PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ NATIONAL DE CONSULTATION SYNDICALE-PATRONALE ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA (ARC) ET
LE GROUPE VÉRIFICATION, FINANCES ET SCIENCES (VFS)
LE 18 OCTOBRE 2018
MOT D’OUVERTURE
Le commissaire souhaite la bienvenue aux participants à la réunion et indique qu’il se réjouit à l’idée d’avoir de bonnes discussions constructives sur des questions d’intérêt commun. Il parle de son deuxième anniversaire au sein de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il dit que l’ARC était sur la voie de la transformation. Dans le cadre de la culture du service de l’ARC, il souligne l’importance d’écouter les intervenants, y compris les employés et les syndicats, et d’intégrer leurs commentaires dans les politiques et les services de l’ARC en vue de changer et d’améliorer la perception qu’ont les clients de l’ARC. Tout en reconnaissant la Journée nationale de la résolution de conflits, il indique être satisfait que grâce au renouvellement de l’engagement des parties envers la philosophie syndicale-patronale, il a pu constater une relation plus constructive entre la direction et les syndicats. Il déclare que, bien qu’il soit malheureux que l’ARC n’ait pas été avisée au préalable d’une partie du rapport sur la promotion de l’équité fiscale de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), il est reconnaissant d’avoir été avisé au préalable de la deuxième partie de ce rapport. Il fait remarquer que cela témoigne de la confiance que le syndicat a placé en l’ARC à préserver la confidentialité du rapport jusqu’à sa publication. Il indique également qu’il s’agit d’un bon exemple de la relation constructive que la direction a avec le syndicat. Il mentionne que la Campagne de charité de l’ARC a été lancée le 19 septembre 2018 et qu’elle était axée sur les « vies changées ». Il dit que tout semble indiquer qu’il s’agira d’une autre campagne réussie. Il fait savoir que le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), lequel a pris fin le 5 octobre 2018, était une autre bonne occasion d’entendre les problèmes relevés par les employés et de déterminer les mesures pour les régler. Il mentionne la légalisation du cannabis, laquelle est entrée en vigueur le 17 octobre 2018, et indique qu’il est d’avis que l’ARC a les politiques appropriées en place pour gérer ce changement.
Le président du groupe VFS indique être fier de rencontrer l’ARC pour discuter des sujets qui sont importants pour les membres du groupe VFS et de l’ARC. Il fait remarquer que depuis la dernière réunion du Comité national de consultation syndicale-patronale (CNCSP), le 3 mai 2018, de nombreuses consultations ont eu lieu avec la direction sur une variété de sujets. Il mentionne qu’une séance de négociation collective a eu lieu la semaine dernière. Il dit que le syndicat était optimiste que les négociations seraient conclues plus rapidement que pendant la ronde précédente. Selon lui, il est clair que l’ARC ne peut pas prendre des mesures sans l’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Il indique également qu’il devra peut-être jouer un rôle plus proactif pour que l’ARC négocie. En ce qui concerne le projet de refonte de la dotation, il indique être satisfait du taux de participation que la direction a demandé et reçu des gestionnaires, des employés et des syndicats. Il fait savoir qu’il s’agissait d’un très bon exemple de la coopération syndicale-patronale et que cette approche tenait compte d’un objectif commun d’améliorer la dotation pour tous au sein de l’ARC. Il attend avec impatience une réunion constructive avec les cadres supérieurs de la direction et du syndicat.
- Approche syndicale-patronale
Le sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines (SC, DGRH) indique que le 14 mai 2018, le commissaire, l’ancienne commissaire déléguée, et les présidents nationaux des deux syndicats se sont réunis et ont renouvelé leur engagement à l’égard de la philosophie syndicale-patronale. Depuis cette date, de nombreuses régions et directions générales ont célébré cette réalisation en organisant leurs propres événements de renouvellement de l’engagement. Il indique également que le 9 août 2018, un certain nombre de mises à jour ont été communiquées à la haute direction. Il dit qu’on a annoncé que la responsabilité de la charge de travail liée à l’approche syndicale-patronale (ASP) a été transférée à la Division des relations de travail (DRT) de la DGRH, et les deux composantes en ligne de la formation sur l’ASP étaient disponibles. Il indique aussi qu’une structure de gouvernance en vue de fournir un soutien administratif aux formations et à la durabilité des activités sur l’ASP a également été communiquée. Le SC, DGRH indique que depuis juin 2018, le groupe de travail, relevant du Comité national de l’ASP, a été actif à organiser des projets pilotes pour l’ASP 103 ou la composante en personne de la formation sur l’ASP. Il indique que les projets pilotes ont été menés dans la région du Québec, la région des Prairies et la région de l’Ontario. Il mentionne que les changements requis ont été apportés au matériel de formation et au guide du facilitateur. Il fait remarquer que la DRT a également élaboré des modèles pour contribuer à la durabilité de l’ASP. Il est heureux d’annoncer que l’ARC est sur la bonne voie pour lancer l’ASP 103 à la fin d’octobre 2018.
Le vice-président et le représentant de l’Atlantique indiquent qu’il s’agit d’une période excitante pour le syndicat et la direction. Il attend avec impatience le lancement de l’ASP 103 et rappelle aux sous-commissaires que leurs comités directeurs régionaux doivent être formés d’ici la fin d’octobre en vue d’appuyer le lancement.
