INTRODUCTION

Les règles de procédure visent à faciliter le déroulement de l’assemblée, pas à y faire obstruction. On doit user du bon sens pour l’application des règles. Les délégués qui se servent des règles pour entraver la conduite de l’assemblée n’ont pas droit de cité.

Les présentes règles de procédure ont été mises au point pour aider le président d’assemblée  (« le président ») et le conseiller d’assemblée dans l’exécution de leurs fonctions et pour offrir aux délégués un guide courant des règles de délibération.

« L’IPFPC n’est pas un club de discussion ni une entreprise à but lucratif. Pour assurer la bonne conduite de l’assemblée, le président applique ces règles avec discrétion et se base sur les principes qui les sous-tendent plutôt que de les faire respecter à la lettre. Les sergents d'armes, sous la direction du président, aident à maintenir l'ordre, le décorum et la civilité au cours de l'assemblée. Le sergent d'armes fait fonction de portier, aide à reconnaître les rappels au règlement et est chargé de répondre aux divers besoins de l’assemblée. Les membres doivent se familiariser avec les règles de manière à pouvoir collaborer avec le président en vue d’assurer le déroulement ordonné des délibérations et d’expédier les affaires de l’assemblée.

Le déroulement de l’assemblée devrait pouvoir se faire sans qu’on s’en remette à un guide de délibérations parlementaires. Les présentes règles s’appliquent à toutes les questions de procédure qui ne sont pas prévues dans les statuts de l’Institut. L’assemblée peut s’en remettre à la dernière version du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians lorsque, et seulement lorsque les présentes règles de procédure ne prévoient pas de dispositions adéquates.

Les règles de procédure parlementaire constituent un code de règles et d’éthique régissant le travail en groupe et permettant de traduire les croyances et les idées en des démarches efficaces. Essentiellement, il s’agit du bon sens utilisé de manière bienveillante. Les principes de base à retenir sont les suivants :

1) Être courtois et juste envers tous

2) Ne discuter que d’une chose à la fois

3) La minorité a le droit de se faire entendre

4) La majorité l’emporte

5) Offrir la possibilité de discuter à fond et librement de toute proposition

6) Tous les délégués ont des obligations, des droits et des privilèges égaux

7) Chaque délégué a le droit de connaître le sens et l’incidence éventuelle des motions proposées

Les règles de procédure ont pour but :

1) D’assurer la conduite ordonnée de l’assemblée

2) De permettre d’énoncer clairement les arguments 

3) De parvenir à des conclusions

4) De traiter les points soulevés jusqu’à leur fin

PRINCIPALES RÈGLES RÉGISSANT LES MOTIONS

a) Un délégué peut prendre la parole lorsqu’il se rend à un microphone et obtient l’autorisation du président. Le membre donne son nom et celui du groupe qu’il représente, puis il limite ses observations au sujet à l’étude.

Le point en question est présenté par une motion comme suit « Je propose… » Un autre délégué appuie la motion, ce qui ouvre le débat.

c) Le président dirige le débat et demande ensuite le vote. Il demande d’abord les votes en faveur et ensuite les votes contre.  Une fois le vote commencé, il ne peut y avoir d'interruption. Il annonce les résultats en disant que la motion est adoptée ou qu’elle est rejetée. Un vote d’abstention peut être demandé, mais il n’est pas obligatoire.

d) Si un délégué est en désaccord avec la décision du président, il peut exiger un décompte.  Une telle demande est irrecevable si le vote a été effectué et comptabilisé électroniquement.

