MOT D’OUVERTURE
Le Président du groupe VFS reconnaît que les terres sur lesquelles le Comité se
rassemble sont les territoires traditionnels non cédés du Peuple algonquin Anishinaabeg.
Il souligne l’importance de réaffirmer l’engagement et la responsabilité d’améliorer les
relations entre les nations et la compréhension des peuples autochtones locaux et de
leurs cultures. Il indique que depuis la dernière réunion en avril 2024, Shawn Gillis a été
élu Vice-président du groupe VFS, et que lui-même, Doug Mason, a également été réélu
par acclamation pour un mandat de trois ans à titre de Président du groupe VFS. Il
souhaite la bienvenue à Ward Cluff, qui a récemment été nommé représentant de
l’Ontario pour le groupe VFS.
Il dit que cette réunion avec la direction prend place dans une atmosphère beaucoup
moins positive que celle du 23 avril 2024. En avril, le groupe VFS a reçu les résultats
d’un sondage interne indiquant que l’exigence de la présence sur place deux jours par
semaine était un « échec » en raison de son impact négatif sur la productivité de l’Agence
et les membres du groupe VFS. Il indique que le groupe VFS espère que l’Agence ne
s’engagera pas à une « prolongation non souhaitée de ce mandat ».
Il ajoute que durant la dernière rencontre, le groupe VFS avait été rassuré par la
déclaration du Commissaire selon laquelle « rien n’était en cours » pour ce mandat. Le
Président du groupe VFS mentionne la discussion qu’il avait eue avec la Commissaire
déléguée à l’époque, Brigitte Diogo, au cours de laquelle elle lui avait dit que « le groupe
VFS devrait comprendre qu’il y a certains moments où la direction ne peut pas être
honnête avec le Syndicat. »
Le Président du groupe VFS ajoute que les représentants syndicaux respectent les
valeurs fondamentales y compris le respect, et qu’ils s’engagent à être honnêtes. Il pose
ensuite la question suivante : « La direction fera-t-elle de même? » Les membres du
groupe VFS se demandent pourquoi le groupe VFS continue de travailler avec la
direction à la suite de cet abus de confiance. Il répond qu’il incombe au Syndicat de faire
part des préoccupations des membres du groupe VFS à la direction afin de faire de
l’Agence le meilleur environnement de travail possible. Ce faisant, le groupe VFS
continue ses consultations formelles et informelles avec l’Agence. Le groupe VFS
attendait avec impatience cette réunion, espérant qu’elle aiderait à répondre aux
préoccupations de leurs membres et s’assurer que la convention collective soit
entièrement appliquée et suivie.
Le Commissaire souligne que les discussions syndicales-patronales ont toujours été
utiles et remercie tout le monde de s’être présenté en personne. Il indique également que
la direction a toujours été honnête, transparente et aussi ouverte que possible, étant
donné que certaines informations doivent demeurer confidentiels. Il convient que la
réunion se déroule dans une atmosphère différente de la fois précédente, étant donné
que l’environnement évolue à un rythme rapide. Il fait part de son souhait de maintenir
les lignes de communication ouvertes et de travailler en collaboration avec le Syndicat
sur les enjeux critiques.
Le Commissaire souligne le départ de Brigitte Diogo à Transports Canada et introduit le
nouveau Commissaire délégué, Jean-François Fortin.
Le Commissaire délégué exprime son enthousiasme à participer à ces échanges pour la
première fois. Il indique que les relations syndicales-patronales sont importantes et qu’il a
hâte d’avoir des discussions significatives, positives et constructives. Le Commissaire
félicite Doug Mason, Président du groupe VFS, et Shawn Gillis, Vice-président, de leur
réélection dans leurs rôles respectifs, et dit être heureux de la stabilité qui en découle. Il
rappelle que la Ministre du Revenu national a annoncé qu’elle ne procédera pas à un
autre mandat et qu’elle avait l’intention de se présenter pour le titre de Mairesse de la
ville de Sherbrooke.
En ce qui concerne le modèle de travail hybride, il mentionne qu’il est satisfait de la façon
dont les choses se déroulent et reconnaît que tout ne s’est pas déroulé sans heurts. Il
mentionne qu’il a parcouru le pays pour rencontrer les employés et que la plupart d’entre
eux ont accepté le modèle de travail hybride qui leur offre des opportunités de collaborer
en personne en plus de pouvoir travailler à distance.
Il indique également « qu’au fur et à mesure que nous avançons, nous apporterons
d’autres changements afin de faire de ce modèle une réussite, que ce soit au niveau de
la technologie de l’information ou des biens immobiliers. De plus les gestionnaires
trouveront des façons d’organiser leurs équipes pour travailler plus efficacement. » Au
sujet du recentrage des dépenses gouvernementales (RDG), il mentionne la taille
importante de l’Agence et le montant important des dépenses impliquées.
Bien que la direction n’ait pas beaucoup de détails à communiquer, le Commissaire
indique que l’Agence devra prendre des décisions difficiles en ce qui concerne la
réduction des dépenses au cours de la phase 2 du RDG. Il indique que l’Agence a des
contraintes budgétaires et que la direction devra identifier de nouvelles façons pour
répondre efficacement aux besoins des Canadiens, dans le cadre du mandat en
évolution et des ressources financières allouées. Enfin, il mentionne le lancement de la
campagne de charité de l’Agence en date du 16 septembre 2024 et souligne que le
nouveau Champion national est David Conabree et que la Co-championne est
Melanie Serjak.