De plus, le commissaire attend avec impatience de voir comment l’ASP se répand au sein de l’organisation. Il indique que l’engagement des cadres supérieurs est sans équivoque.
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Mesures de suivi :
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- Questions liées à la paie (Phénix et mise en œuvre de la convention collective entre l’IPFPC-groupe VFS et l’ARC)
Le président du groupe VFS se dit déçu que la convention collective n’ait pas été mise en œuvre complètement avant la fin de la période de mise en œuvre de 150 jours. Il déclare que les indemnités de maternité et parentales font partie de la convention collective et n’ont pas été mises en œuvre pendant cette période. Il reconnaît le travail accompli par les conseillers en rémunération dans le traitement des rajustements sur la paie et des montants rétroactifs en temps opportun. Il fait remarquer qu’il y a encore 20 % des employés qui ont un cas ouvert depuis plus de 30 jours auprès du Centre de services à la clientèle pour la rémunération (CSCR). Il mentionne que ce chiffre n’a pas diminué depuis la période de mise en œuvre de 150 jours, laquelle a pris fin en août 2018. Bien qu’il reconnaisse que ce chiffre est sensiblement mieux que le chiffre pour la fonction publique fédérale, cela démontre que malgré le bon travail effectué par le personnel de la rémunération, Phénix n’est pas un système de paie fiable et ne le sera jamais. Il mentionne qu’il y a encore de nombreux problèmes chroniques liés à la paie. Il indique qu’une promesse avait été faite il y a plus d’un an que les problèmes liés à la prime au bilinguisme seraient réglés, et qu’il n’a pas reçu une mise à jour depuis. Il fait remarquer que le problème concernant les retenues inexactes des cotisations syndicales auprès des membres de l’Alliance de la Fonction publique du Canada – Syndicat des employé(e)s de l’impôt (AFPC-SEI) avait été réglé; toutefois, il dit qu’il n’avait pas été avisé de la résolution des retenues inexactes des cotisations syndicales auprès des membres de l’IPFPC-groupe VFS. Il insiste pour que l’ARC trouve une solution interne pour correctement payer les membres du groupe VFS. Il indique que le fait de payer les employés correctement est une exigence de base pour une organisation qui s’efforce d’être de calibre mondial. Il mentionne qu’avec un système de paie qui fonctionne correctement et le travail acharné des conseillers en rémunération, il ne doute pas que l’ARC respecterait la période de mise en œuvre de la prochaine convention collective. Il dit être reconnaissant des mises à jour qu’il a reçues au cours des réunions bimensuelles et qu’il aimerait un format semblable à l’avenir.
Le SC, DGRH indique que le budget de 2018 a annoncé l’intention du gouvernement du Canada de s’éloigner de Phénix et d’élaborer un système de paie qui répondra aux besoins de ses employés et qui fonctionnera selon la complexité des ressources humaines et de la structure salariale du gouvernement fédéral. On fait savoir qu’une équipe multidisciplinaire au sein du SCT a été formée pour offrir les options de rechange en matière de ressources humaines et de paie et elle travaillera en étroite collaboration avec les experts, les syndicats, les fournisseurs et, plus important encore, les employés de la fonction publique fédérale. En temps opportun, les employés de la fonction publique fédérale, y compris les conseillers en rémunération, mettront à l’essai le nouveau système et participeront à toutes les étapes de son élaboration et sa mise en œuvre, y compris la formation. Il indique que l’ARC communique son expertise pour contribuer aux efforts déployés à l’échelle du gouvernement. Il déclare que la priorité absolue du gouvernement demeure la stabilisation de Phénix et que les deux initiatives se déroulent simultanément. Il indique que l’équipe de la rémunération a effectué les rajustements requis au cours de la période de mise en œuvre de 150 jours pour la convention collective entre l’IPFPC-groupe VFS et l’ARC. Comme pour tout exercice de révision, il y a des travaux résiduels. Cela peut comprendre les rajustements à l’indemnité de départ, à la paie finale des employés licenciés et aux prestations d’invalidité, et les nominations à une différente unité de négociation. Il indique également qu’au cours de la période de mise en œuvre de 150 jours, la direction a rencontré le président du groupe VFS et le vice-président et le représentant de l’Atlantique, et leur a fourni des mises à jour bimensuelles sur les progrès réalisés. Il indique également qu’il y avait 40 conseillers en rémunération affectés aux travaux de mise en œuvre de 150 jours, et 32 conseillers en rémunération continuent de se consacrer à l’achèvement de tous les travaux résiduels. Le SC, DGRH indique que les rajustements aux indemnités de maternité et parentales ont été traités sur la paie du 19 septembre 2018. Le CSCR continue de répondre aux demandes de renseignements liées aux révisions qui ont été reçues jusqu’à maintenant et il prévoit terminer cette tâche d’ici le 31 octobre 2018. Il indique que pour les personnes qui ne sont plus des membres du syndicat ou qui sont des employés licenciés, les rajustements seront traités d’ici le 31 décembre 2018. Cela comprend les rajustements à l’indemnité de départ et les rajustements rétroactifs des nominations à une autre unité de négociation. Il fait savoir que les rajustements pour les personnes qui ont été mutées à l’extérieur de l’ARC seront traités par leur nouvelle organisation. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable d’informer le nouveau ministère qu’une révision est due. Il dit que SPAC a automatiquement envoyé les renseignements sur le salaire nécessaires aux assureurs, Sun Life et Industrielle Alliance, pour qu’ils puissent apporter les rajustements aux prestations d’invalidité pour les membres du régime admissibles, dans leur dossier de juillet. Les deux assureurs confirment qu’ils commenceront seulement à traiter les rajustements de l’ARC au début de 2019. Il indique qu’ils ont travaillé sur les rajustements pour la fonction publique fédérale depuis plusieurs mois maintenant, mais qu’ils ont un horaire à respecter en fonction du moment où une convention collective a été signée. Il fait savoir que plusieurs conventions du SCT ont été signées avant la convention collective entre l’IPFPC-groupe VFS et l’ARC. En ce qui concerne l’inventaire en souffrance, le SC, DGRH déclare que l’équipe de la rémunération a continué de faire des progrès en réduisant cet inventaire, en plus de l’important travail manuel réalisé qui découle de la mise en œuvre de la convention collective. Il fait savoir qu’en date du 3 octobre 2018, environ 20 % des employés de l’ARC ont un cas ouvert depuis plus de 30 jours. Cela se compare à 75,7 % des employés au sein des organisations desservies par le Centre des services de paye de la fonction publique. Il reconnaît le travail réalisé par les conseillers en rémunération, étant donné que la réouverture de la convention collective entre l’AFPC-SEI et l’ARC, et la mise en œuvre de la convention collective entre l’IPFPC-groupe VFS et l’ARC ont eu lieu en même temps. L’ARC continue de travailler très fort avec SPAC pour régler certains problèmes soulevés par le syndicat qui n’ont actuellement aucune solution en ce qui concerne le système Phénix. Il indique que les problèmes entourant la prime au bilinguisme et les déductions des cotisations syndicales continuent d’être une priorité. Il fait remarquer que, dans les cas non traités depuis plus de 30 jours, 75 % de ces opérations ne peuvent pas être traitées en ce moment, car les solutions n’ont pas été déterminées, et celles-ci comprennent les paiements en trop de niveaux élevés. Le SC, DGRH déclare que l’ARC n’attend pas le nouveau système de paie pour régler les problèmes liés à la prime au bilinguisme. Il indique que les renseignements disponibles à l’ARC et à SPAC ne correspondent pas et que l’émission des paiements avant la résolution de ce problème pourrait entraîner les paiements en trop aux employés.
Le commissaire fait remarquer que l’ARC continue de se concentrer sur la résolution d’autant de problèmes que possible dans le système de paie actuel et que nous équilibrerons l’accent accordé sur le fait de faire la bonne chose pour les employés de l’ARC, de contribuer notre expertise pour aider la stabilisation du système Phénix, et de contribuer à la prochaine génération du système de paie. Le commissaire reconnaît également le travail acharné des conseillers en rémunération. Il est important pour le commissaire que l’ARC continue de communiquer honnêtement et efficacement avec ses employés.
Le représentant régional VFS des Prairies/T.N.-O. demande des précisions sur les taux de rémunération fournis aux assureurs. Il exprime sa préoccupation quant au temps qu’il faudra pour que les assureurs commencent à traiter les dossiers des membres. Il suggère une meilleure communication de la part des assureurs ou de l’ARC avec les membres du groupe VFS au sujet de leurs prestations.
Le représentant CS à la consultation nationale reconnaît également le travail acharné réalisé par le personnel de la rémunération de l’ARC. Il parle de la prime au bilinguisme et il indique qu’il s’agit d’un montant fixe qui n’a pas changé depuis plusieurs années. Il demande que les personnes qui continuent d’être sous-payés leur prime au bilinguisme soient envoyées un chèque séparément jusqu’à ce que le problème soit réglé. Il se dit préoccupé par le manque de communication de la part de l’ARC à ce sujet. Il demande si l’ARC attend qu’un nouveau système de paie soit en place pour régler la question de la prime au bilinguisme et la question des déductions des cotisations syndicales.
- Dirigeante principale des services
Le commissaire souligne l’importance de la culture du service, non seulement pour la dirigeante principale des services, mais aussi pour tous les cadres supérieurs. Il dit que même si l’on s’attend à ce que l’ARC assume un rôle d’exécution de la loi, elle le fera de manière respectueuse en se fondant sur l’éducation et la participation. Il dit qu’il est important de communiquer ce message aux employés. Le fait de travailler ensemble sur la meilleure façon d’aborder cette question permettra d’améliorer l’observation en améliorant la perception des Canadiens à l’égard de l’ARC. Il fait remarquer que l’ARC sera raisonnable dans son attitude à l’égard de l’observation en adoptant des approches de gestion du risque, et que les employés feront preuve d’équité et de compassion dans leurs interactions avec les clients. Il a hâte de voir l’élan se maintenir avec un dialogue continu au sujet de la culture de service, et il a dit qu’il s’agissait d’un secteur fructueux pour inclure les syndicats.
