PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CNCSP ENTRE L’ARC ET LE GROUPE VFS - LE 22 OCTOBRE 2020

MOT D’OUVERTURE

Le président de la réunion et président du groupe VFS remercie tout le monde de participer à cette première réunion virtuelle du CNCSP et confie qu’il n’a jamais été aussi fier d’être président du groupe VFS que depuis le début de la pandémie de COVID-19 avec tous les défis qu’elle a apportés. Il mentionne que les membres du groupe VFS ont dû s’adapter soudainement à des environnements de travail changeants et que bon nombre d’entre eux ont dû surmonter des difficultés majeures pour faire en sorte que leurs bureaux à domicile soient aménagés de manière à pouvoir travailler en toute sécurité et de façon productive. Il ajoute que les membres du groupe VFS ont non seulement permis aux programmes de l’Agence de continuer de fonctionner, mais qu’ils ont également fait le travail essentiel pour mettre en place diverses mesures de soutien du revenu pour les Canadiens, ce qui a permis d’éviter à des millions de Canadiens de vivre dans la précarité du revenu.

Le président du groupe VFS remercie Steve Parent pour ses huit années de service à titre de représentant du Québec, ainsi que Brian Hassall, qui prendra sa retraite au printemps. Il souhaite également la bienvenue à Jean Couillard, qui a récemment été élu à ce poste, et félicite trois représentants du groupe VFS pour leur réélection :

• Manny Costain, représentant régional du groupe CS et secrétaire;
• Robert Trudeau, représentant régional des Prairies / Territoires du Nord-Ouest;
• Al Ravjiani, représentant régional de Toronto.

Dans son mot d’ouverture, le commissaire a dit que nous avons tous subi une pression énorme non seulement pour nous organiser, mais aussi pour servir les Canadiens. Le commissaire indique que l’Agence a été reconnue dans le cadre de la pandémie pour tout ce qu’elle a fait. Il exprime la nécessité de remercier les employés de l’Agence à profusion. Il ajoute que, en tant que responsable de l’Agence, il a reçu une partie du mérite accordé à celle-ci par le premier ministre et la vice-première ministre. Il se dit fier d’avoir reçu cette reconnaissance au nom de l’Agence et admet qu’en réalité, elle va à ses 45 000 employés. Il se dit aussi fier de la relation avec les deux syndicats, affirmant que les relations syndicales-patronales ont été solides pendant la pandémie. Il dit que cela a permis à l’Agence de faire de grandes choses. Il remercie tout le monde pour cet esprit de collaboration.

 

1. Plan de reprise stratégique des activités

Le président du groupe VFS présente le sujet et demande une mise à jour sur le plan.

Le conseiller spécial du commissaire remercie le groupe VFS d’avoir participé aux séances d’information données plus tôt cette année sur la reprise des activités. Dans sa présentation, il présente le contexte du plan de reprise stratégique des activités et parle de son état actuel. Il explique que depuis le début de la pandémie, l’Agence est passée du mode « services critiques et continuité des activités » à la reprise de presque toutes les activités et tous les services. La reprise des activités a été effectuée suivant une approche systématique qui tenait compte de la résilience des employés et des clients, de la réceptivité aux besoins en matière de service, protégeant l’intégrité du régime fiscal et assurant la santé ainsi que la sécurité des employés de l’Agence. En ce qui concerne l’état actuel du plan de reprise stratégique des activités, il confirme que 99 % des activités ont repris, y compris les activités d’observation et d’exécution. Il fait remarquer que même si les activités ont repris, la façon dont elles sont menées a changé. À titre d’exemple, il parle des activités d’observation qui se poursuivent suivant l’approche « les gens d’abord », avec des campagnes d’appels et de lettres aux contribuables pour les aider à se conformer volontairement. En même temps, le conseiller spécial indique que l’Agence est au courant des risques émergents, comme une deuxième vague de la pandémie, ou les risques liés à l’observation et au recouvrement relativement aux nouvelles prestations et/ou aux contribuables confrontés à des difficultés financières. Il indique également que l’initiative de reprise stratégique des activités continue de surveiller l’environnement interne et externe, ainsi que l’environnement des risques afin d’adopter une approche agile à l’égard de la reprise.

Le président du groupe VFS soulève les préoccupations des membres du syndicat concernant les restrictions imposées à l’utilisation du code de temps 699, car la pandémie est loin d’être terminée et que cela pourrait avoir des répercussions négatives sur les groupes vulnérables, comme ceux qui ont un système immunitaire affaibli, les chefs de famille monoparentale ou ceux qui doivent s’occuper de proches âgés dont ils ont la responsabilité. Il indique que le groupe VFS souhaite tenir des consultations au sujet de l’utilisation future du code de temps 699, car c’est très important pour ses membres.

Le conseiller spécial du commissaire mentionne à quel point les gens sont remarquables, flexibles, diligents et réceptifs dans l’aide qu’ils apportent pour les nouveaux programmes. Il reconnaît que ce n’est certainement pas facile sur le terrain, mais que c’est extrêmement apprécié par l’ARC.

 

2. Ententes de travail à distance et de travail virtuel

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur l’initiative des horaires flexibles et sur le travail à distance comme « nouvelle normalité ».

Le sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines (SC, DGRH) a déclaré que la pandémie de COVID-19 a entraîné un changement brusque et à grande échelle dans les ententes de travail virtuel pour les employés de l’ARC, au moment où les Canadiens ont déployé tous les efforts nécessaires pour rester à la maison et maintenir l’éloignement physique. Au cours des derniers mois, nous avons vu des employés de diverses directions générales et régions de l’ARC se rassembler et offrir au gouvernement du Canada des mesures économiques pour aider les Canadiens. Il explique qu’à la suite de consultations avec les deux syndicats nationaux, la DGRH a publié trois nouveaux outils pour appuyer le travail virtuel et le retour sur les lieux de travail de l’ARC :

• bonnes pratiques de communication en cas de travail virtuel pour les gestionnaires et les employés;
• conseils, astuces et pratiques exemplaires pour les réunions virtuelles;
• guide pour appuyer les décisions de la direction concernant le télétravail et le retour aux lieux de travail de l’ARC.

Il souligne qu’il est prioritaire pour l’ARC de comprendre l’incidence de ces changements et de tirer des leçons des expériences des employés, puisqu’ils continueront de travailler à partir de la maison dans un avenir prévisible. Il indique que des travaux sont en cours pour mettre à jour le guide de l’ARC sur les ententes de travail virtuel afin d’y intégrer une section qui couvre le fait de travailler à distance dans des circonstances exceptionnelles, comme la COVID-19. Il ajoute que l’ARC continuera de créer de nouveaux outils, de réviser les processus réels et de fournir des mises à jour sur les leçons retenues.

Le sous-commissaire de la DGRH présente également une mise à jour générale sur l’initiative des horaires flexibles dans la région du Québec. Il rappelle qu’un protocole d’entente (PE) entre l’ARC et le groupe VFS de l’IPFPC a été signé le 23 août 2019, et que l’ARC s’est engagée à essayer d’étendre l’initiative des horaires flexibles de la région du Québec aux travailleurs sur le terrain de la région ainsi que d’introduire l’initiative dans la région de l’Ouest. Il présente ensuite un bref historique de l’initiative des horaires flexibles en indiquant qu’elle existe depuis longtemps dans la région du Québec. En fait, elle existe depuis 1990. Un groupe de travail, composé de représentants de la région de l’Ouest, de la région du Québec, de la Direction générale de l’informatique (DGI) et de la DGRH, a été mis sur pied pour planifier et organiser le lancement des deux initiatives. Avant le lancement, des mises à jour ont été fournies au groupe VFS, tant à l’échelle nationale qu’à l’échelle régionale. Le projet pilote devait commencer le 23 mars 2020. Il y avait 125 membres du groupe VFS sur les 1 250 membres qui se sont inscrits pour participer. En raison de la COVID, le lancement a été retardé, étant donné que la majorité des employés de l’Agence travaillaient à distance dans ces circonstances exceptionnelles. De plus, en vertu des Lignes directrices sur les horaires flexibles, les employés en télétravail ne sont pas admissibles à un horaire flexible. En raison de la COVID-19, la région du Québec a également mis l’initiative des horaires flexibles en suspens, sauf pour les employés qui doivent se présenter sur le lieu de travail. Il fait remarquer qu’à la lumière des circonstances actuelles, ces projets pilotes font l’objet d’un examen et que des consultations sont en cours pour définir les prochaines étapes. Il mentionne que l’ARC tient des téléconférences sur une base mensuelle avec les représentants du groupe VFS afin de fournir des mises à jour sur l’état et les travaux en cours, et que ces conversations se poursuivront pour ce projet.

