Message de Waheed Khan

Mémoire de l’IPFPC à la direction d’ECCC

I

CONTEXTE 

• L’IPFPC s’engage à travailler en collaboration et de bonne foi avec la direction et ses syndicats alliés pour créer et maintenir un environnement sans risque pour la santé des employés et réduire les risques par la prévention, ce qui permettra d’assurer la prestation de services importants à la population, le tout en conformité avec les directives des autorités sanitaires, pour seconder les efforts du gouvernement visant à freiner la propagation de la COVID-19.
• Toutes les parties doivent respecter les dispositions des conventions collectives, des conditions d’emploi, du Code canadien du travail et des directives du Conseil national mixte. 
• La COVID-19 menace des vies humaines; elle pose un défi sans précédent qui nécessite l’application du principe de précaution ainsi que de la prudence, de la souplesse et de la coopération :
  • Maintenir des relations harmonieuses et mutuellement bénéfiques entre l’employeur, les employés et leur agent négociateur; 
  • Consulter des représentants syndicaux lorsqu’il est prévu de modifier les conditions de travail ou d’emploi de salariés qui ne sont pas protégés par une convention collective;
  • Diriger avec empathie et communiquer avec chaleur, compassion et soutien;
  • S’adapter continuellement à la pandémie, aussi longtemps qu’il le faudra; 
  • Intégrer le bien-être, l’accessibilité, la diversité et l’inclusion, en reconnaissant l’éventail des expériences des employés selon leur identité (par exemple, les besoins d’accessibilité, l’âge, l’ethnicité, la religion, le sexe, la situation familiale, la santé, l’orientation sexuelle, etc.)

II

Services indispensables

Depuis le début, le Ministère a employé les termes « services indispensables » et « continuité des activités », mais ceux-ci ne sont pas bien définis dans les conventions collectives ni ailleurs. Toutefois, les conventions collectives et les directives établies donnent les orientations nécessaires à la direction et aux agents négociateurs pour relever ce défi sans précédent dans un esprit de respect et de collaboration.

Au chapitre des « services essentiels », le Ministère a l’obligation de dresser une liste des postes désignés de chaque unité de négociation, accompagnée de la justification correspondante et du lieu de travail. Nous avons demandé dès le départ une liste de nos membres qui assurent la prestation de services essentiels ainsi que les plans de continuité des activités des directions générales. Nous n’avons reçu que des informations partielles du Service canadien de la faune (merci à Sue Milburn-Hopwood, SMA).

• Comme demandé précédemment, veuillez nous envoyer les documents suivants : 

1) Une liste des employés (de chaque syndicat) considérés comme exécutant des services « indispensables », leur lieu de travail (sur place ou à domicile), et la date d’entrée en vigueur; 

2) Le plan de continuité des activités de chaque direction générale.

Les employés qui sont tenus de travailler sur place doivent faire face à trois grandes difficultés supplémentaires : 

A) Sécurité et hygiène sur le lieu de travail 

Les lieux de travail n’étaient pas prêts à appliquer pleinement les directives des autorités sanitaires, comme l’éloignement sanitaire et la fourniture d’EPI appropriés comme des masques, des écrans faciaux, des gants et des désinfectants pour les mains. Malgré les progrès réalisés à cet égard, les employés nous disent que les stocks d’EPI ne sont pas toujours réapprovisionnés; certains d’entre eux signalent des restrictions d’accès et de permission qui découragent leur utilisation. De nombreux gouvernements ont déjà rendu obligatoire le port des EPI dans les bâtiments et les autres lieux de rassemblement. Si les répercussions ont été limitées en raison du petit nombre d’employés travaillant sur place, elles peuvent s’amplifier à mesure que les employés retournent progressivement sur les lieux de travail. Il est donc important de mettre en place un processus plus efficace pour assurer la protection des employés exerçant des fonctions indispensables sur place.

• Comme demandé précédemment, veuillez mettre en place un mécanisme solide de maintien des stocks d’EPI, en attribuant la responsabilité de leur réapprovisionnement et en communiquant clairement avec les employés afin de les encourager à porter des EPI qu’ils jugent appropriés à leurs besoins ou circonstances. 