La dirigeante principale des services a fourni des renseignements au sujet de son rôle et des activités qui ont eu lieu jusqu’à maintenant, y compris la participation du personnel. Elle souligne que son rôle consistera à diriger le renouvellement de la culture du service de l’ARC au moyen d’une approche intégrée axée sur le client qui englobera l’ensemble des activités de l’ARC. Elle indique que cela se fera notamment au moyen de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un cadre stratégique de service global et intégré, qui mettra les contribuables et les bénéficiaires de prestations au centre de la conception des programmes et services, et qui présentera leur expérience à l’échelle du continuum des activités de l’ARC. Elle dit que ce cadre de politiques de service orientera les initiatives de transformation des services, la prestation des programmes et la gestion des voies de service de l’ARC. Cela nous aidera à mieux connaître les attentes et les besoins des contribuables et à déterminer à quel point nous sommes efficaces pour y répondre. Elle indique que nous examinerons cette question au moyen d’une perspective de transformation des services. En comprenant mieux les besoins et les attentes de nos clients et en utilisant les technologies de nouvelle génération, nous demanderons comment transformer les services de l’ARC. La compréhension et l’intégration de la rétroaction sur les services et les programmes de l’ARC seront des éléments essentiels. La dirigeante principale des services a indiqué que cela comprendra l’élaboration et la mise en œuvre d’un mécanisme visant à mieux intégrer et analyser les commentaires des contribuables et des employés au sujet des services et des programmes de l’ARC. Elle souligne que lorsqu’elle a été nommée au poste de dirigeante principale des services, la première mesure qu’elle a prise était d’avoir une meilleure compréhension des enjeux et des secteurs présentant des défis liés à la prestation des services aux clients. Elle dit que cela a été fait en analysant la recherche sur l’opinion publique et en examinant les résultats du sondage auprès des employés. Elle dit qu’au cours de l’exercice 2017-2018, une participation populaire a ensuite été menée afin de discuter davantage de la culture de service de l’ARC et de la façon dont elle peut être renforcée. Ce travail a permis à la haute direction de changer sa pensée d’un point de vue culturel et d’adopter une approche globale à l’égard de la façon dont l’ARC souhaite aller de l’avant, démontrant comment ses pratiques et ses décisions façonnent le comportement de son effectif. La dirigeante principale des services affirme qu’elle reconnaît l’importance et le pouvoir de la mobilisation sur le terrain, et qu’un Conseil des services de l’ARC a récemment été établi. Elle indique que ce dernier a été formé au début du mois d’octobre 2018 à la suite des résultats d’une lettre d’appel envoyée aux sous-commissaires. On a demandé aux employés de fournir une courte demande impliquant de présenter leur candidature et expliquant pourquoi le service était important pour eux. Une perspective de diversité a été prise au moment de déterminer la composition de ce Conseil, notamment en assurant la représentation des réseaux de l’ARC, comme le Réseau des jeunes professionnels, le Réseau des MG, le Réseau LGBTQ2+ , et les mouvements populaires inclusifs au sein de l’ARC. Elle dit qu’il est composé d’environ 30 employés de tous les groupes et niveaux de l’ensemble des directions générales et des régions qui sont passionnés par le service. Il servira de forum pour faire part de commentaires sur un certain nombre de concepts de services interfonctionnels et soutenir les efforts de gestion du changement et le changement de la culture de service. Elle indique que les membres du Conseil des services agiront à titre d’ambassadeurs des services à l’échelle de l’ARC et qu’ils seront responsables de jeter les bases d’un plus grand réseau d’employés dans leur milieu de travail. Elle indique que toutes ces initiatives seront mises à profit par le secrétariat de la dirigeante principale des services afin de s’assurer que la voix des employés est entendue et prise en considération dans la conception de l’objectif renouvelé de l’ARC en matière de service. Elle s’attend à un déploiement systématique du cadre stratégique des services afin de maintenir la participation des clients et des employés tout au long du processus.
Le président du groupe VFS se rappelle du moment où les employés devaient commencer à parler aux contribuables en tant que clients, puis cela a cessé. Il s’est rappelé que cette initiative a permis d’améliorer les relations avec les contribuables et que les interactions sont plus respectueuses et plus cordiales. Il fait remarquer que l’accent mis sur la culture du service est une initiative positive. Il exprime sa déception à l’égard du fait que l’on n’ait pas demandé aux syndicats représentant les employés de l’ARC de participer au Conseil des services.
Le représentant régional VFS de Toronto a fait une remarque sur la composition du Conseil des services. Il indique que le paysage du pays évolue rapidement et qu’il devient très diversifié, et il demande si le Conseil des services est représentatif de la diversité de la clientèle de l’ARC.
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Mesures de suivi :
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- Discrimination et harcèlement
Le commissaire indique que la discrimination et le harcèlement sont des enjeux importants. Il s’agit également de questions importantes pour le greffier du Conseil privé, qui a publié un rapport intitulé Milieux de travail sains le 14 août 2018. Il fait remarquer qu’il y a des éléments positifs à l’ARC. Il se dit préoccupé par les allégations de discrimination et de harcèlement non déclarées, et affirme que l’ARC prend cette situation très au sérieux. Il fait remarquer que des politiques et des programmes ont été mis en place par l’ARC, mais se demande si la sensibilisation est suffisante. Il est à la recherche d’idées novatrices permettant de garantir que l’ARC est un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux. Le commissaire note que le recours au Centre d’expertise de la discrimination et du harcèlement (CEDH) est considéré comme une pratique exemplaire. Il souligne que nous avons l’objectif commun de faire en sorte que les employés aient confiance en l’ARC et la croient capable de poser les bons gestes. Il fait aussi référence à l’équipe spéciale, un groupe de travail qui examine cet enjeu. Il souligne qu’il est possible qu’un plus grand nombre de plaintes soient formulées si les employés se sentent plus confiants dans le processus. Il reconnaît que l’ARC doit trouver des façons de traiter les plaintes même si, à première vue, elles ne concernent pas un problème de discrimination ou de harcèlement. Le syndicat a l’appui total des cadres supérieurs de l’ARC dans ce dossier.