Le président du groupe VFS remercie le sous-commissaire de la DGRH et le directeur général de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) d’avoir pris le temps de communiquer avec le groupe sur une base hebdomadaire depuis le début de la pandémie et de discuter des préoccupations soulevées par les membres du groupe. Il dit que, lors de la récente ronde de négociations, on a constamment parlé de la nécessité pour l’ARC de fournir à ses employés la capacité de travailler à partir de la maison. Il fait remarquer que l’employeur a refusé d’introduire des clauses sur le travail à distance dans la convention collective. Il ajoute que cela a fait en sorte que la grande majorité des membres du groupe VFS travaillent sans être protégés par la convention collective ou sans directives claires sur l’équipement qui devrait être fourni aux travailleurs à distance. Il mentionne que beaucoup a été fait, mais qu’on attend toujours des directives complètes sur l’équipement qui devrait être fourni aux travailleurs à distance, comme les classeurs, les imprimantes, les bureaux, les déchiqueteuses, etc. Il relate les préoccupations des membres du groupe VFS au sujet de la protection des renseignements et des biens sensibles. Il affirme également que, dans le cadre du milieu de travail axé sur les activités, le gouvernement fédéral effectue toujours une transition vers des espaces de travail de plus en plus surpeuplés qui pourraient ne jamais être sécuritaires pour une occupation complète, en raison de la proximité des postes de travail. Il fait remarquer que, au cours des dernières années, il y a eu de nombreuses pandémies (SRAS et H1N1), la COVID-19 étant la plus importante, et que le fait d’installer les employés dans des espaces de travail plus restreints est donc un risque. Il souligne qu’il n’est pas bon pour les employés ou pour quiconque de forcer la réintégration complète des lieux de travail. Pour les membres du groupe VFS, le travail à distance devrait être offert à ceux qui souhaitent travailler de la maison. Il déclare qu’il continuera de faire pression pour cela dans les négociations collectives, comme lors des récentes rondes.

 

3. Envoi de formulaires T2200 aux employés

Le président, groupe VFS, a demandé une mise à jour sur l’état de l’envoi des formulaires T2200, Déclaration des conditions d’emploi aux employés.

Le sous-commissaire de la Direction générale des affaires publiques (DGAP) présente une mise à jour générale sur l’envoi des formulaires T2200 aux employés et indique que, dans le contexte de la pandémie, les employés de l’ARC sont invités à travailler de la maison en beaucoup plus grand nombre. Cela a incité l’Agence à examiner les critères d’admissibilité pour les dépenses liées à l’espace de travail à domicile. Une partie importante du travail consiste à examiner le formulaire T2200. Le sous-commissaire de la DGAP explique que, conformément aux règles existantes, l’une des conditions est que le formulaire T2200 doit être rempli et signé par l’employeur pour permettre à un employé de réclamer des dépenses d’emploi à la ligne 22900. Il mentionne que dans un contexte où le nombre d’employés qui demandent cette déduction est beaucoup plus élevé et où les employeurs doivent traiter le formulaire pour un nombre beaucoup plus élevé d’employés, l’ARC travaille à simplifier ce formulaire. Il ajoute que de nombreux intervenants ont été consultés et ont participé à l’exercice de simplification du formulaire T2200, et que l’objectif est de réduire le fardeau des employeurs qui pourraient avoir à signer des formulaires pour un grand nombre d’employés. Il indique que sa direction générale analyse actuellement les commentaires reçus de tous les intervenants et qu’une annonce au grand public devrait avoir lieu au cours des prochaines semaines ou des prochains mois, idéalement avant la période de production des déclarations, en ce qui concerne les changements ou les précisions apportés aux critères d’admissibilité et au processus relativement à cette demande de déduction pour frais de bureau à domicile. Il confirme que ces discussions sont en cours et que le syndicat sera tenu au courant au fur et à mesure que ce dossier progresse.

Le président du groupe VFS mentionne que les membres du groupe sont préoccupés par les dépenses relatives au travail à distance qu’ils pourraient ne pas être en mesure de réclamer en tant que frais de bureau à domicile en vertu des règles actuelles. Il indique qu’il s’agit d’un enjeu important pour tous les Canadiens qui travaillent à partir de la maison.

 

4. Classification du groupe VFS

Le président du groupe VFS demande une discussion sur l’état de la réforme de la classification du groupe VFS. Il indique que le groupe de travail sur la classification du CNCSP a présenté son rapport final à la réunion du CNCSP en octobre 2019 et fait état des principales constatations suivantes :

• Toutes les normes ont été jugées désuètes. Bon nombre des facteurs et des questions d’importance qui sont en jeu dans le milieu de travail moderne ne sont pas pris en compte dans l’évaluation des emplois à l’ARC.
• À l’exception du groupe de gestion, aucune des normes ne satisfait aux exigences de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP), et les conditions de travail ne sont pas mesurées du tout.
• Les membres du groupe de travail conviennent que la seule option pour remédier au manque de conformité à la LCDP ou à la majorité des autres problèmes qu’ils soulèvent est d’entreprendre une réforme de la classification.

Il demande que l’Agence prenne les mesures nécessaires pour obtenir un mandat de réforme qui comprendrait une étude exhaustive de toutes les options disponibles. Il précise que la gestion mène une étude du type « Ce que nous avons entendu » sur la classification et que le groupe VFS attend avec impatience de voir le rapport. Il ajoute que le groupe VFS continuera d’inciter la gestion à prendre les mesures nécessaires pour mettre à jour les normes de classification pour les membres du groupe VFS et amener l’ARC en situation de conformité avec la LCDP.

En réponse aux préoccupations syndicales susmentionnées, le sous-commissaire de la DGRH mentionne que, conformément à un engagement précédent, le rapport « Ce que nous avons entendu » sera transmis au groupe VFS après avoir été présenté au Comité sur la planification et les priorités. Il dit que de nombreuses constatations dans le rapport sont conformes aux conclusions du groupe de travail du CNCSP sur la classification, soulignant la nécessité de moderniser nos normes et la structure des groupes professionnels. Il souligne que les gestionnaires et les syndicats veulent un système de classification qui est plus rapide, plus réceptif, simple à utiliser et à administrer, et qui peut faire face au rythme actuel des changements. Ils veulent également des outils d’évaluation modernes qui reflètent les besoins actuels et futurs de l’Agence. Il explique qu’il sera difficile de résoudre les problèmes sans apporter des changements fondamentaux au système de classification. Il ajoute que, comme il s’agit d’une entreprise énorme, la recherche sera divisée en projets gérables qui seront présentés au Comité de gestion d’entreprise. Ces projets/sujets peuvent comprendre des réformes de politiques, des normes ou des groupes individuels ou d’autres constatations. Il ajoute que l’Agence s’est engagée à faire participer l’agent négociateur de façon significative. Il précise également que même si la classification est un droit de gestion exclusif et est expressément exclue de la négociation, l’intention est de poursuivre la collaboration qui a été établie avec le sous-comité de classification du CNCSP.

Le représentant du groupe VFS de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest indique qu’il y a eu beaucoup de recherches sur cette question et qu’il semble que peu de choses se soient produites depuis octobre 2016, malgré les nombreuses demandes du groupe. Il demande quelles sont les recherches qui restent à faire et quel est l’échéancier.