1. Recentrage des dépenses gouvernementales (RDG)
Le groupe VFS mentionne avoir déjà proposé que l’Agence reconnaisse le temps de
service que les employés nommés pour une période déterminée effectuent au cours de
la première phase du RDG, même si les conversions automatiques sont temporairement
interrompues. Le Président du groupe VFS indique qu’une réponse à cette proposition
donnerait aux employés des raisons de demeurer à l’Agence. Le Président du groupe
VFS ajoute ensuite que des mesures de réaménagement des effectifs à petite échelle
ont été prises depuis leur dernière réunion, et il est heureux que les employés aient reçu
ou recevront des offres d’emploi raisonnables. Le groupe VFS demande une mise à jour
sur les mesures prévues dans le cadre du RDG qui auront des impacts sur ses membres.
Le Commissaire indique que l’Agence devra prendre des mesures en respectant les
contraintes budgétaires, de façon à mieux servir les employés et les Canadiens. Il indique
que de plus amples renseignements sur le RDG seront partagés et il invite le groupe VFS
à travailler conjointement.
Le Sous-commissaire (SC) de la Direction générale des finances et de l’administration
(DGFA) rappelle que l’objectif de l’exercice de RDG de 2023 était de trouver des gains
d’efficacité tout en réduisant au minimum les répercussions sur les services offerts aux
Canadiens, sur les objectifs de production de recettes et sur les employés. Par
conséquent, il rappelle à tous que l’Agence a élaboré des propositions d'économies axées
sur la détermination des programmes et des opérations où il pourrait y avoir un
chevauchement, une moindre optimisation des ressources ou une mauvaise
harmonisation avec les priorités du gouvernement.
Le SC de la DGFA indique que les réductions totales de l’Agence s’élevant à
154,8 millions de dollars ont été acceptées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
et sont maintenant publiées dans le budget principal des dépenses. Il mentionne que les
économies opérationnelles ont commencé à se concrétiser au cours de l’exercice 2024-
2025 et qu’elles seront en pleine vigueur d’ici 2026-2027. Il ajoute que les réductions dans
les secteurs des services professionnels et des voyages sont entrées en vigueur en 2023-
2024, comme il est présenté dans le Budget supplémentaire des dépenses B, et qu’elles
ont entièrement été réalisées. Il assure que les directions générales et les régions
continueront de communiquer les répercussions, au fur et à mesure que l’Agence
continue de mettre en œuvre la première phase des réductions dans le cadre du RDG.
La SC de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) rappelle que l’Agence a
adopté une approche progressive selon laquelle les exercices de réaménagement des
effectifs seraient effectués sur une base annuelle et sur une période de trois ans, au
besoin. Enfin, la SC de la DGRH indique qu’elle continue de travailler en étroite
collaboration avec les directions générales et les régions afin de s’assurer que les
objectifs en matière de finances et de ressources humaines soient atteints pour les
années subséquentes. Comme l’année dernière, elle mentionne que la direction
continuera d’informer les membres du groupe VFS de la mise en œuvre des propositions
des années 2 et 3 pour le RDG de l’Agence.
Le SC de la DGFA rappelle que le budget de 2024 annonçait d’autres réductions des
dépenses du gouvernement. Chaque ministère et organisme a été appelé à réorienter les
dépenses du gouvernement en réaffectant 1,3 milliard de dollars en continu à l’objectif de
RDG de 2024. Il ajoute que pour mettre en œuvre la deuxième phase du RDG, le budget
de 2024 a annoncé que le gouvernement cherchera à réaliser des réductions
principalement au moyen de l’attrition naturelle au sein de la fonction publique fédérale. À
compter du 1 er avril 2025, les organismes de la fonction publique fédérale seront tenus de
couvrir une partie des coûts opérationnels accrus à l’aide des ressources existantes.
Il indique également que, selon les taux d’attrition historiques, le gouvernement s’attend à
ce que la population de la fonction publique soit réduite d’environ 5 000 postes
équivalents temps plein au cours des quatre prochaines années.
Le SC de la DGFA ajoute que l’impact global sur les ministères individuels est toujours en
cours de détermination et que l’Agence a entrepris une collaboration précoce avec le SCT
pour présenter et valider la stratégie. Il insiste sur le fait que cette deuxième phase sera
considérée comme confidentielle par le Cabinet et qu’il s’engage à partager des
renseignements dès que possible. Il ajoute que les économies prévues à l’Agence seront
communiquées dans le budget principal des dépenses et seront déposées
approximativement en mars 2025.
En ce qui concerne les échéanciers, il indique que d’autres évaluations des risques et des
répercussions sur l’effectif seront entreprises au cours de l’exercice 2024 et que la
présentation à la Ministre aura lieu en novembre 2024. Pour s’harmoniser avec ce
calendrier, le SC de la DGFA fait part de la façon dont l’Agence a collaboré proactivement
avec les directions générales et les régions pour rajuster les budgets dans l’ensemble de
l’organisation. Il ajoute que la combinaison des phases 1 et 2 entraînera une souplesse
financière extrêmement limitée pour l’Agence. En réponse à cette situation, la direction a
élaboré des mesures et des plans.
Le Président du groupe VFS indique que le Syndicat a repris ses mises à jour régulières
sur le réaménagement des effectifs pendant les réunions du Comité, et qu’il continuera de
travailler en étroite collaboration avec la direction pour veiller à ce que les répercussions
des pertes d’emploi sur les employés soient minimisées. Toutefois, il indique que le
groupe VFS demeure extrêmement préoccupé et veut assurer que leurs membres ne
paient pas de leur emploi la décision de l’Agence d’engager des dépenses immobilières
inutiles pour adopter volontairement des mandats accrus de présence sur place des
bureaux. Il ajoute que les espaces de travail ne permettent pas de respecter l’exigence de
60 % et qu’il serait irresponsable d’augmenter la présence sur place.