PRINCIPALES RÈGLES DE DÉLIBÉRATION

a) Chaque délégué a le droit de prendre la parole une fois sur chaque sujet. À la discrétion du président, un délégué peut prendre la parole plus d’une fois, mais seulement lorsque tous ceux qui souhaitent se faire entendre ont eu la chance de parler.

b) Le président s’efforce d’équilibrer le débat plutôt que de permettre plusieurs interventions consécutives défendant le même point de vue.

c) Les interventions durent trois (3) minutes au maximum. Cette règle ne s’applique pas au porte-parole d’un comité qui discute d’une motion au nom du comité. Le président peut permettre de prolonger le débat.

d) Celui qui propose une motion a le privilège d’ouvrir et de clore la discussion sur cette motion.

e) Un délégué qui est rappelé à l’ordre durant son intervention rend le microphone jusqu’à ce que le point d’ordre soulevé ait été réglé.

f) Les délégués ne s’adonnent pas à des échanges à caractère personnel et évitent les références nominatives.

g) Les délégués s’adressent toujours à l’assemblée par l’intermédiaire du président. S’ils souhaitent poser une question, ils doivent passer par le président. Ils ne doivent pas contourner le président et la liste des intervenants pour débattre d’une question directement avec un autre délégué.

h) Le président demeure strictement impartial et délègue sa place à un remplaçant lorsqu’il désire prendre part au débat. Il ne reprend pas sa place avant que la question à l’étude n’ait été mise aux voix.

FONCTIONS DU PRÉSIDENT

a) Faire respecter toutes les règles en vue du bon fonctionnement de l’assemblée.

b) Faire preuve de jugement et de tact en tout temps.

c) Donner à chaque délégué présent et intervenant autorisé une chance raisonnable de s'exprimer sur la question soumise à l’assemblée.  Le président a le pouvoir discrétionnaire de reconnaître un observateur et de permettre à cette personne de prendre la parole. Tout observateur ainsi reconnu est tenu de respecter les règles élémentaires du débat.

d) Refuser à tout délégué le droit de discuter de politique ou de religion, sauf lorsque ces sujets se rapportent directement à la question à l’étude.

e) Assurer l’ordre et, au besoin, demander à toute personne qui perturbe l’assemblée de se retirer. Le président suspend le déroulement de l’assemblée tant que cette consigne n’a pas été respectée.

f) Éviter que le bon déroulement de l’assemblée soit entravé par la présentation d’une motion manifestement frivole ou dilatoire. En pareils cas, le président refuse d’accueillir la motion.

g) S’assurer que chaque motion est clairement énoncée devant l’assemblée. Si une motion doit être appuyée, il ne l’énonce pas tant qu’elle n’a pas été appuyée.

h) Mettre chaque motion aux voix lorsque le débat est terminé, et déclarer que la motion est adoptée ou rejetée.

i) Faire avancer les choses de manière conforme aux droits des délégués.

j) Remplir d’autres fonctions selon les exigences de l’assemblée ou des règles de procédure.

k) Éviter d’exprimer son opinion personnelle sur tout sujet en délibération, sauf lorsqu’il s’agit d’un rappel au règlement.

l) Avoir en main l’ordre du jour de l’assemblée.

m) S’assurer qu’il y a quorum au début de l’assemblée.

n) Ouvrir la séance au début de l’assemblée et la lever lorsque les travaux prennent fin ou lorsque pour une raison quelconque, il est impossible d’avancer.

MODES DE SCRUTIN

a) Vote électronique

Si le vote est effectué par voie électronique, le scrutin est considéré comme étant un vote par comptage et les résultats du scrutin sont consignés au procès-verbal.

Les délégués doivent porter sur eux en tout temps l’appareil portatif de vote électronique qui leur a été attribué. S’ils utilisent un appareil autre que celui qui leur a été attribué, ils perdent leur droit de vote.

b) Vote par cartes de scrutin (à main levée)

Le président annonce le résultat en fonction du nombre de cartes de scrutin en faveur ou contre la motion.

c) Vote par comptage

Les cartes de scrutin levées en faveur ou contre une motion sont comptées et le résultat du comptage est transmis au président. Cette méthode est utilisée lorsque le président n’est pas certain du résultat ou lorsqu’un délégué conteste la décision du président et demande un comptage. Si le président rejette la demande, une motion peut être proposée pour qu’on procède au décompte des voix et doit être traitée immédiatement. Les résultats du scrutin sont consignés au procès-verbal.

