Procès-verbal de la réunion du CNSP entre l'ARC et le groupe VFS - le 3 mai 2018

Le 3 MAI 2018

MOT D’OUVERTURE

Le président du groupe VFS souhaite la bienvenue à tous les membres à la réunion et présente, Debi Daviau, présidente de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), qui répondra aux questions qui lui seront posées sur Phénix. 

Le commissaire parle de l’importance de ce comité pour établir des relations et pour discuter des problèmes de manière constructive. Il félicite à nouveau les membres de son équipe de direction et l’agent négociateur pour la signature de la nouvelle convention collective. Il est impatient d’avoir une autre discussion productive concernant des enjeux importants pour nous tous. Il fait part de sa récente visite à Toronto, pour apporter son soutien aux employés, à la suite de l’événement tragique qui a eu lieu le 23 avril 2018. Il a été touché par la façon dont les employés, qui ont été témoins d’un événement horrible, se soutiennent les uns les autres dans ces moments difficiles. Il nous rappelle également l’importance de faire attention à nous-mêmes et d’utiliser le soutien et l’aide qui sont à la disposition de ceux qui en ont besoin. Il est fier de voir la façon dont l’Agence fait preuve de souplesse et la façon dont les employés vont de l’avant en équipe.

La commissaire déléguée mentionne que nous continuons à nous assurer que les employés ont un excellent milieu de travail qui satisfait à leurs besoins. Par exemple, l’Agence du revenu du Canada a été nommée l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada pour la première fois cette année et nous offrons à nos employés les outils dont ils ont besoin pour se perfectionner sur le plan professionnel, comme l’accès à Twitter et à LinkedIn pour le perfectionnement personnel des employés. Nous avons également pris le pouls des employés sur plusieurs sujets, notamment la culture de service, une priorité absolue de l’Agence. Elle reconnaît aussi le travail des employés qui étaient essentiels à la réussite d’une autre période de production des déclarations de revenus. 

Le président du groupe VFS remercie l’Agence de sa réponse à la suite des événements à Toronto. Il est reconnaissant de la qualité du soutien offert au personnel. Il s’agit de la première réunion du CNCSP depuis la signature de la convention collective et il fait part des bons progrès réalisés, dans la plupart des cas, dans la mise en œuvre des protocoles d’entente. Il a exprimé ses inquiétudes à l’égard des interactions récentes entre le syndicat et l’Agence d’un point de vue des relations de travail et il espère qu’il y aura des interactions syndicales-patronales plus productives à l’avenir. L’Agence et ses employés bénéficient de relations syndicales-patronales productives. Il veut aussi faire de l’Agence une administration fiscale et des prestations de calibre mondial. Il se dit satisfait de la présence des cadres supérieurs au sein du CNCSP. 

La présidente de l’IPFPC discute de la possibilité, dans ce forum, de soulever des enjeux plus importants pour l’ensemble du gouvernement. Elle met l’accent sur l’importance de la consultation comme partie essentielle de la relation entre le syndicat et l’employeur. C’est avec plaisir qu’elle s’est jointe au CNCSP pour participer et pour apporter une perspective utile à ces discussions importantes.

Approche syndicale-patronale (ASP)

Le président du groupe VFS est heureux de voir le renouvellement de l’engagement des parties à la philosophie de l’ASP. Le groupe VFS demeure totalement engagé à régler les problèmes grâce à la résolution informelle de conflits. Il résume les principes de la philosophie de l’ASP qui comprend un engagement à être constructif, juste, sensible et courtois dans nos rapports les uns avec les autres.

La directrice générale de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DG, DRMTR) présente une mise à jour. Au début de 2017, le Comité de gestion de l’Agence (CGA) a demandé un examen complet de l’ASP. Cela comprend un examen des produits de formation, du modèle de prestation de la formation et de la structure de gouvernance. Le Comité national de l’ASP a mis sur pied un groupe de travail pour effectuer une évaluation et formuler des recommandations dans ces trois secteurs. Par conséquent, une approche à trois volets a été schématisée pour le contenu de la formation et sa prestation. Les deux premières composantes de la formation ont été mises au point et ont été recommandées au Comité national de l’ASP comme étant prêtes à être lancées. En ce qui a trait à la structure de gouvernance et à la troisième composante de la formation, elles ont récemment été présentées au Comité national de l’ASP lors d’une réunion qui a eu lieu le 25 avril 2018. Le 2 mai 2018, ces recommandations ont été présentées au CGA. Nous sommes maintenant en mesure d’organiser, au cours des prochaines semaines, un événement de signature avec le commissaire, la commissaire déléguée et les présidents des deux syndicats. L’événement sera suivi du lancement des deux premières composantes de la formation sur l’ASP. La troisième composante de la formation sera mise à l’essai au cours des prochains mois avec une date de lancement prévue au cours du troisième trimestre.