Il indique que l’Agence ne peut pas se permettre de prendre des décisions plus
irrationnelles lorsque des décisions opérationnelles difficiles doivent être prises pour la
répartition des ressources de l’Agence. Il déclare qu’il est inconcevable pour l’Agence
d’embaucher à l’externe lorsque les promotions internes sont en suspens et souligne
cette réalité dans la région de l’Ouest. Il conclut en disant que la priorité de l’Agence doit
être de mettre les gens d’abord.
2. Mise à jour sur la mise en œuvre de l’annexe N – Protocole concernant les
ententes de régime de travail flexibles
Le Président du groupe VFS indique à quel point le programme des régimes de travail
flexibles est un succès dans la région du Québec depuis des décennies, permettant aux
membres d’avoir des heures flexibles sur une base quotidienne non planifiée. Le groupe
VFS indique qu’il ne s’attend pas à ce que le programme remplace les horaires de travail
comprimés, car celles-ci sont appréciées par les membres qui peuvent planifier des
heures de travail uniformes sur de longues périodes.
Toutefois, le groupe VFS croit que les ententes de régime de travail flexibles sont un
succès pour les membres qui ont besoin de souplesse au quotidien. Ils attendent avec
impatience l’extension du programme Québec Flex à tous les membres du groupe VFS
au cours de la prochaine année.
La SC de la DGRH indique que l’Agence et le groupe VFS de l’IPFPC ont convenu la
mise en œuvre nationale de l’initiative des ententes de régime de travail flexibles de la
région du Québec dans le cadre de la convention collective du groupe VFS, signée le
14 décembre 2023. Elle indique que la mise en œuvre à l’échelle nationale sera
échelonnée entre les régions avec des dates provisoires d’octobre 2024 pour la région
de l’Atlantique, janvier 2025 pour la région de l’Ouest et mars 2025 pour l’Administration
centrale et les régions de l’Ontario. Une équipe nationale a été créée en juin 2024 pour
diriger et superviser l’expansion à l’échelle nationale, cette équipe se réunit toutes les
deux semaines.
Elle indique que tous les documents pertinents (paramètres pour l’utilisation des ententes
de régime de travail flexibles, matériel de formation et autres documents) ont été
finalisés. La SC de la DGRH indique également qu’une nouvelle page InfoZone a été
créée et contient tous les renseignements pertinents. De plus, un message annonçant le
lancement de la mise en œuvre et la nouvelle page du site Web a été publié dans
InfoZone mardi le 1 er octobre 2024. La SC de la DGRH s’engage à continuer de fournir
au Syndicat des mises à jour mensuelles sur les progrès de la mise en œuvre.
Le président du groupe VFS répond que le syndicat s'engage à travailler avec la direction
pour garantir que le programme soit déployé dans les délais.
3. Mise à jour sur le modèle de travail hybride
Le Président du groupe VFS mentionne que l’Agence a indiqué qu’elle utilisera les
enregistrements du Protocole Internet (PI) et de localisation pour faire un suivi de la
conformité de la présence sur place et fait part de ses préoccupations concernant les
répercussions sur la vie privée de ses membres. Le groupe VFS indique avoir été
informé que la Direction générale des affaires publiques (DGAP) est responsable des
incidences sur la vie privée et ils avaient hâte de recevoir de plus amples
renseignements.
Le Sous-commissaire adjoint (SCA) de la DGRH indique que la DGRH a tenu des
discussions sur le mandat du Comité de consultation à la mi-novembre 2023. Il annonce
que le mandat a été finalisé et que la SC de la DGRH et le Président du groupe VFS ont
accepté de les signer au cours de la réunion. Le SCA de la DGRH communique les
prochaines étapes pour le Comité : élaborer une stratégie de communication pour les
employés; créer une série d’outils et de modèles pour le traitement efficace des
recommandations du Comité ; et coordonner la logistique des réunions du Comité pour
examiner les griefs.
Il indique ensuite que le Comité de Consultation Conjoint (CCC) de l’ARC et du groupe
VFS a tenu quatre réunions depuis son lancement. Il mentionne la revue et finalisation de
principe du mandat du Comité, ainsi que l’achèvement d’un premier examen de la
Directive actuelle sur les régimes de travail virtuel.
Il indique que la prochaine réunion est prévue pour l’automne 2024. Il mentionne que la
plupart des employés ont commencé à se rendre sur place au bureau trois jours par
semaine en septembre et que la mise en œuvre s’est déroulée sans heurts. Afin de
rechercher des approches équitables et de tenir compte des réalités individuelles des
employés, la direction a fourni autant de souplesse que possible sur le plan opérationnel.
La direction a proposé l’option de satisfaire aux exigences sur place à 60 % de l’horaire
mensuel régulier d’un employé, selon les exigences opérationnelles, les considérations
relatives aux biens immobiliers et à la demande d’un employé.
La direction indique qu’elle continue d’observer de nombreux avantages au modèle de
travail hybride, notamment en tirant parti des avantages du travail à distance et du travail
sur place. Le SCA indique que la collaboration régulière en personne offre des occasions
d’améliorer la culture de travail de l’Agence. Il croit que cette nouvelle réalité permet aux
dirigeants de mieux soutenir leurs employés et offre une souplesse de conciliation travail-
vie personnelle.