Les points b) et c) ne s’appliquent que lorsque le vote électronique ne fonctionne pas adéquatement.

d) Vote par appel nominal

Les délégués sont appelés par leur nom et le résultat du vote est consigné au compte rendu. Ce mode de scrutin prend du temps et n’est utilisé que si une motion pour procéder ainsi est adoptée par l’assemblée. Cette motion doit être proposée avant que le président ne procède à la mise aux voix, et doit être traitée immédiatement.

Le président ne peut voter qu’une seule fois.

En cas d’égalité, le président peut exprimer son vote, s’il ne l’a pas déjà fait. Si le président ne vote pas, la motion est rejetée, n’ayant pas obtenu une majorité de votes en faveur.

Le président ne peut être contraint de voter sur une question, quelle qu’elle soit.

Les délégués qui ne votent pas acceptent que la volonté de l’organisation soit exprimée par ceux qui votent. Ils ne sont pas pris en compte dans les suffrages exigeant la majorité des voix ou une majorité des deux tiers (2/3).

MOTIONS

1) Nouvelles propositions

La motion principale est une proposition indépendante énonçant clairement la mesure à prendre et libellée de manière à ce qu’une décision puisse être prise à l’assemblée. Les « Attendu que » ne font pas partie de la motion de sorte qu’une motion doit être comprise sans les « Attendu que ». Elle n’a préséance sur aucune autre motion.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle peut être débattue; elle peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant.

2) Motion d’amendement

Un amendement principal est un amendement à une motion; un sous-amendement est un amendement à l’amendement principal. Le président ne peut autoriser un amendement à un sous-amendement; il peut cependant permettre une substitution qui, une fois acceptée, le cas échéant, devient un sous-amendement. Un amendement doit se rapporter à la motion qu’il modifie. Les amendements sont mis aux voix dans l’ordre inverse qu’ils ont été proposés. Si un amendement ou un sous-amendement est rejeté, on peut en proposer un autre. Lorsque tous les amendements auront été traités, la motion principale, telle que modifiée par les amendements adoptés, est mise aux voix.

Un amendement doit être pertinent et se rapporter directement au sujet de la motion à l’étude.

Un amendement peut être antagonique; c’est-à-dire qu’il peut s’opposer à l’esprit de la motion principale. Un amendement qui remplace simplement une proposition affirmative par une proposition négative n’est pas recevable. Par exemple : une motion proposant « d’appuyer John Smith » peut être modifiée pour « appuyer Jane Doe », mais ne peut être modifiée pour proposer « de NE PAS appuyer John Smith ».

Amendement de reformulation

Cet amendement est utilisé lorsqu’il vaut mieux reformuler la motion plutôt que de proposer plusieurs amendements. Il peut être modifié (un sous-amendement). Lorsqu’un amendement de reformulation d’une motion principale est adopté, il faut quand même mettre la motion amendée aux voix, car la motion reformulée devient la motion principale.

Les règles suivantes régissent les amendements : ils nécessitent un appui; ils sont sujets à débat; un amendement peut être modifié, mais un sous-amendement ne peut pas l’être; ils se remportent à la majorité des voix; ils peuvent être réexaminés, mais seulement jusqu’au moment où la motion qu’ils modifient est mise aux voix par le président; ils ne peuvent interrompre un intervenant. 

3) Rappel au règlement

Un délégué peut interrompre le débat à n’importe quel moment en s’adressant au président et en déclarant qu’il souhaite faire un rappel au règlement. Cette intervention n’a pour but que d’assurer la bonne marche de la délibération. Si un sergent d’armes constate un rappel au Règlement, il le signale pour attirer l’attention du président d’assemblée.

Un rappel au règlement peut porter notamment sur une entorse ou une contravention aux règles de procédure ou aux statuts. On peut l’invoquer lorsqu’un intervenant ne limite pas ses observations à la motion soumise à l’assemblée.

On ne doit pas se servir d’un rappel au règlement pour interrompre un intervenant dont les propos déplaisent, ou encore parce qu’on n’aime pas la personne qui parle. Il ne doit pas servir non plus de prétexte pour conseiller le président. Lorsque celui-ci examine un rappel au règlement, on ne peut l’interrompre avec un autre rappel au règlement que s’il s’écarte de l’objet du premier rappel.