Le vice-président du groupe VFS était très heureux d’être témoin de ce qui s’est produit au cours des dernières semaines. Il fait remarquer que la relation avec l’Agence est positive. Les parties se parlent même lorsqu’elles ne sont pas du même avis. Cela témoigne de nos engagements liés à la philosophie de l’ASP. Il a hâte au déploiement des produits de formation et à l’événement de signature. 

Le commissaire est satisfait de ce développement. Il mentionne qu’avec des discussions, des solutions peuvent être repérées à l’avenir. Il ajoute que c’est à nous tous de nous assurer que cette philosophie imprègne l’Agence. Il affirme que le syndicat a tout le soutien de la part de l’employeur.

Phénix

Le groupe VFS demande une mise à jour sur Phénix.

La sous-commissaire adjointe de la Direction générale des ressources humaines (SCA, DGRH) présente une mise à jour. D’importants progrès ont été réalisés par l’équipe de la rémunération de l’Agence pour réduire l’inventaire de demandes en souffrance malgré le travail supplémentaire qu’exige la mise en œuvre de la convention collective. En date du 18 avril 2018, près de 16 % des employés de l’Agence ont un cas ouvert depuis plus de 30 jours. En moyenne, le Centre de services à la clientèle pour la rémunération (CSCR) répond à 9 200 appels par mois. En avril 2018, l’accessibilité des appels était en moyenne de 70 % (les appels étaient traités en trois minutes). Cela représente une augmentation par rapport au taux de 69 % enregistré au mois de mars 2018. Elle indique que l’Agence s’harmonise également avec l’approche interministérielle du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada pour une plus grande souplesse pour le recouvrement des paiements en trop, les avances de salaire en cas d’urgence et les versements prioritaires afin de réduire le fardeau financier des employés touchés par les problèmes relatifs à Phénix. L’Agence a informé ses employés de cette nouvelle souplesse et leur communiquera des renseignements supplémentaires. Elle mentionne également que le CSCR adapte continuellement ses plans d’exécution du travail pour traiter l’arriéré de l’inventaire des dossiers anciens en mettant l’accent sur le travail transactionnel clé, notamment l’inventaire des demandes de renseignements. Il est important de noter qu’environ 35 % de l’inventaire actuel des dossiers anciens est attribuable aux paiements en trop, une charge de travail qui ne disparaîtra pas en raison de la nouvelle souplesse introduite par le SCT. Avec la signature de la convention collective du groupe VFS, la rémunération est bien préparée avec une équipe dévouée afin d’aborder les redressements rétroactifs et les paiements manuels dans les délais négociés. Les employés pourraient commencer à recevoir des paiements dès le 16 mai 2018. 

La SCA de la DGRH mentionne que l’Agence a aussi élaboré un outil intitulé « Aider les employés ayant des problèmes liés au système de paye Phénix », soit une page Web pour les gestionnaires qui est affichée sur la plateforme Phénix et dont on fera la promotion dans le Coin des gestionnaires. Depuis la dernière réunion du CNCSP, la Direction générale des affaires publiques (DGAP) et la DGRH ont collaboré sur un sondage envoyé aux membres du personnel afin d’obtenir leurs points de vue sur les outils de l’Agence et les renseignements disponibles pour les aider à comprendre et à résoudre les problèmes liés au système de paye Phénix. Un plan d’action a été préparé en fonction des résultats pour s’occuper des secteurs où les services peuvent être améliorés. En janvier 2018, l’Agence a également mis sur pied deux nouveaux cours obligatoires en ligne sur les ressources humaines et la rémunération pour tous les fonctionnaires du gouvernement du Canada qui ont perfectionné leurs compétences dans le cadre de l’initiative « RH-à-Paye ». 