Il ajoute que la direction demeure axée sur le renforcement de la culture
organisationnelle de l’Agence en créant un environnement de travail « où les employés
se sentent valorisés, ressentent un sentiment d’appartenance et collaborent bien ». Il
mentionne également que la direction a augmenté les communications à l’échelle de
l’Agence sur le travail hybride et continue d’élaborer la section questions et réponses sur
InfoZone.
Il ajoute que des séances d’information sont tenues pour mieux outiller la direction et que
d’autres consultations hybrides continuent d’avoir lieu entre l’équipe de travail des Sous-
ministres, le Comité consultatif sur la gestion de la fonction publique, le Comité
interministériel des Sous-ministres adjoints, le Comité de gestion de l’Agence et les
Syndicats. Au moyen de consultations externes, la direction a observé qu’ils sont
harmonisés avec d’autres ministères et organismes plus vastes, ce qui favorise
l’uniformité et l’équité dans l’ensemble du gouvernement du Canada.
Le SCA de la DGRH souligne que les communications à l’échelle de l’Agence ont été
publiées et qu’elles énoncent clairement l’exigence de l’Agence en matière de
surveillance de la conformité, la façon dont elle est mesurée, et soulignent les attentes de
tous les employés en ce qui concerne le respect des exigences relatives à la présence
sur place, à moins qu’une prolongation de groupe ou une exception individuelle existe. Il
indique que la responsabilité de vérifier la conformité au niveau des employés relève des
gestionnaires et que les processus des RH pour traiter la non-conformité des employés
sont en place.
Il fait remarquer que depuis juillet 2024, les directions générales et les régions ont fourni
des mises à jour régulières sur leurs activités relatives au modèle de travail hybride. Il
mentionne que l’Agence utilise ces renseignements pour préparer des tableaux de bord
réguliers pour le Comité de gestion d’entreprise de l’Agence. Il ajoute que toutes les
directions générales et les régions ont indiqué être sur la bonne voie, et que des plans de
réintégration sont en place pour les employés qui font toujours partie des prolongations
de groupe. Afin d’améliorer l’expérience des employés, il indique que l’Agence étudie la
faisabilité et les coûts liés à l’offre de casiers attribués aux employés et a lancé des
projets pilotes dans la RCN afin d’étudier les stratégies d’utilisation des casiers.
Il assure que des travaux sont en cours pour établir des plans de réintégration pour les
employés faisant l’objet d’exceptions de groupe pour chaque secteur de programme
précis assujetti à l’analyse de la disponibilité des locaux, et que le processus de
réintégration devrait être achevé d’ici septembre 2025. Il fait également remarquer que
les exceptions relatives aux locaux temporaires pour les biens immobiliers peuvent
fluctuer à mesure que les projets de biens immobiliers se poursuivent, conformément aux
efforts de consolidation de l’empreinte. Il émet que le processus et les niveaux
d’approbation pour les exceptions individuelles et pour la détermination des solutions
d’adaptation n’ont pas changé en raison de l’exigence accrue de la présence sur place.
Il insiste sur le fait que les exceptions individuelles approuvées et les solutions
d’adaptation qui entraînent le télétravail à temps plein ne devraient pas être touchées par
l’augmentation du nombre de jours par semaine sur place, et que chaque situation est
examinée au cas par cas. Il mentionne qu’en juin, le processus de renouvellement
simplifié a été introduit pour permettre aux employés de demander le renouvellement de
leurs exceptions individuelles approuvées et le télétravail à temps plein à titre de mesure
d’adaptation en vertu de l’obligation d’adaptation, pour lesquelles les circonstances n’ont
pas changé.
Il ajoute que l’approbation supplémentaire de la délégation des pouvoirs n’est plus
requise dans le système d’entente de travail. Il rappelle que depuis l’été 2023, tous les
employés de l’Agence sont tenus d’avoir une entente de travail approuvée en place. Il
explique également que les ententes de travail sont utilisées pour consigner le lieu de
travail d’un employé, comme l’immeuble de l’Agence auquel il est affecté, ainsi que son
emplacement de télétravail, et que les employés peuvent également indiquer s’ils ont une
exception approuvée ou une demande d’exception en attente d’une décision.
Il indique que d’autres améliorations ont été apportées au système relatif aux ententes de
travail en date du 12 août 2024 et que toutes les versions précédentes ont été archivées.
Par conséquent, tous les employés étaient tenus de mettre à jour leurs ententes de
travail pour le 11 octobre 2024. En abordant les préoccupations du Président du groupe
VFS concernant la conformité, il répond que cela n’est pas mesuré au niveau individuel.
Le Président du groupe VFS mentionne que les deux parties ont finalisé le mandat du
Comité conjoint d’examen syndical-patronal, qui a été créé en raison de la lettre
d’entente sur les ententes de travail virtuel signée entre l’Agence et le groupe VFS de
l’IPFPC pendant les négociations. Il réitère que le but de ce Comité est de répondre à
l’insatisfaction à l’égard des décisions découlant de l’application de la Directive sur les
régimes de travail virtuel et de l’exigence de la présence sur place à l’Agence. Les
deux parties se sont réunies tous les mois, à moins d’une exception.