Les règles suivantes s’appliquent : il n’est pas nécessaire que le rappel soit appuyé; il ne peut être débattu; il ne peut être amendé; il ne peut faire l’objet d’un vote; il ne peut être réexaminé; il peut interrompre un intervenant.

4) Demande du vote (clôture du débat)

Cette motion a pour but de procéder immédiatement à la mise aux voix de la ou des motions à l’étude et met donc fin au débat (si la motion est adoptée).

À moins que la motion pour mettre fin au débat ne soit qualifiée, elle s’applique uniquement à la motion à l’étude. Si une motion, un amendement et un sous-amendement sont à l’étude, seul le sous-amendement est visé sauf lorsque les autres sont mentionnés dans la motion pour mettre fin au débat.

Demander « le vote » sans avoir été autorisé à prendre la parole contrevient au règlement lorsque cette demande interrompt un intervenant ou lorsque d’autres souhaitent prendre la parole.

Le président a le droit de ne pas donner suite à la demande du vote lorsque les deux parties n’ont pas été entendues et qu’un intervenant est au microphone. Inversement, si le président d’assemblée estime que les deux parties ont été entendues, il peut demander aux délégués de lui faire savoir s’ils sont prêts à voter par une simple présentation des cartes de vote.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; elle doit être remportée par une majorité des deux tiers (2/3) des voix; elle ne peut interrompre un intervenant.

5) Motion de renvoi

Cette motion a pour but de renvoyer une motion à l’étude par un comité ou par un particulier, avec ou sans instructions. Elle doit indiquer à quel moment le comité ou le particulier doit faire rapport à l’assemblée générale. Le renvoi de la motion principale inclut aussi tout amendement et sous-amendement.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle peut être débattue à la condition que la motion principale le soit également; elle peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle peut être réexaminée si l’on n’a pas commencé à travailler sur la motion; elle ne peut interrompre un intervenant lorsqu’un débat a été entamé. Les amendements et discussions se limitent au choix, à la composition ou aux fonctions du comité, ou aux instructions destinées au comité ou au particulier.

6) Motion de report (sans vote direct)

Cette motion a pour but de reporter le débat sur toutes les motions à l’étude (la motion principale et les amendements). On peut reprendre le débat par suite d’une motion lors de la même assemblée pourvu qu’aucune autre question ne soit à l’étude lorsqu’on en fait la proposition. 

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant.

Cette motion doit remporter une majorité des deux tiers (2/3) des voix lorsqu’elle a pour effet de supprimer une motion sans droit de discussion.

7. Motion de report (remise du débat à un moment précis)

Cette motion a pour but de reporter le débat ou la poursuite du débat de toutes les motions à l’étude (la motion principale ou les amendements) ou sur le point d’être débattues, et de fixer à un moment précis de l’assemblée pour y revenir. Lorsque ce moment est venu, ces motions reportées ont préséance sur toutes les autres motions sauf les motions de privilège. À un moment précis signifie à une heure précise ou un point particulier de l’assemblée en cours ou d’une autre assemblée déjà prévue. Par exemple « Il est proposé de reporter le débat à 14 h » OU « Il est proposé de reporter le débat après que les motions P-3 et P-4 auront été traitées ».

La discussion ne peut être reportée à une assemblée qui n’a pas déjà été prévue ou à une date qui rendrait la motion irréalisable parce que trop éloignée.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; la discussion est brève et se limite à expliquer les motifs de la proposition ou le moment de la reprise du débat; les amendements ne portent que sur la durée de la remise du débat; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut interrompre un intervenant.

8) Motion de reprise du débat

Cette motion a pour but de demander la reprise du débat sur les motions déposées sur le bureau durant l’assemblée en cours.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant.

9) Retrait d’une motion

On peut demander la permission de retirer sa motion selon les modalités suivantes :

L’auteur d’une motion peut demander le retrait de sa motion sans le consentement de qui que ce soit, pourvu que personne d’autre n’ait commencé à la débattre; il peut également demander le retrait de sa motion même si le débat a commencé, mais avant qu’elle ne soit mise aux voix, pourvu qu’aucun délégué ne s’y oppose.