Le président du groupe VFS indique que le syndicat est préoccupé par les retards chroniques relatifs au traitement des plaintes liées au harcèlement et à la discrimination par le CEDH, et demande aux gestionnaires de se pencher sur ces questions dans leurs plans. Il est heureux de souligner les efforts déployés par le CEDH pour concevoir des produits visant à accroître la sensibilisation à la discrimination et au harcèlement, et dit avoir compris qu’un projet pilote est en cours dans la région des Prairies. Il exprime sa déception en ce qui a trait au traitement des plaintes pour discrimination et harcèlement. D’après les observations du syndicat, le CEDH a provoqué de longs retards et a diffusé des renseignements inexacts au sujet du processus à suivre pour produire et déposer des griefs liés à des cas de harcèlement. Il soutient que les membres du groupe VFS qui sont victimes de harcèlement n’ont pas besoin, conformément au sous-alinéa 34.05 de la convention collective, de remplir le formulaire d’allégations de discrimination et de harcèlement avant de déposer un grief. Il indique aussi que les membres du groupe VFS ont le droit de faire entendre leur grief à toutes les étapes de la procédure de règlement des griefs, conformément au sous-alinéa 34.07 de la convention collective, et ce, malgré les déclarations formulées par le CEDH selon lesquelles les griefs ne sont pas traités avant la transmission de formulaires supplémentaires. Il indique que ces commentaires ont été communiqués à la direction. Il affirme aussi que ces retards sont inacceptables et que les préoccupations liées au harcèlement ne sont pas abordées dans le cadre du processus actuel. Il souligne que cette situation est insatisfaisante et se dit déçu que l’ARC n’ait pas accepté l’offre du syndicat, qui visait l’établissement d’une collaboration en vue d’améliorer la situation. Tous ces facteurs indiquent que les dispositions de la convention collective doivent stipuler que toutes les formes de harcèlement, et non pas seulement le harcèlement sexuel, sont inacceptables. Cette nécessité demeurera d’ailleurs une priorité absolue pour le syndicat. Il s’attend que le projet de loi C-65 confirmera la position de longue date du syndicat selon laquelle le harcèlement est en fait de la violence en milieu de travail, et que le syndicat étudiera les options disponibles pour contrer ce problème, y compris le dépôt de plaintes en vertu du Règlement XX du Code canadien du travail pour tous les cas de harcèlement. Il indique que le groupe VFS souhaite continuer à travailler avec la direction pour améliorer le traitement des plaintes pour discrimination et harcèlement, mais demande que des mesures soient prises immédiatement pour améliorer la situation. Il fait remarquer que les membres du groupe VFS ne méritent pas que la discrimination et le harcèlement se poursuivent d’année en année sans intervention. Il exprime son inquiétude à l’égard de la suppression des données. Le syndicat estime qu’il est très pratique de conserver ces renseignements. Il dit que la suppression des données fait en sorte qu’il soit difficile pour les représentants syndicaux de s’acquitter de leurs tâches. Il indique que cette question a été soulevée auprès du représentant légal de l’IPFPC pour qu’il entreprenne un examen plus approfondi.
Le SC, DGRH souligne que la mise en œuvre du CEDH a été un pas en avant vers la réduction de la crainte de représailles que peuvent ressentir les employés lorsqu’ils déposent des plaintes et vers le renforcement de l’impartialité du processus de résolution. Il affirme que les employés du CEDH sont des experts en la matière qui sont éloignés des équipes des relations de travail et des équipes de gestion régionales pour fournir de l’orientation et des conseils impartiaux aux employés et aux gestionnaires. Ces ressources impartiales reçoivent et font l’examen des allégations de discrimination et de harcèlement, recommandent aux gestionnaires délégués d’enquêter ou non sur les allégations, puis examinent les rapports et les processus d’enquête finaux afin de garantir l’équité procédurale. Il indique que le CEDH joue un rôle neutre important dans le processus de résolution. Il souligne aussi que le renforcement des capacités du CEDH est l’une de ses priorités. Il dit qu’il a entrepris la transition de certaines ressources vers le CEDH et que sa capacité initiale a maintenant triplé. Il a également présenté une proposition de financement visant à stabiliser la situation davantage.