Il indique qu’une fois que le grief a été soumis à la dernière étape du processus de
règlement des griefs, l’employé ou le Syndicat peut renvoyer le grief au Comité, après
quoi le grief sera mis en suspens en attendant l’achèvement de l’examen. Le Comité vise
à fournir des recommandations à la SC de la DGRH, ou les principaux arguments pour
lesquels un consensus n’est pas atteint. La réponse au grief indiquera en détail la
décision de la SC de la DGRH et les mesures correctives accordées. Le groupe VFS
s’attend à ce que le Comité soit occupé, car ses membres déposent des griefs contre les
modifications apportées à leur entente de travail. Le secrétaire et le représentant de la
consultation nationale du groupe CS indiquent que le groupe VFS espérait signer le
mandat du CCC de l’ARC et du groupe VFS en avril et qu’en raison des changements
apportés aux exigences relatives à la présence sur place, ils ne pouvaient pas accepter
les modalités. Le CCC s’est réuni en juillet pour examiner la directive sur les régimes de
travail et les améliorations apportées au système relatif aux ententes de travail. Il se
réunira de nouveau le 25 novembre 2024.
Le Président du groupe VFS fait part de nombreuses difficultés observées par les
employés au cours de l’augmentation de l’exigence de présence sur place à 60 % : un
manque d’espace de rangement pendant la nuit et dans les bureaux pour les biens et les
articles personnels et ceux de l’Agence; de nombreux membres du groupe sont obligés
de se présenter à des endroits non sécurisés; un manque de nettoyage des espaces de
travail, exigeant que des professionnels nettoient les bureaux; communications
incorrectes aux niveaux régional et local quant à ce qui compte comme des heures
passées au bureau; se rendre au bureau pour participer à des réunions virtuelles dans
des conditions bruyantes; difficultés à réserver des espaces de travail tranquilles pour
des discussions sensibles; déplacements inutiles vers le bureau tandis que des espaces
de travail plus convenables existent à la maison; et perte de temps à surveiller la
présence sur place plutôt que de se concentrer sur des priorités opérationnelles
importantes, comme le service à la clientèle, la productivité et le développement des
employés.
Le Président du groupe VFS indique qu’il continuera de faire part de ces préoccupations
à l’attention de la direction et qu’il s’engage à rendre l’environnement de travail il
engage à rendre l'environnement de travail aussi positif que possible pour les membres
du groupe VFS affectés. Il demande ensuite qu’un groupe de travail conjoint syndical-
patronal soit formé pour répondre à ces préoccupations. Il suggère de convertir le CCC
existant en ce nouveau groupe de travail et de modifier le mandat et le titre.
Le Commissaire fait part de son souhait de continuer de discuter des irritants de la
présence sur place. Il réitère que la souplesse concernant le mandat de retour à la
présence sur place a été une discussion clé. Il reconnaît que l’Agence a dû gérer cette
transition en fonction de la disponibilité des biens immobiliers et a tenté de résoudre le
plus possible les problèmes. En ce qui concerne la conformité, il déclare qu’il examine
cette question avec diligence et qu’il demeure ouvert à l’évaluation de la façon dont la
protection des renseignements personnels est appliquée dans les lieux de travail.
Le SCA de la DGRH souligne que les représentants syndicaux du groupe VFS jouent un
rôle important pour soulever des problèmes à l’intention de la direction ainsi que
l’importance de la mobilisation à l’échelle locale. Il s’engage à explorer les possibilités de
créer un groupe de travail dédié, formé de membres de la direction et du groupe VFS, afin
d’adresser et discuter des préoccupations relatives à la présence sur place.
Le Président du groupe VFS convient que ces questions nécessitent un travail de comité
et propose à nouveau de prolonger le mandat du CCC. Le secrétaire et le représentant de
la consultation nationale indiquent que leur collaboration avec le groupe de travail de
l’ARC est une progression naturelle puisque que le groupe VFS continue de régler ces
problèmes.
Engagement : Le SCA de la DGRH s’engage à évaluer la possibilité d’établir un
groupe de travail entre la direction et le groupe VFS afin d’adresser les inquiétudes
entourant l’exigence relative à la présence sur place.
4. Transferts d’employés
Le Vice-président du groupe VFS fait part de ses préoccupations concernant la période
nécessaire pour transférer le dossier d’un employé à l’Agence à partir d’autres ministères
et organismes. Depuis la dernière réunion, il déclare qu’il y avait de nombreux problèmes
de rémunération qui ne pouvaient pas être réglés par les voies habituelles. Il indique que
le groupe VFS a travaillé en collaboration avec le Directeur de la Division de la
rémunération et que la plupart des cas ont soit été résolus ou des dates approximatives
de résolution ont été fournies.
Il souligne que le problème majeur des transferts de dossiers du Secrétariat du Conseil
du Trésor (SCT). Il ajoute que les temps d’attente prévus sont d’environ deux ans pour
que les dossiers soient transférés du SCT à l’Agence. Pendant cette période, le dossier
de paye du membre demeure avec le SCT, les membres sont payés incorrectement et ils
ne peuvent pas accéder à leurs réserves de congés. Il ajoute que certains membres sont
toujours payés au taux du SCT et que d’autres n’ont pas reçu leur rémunération des
heures supplémentaires. Le groupe VFS reconnaît que le cœur du problème réside au
SCT et non à l’Agence.
Cependant, il rappelle que l’employeur a toujours l’obligation de payer correctement les
employés. Dans cette optique, le groupe VFS a travaillé en collaboration avec l’Agence
pour examiner les façons de payer correctement les membres, en attendant que les
dossiers soient transférés. Compte tenu des retards et des paiements inexacts, le
Président du groupe VFS demande qu’à l’avenir, l’Agence informe les candidats
potentiels de ces problèmes avant leur intégration.