En cas d’objection, un délégué peut proposer une motion accordant la permission de retirer la motion et, dans ces circonstances, les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle peut interrompre un intervenant.

10) Division de la motion

Cette motion a pour but de diviser une motion qui est composée de deux parties indépendantes ou plus en des motions individuelles pouvant être étudiées et mises aux voix séparément.

Chaque partie indépendante doit être bien formulée et compréhensible en soi. Cela ne veut pas dire que la seconde partie ne peut pas être redondante ou irrecevable si la première n’est pas acceptée.

Les règles suivantes s’appliquent : il n’est pas nécessaire que la motion soit appuyée; elle ne peut faire l’objet d’un débat; il n’est pas nécessaire qu’elle fasse l’objet d’un vote; elle ne peut interrompre un intervenant.

11) Appel de la décision du président

Si un délégué s’oppose à une décision du président, il peut en interjeter appel. On ne peut interjeter appel lorsqu’un autre appel est en instance, mais il faut y procéder aussitôt que possible après l’annonce par le président de sa décision et avant la reprise de la discussion sur la motion à l’étude. Si les travaux de l’assemblée ont repris, aucun appel ne peut être reçu.

Pour en appeler de la décision du président, un délégué se lève et s’adresse au président comme suit : « J’en appelle de la décision du président ». On peut interjeter appel sans attendre que le président accorde le droit de parole. Le président demande ensuite si l’appel est appuyé par un autre délégué. Si l’appel est appuyé par au moins un autre délégué, le président énonce la motion plus ou moins dans les termes suivants : « Un appel de la décision du président a été interjeté ».  Le délégué qui interjette l’appel peut alors expliquer, s’il le désire, les motifs de son appel. Le président peut ensuite exposer, s’il le désire, les motifs de sa décision. Il met ensuite la question aux voix : « Ceux qui sont en faveur de la décision du président … », et ensuite « Ceux qui sont contre la décision du président ».

Les règles suivantes s’appliquent : un appel doit être appuyé; il peut être débattu; il ne peut être amendé, il se remporte à la majorité des voix contre pour renverser la décision du président; il ne peut être réexaminé; il est recevable lorsqu’un autre intervenant a la parole, mais pas après que le débat a repris ou qu’on a entamé une autre question.

12) Demande d’information procédurale

Cette demande sert à poser au président une question de procédure concernant la motion à l’étude ou une motion que le délégué souhaiterait proposer immédiatement à l’assemblée, ou de poser une question dans le but d’obtenir de l’information sur la signification ou l’effet de la question à l’étude.

Cette intervention ne doit pas servir à donner de l’information.

Une demande d’information peut interrompre l’intervenant seulement si elle exige une réponse immédiate. Un délégué ne peut interrompre un intervenant pour obtenir un renseignement si sa demande peut attendre raisonnablement que l’intervenant termine son discours.

Une demande d’information s’adresse toujours au président qui est seul à pouvoir y répondre. Lorsqu’on interrompt un intervenant et que le président estime que la réponse peut attendre, il invite l’intervenant à poursuivre son propos et répond à la question lorsque l’intervention est terminée.

Le président ne doit jamais permettre qu’on se serve d’une demande d’information pour déranger un intervenant et doit refuser d’entendre toute demande de la part d’un délégué qui s’en sert comme tactique dilatoire ou de harcèlement.

Les règles suivantes s’appliquent : une demande d’information peut interrompre le débat si elle requiert une réponse immédiate; il n’est pas nécessaire qu’elle soit appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; elle n’est pas mise aux voix.

13) Motion de levée de la séance

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant. L’adoption de cette motion entraînera les actions suivantes : mot de la fin du président d’assemblée; mot de la fin du président de l’Institut; annonce des résultats de l’élection, s’il y a lieu; levée de la séance.