Le président du groupe VFS exprime de sérieuses préoccupations quant à Phénix. Avant la mise en œuvre du système de paye Phénix au début de 2016, le syndicat avait demandé à l’Agence d’attendre que les graves problèmes qui avaient été décelés soient résolus. Il déclare qu’à l’époque, la réponse de la direction était que la mise en œuvre serait harmonieuse. Il déclare qu’à la rencontre du CNCSP au printemps 2016, la direction a reconnu qu’il pourrait y avoir certains éléments inconnus avec Phénix mais avait un plan de mise en œuvre solide afin de réagir rapidement aux problèmes et que les principaux problèmes de paye seraient réglés en une période de paye. Il exprime que deux ans plus tard, le nombre de problèmes ne cesse de croître. Il déclare que la direction s’est engagée à reprendre ses activités normales au mois de juin 2016. Ça ne s’est pas produit. Le président reconnaît que les éléments sous le contrôle de l’Agence ont été bien effectués et il est reconnaissant de la disponibilité des agents principaux de la rémunération pour travailler avec les représentants du groupe VFS afin de trier et résoudre les problèmes de rémunération les plus graves. Il a apprécié les efforts déployés pour traiter les redressements rétroactifs de la paye dans la dernière ronde. Il déclare qu’après deux ans de promesses, l’amélioration n’est toujours pas réalisée et il mentionne que la frustration du syndicat était justifiée. À la réunion du CNCSP de l’automne 2017, le président du groupe VFS a demandé à l’Agence de mettre en priorité le paiement exact et opportun de ses employés et d’envisager d’autres options. Il déclare qu’en mars 2018, le groupe VFS a rencontré des experts en la matière de rémunération qui ont confirmé qu’une solution était disponible. Le système de la paie de l’Agence complète tous les calculs nécessaires qui sont ensuite transmis à Phénix pour traitement afin de payer les employés. En fait, l’Agence génère les paies aux deux semaines pour établir les coûts et pourrait l’étendre pour payer l’ensemble de sa main d’œuvre. Il déclare que cela éliminerait les problèmes de rémunération liés à Phénix qui ont tourmentés les employés de l’Agence depuis son introduction. Le syndicat a déclaré que la direction l’avait avisé que l’Agence doit obtenir un mandat juridique du gouvernement fédéral pour compléter la programmation des SAE pour payer les employés. Le syndicat a déclaré que la direction l’avait avisé qu’elle estimait que la période de stabilisation serait étendue sur une période de six à neuf mois. Même si cette période est légèrement plus longue, c’est encore mieux que les années que les membres du groupe VFS ont déjà endurées des échecs de Phénix et les quatre à cinq ans qu’il a été estimé pour stabiliser Phénix. Le syndicat est d’accord avec les déclarations de la direction selon lesquelles les problèmes liés à Phénix sont inacceptables. C’est pour cette raison que le syndicat demande à l’Agence de réclamer un mandat du gouvernement fédéral pour qu’il paie ses employés en utilisant les SAE pour que plus de 40 000 employés fédéraux n’aient plus à supporter les problèmes liés à Phénix. Le syndicat n’a jamais été informé que les SAE ne peuvent pas être utilisées. Le syndicat a été informé que les SAE ne sont pas entièrement programmées pour traiter la paye. Le syndicat comprend que les SAE doivent être programmées et pourraient l’être par des professionnels compétents de la TI du groupe VFS dont les compétences peuvent être mises à profit pour rencontrer nos besoins. 

Le président du groupe VFS résume les problèmes relatifs à Phénix, y compris le recouvrement des paiements en trop qui ont causé des difficultés financières pour ses membres; des paiements de pension inopportuns; une rémunération intérimaire incorrecte; un manque de détails fournis par le CSCR; des nouveaux calculs; des paiements rétroactifs lors d’une promotion du niveau SP à AU; une prime au bilinguisme; et des feuillets T4 incorrects. Il exprime ses préoccupations quant à la réticence de l’Agence à envisager d’autres solutions de rechange à Phénix, y compris les SAE.