B) Dépenses supplémentaires

Dès le début, les sociétés de transport en commun ont réduit leurs services, car on considérait qu’ils aggravaient le risque de contracter la COVID-19. La plupart des employés ont donc dû se rendre au travail par leurs propres moyens, et engager des dépenses supplémentaires pour le transport et le stationnement. Le Ministère rembourse partiellement les frais de certains employés qui travaillent en équipe sur place. C’est bien sûr un pas dans la bonne direction, mais le soutien offert n’est ni suffisant ni uniforme, et certains employés le considèrent comme injuste et arbitraire. D’autres ministères ou organismes ont adopté une approche plus raisonnable que le Ministère en ce qui concerne le remboursement des dépenses, en faisant preuve de plus d’empathie, de chaleur, de compassion et de soutien. Nous avons soulevé cette question auprès de la direction, qui nous a assuré qu’elle se pencherait sur la question. Pour votre commodité, voici comment l’Agence du revenu du Canada soutient ses employés qui exercent des fonctions indispensables :

Normalement, un employé a la responsabilité de se rendre à son lieu de travail avec ses propres moyens et à ses frais. Toutefois, compte tenu des circonstances (COVID-19), un employé peut demander l’approbation de son gestionnaire pour utiliser un autre mode de transport et ensuite réclamer les frais de transport encourus (stationnement, taxi, Uber, kilométrage). Selon l’article 3.13.1 de la Directive sur les voyages :  le moyen de transport doit être approuvé au préalable par le gestionnaire en tenant compte d’un coût raisonnable, la durée, la commodité, la sécurité et l’aspect pratique.

• Comme demandé précédemment, veuillez rembourser les frais de déplacement (stationnement, taxi, Uber, kilométrage) à tous les employés exerçant des fonctions indispensables sur place depuis le début de la pandémie et mettre en place un mécanisme d’approbation approprié.

C) Difficultés imposées par des problèmes de paye :

Depuis la mise en place de Phénix malgré l’avis des agents négociateurs, les employés ont subi toutes sortes de difficultés, ce que l’employeur a reconnu dernièrement, comme le prouve l’accord de dédommagement conclu avec les agents négociateurs en 2019 et en 2020. Les travailleurs de quarts ont été victimes de Phénix, eux qui ont souffert de manière disproportionnée en raison de la nature de leur travail. Dans ce contexte, nous avons demandé à plusieurs reprises qu’un conseiller en rémunération connaissant bien le travail par quarts soit chargé de traiter leurs problèmes de paye. Bien que la direction ait souvent fait preuve de sympathie, elle n’a pas donné suite à notre demande en raison du manque de ressources du bureau de rémunération du Ministère.

Toutefois, il a récemment été porté à notre attention que ce bureau a mis en place un projet auquel sont affectées des ressources spécifiques et dont l’objectif est de calculer les trop-payés causés par Phoenix depuis 2016 en raison d’une erreur de calcul de la paye pour le travail effectué pendant les jours fériés payés, et de récupérer les trop-payés. Il semble que chaque météorologiste qui travaille par quarts ou qui exerce des fonctions indispensables pour permettre au Ministère de remplir son mandat pendant la pandémie fera les frais de cette mesure, tout comme certains employés qui ont pris leur retraite au cours des dernières années et qui considèrent que leurs comptes avec le Ministère sont équilibrés depuis longtemps. Il semble également opportun de geler les recouvrements qui sont directement attribuables à la défaillance des systèmes de l’employeur et des problèmes qu’il a trop tardé à régler.