Le sous-commissaire de la DGRH affirme qu’il ne veut pas nuire au sous-comité du CNCSP sur la classification. Il dit que le travail a été très productif et qu’il a permis de mieux comprendre les enjeux. Comme prochaine étape, le plan consiste à présenter les résultats et à faire participer la haute direction sur certaines des constatations. Il mentionne qu’il sera heureux de transmettre le rapport « Ce que nous avons entendu » au groupe VFS à la suite de cette discussion. Il ajoute que des recherches supplémentaires seront nécessaires, comme les coûts et les répercussions organisationnelles, mais que des initiatives plus larges de la fonction publique devront être prises en considération.

Le représentant de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest répond que cela implique d’autres retards. Ce dossier est retardé depuis 2012 et devrait être terminé depuis longtemps. Il mentionne également qu’il n’est pas au courant d’un engagement et que le coût ne devrait pas être un obstacle pour obtenir la classification appropriée. Il pense que d’autres consultations sont nécessaires pour que les choses puissent commencer.

Le sous-commissaire de la DGRH répond au représentant du groupe VFS de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest que ses commentaires ont été notés.

 

5. Infonuagique

La sous-commissaire de la DGI présente une mise à jour sur l’infonuagique. Elle mentionne que la stratégie d’adoption de l’infonuagique de l’ARC, approuvée en 2017, décrivait la première année de mise en place de la fondation (c.-à-d. le Centre d’expertise en infonuagique), suivie d’une « période d’adoption précoce » de trois ans, dans l’optique de devenir pleinement opérationnelle et de prendre de l’ampleur au cours de la cinquième année et au-delà. Elle dit fièrement qu’aujourd’hui, on en est précisément dans la deuxième année de la phase « d’adoption précoce » de trois ans, la phase de découverte, exactement comme prévu. Elle fait remarquer que l’investissement initial réalisés à ce jour a déjà fourni à l’ARC des extrants tangibles. À titre d’exemple, elle parle d’un espace d’innovation non classifié pour les activités d’exploration qui a permis à l’ARC de créer un centre d’appels d’information pour les Canadiens qui présentent une demande de prestations liées à la COVID-19 de l’ARC, comme la PCU.

Elle explique aussi que le fait de tirer parti des technologies infonuagiques augmentera la capacité opérationnelle d’innover (p. ex., nous n’aurons plus besoin d’attendre/de commander et d’installer le matériel requis pour explorer ou pour accéder aux plus récents services logiciels disponibles sur le marché pour expérimenter). Elle déclare avec plus de détails que les fournisseurs du secteur se concentrent désormais sur la création de services infonuagiques publics et que bon nombre d’entre eux s’éloignent lentement de la création d’offres de logiciels sur place (p. ex., SAP S4/Hana). Pour l’instant et au cours du prochain exercice, l’ARC se concentrera sur l’établissement, pour nos centres de données existants, d’une connexion évolutive, compatible et sécurisée, avant de pouvoir utiliser pleinement les services infonuagiques. L’ARC utilise quatre projets exploratoires infonuagiques pour aider à évaluer les solutions de fonctionnement et de déploiement. Cela aidera l’ARC à comprendre les coûts, les ressources, les compétences, la formation requise et les délais pour commencer à transférer efficacement des charges de travail dans l’infonuagique.

La sous-commissaire de la DGI indique que la DGI a investi dans un centre d’excellence en infonuagique qui aidera à orienter la transition de la DGI vers l’infonuagique, ce qui comprend la prestation d’un soutien à la formation en temps voulu aux employés de la DGI qui travailleront avec les technologies infonuagiques. Elle indique également que l’adoption de l’infonuagique aura une incidence sur de nombreux secteurs de la TI, dont la sécurité, le réseautage, l’architecture, la gestion de projet et le développement et le soutien d’applications.

Elle souligne que, tout comme les autres technologies émergentes, l’infonuagique entraîne des interruptions dans l’ensemble de l’entreprise et qu’il faudra collaborer pour résoudre les problèmes opérationnels avec des solutions de TI. En outre, elle explique que les processus opérationnels existants dans les directions générales respectives devront être examinés et modifiés à mesure que nous en apprendrons davantage sur la meilleure façon d’adopter et d’exploiter les services infonuagiques. L’introduction des catalyseurs de la TI, en plus des services infonuagiques, a une incidence sur tous les aspects de la prestation des services :

• De la façon dont nous finançons des projets d’investissement en TI, à la manière dont nous pouvons explorer et innover, en passant par le travail plus étroit avec des équipes de TI pour créer des solutions plus rapidement et avec plus d’agilité grâce à l’automatisation (p. ex., nous pouvons créer un environnement de laboratoire en quelques minutes au lieu de mois).
• La capacité de lancer plus rapidement de nouvelles fonctionnalités a une incidence sur notre capacité de gestion et de planification des lancements et sur la façon dont les utilisateurs finaux seront formés, soutenus, etc.

Elle conclut que les services infonuagiques sont intéressants et offrent beaucoup de possibilités.

Le représentant régional du groupe VFS de la TI de la région de la capitale nationale répond que le groupe VFS serait intéressé de voir une analyse de la rentabilité de l’utilisation de l’infonuagique par rapport à une solution interne. Il demande également si l’Agence choisit des solutions d’informatiques infonuagiques parce que l’approvisionnement était un problème ou un obstacle pour les solutions de TI.

La sous-commissaire de la DGI répond que l’ARC a choisi l’infonuagique en raison de sa souplesse. Elle indique que chaque fois qu’une analyse des options est effectuée, l’évaluation du projet porte sur différentes options et différents coûts. Elle fournit des détails supplémentaires, indiquant que Services partagés Canada (SPC) établit les mécanismes d’approvisionnement qui sont utilisés pour faciliter et fournir la capacité d’infrastructure. Le fait d’avoir à la fois une orientation de l’industrie et une orientation du gouvernement du Canada ouvre différentes possibilités qui ne sont pas nécessairement à la disposition de l’ARC dans sa conception infrastructurelle actuelle et qui lui permettent de faire un choix qui est plus l’approprié pour ses activités, en fonction du problème opérationnel que l’organisation tente de résoudre.

Le président du groupe VFS indique que d’autres consultations sont nécessaires, car le groupe est préoccupé par les répercussions potentielles de l’informatique sur ses membres et sur la sécurité des renseignements des contribuables et des employés.

 

6. Discrimination, harcèlement et violence en milieu de travail

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur les répercussions et les prochaines étapes de la mise en œuvre du projet de loi C-65. Il indique que le groupe VFS communiquera sa position sur le dépôt des griefs par rapport au processus interne de résolution des plaintes et fournira des commentaires supplémentaires sur la violence en milieu de travail à mesure que la mise en application du projet de loi C-65 aura lieu à l’ARC.

Le sous-commissaire de la DGRH présente une mise à jour sur la façon dont l’ARC prévoit mettre en œuvre les changements apportés au Code canadien du travail dans la foulée du projet de loi C-65 et dit que le 24 juin 2020, le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a publié le nouveau règlement sur le harcèlement et la violence et a annoncé qu’il entrerait en vigueur le 1^er janvier 2021. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), en consultation avec les agents négociateurs, a confirmé qu’il publierait une nouvelle directive.

Il mentionne que la Section nationale de la SST examine son plan de travail conformément aux règlements sur le harcèlement et la violence, et évalue également l’incidence potentielle de ces exigences sur les secteurs de programme. Il indique qu’après publication, un examen de l’interprétation, des politiques et des documents d’orientation du SCT et du Programme du travail sera également nécessaire. La Section nationale de la SST a aussi participé à l’ébauche de la formation sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail dispensée par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) et le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST). Le sous-commissaire de la DGRH indique que le groupe de travail sur le harcèlement et la violence en milieu de travail du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) discutera du Règlement et examinera les règlements sur le harcèlement et la violence dans le contexte de l’incidence potentielle des nouvelles exigences sur les politiques et les programmes de relations de travail. Il explique que les politiques et les processus seront ajustés et alignés, au besoin, en fonction des changements à venir. D’autre part, il indique que le CNOSS sera tenu au courant de l’état d’avancement de ce dossier. Tout changement découlant de ces nouveaux règlements n’aura aucune incidence sur le processus de règlement des griefs, tel qu’il est établi dans les conventions collectives applicables.