La présidente de l’IPFPC reconnaît que tandis que l’Agence fait tout ce qu’elle peut afin que les personnes soient payées, ces efforts n’ont pas été fructueux et Phénix ne paierait jamais les employés correctement. Le syndicat subit une pression de la part de ses membres pour résoudre ce problème. Elle reconnaît qu’il y a un désaccord au lieu d’une solution. Elle mentionne que la solution du syndicat est la bonne. Elle se dit préoccupée puisque, à cause de ce désaccord, il semble y avoir des répercussions sur la relation globale avec l’organisme. Elle reconnaît l’engagement de l’Agence à mener des consultations et la façon dont le syndicat estime sa relation avec l’Agence. Elle explique les connaissances qu’elle a acquises et les discussions qu’elle a eues avec l’industrie et les professionnels, comme les fournisseurs de logiciels et les ingénieurs. Cela a permis de veiller à ce que le syndicat ne propose pas une solution qui n’était pas judicieuse sur le plan technique. Elle fait part de sa déception à la réponse reçue de la part de l’Agence et de l’ensemble du gouvernement à l’égard de la proposition du syndicat. Elle s’attend à ce que la proposition du syndicat soit saine et appuie l’objectif commun d’une solution à l’échelle de l’Agence. Elle estime que la solution du syndicat peut être mise en œuvre en un an. Elle exprime le désir de collaborer avec l’Agence à cette solution plutôt que de créer un abîme dans notre relation. Elle soutient que le modèle de l’Agence souligne que le problème, c’est le système Phénix. De plus, elle soutient que SAP continuera d’être le logiciel actif utilisé pour appuyer un système de paye et que le logiciel SAP est largement utilisé dans l’ensemble du gouvernement. Elle ajoute que le modèle de l’Agence peut être dupliqué et élargi dans l’ensemble du gouvernement. Cela ne prendra pas six ans comme cela a été précédemment estimé. La présidente de l’IPFPC demande si le calcul rétroactif est effectué dans les SAE. Elle soulève également une préoccupation générale concernant des rétroactions négatives reçues à l’égard du manque de pertinence de la formation obligatoire. Quant aux calculs rétroactifs, la DG de la DRMTR confirme qu’il s’agit d’un effort de collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et que les calculs sont effectués dans les SAE. La commissaire déléguée mentionne la façon dont les dossiers étaient prêts avant l’exécution du salaire rétroactif. Des efforts ont été déployés pour s’assurer que les dossiers étaient prêts pour SPAC, vu qu’un certain nombre d’opérations doivent être traitées manuellement. Elle confirme que l’Agence a un régime solide pour respecter l’engagement lié au délai de 150 jours. En ce qui a trait à la formation, elle indique que l’expérience est différente au sein de l’Agence. Les gestionnaires sont automatiquement invités à remplir leur autorisation en vertu de l’article 34. Elle s’attendait à ce que les nouveaux employés et les gestionnaires aient retenu quelques points de la formation. Elle reconnaît certains commentaires formulés concernant la durée de la formation. À la suite de la réunion, la direction a demandé d’apporter un changement au procès-verbal indiquant que SPAC est responsable des calculs de paye, ce qui se fait dans Phénix. L’Agence n’envoie pas de calculs de paye à SPAC, sauf les rajustements relatifs aux heures supplémentaires et à la liquidation des congés avant la conversion. Ces montants sont une très petite portion du total des montants payés. L’Agence effectue des calculs dans les SAE pour aider les agents de la rémunération avec le rapprochement seulement.

Le commissaire indique que nous avons tous le même objectif. Les résultats de l’Agence sont relativement bons par rapport à ceux du reste de la fonction publique. Les ressources de la DGRH font ce qu’elles peuvent pour contribuer aux premières lignes. La commissaire déléguée continue de jouer un rôle important au sein de la fonction publique sur cette question. Il mentionne que nous avons établi une bonne relation constructive avec les syndicats et il reconnaît qu’il y aura toujours des problèmes, que ce soit entre nous ou dans l’environnement nous entourant. Il dit qu’il a hâte de voir la proposition du syndicat. L’Agence s’est engagée à travailler au sein du gouvernement fédéral et à faire de son mieux pour ses employés. Indépendamment des résultats de ce processus, le commissaire présente son engagement à ne pas interrompre les progrès importants et à la voie sur laquelle nous nous trouvons ensemble. Il reconnaît les frustrations et se dit fier que l’Agence fasse tout ce qu’elle peut pour régler le problème le plus rapidement possible. 

