Mandat
1. Type
1.1 Le Comité de la rémunération des cadres (CRC) est un comité permanent du Conseil d’administration établi conformément à l’article 17 (Comités du Conseil)
2 But
2.1 Le but du CRC est de remplir son mandat comme le prescrivent les statuts et le Conseil d’administration.
3 Compétence
3.1 Mandat : Comme l’établit l’article 17.5.2 des statuts, le CRC revoit les recommandations faites au Conseil et formule des recommandations concernant toutes les questions touchant la rémunération et les conditions d’emploi du président, des vice-présidents et des autres employés exclus.
4 Portée
Les responsabilités du CRC sont les suivantes :
4.1 Élaborer une philosophie de la rémunération pour les dirigeants élus, les autres dirigeants et le personnel exclu de l’Institut et la recommander au Conseil en vue de son approbation.
4.2 Examiner toutes les questions touchant la rémunération et les conditions d’emploi du président du Conseil, des vice-présidents et de l’administrateur en chef et secrétaire exécutif et présenter des recommandations au Conseil. Modifié les 13 et 14 avril 2018
4.3 Vérifier si la rémunération du personnel exclu de l’Institut (y compris les chefs), telle que proposée par l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif, est conforme à la philosophie et au cadre de rémunération approuvés de l’Institut et présenter un rapport à ce sujet au Conseil. Vérifier qu’une évaluation objective du rendement a lieu une fois par an pour les dirigeants principaux et présenter un rapport à ce sujet au Conseil. Modifié les 13 et 14 avril 2018
4.4 Examiner et recommander annuellement au Conseil : a) l'augmentation économique des échelles salariales du président et des vice-présidents; b) les changements apportés au montant de l'indemnité personnelle. Modifié les 13 et 14 avril 2018
4.5 Exercer d’autres tâches et fonctions à la demande du Conseil d’administration.
5 Méthode
5.1 Dans l’exécution de son mandat, de son travail et de ses fonctions, le CRC applique la méthode suivante :
5.1.1. Tout le travail lié aux analyses comparatives et à l’ébauche de recommandations est effectué par un expert de la rémunération de l’extérieur.
5.1.2. Le CRC assure la supervision et la direction de l’expert externe et du processus, avec le soutien de l’ACO.
5.2.3. Le CRC examine les données des analyses comparatives et les ébauches des recommandations présentées par l’expert. Des conseils et examens juridiques sont demandés s’il y a lieu.
5.2.4. Le CRC présente les recommandations finales au Conseil d’administration, ainsi que toute la documentation d’information pour donner du contexte. Tout changement apporté à l’ébauche des recommandations formulées par l’expert externe est noté et la justification du changement est donnée.
5.2 Dans le cadre de l’examen triennal pour le président et les vice-présidents, le CRC applique la méthode suivante énoncée ci-après :
5.2.1. Le CRC engagera un expert de l’extérieur spécialisé en rémunération et en gestion des ressources humaines qui sera chargé d’examiner et d’évaluer les pratiques et niveaux de rémunération actuels pour les dirigeants élus.
5.2.2. Le CRC verra à ce qu’un examen comparatif des salaires et avantages à l’extérieur soit effectué auprès de syndicats et d’organisations syndicales comparables. Dans la mesure du possible, les organisations comparées dans le cadre de cet examen triennal devraient demeurer essentiellement les mêmes.
5.2.3. Le CRC demandera aux membres actuels du CA de soumettre par écrit leurs suggestions d’améliorations aux modalités d’emploi applicables aux dirigeants élus. Leurs suggestions seraient examinées sans toutefois nécessiter de réponse et sans impliquer une forme quelconque de négociations.
5.2.4. Le CRC verra à ce qu’un examen des pratiques exemplaires et de la documentation soit effectué pour évaluer les changements éventuels à la rémunération et à ses composantes pour les dirigeants élus.
5.2.5. Le CRC reçoit et examine le rapport sommaire sur la rémunération et les recommandations et fait part de ses commentaires.
5.2.6. Le CRC soumettra ses recommandations à l’approbation du Conseil.
Modifié les 13 et 14 avril 2018
6 Membres
6.1 Composition du CRC : Conformément à l’article 17.5.1 des statuts, le CRC est constitué de trois à cinq membres du Conseil d’administration. Le président et les vice-présidents ne peuvent siéger au CRC. Conformément à l’article 17.5.1.1 des statuts, si l’un des membres du Comité se présente officiellement aux élections pour le poste de président ou de vice-président en produisant les documents de mise en candidature, ou s’il se présente à un poste en tant qu’employé exclu, il perd automatiquement le droit de siéger au Comité.
6.2 Vacance : Conformément à l’article 17.5.1.2 des statuts, toute vacance au sein du CRC doit être comblée par le Conseil à sa prochaine réunion.