Le président du groupe VFS indique que la formation offerte était exceptionnelle et très bien conçue. Il mentionne que lorsque la formation virtuelle est bien faite, elle peut être de très grande qualité, et celle-ci en est un excellent exemple.

Le représentant régional du groupe VFS de la TI de la région de la capitale nationale mentionne que le groupe VFS préfère déposer une plainte pour violence en milieu de travail plutôt que de déposer une plainte pour discrimination et harcèlement au Centre d’expertise de la discrimination et du harcèlement. Il ajoute, avec plus de détails, que, selon les statistiques précédentes fournies (de 2019 au 31 mars 2020), sur 168 plaintes, 43 n’ont pas été acceptées aux fins d’enquête et que les plaintes fondées étaient vides. En 2018-2019, 110 des 174 plaintes n’ont pas été acceptées et, encore une fois, les plaintes fondées étaient vides. Cela dit, le Centre d’expertise de la discrimination et du harcèlement démontre que la plupart des cas ne sont pas fondés. L’ARC pourrait conclure que ces cas ne sont pas fondés, mais cela n’élimine pas la douleur qu’éprouvent les membres. Il indique que le groupe VFS et le SEI continueront de promouvoir les plaintes pour violence en milieu de travail suivant le processus en matière de discrimination et de harcèlement.

Le sous-commissaire de la DGRH remercie le groupe VFS pour la rétroaction et dit que ces points ont été notés. Il affirme qu’il continuera de travailler avec le groupe VFS à mesure que l’ARC avance avec ce dossier.

 

7. Intelligence artificielle

La sous-commissaire de la Direction générale du service, de l’innovation et de l’intégration (DGSII) présente une mise à jour sur l’intelligence artificielle (IA) à l’ARC. Elle dit que l’IA a le potentiel de transformer l’ARC dans plusieurs secteurs et contribuer à améliorer sa capacité à remplir son mandat et à mieux servir les Canadiens. Elle confirme que l’ARC explore en ce moment des solutions d’IA pour améliorer l’expérience client, mieux cibler les activités qui détectent et découragent l’inobservation, et optimiser ses programmes et ses services organisationnels. Charlie le robot conversationnel en est un exemple. Elle explique que, étant donné l’importance stratégique de l’IA, l’ARC a élaboré un plan autour de six secteurs stratégiques afin de favoriser davantage son adoption à l’ARC :

• gouvernance;
• alignement sur les priorités;
• considérations éthiques;
• outils et infrastructure;
• données;
• ressources humaines.

À cet égard, elle indique que l’ARC a créé un cadre de gouvernance pour s’assurer que les solutions d’IA sont conçues et déployées de façon responsable et éthique. Elle explique que ce cadre comprend une directive sur l’IA et un outil d’autoévaluation en ligne « évaluation de l’incidence et de l’alignement algorithmique » (EIAA). Cette directive est alignée sur celle du SCT, mais est complétée par des considérations supplémentaires de risque et d’alignement qui sont propres à l’Agence. Par exemple, la Directive sur l’IA de l’ARC ne se limite pas aux solutions d’IA pour la prestation de services externes. Cette directive appuie l’adoption responsable et éthique de l’IA, en veillant à ce que les solutions d’IA soient conçues et déployées de manière à maintenir la confiance des Canadiens. La sous-commissaire de la DGSII rappelle que l’outil d’EIAA a été créé en collaboration avec la DGI en vue d’atteindre trois objectifs principaux :

• assurer l’alignement des activités;
• gérer le risque;
• permettre l’horizontalité.

Elle indique qu’un comité au niveau des directeurs généraux et un autre au niveau des sous-commissaires assureront une surveillance supplémentaire pour les projets d’IA jugés à risque élevé. Elle mentionne qu’un « prélancement » de la directive a eu lieu en septembre 2020, l’objectif étant une entrée en vigueur en janvier 2021.

Le président du groupe VFS remercie la gestion pour cette mise à jour et indique que le groupe fera un suivi auprès d’elle s’il a d’autres questions ou préoccupations.

 

8. Questions liées à la paye

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur l’état de la transition vers un nouveau système de paye. Il mentionne que les membres du groupe VFS attendent depuis plus de quatre ans que leurs problèmes de paye causés par le système Phénix soient réglés et demande quand le syndicat peut s’attendre à ce que l’ARC ait de nouveau un système de paye entièrement fonctionnel. Il fait remarquer que l’indemnisation du groupe VFS pour les dommages causés par Phénix couvre la période de 2017 à 2020 et que, par conséquent, il serait dans l’intérêt supérieur de l’ARC de remplacer Phénix le plus tôt possible.

Le sous-commissaire de la DGRH mentionne que la Rémunération continue de traiter l’arriéré de l’inventaire avec succès, seulement 6,6 % des employés de l’Agence ayant un cas ouvert depuis plus de 30 jours, en date du 19 août 2020. Il explique, en se référant au courriel de Maggie Trudel-Maggiore daté du 21 septembre 2020, que la refonte de la rétroactivité du système de paye Phénix permettra d’améliorer la façon dont les paiements intérimaires sont traités et de résoudre les problèmes liés au paiement des prestations parentales ou de maternité. Il indique que cette solution sera plus rapide et plus efficace, qu’elle comportera moins d’erreurs et qu’elle réduira la quantité de travail manuel effectué par les agents de la rémunération.

Le sous-commissaire de la DGRH mentionne que, depuis le début de la pandémie, l’ARC cherche continuellement des façons de faciliter le travail de la maison, comme la création de formulaires électroniques, avec des signatures numériques, qui peuvent être envoyés par courriel, et la création d’un environnement sans papier. Il fournit plus de détails sur le nouveau système de paye, indiquant qu’en ce qui concerne la gestion des migrations vers un nouveau système de paye ou, comme on l’appelle au gouvernement, un système de paye de « nouvelle génération » ou de « RH à la paye », comme l’a annoncé Joyce Murray, la ministre a associé à ce dossier, il y a quelques semaines, les travaux ont commencé sur le premier projet pilote avec l’un des trois fournisseurs qui s’est qualifié, dans le cadre du processus d’approvisionnement Agile. En l’occurrence, il s’agit de SAP. Les deux autres fournisseurs sélectionnés sont WorkDay et Ceridian. Le premier projet pilote concernera les ministères partenaires, Patrimoine Canada, SPC (le responsable du projet dans ce dossier), le SCT (le propriétaire fonctionnel associé au système de RH à la paye) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (le fournisseur de services). Le syndicat sera tenu au courant à mesure que nous avancerons dans ce dossier.

Le président du groupe VFS mentionne qu’il a été ravi de voir l’annonce sur la rémunération rétroactive et qu’il espère que les membres du groupe VFS recevront bientôt leurs prestations de maternité et parentales rétroactives. Il mentionne que le groupe VFS est également impatient de voir l’activation des dispositions parallèles (également appelées ‘’moi aussi’’) pour la mise en œuvre tardive de leur convention collective et pour les congés liés aux dommages causés par Phénix. Il explique également que de nombreux membres du groupe VFS éprouvent des difficultés à planifier leurs congés en raison de l’incertitude causée par la pandémie et que le négociateur de l’IPFPC fera un suivi auprès de l’ARC au sujet de l’annulation de la limite de report des congés à la fin de l’exercice en cours. Cette annulation a déjà été accordée par le SCT avec la directive, pour les négociateurs de l’IPFPC, d’obtenir la même chose pour les organismes. Enfin, il remercie Mark Muench, vice-président du groupe VFS et représentant du groupe CS à la consultation nationale, et Manny Costain, représentant régional du groupe CS et secrétaire, pour tout le travail qu’ils ont fait pour résoudre les problèmes de paye des membres du groupe VFS, avec l’aide du personnel de la rémunération de l’ARC.