La SC de la DGRH répond que les retards de mutation des employés sont une
préoccupation majeure et que le paiement des employés au taux approprié est une
priorité élevée. Elle explique qu’en raison des fonctionnalités du système de paye Phénix,
l’Agence n’est pas en mesure d’accéder aux comptes de paye pour transférer des
employés jusqu’à ce que l’ancien ministère traite leur transfert. Elle souligne que la
DGRH remonte régulièrement des demandes de transferts avec le Centre des services
de rémunération lorsque les retards deviennent déraisonnables ou lorsqu’il y a d’autres
facteurs individuels qui justifient l’acheminement à l’échelon supérieur.
Elle indique que l’Agence a modifié le Système administratif d’entreprise (SAE) qui
permet aux employés ayant un transfert en attente de consulter les feuilles de temps clés
et d’obtenir les accès aux systèmes requis pour leur travail. Toutefois, elle précise qu’il y
a encore de nombreuses limites liées au traitement des opérations de paye de l’employé.
Par exemple, la DGRH n’est pas en mesure de traiter les changements d’heures, les
nominations intérimaires ou toute autre mesure liée à la paye jusqu’à ce que le transfert
soit complété. La direction travaille continuellement avec Services publics et
Approvisionnement Canada (SPAC) et le Bureau du dirigeant principal des ressources
humaines.
Dans les cas où un transfert est en suspens, la DGRH a mis en œuvre la capacité aux
employés d’accéder aux congés accumulés en leur fournissant une copie personnelle de
leur rapport sur les congés de leur ancien ministère. Cela permet aux employés de
commencer à utiliser leurs soldes de congés jusqu’à ce que le transfert soit complété, et
la DGRH peut effectuer les rajustements appropriés une fois que le transfert est terminé.
La SC de la DGRH s’engage à continuer à soulever le problème des transferts à SPAC
afin d’améliorer le processus et de réduire les retards.
Le Vice-président du groupe VFS fait référence aux cas en suspens depuis plus de
deux ans et rappelle que les membres sont fortement touchés. Il demande qu’à l’avenir,
l’Agence informe les candidats potentiels des retards avant d’être intégrés.
Engagement : La SC de la DGRH s’engage à explorer des options pour informer les
candidats potentiels concernant les retards de transfert du dossier des employés du
SCT à l’Agence, et signalera cet enjeu au Comité des sous-ministres adjoints.
5. Stratégie axée sur les gens de l’Agence
Le Président du groupe VFS invite la direction à fournir une mise à jour sur la Stratégie
axée sur les gens à la suite de l’engagement des Syndicats en avril 2024 et des
commentaires fournis en septembre 2024.
La SC de la DGRH remercie le groupe VFS d’avoir fait part de ses commentaires sur la
Stratégie axée sur les gens et souligne que le Conseil de direction des ressources humaines a appuyé l’orientation de la stratégie ainsi que les initiatives proposées,
lorsque présentées en juin 2024. Elle partage que l’objectif de la stratégie est d’inclure
les perspectives des employés sur comment créer un milieu de travail où ils se sentent
valorisés, soutenus et motivés. L’ARC doit continuer à favoriser l’équité, la diversité et
l’inclusion, offrir des possibilités de perfectionnement aux employés, rendre disponible les
outils et ressources appropriés, incluant des approches et du support axés sur le mieux-
être.
Elle mentionne que la stratégie a été façonnée grâce à la participation nombreuse des
employés. En 2023-2024, la DGRH a recueilli des commentaires, mené des recherches
et consulté des employés de différentes directions générales, régions et réseaux. Des
représentants syndicaux ont participé à plusieurs de ces consultations.
Elle reconnaît l’importance de soutenir les gestionnaires durant cette ère de changement
et d’intégrer les pratiques de gestion du changement dans toutes les communications.
Elle indique que cette stratégie est un investissement essentiel, servant d’étoile du Nord
pour orienter la mise en place des priorités axées sur les gens, contribuant ainsi aux
résultats opérationnels de l’ARC.
Le Président du groupe VFS fait référence à la présentation diagnostique qui suggère que
« le travail hybride est une norme en évolution, et les employés ne sont pas satisfaits de
celle-ci ». Le Président du groupe VFS a indiqué que le groupe VFS trouve cet énoncé
difficile à croire, car les sondages internes de l’Agence ont révélé que les membres du
groupe VFS étaient heureux de travailler à partir de la maison, s’ils en étaient capables et
disposés, et étaient heureux de pouvoir travailler dans un bureau, s’ils le désiraient. Il
souligne que les gens sont devenus mécontents du travail hybride lorsqu’ils ont été forcés
de travailler dans un bureau sans raison.
Il fait ensuite référence à l’énoncé suivant tiré de la présentation diagnostique : « Le
perfectionnement professionnel aidera les entreprises à se préparer à une période
d’incertitude économique, et au lieu d’embaucher de nouveaux talents, les gestionnaires
formeront les travailleurs pour qu’ils acquièrent les compétences nécessaires au soutien
de leur entreprise. » Il espère que cela signifie que l’Agence renversera sa pratique de ne
pas financer le perfectionnement professionnel des employés.