De nombreux employés affirment n’avoir jamais été informés que leurs demandes de rémunération des jours fériés payés (JFP) étaient mal calculées, en particulier les MT qui ont commencé à travailler après 2016. Plusieurs employés ont fait part de leur angoisse à l’employeur (ainsi qu’au syndicat, par ricochet), qui leur a dit qu’il n’avait pas assez de ressources pour leur donner accès à des conseillers spécialisés en rémunération — une demande pourtant légitime — mais qu’il allouait des ressources pour concevoir un projet de recouvrement des trop-payés découlant des JFP. Le moment de cette annonce, en plein milieu de la pandémie, aggrave le stress des employés. Plusieurs d’entre eux ont signalé des problèmes de santé mentale depuis cette annonce, notamment un manque de sommeil et de concentration.

Nous sommes toutefois rassurés par le fait que la direction nous a garanti qu’elle ne déclencherait pas le recouvrement des trop-payés sans que les conditions suivantes soient réunies :

• Toutes les transactions du membre ont été traitées;
• Le membre a reçu trois chèques de paye consécutifs au bon montant;
• Le membre a confirmé avoir conclu un accord de recouvrement qui prévoit des montants et des délais de remboursement raisonnables.

Il y a eu de nombreux changements au sein du personnel de l’IPFPC pendant cette période et nous avons du mal à trouver des informations échangées entre le syndicat et le Ministère ou le SCT à cet égard.

• Veuillez nous transmettre des copies de toute correspondance avec les employés ou l’IPFPC concernant ce qui suit :
  i) Toute interprétation de la convention collective qui est différente de celle qu’en fait Phénix depuis 2016;
  ii) Toute communication aux employés pour les informer qu’ils ont été surpayés d’un certain montant qu’ils doivent rembourser;
  iii) Toute communication visant à informer périodiquement le personnel afin que les nouveaux employés soient bien renseignés et comprennent le problème.
• Veuillez désigner un conseiller en rémunération qui connaît bien le travail par quarts pour aider les travailleurs concernés à évaluer leur dossier de rémunération et à régler leurs problèmes de paye.

III

Retour sur les lieux de travail

La pandémie a montré que la plupart des fonctionnaires peuvent bien faire leur travail à distance. On ne sait pas encore quand on trouvera un vaccin ou un médicament efficace. La densité croissante dans la plupart des lieux de travail, en particulier ceux qui ont été adaptés à la norme du Milieu de travail 2.0, fait en sorte que l’espace est maintenant insuffisant pour que la plupart des employés puissent travailler sur place. Il nous faut une bonne stratégie.

Les employés peuvent être divisés en trois grandes catégories :

A) Employés qui sont dans des circonstances particulières (raisons de santé, responsabilités familiales, personnes à charge) : 

Bien que le Ministère n’ait pas encore accédé à notre demande de données sur l’utilisation du code de congé 699 (Autres congés payés), nous disposons de preuves anecdotiques montrant que peu d’employés y ont eu recours. 

• Veuillez continuer à offrir aux employés la possibilité de profiter du code de congé payé 699 jusqu’en décembre 2020 afin qu’ils puissent travailler autant qu’ils le peuvent sans courir de risques inutiles pour leur santé jusqu’à ce que la pandémie soit maîtrisée.
• Comme nous vous le demandons depuis le début, veuillez déléguer le pouvoir d’approbation au même gestionnaire qui approuve les congés dans MesRHGC, comme l’ont fait plusieurs ministères.

B) Les employés qui sont capables et désireux de télétravailler : Il est clair pour la plupart des employeurs que le télétravail deviendra la norme dans un avenir prévisible. Plus vite le Ministère pourra accepter et communiquer cette réalité, plus vite le travail se normalisera et les employés comme l’employeur pourront faire des investissements qui porteront fruit sur le plan de la santé, la sécurité et la productivité. Le télétravail présente également d’importants avantages en matière de changement climatique et d’environnement, ce qui cadre avec l’objectif gouvernemental de réduire les émissions de GES et les polluants atmosphériques; le Ministère devrait en faire état dans ses messages. Le contexte actuel d’incertitude, notamment la mention des trois semaines de préavis pour le retour au travail, aggrave l’anxiété des fonctionnaires. Nos recommandations : 