La commissaire déléguée mentionne que nous avons consacré beaucoup de temps pour comprendre ce qui fonctionne dans notre modèle. L’Agence a un rôle à jouer dans la façon dont le gouvernement du Canada fait avancer la stabilisation de la paye. Nous avons cerné trois facteurs clés pour la réussite dans notre modèle. Premièrement, nous investissons dans notre propre système depuis les 20 dernières années. Les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) nous permettent de faciliter l’intégration avec les fonctions de paye de Phénix. Deuxièmement, cette automatisation nous a permis d’avoir de meilleurs contrôles et cycles d’approbation pour nos mesures des RH. Notre succès repose sur l’investissement à long terme dans notre système et dans notre culture de changement quant à la façon dont les employés et les gestionnaires saisissent et approuvent les renseignements dans le système. Troisièmement, il y a nos agents de la rémunération et l’embauche de plus d’agents de la rémunération afin de veiller à un contrôle de la qualité lors de chaque cycle de paye. Certains de ces facteurs de réussite peuvent être transférés à d’autres ministères du gouvernement. De plus, nous concentrons beaucoup nos efforts sur le plan fiscal, en adaptant nos processus autant que possible, tout en nous assurant que l’équité de notre administration de l’impôt à l’égard des employeurs est protégée. L’Agence et le reste de la fonction publique demeurent investis dans l’exploration d’autres options et la prochaine génération du système de paye. L’Agence veut alléger la pression exercée sur Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en mettant en place des fonctions supplémentaires dans nos systèmes afin de faciliter notre propre travail pour payer les employés et pour atténuer la pression sur SPAC. Elle reconnaît le désir de la présidente de l’IPFPC de régler cette situation et elle estime la confiance établie entre les parties. Elle exprime qu’elle valorise cette relation. Elle souligne l’importance de travailler avec la fonction publique puisque nous profiterons des mêmes ressources que le reste de la fonction publique. L’Agence est au courant des problèmes et ils sont très difficiles à corriger. Il s’agit d’un problème très complexe. Elle révèle que, bien que le nombre de cas dont la période de traitement dépasse 30 jours ait récemment diminué, les ressources sont affectées pour les retraités et pour la mise en œuvre de la convention collective, de sorte que cette tendance à la baisse pourrait ralentir. La commissaire déléguée s’est engagée à présenter de l’information sur le tableau de bord au syndicat pour fournir des renseignements à jour sur la résolution de cas avec le CSCR. 

Mesures de suivi : Les renseignements les plus récents communiqués dans le rapport du tableau de bord seront fournis au syndicat.

Budget de 2018

Le sous-commissaire de la Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (SC, DGPLAR) a tenu une séance d’information à cet égard. 

Le SC de la DGPLAR indique que le budget de 2018 reposait sur des engagements précédents en matière de financement pris en 2016 et 2017. Le budget de 2018 jouera un rôle important pour veiller à ce que l’Agence soit une administration fiscale et des prestations de calibre mondial et qu’elle atteigne un niveau d’excellence dans chacune de ses priorités stratégiques, c’est-à-dire l’excellence du service, l’observation, l’intégrité et la sécurité, l’innovation et une cible claire sur ses personnes. Il mentionne que pour répondre aux engagements de l’Agence à l’égard de l’excellence du service, le budget de 2018 propose 206 M$ sur cinq ans et 33,6 M$ en financement permanent pour trois secteurs principaux – améliorer les services téléphoniques; doubler la taille du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt; et mettre à jour et moderniser la technologie de l’information au sein de l’Agence pour une expérience plus conviviale. Le budget de 2018 propose aussi un investissement supplémentaire de 129,3 M$ sur cinq ans afin d’aider à contrer l’évasion fiscale et à améliorer les programmes de vérification, au Canada comme à l’étranger. De plus, un financement de 30 M$ sur cinq ans est proposé pour améliorer les mesures de sécurité qui protègent la confidentialité des renseignements personnels et financiers des contribuables. Il indique que l’équité et l’intégrité demeurent les principes directeurs de l’Agence, de sorte qu’ils orientent nos décisions et mettent en valeur notre conduite. 

Le SC de la DGPLAR ajoute qu’un certain nombre de mesures visant à éliminer les échappatoires fiscales ont également été mises en place dans le cadre du budget de 2018 afin de renforcer les règles anti-évitement existantes et de prévenir les avantages fiscaux imprévus obtenus au moyen de l’utilisation de structures de société de personnes complexes. Il indique également qu’un certain nombre d’outils juridiques proposés au budget de 2018 appuieront les efforts de l’Agence en matière d’observation, comme des périodes prolongées de nouvelle cotisation accordées dans des circonstances particulières. Il confirme que le budget de 2018 propose un certain nombre de mesures qui offriront à l’Agence la possibilité de démontrer sa capacité d’administrer, de façon efficace et efficiente, les principales initiatives du gouvernement, comme la mise en œuvre de la nouvelle Allocation canadienne pour les travailleurs en 2019, une nouvelle plateforme électronique pour le traitement des déclarations de fiducies, la composante de la redevance sur les combustibles du système de tarification du carbone et le régime des droits d’accise pour les produits du cannabis. 