Le Président du groupe VFS fait ensuite référence à l’énoncé suivant : « Les travailleurs
cherchent une plus grande souplesse pour améliorer l’équilibre travail-vie personnelle » et
« Les travailleurs au Canada peuvent choisir des emplois n’importe où dans le monde
pour répondre à leurs besoins et à leur équilibre travail-vie personnelle ». Devant ce fait, il
a répondu que « l’Agence s’est battue pour annuler les clauses de la convention collective
sur l’équilibre travail-vie personnelle et pour renverser les politiques qui favorisent
l’équilibre travail-vie personnelle. C’est pourquoi notre Syndicat a mis en garde la direction
d’un exode d’employés talentueux. »
Il procède ensuite aux commentaires du groupe VFS sur l’énoncé : « Les employés ont
un rendement optimal lorsqu’ils se sentent écoutés et respectés. Ils aiment travailler à
l’Agence, mais ils ne se sentent pas toujours valorisés. » Il répond à ce qui suit : « Si
l’Agence accordait de la valeur à ses employés, elle aurait dû porter attention au sondage
auprès des employés démontrant le préjudice causé par le mandat de retour à une
présence sur place de deux jours sans raison. L’Agence a démontré à ses employés
qu’ils ne sont pas valorisés lorsqu’elle a augmenté le mandat à 60 %. »
Il émet ensuite des commentaires sur la liste des membres de la consultation : « Le rôle
légal des Syndicats est de représenter leurs membres, les employés de l’Agence, et
pourtant, les Syndicats ne sont pas désignés comme parties à consulter. Un examen de
dernière minute des documents achevés n’est pas une consultation. » Il reconnaît que,
même si les membres de leur Syndicat ont participé à cet examen, le groupe VFS n’était
pas directement désigné comme une partie à consulter.
En ce qui concerne l’énoncé « une Agence prête pour l’avenir grâce à l’utilisation du cadre
de l’avenir du travail de l’Agence et du cheminement continu vers l’hybride », le groupe
VFS a déclaré que « cette section était fausse et trompeuse depuis que l’Agence a annulé
son projet de progression vers le modèle de travail hybride et s’est débarrassée du
personnel qui l’a dirigé. L’Agence applique maintenant un retour à la présence sur place
sans but, faisant du présentéisme l’objectif primordial de la gestion des ressources
humaines. »
En ce qui concerne la stratégie, le groupe VFS fournit le commentaire suivant : « Il y a
quatre piliers, aucun d’entre eux n’a à voir avec l’amélioration ou la valorisation de la
carrière d’un employé. C’est formidable que nous voulions qu’il soit plus facile d’être un
gestionnaire, mais qu’en est-il des autres employés? Le seul pilier qui se rapporte aux
employés est la culture et les valeurs, qui visent à contrôler le comportement des
employés, et non à améliorer leur carrière. Le fait d’avoir les RH comme pilier est
incroyablement faux. Les RH sont censées être un service de soutien, et non un moteur
des activités de l’Agence. L’Agence a vraiment manqué sa chance avec une stratégie
axée sur les gens qui, dans le cadre de notre examen, ne tient pas compte de ses
employés. »
Ensuite, il fait référence à la présentation sur la Stratégie axée sur les gens et aux points
suivants sous l’objectif Résilience et modernité : « Élargir le perfectionnement
professionnel des employés afin que les employés puissent se voir eux-mêmes et leur
avenir au sein de l’Agence » et « Accorder la priorité au perfectionnement et à
l’amélioration des compétences des employés pour permettre leur succès actuel et
futur ». Le Président du groupe VFS pose la question suivante : « Étant donné que ces
points sont dans la Stratégie axée sur les gens de l’Agence, quelles mesures précises
l’Agence prévoit-elle prendre au cours du présent exercice pour atteindre ces objectifs? »
La SC de la DGRH précise qu’il s’agit d’une stratégie à l’échelle de l’Agence qui inclus
quatre piliers : axée sur les gens, moderne et résiliente, dirigée par les données, l’ère
numérique et la culture. Ces quatre piliers ont un objectif commun : améliorer l’expérience
des employés. En rendant autonomes nos dirigeants, en modernisant nos outils et
processus, en utilisant des données pour guider nos décisions, et en créant un
environnement de travail où chacun se sent inclus et peut travailler collaborativement,
nous formons une main d’œuvre plus performante, diversifiée et inclusive.
Elle remarque que définir, créer et mettre en place un cadre hybride pour l’Agence avec
des lignes directrices et des objectifs clairs, fait partie de la stratégie du deuxième pilier :
un effectif résilient et moderne, soit en l’équipant et la rendant adaptable.
Le développement professionnel est une partie intégrante de la stratégie et reflète un
nombre d’initiatives clés incluses dans la stratégie. Elle émet que l’équipe de la DGRH
continuera à travailler étroitement avec le groupe VFS afin d’obtenir leurs opinions et ainsi
les intégrer dans la stratégie.
Elle rappelle qu’il y a vingt initiatives dans cette stratégie. Elle rassure que le
développement et la mise en place d’approches de perfectionnement de l’apprentissage
et les outils, continuent à être des priorités des ressources humaines clés pour l’Agence
et son effectif.
Elle termine en partageant que la stratégie a une base solide grâce aux consultations
effectuées à travers l’Agence et qu’elle s’engage à continuer ces discussions importantes.
6. Réforme de la classification
Le Président du groupe VFS rappelle que l’employeur s’est engagé à fournir des mises à
jour sur la modernisation de la classification lors des réunions du CNCSP, au fur et à
mesure que le travail progresse. Il est préoccupé par le fait que l’Agence n’entreprend
pas l’examen des normes de classification, comme elle s’est engagée à le faire dans la
convention collective.