 

9. Nouvelles des programmes d’observation

Le sous-commissaire de la Direction générale des programmes d’observation (DGPO) remercie d’abord Brian Hassall, représentant régional à l’administration centrale pour le groupe VFS, pour tous les excellents échanges et relations au cours des années.

Le sous-commissaire de la DGPO présente ensuite une mise à jour sur les activités des programmes d’observation. Il parle aussi de programmes en particulier, comme la TPS/TVH, indiquant qu’environ 7 milliards de dollars en liquidités ont été examinés et approuvés, et que les employés qui travaillent à domicile ont aidé à distribuer l’argent aux Canadiens dans le besoin. Malgré la pandémie, le programme de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) a traité les demandes plus rapidement que l’année précédente où il n’y avait pas de pandémie. Les vérificateurs ont réussi à se concentrer sur les dossiers à risque élevé. Il remercie ensuite ceux qui se sont portés volontaires pour travailler sur les lignes téléphoniques. Il relaie ensuite le message général concernant la reprise des activités. De plus, il indique que le message vise à améliorer le pouvoir discrétionnaire et la souplesse des vérificateurs. C’est aussi un message que les membres du groupe VFS ont transmis : être des professionnels en tant que comptables professionnels agréés (CPA), faire confiance au jugement professionnel et veiller à ce que cela paraisse à l’avenir.

En ce qui concerne la technologie, il explique comment les vérificateurs font leur travail dans la situation actuelle : par courriel, par téléphone cellulaire et par vidéoconférence. Des solutions à long terme sont en cours d’élaboration. Des décisions temporaires et des décisions concernant les dispenses ont été prises. On cherche à trouver un équilibre entre la protection des renseignements personnels, la sécurité informatique et l’intégration des outils informatiques.

En ce qui concerne la vérification des subventions salariales, il indique que 44 milliards de dollars ont été versés à ce jour, ce qui représente environ un an d’impôt des sociétés. Il explique que nous effectuons une première phase de vérification pour déterminer les risques, la gravité de l’inobservation et la meilleure façon de faire les choses.

Il annonce la création de postes de vérificateurs de niveau AU-02 dans le Programme de la vérification des grandes entreprises (PVGE), dans l’optique de créer un autre point d’entrée dans le PVGE. Cela permettra aux employés d’explorer un cheminement de carrière dans le secteur d’activité plus tôt dans leur carrière, avec un cheminement de carrière amélioré. Il explique que cet ajout aux modèles de postes nationaux aidera la gestion à préparer stratégiquement la planification de la relève globale de la DSIGE et le perfectionnement des vérificateurs. Il ajoute que les régions sont entièrement d’accord avec l’idée d’aller dans cette direction pour attirer du personnel de vérification dans le programme de la VGE, autant des candidats internes et que des candidats externes, et que l’équipe de classification de la DGRH a apporté un soutien solide.

Le président du groupe VFS indique qu’il veut s’assurer que la charge de travail du groupe est attribuée à un de ses membres et fait remarquer que, même si ses membres sont déterminés à servir les Canadiens, le groupe tiendra l’employeur responsable de protéger la santé et la sécurité des membres pendant que l’ARC reprend ses activités normales.

Le représentant du groupe VFS de la région de Toronto a demandé de plus amples renseignements sur le cheminement de carrière actuel des vérificateurs subalternes qui travaillent dans les programmes des petites et moyennes entreprises (PME), qui progressent dans le programme de planification fiscale abusive (PFA) et qui poursuivent leur carrière à la VGE. Il demande également si la reclassification du niveau AU-03 actuel au niveau AU-04 a été envisagée en raison de la complexité de la charge de travail au lieu d’embaucher de nouvelles personnes ayant la formation appropriée, mais pas d’expérience.

Dans sa réponse au représentant du groupe VFS, le sous-commissaire de la DGPO explique que c’est lié à la portée des tâches. À la VGE, les vérificateurs et les économistes travaillent ensemble. La portée des responsabilités des agents au niveau AU-02 est étroite, et ils ne rencontrent pas seuls l’administrateur supérieur des affaires financières et le vice-président, Fiscalité des grandes sociétés. Il explique également qu’en effectuant une petite partie du travail sur une VGE, au cours d’un certain nombre de cycles de vérification, l’agent au niveau AU-02 parfera ses connaissances et progressera. Il propose de poursuivre cette discussion hors ligne et reconnaît que le groupe VFS peut avoir des idées qui pourraient être utiles à la gestion.

Le président du groupe VFS mentionne un nouveau problème lié au secteur des opérations, à savoir le système de classification TITUS et le programme de prévention des pertes de données (PPD), car ils limiteront les communications nécessaires entre les membres, les délégués syndicaux, les agents des relations de travail et la gestion. Il indique que ceci n’est pas lié aux renseignements des contribuables, mais qu’il s’agit d’un nouveau problème qui doit être réglé. Il signale que d’autres discussions ou travaux doivent avoir lieu afin de résoudre ce problème.

Le vice-président du groupe VFS et représentant du groupe CS à la consultation nationale ajoute qu’un certain nombre de préoccupations ont été soulevées au sujet d’éléments qui peuvent ou non avoir la cote « Protégé A » ou « Protégé B » qui sont envoyés à l’extérieur de l’ARC. Il fait remarquer que l’ARC a mis en place le système TITUS, ce qui a de graves répercussions sur les membres du groupe VFS. Il explique que les renseignements Protégé A ou Protégé B qui ne peuvent pas être échangés constituent un problème pour le groupe VFS. Il demande quel est le plan d’action de l’ARC. Il dit qu’une chose qui est très problématique pour le groupe VFS est qu’on lui a dit que le système de suivi de la PPD indiquera automatiquement qui envoie des renseignements Protégé A ou Protégé B, et que des mesures disciplinaires pourraient être prises contre ceux qui enfreignent les règles relatives à la classification des renseignements. Il ajoute que la gestion envoie également des renseignements qui pourraient être considérés comme Protégé A ou Protégé B à l’extérieur de l’ARC à d’autres ministères, organismes ou partenaires du gouvernement, et que le groupe VFS cherche à obtenir des directives de la gestion sur la façon dont l’ARC se conforme aux règles actuellement en vigueur et à savoir comment l’Agence voit l’avenir.

La sous-commissaire de la DGI, en tant que chef de la direction générale responsable du déploiement de TITUS et de la PPD, a proposé de parler de cela hors ligne pour discuter des différents cas utilisés pour élaborer la solution TITUS. Elle dit que si des ajustements sont nécessaires, elle est ouverte à discuter davantage des possibilités. En ce qui concerne la PPD, elle dit que c’est en développement et que certains des problèmes signalés par le groupe VFS ont probablement déjà été réglés à EDSC. Elle dit qu’elle est ouverte à d’autres discussions avec le groupe VFS pour voir comment ces problèmes ont été réglés à EDSC.

Mesures de suivi   Le sous-commissaire de la DGPO propose d’avoir une discussion sur la création du nouveau poste de vérificateur de niveau AU-02 dans le programme de la VGE et reconnaît que le groupe VFS peut avoir des idées qui pourraient être utiles à la gestion.   Le sous-commissaire de la DGI s’engage à organiser une réunion avec le groupe VFS afin d’examiner tous les problèmes concernant TITUS et la PPD.

10.  Langues officielles

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur la conception des activités liées à la réouverture de la Directive sur l’apprentissage.