14) Motion de suspension des travaux

Une motion de suspension des travaux suspend l’assemblée jusqu’à une heure ultérieure. Cette motion est différente de la motion d’ajournement qui met fin à l’assemblée. Après une suspension des travaux, l’assemblée reprend là où elle en était avant la suspension.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; la discussion est brève et ne porte que sur l’heure, la durée ou la nécessité de la suspension; les amendements ne portent que sur l’heure ou la durée de la suspension; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut interrompre un intervenant.

15) Question de privilège

L’assemblée en tant qu’entité ainsi que tous les délégués présents ont certains droits en ce qui concerne leur sécurité, confort, dignité, réputation et quiétude. Soulever une question de privilège est un moyen par lequel un délégué attire l’attention de l’assemblée sur une situation qui porte atteinte à l’un ou l’autre des droits précités.

Les règles suivantes s’appliquent : il n’est pas nécessaire que la motion soit appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; elle n’est pas soumise à un vote; elle ne peut être réexaminée; elle peut interrompre un intervenant.

16) Motion de limite ou de prolongation du débat

Cette motion a pour but de limiter ou de prolonger la période réservée à la discussion d’une motion en instance ou de modifier ou lever les restrictions préalables s’appliquant aux discussions, par exemple : limiter chaque intervenant à une (1) minute; limiter le débat sur la question à une (1) heure; prolonger de cinq (5) minutes le temps de parole de l’intervenant ou limiter la discussion à trois (3) autres intervenants.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; le débat se limite au type et à la durée des restrictions; elle exige une majorité des deux tiers (2/3) des voix; elle ne peut interrompre un intervenant.

17) Motion de réexamen

Cette motion a pour but de permettre à l’assemblée de ne pas tenir compte d’un vote sur une motion principale ayant eu lieu lors de la même assemblée et de réexaminer la motion comme si elle n’avait pas été mise aux voix.

Une motion de réexamen ne peut être proposée si la motion qu’elle vise a déjà été mise à exécution. Elle ne peut s’appliquer à un appel au vote, à un ajournement ou à toute autre motion subsidiaire. Une motion de réexamen est irrecevable si une motion similaire a déjà été proposée sur la motion principale. La motion de réexamen doit être proposée à la même assemblée que la motion originale.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle doit être remportée par une majorité des deux tiers (2/3) des voix; elle peut interrompre un intervenant.

18. Motion d’abrogation

Cette motion sert à abroger, annuler ou révoquer une motion adoptée préalablement. Elle peut être proposée à n’importe quelle assemblée. Si la motion préalablement adoptée a déjà été mise à exécution, la motion d’abrogation est irrecevable. La motion d’abrogation vise habituellement des motions traitées à des assemblées antérieures, parce que la motion de réexamen s’applique aux motions traitées lors de l’assemblée en cours.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut interrompre un intervenant.

19) Suspension des règles

Il peut parfois être nécessaire de suspendre les règles, en cas d’urgence, afin de permettre d’accueillir une motion particulière. Il ne faut toutefois pas encourager cette procédure. Une motion de suspension des règles peut être proposée en tout temps, lorsqu’aucune motion n’est à l’étude ou lorsqu’elle est directement reliée à la motion.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; elle doit être remportée par une majorité des deux tiers (2/3) des voix; elle ne peut être réexaminée; elle ne peut interrompre un intervenant.

20) Motion d’examen informel d’une question

Dans certains cas, il est souhaitable de discuter d’un problème avant qu’une motion ne soit proposée afin de parvenir à une entente sur le type et le libellé de la motion. Il peut parfois aussi être sage de mettre de côté les règles officielles régissant les délibérations et débats. On peut réaliser ces deux objectifs par le biais d’une motion d’examen informel d’une question.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle ne peut interrompre un intervenant.

2. Séance à huis clos

Cette motion a pour but de restreindre les personnes autorisées à assister et à participer au débat sur une ou plusieurs motions. Elle est habituellement utilisée lorsque le sujet de discussion est confidentiel.

À moins que la motion ne dise le contraire, seuls les délégués et les personnes indispensables au déroulement de la séance (secrétaire de séance, interprètes, etc.) peuvent rester au huis clos.