La SC de la DGRH mentionne que l’Agence s’est engagée à examiner les possibilités de
moderniser les normes de classification actuelles pour les emplois représentés par le
groupe VFS. Elle rappelle que la modernisation d’un programme nécessite un
investissement important en temps, en argent et en ressources humaines. Elle reconnaît
qu’un tel exercice mobilise plusieurs employés et nécessite la participation d’experts en
la matière. Elle indique que l’Agence évalue toutes les priorités liées à la classification et
que de nombreuses ressources sont déjà occupées par des initiatives prioritaires à court
terme.
Elle mentionne que l’Agence travaille activement avec les membres du groupe VFS et les
employés non représentés à l’élaboration de la Loi sur l’équité salariale (LES). Puisque
que la LES est une priorité absolue pour l’Agence, elle mentionne que le besoin de
respecter l’engagement perdurera jusqu’en 2026, étant donné que le plan de la LES
devra être publiée d’ici le 31 août 2026. Elle insiste également sur la nécessité d’investir
les ressources limitées pour la classification à cet égard. Pour ces raisons, elle annonce
la décision de la direction de reporter la modernisation de la réforme de la classification.
Elle partage son souhait de maintenir le dialogue ouvert avec le groupe VFS et les
directions générales fonctionnelles afin d’explorer différentes options de modernisation,
lorsque le moment sera venu. Elle fait également part de l’objectif de la DGRH de décrire
les priorités en matière de classification pour la prochaine année.
Le Président du groupe VFS répond que la réforme de la classification est une priorité
que le groupe VFS préconise depuis longtemps. Il ajoute que l’Agence était au courant
de la priorité de la LES lorsque la direction s’est engagée à examiner et à moderniser les
normes de classification actuelles. Il indique qu’une pause de la réforme de la
classification est une violation de la convention collective du groupe VFS.
Engagement : La SC de la DGRH s’engage à tenir d’autres discussions avec le groupe
VFS au sujet de la réforme de la classification et à établir les priorités en matière de
classification pour 2025.
7. Mise en œuvre de la Loi sur l’équité salariale
La SC de la DGRH présente une mise à jour sur la mise en œuvre de la LES. Elle indique
que le Comité d’équité salariale a évalué les travaux prévus pour le plan d’équité salariale
et la façon dont la prolongation de deux ans de l’Agence a été accordée par le
Commissaire à l’équité salariale, le 16 août 2024. Le Comité est parvenu à une entente
sur la demande de deux ans, ce qui est considéré comme une période raisonnable qui
laissera suffisamment de temps pour effectuer les prochaines étapes.
Elle ajoute que les membres s’engagent à terminer l’exercice dans un délai de 18 mois.
Le Comité d’équité salariale collabore avec une société d’experts-conseils pour examiner
les résultats préliminaires de l’évaluation des emplois, ainsi que les facteurs dans l’outil
d’évaluation des emplois et la pondération de chaque facteur, afin de s’assurer que le
contenu exact du poste est saisi. L’Agence collabore également avec le SCT et SPAC sur
une approche commune pour demander des fonds et déterminer la meilleure façon de
traiter les paiements d’équité salariale dans le système de paye actuel.
Elle communique également les échéanciers pour la mise en œuvre de la Loi sur l’équité
salariale :
Évaluation de la valeur du travail (y compris l’élaboration, la personnalisation et la
mise à l’essai des outils) – de juin 2024 à septembre 2025.
Évaluation de l’écart salarial – de septembre 2025 à novembre 2025.
Rédaction et publication du plan d’équité salariale – de juin 2026 à août 2026.
Paiements – débuteront en septembre 2026.
Le Président du groupe VFS reconnaît que le plan de la LES progresse de façon
constante et indique que le groupe VFS a une représentation complète au sein du
Comité d’équité salariale.
Il indique que ce travail est essentiel pour veiller à ce que l’Agence fournisse un salaire
égal aux femmes pour un travail de valeur égale, et le groupe VFS continuera de fournir
un soutien pour atteindre cet objectif.
MOT DE LA FIN
Le Président du groupe VFS exprime son mécontentement à l’égard des discussions sur
la réforme de la classification. Il remercie tout le monde de leur participation et mentionne
particulièrement l’équipe des relations de travail et des relations syndicales-patronales
pour avoir facilité les consultations continues avec l’Agence. Il s’attend à ce que la
direction continuera de travailler avec le groupe VFS pour régler les problèmes soulevés
au cours de la réunion.
Le Commissaire remercie tout le monde pour la réunion productive. En ce qui concerne
la Stratégie axée sur les gens, il réitère que l’Agence a consulté activement le SCT et
qu’elle a manifesté de l’intérêt à l’égard de l’élaboration de cette stratégie. En ce qui
concerne la réforme de la classification, le Commissaire mentionne avoir participé à de
nombreuses discussions au cours des dernières années. Dans le contexte des priorités
changeantes de l’Agence, il se sentait à l’aise avec l’élément de pause. Toutefois, il
reconnaît que la classification demeure un enjeu critique et qu’il faut évaluer la façon dont
elle doit être poursuivie. Il invite le groupe VFS à tenir d’autres discussions pendant cette
pause, car il veut s’assurer que la convention collective du groupe VFS demeure
respectée.
Il indique que la prochaine réunion aura lieu le 15 avril 2025. Il insiste sur la nécessité de
continuer à communiquer les enjeux soulevés et à travailler en collaboration.
Le Président du groupe VFS affirme que le Syndicat continuera de participer activement
aux consultations syndicales-patronales.