Le sous-commissaire de la DGRH fait le point et indique qu’à de nombreuses reprises, la question des employés à qui on demande de redonner le temps consacré à la formation linguistique a été soulevée, comme il a été discuté précédemment à la dernière réunion du CNCSP. Il explique qu’on évalue actuellement l’impact de l’élimination de la possibilité pour les gestionnaires de demander aux employés de redonner une partie du temps consacré à la formation linguistique. Par exemple, on chercher à déterminer dans quelles circonstances et dans quelle mesure les exigences opérationnelles pourraient réduire le nombre d’employés autorisés à participer à la formation linguistique. Nous examinons également la partie sur la formation linguistique de la Directive sur l’apprentissage afin de refléter une approche plus uniforme pour répondre à diverses préoccupations liées à la gestion du temps accordé pour la formation linguistique. De plus, nous procédons à une révision du programme de formation linguistique afin de mettre davantage l’accent sur le maintien des compétences et de renforcer l’engagement des employés à maintenir leurs compétences dans l’autre langue officielle, en profitant de toutes les occasions et activités offertes dans leur milieu de travail pour mettre en pratique celle-ci. Il ajoute que le syndicat sera tenu au courant de l’état d’avancement de ce dossier.

Le président du groupe VFS indique que le groupe fait actuellement un suivi auprès de la gestion sur l’interprétation pour les consultations et qu’il espère que cette question sera réglée sous peu.

 

11.  Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF)

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur le SAFF.

Le représentant du groupe VFS de la région de Toronto mentionne que les membres du groupe sont préoccupés par la fiabilité des données. Il indique que certaines directions générales ont été plus touchées que d’autres et que les régions ont également été touchées par cela en raison des incohérences attribuées à plusieurs directions générales et régions. Il indique que certaines directions générales affichent un taux de participation de plus de 100 %. Il a dit que même si le groupe VFS comprend qu’Advanis sera utilisé comme un service fourni pour le SAFF de 2020, les membres du groupe perdent confiance dans la réalisation de prochains sondages en raison de l’inexactitude des données des deux dernières années.

Le sous-commissaire de la DGRH reconnaît que l’Agence partage le même niveau de frustration que de nombreux membres du groupe VFS à l’égard de cette question et affirme qu’il s’est engagé à utiliser le SAFF pour aider à orienter les politiques et les initiatives de l’Agence. Il mentionne qu’en raison de problèmes de validation des données, les résultats du SAFF de 2018 ont été rendus disponibles au niveau de l’ARC seulement. Il explique qu’en février 2020, lors de la validation des résultats de l’unité organisationnelle, il est rapidement apparu que, comme l’année précédente, des employés ont indiqué, pour leur unité organisationnelle, le code d’un secteur de l’ARC où il était peu probable qu’ils travaillent. Le sous-commissaire de la DGRH indique que l’alerte est en fait venue de la Direction générale de la vérification‚ de l’évaluation et des risques (DGVER), où le nombre de répondants était de presque 50 % supérieur au nombre d’employés qui travaillent dans cette direction générale. Il explique en détail que l’ARC a travaillé en étroite collaboration avec le SCT et Advanis, et a constaté que des employés régionaux se plaçaient sous des directions générales de programme. Il n’est pas surprenant que les directions générales dont les noms comprenaient « vérification », « recouvrement », « appels » et « observation » – tâches exécutées par les employés régionaux – aient été plus touchées. Pour cette raison, certaines données des directions générales de programme étaient très inexactes. On a pris la décision de choisir si les résultats des directions générales ou des régions seraient publiés ou non sur leur page InfoZone respective. Cette approche a permis à chaque secteur de publier ses données – ou non – avec des messages adaptés pour expliquer les répercussions particulières du problème de codage erroné des unités organisationnelles dans leur secteur respectif. Il a également été décidé que pour le SAFF de 2019, les résultats organisationnels ne seraient pas affichés à l’externe sur le site Web du SCT – seulement les résultats au niveau de l’ARC. Étant donné la complexité du problème, le sous-commissaire de la DGRH estime qu’il s’agit de la meilleure approche compte tenu des répercussions inégales du problème des unités organisationnelles dans l’ensemble de l’ARC. Il est heureux de dire que la plupart des directions générales et des régions ont publié leurs résultats du SAFF de 2019. Il mentionne que l’ARC a fait des progrès depuis le SAFF de 2018 et que les mesures qui ont été prises ont permis à la haute direction de mieux communiquer les résultats à tous les niveaux de l’organisation.

En ce qui concerne les prochaines étapes, le sous-commissaire de la DGRH indique qu’il continue de travailler en étroite collaboration avec le SCT et Advanis sur le SAFF de 2020, qui se déroulera du 30 novembre 2020 au 22 janvier 2021. Il explique que le sondage de cette année sera axé sur des thèmes importants, dont le mieux-être en milieu de travail, le rendement organisationnel, l’obligation d’adaptation, la diversité et l’inclusion, et l’incidence de la COVID-19 sur les employés. Pour le SAFF de 2020, afin d’atténuer davantage le risque que les employés désignent incorrectement leur unité de travail, le SCT ajoutera une fenêtre contextuelle au questionnaire. Cela indiquera aux employés qu’ils ne doivent pas changer l’unité de travail déjà affichée, à moins qu’ils aient changé d’emploi au cours des trois mois précédents. Il mentionne que, comme pour les années précédentes, les employés auront également la possibilité de déclarer leur unité de travail à un niveau supérieur (c.-à-d. l’ARC, la direction générale ou la région). Ces mesures s’ajoutent à la méthode de remplissage automatique des champs utilisée en 2019, qui faisait que les unités organisationnelles étaient déjà indiquées pour les répondants jusqu’à leur direction ou BSF. Il fait savoir que l’ARC travaille également sur des produits de communication afin d’expliquer aux employés l’importance de l’incidence de la structure organisationnelle sur les résultats du sondage, et il se dit convaincu que ces nouvelles mesures clarifieront cette étape du questionnaire pour les employés.

Le sous-commissaire de la DGRH explique également qu’en raison des limites imposées par la COVID-19, les questionnaires papier ne seront pas disponibles pour le SAFF de 2020. Des sondages téléphoniques seront offerts aux personnes qui n’ont pas accès à leurs courriels du gouvernement, et un lien unique pourrait être envoyé aux employés à leurs adresses électroniques personnelles. Il conclut en disant que pour les SAFF postérieurs à 2020, l’Agence examine des options pour garantir des résultats fiables au niveau de l’unité organisationnelle la plus basse possible, tout en protégeant la vie privée des répondants. L’objectif ultime est d’utiliser les résultats du sondage pour susciter des changements positifs et nécessaires. Il mentionne enfin que le travail se poursuivra avec le champion de l’ARC pour le SAFF, le sous-commissaire de la DGVER.

Le président du groupe VFS mentionne que le groupe apprécie les efforts déployés par l’ARC pour régler les problèmes de corruption des données et souligne le fait que ces problèmes ne se sont pas produits avec Statistique Canada. Le groupe VFS exhorte l’ARC et le gouvernement fédéral à revenir à Statistique Canada.

Le représentant du groupe VFS de la région de Toronto demande s’il y aura un changement de fournisseur de services après l’expiration du contrat avec Advanis. Il demande également si le problème de fiabilité des données est imputable à des erreurs de saisie des employés ou à un manque de souplesse du fournisseur de services, qui a dû recoder les données tout en respectant les règles de confidentialité.

Le sous-commissaire de la DGRH a répondu au représentant du groupe VFS que le problème est le changement de code par les employés. Il dit que l’ARC reconnaît que certaines personnes changent de poste entre le moment où le sondage est effectué et celui où il est terminé, mais il ne s’agit que d’un faible pourcentage des répondants. En ce qui concerne le deuxième élément, il n’y a aucune disposition en vertu du contrat pour permettre au fournisseur de services de changer les codes. En ce qui concerne le « retour à Statistique Canada », tel qu’il a été mentionné par le président, du groupe VFS, le sous-commissaire de la DGRH fait remarquer que l’ARC comprend qu’elle a été bien servie par Statistique Canada, mais que la responsabilité de ce dossier incombe au SCT, à moins que l’ARC choisisse de faire cavalier seul. Il mentionne que l’ARC explore toutes les possibilités à ce stade pour obtenir des données plus fiables.