Le SC, DGRH indique que le CEDH a été capable d’éliminer les retards liés au traitement des plaintes grâce à l’ajout de ressources et à la restructuration des processus de travail. Il indique que l’inventaire des dossiers a été réduit à 38 dossiers reçus dans la charge de travail du CEDH. Il affirme qu’un total de 23 dossiers sont en suspens en raison d’absences prolongées ou du recours au processus de résolution informelle de conflits, et qu’un total de 15 dossiers sont actifs. Il dit que le CEDH est désormais mieux outillé pour assumer son rôle à valeur ajoutée sans contribuer aux retards liés au processus. Il affirme que le fait d’avoir les capacités nécessaires au sein du CEDH est un des nombreux éléments présentés dans le plan d’action qui a été transmis au syndicat en février 2018, et que ces éléments contribueront à la mise en place d’un processus de résolution plus rapide. Il indique que des progrès ont été réalisés à l’égard de bon nombre d’entre eux. Par exemple, l’accord sur les niveaux de service conclu avec la Direction générale des affaires publiques (DGAP) afin d’améliorer la rapidité d’exécution du processus d’examen approfondi a été mis au point et est entré en vigueur le 1er juin 2018. La DGAP et la DGRH tiendront une réunion de mise au point cet automne afin d’évaluer les résultats de cette nouvelle approche. Il aborde également la préoccupation soulevée à l’égard des statistiques relatives au harcèlement. L’ARC a mis en place des pratiques de confidentialité pour assurer la protection de la confidentialité des contribuables et des employés, et la DGRH a révisé ses pratiques en matière de publication de données. L’une des pratiques mises en place consiste à supprimer les données afin de protéger les renseignements personnels lorsqu’on travaille avec des données regroupées. Cette pratique a récemment été appliquée au rapport statistique sur la discrimination et le harcèlement demandé par le groupe VFS, puisque même si l’établissement de rapports statistiques à l’ARC ne semble pas directement révéler de renseignements personnels, il existe une préoccupation réelle quant à la possibilité que les particuliers soient identifiés au moyen de données regroupées. Il mentionne que la DRT a tenu une discussion avec le syndicat au sujet de cette pratique. Il indique que l’ARC a rendu la formation en ligne actuelle obligatoire pour tous les cadres supérieurs, les gestionnaires et les superviseurs au cours du présent exercice. Il est heureux que le syndicat partage l’opinion selon laquelle la formation sur la discrimination et le harcèlement, qui est axée sur la sensibilisation, la prévention et le rétablissement du milieu de travail, serait utile pour les employés. Il affirme qu’il serait idéal de collaborer avec le syndicat pour concevoir et offrir cette formation, tout en continuant à travailler sur l’amélioration du processus de résolution. Il indique que le 13 septembre 2018, le syndicat a reçu la version à jour du formulaire d’allégations révisé, qui tient compte des commentaires formulés par les deux syndicats nationaux. Ce formulaire mis à jour présente le rôle que joue le syndicat dans le cadre du processus. Il comprend également un modèle de lettre visant à promouvoir l’utilisation de la résolution informelle de conflits (RIC) après le dépôt d’allégations de discrimination ou de harcèlement. Ce formulaire présente aussi des directives précises à l’intention des gestionnaires concernant les consultations prévues avec les services en RIC, dans le but de rétablir le milieu de travail en gérant tout conflit en cours au sein de leurs équipes, que les allégations aient été examinées ou non. Enfin, le syndicat a reçu d’autres révisions ciblées à apporter au processus de résolution de la discrimination et du harcèlement afin d’améliorer la rapidité du processus, d’améliorer le rétablissement du milieu de travail et, dans certains cas, de fournir des précisions supplémentaires. Le SC, DGRH remercie le groupe VFS pour ses commentaires fournis le 26 septembre 2018 et aborde les préoccupations soulevées par le syndicat quant à l’utilisation du formulaire d’allégations de discrimination et de harcèlement. Surtout, il indique que l’utilisation de ce formulaire n’est pas obligatoire et est simplement encouragée puisqu’il s’agit d’un outil précieux que les employés peuvent utiliser, avec l’aide de leurs représentants syndicaux, pour exposer leurs allégations de la façon la plus efficace et la plus complète possible. Il indique que, même s’il encourage fortement l’utilisation de ce formulaire et croit qu’il est dans l’intérêt des employés de l’utiliser, il s’est engagé à examiner le libellé du processus de résolution afin de s’assurer qu’il est énoncé clairement que l’utilisation du formulaire n’est pas obligatoire dans le contexte du processus de règlement des griefs. Il s’engage à tenir le syndicat au courant des progrès réalisés à l’égard de cet examen et des autres initiatives du plan d’action lors des prochaines réunions.
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Mesures de suivi :
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- Questions liées à la classification du groupe VFS
Le SC, DGRH indique qu’il a été décidé, lors de la première réunion du groupe de travail qui s’est tenue en décembre 2017, que l’établissement d’une stratégie visant à examiner les normes une à la fois permettrait l’obtention de résultats plus limpides. La méthode de consultation a également été établie : la direction et le syndicat prévoyaient consulter leurs parties respectives au sujet de la norme en question, puis se rencontrer pour discuter ensemble de leurs constatations. Il indique que la Division du design organisationnel et de la classification (DDOC) a également effectué une analyse de la relativité interne et une analyse normalisée pour chaque norme examinée. Il soutient que cette méthode a été utilisée dans le cadre des consultations relatives aux groupes de l’actuariat (AC) et de la gestion financière (FI). Il indique également qu’une nouvelle méthodologie a été explorée pour le groupe Management/Gestion (MG). Dans le cadre de celle-ci, les représentants de la DDOC ont assisté à la séance de consultation de l’IPFPC-groupe VFS et le représentant de l’IPFPC-groupe VFS a assisté à certaines séances de consultation de l’ARC. Il comprend que cette méthodologie a été élaborée après de nombreuses consultations et discussions entre les parties. Bien que ces discussions aient retardé les délais prévus pour la présentation de rapports à ce comité, il est heureux de constater à nouveau comment nous pouvons trouver des solutions novatrices quand nous avons un dialogue ouvert et respectueux. Il présente une mise à jour sur les constatations rapportées par le groupe de travail jusqu’à maintenant. Il indique que les normes relatives aux groupes des AC et des FI sont désuètes et ne reflètent pas les quatre facteurs exigés par la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les quatre facteurs requis sont les compétences, l’effort, les responsabilités et les conditions de travail. Ils mesurent les aspects les plus importants du travail de façon générale. Cependant, il y a des éléments du travail qui ont évolué et qui ne sont pas pris en compte dans la norme. Il indique que même si la norme des MG tient compte des quatre facteurs, elle ne permet pas de saisir les aspects les plus importants du travail. Il mentionne que parmi les 16 éléments pris en compte dans la norme qui sert à évaluer les emplois MG, seulement deux sont liés à la direction. Il fait remarquer que lorsque des problèmes ont été décelés, l’ARC a pris des mesures pour y remédier, dans la mesure du possible. Par exemple, en ce qui concerne la norme de la FI, on a remarqué que certains documents nécessaires pour l’évaluation ne se trouvaient pas dans les dossiers de classification. L’ARC a pris des mesures immédiates pour rectifier ce problème. Il n’y a pas eu de répercussions sur la cote des emplois. De plus, une séance d’information a été offerte aux conseillers en classification afin d’assurer l’uniformité de l’application de la norme de la FI. En ce qui concerne l’étude de comparabilité, il déclare que l’ARC est allée de l’avant avec le fournisseur proposé par le syndicat. Il indique qu’il s’agit d’un autre exemple de résultats découlant de relations syndicales-patronales positives.
