lucille est tout à fait favorable à la tenue à jour d’une liste de membres; cependant, elle estime que ce n’est pas nous qui devrions la tenir, mais l’Institut. Travaillons en collaboration avec le groupe de travail sur la communication et voyons si nous pouvons résoudre ces problèmes. Nous n’avons pas le temps, en tant que volontaires, de tenir ces listes à jour.

Stéphane déclare que l’IPFPC a une bonne liste de membres. Les adresses électroniques (de travail) que nous recevons de l’Institut ne sont pas testées correctement, car l’Institut utilise une adresse électronique « privilégiée ». Nation Builder peut également suivre la participation des membres, notamment leur activité sur les médias sociaux, la lecture des courriels, etc. Nous serions en mesure de cibler les informations ou les demandes à un public plus restreint et d’améliorer la mobilisation.

Stan : L’adresse électronique professionnelle par rapport à l’adresse électronique « de choix » est un problème, car nous n’avons aucune idée de l’adresse électronique « de choix » et nous avons besoin de cette information également. Nous créons déjà nos propres listes. Nous sommes tous d’accord pour dire que notre problème n° 1 est la mobilisation des membres. Nous devons nous ressaisir; que se passera-t-il si les prochaines élections fédérales changent nos réalités?

Eva Henshaw indique que de nombreuses questions relatives à la communication ont été soulevées et ont donné lieu à la création d’un groupe de travail sur la communication. Des réunions sont organisées au sujet des problèmes cernés et de la manière de les résoudre. Nous avons rencontré la Section des communications à deux reprises et leur avons demandé de s’attaquer à ces problèmes. Au départ, elle a opposé une forte résistance aux changements. Nous avons déterminé le processus d’approbation d’un courriel à envoyer par l’IPFPC; il y a trop d’étapes. Recommandations : les courriels seront approuvés par le CA et les priorités seront fixées par le CA. Les communications seront divisées en deux catégories : les communications externes (journaux, SCT, etc.) et les communications internes (IPFPC). Tous les courriels internes seront davantage contrôlés par l’organisme constituant dont le membre fait partie (groupe, région, etc.). Le personnel sera toujours impliqué dans les courriels internes; il coordonnera l’envoi du message, mais ne modifiera pas la teneur de celui-ci. Nous constatons déjà que les courriels perdent en popularité auprès des jeunes membres. Le site Web est en cours de refonte et sera principalement destiné au public extérieur. Les membres pourront personnaliser la façon dont ils voient les informations sur notre site Web. Ce travail a commencé et la vision a été communiquée à la section des TI de l’Institut. De nouvelles fonctionnalités nécessitent le remplacement de Nation Builder par un nouvel outil que nous espérons mettre en place d’ici la fin 2023. Le personnel commence à être plus collaboratif.

Robert demande si les plans ou recommandations peuvent être envoyés aux présidents de groupe pour obtenir leurs commentaires. Eva répond vivement OUI.

Yvonne exprime son inquiétude quant aux délais de mise en œuvre, étant donné que la section des TI est très occupée et que les priorités sont ailleurs.

Stan fait part de sa préoccupation concernant la censure, comme lors de notre dernière ronde de négociations. L’utilisation de modèles standard par la section des communications pose un problème certain.

La préoccupation de Stéphane est que la centralisation n’est pas toujours la meilleure solution.

Stan dit que nous avons besoin de pouvoir nouer des liens avec nos militants.

Eva exprime ses remerciements pour toutes ces informations. Le CA estime que le personnel doit tenir compte de la direction des membres actifs de l’Institut, comme indiqué par le CA.

1. 3. Cotisants RAND et Groupe TI (Patricia)

Les campagnes de recrutement de cotisants Rand se poursuivront au cours de la nouvelle année et je réfléchis à un éventuel tirage au sort pour les inciter à signer. Plus de 500 cotisants Rands se sont inscrits depuis le début des campagnes. Je mettrai les présidents des SG en copie de la prochaine lettre afin de les tenir au courant.

1. 4. Organisation des réunions et des informations (Patricia) 

Veuillez être plus clair lorsque vous envoyez des avis de réunion. Demandez à Linda de préciser (LETTRES GRASSES) que la réunion est destinée à un public spécifique, par exemple l’équipe de négociation.

Deb : Lorsque vous vous inscrivez à une réunion dans Cvent et que vous ne recevez pas de courriel de confirmation, appelez Linda pour que cela soit réglé.