 

12.  Service sur mesure

La sous-commissaire de la DGSII présente une mise à jour sur le travail accompli par la dirigeante principale des services (DPS). Elle mentionne que beaucoup de choses ont été faites, depuis la dernière réunion d’octobre 2019, pour avancer dans le processus de transformation de l’ARC afin de devenir plus axés sur les gens. Plus particulièrement, l’Agence a publié le rapport sur les consultations Mieux servir les Canadiens en décembre 2019, et a lancé sa philosophie « Les gens d’abord » à l’externe au début de la période de production des déclarations de revenus de 2020. Plus particulièrement, l’ARC s’est engagée publiquement à atteindre trois résultats :

1. Rendre les renseignements plus utiles et plus faciles à comprendre : le régime fiscal est complexe, mais plus facile à comprendre. Il sera plus facile de produire des déclarations, d’obtenir des prestations et d’interagir avec nous. Si nous fournissons un soutien et des renseignements clairs, exacts, uniformes et opportuns, les Canadiens devraient avoir plus de facilité à respecter leurs obligations fiscales.
2. Offrir un accès plus pratique aux services et au soutien, afin de rendre l’ARC plus accessible aux Canadiens. L’Agence s’efforce d’offrir un service personnalisé, adapté et axé sur le numérique.
3. Veiller à ce que les Canadiens se sentent compris, respectés et valorisés. L’ARC comprendra mieux les gens qu’elle sert. Nous montrerons aux Canadiens que nos programmes et services sont justes et tiennent compte de leurs besoins et de leurs préférences.

La sous-commissaire de la DGSII indique que la pandémie a fourni à l’ARC la plateforme pour mettre à l’essai et incarner la philosophie Les gens d’abord et démontrer sa souplesse, sa capacité d’innovation et son dévouement à l’égard du service. Les employés de l’ARC ont uni leurs efforts pour répondre avec empathie aux besoins sans précédent des Canadiens et d’eux-mêmes. Pour aider ses employés à développer davantage sa culture de service, l’ARC a conçu une campagne de sensibilisation à l’empathie afin de mieux comprendre leurs besoins et leurs sentiments de même que ceux de ses clients, et de mieux intégrer l’empathie aux interactions à l’interne et à l’externe. La campagne comprend ce qui suit :

• des ateliers virtuels pour aider les employés à tous les niveaux à comprendre leur client et à « se mettre à sa place »;
• la présentation d’information pour appuyer les messages internes et contribuer aux efforts de mobilisation et d’éducation;
• une page Web contenant des renseignements pertinents, des renseignements sur les ateliers, des histoires et un mécanisme de rétroaction.

Elle indique également que les réunions du Conseil des services reprennent et que les membres continueront de jouer un rôle clé dans le soutien des efforts de mobilisation et de sensibilisation de l’ARC dans l’ensemble de l’organisation, y compris en ce qui concerne l’empathie. Elle dit que des travaux sont effectués avec le Conseil des services afin de continuer à trouver des façons de « concrétiser la transformation » pour les employés. Cela comprend une nouvelle initiative visant à mieux comprendre l’expérience actuelle des employés et comment elle devrait changer avec la transformation des services, afin de définir l’expérience des employés pour l’avenir et d’adapter nos messages et nos approches.

Elle mentionne que l’ARC cherche actuellement à relancer certaines initiatives liées à l’expérience client, tout en s’adaptant au nouvel environnement virtuel. En novembre 2019, une séance de conception de RS&DE a été organisée afin d’examiner des façons de simplifier le processus de demande et de renforcer la relation entre les demandeurs et l’ARC. Cette séance a débouché sur un partenariat entre la RS&DE et les équipes des services numériques pour créer les prototypes conçus au cours de la séance. Des travaux sont également en cours pour lancer la première séance de conception virtuelle sur l’allocation canadienne pour enfants (ACE) plus tard cet automne afin de mieux comprendre et d’améliorer l’expérience liée à l’examen de l’ACE.

Elle indique également que le projet de parcours fiscal en fin de vie reprend afin de mieux comprendre et d’améliorer le parcours de bout en bout des nouveaux exécuteurs testamentaires et des fiscalistes alors qu’ils naviguent dans le processus de réalisation des obligations fiscales d’une personne décédée. L’objectif est de simplifier ce processus pour ceux qui ont besoin de le suivre, et ainsi d’améliorer l’expérience des Canadiens qui traversent une période extrêmement difficile dans leur vie. Elle mentionne que la recherche et l’analyse ethnographiques sont utilisées, ce qui fournit des renseignements sur les expériences et les comportements humains, comme un complément pour aider l’ARC à comprendre ses clients et à devenir une organisation plus axée sur le service et plus empathique. Elle explique qu’au cours des dernières années, l’ARC a effectué des recherches et des analyses ethnographiques sur :

• les petites entreprises de Kensington Market (2017);
• l’expérience de Canadiens sans abri et en situation de logement précaire en matière de production de déclarations de revenus et d’obtention de prestations (2018);
• l’expérience des nouveaux arrivants vulnérables en matière d’impôts et de prestations (2019).

La sous-commissaire de la DGSII confirme que l’ARC finalise actuellement un nouveau rapport de recherche ethnographique sur les expériences des aînés en matière de finances de retraite, d’impôt et de prestations, et qu’elle travaille en collaboration avec ses intervenants pour donner suite aux recommandations possibles.

Elle explique que l’indice de l’expérience client mesure l’expérience client globale avec ses offres de services en ce qui a trait à la qualité de l’expérience (facilité, efficacité, émotions) et à la fidélité de la clientèle (observation, expansion et défense des intérêts). Il aide l’ARC à mieux comprendre sa relation globale avec les Canadiens lorsqu’il s’agit d’offrir des expériences de service positives.

Le président du groupe VFS indique que le groupe a hâte de poursuivre les consultations sur cette initiative.

 

13.  Dotation

Le président du groupe VFS indique qu’il a demandé une discussion sur la dotation permanente en personnel pendant la pandémie et sur l’utilisation de processus de dotation non annoncés.

Le représentant du groupe VFS de la région de l’Ontario et trésorier mentionne qu’il est extrêmement important d’avoir les bonnes personnes aux bons postes. Il dit que l’an dernier, la gestion a pris la décision de supprimer la « dotation annoncée comme méthode de dotation privilégiée à l’ARC » et que le groupe VFS trouve cette décision déroutante. Le groupe VFS ne voit pas comment la dotation non annoncée peut être transparente et démontrer la dotation au mérite. Il mentionne que la dotation non annoncée pour la dotation permanente remplace les concours de dotation et la dotation annoncée à un rythme alarmant. Le groupe VFS demande à la gestion d’expliquer pourquoi le recours à la dotation non annoncée est important. Il mentionne que ses membres et les employés de l’ARC perdront confiance dans le régime de dotation s’il donne l’impression de faire du favoritisme plutôt que d’être ouvert, transparent et équitable pour tout le monde. Il demande également que la gestion renouvelle son engagement à faire de la dotation annoncée la méthode de dotation privilégiée à l’ARC, que la dotation non annoncée soit utilisée seulement dans des cas très exceptionnels, et que ces cas soient expliqués aux représentants syndicaux avant les mesures de dotation.

Le sous-commissaire de la DGRH explique que les derniers mois ont mis à rude épreuve les méthodes de dotation de l’ARC. Au début de la pandémie, une exception aux procédures de recours en matière de dotation a été mise en place pour la période du 13 mars 2020 au 17 août 2020; le recours a essentiellement été suspendu. Il explique que cette exception a été faite de sorte que toutes les parties concernées par le recours aient la possibilité de participer de façon significative. Cette exception comprenait également la suspension du recours pour les mesures de dotation permanente. Il fait savoir avec joie que pour les 169 promotions permanentes qui ont eu lieu pendant cette période, un recours a été offert, au besoin. Les autres mesures de dotation qui ont eu lieu pendant la période où l’exception était en place n’étaient pas admissibles à un recours. Il confirme qu’en raison de la pandémie qui fait toujours rage, l’ARC continue d’étudier les options de dotation à distance afin que les recours demeurent pertinents pour les employés.