Le président du groupe VFS affirme que la réforme de la classification est nécessaire pour exécuter la dernière série de négociations collectives. C’est aussi important pour les membres du groupe VFS aujourd’hui. Il indique que le syndicat appuie la mise à jour fournie par la direction à ce sujet. Il indique que les travaux ont démontré que les normes de classification existantes sont sérieusement défectueuses et qu’elles ne tiennent pas compte des réalités du milieu de travail moderne. Il tarde au syndicat de continuer ces travaux avec l’équipe de la classification.
- Programme d’aide aux employés
Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur la demande du syndicat visant à rendre les coordonnées du Programme d’aide aux employés (PAE) accessibles sur le site Web externe de l’ARC en dehors des heures de travail des employés. Il fait remarquer que ce besoin s’est manifesté de façon évidente lors de certains incidents critiques récents, et que de tels incidents peuvent survenir à nouveau à tout moment. Il mentionne que le ministère de la Défense nationale a rendu ses coordonnées du PAE accessibles sur son site Web externe et qu’il aimerait que l’ARC donne suite à cette demande.
Le SC, DGRH reconnaît que cette question a été soulevée pour la première fois par le vice-président et le représentant de l’Atlantique au cours de la réunion du Comité consultatif national du PAE de mars 2018. Depuis, un certain nombre de mises à jour ont été fournies aux deux syndicats au sujet des efforts qui sont déployés pour rendre l’accès aux coordonnées du PAE plus facile pour les employés qui voyagent ou qui ne sont pas au travail ainsi que pour les membres de leurs familles. Il indique que le projet en est encore à l’étape de l’analyse opérationnelle au sein de Services partagés du Canada (SPC). Il résume les mesures qui ont été prises à ce jour. Il dit que deux numéros 1-833 (un pour l’appareil de télécommunication pour personnes sourdes) ont été réservés au PAE. Le numéro comprendra une réponse vocale interactive (RVI) qui demandera à l’appelant d’indiquer sa langue et la région d’où il appelle. D’après les réponses de l’appelant, l’appel sera transféré à son fournisseur de services externe du PAE. Il dit qu’une demande d’ordre de travail pour le système de RVI a été soumise, puis approuvée par SPC. Il indique que nous attendons actuellement l’entente de recouvrement des coûts de SPC. Il indique que l’affichage des coordonnées du PAE sur le site Web externe de l’ARC est l’une des nombreuses initiatives en cours, et que son but est de rendre les coordonnées du PAE plus facilement accessibles, comme il a été communiqué aux syndicats en juin 2018. Ces solutions comprennent l’ajout d’une page révisée du PAE dans SavoirFaire comprenant une liste de personnes-ressources qui permettra de générer un code de réponse rapide personnalisé (QR) et l’option d’imprimer une carte. Il indique que les employés seront en mesure de numériser le code QR avec leur téléphone intelligent afin d’ajouter leurs propres coordonnées régionales du PAE à leurs contacts personnels. La note pour les cartes imprimables indiquera aux employés d’imprimer des cartes pour eux-mêmes et leur famille. De plus, une courte vidéo sur la sensibilisation au PAE sera publiée. Elle comprendra l’image d’un téléphone intelligent avec le PAE à titre de contact. Il indique que la date de lancement de ces initiatives est le début de novembre 2018. Il indique qu’en ce qui concerne la publication des coordonnées du PAE sur le site externe de l’ARC, le lancement est prévu en avril 2019. Il s’est engagé à tenir le syndicat informé au fur et à mesure des progrès réalisés dans ce dossier.