6.3 Code de conduite : Chaque membre du CRC doit affirmer son engagement à respecter le Code de conduite du CRC. Si un membre du CRC viole le Code de conduite, le Comité peut renvoyer l’affaire au Conseil d’administration et le membre concerné peut être retiré du Comité et faire l’objet d’une mesure disciplinaire conformément aux statuts et politiques de l’Institut.
6.4 Compétences attendues des membres du CRC. Les membres du CRC doivent :
- être disposés à demander des conseils d’un expert interne ou externe au besoin;
- connaître la vision, la mission, la structure organisationnelle, les fonctions, les responsabilités et les politiques de l’Institut;
- avoir de l’expérience à titre d’anciens membres du Conseil d’administration de l’Institut ou de tout autre conseil pertinent;
- avoir une certaine connaissance des ressources humaines, des stratégies de gestion de la rémunération et du droit du travail;
- être respectés par leurs pairs pour leur sens de l’équité et leur objectivité;
- être de bons communicateurs et posséder une excellente capacité d’écoute;
- se sentir à l’aise dans un milieu de travail d’équipe et être disposés à rechercher un consensus;
- être prêts à assumer des responsabilités;
- être en mesure de représenter les intérêts du CRC et de l’Institut (en faisant abstraction des intérêts de leur profession, de leur région, etc.);
- pouvoir se libérer de leurs préjugées et de leurs idées préconçues;
- pouvoir soutenir les processus et les résultats dans une perspective organisationnelle;
- faire preuve de prudence financière;
- pouvoir défendre les recommandations du CRC une fois qu’elles sont approuvées à l’interne.
6.5 Formation : À la première réunion d’un nouveau CRC, les membres reçoivent une formation spécialisée (d’une journée) portant sur les principes de gestion de la rémunération, sur le cadre de rémunération en vigueur de l’Institut qui s’applique à la rémunération des dirigeants élus, de l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif et des chefs de division et sur les aspects de la rémunération auxquels on songe à apporter des changements à l’intérieur du cadre établi. Cette formation est donnée par un expert en rémunération de l’extérieur et par l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif de l’Institut.
7 Durée du mandat des membres
7.1 Les membres du CRC sont nommés pour un mandat de trois ans à compter de 2016 et après chaque nouvelle élection.
8 Rapports
8.1 Communications avec le Conseil d’administration : Le CRC doit présenter un bilan semi-annuel de ses activités au Conseil d’administration comme le précise le plan de travail du Comité.
8.2 Tenue des dossiers du CRC : À titre de personne-ressource du CRC, l’agent des ressources humaines de l’Institut garde tous les dossiers du Comité, c’est-à-dire les procès-verbaux des réunions, les notes des réunions, les documents distribués et tous les rapports produits ou donnés comme références par le CRC. Ces dossiers doivent être conservés de manière confidentielle et seuls les membres actuels et futurs du CRC peuvent y avoir accès. À la fin de leur mandat, les membres du CRC doivent retourner à la personne-ressource tous les dossiers et documents qui leur ont été distribués pendant leur mandat.
8.3 Rapport type : Les rapports écrits du CRC présentés au Conseil d’administration doivent comprendre les renseignements suivants :
- Raison ou objectifs de l’examen
- Contexte des sujets traités
- Solutions envisagées et justification pour chacune d’elles
- Recommandations
- Justification des recommandations
- Rapports des consultants externes et documents connexes
9 Ressources et budget
9.1 Personnes-ressources : L’agent des ressources humaines de l’Institut est une personne-ressource pour le CRC. Il assiste à toutes les réunions du Comité. Il est chargé de rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions, de donner des commentaires sur certaines questions, au besoin, de faire de la recherche et de conserver tous les documents pertinents d’une manière confidentielle. L’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif, également personne-ressource pour le CRC, peut être invité aux réunions pour contribuer aux délibérations du Comité, s’il y a lieu.
9.2 Budget : Le CRC est responsable de tout budget ou de toute dépense approuvés par le Conseil, conformément aux statuts, aux règlements et aux politiques de l’Institut. Chaque année, le CRC présente au Comité des finances une demande de budget pour le travail à réaliser, précisé dans le présent mandat et dans les plans de travail approuvés par le Conseil.
10 Résultats attendus
10.1 Plan de travail du CRC : La première année de son mandat, le CRC doit présenter un nouveau plan de travail au Conseil d’administration.
10.2 Augmentations économiques annuelles : Le CRC présente au Conseil des recommandations pour les augmentations économiques annuelles des dirigeants élus et du personnel exclu, conformément aux statuts, aux politiques et au présent mandat.
10.3 Rapport à l’AGA : Le CRC présente un rapport annuel à l’Assemblée générale annuelle de l’Institut.
11 Statuts et politiques pertinents
11.1 Articles 17 et 17.5 des statuts
11.2 Article 17.13.1 des règlements
11.3 Politique sur les comités du Conseil d’administration
12 Révision
Le mandat doit être révisé tous les trois ans ou selon les besoins.
Date d’entrée en vigueur : 13 et 14 avril 2017
Document modifié les 13 et 14 avril 2018