DATE – Les 8 et 9 novembre 2019
LIEU : RCN, Gatineau, QC
HÔTEL PRINCIPAL ET LIEU DE L'ASSEMBLÉE : Hilton Lac Leamy – Les 300 premiers délégués inscris pourront faire leur réservation au Hilton. Les premiers arrivés seront les premiers servis. Tous les observateurs et les autres délégués seront hébergés aux hôtels secondaires, le Delta sur la rue Lyon, à Ottawa et le Hilton Garden Inn sur la rue Queen, à Ottawa également.
https://www.hiltonhotels.com/fr_FR/canada/hilton-lac-leamy/?cultureKey=fr_FR
INSCRIPTION EN LIGNE : Du 9 mai au 9 août 2019 – Une fois avisés d’avoir été choisis pour assister à l’AGA, tous les délégués et observateurs doivent compléter le formulaire d’inscription en ligne. Veuillez prendre note que la date limite de l’inscription en ligne sera strictement respectée.
Les délégués et observateurs à l’AGA de 2019 soient admissibles à l’indemnité de logement privé qui de 50 $ par nuitée qui figure dans la Politique sur les voyages de l’Institut, à l’article 4.3 de la Partie F (Hébergement).
Si vous comptez vous loger dans un logement privé, veuillez l’indiquer sur le formulaire d’inscription, sous la rubrique Logement privé — oui ou non.
Processus de sélection des délégués
Les présidents de groupe et les directeurs régionaux doivent remettre leur liste approuvée de délégués et d’observateurs à jgagnon@pipsc.ca, tenant compte que l’inscription en ligne fermera le 9 août. Les présidents de groupe et les directeurs régionaux devront également nous informer tôt (aux fins de l’inscription des délégués) des réunions connexes qu’ils veulent tenir.
Quand le bureau national aura reçu les listes, il enverra un courriel aux délégués et aux observateurs pour les inviter à faire leur inscription en ligne. Veuillez noter que les délégués et les observateurs ne pourront pas s’inscrire avant que la liste approuvée du groupe ou de la région n’ait été reçue.
Veuillez noter que toutes les dépenses engagées par les « observateurs » (frais de déplacement et d’hôtel, salaire compensatoire, tous les repas et les faux frais), sont assumées par le Groupe ou la Région qui les parraine.
Le nombre de délégués à l’AGA est défini à l’article 13, en conformité avec le décompte des délégués.
Modification des Statuts de l'Institut
L'article 13.7.1.2 se lit comme suit : « Aucun article des statuts ne peut être adopté, abrogé ou modifié par l’assemblée générale sans que (...) l’information concernant les modifications proposées soit soumise au bureau du secrétaire exécutif au plus tard douze (12) semaines avant la tenue de l’assemblée générale ». Les modifications aux statuts doivent être envoyées au plus tard le 16 août 2019 par courriel à jgagnon@pipsc.ca.
MOTIONS
Aux termes de l'article 13.7.2.1, « Les motions doivent parvenir par écrit au bureau du secrétaire exécutif au moins douze (12) semaines avant l’assemblée générale. » Les motions doivent être envoyées au plus tard le 16 août 2019 par courriel à jgagnon@pipsc.ca.
Les motions destinées à l’AGA sont d’abord reçues par le Sous-comité des motions (SCM), qui est composé des membres suivants :
N. McCune (présidente et présidente du Comité des statuts et politiques)
C. Roach (directeur du CC et président du Comité des finances)
E. Gillis (administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif, personne-ressource du personnel)
J. Gagnon (adjointe de direction à l’administrateur en chef des opérations, personne-ressource du personnel)
Le SCM a pour mandat de regrouper, superviser et clarifier les motions à présenter à l’AGA. Le SCM est à la disposition des auteurs des motions et les conseille pour que le libellé soit clair et conforme aux Statuts et politiques de l’Institut. Les auteurs devraient soumettre les coûts liés à leur motion (motions financières) en même temps que cette dernière, à l’intention du SCM.
Pour des conseils sur la rédaction des motions, consultez le guide de poche intitulé Rédaction d’une motion, sur le site Web de l’IPFPC, ou prenez contact avec un membre du CRDS.
Conformément aux décisions prises à l’AGA 2013, les motions présentées à l’AGA 2019 seront traitées selon l’ordre de priorité qui suit :
- Les motions proposées par le Conseil d’administration, les groupes et les Régions seront traitées en premier;
- Viennent ensuite celles présentées par les chapitres et les sousgroupes;
- Enfin, celles qui proviennent de membres agissant de leur propre chef.
Cotisations
En application de l'article 14.2.1, qui régit les cotisations, nous vous avisons par la présente qu'un changement touchant les cotisations mensuelles de base pourrait être proposé à l'AGA 2019.