• Le Ministère devrait demander à chaque division de dresser la liste de ses employés qui sont capables et désireux de continuer à télétravailler.
• Informez ces employés qu’ils ne sont pas tenus de travailler au bureau au moins jusqu’à la fin de l’année, afin qu’ils puissent planifier leur travail à domicile et leur vie personnelle en conséquence.
• Toutes les demandes de télétravail en suspens (faites avant la pandémie) doivent être acceptées immédiatement. En cas de refus, la direction doit en donner la justification par écrit.
• Veuillez remettre à chaque employé un téléphone intelligent du Ministère afin qu’il puisse être informé de toute évolution susceptible de compromettre sa santé et sa sécurité, en temps utile, au moyen d’un courriel, d’un message texte ou d’un appel téléphonique selon le cas.
• Mettez à la disposition de chaque employé le matériel de bureau, le mobilier et les fournitures nécessaires pour lui permettre d’être pleinement productif. Invitez-les à venir chercher ce dont ils ont besoin au bureau.
• Veuillez reporter la date d’entrée en vigueur des lignes directrices ou de la notification au début de la pandémie COVID-19, élargir l’admissibilité des équipements (par exemple, l’imprimante doit être admissible) et augmenter la limite financière pour les employés dont on a approuvé l’évaluation ergonomique.
• Veuillez mettre en place un processus proactif et simplifié, avec un financement centralisé au besoin, pour garantir aux employés un poste de travail sûr et sain à domicile.
• En consultation avec les agents négociateurs, élaborez des lignes directrices pour régir le remboursement des dépenses opérationnelles engagées par les employés dans le cadre de leur travail. Il peut s’agir de dépenses raisonnables pour Internet, le chauffage et la climatisation, le tout proportionnellement aux frais qui incombent normalement à l’employeur lorsque l’employé travaille dans ses locaux.
• Approuver l’utilisation du formulaire de l’ARC T2200 — Déclaration des conditions d’emploi pour les employés qui ont travaillé à domicile afin qu’ils puissent déduire les dépenses autorisées par l’ARC et non remboursées par le Ministère.

C) Les salariés qui ne peuvent pas télétravailler en raison de la nature de leur travail ou de leur situation personnelle : L’employeur a la responsabilité d’offrir un lieu de travail aux employés. Nous recommandons au Ministère de prendre les mesures suivantes à l’égard des employés qui sont dans cette situation :

• Le Ministère devrait entreprendre une évaluation de chaque bâtiment afin de déterminer la capacité dont il dispose ou disposera une fois achevés les travaux de rénovation nécessaires pour respecter les directives des autorités sanitaires. Il faut tenir compte des nécessités suivantes :
  • Garantir une norme minimale de deux mètres de distance entre les employés, en particulier dans les toilettes, les ascenseurs, les cages d’escalier et les espaces d’interaction avec le public. 
  • Assurer une fourniture suffisante et régulière d’EPI, notamment de couvre-visages, d’écrans faciaux, de masques et de désinfectants pour les mains. 
  • Veiller à ce que l’employeur envisage toutes les façons possibles d’aider les employés à se déplacer pendant la pandémie, notamment en s’entendant avec les sociétés de transport locales, lorsque le nombre d’employés le permet. 
  • Assurer la remise en service de la cafétéria, en particulier dans les immeubles situés à l’écart des établissements commerciaux.
  • Il faut aussi qu’il formule des directives claires sur la gestion des locaux comprenant des bureaux à aires ouvertes, des milieux de travail 2.0 et des bureaux à réserver. 
  • Il est question de la circulation à sens unique dans les bâtiments, de poignées de porte mains libres, du nettoyage régulier et complet des toilettes, des bureaux et des salles de réunion, des équipements, du mobilier, des cuisines, des réfrigérateurs et des fontaines à eau et de la pose de panneaux électroniques d’occupation des toilettes.
  • Il faut moderniser les systèmes de chauffage, de climatisation et de circulation de l’air pour assurer la protection des employés.
  • Il est essentiel de remettre sur pied les comités locaux de SST afin que des inspections puissent être effectuées régulièrement.
  • Le Ministère devra aussi élaborer un cadre d’action complet pour la notification des infections à la COVID-19 dans les lieux de travail. Le processus actuel a été lent et il augmentera le risque d’infections au fur et à mesure que les employés reviendront au travail. (Il convient de mentionner que le Ministère a justifié ses retards à informer les employés en évoquant la nécessité d’assurer la confidentialité des renseignements personnels, mais la pratique à Vancouver et à Montréal a montré que les employés concernés communiquaient volontairement des renseignements personnels afin de prémunir leurs collègues contre une éventuelle infection.)
  • Mettre fin à tout réaménagement relevant du Milieu de travail 2.0 et reconsidérer les plans à la lumière de l’expérience du Ministère avec la COVID-19. Faire part de vos projets aux agents négociateurs pour qu’ils puissent y contribuer, notamment par leurs commentaires.
  • Examiner tous les plans du point de vue de l’accessibilité pour les employés ainsi que pour les clients, afin de vous assurer que tout bâtiment rénové est accueillant, inclusif et accessible de par sa conception. À titre d’exemple, notre plus grand bâtiment (PVM) n’offre pas de places de stationnement d’accès facile aux clients qui viennent prendre part à des réunions alors que la succursale de la Banque TD, qui occupe une toute petite partie du bâtiment, réserve deux ou trois places aux personnes handicapées.
  • Intégrer les leçons tirées de la Place Bonaventure et les appliquer au nouveau site situé sur le boulevard René-Lévesque et à d’autres endroits ouverts 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Faire part de vos projets aux agents négociateurs pour qu’ils puissent y contribuer, notamment par leurs commentaires.

