AGA 2019 – FICHE D’INFORMATION
DATE – Les 8 et 9 novembre 2019
ENDROIT – RCN, Gatineau, QC
HÔTEL ET LIEU DE L'ASSEMBLÉE – Hilton Lac Leamy, Gatineau, QC
Les premiers 300 délégués inscris pourront faire leur réservation au Hilton - les premiers arrivés seront les premiers servis. Tous les observateurs et les autres délégués seront hébergés aux autres hôtels, le Delta sur la rue Lyon, à Ottawa et le Hilton Garden Inn, sur la rue Queen, à Ottawa
BUREAU d’inscription
Heures d’ouverture
- Jeudi 7 novembre, de 15 h à 22 h.
- Vendredi et samedi, 8 et 9 novembre, dès 6 h 30.
Veuillez passer au bureau d’inscription pour :
- vous inscrire comme délégué ou observateur
- prendre votre cartable ou votre clé d’AGA
- prendre vos billets pour les repas
- prendre vos documents supplémentaires
Les employés au bureau d’inscription feront en sorte que vous puissiez vous procurer votre outil de vote électronique (pour les délégués) ainsi que votre outil d’interprétation (au besoin)
Si les outils ne sont pas retournés, les frais suivants seront appliqués :
- 50 $ pour l’outil de vote électronique
- 300 $ pour l’outil d’interprétation
Les frais seront déduits de votre réclamation
CARTABLES DE L’AGA
Le cartable de l’AGA sera disponible en version papier et/ou sur une clé USB.
Veuillez noter que les sources de pouvoir externe seront limitées à l’intérieur de la salle de réunion.
JEUDI SOIR (LE 7 NOVEMBRE)
- Il y aura une session d’orientation à 18 h, à l’hôtel Hilton Lac Leamy (salle à être confirmée).
- Certains corps constituants auront des rencontres de délégués en soirée. Veuillez communiquer avec votre Président de groupe ou Directeur régional pour les détails.
VENDREDI SOIR (LE 8 NOVEMBRE) - réception
- Des détails seront fournis sur le site Web été au bureau d’inscription
SERVICE DE GARDE D’ENFANTS – Les délégués et observateurs sont responsables de faire leurs propres arrangements par l’entremise de l’hôtel.
Repas et allocations
- Les repas suivants seront offerts et ne peuvent donc pas faire l’objet d’un remboursement :
- Vendredi 8 novembre – Dîner et souper
- Samedi 9 novembre – Déjeuner et dîner
Voyages et hébergement
Toutes les réservations doivent être faites par l’intermédiaire de BCD Travel au 1-800-263-4463 1 pour le service en anglais et 2 pour le français ou à groupsca@bcdtravel.com).
- Lorsque vous ferez vos réservations de voyage, sachez que BCD Travel utilisera d’abord les crédits de vol, s’il y en a. Les tarifs les moins chers seront utilisés pour les vols de moins de trois heures et les tarifs « Flex » seront possiblement utilisés pour les vols de trois heures ou plus.
- Si vous n’avez pas besoin de réservations de voyage (en train ou avion), BCD Travel vous réservera automatiquement une chambre d’hôtel pour les journées d’hébergement que vous avez indiquées dans votre formulaire d’inscription. Cette réservation vous sera confirmée par courriel. Si vous ne la recevez pas, appelez BCD Travel pour en faire le suivi.
- Veuillez noter que toutes les dépenses engagées par les « observateurs » (frais de déplacement et d’hotel, salaire compensatoire, tous les repas et faux frais), sont assumées par le Groupe ou la Région qui les parraine.
Transport
- Un service de navette sera assuré entre les divers lieux et l’aéroport (allée ‑ retour) par l’agence de voyage BCD Travel.
- Un service de navette sera assuré entre les deux hôtels par l’Institut et ce, pour la durée de l’AGA.
Personne‑RESSOURCE
Julie Gagnon, coordonnatrice de l’AGA
613-228-6310, poste 5018 ou 1-800-267-0446