Seules les motions adoptées seront inscrites au procès-verbal. Les discussions n’y seront pas consignées. La diffusion du procès-verbal d’une séance à huis clos peut être restreinte.

Les règles suivantes s’appliquent : la motion doit être appuyée; elle ne peut être débattue; elle ne peut être amendée; un vote majoritaire est nécessaire à son adoption; elle peut interrompre un intervenant.

Une séance à huis clos se termine lorsqu’une motion est proposée à cet effet.

CLASSIFICATION DES MOTIONS

a) Motions privilégiées

Une motion privilégiée est une proposition qui, bien que n’ayant aucun rapport avec la question à l’étude, revêt un caractère si urgent ou important qu’elle a préséance sur toutes les autres motions.

Levée de la séance

Suspension de l’assemblée

- Question de privilège

b) Motions subsidiaires

Une motion subsidiaire est une proposition qui peut s’appliquer à la motion principale ainsi qu’à d’autres motions, et qui vise à les amender, à en retarder l’exécution ou à leur donner suite de quelque autre façon.

- Motion de report (sans vote direct) 

- Demande du vote

- Limite / prolongation du débat – Report (à un certain moment) – Renvoi

- Amendement

c) Motion principale

Une motion principale est une proposition qui permet de saisir l’assemblée d’un sujet particulier à des fins de discussion. Elle ne peut être proposée alors qu’une autre est à l’étude.

- Présentation d’une nouvelle proposition

d) Motions principales particulières

Cette catégorie comprend les motions suivantes :

- Reprise du débat

- Réexamen

- Abrogation

e) Motions incidentes

Une motion incidente est une proposition qui découle d’une autre question à l’étude ou qui vient d’être étudiée. On la traite avant la question à l’étude, ou avant d’entreprendre toute autre question. Les motions incidentes n’ont pas d’ordre de priorité fixe, mais elles ont préséance sur les questions dont elles découlent, peu importe qu’il s’agisse de motions principales, privilégiées, subsidiaires ou autres.

Appel d’une décision du président

Réexamen informel

Séance à huis clos

Suspension des règles

Rappel au règlement

Division de la motion

Demande d’information

Retrait d’une motion

MOTIONS IRRECEVABLES

Les motions suivantes sont considérées comme irrecevables et ne seront pas acceptées :

Report du débat à un moment indéterminé – une motion de dépôt sur le bureau permet d’accomplir essentiellement la même chose.

2) Question de renseignement – cette motion est utilisée à tort par l’intervenant pour donner de l’information. On peut informer simplement en discutant de la motion. Une demande d’information est une motion de toute autre nature.

RÉSOLUTIONS ET MOTIONS

Aux fins des présentes procédures, une « motion » est une proposition soumise à l’assemblée. Une « résolution » est une motion (ou proposition) qui a été acceptée ou approuvée.

Les statuts précisent dans quelles circonstances il faut présenter une motion. Tout délégué peut soumettre une motion, par écrit, au secrétaire exécutif de l’Institut pour qu’il en soit débattu à l’assemblée générale annuelle après avoir traité toutes les motions présentées de façon régulière, sous réserve d’un avis de vingt-quatre (24) heures pour en assurer la traduction et la diffusion.

Une motion de I'assemblée peut être débattue immédiatement si les deux tiers (2/3) des délégués conviennent qu’il s’agit d’une question urgente.

PRINCIPALES RÈGLES RÉGISSANT LES MOTIONS

MOTIONS INCIDENTES

+ Restriction

++ Seulement s’il y a objection et si une deuxième personne a pris la parole 

* Exige 2/3 si cela empêche le débat d’avoir lieu

** Une égalité des voix ou un vote majoritaire confirme la décision du président de l'assemblée; une majorité des voix contre renverse la décision du président
 

• Motions de modification des statuts de l'Institut 
• Motions politiques (non budgétaires)
• Motions budgétaires

Distribution des délégués par groupe et région au 31 décembre 2018 - Membres titulaires et retraités

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Délégués : régionaux 295, des groupes 301, Guilde des membres retraités 8, Conseil d’administration 15, Présidents des équipes de consultation 35, Total de délégués: 654