IV

Adapter les services au travail virtuel :

Le Ministère a mis en place plusieurs outils pour aider les employés à télétravailler. Compte tenu de l’utilisation croissante des forums virtuels pour la conduite des affaires, nous formulons les recommandations suivantes :

• MS 365 , y compris Teams, a été mis à disposition du personnel temporairement, mais il devrait l’être de façon permanente à l’avenir, après la fin de la phase d’utilisation temporaire offerte par Services partagés Canada.
• Si WebEx et MS Teams sont des outils utiles pour les réunions, la plupart des ministères et des organisations externes et internationales utilisent de plus en plus Zoom, qui a considérablement amélioré ses fonctions de sécurité. Les employés font ainsi face à un dilemme lorsqu’ils sont invités à des réunions organisées sur Zoom par des ministères (p. ex., Services publics et marchés publics Canada) ou des organisations internationales (p. ex., la CCNUCC). Veuillez permettre l’utilisation de Zoom dans les réunions non confidentielles.
• Remplacer l’ordinateur portable de chaque employé qui utilise un ordinateur portable datant de plus de cinq ans.
• Remettre à chaque employé un téléphone intelligent du Ministère afin que la direction et ses collègues puissent l’avertir de manière plus efficace et plus efficiente en cas de besoin. À l’heure actuelle, de nombreux employés utilisent leur téléphone personnel à des fins professionnelles.
• Suspendre les changements prévus tels que l’adoption de la solution GCDocs et le déplacement des fichiers des lecteurs actuels vers GCDocs. Les employés des petites directions générales qui ont entrepris ces changements se sont butés à de nombreux problèmes dans le système. Dans les grandes directions générales, en particulier celles qui disposent de beaucoup de données (par exemple, DGST, DGSMC), le transfert nécessitera beaucoup plus d’efforts et de meilleures connexions Internet.
• Maintenir la taille actuelle de la boîte aux lettres électronique, qui est plus grande, jusqu’à la transition proposée vers un nouveau système de courriel afin de réduire au maximum les perturbations.