Le sous-commissaire de la DGRH mentionne que, dans le cadre du projet de refonte de la dotation, d’autres directives sont en cours d’élaboration à l’intention des gestionnaires afin que l’utilisation des nominations non annoncées soit alignée sur les principes de dotation de l’ARC. Il explique que selon le plus récent rapport sur les nominations non annoncées en date du 30 juin 2020, qui a été transmis au groupe VFS au début du mois de septembre, de 2017-2018 à 2019-2020, l’utilisation globale des nominations non annoncées a augmenté, passant de 34 % à 42 %. Cette augmentation est relativement uniforme pour tous les types de nominations. En ce qui concerne les nominations permanentes, les changements les plus importants sont principalement situés à l’Administration centrale et semblent concerner en grande partie le recrutement de personnel possédant des compétences spécialisées. Il fait remarquer que le premier trimestre de l’année d’imposition 2020-2021 a été une période sans précédent à l’ARC et dans l’ensemble du gouvernement. Il mentionne également que le nombre total de nominations a chuté durant cette période. Les nominations annoncées, en particulier, ont diminué de 69 % par rapport au dernier exercice. En même temps, la DGI a effectué un grand nombre de conversions non annoncées de postes à durée déterminée en postes permanents. Tout cela a donné lieu à une augmentation générale du pourcentage de nominations non annoncées, que l’ARC surveillera au fur et à mesure de la reprise des activités. Il conclut en disant que, comme toujours, l’ARC est déterminée à s’assurer que son programme de dotation est guidé par les cinq principes de dotation suivants : l’adaptabilité, l’efficacité, l’équité, la productivité et la transparence.

Le président du groupe VFS fait remarquer que le groupe n’estime pas que la dotation non annoncée concerne les conversions de postes à durée déterminée en postes permanents ou la dotation difficile pour combler de postes, mais qu’ils sont préoccupés par le fait qu’elle est utilisée régulièrement pour la dotation régulière.

 

14.  Comité national sur l’équité en matière d’emploi et la diversité (CNEMED)

Le président du groupe VFS demande une mise à jour sur le cadre et le plan d’action du CNEMED de l’ARC.

Le sous-commissaire de la DGRH répond que les événements récents dans les médias ont mis en lumière les enjeux entourant le racisme et la discrimination systémiques. Il indique que l’ARC a participé à de nombreuses réunions d’information avec le CNEMED, y compris le représentant du groupe VFS et les présidents des réseaux d’employés. Il ajoute que des communications générales ont été transmises aux employés pour les encourager à faire part des expériences qu’ils vivent et à proposer des solutions à leurs représentants nationaux pour l’équité en matière d’emploi, la diversité et l’inclusion. Il précise que les idées et les commentaires reçus des employés jettent les bases d’une approche globale pour influencer un changement durable.

Il affirme que l’ébauche du cadre et le plan d’action sur la diversité, l’inclusion et la lutte contre le racisme sont le fruit de ces consultations. Il explique que l’ARC a entrepris un vaste processus de consultation pour faire progresser ses travaux dans le domaine de la diversité et de l’inclusion. Ce vaste processus de consultation a permis de cerner les obstacles à la diversité et à l’inclusion à l’ARC, et d’élaborer des initiatives pour réduire ou éliminer ces obstacles et lutter contre le racisme. Le cadre stratégique et le plan d’action correspondant sont le fruit de ces consultations. En parlant des principes sur lesquels le cadre est fondé, il a énuméré ce qui suit :

• Les employés de l’ARC sont valorisés, respectés en entendus.
• Le perfectionnement professionnel, la formation, le mentorat et les possibilités d’emploi sont accessibles à tous les employés de l’ARC.
• L’ARC appuie ses employés pour qu’ils soient les meilleurs possible.
• Les paroles et les gestes de l’ARC sont inclusifs.
• L’ARC ne tolère aucune forme de harcèlement ou de discrimination.

Fournissant plus de détails sur le cadre ci-dessus, le sous-commissaire de la DGRH indique qu’il précise l’engagement de la haute direction à créer un milieu de travail inclusif où les employés se sentent accueillis, en sécurité et appuyés et où les différents points de vue, idées, expériences de vie, compétences et connaissances des employés sont valorisés. Il détermine les rôles et les responsabilités à tous les niveaux de l’ARC, comprend les réseaux d’employés et tire parti du partenariat solide avec les syndicats nationaux. Enfin, il établit la responsabilité de la gestion dans quatre domaines d’action :

• Sensibilisation, apprentissage et mobilisation
• Recrutement et dotation
• Inclusion
• Maintien en poste

Il ajoute que ces domaines d’action servent de thèmes principaux pour le plan d’action sur la diversité, l’inclusion et la lutte contre le racisme 2020-2023 de l’ARC – Agir ensemble! Chacun des quatre thèmes a des buts établis, ce qui aide à définir les objectifs sous les quatre thèmes :

• Sensibilisation, apprentissage et mobilisation
  • Accroître la sensibilisation afin de surmonter les préjugés et de renforcer les compétences culturelles.
• Recrutement et dotation
  • Veiller à ce que les employés actuels et éventuels aient accès à des chances égales d’emploi et d’avancement professionnel.
• Inclusion
  • Favoriser un milieu de travail inclusif, respectueux et sain.
• Maintien en poste
  • Offrir un soutien accru au perfectionnement professionnel tout en assurant un maintien en poste durable.

Il fait remarquer que certaines de ces activités seront traitées à court terme. D’autres prendront plus de temps, mais l’adoption d’une approche globale à l’égard de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre le racisme demeure une perspective dans toute l’ARC. Il dit que comme les consultations sont en cours, des changements pourraient être apportés au plan d’action à mesure que nous allons de l’avant. Il conclut en soulignant la contribution importante d’Al Ravjiani, représentant du groupe VFS de la région de Toronto, à ce dossier.

Le président du groupe VFS indique que le groupe est certainement d’accord avec l’importance de ce travail et reconnaît l’excellent travail qu’Al Ravjiani a accompli sur ce portefeuille. Il a souhaité la bienvenue à Simon Chiu en tant que nouveau responsable national du groupe VFS sur l’équité en matière d’emploi et la diversité.

 

Mot de la fin

Dans son mot de la fin, le commissaire déclare que beaucoup de choses ont été apprises pendant la pandémie, notamment que le travail peut être effectué à distance. L’ARC a également démontré que l’organisation est agile, souple et capable de prendre des décisions assez rapidement. Toutefois, il reconnaît être au courant des différents défis que l’ARC doit toujours surmonter, et qu’il est nécessaire de saisir les occasions qui ont permis à l’organisation de s’améliorer. En faisant référence à la discussion précédente sur TITUS, il indique qu’il est nécessaire d’examiner toutes les implications pratiques, que des modifications pourraient être nécessaires et qu’un dialogue sera essentiel. Il parle également du SAFF et du fait que l’ARC tente de trouver des solutions, en essayant de travailler avec le SCT pour les futurs SAFF. Il conclut en disant que le sujet de la diversité et de l’inclusion est extrêmement important pour l’ARC. Il mentionne que tout ne sera pas fait à court terme, mais qu’il y a un intérêt à comprendre les problèmes et à trouver des solutions.

Le président du groupe VFS conclut en remerciant tout le monde pour sa participation à la réunion et souligne encore une fois l’importance d’aller de l’avant avec la réforme de la classification en raison des nombreuses questions reçues des membres du syndicat.

 

 

Bob Hamilton Commissaire Agence du revenu du Canada		Doug Mason Président Groupe Vérification, finances et sciences Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Date : 21 avril 2021		Date :