Yvonne demande si nous pouvons organiser une séance de mobilisation lors de la réunion des PSG à Victoria et rencontrer certains des membres locaux du groupe TI. Une possibilité certaine.

1. 5. Mandats électoraux (Yvonne)

Point de la réunion de planification stratégique : On n’anticipe aucun problème concernant l’échange de mandats entre Robert et Tamara (2 contre 3 ans), mais il faudra l’afficher sur le site Web.

Motionnaire : Robert Tellier Comotionnaire : Tamara Critch

Il est proposé que par suite des résultats des dernières élections de l’exécutif TI, Robert décide de remplir le mandat de deux ans et Tamara, de remplir le mandat de trois ans. Les deux parties ont accepté ce changement.

MOTION ADOPTÉE.

POINT DE SUIVI (Yvonne et Tony) : Rédiger et afficher un avis aux membres les informant de l’échange de mandats.

1. 6. Question(s) relative(s) aux membres du sous-groupe TI (Lucille)

Motionnaire : Lucille Shears Comotionnaire : Robert Tellier

Il est proposé de passer à une séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

Motionnaire : Lucille Shears Comotionnaire : Pierre Touchette

Il est proposé que nous quittions la séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

7. Rapports
   1. Président (Stan) — Le rapport est sur le lecteur Google.
   2. Vice-président (Pierre) — Rapport donné précédemment.
   3. Trésorier (Deb) — Nous avons beaucoup d’argent! 189 000 $

Yvonne — Le CA a fixé des limites pour les dépenses liées à Internet et au téléphone.

POINT DE SUIVI (Stan) : Demander une présentation ou une consultation au CA sur les nouvelles politiques potentielles sur les dépenses des organismes constituants (Internet, téléphone, équipement, etc.).

1. 4. Comité directeur et Secrétaire (Tony) — Rien de nouveau à signaler.
   5. Négociations (Rob/JP) — Rapport présenté précédemment.
   6. CNO/RO — (Robert) — Merci Deb de faire le travail du CNO.   

Il faut concevoir un nouvel outil. La campagne Affichez vos couleurs ne fonctionne pas bien. Peut-être qu’une réunion du CNO pourrait être organisée rapidement pour faire un remue-méninges sur ce point.

7. Communications — (Tony) — Veuillez soumettre vos rapports et vos mises à jour pour le site Web.
   8. Agente des sous-groupes (Lucille) — Rapport sur le lecteur du Groupe — Nous avons peut-être un membre pour aider à Bathurst. Une invitation a été envoyée à Jenn Carr pour qu’elle assiste à la réunion de Victoria. On a aussi demandé à Eva de participer.

1. 1. Agent syndical de liaison (Steven) —  8 démissions, 11 nouveaux et 13 demandes.

1. 10. Rapport de la coordonnatrice des membres (Patricia) sur le lecteur

1. 11. Relations de travail, agent de consultation et sous-traitance (Yvonne) — Le rapport figure sur le lecteur du Groupe.

1. 12. ITYPC (Karim) Absent

8. Divers et table ronde

Tamara a dressé une liste de prix et le dernier prix décerné remonte à 2018. Il y avait autrefois un comité de prix et il est recommandé qu’un comité de récompenses soit rétabli. Tamara fournira une liste.

            Motionnaire : Pierre Touchette         Comotionnaire : Tony Goddard

Il est proposé que le comité des prix soit rétabli et que Tamara Critch soit nommée présidente de ce comité. Tamara trouvera les volontaires nécessaires pour le comité.

MOTION ADOPTÉE.

9. Prochaines réunions :
   • Réunion du CNO le 15 décembre (hybride)
   • Souper de l’Exécutif le 18 décembre (à organiser par Stan)
   • Réunion de l’Exécutif le 19 décembre

10.       Levée de la séance :  16 h 35

 

Résumé des points de suivi

1. Organiser une séance avec les présidents des SG pour discuter de ces questions (cotisants Rand et orphelins). (Lucille)
2. Rédiger et afficher un avis aux membres les informant de l’échange de mandats entre Robert et Tamara. (Tony et Yvonne)
3. Rédiger un nouveau libellé pour les statuts des sous-groupes concernés afin de refléter les changements acceptés par l’exécutif du groupe TI. (Tony)
4. Demander une présentation ou une consultation au CA sur les nouvelles politiques potentielles sur les dépenses des organismes constituants (Internet, téléphone, équipement, etc.). (Stan)