V

Soutien aux employés

Nous sommes conscients que les processus de dotation sont en grande partie suspendus et qu’il faut obtenir l’autorisation du SMA pour relancer les processus critiques. Toutefois, le Ministère compte plusieurs employés à durée déterminée qui sont qualifiés et dont l’expertise est reconnue, qui ont souvent une habilitation de sécurité et qui connaissent bien les dossiers du Ministère. Bon nombre d’entre eux verront leur mandat prendre fin pendant la pandémie, ce qui les laisse sans emploi en raison de l’arrêt ou du ralentissement de la dotation en personnel dans la fonction publique. Le gouvernement du Canada met tout en œuvre pour aider les Canadiens à conserver leur emploi.

Plusieurs employés sont dans des bassins de candidats jugés admissibles et attendent que les responsables leur fassent des offres d’emploi. Dans plusieurs cas, ces bassins comprennent des membres de groupes en quête d’équité, ce qui donne au Ministère la possibilité d’encourager la progression de leur carrière; mentionnons qu’en général, ils occupent des postes de niveau inférieur en nombre disproportionné.

La plupart, voire la totalité, des conférences et des formations professionnelles se tiennent maintenant de façon virtuelle, ce qui réduit les frais de participation puisque les déplacements ne sont plus nécessaires. 

La fonction publique a reconnu le défi que constitue la satisfaction des besoins d’accessibilité et d’ergonomie des employés. Le processus demeure long et lourd en raison des nombreuses approbations requises à l’intérieur comme à l’extérieur du Ministère. Par conséquent, il reste encore des progrès à faire pour édifier un environnement accueillant, même si les avantages en sont bien reconnus.

• Veuillez prolonger le mandat de tous les employés à durée déterminée dont le mandat arrive à échéance. Lorsqu’un travail de durée limitée prend fin, il faut demander aux cadres supérieurs d’affecter l’employé concerné à d’autres postes qui pourraient nécessiter du travail.
• Encouragez la participation des employés qui font partie de répertoires préqualifiés, en particulier lorsqu’il est également possible de réaliser l’objectif de promotion de l’équité en matière d’emploi.
• Étant donné que les déplacements et l’hébergement ne sont plus nécessaires, veuillez faire approuver les demandes de participation à des conférences et à des formations par les gestionnaires délégués, et ce, sans exiger de plans trimestriels de déplacement et de participation à des conférences.
• Encouragez d’abord les employés à rechercher de l’équipement ergonomique et une aide à l’accessibilité en simplifiant le processus d’approbation et de mise en œuvre.

VI

Groupes de travail ministériels

Le 22 juin, les sous-ministres ont annoncé que quatre groupes de travail ont été mis en place pour formuler des conseils et des orientations concernant le travail en laboratoire, le travail sur le terrain, les opérations spéciales et l’environnement de bureau. Nous avons récemment reçu plus d’informations sur ces groupes de travail et leur composition. Nous avons formulé un certain nombre de recommandations pour les aider à s’acquitter de leur mandat :

• Chacun de ces groupes de travail devrait compter un employé représentant un comité de SST, un membre de l’équipe de santé mentale, un membre de l’équipe de la diversité et de l’inclusion, et un membre du Bureau du respect pour intégrer leur point de vue à l’élaboration des lignes directrices et des procédures opérationnelles.
• Nous recommandons au Ministère de nommer un médiateur à la disposition de tous les employés qui estiment qu’un processus adéquat n’a pas été suivi et qu’ils sont donc en danger. Nous encourageons les employés à soulever leurs problèmes auprès de leur responsable, mais nous reconnaissons que la crainte de représailles existe et qu’ils peuvent se montrer réticents à signaler quelque chose à corriger.
• Les versions préliminaires des lignes directrices, des procédures opérationnelles normalisées ou des présentations doivent être envoyées aux agents négociateurs au moins une semaine à l’avance pour qu’ils puissent les commenter.
• Lorsque de nouvelles lignes directrices sont mises en œuvre, il convient de leur adjoindre un processus de rétroaction afin d’assurer un retour d’information régulier et opportun pour les améliorer en fonction de l’expérience acquise.
• Étant donné que de nombreux employés sont régis par des administrations locales (municipalités, territoires ou provinces), il convient de créer un répertoire central des règlements et des orientations de chaque administration et de le mettre à jour régulièrement.