Le président du groupe VFS est reconnaissant de la mise à jour. Il reconnaît les répercussions de la campagne sur l’équité fiscale sur la décision du gouvernement d’accroître le financement. Il souligne l’amélioration importante des résultats de la vérification découlant d’un investissement accru dans la vérification. 

Le commissaire convient que le bon travail mène à de bons résultats, avec des ressources supplémentaires affectées à l’observation et au service. Il indique aussi que l’administration fiscale, les prestations de calibre mondial et la culture de service de l’Agence doivent faire partie du travail de chacun. Il mentionne l’adoption, à l’avenir, d’une approche intégrée en matière d’observation et de service. Il affirme que le budget de 2018 fournit une occasion d’adopter une approche à l’échelle de l’Agence à cet égard. 

Questions de classification du groupe VFS

Le président du groupe VFS demande une mise à jour de la part de la direction sur ce point permanent à l’ordre du jour. 

La SCA de la DGRH présente une mise à jour pour le compte du groupe de travail. La première rencontre du groupe de travail a eu lieu le 14 décembre 2017. Le groupe a convenu du mandat ainsi que de l’ébauche de la méthodologie. La méthodologie consistera à examiner chacune des normes du groupe VFS afin de déterminer les enjeux connexes, de même que les stratégies à court et à long terme en vue d’y remédier. Le groupe professionnel du SC a été désigné comme la première norme à faire l’objet d’un examen. Une deuxième réunion a eu lieu le 14 février 2018 pour que chaque partie présente les résultats de ses examens, et pour discuter des leçons retenues de cet exercice. Les premières rencontres se sont bien déroulées et les deux parties étaient satisfaites du format. Le groupe de gestion financière (FI) fera l’objet de la réunion du 23 mai 2018 et le groupe Management/Gestion (MG) fera l’objet de la réunion des         12 et 13 septembre 2018. Le premier rapport sera fourni à la prochaine réunion du CNCSP étant donné qu’une seule norme a été examinée à ce jour. 

Le président du groupe VFS ajoute que les premières rencontres étaient des séances ouvertes et productives. Cependant, lorsque le moment est venu d’examiner le groupe FI, qui est plus grand que le groupe du SC, une approche plus modeste a été proposée, y compris une conférence téléphonique et une réunion à l’Administration centrale avec un nombre limité de participants. Il se dit déçu de la réponse de l’Agence, qui refuse que du temps soit consacré à cette activité. Le groupe FI, qui exécute les fonctions de ces postes, ne pourrait donc aucunement fournir des commentaires significatifs sur leur norme de classification. Selon le président, il semblerait que l’employeur ait retiré son soutien. Il espérait que ce n’était pas le cas et que l’employeur respecte son engagement pris lors des négociations. Le groupe VFS absorbera les coûts de la réunion avec les membres du groupe FI. Il mentionne qu’il s’attendait à ce que ce processus soit laborieux et que la réunion prévue en mai devra être reportée. Il espère que l’Agence continuera de travailler avec le groupe VFS pour effectuer ce travail important.

La présidente de l’IPFPC convient que la classification est plus large que les intérêts d’un seul ministère. Cet examen a accusé un retard. Elle souligne que le temps consacré à recueillir les commentaires de la part des membres devrait être couvert par l’employeur, et que le syndicat assumera les coûts, s’il le doit, mais cela ralentira le processus. Le négociateur de l’IPFPC ajoute qu’il s’agit d’une question de logistique. Il comprend qu’il est déraisonnable de consulter tous les membres. Il devrait y avoir une discussion sur la logistique pour répondre au besoin de rapporter des renseignements de qualité au groupe de travail.

Le commissaire encourage les parties à collaborer pour trouver une solution qui pourrait répondre aux intérêts des deux parties. 

La DG de la DRMTR révèle que des conversations plus approfondies auront lieu sur cette demande de temps. Le président du groupe VFS reconnaît le soutien de l’Agence pour ce travail important.