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Mesures de suivi :
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- Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF)
Le champion du SAFF remercie le représentant régional VFS de Toronto et le groupe VFS pour leur soutien en vue d’encourager les employés à fournir leurs commentaires par l’intermédiaire du SAFF. Il indique que le SAFF a eu lieu du 20 août 2018 au 28 septembre 2018, et qu’il a été prolongé d’une semaine supplémentaire jusqu’au 5 octobre 2018. Il indique que le taux de réponse préliminaire de l’ARC pour la période de sondage entière était de 67,4 %. Il mentionne que les efforts de communication tout au long de la période de sondage comprenaient la mise à jour des pages dans InfoZone et la collaboration étroite avec les membres du Comité directeur national (CDN). Le champion du SAFF affirme que, pendant le sondage, les membres du CDN et les employés ont posé des questions qui portaient sur la vie privée, la confidentialité et la définition de la haute direction. En ce qui concerne la définition de la haute direction, le SCT maintient qu’il aimerait garder la définition aussi souple que possible pour tenir compte des différentes structures organisationnelles des autres ministères du gouvernement. En fonction de la sollicitation interne à l’ARC, on considère la haute direction comme les directeurs et niveaux supérieurs. Il indique que les résultats du SAFF de 2018 seront disponibles en février 2019. Le champion du SAFF indique que l’ARC n’a pas adopté un plan d’action officielle à l’échelle de l’ARC, mais a choisi d’adopter une approche résultats en action en invitant les champions des régions et des directions générales et les divers réseaux et mouvements populaires de l’ARC à lier les mesures précises aux résultats du SAFF. Il fait savoir que les discussions initiales sur les résultats du SAFF de 2018 ont eu lieu au cours de l’été et que les réunions de suivi auront lieu en novembre 2018. Il reconnaît aussi que cette réalité sera prise en compte dans les résultats du SAFF de 2019. Il espère être en mesure de réagir plus rapidement en 2019. Il indique que certains de ces enjeux sont en cours de traitement. Par exemple, il affirme que la championne du mieux-être de l’ARC a lancé un forum sur l’engagement comme moyen d’avoir une discussion sur le civisme et le mieux-être en milieu de travail. De plus, il mentionne que la sous-commissaire de la Direction générale des finances et de l’administration a lancé un engagement à l’égard de la courtoisie. Il indique que ces mesures ne sont pas créées dans un plan d’action global, mais sont liées aux résultats du SAFF. Il indique que le CDN continuera de se réunir et de résoudre ces problèmes. Il indique également que la rétroaction continue du syndicat sur la façon d’aborder cette question a été grandement appréciée. Il a hâte de fournir une mise à jour lors d’une prochaine réunion.
Le représentant régional VFS de Toronto fait remarquer qu’il est satisfait du nombre de réunions et de leur déroulement. Il indique qu’elles ont été utiles pour répondre aux questions des bureaux locaux, plus particulièrement les questions sur la définition de la haute direction. Il dit qu’avec la collaboration de l’équipe du SAFF, il a été en mesure de répondre de façon proactive à ces questions. Il indique qu’il est important de bien comprendre les cas de réussite et les points à améliorer de l’ARC. Il indique que le plan d’action de l’ARC doit être cohérent à l’échelle de la population. Il demande à l’ARC de ne pas adopter une approche segmentée en ce qui concerne le plan d’action. Il indique que si l’ARC se concentre uniquement sur ses réseaux, qui représentent environ 15 % des employés, elle passera à côté de 85 % des employés visés par le plan d’action. Il fait remarquer que, bien que les résultats de ce sondage représentent une autre occasion d’examiner des questions comme la discrimination et le harcèlement, bon nombre de ces enjeux n’ont pas évolué depuis 2011. Il a hâte d’avoir l’occasion d’aborder ces enjeux dans d’autres forums. Il indique également qu’il y a des façons de réagir plus rapidement que par le passé, car les tendances ont été établies en fonction des sondages précédents. Il suggère de mettre sur pied des comités et d’organiser des réunions en personne pour discuter de ces tendances. Il s’attend à ce que certains de ces problèmes aient déjà été abordés lors de la publication des résultats.
Le représentant régional VFS du Québec fait remarquer que le plus important défi lié à la réalisation d’un sondage annuel consistera à obtenir les résultats en temps opportun afin d’articuler et de mettre en œuvre un plan d’action. Il demande si la haute direction aura suffisamment de temps pour mettre en œuvre un plan d’action avant le SAFF de 2019. Il reconnaît que ce délai crée des pressions sur la direction et qu’il fait en sorte que le syndicat dispose de peu de temps pour aborder les résultats du SAFF de 2018.
Le commissaire souligne l’importance d’écouter et de réfléchir avant d’agir. Il indique que cette nouvelle réalité est l’occasion de faire preuve de souplesse dans le cadre de la prise de mesures relatives à des questions préoccupantes pour les employés de l’ARC, et de démontrer que ces mesures sont liées au SAFF.
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Mesures de suivi :
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Mot de la fin
Le commissaire remercie tous les participants d’avoir pris part à un échange intéressant et constructif sur des questions d’intérêt commun.
Le président du groupe VFS se dit heureux de voir que l’approche syndicale-patronale est revitalisée puisque la collaboration est essentielle pour résoudre les problèmes au niveau hiérarchique le plus bas possible. Il souligne que nous avons l’objectif commun de réduire les incidents menant à la prise de mesures disciplinaires. Il mentionne que des changements ont récemment été apportés au Tableau des mesures disciplinaires au sujet duquel le syndicat a été consulté. Il indique que très peu d’employés des bureaux locaux sont au courant de ces changements. Il suggère que des communications supplémentaires soient transmises aux bureaux locaux au sujet de ces changements. Il souligne également l’importance des négociations collectives pour les membres du groupe VFS et indique que le syndicat fera tout en son pouvoir pour faciliter la résolution rapide du processus de négociation collective.
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L’original signé par : |
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L’original signé par : |
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Bob Hamilton Commissaire Agence du revenu du Canada
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Doug Mason Président Groupe Vérification, finances et sciences Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Date : Le 21 janvier 2019 |
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Date : Le 18 février 2019 |