Mesure de suivi : Le groupe de travail fournira son premier rapport à ce comité à la prochaine réunion du CNCSP.
Mesure de suivi : D’autres discussions auront lieu entre le groupe VFS et les relations de travail sur la question du temps consacré à recueillir des commentaires du groupe FI.

Plan de l’effectif de l’Agence 

La SCA de la DGRH présente une mise à jour à ce sujet. Elle remercie les membres du groupe VFS pour leur volonté continue de fournir leurs commentaires à l’égard du Plan de l’effectif de l’Agence (PEA). Le 27 octobre 2017, les deux syndicats ont participé à une réunion du Comité consultatif sur la planification de l’effectif. Leur participation a été très appréciée. Les deux syndicats ont également reçu les premières ébauches du PEA. Après avoir reçu les commentaires du groupe VFS, des renseignements supplémentaires ont été fournis quant aux principales initiatives d’intérêt, y compris l’analyse de données, l’analyse opérationnelle et la gestion de projets. Le PEA demeure un document organisationnel important qui permet à l’Agence de réaliser les objectifs énoncés dans le Plan d’entreprise. Le PAE a été publié sur InfoZone.

Le groupe VFS était reconnaissant d’avoir la possibilité de fournir des commentaires sur les premières ébauches du plan et est impatient de fournir une rétroaction sur le prochain plan à l’automne. 

Mesure de suivi : L’Agence s’est engagée à consulter le groupe VFS concernant les futurs PEA.

Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux

Le sous-commissaire de la DGAP, en tant que champion du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), fournit une mise à jour à ce sujet. Il reconnaît d’abord le travail et le soutien du champion précédent du SAFF, le sous-commissaire de la Direction générale du secteur international, des grandes entreprises et des enquêtes pendant sa transition lorsqu’il a pris le relais à titre de champion du SAFF.

Il indique que le taux de participation de l’Agence de 68,8 % était supérieur à celui de la fonction publique (61,3 %). Le taux de réponse au sein de l’Agence et de la fonction publique a été considérablement plus bas que celui du SAFF de 2014, qui était de 82,8 % et de 71,4 %, respectivement. Des réunions hebdomadaires ont été tenues avec le Comité directeur national (CDN) tout au long de la période du sondage. Le champion du SAFF reconnaît le représentant régional VFS de Toronto pour sa participation et ses efforts de mobilisation continus au sein du CDN. 

Le champion du SAFF présente des changements positifs comparativement au dernier SAFF. Il mentionne que trois quarts (76 %) des superviseurs ont indiqué qu’ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin de la part de la haute direction pour résoudre les problèmes de rendement insatisfaisant dans leur unité de travail, soit 10 points de pourcentage de plus que le pourcentage obtenu par la fonction publique. Une grande majorité des employés de l’Agence, soit 80 %, ont indiqué qu’ils aimaient leur travail, 86 % se disent fiers de leur travail tandis que 84 % sont conscients de l’incidence de leur apport. Il mentionne aussi que 58 % des employés ont dit être satisfaits de la manière dont les problèmes de harcèlement sont réglés dans leur organisme, soit 8 points de pourcentage de plus que le résultat global obtenu par la fonction publique (50 %). Toutefois, le pourcentage d’employés qui ont signalé un cas de harcèlement demeure relativement inchangé de 2014 (15 %) à 2017 (15 %). Près des trois quarts (73 %) de nos employés estiment que l’Agence fait un bon travail de sensibilisation à la santé mentale en milieu de travail, soit 6 points de pourcentage de plus que le résultat obtenu par la fonction publique.

Il souligne également quelques secteurs où les résultats demeurent inchangés depuis 2008, ce qui pourrait indiquer le besoin d’y accorder une attention particulière. Un peu plus de la moitié des employés estiment que le processus de sélection visant à pourvoir un poste au sein de leur unité de travail est mené de façon équitable. Près de 63 % des employés estiment que l’Agence fait du bon travail pour ce qui est d’appuyer le perfectionnement professionnel des employés. Les résultats obtenus pour les cinq questions ayant trait à la haute direction sont systématiquement entre 50 % et 60 %. Ce thème comprend la prise de décisions par la haute direction, la confiance envers la haute direction, la haute direction qui mène par l’exemple avec un comportement éthique, les renseignements découlant de la haute direction et la haute direction qui résout des questions soulevées dans le sondage. Depuis la réception des résultats nationaux à la fin du mois de mars, nous les analysons plus en profondeur. Nous avons d’ailleurs mis en place des outils pour visualiser les données, pour cerner les tendances et pour examiner les données démographiques dans le but de mieux comprendre les constatations. Les données révèlent qu’une analyse plus approfondie doit être effectuée au sein du CDN à l’égard des groupes professionnels AU et CO. 
 
Le champion du SAFF fait remarquer que par le passé, les plans d’action nationaux, régionaux, de la direction générale et même du bureau local étaient préparés pour aborder les questions cernées dans le SAFF. Cette approche n’est plus possible avec le SAFF qui est maintenant réalisé annuellement. La nouvelle approche reposera sur la collaboration avec les secteurs de programme de la DGRH et les champions à l’échelle de l’Agence et les divers réseaux (y compris le groupe MG, votre Réseau des jeunes professionnels [RJP], etc.) responsables de sujets connexes (bien-être, langues officielles, équité en matière d’emploi, etc.) pour donner suite aux résultats et pour aider chaque secteur à répondre à leurs questions. Les résultats serviront de commentaires aux activités, et ne seront pas le seul facteur. Les résultats seront communiqués à tous les groupes concernés dans le but de mesurer la réussite des initiatives en cours et de cerner les secteurs où des travaux supplémentaires pourraient être nécessaires. 

Le président du groupe VFS est reconnaissant de la mise à jour détaillée fournie. Il indique que l’ASP et les résultats d’une collaboration efficace favorisent un bon moral au bureau. Il se dit préoccupé par les enjeux identifiés dans le sondage y compris le traitement des plaintes de discrimination et de harcèlement. Il indique que le Centre d’expertise de la discrimination et du harcèlement a connu de nombreux obstacles et il propose son aide pour améliorer la situation.

Le représentant régional VFS de Toronto aimerait voir un plus grand accent sur le harcèlement et la discrimination, et collaborer sur une stratégie visant à cerner et à expliquer les enjeux de base. Par l’intermédiaire de l’ASP et d’autres outils, les questions sur le respect en milieu de travail peuvent être résolues. Il indique que les principales sources de stress des employés étaient le bien-être, plus particulièrement les questions liées à la rémunération. Il aimerait aussi que l’Agence adopte une approche globale plutôt qu’une approche segmentée (MG, RJP et niveau de la direction). De plus, il voudrait que l’Agence fasse le suivi du déploiement positif de l’initiative Espace positif pour contrer les problèmes immédiatement. Enfin, il espère que, si nous nous écartons du sondage triennal, l’Agence développe les questions du sondage précédent, de façon à ce qu’elles ne deviennent pas routinières. 

Le commissaire commente aussi que les mesures sont prises en fonction des résultats, démontrant aux employés que les questions sont prises au sérieux et que des efforts concrets sont déployés. Il reconnaît que l’Agence demande aux employés de répondre à beaucoup de sondages. Il exprime ses préoccupations quant aux résultats dans le domaine du harcèlement et de la discrimination. Il reconnaît que des processus sont en place pour gérer les problèmes lorsqu’ils surviennent. Les employés doivent avoir confiance que nous allons prêter attention, prendre des mesures et faire les bonnes choses. Nous prenons les mesures nécessaires et nous devons trouver des moyens de les améliorer.

La présidente de l’IPFPC indique qu’il s’agit d’une plus grande possibilité de collaborer avec les syndicats en ce qui concerne l’élaboration des plans d’action et des sondages futurs, ainsi que de déterminer les questions clés à poser aux employés. 

Mot de la fin

Le président du groupe VFS est heureux du renouvellement de l’engagement à l’égard de l’ASP. Il indique que le groupe VFS continuera de promouvoir une solution à long terme pour que ses membres soient payés correctement et à temps. Il indique que les parties seront bientôt de retour à la table de négociation et il espère qu’elles collaborent avec respect. 

Le commissaire remercie tout le monde pour une bonne séance et apprécie les efforts de tous pour les discussions productives. Il s’attend à ce que l’année à venir soit fort intéressante. On insistera beaucoup sur le service offert aux Canadiens et sur la façon de mieux communiquer avec eux, en adoptant une approche plus axée sur le client. Il a hâte d’avoir une autre séance productive à l’automne. 

La présidente de l’IPFPC reconnaît le travail des employés de l’Agence et discerne une occasion de collaborer à valoriser son profil. Les membres du groupe VFS sont passionnés par le travail qu’ils font.